Проектування бази даних "Відділ кадрів"

[Основою при побудові бази даних може бути традиційна реляційна модель данних.] Корнєєв В. В. Бази даних. Інтелектуальна обробка інформації / В. В. Корнєєв, А. Ф. Гарєєв, С. В. Васютин, В. В. Райх. - М.: Видавець Молгачева С. В., Видавництво Нолидж, 2001, - 496 с.

Для обстеженої предметної області - відділу кадрів - підходить реляційна модель бази даних, створена в програмі Microsoft Access 2010.

[Бази даних (БД) - це систематизоване сховище інформації певної предметної області. ]. Робота з базами даних MS ACCESS: методичний посібник Куклич Л. І., Плигань Л. М. - К: КВППУ, 2015 - 4с.

Інформація бази даних зберігається у кількох таблицях. Будь-яка таблиця складається з набору однотипних записів, розташованих один за одним. Вони являють собою рядки таблиці, які можна додавати, видаляти чи змінювати. Кожен запис є набором поіменованих полів, які потенційно можуть зберігати найрізноманітнішу інформацію. Однотипні поля різних записів утворюють стовпець таблиці.

Одна із головних ідей реляційної бази даних у тому, що зв'язок між даними повинен встановлюватися відповідно до їх внутрішніх логічних взаємовідносин. Тобто, таблиці об'єднані визначеними зв'язками.

2.3 Фізичне проектування бази даних. Відділ кадрів

Склад таблиць бази даних відділ кадрів:

Таблиця 1 «Працівники» містить наступні атрибути - табельний номер співробітника, ПІБ співробітника, номер паспорта, ІПН, дату народження, місце народження.

Табл. 2.1

Працівники

Таблиця 2 - «Посада» містить атрибути - табельний номер співробітника, посаду, кваліфікацію, оклад, стаж роботи.

Табл. 2.2

Посада

Таблиця 3 - «Трудові договори» містить номер особового наказу, табельний номер працівника, дату складання, дату виходу на роботу.

Табл. 2.3

Трудові договори

Таблиця 4 - «Відрядження» містить номер виробничого наказу, табельний номер працівника, місце призначення, дату відправлення, дату повернення, мету.

Табл. 2.4

Відрядження

Таблиця 5 - «Відпустка» містить номер особового наказу, табельний номер.

Табл. 2.5

Відпустка

Таблиця «Працівники» має унікальні поля такі як номер паспорта та ІПН, але в даній базі даних зручніше використовувати як ключ табельний номер працівника.

[Запити - це об'єкти бази даних, які призначені для вибору даних із таблиць згідно певних умов. Особливість запитів у тому, що вони відбирають дані з таблиць і створюють на їхній основі тимчасову таблицю.] Конгаловский М. Р. Енциклопедія технологій баз даних. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 800 с.

У цій базі даних представлені такі параметричні запити: «Пошук працівників за табельним номером») ; «Пошук працівників за прізвищем, ім'ям та по батькові»; «Табель робочого часу за певний період».

Форма в базі даних - це структуроване вікно, що повторює форму бланка. Джерелом даних для форми є записи таблиці чи запиту. Форма дає можливості для: введення і перегляду інформації бази даних; зміни даних; друку.

У цій базі даних представлені форми для всіх таблиць, серед них є підлеглі форми.

Звіт - це об'єкт бази даних, призначений для вибору інформації з бази даних та для друку. У даній базі даних представлений звіт «Табель робочого часу за певний пер

3. Практичне використання бази даних відділу кадрів

Програму Microsoft Access 2010 можна викликати кількома способами:

З меню Пуск - Microsoft Office - Microsoft Access 2010. Для відкриття даної бази даних потрібно розгорнути меню «Файл», потім «Відкрити». У діалоговому вікні знайти файл «База даних Відділ кадрів».

Двічі клацнути лівою кнопкою миші на файлі «База даних Відділ кадрів».

У представленій базі даних головною формою є форма «1 Відділ кадрів» (рис.3.1).

Мал. 3.1 Відпустка Форма

Решта форм є зв'язаними. Зв'язані форми для зручності роботи із ними викликаються відповідними кнопками, назви яких мають синій колір і знаходяться під надписом «Заповнення форм даними».

При натискуванні на кнопку «Накази особового складу» відкривається форма з аналогічною назвою (рис. 3.2).

Рис. 3.2 Відрядження Форма

Вона призначена для введення, редагування та перегляду записів таблиці «Накази з особового складу». Для переміщення по записах використовуються кнопки навігації:

- на перший запис;

- на наступний запис;

- на останній запис;

- створення нового запису.

Для закривання форми використовується стандартна кнопка 5.

При натискуванні на кнопку «Працівники та сім'я» відкривається форма з аналогічною назвою (мал. 2.3).

Рис. 3.3 Посади Форма

Вона призначена для введення, редагування та перегляду записів 2 таблиць - «Працівники», «Сім'я».

При натискуванні на кнопку «Посада працівників» відкривається форма з аналогічною назвою (рис. 3.4). Рис. 3.4 Працівники Форма

Вона призначена для введення, редагування та перегляду записів 2 таблиць - «Працівники» (частково), «Посада». В даній формі створена підлегла форма «Посада».

При натискуванні на кнопку «Трудові договори» відкривається форма з аналогічною назвою (рис. 3.5).

Рис. 3.5 Трудові договори Форми

Вона призначена для введення, редагування та перегляду записів таблиць - «Працівники» (частково), «Посада» (частково), «Трудові договори».

При натискуванні на кнопку «Відпустка» відкривається форма з аналогічною назвою. Вона призначена для введення, редагування та перегляду записів таблиці «Відпустка».

При натискуванні на кнопку «Відрядження» відкривається форма з аналогічною назвою. Вона призначена для введення, редагування та перегляду записів таблиці «Відрядження».

При натискуванні на кнопку «Підвищення кваліфікації» відкривається форма з аналогічною назвою. Вона призначена для введення,

При натискуванні на кнопку «Пошук даних працівника за табельним номером» відкривається діалогове вікно для введення параметра, згідно якого буде сформований параметричний запит. Цей параметр - табельний номер працівника, в даній базі даних є номер 1 - 13.

При натискуванні на кнопку «Пошук даних про працівника за ПІБ» відкриваються послідовно діалогові вікна для введення параметрів, згідно яких буде сформований параметричний запит. Ці параметри - прізвище, ім'я, по батькові.

При натискуванні на кнопку «Табель робочого часу за період» відкривається діалогове вікно для введення параметра згідно якого буде сформований параметричний запит.

При натискуванні на кнопку «Звіт по табелю за період» відкривається діалогове вікно для введення параметра, згідно якого буде сформований параметричний звіт.

4. Охорона праці при роботі на ПК

4.1 Охорона праці

Охорона праці - це система законодавчих актів, соціально-економічних, організаційних, технічних, гігієнічних, і лікувально-профілактичних заходів та засобів, які гарантують безпеку, збереження здоров'я та працездатності людини в процесі праці.

Під час роботи на ПК необхідно підтримувати наступні оптимальні параметри мікроклімату: температура повітря від 18 до 21° C; відносна вологість повітря 55-62%.

В освітлювальних установках слід використовувати систему загального освітлення, виконану настельним чи підвісним люмінесцентними світильниками, рівномірно розташованими по стелі рядами паралельно світлопройомам так, щоб екран монітора знаходився в зоні захисного кута світильника, та його проекції не приходились на екран. Працюючі на ПК не повинні бачити відображення світильників на екрані. Застосовувати місцеве освітлення не рекомендується.

Перед початком роботи переконайтесь у відсутності видимих пошкоджень робочого місця, сядьте так, щоб лінія зору приходилась в центр екрану.

Крім безпеки користувача, необхідно сказати і про безпеку комп'ютера і, що особливо важливо, безпеку даних, які зберігаються в ньому. ПК, що використовуються для збереження особливо важливої інформації, необхідно обладнати пристроями безперебійного живлення, які підтримують питому напругу на протязі деякого часу при аварійних ситуаціях в електричній мережі.

При появі запаху горілого слід негайно припинити роботу та виключити ПК.

Пожежі в приміщеннях з ПК являють особливу небезпеку, так як зв'язані з великими матеріальними втратами. Характерна особливість - невеликі площі приміщень. Як відомо, пожежа може виникнути при взаємодії речовин, окиснювача та джерел загорання. Горючими компонентами являються: будівельні матеріали, перегородки, підлоги, двері, ізоляція силових, сигнальних кабелів і т. д.

Електричне горіння - це замикання, перевантаження електричного струму на електричному устаткуванні.

Також існує такий засіб захисту як захисне відключення. Захисне відключення - швидкодіючий захист, який забезпечує відключення електроустановки при виникненні в ній небезпеки ураження людини струмом. Основними елементами пристрою захисного відключення являється пристрій захисного відключення і автоматичний вимикач.

5.1 Обгрунтування проектних рішень по автоматизованому рішенню економіко-інформаційних завдань

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добре розбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, поки не отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.

Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.

Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій:

визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і керування даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць та текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблони. У результаті користувачеві доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access.

Бази даних (БД) складають в даний час основу комп'ютерного забезпечення інформаційних процесів, що входять практично в усі сфери людської діяльності.

Дійсно, процеси обробки інформації мають спільну природу і спираються на опис фрагментів реальності, виражене у вигляді сукупності взаємопов'язаних даних. Бази даних є ефективним засобом представлення структур даних та маніпулювання ними. Концепція баз даних припускає використання інтегрованих засобів зберігання інформації, що дозволяють забезпечити централізоване керування даними та обслуговування ними багатьох користувачів. При цьому БД повинна підтримуватися в середовищі ЕОМ єдиним програмним забезпеченням, званим системою управління базами даних (СКБД). СУБД разом з прикладними програмами називають банком даних.

5.2 Відокремлення проектних рішень з програмного забезпечення комплексу задач

Одне з основних призначень СУБД - підтримка програмними засобами подання, відповідного реальності.

У світі існує безліч систем керування базами даних. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. В якості такого об'єкта ми виберемо СУБД Microsoft Access, що входить в пакет Microsoft Office.

Розробку інформаційного забезпечення АРМ проведемо на базі системи управління базами даних (СКБД) Access XP зі складу обраного інтегрованого пакету Microsoft Office XP.

СУБД Access призначена для розробки баз даних реляційного типу для локального їх використання на персональних комп'ютерах і для роботи з цими базами.

При проектуванні бази даних, в першу чергу, необхідно визначити, що саме потрібно зберігати.

Ця СУБД була обрана з наступних причин:

§ простота засобів реалізації,

§ легкість освоєння інструментарієм розробника (VBA),

§ наочність візуалізації інформації.

Також «Microsoft Access» надає велику кількість національних засобів щодо оптимізації роботи проектованого додатки. До них відносяться:

§ завантаження модулів на вимогу;

§ оптимізація дерева викликів;

§ використання файлів MDE;

§ автоматична підтримка скомпільовані стану;

§ використання бібліотек Windows API;

§ індивідуальна налаштування системи;

§ ефективне використання індексів;

§ вбудований оптимізатор запитів.

5.3 Економічна сутність комплексу економічних інформаційних завдань

Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими чи іншими документами. Для ефективного розвитку бізнесу компанії необхідно управління документами протягом всього їх життєвого циклу - від створення до списання в архів.

У процесі управління документами виникають різні проблеми. Серед загальних проблем управління документованої інформацією в організаціях можна виділити:

? велика кількість документів;

? велика кількість співробітників, що працюють з документами (паперовими і електронними) ;

? складні схеми узгодження документів;

? територіальна розподіленість підрозділів;

? відсутність інформації про виконання в реальному часі;

? пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації та зберігання.

Використання в організаціях технології «паперового» діловодства має ряд недоліків.

Так, наприклад, пересилка документів займає багато часу, зберігання паперових документів досить дорого. Пошук паперових документів утруднений (особливо при децентралізованому зберіганні), відсутні механізми управління рухом паперових документів, ускладнений контроль за виконанням документів, важко відстежити і проконтролювати всі зміни. У цілому, при «паперовому» діловодстві великі втрати від неефективної організації ділових процесів, пов'язаних з документами.

Серед типових проблем частково автоматизованого діловодства («файлового» діловодства) необхідно зазначити складність пошуку електронних документів, наявність безлічі копій і версій документа, складність впровадження регламентних процедур роботи з електронними документами. Крім того, існує ризик втрати файлів документів, і виникають складнощі у розмежуванні доступу до документів.

Всі раніше викладене дозволяє зробити висновок про те, що «паперове» діловодство неефективно і не відповідає сучасним вимогам управління підприємством, а «файлове» діловодство породжує додаткові проблеми. Отже, потрібна цілісна автоматизована технологія діловодства, яка б забезпечувала ведення централізованої бази документів, підтримувала автоматизовані процедури документування, організації роботи з документами та ведення корпоративного архіву електронних документів.

Компонентами безпаперового діловодства є система автоматизації діловодства і ведення архіву електронних документів, що дозволяє створити єдину уніфіковану середу роботи різних категорій персоналу з документами; засоби електронного цифрового підпису та шифрування для підтвердження авторства, захисту цілісності електронних документів і надання юридичної сили електронним документам, а також нормативно- методичні документи, які регламентують використання системи, забезпечують правомірність операцій з електронними документами і сприяють запровадженню обов'язковості використання персоналом нової технології.

Сучасні спеціалізовані засоби автоматизації діловодства дозволяють побудувати систему автоматизації, вирішальну завдання в широкому діапазоні, - від автоматизації обліку паперових документів до систем безпаперового діловодства.

Так як автоматизована система зачіпає організацію процесів діловодства, необхідна тісна співпраця представників служб діловодства та інформаційних технологій при впровадженні систем. І що важливо - необхідна підтримка проекту вищим керівництвом організації чи підприємства.

Наявність добре налагодженого механізму електронного документообігу на підприємстві підвищує ефективність його роботи та зміцнює конкурентоспроможність на ринку.

Одна з основних цілей автоматизації - забезпечити кожного співробітника, що відноситься до будь-якого підрозділу підприємства, інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних підприємства, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного зі співробітників. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію підприємства, тобто створення комп'ютеризованої системи управління підприємством у цілому, в якій підсистеми повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т. п.

У сучасних системах управління використовуються інформаційні технології, що виключають паперовий носій і здійснюють обмін даними по мережі між АРМ співробітників. Інформаційні технології передбачають також об'єднання спільних зусиль групи працівників над вирішенням якої-небудь задачі (тобто організацію в мережі робочої групи), обмін думками у ході обговорення в мережі будь-якого питання в режимі реального часу (телеконференція), оперативний обмін матеріалами через електронну пошту, електронні дошки оголошень і т. п.

Обсяги інформації, високі вимоги до точності та достовірності, необхідність ефективного аналізу плинності кадрів - ось основні причини, які спричиняють автоматизацію діяльності аналізованого підрозділу - відділу кадрів.

5.4 Характеристика предметної області

Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом підприємства і підпорядковується директору.

Структуру і штати відділу затверджує директор підприємства відповідно до типових структурами апарату управління та нормативами чисельності фахівців і службовців з урахуванням обсягів роботи та особливостей виробництва.

Завдання відділу кадрів - організація роботи по забезпеченню підприємства кадрами робітників, фахівців і службовців необхідних спеціальностей і кваліфікацій відповідно до планів з праці і заробітної плати, їх розстановка, вивчення, підготовка і виховання.

Висновок

Результатом виконання даної роботи стала розроблена база даних, що дозволяє автоматизувати операції обліку і процеси складання звітних документів, які мають створюватись у відділі кадрів. Розроблена база даних відповідає всім вимоги предметної області, таблиці створеної бази даних відповідають вимогам нормалізації, що дозволяє забезпечити цілісність і несуперечність інформації.

Засобами СУБД Microsoft Access 2010 створено зручний користувальницький інтерфейс. Додаток дозволяє розв'язувати всі завдання, сформульовані у відділі кадрів. Це дозволяє зробити висновок, що завдання виконано повністю.

У зв'язку з тим, що база навчальна, а не професійна, деякі дані про співробітників не були включені у базу. До них належать такі дані, як військовий обов'язок, заохочення тощо. Але розроблена в даній роботі база даних легко доповнюється за необхідності розробки професійної бази даних Відділ кадрів.

Перелік джерел посилання

1. Інформаційні системи і технології в обліку. [текст] навч. посіб. / В. Т. Сусіденко. К.: «Центр учбової літератури», 2016. 224 с.

2. Конгаловский М. Р. Енциклопедія технологій баз даних. М.: Фінанси і статистика, 2002. 800 с.

3. Корнєєв В. В. Бази даних. Інтелектуальна обробка інформації / В. В. Корнєєв, А. Ф. Гарєєв, С. В. Васютин, В. В. Райх. М.: Видавець Молгачева С. В., Видавництво Нолидж, 2001, 496 с.

4. Куклич Л. І., Плигань Л. М. К: КВППУ, 2015-158с.

5. Робота з базами даних MS ACCESS: методичний посібник

6. Скала В. И. Охрана труда и техника безопасности, СПб: Алматы: «LEM», 2002. 276с.

7. Хомоненко А. Д. Бази даних: підручник для ВНЗ / А. Д. Хомоненко, В. М.

Размещено на Allbest.ru