Размещено на http://allbest.ru

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Иркутский национальный исследовательский технический университет

Институт высоких технологий

Кафедра информатики

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

Создание базы данных «Курсы по повышению квалификации»

по дисциплине: Информатика

Иркутск 2019 г.



Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

2. Практическая часть

2.1 Создание таблиц

2.2 Создание схемы данных

2.3 Создание запросов

2.4 Создание форм

2.5 Создание отчётов

Заключение

Список использованных источников

Введение

В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности. Любые действия, производимые с информацией, называются информационными процессами. Основную роль тут играют сбор, обработка, создание, сохранение и передача информации. На протяжении всей своей истории человечество развивала эти и другие процессы, а так, же смежные отрасли. Одним из основных критериев развития общества было именно совершенствование информационных процессов. Искусство, религия, письменность, шифрование, книгопечатание, авторское право, телеграф, радиоэлектроника, компьютеры, интернет - это лишь основная часть достижений человечества в области работы с информацией.

В настоящее время в мире электронных технологий практически невозможно представить компанию (фирму или организацию), в которой не требуется обработка некоторого объёма информации. Информацию требуется, где-то хранить. Информация может динамически изменяться. Регулярно требуется выборка данных по определённым критериям из всего массива. Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов, данных по любым критериям и поэтому базы данных очень актуальны, потому что объемы хранимой информации растут с каждым днем.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной базе данных. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных(СУБД). Существует множество различных СУБД: IMS, CETOP, ORACLE, CLIPPER, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT-ACCESS.

1. Теоретическая часть

Программа MS Access является системой управления базами данных (СУБД). Она позволяет создать целесообразно организованную базу данных и обеспечить эффективное управление - выборку требуемых данных, их редактирование и обработку. В общем случае база данных - это систематизированный набор любых данных. В простейшем случае систематизация строится так, чтобы облегчить поиск требуемых данных. Простейшими примерами базы данных могут служить ваша записная книжка или телефонный справочник.

База данных. Это совокупность сведений, хранящихся упорядоченным образом. База данных Access - это совокупность объектов базы (таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули и страницы доступа к данным), хранящихся в виде файла с расширением.

Система Access -- это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

Таблицы предназначены главным образом для размещения и хранения оригинальных данных.

Каждое поле таблицы обладает набором свойств. Первые четыре из них задаются в верхней части окна конструктора -- в таблице с перечнем полей.

Имя поля. Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длину до 64 символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации. Точки (.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей не допускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля одной таблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программировании считается не включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символами подчеркивания (_) или используют прописные и заглавные буквы, чтобы длинные имена полей легче читались.

Тип данных. Тип данных каждого поля тоже нужно указать обязательно. Происходит это в результате выбора значения второго столбца таблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типов данных фиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 97.)

Описание. Значение этого свойства задавать не обязательно. Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния, после выбора пользователем соответствующего поля в режиме таблицы.

Ключевое поле. Чтобы задать свойство Ключевое поле, выделите поля, которые вместе будут составлять первичный ключ, и щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Слева от названий выбранных полей появятся изображения ключа.

Первичный ключ. Поле, содержащее уникальное значение для каждой записи, например, Код Заказчика или Номер Социальной Страховки. Поле первичного ключа используется для организации связи с другими таблицами отношениями «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

Отношение «один-к-одному». Это отношение между двумя таблицами, при котором каждая запись из одной таблице имеет только одну связанную запись в другой. Это отношение используется в том случае, когда определенные сведения должны быть защищены больше, чем остальные, или они лишь изредка используются формах и отчетах.

Отношение «один-ко-многим». Это отношение между двумя таблицами, при котором одна запись в первой таблице может быть связана с множеством записей во «многих» таблицах. Связь таблиц осуществляется с помощью первичного ключа в таблице со стороны «один» и внешнего ключа в таблице со стороны «многие».

Отношение «многие-ко-многим». Это отношение между двумя таблицами, при котором каждая запись этих таблиц может быть связана с множеством записей второй таблицы. Такое отношение существует между студентами и занятиями: студент посещает множество занятий, а на каждом занятии присутствует множество студентов. Отношение «многие-ко-многим» устанавливается между ключевыми полями двух таблиц, связанных с третьей таблицей, состоящей только из ключевых полей.

Кроме четырех свойств, у каждого поля есть еще ряд дополнительных свойств, они перечислены в нижней части окна конструктора. Некоторые из этих дополнительных свойств зависят от типа данных выбранного поля. Их значения или вводятся вручную, или выбираются из раскрывающихся списков. Вкладка Общие позволяет указать значения следующих свойств полей таблиц.

* Размер поля. Для текстовых полей это свойство определят их длину и вводится вручную. Размер числовых полей выбирается из раскрывающегося списка. У полей типа Поле MEMO, Дата/время, Денежный, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок этого свойства нет.

* Формат поля. Это свойство определяет, в каком формате данные поля будут выводиться на экран. Значение свойства можно выбрать из стандартного набора форматов. Можно задать и свой собственный формат, введя его в текстовое поле. У полей типа Поле объекта OLE этого свойства нет.

* Число десятичных знаков. Для этого свойства числовых полей и полей счётчика можно выбрать из раскрывающегося списка значение Авто или фиксированное количество знаков дробной части, а можно ввести значение и вручную. Поля других типов этого свойства не имеют. От указанного здесь значения, как и от значения свойства Формат поля, зависит то, как данные будут отображаться на экране (на сами данные значение этого свойства не влияет).

* Маска ввода. Значением этого свойства может быть символьная строка, подобная той, которая определяет формат поля. Только маска ввода определяет, как данные будут вводиться или редактироваться. Для создания масок ввода полей типа Текстовый, Числовой, Дата/время и Денежный есть специальный мастер, которого можно запустить с помощью кнопки с троеточием (она появится справа, если щелкнуть мышкой на нужном свойстве). Этот мастер предложит вам целый список готовых масок ввода, подходящих, например, для ввода номеров телефона, времени, дат, индексов и т.п.

* Подпись. Если вы хотите, чтобы в режиме таблицы в качестве заголовка поля выводилось не его имя, а более удобная или понятная надпись, именно сюда ее и нужно ввести. Для подписей никаких ограничений не существует -- они могут содержать любые символы, включая точки, восклицательные знаки и квадратные скобки.

* Значение по умолчанию. Значение, которое вы введете для этого свойства, Access будет автоматически вносить в указанное поле каждой добавляемой в таблицу записи. Очень часто в качестве значения по умолчанию для полей типа Дата/время используется текущая дата. Для полей типа Поле объекта OLE и Счетчик значений по умолчанию быть не может.

-Условие на значение. Здесь вводится условие (в виде выражения Ассеss), которое будет проверяться каждый раз, когда значение поля будет изменяться пользователем. Свойство Условие на значение у полей типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Счетчик отсутствует.

Сообщение об ошибке. Если введенное в таблицу значение не соответствует условию проверки (определенному в свойстве Условие на значение), пользователь увидит в строке состояния указанное здесь сообщение.

* Пустые строки. Это свойство есть только у текстовых, МЕМО-полей и гиперссылок. Его значение Нет означает, что в поле должен быть введен хотя бы один символ. В Ассе ss между пустой строкой и значением поля Null существует определенная разница, поэтому свойства Пустые строки и Обязательное поле используются независимо.

* Индексированное поле. Свойство определяет индекс, создаваемый по одному полю. Это свойство может иметь одно из трех значений, выбираемых из раскрывающегося списка: Нет, Да (допускаются совпадения), Да (совпадения не допускаются). Последнее означает, что никакие две записи таблицы не могут иметь одинаковые значения данного поля. Для удаления индекса, созданного по одному полю, достаточно свойству Индексированное поле присвоить значение Нет. Нельзя индексировать таблицы по полям типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Гиперссылка.

* Новые значения. Это свойство есть только у полей-счетчиков. Оно определяет способ вычисления новых значений для добавляемых в таблицу записей: последовательные (максимальное из значений поля +1) или случайные числа. Случайные значения счетчика, как правило, используются при репликации данных, чтобы при добавлении записей в реплики одной и той же таблицы значения их ключевых полей не совпадали.

Итак, чтобы добавить в базу данных первую таблицу, нужно ввести имена ее полей, указать их типы и размеры, а также формат отображения данных.

Запросы предназначены для операций с данными одной или нескольких таблиц.

Запросы -- важнейший инструмент любой системы управления базами данных. Запросы служат для выборки записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выборки конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

Формы предназначены для представления данных таблиц и запросов в виде, удобном для просмотра и редактирования.

Отчеты представляют красиво оформленные данные из таблиц и запросов. Редактировать данные в отчете нельзя, но можно выполнять анализ данных путем сортировки, группировки и всевозможных вычислений итоговых характеристик. Отчеты предназначены для просмотра и печати.

Объектом исследования данной курсовой работы является реляционная модель базы данных.

Предмет курсовой работы состоит в изучении принципов разработки реляционных баз данных на примере проектирования и создания базы данных «Курсы по повышению квалификации».

Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации «Microsoft - Access».

Для достижения поставленной цели, были сформулированы следующие задачи:

- разработать и проанализировать модель предметной области;

- построить объекты базы данных «Курсы по повышению квалификации»»: таблицы, формы, запросы и отчёты.

Анализ предметной области позволяет разбить информацию для хранения в базе данных на несколько сущностей.

По условию задания нам дано три таблицы:

Группы [Номер Группы, Специальность, Отделение, Количество Студентов];

Преподаватели [Код Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон];

Нагрузка [Код Преподавателя, Номер Группы, Количество Часов, Тип Занятия, Оплата].

В условии не указано, какие из данных таблиц являются Основными, а какие вспомогательными - это мы решает сами.

Основной выбираем - Нагрузка [Код Преподавателя, Номер Группы, Количество Часов, Тип Занятия, Оплата];

Вспомогательными - Группы [Номер Группы, Специальность, Отделение, Количество Студентов];

Преподаватели [Код Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон];

Мы добавим еще три вспомогательные таблицы - Специальность [Специальность];

Отделение [Отделение];

Тип занятия [Тип занятия];

Схематическое изображение инфологической модели без указания названий полей и вспомогательных таблиц представлено на рисунке 1.1.

Размещено на http://allbest.ru

Рисунок 1.1 - Схематическое изображение инфологической модели

Дальнейшая работа по созданию БД выполняется в MS Access и подробно описывается в следующем разделе.



2. Практическая часть

2.1 Создание таблиц

Теперь, когда схема существует, создадим таблицы, тем самым определив их структуру - опишем каждое поле записи. Начинать надо со вспомогательных таблиц - «Группы», «Преподаватели».

Для создания таблицы «Группы» в окно базы данных нажмем кнопку Создание, а затем выбираем кнопку Таблица.

Для создания первой таблицы выбираем режим Конструктор. Для этого, нажимаем на правую кнопку мышки, вызываем «Меню» в котором выбираем режим Конструктор (Рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 - Переход в режим Конструктор

При переходе в режим Конструктор, программа предлагает сохранить таблицу и переименовать ее. Переименовать таблицу можно и после. Для этого нажатием правой кнопкой мышки выбираем в появившемся меню «Переименовать».

Перейдя в режим Конструктор, появляется диалоговое окно таблицы и состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип таблицы, Описание. В первом столбце «Имя поля» указываем наименование по заданию - Код Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон - так будут называться столбцы в нашей таблице. Затем укажем Тип данных для каждого поля. В поле Код преподавателя выбираем Тип данных счетчик, для того чтобы данные проставлялись автоматически и не приходилось их набирать вручную. (Рисунок 2.2). В Свойствах поля, в строке Новые значения выбираем последовательные, тогда у нас поле Код преподавателя будет заполнять не только автоматически, но и цифры будут проставляться последовательно.

Рисунок 2.2 - Таблица «Преподаватели» в режиме Конструктор

Заполнив все необходимые нам данные в режиме Конструктор, переходим в режим Таблицы. Столбцы заполняем в соответствии с нашим заданием. Вносим все данные кроме Код сотрудника, они заполняются автоматически (Рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 - Таблица «Преподаватели» в режиме Таблицы

Далее, следуя заданию, создаем еще одну вспомогательную таблицу Группы [Номер Группы, Специальность, Отделение, Количество Студентов]. При создании таблицы Группы создаем еще две дополнительные таблицы Специальность и Отделение, для того, чтобы заполнение данных полей было не вводом с клавиатуры, а выбиралось из предложенного справочника (Рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 - Дополнительная вспомогательная таблица «Специальность»

Теперь нам необходимо в основную таблицу Группы связать с дополнительными - Специальность и Отделение, для того чтобы появился справочник. В поле Специальность в таблице группы выбираем Тип данных - Мастер подстановок, это последняя строчка в списке. У нас появляется окно Создание подстановки (Рисунок 2.5). Выбираем Объект «поле подстановки» получит значение из другой таблице или другого запроса, нажимаем Далее. Используем автоматическое создание постановки.

Рисунок 2.5 - Создание подстановки



После нажатия Готово, дополнительная таблица Специальность привяжется к основной таблице Группы и сделает заполнение поля Специальность выбором из справочника (Рисунок 2.6).

Рисунок 2.6 - Таблица Группы

То же самое мы повторим с полем Отделение.

Затем создаем по такой же схеме основную таблицу Нагрузка, с данными [Код Преподавателя, Номер Группы, Количество Часов, Тип Занятия, Оплата]. информация реляционный база microsoft access

Заполнение поля Тип занятии планируем сделать тоже из предложенного списка из предложенного списка, поэтому создаем дополнительную вспомогательную таблицу Тип занятия (Рисунок 2.7, Рисунок 2.8).

Рисунок 2.7 - Таблица «Нагрузка» в режиме Конструктор



Рисунок 2.8 - Таблица «Тип занятия» в режиме Конструктор

2.2 Создание схемы данных

Для создания схемы данных можно воспользоваться пунктом Работа с базами данных/Схема данных.

В появившемся диалоговом окне выбираем таблицы, включаемые в схему. После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей. После этого с помощью мыши соединяем нужные нам поля (мышью перетаскиваем одно поле на другое) с ключевыми полями других таблиц - на схеме появятся стрелки с указанием типа связи (Рисунок 2.9).

Рисунок 2.9 - Схема данных



2.3 Создание запросов

Запрос - это объект Microsoft Access, который производит отбор данных из базы данных (БД). Запрос определяет, из каких таблиц, какие поля и записи базы данных следует извлечь и как представить их на экране для просмотра.

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных.

Для создания запроса открываем вкладку «Конструктор запросов» окна базы данных.

В появившемся диалоговом окне выбираем таблицы, которые нам необходимы для создания запроса (Рисунок 2.10).

Рисунок 2.10 - Добавление таблиц

После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей и связей между ними.

Так же мы добавляем таблицы Преподаватели, Нагрузка и Тип занятия. В поле имя таблицы выбираем таблицу из которой будем брать информацию, а в поле Поле указываем какую конкретно информацию мы используем.

В данном запросе мы хотим получить вывод информации по специальности с указанием ФИО преподавателя, типа занятия и количество часов.

Данный запрос позволит отследить какой количество часов и каких занятии каждый преподавателя провел по какой специальности. Получится общий запрос (Рисунок 2.11).

Рисунок 2.11 - Запрос Специальность в режиме Таблицы

По такому же принципу создаем Запрос Занятие, Запрос для преподавателей и Запрос Сводная по специальностям. Если Запрос Специальность показывал информацию по всем специальностям, то остальные запросы у нас будут индивидуальны.

Для этого мы в поле Условие отбора пропишем [Введите наименование специальности]. Это условие позволит нам показывать данные по конкретной нам специальности, или в Запросе для Преподавателей - по интересующему нас преподавателю (Рисунок 2.12).



Рисунок 2.12 - Запрос Сводная по специальностям, Условие отбора

Итак, мы создаем 4 запроса (Рисунок 2.13).

Рисунок 2.13 - Запросы

2.4 Создание форм

Формы создаем в окне базы данных, для этого нажимаем на вкладку Создание и кнопку Мастер форм.

После этого откроется диалоговое окно, в котором мы выбираем необходимые нам таблицы (или запрос), а из них - поля, включаемые в форму. Так мы создаем Форму Группы. Форму Группы мы создаем по Таблице Группы. Данная форма нам нужна для того чтобы вводить информацию о новой группе (Рисунок 2.14).



Рисунок 2.14 - Форма Группы

Таким же образом создаем Форму Преподаватели и Форму Нагрузка. Формы Нагрузка и Преподаватели мы так же создаем по Таблицам Нагрузка и Преподаватели.

При открытии Формы Преподаватели, Группы или Нагрузка открываются последние введенные данные. Для того, чтобы ввести новые, нажимает кнопку создать (Рисунок 2.15).

Рисунок 2.15 - Форма Преподаватели



2.5 Создание отчётов

Отчеты создаются с помощью мастера отчетов. Для этого в окно базы данных нажмем кнопку Создание и выбираем Мастер отчетов.

Отчеты создаем по запросам, созданным ранее. Итак, у нас есть Запрос Для преподавателей, Запрос Занятие, Сводная по специальностям, Запрос Специальность. Создадим Отчет по запросу Сводная по специальностям. Используется также автоматическое создание отчётов (Рисунок 2.16).

Рисунок 2.16 - Создание Отчета по Запросу Сводная по специальностям

В следующих шагах выбираем необходимые нам данные и нажимаем Далее. Когда доходим до Выбора вида макета для отчетов, нам необходимо определиться как будет выглядеть наш отчет. В нашем случае данный отчет создавался три раза, чтобы определиться, как в итоге будет выглядеть наш отчет. Выбирался более удобный для восприятия вид. Остальные отчеты были удалены.

Затем нажимаем Готово и просматриваем свой отчет. Для просмотра отчета Сводная по специальностям, нам нужно ввести наименование специальности, и тогда отчет сформируется (Рисунок 2.17).



Рисунок 2.17 - Отчет Сводная по специальностям: Специальность психология

Так же мы создадим еще 4 отчета: Занятие, Преподаватели, Сводная, Специальность. Отчет Занятие позволяет нам просмотреть информацию по Типу занятия, при чем только по одному.

Отчет Специальность позволяет посмотреть какой преподаватель у каждой специальности сколько и каких занятии провел.

Отчет Сводная показывает нам всю информацию из наших таблиц.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям.

И в завершении нашей работы, создадим форму под названием «Меню» для удобного пользования нашей программой.



Заключение

С помощью этой работы Мы познакомились с Access и теми её уникальными возможностями, благодаря которым она является самой лёгкой в использовании среди всех других систем управления базами данных.

Из этой работы Мы узнали: как с помощью мастера баз данных и стандартных шаблонов Access создать собственную базу данных, что такое стандартные объекты Access, такие как таблицы, формы, отчёты и модули; как с помощью панели инструментов и меню выполнять различные задачи; как выбрать оптимальный тип данных; как добавлять в таблицы новые записи, вводить и редактировать данные.

В работе рассказывается о мощном механизме отбора и обработки данных - запросах - и об организации межтабличных связей, являющихся основой реляционных СУБД. Мы узнали, как создаются самые простые запросы с помощью конструктора запросов; как отбирать нужные поля и описывать результирующие наборы записей; как объединять таблицы в мощные перекрестные запросы, суммирующие данные таблиц и представляющие результаты в очень наглядном и компактном виде.

Часть работы посвящена изучению объектов интерфейса Access. Благодаря формам с разнообразными элементами наши базы данных «оживут», а мощные генераторы позволят распечатывать профессионально оформленные отчёты. Их можно будет сохранять и в файлах, чтобы потом продолжить работу с ними в Excel или Word. Мы узнали о том, как с помощью мастеров избежать рутинной работы по созданию простейших основных и подчинённых форм; как работать с мастерами создания отчётов.

Список использованных источников

1. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика. - Иркутск: изд-во ИрГТУ. - 2012. - 200 с.

2. СТО 005-2015 Система менеджмента качества. Учебно-методическая деятельность. Оформление курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ технических специальностей, Иркутск: изд-во ИрГТУ. 2015. - 39с.

3. Голышева, А. В. Access 2007 без воды. Все, что нужно для уверенной работы / А.В. Голышева, И.А. Клеандрова, Р.Г. Прокди. - М.: Наука и техника, 2017. - 192 c.

4. Тимошок, Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель / Т.В. Тимошок. - М.: Вильямс, 2013. - 464 c.

5. Смирнова, О. В. Access 2007 на практике / О.В. Смирнова. - М.: Феникс, 2017. - 160 c.

Размещено на Allbest.ru