Внедрение цифровых технологий в документооборот

Размещено на http://www.allbest.ru/

Внедрение цифровых технологий в документооборот

Дядькова Елена Александровна,

Московский Государственный Строительный Университет

Кропивницкий Ефим Дмитриевич

Аннотация

XXI век - век информации, а точнее Цифровизации. Цифровизация понятие глобальное, не потому что оно связано непосредственно с Интернетом, а потому что оно объединяет ресурсы. Абсолютно каждый экономический субъект заинтересован в ресурсах, потому что без них производство попросту невозможно. Ресурсы - это не только уголь, нефть, дерево … Ресурсы - это то, с помощью чего получается продукт. Цель моей статьи - показать, как внедрение цифровых технологий в документооборот поможет экономическим субъектам в осуществлении их деятельности.

Annotation

Integration of digital technologies in document management.

Dyadkova Elena Aleksandrovna,

Moscow State University of Civil Engineering

Kropivnitsky Efim Dmitrievich

The XXI century is the century of information, or rather Digitalization. Digitalization is a global concept, not because it is directly connected to the Internet, but because it unites resources. Absolutely every economic subject is interested in resources, because production is simply impossible without them. Resources are not just coal, oil, wood... resources are what the product is made from. The purpose of my article is to show how the integration of digital technologies in document management will help economic entities in the implementation of their activities.

Ключевые слова: цифровизация, документооборот, информация, цифровые технологии, ресурсы, экономический субъект, прибыль, Компания, омниканальность.

Key words: digitalization, document management, information, digital technologies, resources, economic entity, profit, company, omnichannel.

Информация один из ключевых ресурсов в наше время. Информацию даже по праву можно считать фактором производства, потому что без неё наладить производство невозможно. Абсолютно любой экономический субъект заинтересован в ресурсах, потому что из них получается продукт. Помимо заинтересованности в ресурсах, все экономические субъекты заинтересованы в прибыли, а точнее в её увеличении. Проблема в том, что идеальной (в данном случае скорее стабильной) стратегии заработка не существует и придумать её невозможно. Однако возможно повысить, например, рентабельность, т.е. эффективность использования ресурсов и деятельности организации в целом. Важно понимать, что любые действия организации будут оказывать влияние на её прибыль. Да, это так, даже выбор деревьев около входа в офис Компании сказывается на прибыли. Некоторым сотрудникам могут не понравится голубенькие ёлочки, от этого они будут хуже работать, упадёт уровень продаж и, соответственно, упадёт и прибыль.

Цифровизация тоже оказывает влияние на финансовые показатели Компании, поэтому её нужно научиться использовать правильно. Очевидно, что цифровизация будет экономить время, а время тоже ресурс!

Производственную, организационную и социальную деятельность организации свидельствуют документы. Организация движения потока документов от момента создания до момента уничтожения или сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот - это система создания, обработки, приёма, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Организация системы документооборота в Компании происходит в зависимости от сферы её деятельности. Понятие документооборота напрямую связано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документацией, поэтому движение документов также координируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. Если система документооборота на предприятии отсутствует, то многие процессы становятся невозможными:

· эффективный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учёт;

· оперативное взаимодействие с вышестоящими органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;

· управление организацией и взаимодействие между структурными подразделениями; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основные принципы грамотной организации документооборота. Принципы организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система, например, это чёткое движение потока документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами ресурсов, труда и времени. К основным принципам документооборота относятся:

· Скоординированная маршрутизация потоков документооборота;

· Непрерывность. Её достигают за счёт контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними;

· Регламентация всех процедур исполнения документа.;

· Исключение дублирования.

Основные функции цифрового документооборота:

· Обеспечение конфиденциальности обмена данными, используя защищенные каналы передачи;

· Контроль за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантия соблюдение законодательства РФ;

· Проверка электронных подписей на достоверность в момент подписания документов;

· Гарантия доставки электронных документов контрагенту в соответствии с маршрутом;

· Реализация обмена приглашениями.

Цифровизация предполагает масштабное переосмысление подхода к бизнесу, повышение эффективности компании за счёт оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, а также организацию согласованной работы интерактивных систем. В основе цифровизации лежит аналитика данных - это процесс преобразования первичных данных в реально полезные знания, которые можно использовать в профессиональной деятельности. Например, если подключить всё оборудования предприятия к системам мониторинга, то руководство сможет получить данные о загруженности и производительности оборудования. А на основе этих показателей - разработать актуальную стратегию развития предприятия.

Здесь важно понимать разницу между терминами "оцифровка", "автоматизация", "цифровая трансформация" и "цифровизация". Главное отличие термина "цифровизация" от других это то, что он наиболее близкий к экономической детальности и этому есть объяснение: цифровизация предполагает оптимизацию, а оптимизация - это всегда шаг вперёд. Спорить о преимуществах цифрового документооборота глупо, однако я всё же их перечислю: документ цифровизация архивирование

· Сокращение времени на обработку документа, на канцелярию, а также на оплату труда сотрудников;

· Исключение возможность пропажи документов;

· Возможность оперативной подготовки пакета необходимых документов к налоговой проверке или к любым другим мероприятиям;

· Своевременная доставка и получение документов;

· Ускорение финансовых операций;

· "Лёгкий доступ к любому документу;

· Повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки, согласование и т. д.

За идею внедрения цифрового документооборота недавно взялось правительство. В основном чтении Государственная Дума приняла законопроект о внедрении электронного документооборота в сфере трудовых отношений, пока законодательно оформление кадровых документов только в электронном виде не закреплено, поправки к Трудовому кодексу фиксируют такую возможность. Вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) работодатели смогут на платформе "Работа в России" и через свои информсистемы. Эксперты считают инициативу нужной, но полагают, что в нынешнем виде документ может усложнить перевод трудовых отношений в цифру. При этом ко второму чтению проект уточнили: ряд документов - как приказ об увольнении и журнал безопасности - должен в обязательном порядке предоставляться на бумажном носителе. О переходе на КЭДО работодатель должен будет уведомить сотрудников, а они смогут отказаться от ведения документов в цифровом виде. Распространение работодателем электронного документооборота на всех работников сможет быть включено в коллективный договор с согласия более половины работников.

Какие кардинальные изменения произойдут в организации после внедрения цифрового документооборота?

· Скорость получения оригинала документа. Процесс передачи документа занимает, как правило, от нескольких минут в рамках одного оператора до нескольких часов в роуминге. Бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день поступления документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. При обнаружении ошибок процесс получения корректировочного документа будет так же быстр и прост.

· Способ получения и отправки оригинала документа в режиме реального времени при использовании цифрового документооборота несравним с обменом бумажными оригиналами.

· Контроль движения отправленного документа. В случае задержки подписания со стороны партнера можно легко напомнить ему об этом, т.е. упростить процесс получения оригинала, снижая риски из-за его отсутствия. При бумажном обмене именно это является основной проблемой: чаще всего, стороны обмениваются сканами документов, процесс же получения оригиналов по разным причинам затруднен или вовсе не происходит. В случае недобросовестности партнера отсутствие оригиналов может повлечь серьезные проблемы.

· Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение дает возможность эффективнее использовать время сотрудников и сократить затраты (бумага, картриджи, почтовые расходы, содержание архива). Если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц, издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год. При бумажном обороте полученный от контрагента (входящий документ) после подписания отправляется снова контрагенту, т.е. и по входящим документам тоже имеют место расходы, которые электронный документооборот поможет исключить.

· Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Используя систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве. В случае необходимости, хранящиеся в архиве документы можно легко найти, распечатать для проверяющих (ФНС, для предоставления в суд и др.) и предоставить, подписав электронными подписями сторон или заверив предварительно должным образом. Оригиналы документов также можно предоставить на электронных носителях или распечатать и заверить у нотариуса.

· Интеграция. Система цифрового документооборота может быть интегрирована с уже установленными системами бухгалтерского учёта, что еще больше упростит процесс перехода и использования электронного документооборота.

Список литературы

1. Сергеев С.Н., Цифровой документооборот. Бюджет, 2018, 11.

2. СберКорус. Электронный документооборот, как это работает: https://www.esphere.ru/blog/chto-takoe-elektronnyj-dokumentooborot.

3. Викулина А., Что такое ЭДО: основные понятия. WiseAdviceIt, 2019.

4. Сидевич В., Цифровая трансформация документооборота, IDC, 2020.

5. КонсультантПлюс. Цели развития электронного документооборота: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_372761/d053aa98a0a74a86485bdcac95f39158b214462f/

Размещено на Allbest.ru