База данных "Гостиница"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

База данных "Гостиница"

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть Ms Access

1.1 Краткая характеристика Microsoft Access

1.2 База данных Microsoft Access и её объекты

1.3 Запросы. Назначение и виды запросов

1.4 Создание таблицы в режиме Конструктор

2. Практическая часть

2.1 Создание базы данных в программе MS Access

2.2 Построение запросов, форм, отчетов, макросов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Актуальность. Важное место в индустрии занимает гостиничный бизнес, широкий и разнообразный характер которого охватывает и элементы, связанных с ним секторов индустрии, например питание, отдых и развлечения и др. Соответственно, гостиничный бизнес демонстрирует более широкую и разнообразную организационную структуру, чем другие секторы индустрии.

Предприятия индустрии гостеприимства имеют общие характеристики, которые определяют природу индустрии гостеприимства. А она, в свою очередь, формирует организационную структуру предприятия, определяет управленческую политику.

На современном этапе индустрия гостеприимства развивается стремительными темпами, стараясь удовлетворить все возрастающие потребности населения и, конечно, получить прибыль. С этой целью на предприятиях гостиниц создаются новые и совершенствуются старые предоставляемые услуги и организационные работы. Доработки также требуют и методы управления: важно уметь правильно и грамотно сочетать их между собой, чтобы достичь оптимального результата.

Все это делает тему управления предприятием гостиничного хозяйства чрезвычайно актуальной и создает предпосылки к изучению существующих методов управления и возможного предложения новых способов их комбинирования, изучению новых компьютерно-информационных программ, облегчающих работу по учету клиентуры гостиницы, для сдачи отчетов и т.д.

Одной из таких программ является Microsoft Access. Это реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самой Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Цель курсовой работы - в теоретической части является определение назначения запросов в MS Access и характеристика их основных видов, при этом будет даваться краткая характеристика Microsoft Access и объектов базы данных и с практической - спроектировать базу данных и разработать приложение для учета клиентов гостиницы. БД хранит информацию о постояльцах, номерах, тарифах, дополнительных услугах, персонале.

Необходимо учитывать стоимость проживания и дополнительных услуг для клиентов, формировать отчеты по заселению, услуге, персоналу.

Для координации и последующего использования информации используются базы данных. База данных это набор сведений относящихся к определенной теме или задаче, организованных таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этого набора сведений, как в целом, так и любой его части.

Microsoft Access - это одно из приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office. Приложение является мощной программой обработки баз данных, которую можно использовать для хранения, сортировки и управления практически любыми типами данных.

MS Access, позволяет объединить нужные данные в одну реляционную базу данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных.

Цель работы: разработать базу данных "Гостиница".

Задачи работы:

- разработать базу данных;

- создать запросы,

- создать отчеты;

Задание:

Разработать базу данных "Гостиница".

Сведения:

- ФИО клиента;

- Паспортные данные;

- Номер;

- дата заселения;

- Дата выселения;

Объектом исследования: является процесс создания базы данных.

Методы исследования: поисковый (поиск информации о программе, информации для БД), творческая (работа с программой).

Предмет исследования: Технология создания, обработки публикации информации; приложение гостиница база информация

Структура работы: данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, пяти пунктов, заключения, списка использованной литературы и приложения

1. Теоретическая часть Ms Access

1.1 Краткая характеристика Microsoft Access

Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа, т.е. представляющая собой множество нормализованных взаимосвязанных таблиц [4,с 190]. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее [1,с 289]. Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA [2,с 342] обладает широкими возможностями по импорту/ экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД.

Еще одно немаловажное достоинство MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

1.2 База данных Microsoft Access и её объекты

База данных Microsoft Access представляет собой одну из наиболее популярных систем управления базами данных, позволяющую создавать базы данных, вводить в них данные и при необходимости редактировать их, осуществлять поиск и отбор необходимых данных на основе заданного критерия, формировать требуемые отчеты.

Работа с базой данных подразделяется на две фазы: фазу конструирования базы данных и фазу управления данными. После завершения фазы конструирования появляется возможность использовать различные объекты базы данных для управления реальными данными, т.е. становится возможным ввод данных, их редактирование, формирование запросов в базе данных с целью извлечения части данных, создание отчетов и др. может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это фундаментальная структура базы данных, где она сохраняются в виде записей (рядов) и полей (столбцов). Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным [3,с 123].

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется "Схема данных".

Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, - это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной[5,с 35].

Форма - объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера.

Отчёт - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например, в виде таблицы или списка).

Макрос - это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой.

Модуль - контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

1.3 Запросы. Назначение и виды запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Результат выполнения запроса - это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса[2,с 567].

Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

· включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля; выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

· произвести вычисления в каждой из полученных записей;

· сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

· произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

· создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

· удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; "а добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

В Microsoft Access может быть создано несколько видов запроса:

· запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

· запрос на создание таблицы - также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

· запросы на обновление, добавление, удаление - являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах [3, с 154].

Запросы Гостиницы может быть следующим:

-"Список клиентов"- выводится информация о всех клиентах гостиницы.

-"Комнаты"- представлена информация о доступных комнатах и их цены.

-"Работники "- позволяет посмотреть список работников и их профессии.

-"Проживание"- информация о заселении и выселении клиентов, тип номера и цена за ночь.

1.4 Создание таблицы в режиме Конструктор

В окне базы данных нужно щелкнуть по вкладке Таблицы.

Для создания новой таблицы необходимо щелкнуть по кнопке Создать, выбрать режим Конструктор, щелкнуть по кнопке ОК или дважды щелкнуть по фразе Создание таблицы в режиме конструктора.

Создание новой таблицы в режиме Конструктор состоит из нескольких шагов:

1) В столбце Имя поля вводят имя поля таблицы и нажимают клавишу TAB(Enter).

2) Оставляют текстовый тип в столбце Тип данных или щелкают по стрелке раскрывающегося списка и выбирают нужный тип поля.

3) Нажимают TAB и вводят описание поля (необязательный реквизит).

4) Устанавливают необходимые Свойства поля.

5) Повторяют пп. 1-4 для каждого создаваемого поля

6) Выделяют поля, которые будут ключевыми (щелчок по мар-керу поля - серый квадрат слева от имени поля). Затем щелкают по кнопке Ключевое поле на панели инструментов. Ключевые поля могут быть текстовыми, числовыми, счетчиками.

7) Щелкают по кнопке Сохранить, вводят имя таблицы и щелкают по кнопке ОК.

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов ".", "!", "'", "[", "]". Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных - это характеристика, присваиваемая полю при включении его в таблицу для упрощения ввода и отображения информации. При сохранении таблицы данные приводятся к новому типу. Если информация несовместима с новым типом, то вся она или часть ее может быть утеряна.

Можно выбрать следующие типы данных:

текстовый - текст или комбинация букв и цифр, а также числа, не участвующие в вычислениях; тип данных - по умолчанию;

число символов в поле не должно превышать 255; максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля;

MEMO- длинный текст или сочетание текста и числовых данных; максимальная длина 64000 символов;

числовой - данные, используемые в вычислениях; конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля;

денежный - денежные значения или данные для вычислений, проводимых с точностью 15 знаков до и 4 знака после запятой; длина поля 8 байт; при обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для

полей с плавающей точкой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление;

дата / время - даты и время, относящиеся к" годам от 100 до 9999 включительно; длина поля 8 байт;

счетчик - уникальные последовательно возрастающие на единицу или случайные числа, автоматически вводимые при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значение полей этого типа изменить или удалить нельзя; длина поля 4 байта для длинного целого, для кода репликации - 128 байт; в таблице не может быть более одного поля этого типа; используется для определения уникального ключа таблицы;

логический - логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл.; длина поля 1 бит;

поле объекта OLE- объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access; длина поля - до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска); для полей типа OLE и MEMO не допускается сортировка и индексирование.

2. Практическая часть

2.1 Создание базы данных в программе MS Access

Рассмотрим этапы создание базы данных "Гостиницы" с помощью СУБД Access.

1. Запускаем MSAccess.

2. Нажимаем на кнопку "Новая база данных".

3. В появившемся окне введем название БД и выберем "Создать"

Создание и заполнение таблиц.

Теперь начинаем заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Таблица "Клиенты" - База данных Access Гостиниц

Таблица "Проживание" - База данных Access Гостиница

База данных Access Гостиница предназначена для автоматизации работы гостиничного комплекса. В базе таблицы заполнены данными, выполнены все виды запросов: запрос с условием, запрос с вычисляемым полем, параметрический запрос, запрос с групповыми операциями, запрос на добавление, изменение, обновление, запрос на создание таблицы. Также сделаны формы для работы с данными и отчеты, которые можно выводить на печать.

База данных Access Гостиница позволяет добавлять и редактировать информацию о клиентах, номерах и их типов, проживании. Также в базе данных Access Гостиница предусмотрены запросы на вывод информации об определенном типе номера, итоговой сумме по каждому проживающему, на изменение цены проживания, на вычисление стоимости проживания и т.д.

Реализованы запросы на обновление, запрос на удаление, запрос на добавление, на создание таблицы.

2.2 Построение запросов, форм, отчетов, макросов

В СУБД Access применяются различные типы запросов: на добавление, на обновление, на выборку, перекрестный и параметрический.

Запрос на выборку.

Запрос на выборку используется для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Параметрический запрос.

Запрос параметрический предназначен для автоматизации процесса изменений условий отбора данных, т.е при выполнении которого пользователю необходимо ввести значение требуемого ему параметра.

Запрос на обновление.

Запросы на обновление используются главным образом для того, чтобы внести изменения сразу в большое количество записей с помощью одного запроса.



Создание формы.

· Открываем интересующую таблицу.

· Перейдем во вкладку "Создание".

· Нажимаем на необходимый формат формы из блока "Формы"



Создание отчетов.

1. Выбираем запрос и переходим во вкладку "Создание".

2. Нажимаем на кнопку "Отчет" в блоке "Отчеты".

Создание макроса.

Макрос-это набор макрокоманд, которые выполняют определенные действия.

Макрокоманда - это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия над объектами Access и их элемента.

Создание главной кнопочной формы.

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов

1. Щелкните стрелку вниз на панели быстрого доступа и выберите пункт другие команды. Access откроет диалоговое окно " Параметры Access " с выделенным пунктом " панель быстрого доступа".



2. В поле со списком Выбрать команды из выберите пункт все команды



1. Выберите Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку Добавить. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно Параметры Access .

2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Диспетчер кнопочных форм, чтобы открыть средство.

3. Microsoft Access спрашивает, следует ли создать кнопочную форму, нажмите кнопку Да. Будет создана Главная кнопочная форма. Вы можете добавить все команды кнопочной формы в главную кнопочную форму или создать дополнительные кнопочные формы.

4. Чтобы создать дополнительные кнопочные формы, нажмите кнопку создать.

5. Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку Ок.

6. Повторите действия 5 - 6 для каждой дополнительной кнопочной формы, которую вы хотите создать, а затем нажмите кнопку Закрыть.



Сохраняем БД.

Главная кнопочная форма.

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.



Заключение

В теоретической части этой работы были кратко описаны основные характеристики системы управления базами данных Microsoft Access. Определены основные классы объектов БД Microsoft Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач. Описаны назначение и виды запросов в Microsoft Access.Access - хорошее решение для предприятий, стремящихся совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящихся в максимально короткие сроки получить правильное решение. В основном это относится к предприятиям малого и среднего бизнеса, которые составляют большинство среди компаний разных отраслей. Миллион специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

В практической части работы была решена поставленная задача - разработать базу данных "Гостиница".

Список использованной литературы

1.Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2007. - 480 с.

2.Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. - СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. - 754 с.

3.Гончаров А. Access в примерах. [Текст] / Гончаров А.-С.-Петербург: Питер, 2008. - 302 с.

4.Информатика в экономике: Учеб. пособие/ Под. ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 478 с.

5. Шевченко Н.А.; Access 2003. Искусство создания базы данных - М.: НТ Пресс, 2005 - 160 с.

Размещено на Allbest.ru