Автоматизация розничных продаж в аптеке

Порядок учета (во многом -- и определения) таких критериев также может быть автоматизирован. Здесь автоматизация поможет, во-первых, обеспечить справедливое начисление зарплаты для работников (как вариант, при сопоставлении оплаты труда на одинаковых должностях), а во-вторых, стимулирует фармацевта работать лучше -- чтобы добиться более высоких ключевых показателей.

Таким образом, автоматизация аптеки может быть осуществлена:

· в части бухгалтерского учета;

· в части товарного учета;

· в части складского учета;

· в части процедур закупок и отпуска товаров;

· в части работы с ценами (закупочными, отпускными);

· в части актуализации знаний для консалтинга;

в части применения алгоритмов продаж (как тех, что отражают взаимодействие продавца и покупателя, так и сопутствующих им в области информационного обмена между сторонами);

в части алгоритмов оценки качества труда (напрямую вливающих на величину зарплаты фармацевта).

Специфика аптечной индустрии -- в том, что ни один поставщик программных решений для нее еще не придумал продукта, который мог быть решить указанные задачи по автоматизации одновременно (в рамках «одного окна»). Аптеке, так или иначе, придется закупать разные типы программного обеспечения для каждого случая (иногда -- позволяющего решать, безусловно, сразу несколько задач).

1.6 Обзор популярных программ для автоматизации аптек

К числу лидирующих решений для автоматизации аптек мы -- очевидно, совершенно ожидаемо, вправе отнести программы на базе 1С:Предприятие. Несмотря на общераспространенный тезис о дороговизне данного продукта, общий эффект его применения может быть таким, что программа окупит себя.

Следует отметить, что возможности отдельных конфигураций 1С:Предприятие могут значительно различаться с точки зрения приспособленности к специфике работы аптек -- в том числе с учетом стоимости решения. Так, например, продукт 1С: Медицина. Больничная аптека может смотреться менее выигрышно в сравнении с решением 1С: Розница 8. Аптека, поскольку имеет довольно высокую стоимость (в общем случае -- более 40 тыс. рублей на 1 рабочее место фармацевта, в то время как решение на базе платформы 1С: Розница стоит порядка 26 тыс. рублей). При этом, функционал программ, в целом, сопоставим.

Так, решение 1С: Розница 8. Аптека характеризуется тем, что:

· Приспособлено для автоматизации как одиночных аптек и аптечных пунктов, так и объединенных в сети.

· Приспособлено к учету фармпрепаратов:

· по форме выпуска;

· по дозировке;

· по производителю;

· по реквизитам сертификата;

· по фармакотерапевтической группе;

· по соотнесению с аналогами.

Препараты также могут быть классифицированы программой исходя из:

· международных наименований;

· наличия или отсутствия факта включенности в перечень жизненно важных лекарственных средств;

· наличия или отсутствия необходимости предъявления рецепта при отпуске.

· Приспособлено к автоматизированному контролю:

· сроков годности;

· остатков на складе;

· розничных цен -- относительно допустимых величин;

· подлинности (отсутствия контрафакта);

· поддержания обязательного ассортимента.

Может быть интегрировано с Регистром лекарственных средств, с сайтом Росздравнадзора (в целях получения данных о фальсификатах).

Позволяет учитывать движение фармпрепаратов в контексте:

· взаимодействия аптеки с поставщиком -- которое осуществляется с учетом данных по анализу продаж;

· работы с электронными накладными;

· осуществления контроля над выбытием или поступлением фармпрепаратов на складах, которые используются аптекой;

· инвентаризации товарно-материальных ценностей, их списания.

· Позволяет производить контроль над ценообразованием -- который может включать:

· управление ценами в привязке к каждой отдельной аптеке сети;

· управление номенклатурой, ценами, скидками, ассортиментом во всех аптеках одновременно;

· автоматическую установку цен в соответствии с регламентами, регулирующими ценообразование на жизненно важные фармпрепараты, а также с учетом положений Закона «Об обращении лекарственных средств № 61-ФЗ.

БЭСТ-5.Аптека

Как и решение от 1С, продукт приспособлен для учета как в отдельно взятой аптеке, так и в сети. Имеет готовый функционал, что отражает потребности рядового специалиста, начальника, директора аптеки -- с возможностью адаптации под конкретные задачи.

Одна из уникальных характеристик продукта -- оперативность внедрения. Его возможно осуществить за 1 день, и при этом не прекращать продажи в целях регистрации товарных остатков.

Программа позволяет автоматизировать процедуры формирования аналитических отчетов, а также обязательной отраслевой отчетности.

ИнфоАптека

По своим основным возможностям программа довольно близка продукту от 1С и может рассматриваться как альтернатива ему (как по цене, так и по функционалу). Особое внимание разработчики уделили реализации в программе различных механизмов обеспечения поддержания лояльности клиентов (с помощью «карточных» проектов, бонусов, дисконтных программ). Если аптека регулярно такие механизмы задействует -- не исключено, что данный продукт окажется наиболее конкурентоспособным среди решений для автоматизации.

Юнико-Аптека

Аналогично, по ключевым функциям программа сопоставима с решением от 1С (и при этом может быть с ним, как и с другими продуктами данной линейки, интегрирована). Разработчик решения ведет собственный справочник фармпрепаратов, в котором присутствует более 100 тыс. записей.

Но, так или иначе, к числу ключевых преимуществ продукта можно отнести приспособленность к адаптации под любые бизнес-модели на рынке фармацевтики. Модули программы очень гибко настраиваются и позволяют обеспечить эффективность применения продукта вне зависимости от специфики организации деятельности аптеки.

М-АПТЕКА плюс

Как и многие другие товароучетные продукты, предлагает пользователю несколько конфигураций на выбор -- адаптированных для нужд розничной точки, оптового склада и иных подразделений хозяйствующего субъекта. Есть базовая конфигурация, а есть расширения -- которые по модульному принципу позволяют увеличивать функционал программы (причем, совершенно предсказуемо с точки зрения затрат). При необходимости можно доработать функционал под потребности конкретной бизнес-модели.

Продукт приспособлен к интеграции с различными бухгалтерскими платформами -- такими как 1С и ТурбоБухгалтер.

1.7 Нюансы при выборе программного обеспечения

Вне зависимости от выбранного программного обеспечения, владельцу или руководителю аптеки (аптечной сети) полезно обратить внимание на следующие нюансы, характеризующие автоматизацию фармацевтической розницы:

1. Для эффективного применения механизма автоматизированного ценообразования необходимо, чтобы в учетной системе аптеки был номенклатурный справочник со всеми товарными позициями.

Если его не будет, то перечень доступных инструментов для автоматизации ценообразования будет минимальным (как вариант, ограничиваться фиксированной наценкой на закупочную стоимость фармпрепарата). В свою очередь, самые конкурентоспособные современные аптеки учитывают при автоматизации ценообразования большое количество факторов -- отнесение товара к той или иной категории, различные маркерные позиции, классы товаров по динамике потребления.

Свою очередь, есть ряд общепринятых критериев качества ведения номенклатурного справочника.

Он должен:

· отражать данные в необходимой полноте (учитывая, к примеру, отнесение препарата к той или иной специальной категории);

· быть защищенным от дублирования данных (как вариант, по одному и тому же фармпрепарату с разными наименованиями);

· быть приспособленным к автоматизации включения в реестры позиций по новым фармпрепаратам.

2. Желательна унификация наименований фармпрепаратов при взаимодействии с поставщиками.

Часто бывает, что у одного хозяйствующего субъекта наименование лекарства одно, а у его контрагента -- совсем другое. Данное обстоятельство мешает автоматизации (например, препятствуя полноценному применению электронных накладных) работы и первого и второго предприятия.

Отметим, что на практике такая унификация осложнена по причине отсутствия общеотраслевых реестров с единой номенклатурой по товарам. Но вполне реализуема при использовании одинакового товароучетного ПО контрагентами. Таким образом, одним из факторов выбора программного обеспечения для автоматизации аптеки могут быть характеристики продукта, используемого поставщиком.

3. Не следует пренебрегать своевременным обращением к открытым источникам, где отражены данные о забракованных поставках фармпрепаратов.

Задача владельца или директора аптеки -- обеспечить устойчивый механизм обновления товароучетных реестров, где отражены забракованные серии лекарств -- за счет получения данных из соответствующих открытых источников. Уже на стадии покупки товаро-учетного ПО следует узнавать, в какой степени, и с помощью каких программных инструментов функционал по получению доступа к источникам сведений о забракованных фармпрепаратах реализован в конкретном решении у его поставщика.

1.8 Анализ систем автоматизации на фармацевтическом рынке РФ

Фармацевтическая отрасль является динамичной и быстро развивающейся отраслью, которая ежедневно должна соответствовать потребительскому спросу. В настоящее время невозможно эффективно управлять аптекой без использования средств автоматизации бизнес-процессов. Внедрение программных комплексов автоматизации позволяет значительно сократить издержки, улучшить качество обслуживания клиентов, исключить возможность брака и фальсификата. Данные комплексы являются удобными инструментами в работе с товаром от вычисления программой необходимости заказа и осуществления автоматического заказа у поставщиков до конечной продажи товара клиентам аптеки.

На фармацевтическом рынке существует большое множество средств автоматизации деятельности предприятия в сфере организации закупок, управления запасами, осуществления автоматизации продаж работниками первого стола. Из наличия большого количества программных средств вытекает проблема их выбора и внедрения.

Среди основных требований к программным комплексам автоматизации аптек можно выделить:

- возможность осуществления автоматического заказа;

- наличие системы предварительного заказа, которая позволяет оформить для покупателя товар, отсутствующий в запасах аптеки из прайс-листов предоставленных поставщиками с проведением расчета розничной цены по заранее настроенной матрице и осуществлением предоплаты;

- наличие единого каталога товаров с автоматическим обновлением, а именно исключение дубликатов и ошибок наименований;

- получение автоматического отчета о деятельности предприятия;

- совместимость с основным (наиболее популярным) на территории Российской Федерации программным продуктом ведения бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия 8

- наличие дисконтной системы для покупателей;

- возможность внедрения программного комплекса в аптечную сеть;

- возможность осуществления как централизованных (из офиса), так и

децентрализованных (из аптеки) заказов товаров;

- невысокая стоимость продукта;

- обучение сотрудников предприятия работе с программным продуктом;

- наличие широко распространенной сети технической поддержки, которая в короткий срок поможет решить возникшие с программным продуктом проблемы

- наличие большого опыта работы на фармацевтическом рынке;

На фармацевтическом рынке предлагается достаточно большое число пакетов автоматизированных систем от различных разработчиков. Они все отличаются своей универсальностью и гибкостью настройки. Фактически, для любого предприятия, мелкой или крупной аптеки или сети аптек, можно создать индивидуальную систему на основе предлагаемых программных продуктов, полностью раскрывающую всю их хозяйственную деятельность.

На рынке программных продуктов автоматизации аптек представлено большое количество программных решений, среди них можно выделить такие, как: ФармЭксперт от ИнфоАс, СмартАптека от Эджайл Софт Технолоджис, 1С: Аптека (1С:Розница 8. Аптека) от 1С,

Аптека от Стандарт-Н, М-АПТЕКА плюс от ЭСКЕЙП, БИТ.АПТЕКА (на платформе1С:Предприятие 8) от Первый БИТ, F3 TAIL (ранее еФарма 2) от Спарго Технологии, РС Аптека и Трейд Фарм от Регард Софт, Pharm Navigator от Фарм Инновации, Юнико-Аптека от ЮНИКО, БЭСТ-5.Аптека от БЭСТ, МАГИСТР от Фармком, Фарм-Офис от Лаборатория Информационных Технологий, ГИД-Аптека от Фармасофт.

Рассмотрим некоторые из них в таблице.

По критерий	ФармЭксперт	СмартАптека	С: Аптека (1С:Розница 8 Аптека)	Стандарт-Н	М-АПТЕКА плюс	БИТ.АПТЕКА (на платформе 1С:Предприятие 8	F3 TAIL (ранее еФарма2)
Автоматический заказ	+	+	+	+	+	+	+
Предварительный (плановый) заказ		+			+
Детальная настройка ассортиментных планов	+	+		+			+
Единый каталог с автоматическим обновлением	+	+	+	+	+	+	+
Автоматический отчет	+	+	+	+	+	+	+
Индивидуальная настройка	+	+	+	+	+	+	+
Совместимость с 1С Бухгалтерия	+	+	+	+	+	+	+
Дисконтная система	+	+	+	+	+	+	+
Возможность работы сети аптек	+	+	+	+	+	+	+
Децентрализованное управление заказами	+/-	+	+	+	+	+	+
Автоматическая синхронизация данных	+	+	+	+	+	+	+
Опыт работы на рынке автоматизации	2010	1999	1991	2002	1998	1997	2009
Количество подключенных аптек	Более 5000	Более 1000		Более 5000	Более 5000	Более 30 крупных клиентов	Более 20000 клиентов
Стоимость продукта			От 26400 руб. на 1 ПК + модули	От 35000 руб. + 5000 руб. за 1 ПК	От 60000 руб. за аптеку + модули	От 10500 руб. на 1 ПК + 1С от 16200р.	От 30000 руб. на аптеку Ежегодно

Проведя анализ программных продуктов автоматизации, присутствующих на фармацевтическом рынке можно сделать следующие выводы: для одной аптеки или небольшой сети идеально подойдет продукт 1С: Розница 8. Аптека, так как данный продукт имеет наибольший охват регионов, в которых осуществляется поддержка продукта, предоставляет весь необходимый базовый функционал и имеет достаточно демократическую цену. Для средней аптечной сети хорошим выбором будут М-Аптека плюс и ФармЭксперт, так как данные программные продукты представляют более расширенный функционал, предоставляют более детальные отчеты о деятельности предприятия. Крупные аптечные сети уделяют большое внимание мощному аналитическому комплексу программного продукта. Такими аналитическими комплексами обладают СмартАптека и F3 TAIL, предлагая наибольший функционал по сравнению с аналогичными продуктами и предоставляя самую полную аналитику, которая обязательна для крупных аптечных сетей и позволяет точно спрогнозировать будущее компании.



2. Практическая часть

2.1 1С: Розница 8. Аптека

Практическую часть работы я проводила на базе ООО «Магнолия», аптечный пункт №296

Полное название: Общество с ограниченной отвественностью «Вита Лайн»

Адрес: Улица пл.Ленина, д.3А, г.Энгельс, Саратовская область

Ассортимент: широкий

География: 27 лет на рынке, 37 регионов, 1700 аптек, 15 000, товарных наименований, 24/7 режим работы интернет-аптеки

Миссия компании: Сэкономил - значит, заработал. Наша задача - обеспечить оптимальное соотношение ассортимента, стоимости и качества товаров

Современный фармацевтический рынок развивается настолько быстро, что то, что считалось прорывом еще несколько лет назад, сегодня превратилось в стандарт.

В свою практическую часть, я хочу рассмотреть про такую программу, как 1с: аптека

Отраслевое решение "1С:Аптека" предназначено для автоматизации розничных продаж лекарственных препаратов и сопутствующей продукции в аптеках и аптечных пунктах, ведения оперативного учета по сериям лекарственных препаратов, контроля фальсификации и сроков годности, правил ценообразования, предельных наценок на жизненно-необходимые и важные лекарственные препараты (ЖНВЛП).

Конфигурация "Аптека" разработана на основе типовой конфигурации "1С:Розница" с сохранением всех основных возможностей и механизмов этого типового решения:

· Поддержка онлайн-ККТ (54-ФЗ)

· Нормативно-справочная информация

· Маркетинг

· Управление запасами и закупками

· Управление складом

· Управление продажами

· Учет платежных средств

· Управление персоналом магазина

· Система отчетности

· Подключаемое торговое оборудование

· Обмен данными

· 1С:Мобильная касса

· 1С:Проверка ценников

Отраслевые особенности учета

В соответствии с требованиями законодательства реализован обмен данными с ФГИС "Мониторинг движения лекарственных препаратов" (МДЛП) в рамках поддерживаемой решением функциональности.

Программа прошла тестирование Национальной системы "Честный знак"

В конфигурации "Аптека" ведется учет по сериям для лекарственных средств. Серийный учет лекарственных средств реализован на базе механизма дополнительных характеристик. Решение позволяет вести учет жизненно необходимых и важных лекарственных средств (ЖНВЛП), обязательного аптечного ассортимента и специализированных групп, учет аналогов лекарственных средств, позволяющий найти замену отсутствующему лекарственному средству или товару.

Для каждой учетной позиции предоставляется возможность хранить данные о единице измерения, штрих коде, форме выпуска, дозировке, производителе, сертификате, фармакотерапевтической группе, международном непатентованном наименовании, наборах упаковок, ставке НДС, стране происхождения товара. Добавить изображение в карточку товаров можно при помощи веб-камеры.

Пользователь может ввести описание лекарственного препарата или товара и сохранить его изображение, а также определить виды дополнительных реквизитов и сведений, которые нужно хранить в системе. Для облегчения процесса первоначального наполнения справочника номенклатуры и поддержания его в актуальном состоянии реализована загрузка нормативно-справочной информации по лекарственным средствам с диска или онлайн-версии ИТС МЕДИЦИНА.

Сервис загрузки/обновления информации о препаратах и сериях, предписанных к изъятию из аптечной и розничной сети (фальсификатах) позволяет использовать данные с официального сайта Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития. В документах осуществляется контроль фальсифицированных препаратов, а также серий с истекшим сроком годности.

Реализован механизм загрузки/выгрузки документов и справочников из внешнего файла (форматы txt, dbf, xls, mxl).

В конфигурации "Аптека" реализован учет производства лекарственных форм при помощи документа "Изготовление лекарственных форм", в котором указываются:

· Рецептурная пропись;

· Наименование производимой лекарственной формы;

· Количество изготавливаемой лекарственной формы;

· Составляющие (перечень лекарственных препаратов, идущих на изготовление лекарственной формы);

· Сумма дополнительных расходов.

Цена на лекарственную форму может назначаться автоматически на основе ее составляющих и дополнительных расходов. Готовые лекарственные формы могут продаваться как в розницу, так и мелким оптом.

"1С:Аптека" может использовать ордерные схемы перемещения, реализации и поступления товаров на склады аптеки. Ордерная схема представляет собой перемещение в буферный список товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада, фактическая же операция с товарным остатком на складе производится расходным или приходным ордером. Кроме того для перемещения товаров между аптеками предусмотрена безордерная схема работы. Списание лекарственного препарата с остатков в одной аптеке и оприходование этого препарата в другой аптеке осуществляется в момент проведения документа "Перемещение товаров". Дополнительное оформление складских ордеров не требуется.

В "1С:Аптека" формируется более 30 видов аналитических отчетов с разным уровнем группировки и детальными расшифровками по всем видам операций. Представлены абсолютные значения показателей за период, средние значения, динамика показателей с течением времени и относительные показатели эффективности торговых операций. Особое внимание уделено анализу продаж, как в разрезе товарных групп, так и групп покупателей, оценке эффективности применяемых скидок, распродаж

Решение поддерживает обмен данными с конфигурацией "1С:Бухгалтерия". При совместном использовании конфигураций оперативный учет движений и остатков товаров и денежных средств производится в "1С:Аптека". Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" обеспечивает регламентный учет операций.

Отраслевое решение "1С:Аптека" аккумулирует в себе методические решения и лучшие практики предприятий розничной торговли, представленные в программном продукте "1С:Розница 8" и накопленный опыт компании 1С-Рарус на рынке автоматизации аптек.



Заключение

Таким образом, использование «Аптеки» позволяет экономить ресурсы, повысить производительность работы, а также обеспечить стабильность в работе.

Еще одно преимущество, которое нельзя не отметить, - это возможность удаленной работы с программой 1С:«Аптека» независимо от местоположения.

Помимо всего вышеперечисленного, реализованная программа обладает более удобным интерфейсом, что также повышает удобство работы с ней.

Такие функции системы, как постановка аптечной продукции на склад, управление товарными запасами, поддержание достаточного уровня товарной массы с полным удовлетворением потребностей спроса без образования излишков, максимально отлажены и просты в управлении.

Таким образом, можно сделать вывод, что «1С:Аптека» не просто учетная программа, а полноценная информационная система для управления фармацевтическим бизнесом.

В итоге внедрения данной системы будут достигнуты следующие результаты:

1. Станет возможным вести единый учет номенклатуры, даже если его формируют несколько сотрудников.

2. Исключаются записи сотрудниками аптек в своих бумажных источниках, что помогает в любой момент отыскать любую информацию в системе даже без помощи сотрудника, который вел учет какой-либо информации.

3. Также не теряется рабочее время на составление отчетов сотрудниками. Это огромная экономия вплоть до половины общего оплаченного времени



Список используемой литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике/Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.-- 400 с.

2. Андрюхин С. Аптеки и автоматизация // «PC WEEK», №46, 2007.

3. Аносов А. Организация заявочной кампании в электронном виде // «Фармацевтический Вестник», №32, 2011.

4. Ажеронок В.А., Островерх А.В., Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. Разработка интерфейса прикладных решений на платформе «1С:Предприятие 8». - М.: ООО «1С-Паблишонг», 2018. - 902 с.

5. Аксенова Э.Л. Конфигурирование на платформе 1С:Предприятие 8.3: ИПЦ «Прокрость», 2016. - 219 с.

6. Родионова А., Сафиуллина Ф.Ф. Медицинские информационные системы: Сб.: Общество, государство, личность: модернизация системы взаимоотношений в России в условиях глобализации: Материалы ХV Мужвуз. науч.-практ. конф. студ., магистр., аспир. и молодых ученых (с междунар. участ.) / Под ред. Ф.Г. Мухаметзяновой, Р.Ф. Степаненко, 2015. - С. 313-316.

Интернет источники

1. https://en.wikipedia.org/wiki/Pharmacy_automation

2. https://arprime-ru.turbopages.org/arprime.ru/h/avtomatizacia/apteki

3. https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/dop/avtomatizatsiya-apteki.html

4. https://mypresentation.ru/presentation/avtomatizirovannye_etapy_processa_tovarodvizheniya_v_apteke

Размещено на Allbest.ru