Автоматизація управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національний університет «Острозька академія»

Автоматизація управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах

Ганна Охріменко

кандидатка історичних наук, доцентка, завідувачка кафедри інформаційно-документних комунікацій,

Олеся Федорук докторка філософії (PhD), старша викладачка кафедри інформаційно-документних комунікацій

Анотація

Автоматизація управління життєвим циклом електронних документів відіграє важливу роль у забезпеченні якісної та узгодженої роботи архівних установ і безпеки збереженості документів, оскільки сьогоднішній вектор управлінського аспекту архівних установ спрямований на запровадження інноваційних методів управління документів і збереження даних. Основні етапи управління життєвим циклом електронних документів забезпечуються: створенням або розробленням нових документів, редагуванням, модифікацією документів, спільним використанням документа виконавцями, упорядкуванням, збереженням і знищенням документів. Мета роботи - узагальнене вивчення сучасних архівних систем із вдосконалення процесів автоматизованого управління життєвим циклом електронних документів; визначення заходів та інструментів для забезпечення ефективної взаємодії у сучасних архівних системах. Методика дослідження охоплює загальнонаукові методи (аналізу, синтезу, узагальнення). Також застосований аналітичний підхід у процесі вивчення сучасних архівних систем для виявлення проблем в автоматизації управління життєвим циклом електронних документів. Крім того, був використаний системний підхід, а саме при розгляді проблеми управління електронними документами в контексті архівних систем як складової загальної системи збереження та оброблення документів. Наукова новизна статті полягає в аналізі та узагальнені використання сучасних інноваційних технологій для ефективної автоматизації управління сучасних архівних систем. Розглянуто сучасні виклики та можливості щодо їх застосування в сучасних архівних установах із пропозиціями нових стратегій для їх вирішення. Висновки. Викладені положення свідчать про важливість упровадження автоматизованих систем управління для оптимізації архівних процесів і забезпечення високої ефективності життєвого циклу електронних документів у сучасному інформаційному середовищі.

Ключові слова: електронний документ; архівна система; життєвий цикл; автоматизована програма; архів.

Abstract

Hanna Okhrimenko

Candidate of Historical Sciences, Associate Professor, Head of the Department of Information and Document Communications National University of Ostroh Academy Olesia Fedoruk

Doctor of Philosophy (PhD), Senior Teacher of the Department of Information and Document Communications, National University of Ostroh Academy

AUTOMATED LIFE CYCLE MANAGEMENT OF ELECTRONIC DOCUMENTS IN MODERN ARCHIVE SYSTEMS

Automating the life cycle management of electronic documents plays an important role in ensuring the high-quality and coordinated work of archival institutions and the safety of document preservation. Since today's vector of the management aspect of archival institutions is aimed at introducing innovative methods of document management and data preservation. The main stages of managing the life cycle of electronic documents are provided by: creation or development of new documents; editing documents; modification of documents; joint use of the document by performers; arrangement of documents; saving documents and destruction of documents. The purpose of the work is a generalized study of modern archival systems with the provision of improving the processes of automated management of the life cycle of electronic documents. Determination of effective measures and tools to ensure effective interaction in modern archival systems. The research methodology covers general scientific methods (analysis, synthesis, generalization), an analytical approach was also applied in the process of studying and analyzing modern archival systems to identify problems in automating the management of the life cycle of electronic documents. In addition, a systemic approach was applied, namely in considering the problem of managing electronic documents in the context of archival systems as a component of the general system of document preservation and processing. The scientific novelty of the article consists in the analysis and generalized use of modern innovative technologies for the effective automation of management of modern archival systems, modern challenges and opportunities regarding their application in modern archival organizations were also considered, with proposals for new strategies for their solution. Conclusions. The stated provisions indicate the importance of implementing automated management systems to optimize archival processes and ensure high efficiency of the life cycle of electronic documents in the modern information environment.

Key words: electronic document; archive system; life cycle; automated program; archives.

Управління документами та електронне архівування - це важлива частина цифрової трансформації, яка є стратегічною метою для всіх секторів виробництва. У сучасних цифрованих виробничих процесах, що швидко розвиваються, зростає потреба архівів у цифровому перетворенні, безпечному та ефективному зберіганні документів, щоб забезпечувати їхню юридичну цінність.

Електронне архівування пропонує безліч переваг: крім безпаперо- вого використання, це також забезпечення від знищення інформації. Насамперед це дозволяє організаціям використовувати ефективне автоматизоване управління з оптичним розпізнаванням символів, щоб швидко та цілісно задовольняти потреби користувачів і підвищувати ефективність у конкурентному світі. автоматизація електронний документ архівний

В умовах цифрового суспільства поряд із традиційними галузями знань або в їх межах народжуються нові, покликані осмислювати інновації суспільного розвитку, в т. ч. у сфері архівної справи, де вже функціонують електронні архіви, з року в рік збільшується масив документів на електронних носіях, функціонує електронна система архівної інформації, комунікації та надання електронних послуг. Цифровізація торкнулася всіх сегментів архівної справи, призвела до переведення її складових, передусім документно-інформаційних ресурсів у цифрову форму, а, відтак, і новий формат їх збереження та використання. Цифровізація посідає одне з центральних місць серед пріоритетів діяльності Державної архівної служби України, оскільки вона покликана не лише забезпечити інформаційні потреби суспільства, але й сприяти підвищенню якості функціонування та конкурентоспроможності всієї архівної галузі

Важливо відзначити, що про якісний життєвий цикл електронних документів свідчать сучасні архівні системи. Незалежно від того, чи є вони професійними, вони дають уявлення про стан документації та дії, що відбуваються в організації. Сучасні архівні системи наділені функціями, які показують, чи документ ще опрацьовується, чи вже опублікований, чи можна його редагувати, чи його більше не можна змінювати тощо. У цьому процесі документи проходять життєвий цикл, який може включати різні етапи залежно від типу документа, формату та призначення програми. Щоб знайти правильне та ефективне рішення для роботи з цифровими документами, життєвий цикл електронного документа слід виконувати крок за кроком і перевіряти, чи забезпечує вибране програмне забезпечення всі необхідні функції.

Питання автоматизації документних процесів та управління життєвим циклом електронних документів в архівних системах стали актуальними лише останні два десятиліття і розглядалися українськими науковцями у сфері документознавства та архівознавства. Перші ґрунтовні розвідки з проблем автоматизації та електронного документообігу були здійснені С. Кулешовим. Так, зокрема в аналітичній статті «Електронний документ у системі сучасного діловодства» Калакура Я., Палієнко М. Концептуалізація електронного архівознавства в контексті цифровізації українського суспільства // Архіви України. 2021. № 3. С. 36-65. Кулешов С. Електронний документ у системі сучасного діловодства // Архіви України. 2004. № 4-6. С. 50-53. автор одним із перших виокремив у структурі документознавства новий напрям - електронне документознавство та здійснив функціонально-структурний аналіз електронного документа.

Варто зауважити, що автоматизація документаційних процесів отримала і нормативне підґрунтя. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» і Закон України «Про електронний цифровий підпис», прийняті у 2003 р., визначили напрям подальших досліджень у площині автоматизації, зокрема діловодних процесів в організації: урегулювання дефініцій електронного діловодства, процесів використання обов'язкових реквізитів, у першу чергу, електронного цифрового підпису, забезпечення цілісності електронних документів, упровадження систем електронного документообігу в діяльності організації. Водночас, базові законодавчі акти не регламентували поетапність проходження документа ні в системі електронного діловодства, ні в аспекті управління електронними документами в системах архівних установ.

Автоматизацію документів в архівних системах України свого часу досліджували Ю. Ковтанюк Ковтанюк Ю. С. До питання про зберігання електронних документів у державних архівах // Студії з архівної справи та документознавства. 2010. Т. 18. С. 86-90. і П. Марченко Марченко П. Метадані архівного електронного документа : концептуальні засади // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. зб. наук. праць. 2006. Вип. 8. С. 118-126.. Зокрема, низка праць цих науковців присвячена питанню архівного зберігання електронних документів, метаданим архівних електронних документів та обґрунтуванню концепції електронного документа як уніфікованої інформаційної системи. Окрім того, Ю. Ковтанюк і Ю. Забенько в аналітичній статті «Концепція планування життєвого циклу електронних документів» Ковтанюк Ю. С., Забенько Ю. І. Концепція планування життєвого циклу електронних документів // Архіви України. 2013. № 4. С. 5-38. визначили основні цілі та завдання процесів життєвого циклу електронних документів: від етапу організації роботи з електронними документами у діловодстві підприємств, установ та організацій до етапу приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ й архівних відділів міських рад.

Сьогодні об'єктом дослідження в питанні автоматизації управління життєвим циклом електронних документів в архівних системах є варіативність в алгоритмізації етапів життєвого циклу електронних документів (В. Толбатов, С. Лук'янюк) Толбатов В. Ресурсозабезпечення на стадіях життєвого циклу автоматизованих технологічних об'єктів : звіт на ГДР (фінальний). Суми : СумДУ. 2018. 140 с.; Лук'янюк С. В. Щодо питання хмарного електронного документообігу при виконанні науково-дослідних робіт // Комп'ютерно-інтегровані технології: освіта, наука, виробництво. 2023. Вип. 51. С. 52-58., а також захист даних на різних етапах життєвого циклу електронного документа, зокрема в процесі збереження документної інформації (А. Мелащенко, О. Скарлат) Мелащенко А. О., Перевозчикова О. Л., Скарлат О. С. Складові стенда валідації архівних електронних документів // Проблеми програмування. 2012. № 1. С. 91-98..

Ідея «життєвого циклу документа» або «управління життєвим циклом» була розроблена на початку 1930-х років у США. Згідно з теорією систем, життєвий цикл структурно-функціонального утворення, яким є і документ, складається з шести етапів: 1) етап «народження»: залучення максимальної кількості ресурсів для завантаження ідеї у матеріальну форму; 2) етап «дитинство», який передбачає закріплення функціонального призначення системного утворення для подальшого використання; 3) етап «юність» - розширення функціональних повноважень і подальший розвиток; 4) етап «зрілість»: головною метою є збалансоване зростання на основі стійкої структури і чіткого управління, проникнення системного утворення у нові сфери діяльності, розширення і диференціація. Розрізняють три стадії зрілості: рання (систематичне зростання); проміжна (збалансоване зростання); остаточна (формування індивідуальності); 5) етап «старіння» - на цьому етапі документ як системне утворення втрачає позиції юридичної сили та здійснюються спроби стабілізувати його становище процесом архівування і збереження; 6) етап «відродження»: нове призначення системного утворення та використання за новим алгоритмом Монастирський Г. Л. Теорія організації : підручник. 2-ге вид., доп. і перероб. Тернопіль : ЗУНУ. 2020. 329 с..

Життєвий цикл документа складається з етапів, які проходить запис від створення до архівування або видалення. Сьогоднішні вимоги до ефективного управління інформацією змінюються на кожному етапі життєвого циклу електронного документа. При використанні архівних систем повинна бути підтримка кожного етапу.

Основними функціями сучасних архівних систем для управління електронними документами, які ефективно використовувати в архівних організаціях, мають бути:

розроблення та впровадження уніфікованої системи класифікації для формалізації картотек;

проведення аналізу поточного стану для оцифрування документів;

архівування цифрових документів;

можливість працювати як на місці, так і віддалено;

зручна платформа управління документами;

захищена та керована платформа передавання файлів;

інтегроване рішення електронного підпису Плужник О., Дрок П. Електронний документообіг в системі роботи сучасних бібліотек : ефективність, безпека та інновації' // Society. Document. Communication (Соціум. Документ. Комунікація). 2023. Вип. 19. С. 198-212..

Системи електронного архівування використовуються для зберігання, індексування, класифікації та керування електронними документами й даними, забезпечуючи їх збереження та цілісність протягом усього життєвого циклу. Такі системи мають відповідати нормативним вимогам у тому, що збережені дані не можуть бути змінені чи пошкоджені, що дає змогу створювати їх як завірену копію оригіналу для аудиту чи юридичних цілей.

Традиційний життєвий цикл електронного документа у сучасних архівних системах починається з отримання або створення документа, тобто введення в автоматизовану систему. Наступний етап - оброблення документа, наприклад, у рамках робочого процесу супроводжується архівуванням. Архівований документ потім доступний для організаційних цілей і подальшого використання. Сучасні автоматизовані системи роблять архівовані документи доступними в центральних базах даних із повним доступом до них Толбатов В. Зазнач. твір. Про захист персональних даних : Закон України (зі змін.)..

Хоча електронне зберігання або архівування є найдовшим етапом життєвого циклу документа, він також обмежений. Мінімальний термін служби документів визначається законодавчими вимогами зберігання. Однак для багатьох документів, особливо тих, що містять персональні дані, також існує обмеження часу, протягом якого вони повинні бути видалені. За допомогою сучасних архівних систем видалення документів може відбуватися автоматично та відповідно до законодавства України.

Із початку 2012 р. набув чинності Закон України «Про захист персональних даних» 11. Основні положення про захист персональних даних, викладені в цьому законі, повинні виконуватися всіма організаціями у багатьох сферах управління документами.

Основними етапами управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах є (Рис. 1):

Створення документів - розроблення нових документів. На цьому етапі документ створюється або надходить до архіву. Він може бути створений користувачем вручну - на папері, моніторі ПК або оформлюється автоматично з різних джерел і даних. Це можливо завдяки дедалі кращому програмному забезпеченню для автоматизованого розпізнавання тексту та збору даних, а також електронних даних і документів. Якщо документ створюється на ПК, використовується додаткове програмне забезпечення, таке як Microsoft Word, PowerPoint або Excel, залежно від типу документа. Після чого документ можна зберігати в центральному місці та готувати для подальшого оброблення.

Редагування документів - оновлення й модифікація документів для забезпечення їх вірності та актуальності. Хоча на першому етапі часто бере участь лише один виконавець, на другому етапі можуть працювати разом кілька користувачів. Це означає, що зміни в документ можуть вноситися паралельно або послідовно кількома працівниками з різних відділів. На цьому кроці безпека переглядів, керування версіями, синхронізація та керування змінами відіграють важливу роль у забезпеченні безпеки та прозорості процесу співпраці. У життєвому циклі цифрового документа також можна пов'язувати дані та підпорядковані документи, а також інформацію в інших системах і зберігати їх у робочих каталогах.

Узгодження документів - перевірка й прийняття документа, щоб переконатися, що він відповідає необхідним стандартам якості та законодавчим нормам. Після завершення внутрішньої підготовки та редагування документ знову поширюється. Другорядне значення має те, чи є він доступний для внутрішнього діловодства чи має бути поширений іншим організаціям. Таким чином відповідальний відділ передає документ далі залежно від його типу та призначення. У найкращому випадку це обробляється програмним забезпеченням, яке запускає всі проміжні кроки на основі визначеного процесу, перевіряє та зберігає версії документів і отримує випуски відповідно до матриці автоматизованої системи. Крім того, зміст має бути доступний у будь-який час і з будь-якого місця, що майже неможливо в паперовому процесі. З іншого боку, системи керування документами або системи керування робочими процесами дають змогу отримувати доступ до документів із будь-якого пристрою, через мережу «Інтернет» або спеціальний кеш документів. Також повторне надсилання відповідальним працівникам планується та виконується автоматично, що усуває потребу в повторювальних запитах.

Передавання документів - спільне використання документа виконавцями. Четвертий етап визначає, як користувачі отримують доступ і використовують документ і його зміст. Зміни у документі також можуть відбуватися на цьому етапі. Однак життєвий цикл електронного документа розроблений таким чином, що документ переходить до третьої фази, коли його редагують знову, а четверта фаза починається лише з остаточної версії. Це гарантує, що всі зміни документуються без пропусків і зберігаються таким чином, щоб їх можна було від- стежити.

Зберігання документів - зберігання та упорядкування документів.

Архівування документів - збереження документів для використання в майбутньому або для виробничих цілей. Після того, як усі відповідальні особи виконали відповідні етапи оброблення та документ було розповсюджено відповідно, його активна корисність зменшується. З цієї причини фаза оброблення документа в життєвому циклі часто завершується архівуванням. Це гарантує, що документ зберігається відповідно до застосовних інструкцій для типу документа та залишається захищеним від подальших маніпуляцій. Архіви захищають документ від подальших змін, але ускладнюють пошук певних файлів, а також їх своєчасне видалення чи оновлення. Система керування вмістом усуває ці перешкоди та зберігає кожен документ у цифровому архіві відповідно до правових вимог і термінів видалення. Кожен доступ до документа бездоганно документується, а завдяки вбудованому повнотекстовому пошуку або за ключовими словами документ можна знайти за лічені секунди та видобути з архіву. Якщо відповідальним особам все ще потрібен документ після його зберігання, вони можуть швидко й точно отримати до нього доступ із цифрового архіву.

7. Знищення документів - видалення або знищення документів, які більше не потребують 1 зберігання. Зберігання, сумісне з аудитом, часто поєднується з юридично сумісним видаленням.

Таким чином, на завершальній фазі життєвого циклу електронного документа видалення документа, що відповідає вимогам законодавства, визначається нормами. Цифрові архіви автоматично виконують це завдання й остаточно видаляють документ разом із супровідними даними 12

Відповідно до автоматизованого управління життєвим циклом електронних документів, у сучасних архівних системах виділяють сім позицій документа в життєвому циклі, а саме:

У процесі - документ щойно створився або створюється нова версія наявного документа, яку можна редагувати.

Надіслано - документ має бути розглянутий і, якщо необхідно, затверджений, включаючи всі дані та супровідні документи.

Затверджено - версію документа затверджено, жодні інші об'єкти чи дані не можуть бути пов'язані з цією версією.

Змінено - версію документа було змінено.

Відхилено - цей варіант документа не прийнято. Документ повертається до статусу редагування або припиняється.

Вилучено - документи, які вже були оприлюднені, можна вилучити повторно, це блокує наявну версію і вона більше не доступна.

Термін дії минув - версія документа більше не доступна в життєвому циклі документа, тому з документом не можна виконувати подальші дії (друк, редагування, створення версій тощо).

Рис. 1. Етапи управління життєвим циклом документації

Життєвий цикл електронного документа базується на фазах життєвого циклу аналогового документа, але оптимізує їх за допомогою цифрових автоматизованих процесів і нових можливостей, які виникають у результаті роботи архіву. Якщо дані структуровані, електронний документ можна далі обробляти в цифровому життєвому циклі безпосередньо на екрані протягом усього його життєвого циклу. Щоб мати можливість відобразити ці етапи за допомогою архівної системи, організаційна структура архіву має бути пов'язана між собою, а збої між системами мають бути максимально зменшені, наприклад, за допомогою цифрової платформи автоматизації Настенко Л. Управління життєвим циклом цифрових ресурсів // Іс- торико-культурна спадщина : збереження, доступ, використання : матеріали міжнар. наук.-прак. конф. (7-9 квітня 2015 р., м. Київ). Київ : Талком, 2015. С. 280-283..

Розуміння етапів управління життєвим циклом документів в електронному контексті відбувається через зберігання або видалення документа, однак лише після повного розуміння його цінності Плужник О., Дрок П. Зазнач. твір..

Таким чином, документ без цінності може бути викинутий, тоді як лише документи з високою цінністю повинні пройти повний життєвий цикл керування документами. Залежно від того, наскільки він цінний для організації, документ має середній життєвий цикл, який складається з чотирьох фаз: створення, використання, архівування та видалення.

На етапах управління документами розуміється, що життєвий цикл починається з того моменту, коли документ вперше створено та він широко використовується. Документ зберігається протягом тривалого періоду, доки не закінчиться його експлуатаційна цінність, що призводить до знищення або архівування.

Разом із тим, варто прийняти до уваги, що електронні документи здатні одночасно існувати на більш ніж одній стадії або знову з' являтися на більш ранній стадії. Таким чином, для електронних документів необхідне розширення концепції життєвого циклу документа.

Технологічний прогрес показав, що традиційне управління документами вже не є актуальним. Необхідно замінювати концепцію життєвого циклу документа новою моделлю, яка б чіткіше представляла особливості електронних документів.

Відповідно до проведеного вище аналізу, для ефективного управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах необхідним є (Рис. 2):

Визначення права власності та відповідальності. Одним із перших кроків ефективного управління життєвим циклом електронних документів є чітке визначення того, хто відповідає за створення, підтримку та видалення документів. Це допомагає забезпечити наявність чіткого ланцюга контролю усвідомлення працівниками своїх обов'язків.

Встановлення чіткої політики та етапності. Наявність чіткої політики та етапності для управління електронними документами в сучасних архівних системах має важливе значення для забезпечення послідовності й ефективності в діяльності архівів. Це включає визначення процесів створення, перегляду, затвердження, зберігання та пошуку документів.

Використання відповідних технологій. Технології можуть відігравати вирішальну роль в оптимізації процесів управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах. Існує багато різних інструментів і систем, включаючи програмне забезпечення для керування документами, системи керування змістом і системи керування цифровими активами тощо. Ці технології можуть допомогти архівам автоматизувати процеси керування документами, забезпечити безпеку та доступність, а також створити централізоване сховище для всіх документів.

Забезпечення належного контролю версій. Підтримка кількох версій електронного документа важлива для забезпечення легкого доступу до останньої версії та збереження історії змін. Належний контроль версій також допомагає уникнути плутанини та потенційних суперечок щодо того, яка версія документа є найновішою. Цього можна досягти за допомогою програмного забезпечення для керування документами, яке автоматично відстежує та архівує попередні версії документа.

Регулярний перегляд та оновлення документів. Документи часто змінюються з часом, оскільки вони втрачають свою актуальність або додається нова інформація. Щоб гарантувати, що документи залишаються точними та актуальними, важливо їх регулярно переглядати й оновлювати. Регулярні перевірки також допомагають виявити будь- які прогалини в інформації та переконатися, що документи відповідають нормативним вимогам архіву.

Забезпечення навчання персоналу. Процеси управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах можуть бути складними, тому важливо, щоб персонал пройшов навчання та підтримував їх використання. Це може включати навчання використанню конкретних інструментів і систем, а також рекомендації щодо передового досвіду управління документами.

Дотримання нормативних вимог. Дотримання низки нормативних вимог, які впливають на керування документами, зокрема законів про захист даних, конфіденційність та інформаційну безпеку. Важливо переконатися, що процеси керування документами відповідають цим правилам, і що існують процедури для безпечного керування конфіденційною інформацією. Це може включати впровадження безпечних систем зберігання та пошуку, шифрування й контролю доступу до документів.

Контроль і продуктивність. Важливо регулярно контролювати та оцінювати продуктивність процесів управління документами, щоб визначити можливості для вдосконалення. Це може включати відстеження таких показників як кількість створених і переглянутих документів, час, витрачений на затвердження документів тощо.

Рис. 2. Критерії ефективного управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах.

Таким чином, упровадження автоматизованих систем управління життєвим циклом документа позитивно впливає на ефективність, якість і швидкість оброблення електронних документів у сучасних архівах. Необхідно відзначити, що завдяки автоматизованим системам можливе точне та надійне управління електронними документами, що знижує ризик втрати чи пошкодження важливої інформації. На нашу думку, доцільно застосовувати критерії ефективного управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах для ефективної організації робочого процесу. В умовах швидкої зміни технологічного середовища архівам необхідно постійно вдосконалювати управлінський аспект життєвого циклу електронних документів для відповіді на нові виклики та завдання.

References

1. Kalakura, Ya. & Paliienko, M. (2021). Kontseptualizatsiia elektronnoho arkhivoznavstva v konteksti tsyfrovizatsii ukrainskoho suspilstva [Conceptualization of electronic archiving in the context of digitalization of Ukrainian society]. Arkhivy Ukrainy, 3, 36-65. [in Ukrainian].

2. Kovtaniuk, Yu. S. (2010). Do pytannia pro zberihannia elektronnykh dokumentiv u derzhavnykh arkhivakh [To the issue of storing electronic documents in state archives]. Studii z arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva, 18, 86-90. [in Ukrainian].

3. Kovtaniuk, Yu. S. & Zabenko, Yu. I. (2013). Kontseptsiia planuvannia zhyttievoho tsyklu elektronnykh dokumentiv [The concept of planning the life cycle of electronic documents]. Arkhivy Ukrainy, 4, 5-38. [in Ukrainian].

4. Kuleshov, S. (2004). Elektronnyi dokument u systemi suchasnoho dilovodstva [Electronic document in the system of modern record keeping]. Arkhivy Ukrainy, 4-6, 50-53. [in Ukrainian].

5. Law of Ukraine On the protection of personal data from June 1 2010, № 2297-VI.

6. Lukianiuk, S. (2023). Shchodo pytannia khmarnoho elektronnoho dokumentoobihu pry vykonanni naukovo-doslidnykh robit [The issue of cloud- based electronic document circulation in the performance of research works]. Kompiuterno-intehrovani tekhnolohii : osvita, nauka, vyrobnytstvo, 51, 52-58. [in Ukrainian].

7. Marchenko, P. (2006). Metadani arkhivnoho elektronnoho dokumenta : kontseptualni zasady [Metadata of an archival electronic document : conceptual foundations]. Arkhivoznavstvo. Arkheohrafiia. Dzhereloznavstvo : mizhvidomchyi zb. nauk. prats, 8, 118-126. [in Ukrainian].

8. Melashchenko, A., Perevozchykova, O. & Skarlat, O. (2012). Skladovi stenda validatsii arkhivnykh elektronnykh dokumentiv [The main functional blocks of the test bench for the archival electronic documents validation]. Problemy prohramuvannia, 1, 91-98. [in Ukrainian].

9. Monastyrskyi, H. (2020). Teoriia orhanizatsii [Theory of organization]. Ternopil : Zakhidnoukrainskyi natsionalnyi universytet. [in Ukrainian].

10. Nastenko, L. (2015). Upravlinnia zhyttievym tsyklom tsyfrovykh resursiv [Life cycle management of digital resources]. Istoryko-kulturna spadshchyna : zberezhennia, dostup, vykorystannia, materialy Mizhnarodnoi naukovo-praktychnoi konferentsii (pp. 280-283). Kyiv. [in Ukrainian].

11. Pluzhnyk, O. & Drok, P. (2023). Elektronnyi dokumentoobih v systemi roboty suchasnykh bibliotek : efektyvnist, bezpeka ta innovatsii [Electronic document circulation in the work system of modern libraries : efficiency, security and innovation]. Sotsium. Dokument. Komunikatsiia, 19, 198-212. [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru