Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра "Автоматизированные системы обработки информации и управления"

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Архитектура и методологии разработки программных систем»

на тему: «Персональный учет работников организации»

Выполнил: ст. гр. ЗИВТ-191 Митин А.В.

Проверил: Доцент кафедры

АСОИУ Цыганенко В.Н.



Оглавление

учет персонал автоматизация система

Введение

1. Анализ существующей системы автоматизации и обоснование необходимости разработки

1.1 Обзор и анализ устаревших систем учета персонала

1.2 Недостатки и ограничения устаревших методов автоматизации учета персонала

1.3 Обоснование необходимости создания новой системы учета персонала

2. Постановка задачи проектирования на основе спецификации требований

2.1 Определение целей и задач новой системы учета персонала

2.2 Формулировка функциональных и нефункциональных требований к новой системе учета персонала

2.3 Разработка критериев оценки эффективности системы учета персонала

3. Объектная модель программной системы

3.1 Вид с точки зрения вариантов использования новой системы учета персонала

3.2 Вид с точки зрения проектирования новой системы учета персонала

3.3 Вид с точки зрения процессов в новой системе учета персонала

3.3.1 Процесс ввода данных о новом работнике

3.3.2 Процесс учета рабочего времени работника

3.3.3 Процесс подготовки отчета о проделанной работе сотрудниками

3.4 Вид с точки зрения компонентов новой системы учета персонала

3.5 Вид с точки зрения развертывания новой системы учета персонала

Заключение

Список литературы



Введение

В современном мире, где информационные технологии играют ключевую роль в управлении и оптимизации бизнес-процессов, эффективный учет персонала становится одним из важнейших аспектов управления организацией. Учет персонала не ограничивается лишь регистрацией рабочего времени и расчетом заработной платы; он охватывает широкий спектр задач, включая планирование рабочих ресурсов, оценку эффективности и управление карьерным ростом сотрудников. Эта область требует тщательной автоматизации для повышения точности данных и улучшения управленческих решений.

Тема персонального учета работников в организации актуализируется в контексте не только управления человеческими ресурсами, но и в контексте соответствия нормативно-правовым требованиям, а также обеспечения конфиденциальности и безопасности личных данных сотрудников. Важность этой темы усиливается в свете непрерывных изменений в законодательстве, а также в условиях постоянно растущих требований к эффективности и продуктивности труда.

Современные системы автоматизации учета персонала предлагают различные решения, однако не всегда они способны удовлетворить специфические потребности конкретной организации. Это создает потребность в анализе существующих систем и разработке новых, более адаптированных к индивидуальным условиям и задачам конкретного предприятия.

Целью данной курсовой работы является анализ существующих систем автоматизации учета персонала, выявление их недостатков и разработка предложений по созданию улучшенной системы учета, которая максимально соответствует потребностям современных организаций. В рамках работы будут рассмотрены ключевые аспекты, связанные с учетом персонала, включая необходимость учета разнообразных факторов, отражающих производительность, мотивацию и карьерный рост сотрудников.

Общая характеристика проблемы учета работников

Учет работников в организации - это комплексная и многогранная задача, которая охватывает не только фиксацию рабочего времени и расчет заработной платы, но и широкий спектр действий, направленных на управление человеческими ресурсами. Эта задача становится особенно сложной в условиях современного динамичного бизнес-окружения, где организации постоянно сталкиваются с необходимостью адаптации к изменяющимся рыночным условиям, законодательным требованиям, а также с ростом ожиданий и требований сотрудников.

Основными аспектами проблемы учета работников являются:

Документирование и учет личной информации сотрудников: Включает в себя сбор, обработку и хранение данных о сотрудниках, таких как личные данные, квалификация, история трудоустройства, результаты оценки эффективности и т.д.

Расчет заработной платы и налоговых отчислений: Требует точности и соблюдения законодательства в части учета рабочего времени, отпусков, больничных, налогов и социальных взносов.

Управление карьерным ростом и развитием сотрудников: Включает планирование карьеры, обучение и развитие навыков, оценку эффективности и мотивацию сотрудников.

Соблюдение нормативно-правовых требований: Соответствие законодательству в области труда, защиты персональных данных и другим регуляторным стандартам.

Адаптация к изменениям в организационной структуре: Быстрая адаптация учетных систем к изменениям в структуре организации, таким как реорганизация, слияние или поглощение.

Интеграция с другими системами управления в организации: Взаимодействие системы учета работников с другими информационными системами.

Конфиденциальность и безопасность данных: Обеспечение защиты персональных данных сотрудников от несанкционированного доступа, утечек и других рисков.

Сложность учета работников усугубляется постоянно растущими требованиями к эффективности и продуктивности труда, что требует от систем учета не только точности и надежности, но и гибкости, масштабируемости и способности к быстрой адаптации к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды организации.

Актуальность темы в современных условиях

Актуальность темы персонального учета работников в современных условиях определяется рядом ключевых факторов, которые подчеркивают важность и необходимость развития и совершенствования систем учета в организациях:

Цифровизация бизнеса: Современный рынок характеризуется интенсивной цифровизацией всех аспектов бизнеса. Эффективные системы учета персонала, интегрированные с другими информационными системами организации, становятся ключевым элементом в стратегии цифровой трансформации компаний.

Изменение трудового законодательства: Регулярные изменения в трудовом законодательстве требуют от систем учета гибкости и способности к быстрой адаптации к новым нормам и стандартам.

Глобализация и удаленная работа: Рост глобального взаимодействия и распространение удаленной работы увеличивают сложность учета работников, особенно в мультинациональных компаниях, где необходимо учитывать различные национальные стандарты и культурные особенности.

Забота о благосостоянии сотрудников: В современных условиях усиливается акцент на заботе о здоровье и благополучии сотрудников, что предполагает более тонкий и детализированный учет рабочего времени, отдыха, стресса и удовлетворенности работой.

Требования к защите персональных данных: Повышенное внимание к вопросам конфиденциальности и защиты персональных данных во многих странах приводит к необходимости обеспечения высокого уровня безопасности в системах учета персонала.

Ориентация на результативность и производительность труда: В условиях повышенной конкуренции организации стремятся максимально эффективно использовать человеческие ресурсы, что требует от систем учета способности проводить анализ производительности и влияния различных факторов на результаты труда.

Необходимость интеграции с другими системами управления: Учет персонала все чаще требует интеграции с различными корпоративными системами управления проектами, что повышает сложность и значимость задачи.

Учитывая эти тенденции, тема персонального учета работников организации представляет собой актуальное исследовательское направление, требующее постоянного обновления знаний и методов в соответствии с быстро меняющимися условиями и требованиями современного делового и социального мира.



1. Анализ существующей системы автоматизации и обоснование необходимости разработки

1.1 Обзор и анализ устаревших систем учета персонала

Устаревшие системы учета персонала, хотя и были широко распространены в прошлом, сегодня не соответствуют требованиям современного рынка труда и бизнес-процессов. Основные недостатки этих систем заключаются в их низкой эффективности, вероятности ошибок и ограниченных возможностях аналитики. Рассмотрим наиболее распространенные из них:

Бумажный учет

Описание: Традиционная система, основанная на ручном ведении документации, включающей трудовые договоры, личные карточки сотрудников, табели учета рабочего времени и другие бумажные документы.

Недостатки: Низкая скорость обработки данных, вероятность ошибок, сложности с хранением и доступом к информации, отсутствие гибкости и масштабируемости.

Электронные таблицы

Описание: Использование программ типа Microsoft Excel для учета данных о персонале.

Недостатки: Ограниченные возможности по масштабированию и автоматизации, высокий риск ошибок из-за ручного ввода данных, сложности в совместном использовании и обновлении информации.

Простые базы данных

Описание: Ранние версии программного обеспечения для учета, основанные на простых базах данных.

Недостатки: Ограниченный функционал, недостаточная гибкость в настройке под специфические нужды организации, проблемы масштабирования и интеграции с другими системами.

Системы с фиксированной функциональностью

Описание: Программные решения, предлагающие стандартный набор функций без возможности значительной настройки под конкретные бизнес-процессы.

Недостатки: Невозможность адаптации к уникальным требованиям организации, ограниченная интеграция с другими системами, отсутствие модульности.

Локальные системы без поддержки удаленного доступа

Описание: Системы, установленные на локальных серверах компании, без возможности удаленного доступа.

Недостатки: Ограниченный доступ к данным, сложности в поддержании и обновлении системы, невозможность использования в условиях удаленной работы и глобальных команд.

Эти устаревшие системы часто не обеспечивают должного уровня безопасности данных, не гарантируют точность и актуальность информации, а также не позволяют эффективно управлять человеческими ресурсами в динамичной среде современного бизнеса. Их замена на более современные решения становится необходимостью для повышения эффективности учета и управления персоналом.

1.2 Недостатки и ограничения устаревших методов автоматизации учета персонала

Устаревшие методы автоматизации учета персонала, несмотря на их значительный вклад в развитие управления человеческими ресурсами в прошлом, имеют ряд существенных недостатков и ограничений, которые сегодня ограничивают их эффективность и применимость:

Ограниченная функциональность

Проблема: Старые системы обычно предлагают ограниченный набор функций, который не может удовлетворить растущие и разнообразные потребности современных организаций.

Последствия: Организации не могут полностью автоматизировать и оптимизировать процессы учета персонала, что ведет к неэффективности и повышенным операционным затратам.

Высокий риск ошибок

Проблема: Ручной ввод данных и отсутствие продвинутых проверок на ошибки в старых системах увеличивают риск ошибок и неточностей.

Последствия: Неверные данные могут привести к проблемам в расчете заработной платы, налоговых отчислениях и других важных аспектах управления персоналом.

Проблемы масштабируемости

Проблема: Устаревшие системы часто не могут эффективно масштабироваться для удовлетворения потребностей растущих и развивающихся организаций.

Последствия: Организации сталкиваются с ограничениями при расширении своей деятельности, что может сдерживать их развитие.

Отсутствие интеграции

Проблема: Старые системы часто имеют ограниченные возможности интеграции с другими информационными системами предприятия.

Последствия: Это приводит к изолированности данных и усложняет процессы принятия решений, а также управления ресурсами.

Отсутствие гибкости

Проблема: Недостаточная гибкость в настройке и адаптации системы под уникальные потребности и процессы конкретной организации.

Последствия: Организациям приходится искать компромиссы и адаптировать свои процессы под ограничения системы, что может негативно сказаться на эффективности управления персоналом.

Проблемы безопасности данных

Проблема: Устаревшие системы часто не соответствуют современным стандартам безопасности данных, что повышает риск утечек и нарушений конфиденциальности.

Последствия: Это может привести к юридическим последствиям, потере доверия со стороны сотрудников и клиентов, а также финансовым потерям.

Недостаточная поддержка удаленного доступа

Проблема: Ограниченные возможности для удаленного доступа к системе, что становится критичным в условиях роста популярности гибких форм работы.

Последствия: Сложности в доступе к данным для удаленно работающих сотрудников и руководителей, что затрудняет оперативное управление и принятие решений.

В свете этих ограничений и недостатков, переход на более современные, гибкие и масштабируемые системы учета персонала является ключевым направлением для повышения эффективности управления человеческими ресурсами в организациях.

1.3 Обоснование необходимости создания новой системы учета персонала

В условиях постоянно изменяющегося рынка труда, технологических инноваций и развития бизнес-процессов, создание новой, более современной системы учета персонала становится не только актуальным, но и необходимым шагом для многих организаций. Основные аргументы в пользу разработки и внедрения новой системы включают:

Технологические инновации

Аргумент: Современные технологии предлагают гораздо более широкие возможности для автоматизации и оптимизации процессов учета персонала.

Обоснование: Использование облачных технологий, мобильных приложений, искусственного интеллекта и машинного обучения может значительно повысить эффективность учета, обеспечить лучший анализ данных и гибкость в управлении ресурсами.

Повышение эффективности и точности

Аргумент: Новые системы позволяют автоматизировать большинство процессов, снижая вероятность ошибок и повышая точность данных.

Обоснование: Автоматизация процессов учета снижает риск человеческих ошибок, облегчает расчеты и обеспечивает оперативный доступ к актуальной информации.

Соответствие современным требованиям безопасности

Аргумент: Защита данных сотрудников и соблюдение нормативных требований являются критически важными аспектами.

Обоснование: Новые системы учета обеспечивают более высокий уровень защиты данных, соответствие нормативным актам о конфиденциальности.

Удовлетворение потребностей современного бизнеса

Аргумент: Динамичная бизнес-среда требует гибких и масштабируемых решений.

Обоснование: Новая система может быть адаптирована под изменяющиеся потребности бизнеса, поддерживать рост и развитие компании, а также обеспечивать интеграцию с другими информационными системами.

Поддержка удаленной работы и глобализации

Аргумент: Удаленная работа и международное взаимодействие становятся нормой для многих компаний.

Обоснование: Новая система позволяет обеспечить эффективный учет и управление персоналом, работающим удаленно или в разных часовых поясах, повышая глобальную интеграцию и координацию.

Адаптация к индивидуальным потребностям организации

Аргумент: Каждая организация имеет свои уникальные требования и процессы.

Обоснование: Гибкость и настраиваемость новых систем позволяет точно соответствовать специфическим потребностям организации, оптимизировать управление персоналом и повысить общую эффективность работы.

Таким образом, разработка и внедрение новой системы учета персонала является ключевым элементом стратегии повышения конкурентоспособности, эффективности управления и оптимизации бизнес-процессов в современной организации.



2. Постановка задачи проектирования на основе спецификации требований

2.1 Определение целей и задач новой системы учета персонала

В рамках разработки новой системы учета персонала ключевым шагом является четкое определение ее целей и задач. Это обеспечит направленность проекта и поможет сосредоточиться на наиболее важных аспектах системы, обеспечивая ее эффективность и соответствие потребностям организации.

Основные цели новой системы

Автоматизация и оптимизация процессов учета: Переход от ручных операций к автоматизированным процессам для повышения эффективности и снижения вероятности ошибок.

Обеспечение точности и надежности данных: Гарантировать актуальность, точность и целостность информации о сотрудниках.

Соответствие нормативно-правовым требованиям: Обеспечение соответствия системы текущему законодательству в области труда и защиты персональных данных.

Повышение гибкости и масштабируемости: Создание системы, способной адаптироваться к изменяющимся условиям бизнеса и расти вместе с организацией.

Интеграция с другими информационными системами: Обеспечение возможности эффективной интеграции с существующими корпоративными системами.

Поддержка принятия решений на основе данных: Разработка функциональности для аналитики и отчетности, которая поможет руководству в принятии обоснованных управленческих решений.

Задачи новой системы

Учет личных данных сотрудников: Разработка механизмов для сбора, хранения и обработки личных данных сотрудников в соответствии с нормативными требованиями.

Расчет заработной платы и налогов: Автоматизация процессов расчета заработной платы, налогов и социальных взносов.

Управление отпусками и больничными: Разработка функционала для учета и планирования отпусков, больничных и других видов отсутствий.

Оценка и развитие персонала: Внедрение инструментов для оценки эффективности, планирования карьерного роста и развития навыков сотрудников.

Безопасность и конфиденциальность данных: Обеспечение высокого уровня безопасности данных, включая защиту от несанкционированного доступа и утечек информации.

Модульность и гибкость настроек: Создание системы с модульной структурой, позволяющей легко адаптировать функциональность под специфические потребности организации.

Поддержка мобильности и удаленного доступа: Разработка мобильных приложений и облачного доступа для обеспечения удобства работы с системой из любой точки мира.

Определение этих целей и задач является фундаментальным этапом в процессе проектирования новой системы учета персонала, обеспечивая ее соответствие современным требованиям бизнеса и технологий.

2.2 Формулировка функциональных и нефункциональных требований к новой системе учета персонала

При разработке новой системы учета персонала критически важно четко сформулировать как функциональные, так и нефункциональные требования. Это обеспечит создание системы, способной удовлетворить потребности организации и обеспечить её эффективную работу.

Функциональные требования

Функциональные требования определяют конкретные задачи и действия, которые должна выполнять система. Они включают:

Учет личных данных сотрудников: Возможность ведения подробных записей о каждом сотруднике, включая контактную информацию, квалификацию, историю трудоустройства.

Расчет заработной платы: Автоматизация процессов расчета заработной платы, учета отработанного времени, налоговых и социальных отчислений.

Управление отпусками и отсутствиями: Функционал для планирования и учета отпусков, больничных, командировок и других видов отсутствий.

Оценка производительности и развитие сотрудников: Инструменты для проведения оценки производительности, планирования обучения и развития карьеры.

Отчетность и аналитика: Генерация отчетов по различным параметрам работы персонала и аналитические инструменты для оценки эффективности.

Интеграция с другими системами: Возможность интеграции с другими информационными системами, такими как ERP, CRM, системы управления проектами.

Нефункциональные требования

Нефункциональные требования касаются качественных характеристик системы и её способности удовлетворять определенные стандарты и условия эксплуатации. Они включают:

Надежность и безопасность: Гарантия защиты данных, резервное копирование и восстановление системы в случае сбоев.

Производительность: Высокая скорость обработки данных и обеспечение бесперебойной работы системы при большом количестве пользователей.

Масштабируемость: Способность системы адаптироваться к увеличению объема данных и числа пользователей.

Удобство использования: Интуитивно понятный интерфейс и удобство работы с системой для различных категорий пользователей.

Совместимость: Способность работать с различными операционными системами и технологическими платформами.

Поддержка и обслуживание: Наличие технической поддержки, обновлений и обучающих материалов для пользователей.

Гибкость и настраиваемость: Возможность настройки системы под специфические нужды и требования организации.

Формулировка этих требований является основой для дальнейшего проектирования и разработки системы. Они определяют рамки, в которых будет работать система, и гарантируют, что она будет отвечать всем необходимым стандартам и потребностям организации.

2.3 Разработка критериев оценки эффективности системы учета персонала

Для обеспечения успешной реализации и последующей эксплуатации новой системы учета персонала необходимо разработать четкие критерии оценки её эффективности. Эти критерии позволяют не только оценить степень достижения поставленных целей, но и выявить потенциальные области для дальнейшего улучшения системы.

Ключевые критерии оценки эффективности

Точность и актуальность данных: Способность системы обеспечивать точность и своевременное обновление информации о персонале.

Сокращение времени на учетные операции: Оценка степени уменьшения времени, необходимого для выполнения стандартных операций учета персонала (например, расчет заработной платы, учет отпусков).

Уменьшение ошибок: Снижение количества ошибок при вводе и обработке данных по сравнению с предыдущей системой.

Удовлетворенность пользователей: Опросы и анализ удовлетворенности пользователей системой, включая HR-менеджеров, руководителей подразделений и сотрудников.

Соответствие функциональным требованиям: Степень соответствия системы сформулированным функциональным требованиям.

Соответствие нефункциональным требованиям: Оценка выполнения системой нефункциональных требований, включая надежность, безопасность, производительность и масштабируемость.

Интеграция с другими системами: Оценка эффективности интеграции новой системы с существующими информационными системами организации.

Экономическая эффективность: Анализ затрат на внедрение и поддержку системы по сравнению с экономическими выгодами от её использования.

Гибкость и масштабируемость: Способность системы адаптироваться к изменениям в структуре и масштабе организации.

Безопасность данных: Оценка уровня безопасности персональных данных сотрудников в соответствии с нормативными требованиями.

Методы оценки

Для оценки эффективности системы могут быть использованы различные методы:

Анализ статистических данных: Использование статистических методов для оценки точности данных, времени обработки запросов и частоты ошибок.

Опросы пользователей: Регулярные опросы среди пользователей системы для выявления их удовлетворенности и сбора предложений по улучшению.

Тестирование производительности: Регулярное тестирование системы на производительность и надежность.

Финансовый анализ: Сравнение затрат на внедрение и эксплуатацию системы с экономическими выгодами от ее использования.

Разработка эффективной системы оценки позволяет не только отслеживать результативность системы учета персонала, но и предоставляет информацию для ее постоянного улучшения и адаптации к меняющимся условиям бизнеса и технологий.



3. Объектная модель программной системы

3.1 Вид с точки зрения вариантов использования новой системы учета персонала

Рис. 1 Вид с точки зрения вариантов использования

На представленной диаграмме UML изображены варианты использования системы учета персонала организации. Основные акторы системы - это Работник, Руководитель и Пользователь системы учета.

При разработке системы учета персонала важно рассмотреть ее с точки зрения вариантов использования. Варианты использования описывают, как различные пользователи будут взаимодействовать с системой, подчеркивая ключевые функциональные возможности и основные потребности пользователей.

Ввод данных о новом работнике: Этот вариант использования относится к процессу добавления новых сотрудников в систему. Он активируется, когда в организацию принимается новый работник, и требуется ввести его данные в централизованную базу данных. Включает следующие шаги:

· Регистрация нового сотрудника: HR-менеджер создает новую запись в системе, вводя всю необходимую информацию о новом работнике.

· Ввод личных данных: Заполняются поля с личной информацией, такой как ФИО, дата рождения, адрес, контактные данные и т.д.

· Добавление профессиональной информации: Вводится информация о квалификации, образовании, предыдущем опыте работы и назначаемой должности.

· Интеграция с другими модулями: Данные о новом сотруднике интегрируются с другими модулями системы, такими как учет рабочего времени и расчет заработной платы.

Обновление информации о работнике: Этот вариант использования позволяет существующим работникам или HR-менеджерам обновлять персональные и профессиональные данные в системе учета. Процесс обновления информации важен для поддержания актуальности данных, которые могут включать контактные данные, квалификации, должности, рабочий статус и другие важные сведения. Эта функция позволяет:

· Вход в систему работника: Работники входят в систему для доступа к своему профилю.

· Внесение изменений: Работники или HR-менеджеры могут вносить изменения в личную информацию, профессиональные данные, уровень образования, навыки и т.д.

· Сохранение обновленных данных: После внесения изменений данные сохраняются в системе, что обеспечивает их актуальность для управления персоналом и других бизнес-процессов.

Учет рабочего времени: В этом варианте использования, система позволяет работникам вести учет своего рабочего времени, что включает регистрацию начала и окончания рабочего дня, а также отслеживание перерывов. Этот процесс может быть автоматизирован с помощью терминалов для регистрации времени или через интерфейс веб-приложения. Функциональные возможности этого варианта включают:

· Регистрация времени прихода и ухода: Работник при регистрации своего времени в системе обеспечивает точность данных о рабочем времени.

· Отслеживание отработанных часов: Система автоматически подсчитывает количество отработанных часов, учитывая переработки и недоработки.

· Создание отчетов: Руководители и бухгалтерия получают отчеты о рабочем времени работников для дальнейшего анализа и учета.

Расчет заработной платы: Система предоставляет бухгалтерам функционал для расчета заработной платы работников. Этот процесс включает в себя не только базовый оклад, но и различные дополнительные начисления и удержания. Вариант использования включает следующие действия:

· Ввод данных о зарплате: Бухгалтер вводит данные о ставках оплаты, надбавках и удержаниях каждого работника.

· Расчет заработной платы: На основе учета рабочего времени и введенной информации о ставках система автоматически производит расчет зарплаты.

· Утверждение и выплата зарплаты: После расчета и утверждения суммы заработной платы система может генерировать платежные ведомости и инициировать процесс выплаты.

Управление отпусками и отгулами: Этот вариант использования акцентирует внимание на возможности системы учета персонала предоставлять функциональность для управления временем, не связанным с работой. Работники могут подавать заявления на отпуск или отгулы через систему, где Руководитель будет иметь возможность одобрять или отклонять эти запросы. Это включает в себя следующие функциональные возможности:

· Подача заявления: Работник заполняет электронную форму заявления на отпуск или отгул в системе.

· Рассмотрение заявления: Руководитель просматривает поданные заявления и осуществляет их одобрение или отклонение.

· Уведомление о решении: После рассмотрения заявления Работник получает уведомление о решении Руководителя.

· Обновление расписания: При одобрении заявления расписание работы обновляется для отражения отсутствия сотрудника.

Отчет о проделанной работе: Этот вариант использования позволяет сотрудникам отчитываться о своей работе, что является важной частью персонального учета и оценки производительности. Возможности включают в себя:

· Подготовка отчета: Сотрудник создает отчет о выполненных задачах и затраченном времени.

· Предоставление отчета: Сотрудник предоставляет отчет непосредственно своему руководителю или загружает его в систему.

· Анализ отчета: Руководитель или соответствующий отдел анализируют предоставленные отчеты для оценки эффективности работы и выявления потребности в ресурсах.

· Обратная связь: На основе анализа отчетов руководство может предоставлять обратную связь сотрудникам или вносить изменения в рабочие процессы.

Оценка производительности: Это ключевой элемент для руководства, позволяющий отслеживать выполнение работниками своих задач и вносить корректировки в рабочие процессы. Функции включают:

· Сбор данных о работе: Автоматический сбор информации о выполненных задачах и рабочем времени сотрудников.

· Анализ результатов: Программное обеспечение анализирует предоставленные данные для выявления уровня производительности каждого сотрудника.

· Формирование отчетов: Генерация отчетов о производительности для руководителей, позволяющих оценить вклад каждого сотрудника в общие результаты работы организации.

· Обратная связь сотрудникам: Руководители могут использовать данные для проведения персональных собеседований с работниками, обсуждения их успехов и областей для развития.

Каждый из этих вариантов использования важен для обеспечения эффективного и гладкого функционирования персонального учета в организации, позволяя менеджерам лучше управлять ресурсами и поддерживать высокую производительность команды.

3.2 Вид с точки зрения проектирования новой системы учета персонала

Вид с точки зрения проектирования определяет фундаментальные архитектурные и технологические решения, которые будут лежать в основе разработки системы учета персонала. Эти решения напрямую влияют на функциональность, надежность, безопасность и удобство использования системы, а также на её способность адаптироваться к меняющимся условиям и требованиям бизнеса.

Рис. 2 Вид с точки зрения проектирования

Класс HRSystem в данной диаграмме представляет собой центральный компонент системы персонального учета работников организации. Это основной класс, который агрегирует основные данные и функциональность системы. Ниже описание атрибутов и методов класса HRSystem:

· employees: List<Employee> - это коллекция или список всех сотрудников, зарегистрированных в системе. Каждый элемент списка представляет отдельного сотрудника и содержит всю связанную с ним информацию.

· departments: List<Department> - список всех отделов в организации. Как и в случае с сотрудниками, каждый элемент этого списка содержит полную информацию об отделе, включая его название и менеджера.

· addEmployee(Employee) - метод для добавления нового сотрудника в систему. Скорее всего, этот метод принимает объект класса Employee и добавляет его в список employees.

· removeEmployee(Employee) - метод для удаления существующего сотрудника из системы. Этот метод также будет оперировать объектами класса Employee, удаляя их из списка employees.

· addDepartment(Department) - функция для создания нового отдела внутри организации. Она добавляет новый элемент в список departments.

· removeDepartment(Department) - функция для удаления отдела из системы, что влечет за собой удаление соответствующего объекта из списка departments.

· generatePayrollReport() - метод для создания отчетов о заработной плате. Он может быть использован для агрегирования данных о заработной плате всех сотрудников и создания сводных отчетов для руководства организации.

Класс HRSystem является основой для взаимодействия и управления подсистемами учета сотрудников и отделов, а также играет ключевую роль в процессе управления заработной платой. В контексте программной системы он выступает в роли фасада, предоставляя единый интерфейс к различным функциональностям системы учета персонала.

Класс Payroll в данной диаграмме отражает функциональность, связанную с расчетом и выплатой заработной платы сотрудникам в системе учета персонала. Этот класс обеспечивает важнейшую бизнес-операцию в контексте управления ресурсами организации. Ниже описание атрибутов и методов класса Payroll:

· payrollId: Int - уникальный идентификатор записи о заработной плате. Этот атрибут используется для отслеживания и управления различными записями о выплате в системе.

· date: Date - дата, когда был произведен расчет заработной платы или когда должна быть выполнена выплата. Этот атрибут важен для временной маркировки записей и обеспечения их соответствия расчетным периодам.

· amount: Float - сумма заработной платы, подлежащая выплате сотруднику. Это может включать основную ставку, любые надбавки, бонусы и вычеты.

· employee: Employee - ссылка на объект Employee, которому принадлежит данная запись о заработной плате. Это обеспечивает прямую ассоциацию между сотрудником и его заработной платой.

· issuePayment() - метод, выполняющий процесс выплаты заработной платы сотруднику. Это может включать обновление банковских записей, создание платежных документов и уведомление сотрудника о произведенной выплате.

Класс Payroll играет важную роль в обеспечении правильности расчетов и своевременности выплат, что является критически важным для любой организации, стремящейся поддерживать высокий уровень морали и удовлетворенности своих сотрудников. В контексте всей системы, Payroll может взаимодействовать с другими классами, такими как Employee и TimeRecord, для получения необходимой информации, необходимой для выполнения своих функций.

Класс TimeRecord на диаграмме представляет собой компонент системы, который отвечает за учет рабочего времени сотрудников. Этот класс важен для отслеживания отработанных часов, что является фундаментальным для расчета заработной платы и анализа производительности. Ниже приведено описание атрибутов и методов класса TimeRecord:

· timeRecordID: int - уникальный идентификатор записи о рабочем времени, который служит для однозначной идентификации каждой такой записи в системе.

· date: Date - дата, на которую зарегистрирована запись рабочего времени. Это позволяет учитывать рабочее время по дням.

· timeIn: DateTime - время начала рабочего периода, когда сотрудник начал свою работу.

· timeOut: DateTime - время окончания рабочего периода, когда сотрудник закончил работу.

· employee: Employee - ссылка на объект класса Employee, соответствующий сотруднику, чье рабочее время регистрируется этой записью.

· calculateHoursWorked() - метод для расчета количества отработанных часов на основе времени входа (timeIn) и времени выхода (timeOut). Этот расчет может включать обработку переработок, недоработок и учет различных типов рабочего времени, таких как стандартные часы, сверхурочные и т.д.

Класс TimeRecord является фундаментальным для управления ресурсами персонала и операционной эффективности, поскольку точный учет времени напрямую связан с расчетом зарплаты, анализом производительности и планированием трудовых ресурсов. Взаимодействие TimeRecord с другими классами, такими как Employee и Payroll, позволяет системе интегрировать информацию о рабочем времени с процессами расчета заработной платы и управления персоналом.

Класс Manager в диаграмме объектной модели относится к категории пользователей системы, которые имеют расширенные права и функции управления в контексте HR-системы. Этот класс предназначен для представления руководителей отделов или высшего менеджмента, которые выполняют административные и управленческие задачи. Ниже представлено описание атрибутов и методов класса Manager:

· managerID: int - уникальный идентификатор для каждого менеджера в системе, позволяющий отличать различных руководителей.

· name: String - имя менеджера, используемое для идентификации и обращения.

· managedDepartments: List<Department> - список отделов, которые находятся под управлением данного менеджера. Это отражает иерархическую структуру управления в организации.

· assignToDepartment(Department) - метод, позволяющий назначить менеджера к определенному отделу или переназначить его в другой отдел. Это может быть важно для организации структурных изменений в компании.

· generateReport() - функция, которая позволяет менеджеру генерировать различные отчеты, связанные с отделами и сотрудниками, например, отчеты о производительности, рабочем времени, затратах на заработную плату и т.д.

Класс Manager является ключевым в объектной модели, так как менеджеры часто взаимодействуют с различными аспектами системы учета персонала. Они могут использовать HR-систему для просмотра и анализа данных сотрудников, управления отделами и принятия управленческих решений, основанных на данных. Руководители также могут играть роль в утверждении или изменении данных, связанных с отчетностью и заработной платой, а также участвовать в планировании и распределении ресурсов.

Класс Department в диаграмме объектной модели отражает структурное подразделение организации в рамках системы персонального учета работников. Этот класс играет важную роль в категоризации и управлении сотрудниками в соответствии с их отделами и обеспечивает структурную организацию внутри предприятия. Ниже описание атрибутов и методов класса Department:

· departmentID: int - уникальный идентификатор отдела, который используется для точной идентификации каждого отдела внутри организации.

· name: String - название отдела, которое облегчает его распознавание и упоминание в документации и при общении внутри компании.

· manager: Manager - ассоциация с классом Manager, указывающая на менеджера, отвечающего за данный отдел. Это позволяет связывать управленческую ответственность с конкретным отделом.

· getDepartmentEmployees() - метод, который возвращает список сотрудников, принадлежащих данному отделу. Это может использоваться для получения обзора всех сотрудников в отделе или для генерации отчетов по отделу.

Класс Department обеспечивает важную связующую функцию между сотрудниками и менеджерами. Он позволяет системе учета работников организовывать информацию о сотрудниках по отделам, что упрощает многие аспекты управления персоналом, такие как планирование рабочих ресурсов, распределение задач и мониторинг рабочей нагрузки. Также этот класс может взаимодействовать с другими классами, например, с HRSystem для управления данными отдела, с Employee для управления данными сотрудников, и с Payroll для расчета заработной платы в контексте отдела.

Класс Employee является одним из центральных элементов в системе учета персонала и представляет собой индивидуальный объект для каждого сотрудника в организации. Этот класс включает в себя личные и профессиональные данные сотрудника, а также информацию, необходимую для учета рабочего времени и расчета заработной платы.

· employeeID: int - уникальный идентификатор сотрудника в системе, который используется для управления записями и связывания с другими объектами, такими как записи о времени или выплаты заработной платы.

· name: String - полное имя сотрудника.

· address: String - домашний адрес сотрудника.

· position: String - должность сотрудника в компании.

· department: Department - ссылка на объект класса Department, который представляет отдел, в котором работает сотрудник.

· timeRecords: List<TimeRecord> - список записей о рабочем времени сотрудника. Каждый элемент списка содержит информацию о дате и продолжительности отдельных рабочих интервалов.

· addTimeRecord(TimeRecord) - метод, позволяющий добавить новую запись о рабочем времени сотрудника в список timeRecords. Это может быть использовано для отслеживания рабочих часов, переработок и т.д.

· calculatePay() - метод, который выполняет расчет заработной платы сотрудника на основе его рабочего времени, должностных обязанностей и других условий, определенных в системе.

Класс Employee является основным для операций, связанных с персоналом, и обеспечивает управление персональными данными, учетом рабочего времени и процессами оплаты труда. Взаимодействие с другими классами, такими как Payroll, TimeRecord и Department, позволяет реализовать комплексный подход к управлению ресурсами и производительности сотрудников. Эффективное использование класса Employee способствует оптимизации HR-процессов и повышению общей эффективности управления персоналом организации.

Отношения между классами в системе подразумевают определенную организационную структуру и способы взаимодействия между собой:

· Отношение "один-ко-многим" между HRSystem и Employee: Система HR (HRSystem) содержит список всех сотрудников (employees: List<Employee>), что указывает на то, что одна система HR может управлять множеством сотрудников.

· Отношение "один-ко-многим" между HRSystem и Department: Аналогично, одна система HR может содержать список всех отделов (departments: List<Department>), что означает, что система имеет под собой множество отделов.

· Отношение "многие-к-одному" между Employee и Department: Это отношение указывает на то, что множество сотрудников (Employee) принадлежат одному отделу (Department), тем самым образуя иерархическую структуру организации.

· Отношение "многие-к-одному" между Employee и Manager: Здесь предполагается, что множество сотрудников могут быть подчинены одному менеджеру (Manager), который отвечает за управление и координацию их работы.

· Отношение "один-ко-многим" между Manager и Department: Один менеджер может управлять несколькими отделами (managedDepartments: List<Department>), что отражает возможности руководства в больших организациях.

· Отношение "один-к-многим" между Employee и TimeRecord: У каждого сотрудника может быть множество записей времени (timeRecords: List<TimeRecord>), которые отслеживают часы работы каждого сотрудника.

· Отношение "один-к-одному" между Employee и Payroll: Каждый сотрудник (Employee) ассоциирован с одной записью заработной платы (Payroll), что предполагает индивидуальный расчет оплаты для каждого сотрудника.

3.3 Вид с точки зрения процессов в новой системе учета персонала

Объектная модель программной системы для персонального учета работников организации описывает структуру системы с точки зрения её компонентов и их взаимодействий, основываясь на процессах, которые эти компоненты выполняют. Ниже представлено описание ключевых компонентов модели и процессов, связанных с каждым из них:



3.3.1 Процесс ввода данных о новом работнике

Рис. 3 Вид с точки зрения деятельности процесса ввода данных о новом работнике

Рис. 4 Вид с точки зрения последовательности процесса ввода данных о новом работнике

В процессе ввода данных о новом работнике в системе персонального учета работников организации можно выделить несколько ключевых этапов, каждый из которых имеет свои особенности и важность для всего процесса управления персоналом. В рамках курсовой работы данный процесс можно описать следующим образом:

Начало деятельности: Приход нового сотрудника в отдел кадров

Этот этап является первым контактом нового сотрудника с организацией и её культурой. Отдел кадров проводит встречу с новым сотрудником, в ходе которой объясняются корпоративные правила, ожидания и первичные обязанности. Также собираются необходимые документы, такие как паспорт, трудовая книжка, дипломы об образовании и другие сертификаты.

Ввод личных данных: Сбор личных данных и документов

На этом этапе сотрудники отдела кадров собирают всю необходимую информацию о новом сотруднике. Это включает фиксацию личных данных, таких как имя, адрес проживания, контактные данные, информацию об образовании и профессиональный опыт. Собранные данные будут использоваться для создания полного профиля сотрудника в системе.

Создание учетной записи

После сбора всех необходимых данных и документов, отдел кадров приступает к созданию учетной записи нового сотрудника в корпоративной информационной системе. Этот шаг включает ввод личных данных, контактной информации, квалификаций и других сведений в базу данных. Учетная запись позволяет новому сотруднику получить доступ к необходимым корпоративным ресурсам, таким как внутренний портал компании, электронная почта, системы задач и документооборота.

Назначение наставника

Важной частью процесса адаптации нового сотрудника является его знакомство с корпоративной культурой и внутренними процессами. Система или отдел кадров предлагает выбрать наставника из числа более опытных коллег. Наставник будет помогать новичку в ориентации в новой рабочей среде, обучении корпоративным стандартам и процедурам.

Решение

Отдел кадров на основе анализа потребностей нового сотрудника и имеющихся ресурсов принимает решение о назначении наставника. Это может зависеть от специфики должности, на которую принят сотрудник, и от уровня его профессиональных навыков. Если наставник необходим, выбирается подходящий кандидат, с которым согласовываются условия наставничества.

Завершение деятельности

После успешного завершения всех предыдущих этапов и организации рабочего места, учетная запись нового сотрудника считается созданной, и он готов приступить к выполнению своих рабочих обязанностей. Отдел кадров обеспечивает, что у сотрудника есть вся необходимая для работы информация, включая руководства, инструкции, и что все административные вопросы решены.

Таким образом, описанный процесс не только включает техническую сторону создания учетной записи в системе, но и социальный аспект адаптации нового сотрудника в организации, что способствует эффективной и гладкой интеграции в коллектив и рабочую среду.



3.3.2 Процесс учета рабочего времени работника

Рис. 5 Вид с точки зрения деятельности процесса учета рабочего времени

Рис. 6 Вид с точки зрения последовательности процесса учета рабочего времени

Процесс учета рабочего времени работника является важным аспектом управления персоналом и внутренней отчетности в организациях. Он позволяет отслеживать и анализировать рабочие часы сотрудников, что непосредственно связано с их производительностью и расчетом заработной платы. В рамках курсовой работы этот процесс может быть описан следующим образом:

Начало деятельности: Начало рабочего дня

Рабочий день начинается в установленное время, которое фиксируется корпоративными правилами или индивидуальными графиками сотрудников.

Регистрация прихода на работу

При входе на рабочее место работник использует систему учета рабочего времени для регистрации времени прихода. Это может быть выполнено путем отметки в электронном журнале, использования карточки доступа, биометрического сканера или через специализированное мобильное приложение.

Выполнение работы

В течение дня работник выполняет свои задачи в соответствии с должностными обязанностями и проектными заданиями. Рабочее время может быть разделено на различные виды деятельности, которые также могут учитываться системой.

Регистрация ухода с работы

По окончании рабочего дня или смены работник регистрирует время ухода, аналогично процессу регистрации прихода. Это время фиксируется в системе учета рабочего времени.

Анализ данных

Система учета рабочего времени анализирует зарегистрированные данные для определения общего количества отработанных часов, учета переработок или недоработок, а также для подготовки данных для расчета заработной платы.

Решение: Корректировки

Если в процессе учета были выявлены ошибки или несоответствия (например, работник забыл зарегистрировать время прихода или ухода), HR-специалисты или непосредственные руководители могут вносить корректировки вручную, чтобы обеспечить точность данных.

Завершение деятельности

После проведения всех необходимых корректировок и анализа рабочий день считается зарегистрированным и учтенным в системе. Результатом является надежная запись, которая будет использоваться для расчета заработной платы, составления отчетов о производительности и планирования рабочей силы. Завершение деятельности также включает в себя подготовку к следующему рабочему дню, обеспечивая непрерывность и целостность процесса учета рабочего времени.

3.3.3 Процесс подготовки отчета о проделанной работе сотрудниками

Рис. 7 Вид с точки зрения деятельности процесса подготовки отчета о проделанной работе

Рис. 8 Вид с точки зрения последовательности процесса подготовки отчета о проделанной работе

Процесс подготовки отчета о проделанной работе сотрудниками является важным аспектом для оценки эффективности и производительности персонала. В рамках курсовой работы на тему "Персональный учет работников организации" этот процесс может быть описан следующим образом:

Начало деятельности: Конец отчетного периода

Отчетный период может быть установлен на ежедневной, еженедельной, ежемесячной или ежеквартальной основе в зависимости от внутренних политик компании. По мере приближения конца этого периода начинаются подготовительные работы по сбору и обработке данных.

Сбор данных

Система учета рабочего времени и выполненных задач собирает все необходимые данные о проделанной работе сотрудниками. Это включает в себя задачи, проекты, отработанные часы и достижения по заданным KPI.

Обработка данных

Собранные данные подвергаются анализу и обработке. Это может включать сравнение фактической производительности с плановыми показателями, выявление отклонений, агрегацию данных по отделам и командам.

Создание черновика отчета

На основе обработанных данных формируется черновик отчета. Он включает в себя основные метрики работы, графики, таблицы и аналитические комментарии.

Проверка данных

Отдел кадров выполняет проверку черновика отчета на предмет ошибок и точности данных. Может быть проведена сверка с данными других отделов, таких как бухгалтерия или проектные группы.

Утверждение отчета

После того как отчет о проделанной работе сотрудниками сформирован и все данные проверены на точность, он направляется на утверждение руководителю. Руководитель оценивает отчет, уделяя внимание достоверности информации, соответствию с заданными KPI (ключевыми показателями эффективности) и полноте отражения выполненной работы. При необходимости руководитель может запросить дополнительные данные или внести предложения по корректировке отчета.

Распространение отчета

Утвержденный отчет распространяется среди заинтересованных сторон, которые могут включать высшее руководство, отделы компании, сотрудников и другие заинтересованные лица или органы. Распространение может происходить посредством электронной почты, публикации в корпоративной информационной системе или через специализированные платформы для обмена документами. Важно, чтобы все заинтересованные стороны получили информацию, которая поможет им в планировании, принятии решений и улучшении процессов.