Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

За последние годы значительно возрос объём информации во всех сферах деятельности человека: технической, экономической, финансовой, политической, социальной, поэтому пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как ее объемы увеличились настолько, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Возникает необходимость все более интенсивно привлекать в этот процесс современные средства вычислительной техники и программного обеспечения, использование которых позволит ускорить обработку информации, повысить ее оперативность, адекватность, снизить вероятность возникновения ошибок. При этом для эффективного использования подобных систем необходимо использование современной вычислительной техники и инновационного специализированного программного обеспечения.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что его эффективное функционирование всецело зависит от уровня автоматизации основных бизнес-процессов и оснащения компании информационными средствами.

Системы автоматизации бизнес-процессов облегчают работу, сокращают время, требующееся на оформление документов, и производят обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность.

В современных условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы приоритетной задачей для любой организации является задача эффективного управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных решений и совершенствования технологии взаимодействий. Рациональное управление бизнес-процессами является важным для всех отраслей деятельности. Именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений. Реализация этих условий возможна только в рамках автоматизации бизнес-процессов и использования автоматизированных электронных систем для решения задач.

Основные преимущества автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, экономия времени и средств, уменьшение затрат на многократные операции, устранение возможности возникновения противоречий, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации, быстрый способ получения информации.

Тема данной выпускной квалификационной работы - «Оптимизация бизнес-процессов организации». оптимизация бизнес информационный

Целью выпускной квалификационной работы является создание методической основы для внедрения процессного подхода к автоматизации страховых проверок в страховой компании.

Исходя из поставленной цели работы, в процессе ее выполнения необходимо решить следующие задачи:

1) провести анализ литературных источников и теоретических аспектов оптимизации бизнес-процессов;

2) провести анализ общей характеристики исследуемой организации и ее информационной архитектуры;

3) исследовать существующую систему бизнес-процессов и выявить их проблемные области;

4) предложить оптимизацию исследуемых бизнес-процессов;

5) сформулировать основные требования к специфике проекта по оптимизации бизнес-процессов;

6) обосновать выбор ИТ-решения и особенности реализации проекта;

7) построить модель информационной системы и описать ее;

8) провести описание и обоснование базовых технологий, применяемых при разработке информационной системы;

9) обосновать экономическую эффективность проекта оптимизации бизнес-процессов организации.

Объект исследования - деятельность исследуемой страховой компании.

Предмет исследования -возможность эффективной реализации проекта по совершенствованию процессов страховых проверок в страховой компании.

Методы исследования выпускной квалификационной работы:

- исследование общей характеристики компании;

- исследование методов организации работы компании;

- исследование литературы в сфере информационных технологий и внедрения систем автоматизации;

- метод классификации;

- метод анализа.

В процессе выполнения работы будет использован системный подход.

Теоретическая значимость работы - в ходе выполнения выпускной квалификационной работы предполагается изучить большое количество теоретического материала, а так же получить практический опыт разработки, внедрения и организации работы информационных систем автоматизации. Данные навыки будут необходимы в процессе дальнейшей трудовой деятельности по специальности.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы - полученные практические результаты будут использоваться в непосредственной деятельности исследуемой компании.



Глава 1. Анализ теоретических аспектов исследуемой тематики и общая характеристика объекта

1.1 Анализ литературных источников и теоретических аспектов оптимизации бизнес-процессов

Исследования в области автоматизированных систем управления приводят к выводу о необходимости дальнейшего развития методологии в плане разработки и реализации стратегий предприятий, для чего в рамках системы управленческого учёта в целом необходимо формирование информационно-управленческого контура как подсистемы стратегического управленческого учета [2].

Автоматизированный учёт является мировой практикой, обеспечивающей потребности сотрудников в плане оптимизации работы. Именно поэтому тематика исследования методов и инструментов разработки информационных систем управления является в высшей степени актуальной.

Автоматизированный учёт должен полностью отражать экономические, организационно-технические и технологические процессы компании, разнообразные ресурсы и финансовые возможности предприятия [9].

Анализируя сущность АИС, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

В связи с огромной популярностью и эффективностью информационных систем управления, данная тематика широко представлена в литературных источниках. Проанализируем некоторые литературные источники по тематике исследования и произведем оценки степени проработанности темы.

В книге автора Калянова Г.Н. «Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства»[2] обобщается опыт разработки консалтинговых проектов автоматизации различных предприятий и учреждений (банк, предприятие связи, автотранспортное предприятие, горно-обогатительный комбинат, молокозавод и др.), выполненных под руководством и при участии автора, и предлагаются основы используемого подхода для разработки таких проектов.

В труде автора Смирновой Г.Н.«Проектирование экономических информационных систем»[5] подробно изложены теоретические основы проектирования, каноническое проектирование экономических инф. систем, индустриальное проектирование корпоративных экономических информационных систем.

Труд Баронова В. В. «Автоматизация управления предприятием» [3]является сборником работ по теоретическим и прикладным аспектам автоматизации документооборота, взаимодействия с базами данных, пользовательского интерфейса. Сборник адресован исследователям и разработчикам систем управления предприятиями. В данной работе собраны разнообразные статьи и очерки, касающиеся тематики организации эффективного документооборота на предприятиях.

Как видно, рассматриваемая тематика в достаточной степени широко представлена в научной литературе.

Эффективное управление позволяет мотивировать коллектив, создавать благоприятные условия, необходимые для достижения поставленных задач в сжатые сроки при малых затратах. Необходимо периодически оценивать показатели эффективности управления, чтобы вовремя вносить коррективы. Для этого можно использовать различные методы.

Под эффективностью управления нередко понимают умение руководителя побуждать, заинтересовывать, а также заставлять сотрудников работать с максимальной отдачей. Ключевые показатели эффективности управления персоналом могут быть рассчитаны по степени достижения поставленных задач: уровню прибыли, качеству планирования, эффективности вложений, увеличению скорости оборачиваемости капитала.

Информационные системы, построенные на базе вычислительных компьютерных сетей, в значительной степени увеличивают скорость организации и исполнения управленческих решений разного уровня, а так же повышают конкурентоспособность предприятий.

В нашей стране сегодня наступает качественный перелом в области информатизации управления - получило всеобщее признание положение о том, что организация управления - это одна из базовых частей информационных систем любого предприятия. Сегодня руководители предприятий хорошо понимают, что применение информационных систем дает возможность не только наведение порядка в документации, но так же является мощным экономическим фактором.

По данным аналитического агентства CNewsAnalytics, рынок ИС за последние годы показал одну из самых высоких динамик роста в сегменте отечественной индустрии информационных технологий. Основной потребитель ИС - это, конечно же, государственный сектор, и именно потребность в автоматизации со стороны государственных органов стал главным фактором устойчивости рынка ИС [11].

1.2 Анализ общей характеристики исследуемой организации и ее информационной архитектуры

Данная выпускная квалификационная работа выполнена на базе страховой компании.

Особенностью деятельности страховой организации является осуществление различных направлений страхования, которые подразделяются на:

- страхование жизни;

- страхование имущества, автотранспорта и гражданской ответственности.

Организационно-функциональная структура компании приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационно-функциональная структура компании

Прямое управление компанией осуществляется генеральным директором. Он осуществляет прямой контроль функционирования подразделений компании.

Управленческие функции генерального директора распределяется между тремя субъектами управления: двумя заместителямии главным бухгалтеров.

Первым заместителем генерального директора контролирует работу трех департаментов компании - департамента безопасности бизнеса, юридического департамента и департамента маркетинга.

Главный бухгалтер контролирует работу двух департаментов - планирования и финансов и бухгалтерского учёта. Данные департаменты в совокупности обеспечивают полную бухгалтерскую отчётностью компании.

Первым заместителем генерального директора контролирует работу департамента страховых работ и департамента страховых выплат.

Произведем анализ информационной архитектуры компании.

В исследуемой компании организована компьютерная сеть, в которую включены рабочие компьютеры сотрудников компании.

В офисе компании основная деятельность сосредоточена на документальном обеспечении процессов производства (процессов страхования), а также технической поддержке работы всей системы.

Схема компьютерной сети компании приведена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Схема компьютерной сети компании

Доступ к сети и работа страховых агентов и специалистов технической поддержки в информационной системе предприятия обеспечивается наличием ноутбуков.

Специалисты технической поддержки могут проводить сопровождения удаленно, и осуществлять поддержку пользователей в области работы с используемым программным обеспечением. Для обеспечения защиты бухгалтерской информации в бухгалтерии установлен дополнительный сервер и система безопасности.

Характеристики и типы используемого оборудования приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Техническое обеспечение центрального офиса компании

Поз.	Обозначение	Наименование и техническая характеристика	Кол.
1	Ноутбук (Страховые агенты, специалисты технической поддержки)	Asus X553MA-BING-SX377B Intel® Pentium® N3540 2048 МБ	8 шт
2	Рабочие станции (менеджеры)	Intel, Core i5-4460, 3.2 ГГц, 3.4 ГГц, ОПпамять: 8 Гб, HDD+SSD, 1 Тб, nVidia, GeForce GTX 970 Intel HD 4600, 4096 Мб,	8 шт.
3	Рабочие станции (бухгалтеры, системный аналитик)	Intel, Core i5-4460S, 2.9 ГГц, 3.4 ГГц, Оперативная память: 4 Гб, HDD, 1 Тб, AMD, Radeon R7 240, 2000 Мб,	5 шт.
4	Рабочие станции сотрудников отделов реализации и снабжения	Intel, i7-4770K, 3.5 ГГц, 3.9 ГГц, ОП 8 Гб, SSHD, 2 Тб, nVidia, GeForce GTX 760, 2048 Мб,	8шт.
5	Сервер	VIA C7 Esther 1,5GHz, cache 64kB, MMX, SSE, SSE2, SSE3 2x Apacer DDR2-667 1GB	3шт.
6	Маршрутизатор	ASUS RT-AC87U	3шт.
7	Межсетевойэкран	Гигабитный межсетевой экран NetDefend с 6 настраиваемыми портами, сертифицировано ФСТЭК	2 шт.
8	Источникбесперебойногопитания	IPPON Back Office 600, 600ВA [9400-4291-02]	2 шт.
9	Роутер	WiFi-роутер ASUS RT-N11P Стандарт 802.11b, 802.11g, 802.11n, Частота -- 2.4 ГГц. 300 Мбит/сек	2 шт.
10	Лазерные многофункциональные устройства	HP i-SENSYS MF3010	2шт.

Техническая архитектура офиса компании приведена на рисунке 1.3.



Рисунок 1.3 - Техническая архитектура офиса компании

Программное обеспечение, установленное в компании, ориентировано на решение следующих задач [5]:

- управление бухгалтерской и налоговой отчетностью;

- сопровождение продаж услуг;

- управление сайтом компании;

- осуществление технической поддержки пользователей.

Рисунок 1.4 представляет общий вид программной архитектуры. Программное обеспечение приведено в таблице 1.2. Программное обеспечение компании полностью соответствует выполняемым им задачам.

Таблица 1.2 - Программное обеспечение компании

Поз.	Обозначение	Тип лицензии	Кол.
1	Windows 7	Коробочная версия	10 шт.
2	Windows Server 2008	Пользовательское соглашение Microsoft	3 шт
2	MS Office Pro 2010	Коробочная версия	10 шт.
3	MSSQL Server 2008	Лицензия на сервер и 20 CAL клиентских лицензий	2 шт.
4	IIS 6.0	Microsoft EULA	1 экз.
5	ASP.Net	MIT License	1 экз.
6	1С Бухгалтерия на базе 1С Предприятие 8.3	Лицензия на сервер и 20 рабочих мест	1 шт.
7.	1С-Битрикс: Управление сайтом	Лицензия на сервер и 10 рабочих мест	1 шт.

Рисунок 1.4 - Общий вид программной архитектуры компании

В рамках компании установлен сервер для бухгалтерии MSSQL для обеспечения работы конфигурации «1С: Бухгалтерия», развернутой на базе платформы «1С: Предприятие 8.3». Развернут сайт предприятия, с использованием системы управления контентом «1С-Битрикс: Управление сайтом». В качестве веб-сервера выступает Apache 2.4, а интеграция с базой MSSQL поддерживается средствами языка php, работающего в рамках платформы «1С-Битрикс». Остальные сотрудники используют офисное программное обеспечение, необходимое для разработок проектов.



1.3 Исследование действующей организации бизнес-процессов и их недостатков

В данной работе необходима оптимизация бизнес-процесса страховых проверок в страховой компании.

Для описания системы автоматизации была разработана модель «AS-IS», которая строится в форме схемы данных. При анализе бизнес-процесса использована методология IDEF0, так как она обладает следующими преимуществами:

- полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи);

- комплексность при декомпозиции (мигрирование и туннелирование стрелок);

- возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации;

- наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида;

- простота документирования процессов;

- соответствие подхода к описанию процессов в IDEF0 стандартам ИСО 9000:2005.

Исходя из вышеуказанных преимуществ, решено применять именно эту методологи.

Схема данных имеет структуру, представленную на рисунке 1.5.



Рисунок 1.5 - Контекстная диаграмма «AS-IS» проведения страховых проверок до автоматизации

Декомпозиция IDEF0 модели процесса формирования документов для проведения проверки представлена на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6 - Декомпозиция IDEF0 модели процесса проведения страховой проверки



Работа с документами по проверке производится страховым агентом. На начальных этапах ведется мониторинг поступления документов по страховой проверке. Декомпозиция блока А1 «Учет поступления документов для проверки» приведена на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7 - Декомпозиция блока А1 «Учет поступления документов для проверки»

Декомпозиция блока А2 «Распределение документов для проверки» приведена на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8 - Декомпозиция блока А2 «Распределение документов для проверки»



Декомпозиция блока А3 «Формирование отчетного документа» приведена на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 - Декомпозиция блока А3 «Формирование отчетного документа»

Процедура оформления документации и проведения страховой проверки на данный момент осуществляется без механизмов автоматизации. Данную операцию производит конкретное лицо - сотрудник компании - страховой агент. В своей деятельности данный сотрудник руководствуется законодательством РФ и внутренними регламентирующими документами компании.

В процессе предпроектного исследования объекта было установлено, что процессы, связанные с проведением страховых проверок в исследуемой компании практически не автоматизированы, работа отнимает слишком много времени. В целях улучшения точности данных, ускорения рабочих процессов, было принято решение о внедрении системы автоматизации.

Повышение эффективности производственной деятельности компании в результате применения автоматизации достигается за счёт повышения качества и улучшения на этой основе использования ресурсов, а также благодаря рационализации деятельности управленческого персонала.

Необходимость внедрения системы автоматизации страховых проверок актуальна и очевидна. В настоящее время вся отчетная информация формируется сотрудниками в формате документов стандартных редакторов MS Word и MS Excel, что является в высшей степени трудоемким процессом. Отслеживание документов ведется вручную, что также не совсем удобно и быстро реализуемо.

К основным проблемам исследуемой компании можно отнести:

- большое время обработки данных в процессе проведения страховых проверок;

- низкая координация между сотрудниками;

- изменения технологии работы специалистов не отражаются в функционале используемого программного обеспечения;

- отсутствие единой информационной среды - нет информационной базы, в которой бы отражался полный технологический процесс проведения страховых проверок.

Методы, которые используются при работе с документами на данный момент, является не эффективным. Они занимают не только слишком много времени у сотрудников, но также увеличивает вероятность неточностей и ошибок.

Для решения этой проблемы необходимо автоматизировать процесс проведения страховых проверок в исследуемой компании. Автоматизировать процесс можно с помощью разработки и внедрения системы автоматизации.

1.4 Анализ существующих разработок для оптимизации бизнес-процессов организации

В настоящий момент на рынке современных систем автоматизации документооборота имеется большое число программных продуктов. Произведем сравнительный обзор систем-лидеров российского рынка систем автоматизации документооборота.

Лидерами российского рынка автоматизированных систем, предлагающих решение для средних и крупных предприятий, являются следующие программные решения:

1. DocsVision;

2. Directum;

3. 1С: Предприятие.

Произведем краткий обзор вышеуказанных систем.

1. СА DocsVision.

Эта система была внедрена на предприятия с 2005 года. Ее целью было создание системы управления данными предприятий и автоматизации бизнес-процессов.

Компания DocsVision занимается разработкой данной системы. Продажей и внедрением данной системы занимаются партнеры DocsVision, прошедшие обязательную сертификацию.

Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

* Электронные архивы документов;

* Делопроизводство;

* Автоматизация бизнес-процессов.

В систему DocsVision входят следующие элементы:

· Платформа DocsVision, в которую встроены средства настройки и приложения.

· Дополнительные модули - части системы, способные расширить возможности изменения масштаба системы (к примеру, модуль архивирования) и создавать расширение интеграционных возможностей системы (к примеру, шлюзы DocsVision).

· Приложения - это построенные на платформе DocsVision решения. Они способны реализовать специальную функциональность для задач предметной области системы (к примеру, «Рабочее место руководителя»)

Система DocsVision внедрена и функционирует в таких компаниях, как: ООО «ТрансОйл», ООО Сибур-Русские шины, «Газпром добыча Краснодар», ОАО «НФП «Лукойл-гарант», ЗАО «ВТБ24» , ОАО «Кит Финанс», и др. Насчитывается более 500 успешных внедрений системы во всех основных отраслях.

Интерфейс системы DocsVision приведен на рисунке 1.10.

Рисунок 1.10 - Интерфейс системы DocsVision

2. СА Directum.

СА Directum - система, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Компания была создана в 2003 году на базе соответствующих подразделений НПО «Компьютер» с целью активизации работы по продвижению, разработке и внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Эту систему относят к разряду ECM-систем (EnterpriseContentManagement). Она способна держать под контролем всю систему управления данными, вписав в электронный оборот документов традиционные «бумажные» операции. Система DIRECTUM на базе технологии Workflow способна:

· обрабатывать сложные расчеты,

· согласовывать документы,

· поддерживать продажи и прочее.

Данная система внедрена в следующих компаниях: ООО «Газпром Георесурс» (Москва), ОАО «ТНК-Столица» (Москва), ОАО «РуссНефть НК» (Москва), СК «ВТБ Страхование», НПФ «ВТБ Пенсионный фонд», «Сургутнефтегаз» (более 10 000 пользователей), «Nordea банк», государственный сектор.

Рабочее окно программы приведено на рисунке 1.11.

Рисунок 1.11 - Интерфейс СА DIRECTUM

3. 1С: Предприятие.

«1С: Предприятие» - решение «1С» для создания комплексных информационных систем. Особое внимание уделено функционалу, необходимому крупным компаниям.

Система на базе «1С: Предприятие» имеет следующие технологические достоинства:

- производительность, надежность, масштабируемость;

- работа через Интернет в режиме тонкого и веб-клиента, а также в «облачном» режиме;

- организация мобильных рабочих мест на планшетах и смартфонах на IOS и Android;

- настройка интерфейса, как для отдельных пользователей, так и групп пользователей.

Рабочее окно программы приведено на рисунке 1.12.

Рисунок 1.12 - Рабочее окно программы «1С: Предприятие»

Выполним сравнительный анализ исследуемых СЭД, обзор которых произведен выше.

Сравнение будем производить, используя численные критерии от 0 до 3:

- 0 - указанная функциональная возможность полностью отсутствует у данной системы;

- 1 - указанная функциональная возможность отсутствует у данной системы, но возможно использование дополнительных приложений для реализации данной функции;

- 2 - указанная функциональная возможность имеется у данной системы за дополнительную плату, как опциональная функция;

- 3 - указанная функциональная возможность имеется у данной системы в базовой версии бесплатно.

Результаты анализа приведены в таблице 1.3.

Таблица 1.3 - Сводная оценочная таблица сравниваемых систем

Возможности системы	DocsVision	Directum	1С: Предприятие
1. Расширенный каталог бизнес-решений	1	1	3
2. Управление документами и бизнес-процессами их обработки	2	0	3
3. Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов	0	0	2
4. Управление цифровыми медиаданными	1	1	3
5. Взаимодействие со средствами сканирования / распознавания	2	1	3
6. Управление проектами и коллективной работой	1	1	3
7. Управления версиями документов	0	2	2
8. Реализация многоуровневой процедуры согласования	1	2	3
9. Архивное хранение документов	1	0	3
10. Регистрация документов	0	1	3
11. Контроль исполнения документов и распоряжений	2	1	3
12. Поиск по атрибутам	0	1	3
13. Управление проектно-конструкторской документацией	1	1	2
14. Расширенный каталог бизнес-решений	2	0	3
Итого	14	13	39



После произведенного анализа функциональных возможностей, преимуществ и недостатков вышеприведенных систем, выявлено, что наиболее полным функционалом обладает система 1С: Предприятие.

Выявленные преимущества рассматриваемой системы:

1. Расширенный список бизнес-решений.

2. Соответствие требованиям регулирования.

3. Автоматизация ручных процессов повышает эффективность системы.

4. Лучшее содержание и доступ к корпоративному содержанию групп сотрудников повышает производительность труда.

5. Соответствует требованиям долговременного хранения - архивирования.

6. Стандартизация на основе унифицированной инфраструктуры, устранение изолированных информационных хранилищ и экономия от масштаба уменьшает общую стоимость владения и способствует консолидации.

Помимо рассмотренных на сегодняшний день на рынке имеются и много другие программные продукты, такие как GlobusProfessional, LanDocs, CompanyMedia и многие другие. Однако, системы, рассмотренные выше более подробно, являются наиболее популярными и функциональными.

Выводы по первой главе

Первая глава выпускной квалификационной работы посвящена анализу теоретических аспектов исследуемой тематики и общей характеристика объекта.

Данная работа выполнена на базе страховой компании.

В первой главе работы произведен анализ литературных источников и теоретических аспектов оптимизации бизнес-процессов, в ходе которого исследованы труды таких авторов, как Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. и др.

Произведен анализ общей характеристики исследуемой организации и ее информационной архитектуры, а так же исследование действующей организации бизнес-процессов и их недостатков.

В завершении главы исследованы существующие разработки для оптимизации бизнес-процессов такие, как DocsVision, Directum, 1С: Предприятие.



Глава 2. Разработка практических решений по оптимизации бизнес-процессов организации

2.1 Разработка проекта оптимизации бизнес-процессов

В ходе производства работ было произведено интервьюирование сотрудников компании, которые заняты страховыми проверками. Произведен сбор данных для анализа. По результатам, сделаны следующие оценки.

Для приема и обработки документов на исследуемом объекте назначена группа в составе пяти сотрудников. Ожидаемая интенсивность потока документов - 35 обращений в час. Среднее время обработки одногопакета документов одним сотрудником - T_обс = 10 мин. Освободившийся сотрудник обрабатывает последний из поступивших документов.

Один сотрудник обрабатывает 6 пакетов документов в час. Общее количество сотрудников (пять человек) обрабатывают 30 пакетовв час. При поступлении 35 пакетов в час выделенная группа сотрудников не справляется с потоком документов.

Исходя из полученных результатов, следует сделать вывод, что в целом сотрудники с нагрузкой и процессом обработки документов не справляются в полной мере.

К основным проблемам исследуемого процесса, которые влияют на процессы приема и обработки документов по страховым проверкам, можно отнести:

- отсутствие координации между отделами в вопросах приема документов по страховым проверкам;

- изменения технологии работы специалистов не отражаются в функционале используемого программного обеспечения;

- отсутствие единой информационной среды обработки документов - нет информационной базы, в которой бы отражался полный технологический процесс приема документов.

Процедура оформления и обработки документов на данный момент осуществляется без механизмов автоматизации. Данную операцию производит конкретное лицо - страховой агент. В своей деятельности данный сотрудник руководствуется законодательством РФ и внутренними регламентирующими документами компании.

Решением проблемы является автоматизация процесса обработки документов по страховым проверкам. В частности, сотрудники компании при использовании системы смогут ускорить время выполнения работы до 60%. Со времен в результате наполнения базы знании? пользователи смогут прибегать к помощи базы знании? для решения проблем, что позволит разгрузить сотрудников технической? поддержки.

Для того чтобы автоматизировать исследуемый процесс, необходимо представить целевую модель на детальном уровне. А именно - на уровне взаимосвязанных цепочек функций, поддерживающих работу систем и контуров управления (прежде всего, операционного).

В новом процессе предполагается внедрить механизмы автоматизации страховых проверок.

Способ, который используется для оформления документов на данный момент, является не эффективным. Он занимает не только слишком много времени у сотрудников, но также увеличивает вероятность неточностей и ошибок. Все это может негативно отражаться на бизнесе в целом, так как для клиента очень важна скорость работы.

Для решения этой проблемы необходимо автоматизировать процесс проведения страховых проверок в исследуемой компании. Автоматизировать процесс можно с помощью разработки и внедрения специализированной информационной системы.

Основные потребности клиентов компании - это быстрое решение вопросов, касающихся страховой проверки. Самое главное для клиента как можно скорее получить интересующую его информацию. Также важна для клиента надежность и точность [6, с.101].

Для пользователей проектируемой системы важен удобный и понятный интерфейс и возможность реализации всех требований к системе.

В ходе производства работ сформирован список функциональных требований к системе автоматизации:

1. Ввод личной информации о клиенте - данная функция, прежде всего, необходима для проверки наличия карты клиента в системе.

2. Создание карточки клиента - данная функция позволяет создать карточку нового клиента компании. В нее вносится вся необходимая информация о клиенте.

3. Проверка страхового полиса клиента - данная функция отвечает за проверку наличия страхового полиса. Осуществляется на основе карточки клиента.

Нефункциональные требования к системе автоматизации:

- время отклика системы не должно превышать 2 с;

- система должна работать на базе семейства операционных систем Windows;

- минимальный объем ОЗУ ПК, необходимый для работы системы - 512 Мб.

Заинтересованные лица для внедрения разрабатываемой системы - это в первую очередь руководство компании, так как внедрение системы автоматизации должно оказать положительное влияние на деятельность в целом.

Также заинтересованные лица - это страховые агенты, которые напрямую взаимодействуют с клиентами и отвечают за своевременный ввод данных и предоставление клиенту необходимой информации.

Для страховых агентов ценность представляет:

- улучшенная производительность;

- меньшее количество переделок;

- ускорение выполнения процесса;

- автоматизация задач, ранее выполнявшихся вручную;

- возможность выполнять совершенно новые задачи.

Следующие заинтересованные лица - менеджеры по работе с клиентами. Для них важна точность переданных страховым агентов данных.

По результатам выполнения процесса автоматизации предполагается получить следующие эффекты:

- уменьшить время, необходимое для оформления документов по проверкам;

- автоматизировать контроль расчетов;

- обеспечить возможность длительного хранения данных, связанных с расчетами большого срока давности - для возможности оценки эффективности деятельности компании;

- обеспечение информированности о сроках оплаты услуг;

- возможность выполнения предкалькуляции заказов.

Внедрение системы не приведет к изменениям в работе служб компании, связанных со сбором, обработкой и выдачей информации. Информация в базе должна обновляться постоянно, с занесением новых данных.

После внедрения системы автоматизации будет сведено к минимуму количество ручных операций и бумажных документов в ходе реализации исследуемого процесса.

Использование информационной системы позволит улучшить экономические показатели функционирования компании за счет уменьшения времени на формирование документации.

Модель потоков данных «TO-BE» представлена на рисунке 2.1.

Входные документы будут заноситься пользователями в базу данных, преобразовываться до нужного формата и обрабатываться по запросам. Формат вводимых данных исключит возможность ошибки при занесении информации.

Все данные будут храниться в базе данных. Выходные документы после обработки будут доступны для пользователей в любое время, что исключит возможность потери информации.

Рисунок 2.1 - Модель потоков данных «TO-BE»

Декомпозиция IDEF0 модели процесса страховой проверки «TO-BE» представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Декомпозиция IDEF0 модели процесса



Декомпозиция блока А1 «Учет поступления документов для проверки» «TO-BE» приведена на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 - Декомпозиция блока А1

Декомпозиция блока А2 «Распределение документов для проверки» приведена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Декомпозиция блока А2

Документы поступают в компанию непосредственно в офисе, по электронной почте и с сайта компании.

Декомпозиция блока А3 «Исполнение заявок» приведена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - Декомпозиция блока А3

Выходные документы используются со стороны пользователя для принятия решений проверке, со стороны системы - для поддержки процессов оперативного управления на всех этапах (формирование параметров, ввод и корректировка значений, отчетность).

Автоматизация работы в данном проекте необходима в первую очередь для повышения эффективности и скорости работы. Поэтому функциональные возможности рабочего места пользователя должны быть направлены на решение конкретных задач, возникающих в процессе работы.

При автоматизированном варианте отпадает необходимость хранения большого количества данных, сокращается время на отправку и получение документов, тем самым объем работ сокращается, что позволяет улучшить эффективность работы специалиста.

Автоматизация процесса страховых проверок состоит в использовании ИС, которая обеспечивает выполнение следующих функций в автоматизированном режиме:

1. Прием документов по проверке.

2. Регистрация документов по проверке.

3. Анализ и управление документами по проверке.

4. Назначение исполнителя на выполнение проверки.

Все вышеуказанные функции до автоматизации выполняются и регистрируются в журнале страховым агентом. Запись производится в ручном виде в журнал. После разработки и внедрения системы автоматизации информация будет обрабатываться в информационной системе в автоматизированном виде.

Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии бизнеса. Существует несколько типов стратегий автоматизации:

- хаотичная (кусочная);

- по участкам;

- по направлениям;

- полная (комплексная).

При применении хаотичных автоматизаций при внедрении информационной технологии, можно говорить только о краткосрочной, локальной задаче, а не реальной потребности бизнеса. При данной стратегии автоматизации, чаще всего приобретаются дешевые программные продукты, которые в процессе эксплуатации оказываются неэффективными, поэтому, данные варианты автоматизации не рассматриваются.

Автоматизация по направлениям деятельности, автоматизирует только одно из направлений деятельности в рамках всей компании. Данная стратегия также не подойдет, т.к. производится автоматизация не направления деятельности, а управленческой функции одного из отделов.

Автоматизацией по участкам деятельности автоматизирует функции отдельного подразделения компании.

Автоматизацией по участкам деятельности автоматизирует функции отдельного подразделения компании. Данная стратегия эффективнее, когда есть участок, где применение ИС даст значительные экономические эффекты. И так как, производится автоматизация функций обработки заявок клиентов, полностью сосредоточенного в рамках отдела компании, наиболее оптимальным выбором будет стратегия автоматизации по участку деятельности.

Анализ всех существующих способов по приобретению ИС показал, что самым результативным вариантом будет процедура собственной разработки. Выбор был сделан в связи с работой компании на обычном программном обеспечении и наличием IT-отдела, в котором работают квалифицированные специалисты, которые занимаются разработками новых продуктов и в поддержке существующих ИС компании. А также важно, что в IT-отделе есть достаточно требуемых программных обеспечений, и квалифицированных сотрудников, которые имеют знания не только в прикладных задачах, способны создать и внедрить систему, но и имеют знания предметных областей.

Существуют следующие основные варианты по приобретению ИС:

1. Покупка готовых решений - дает возможность получить уже готовые программные решения и минимизировать затраты на их внедрение. Однако он не учитывает специфики каждых конкретных предприятий, их масштабы, внутреннего документооборота, ориентацию на определенные сегменты рынка, и так далее.

2. Покупка готовых продуктов и самостоятельная доработка нужных функций - требует меньших временных затрат по сравнению с собственными разработками. Нельзя оценить затрат на доработку систем, так как отсутствует исходный код программ и данных не позволяет провести анализ по необходимости доработок.

3. Собственные разработки - позволяют разработать системы, полностью отвечающие всем требованиям, но при этом являются более затратными (по времени и стоимости) в сравнении с покупкой готовых продуктов. Но в тоже время возможна полная совместимость с уже имеющейся системой.

4. Разработка систем под заказ (аутсорсинг) - дает возможность передать процесс разработки систем на сторонние организации. Системы будут отвечать всем требованиям, но данный способ будет требовать большого затрата средств в сравнении с собственными разработками. Предпочтителен при отсутствии собственного специалиста.

Предполагается использовать вариант собственной разработки системы, так как данный вариант позволяет разработать систему, полностью отвечающую всем требованиям.

2.2 Обоснование проектных решений по различным видам обеспечения

Для обоснования проектных решений необходимо определить используемое программное обеспечения в разрабатываемой ИС.

Программное обеспечение - совокупность комплекса различного по функционалу взаимосвязанного программного продукта, участвующего в решении задач управления, и программных документов, которые необходимы для использования их программ.

ПО является главнейшей компонентой информационных систем. Важнейшую роль в судьбе создаваемой информационной системы есть обоснованный и удачный выбор системного и прикладного ПО [18, с.61].

При формировании сложных ИС большое значение оказывает разработка ПО, т.к. именно программные средства формируют интеллект компьютера, применяемый для решения сложных научных задач, управления сложнейшими технологическими процессами. В современном мире при формировании данных систем значительно увеличивается значимость человеческого фактора, а, значит, эргономического обеспечения системы [9, с.69].

Создание модели информационной системы будет происходить в среде Erwin.

Для реализации проекта необходимо выбрать язык программирования и систему управления базами данных.

В качестве СУБД для базы данных была выбрана СУБД MS Access 2019.

Один из главных плюсов разработки на MS Access - связь с Microsoft Office. Для нормальной работы созданного приложения достаточно установленного офиса. MS Access вполне хорош по совместимости с MS SQL Server и другим форматом баз данных.

Каждая из задач имеет в себе выбор одного из способа решения. MS Access, при своей внешней простоте, позволит решить довольно сложные задачи. MS Access серьезный инструмент, в котором быстро и эффективно возможно выполнить довольно сложную вещь. Для многих из проектов, где важно в жатые сроки произвести разработку, MS Access подходит идеально.

MS Access изначально представлен как настольные базы данных, и в данных сферах ему трудно найти равных соперников. Так же MS Access надежный контейнер по хранению запросов и таблиц при работе с ними через ADO. Если не устраивают типовые наборы функций, то можно выполнить интерфейсы для работы с применением другого средства, например, VisualStudio или Delphi. Преобразование отношений в таблицы происходит по следующим принципам: каждое отношение (сущность) становится отдельной таблицей, а каждый атрибут отношения становится полем.

Преимущества СУБД MicrosorfAccess[13]:

1. Простой и понятный интерфейс. Приступить к работе с данной СУБД можно, не имея никаких особых навыков. Кроме того, на помощь новичку приходят многочисленные справочные пособия, онлайн- и офлайн-курсы.

2. СУБД MS Access общеизвестна и очень популярна в настольных ПК. Это значит, что вы всегда можете обратиться за помощью к знакомому, уже давно использующему данную СУБД, за советом, а также вместе работать с одной базой данных по сети.

3. Практически безграничные возможности экспорта данных: данные из таблиц щелчком одной клавиши мыши можно перенести в Excel, Word, экспортировать в XML, опубликовать в PDF, не говоря уже о том, чтобы без проблем перенести выбранные объекты в другую базу данных.

4. Невысокая цена. Если покупать MS Access в составе полного пакета Microsoft Office, то, по сравнению с другими платными СУБД, цена окажется очень заманчивой.

5. Широкий выбор конструкторов для построения форм, отчетов и запросов, с помощью которых можно отфильтровать данные и вывести их в удобном виде.

6. Широкие возможности импорта данных: если у вас есть табличные данные, созданные при помощи текстового процессора MS Word или табличного процессора MS Excel, вы с помощью мастера без труда перенесете их в свою базу. Импорт, кроме того, можно выполнить из простого текстового документа, из документа XML, а также из файлов баз данных, созданных в других СУБД (таких как dBASE, PARADOX).

7. Возможность создания пароля на своей базе данных.

8. Встроенный язык VBA высокого уровня.

9. Возможность записи макросов.

10. Редактор SQL.

Для программистов можно выделить еще один значительный плюс: ядро Access JET 4 встроено в операционные системы Microsoft, начиная с Windows-98. Это значит, что разработанное приложение, использующее в работе базу данных, созданную в Access, можно без проблем переносить на любой компьютер с ОС Windows. Оно будет работать, не требуя установки самой СУБД. В крайнем случае потребуется лишь установка RUNTIME - версии, которую можно абсолютно бесплатно скачать с сайта Microsoft.

Входная информация - это вся информация, необходимая для решения существующих задач в организации. Данная информация хранится в первичных документах, на машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

Для автоматизации необходимо:

- составить список входной информации;

- грамотно расположить реквизиты каждого вида входной информации;

- привести описание полей (реквизитов) входных документов.

Вся входная информация будет заносится в БД. В разработанный программный продукт будет удобно заносить полученную информацию, а также делать выборку нужных данных из предложенного списка, что позволит сохранить целостность данных.

Приложение для базы данных будет создано с помощью языка программирования Delphi. Delphi - это среда быстрой разработки приложений, используемая многими разработчиками, она поддерживается тысячами компонентов и надстроек других производителей и позволяющая создавать высокопроизводительные приложения, ориентированные на пользователя.

Работа любой системы управления опирается на данные. Формирование информационного обеспечения в каждой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой подразумевается совокупность упорядоченной информации, применяемой при использовании ИС, в том числе взаимосвязь различных совокупностей этих данных. При этом комплект упорядоченной информации должен совпадать по комплектации и содержанию функции тех задач, которые решают на ее основе. Информационная база оказывает влияние на эффективность всей системы, способы решений функциональных задач и т.д [15].

В комплект информационной базы входит:

1. Массив постоянных нормативно-справочных данных;

2. Массив, содержащий текущую информацию о состоянии управляемого объекта;

3. Массив, содержащий информацию, поступающую из внешней среды;

4. Массив, содержащий накапливаемую информацию за определенный отрезок времени (архив данных).

Техническое обеспечение- комплекс технических средств, определенных для работы ИС, а также подобающая документация на эти средства и технологические процессы [12, с.86].

Комплексом технических средств является:

1. ПК удовлетворяющие минимальные требованиям;

2. Устройства по сбору, накоплению, обработке, передаче и выводу данных;

3. Устройства по передачи информации и линии связи;

4. Средств оргтехники и устройств автоматического съема данных;

5. Эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляется предварительная выборка технических средств, использование их эксплуатации, технологический процесс обработки информации, технологическое оснащение.

В данное время сложились две основные группы формирования технических обеспечений (формы по использованию технических средств): централизованный и частичного или полностью децентрализованный [13, с.125].

Централизованного технического обеспечения, базируемого на применении в информационную систему серверов.

Децентрализация технических средств дает возможность реализовать функциональные подсистемы на ПК непосредственно на рабочем месте. Перспективным подходом можно считать, частично децентрализованным подходом - применение технических обеспечений на базе распределенной сети, состоящей из ПК и сервера для хранения БД, общих для любых функциональных подсистем [5, с.38].

Для решения выдвинутой задачи, необходимо наличие у специалиста компании ПК и принтера. К компьютеру, который находится в пользовании специалиста, предъявляются следующие возможные требования:

- процессор с частотой не менее 2,5 ГГц или выше;

- свободное место на диске не менее 1000 Мб;

- объем оперативной памяти не менее 4 Гб;

- подключение к локальной сети со скоростью от 100Мбит/с.

Критерием выбора технических средств есть:

1. Надежная функциональная система;

2. Функционально полная система;

3. Быстродействие;

4. Минимизирование затрат на стоимость: аппаратного средства, прикладной системы, сопровождения систем, развития систем.

2.3 Информационное обеспечение задачи

При проектировании ИС необходимо разработать ее информационную модель.

Информационная модель в теме автоматизации процесса строится в форме схемы данных и поясняется диаграммой потоков данных.

Для ввода первичной информации используются справочники и классификаторы.

Выходными документами являются экранные формы, аналитические отчеты в печатном и электронном виде.

Формы аналитических отчетов включают:

- анализ банка поступивших документов для провеки;

- отчетные документы за указанный период времени;

- информация по проведенным проверкам.

Выходные документы используются со стороны пользователя для принятия решений по расчету, со стороны системы - для поддержки процессов оперативного управления на всех этапах расчета.

Информационная модель системы автоматизации обработки заявок приведена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 - Информационная модель

К нормативно-справочной и оперативной относится информация, которая меняется для каждого фиксированного случая ее использования.

Для удобства работы администратора формируются следующие выходные документы:

- списки текущих проверок;

- акт проверки;

- полугодовой отчет по проверкам.

Входные документы будут заноситься пользователями в базу данных, преобразовываться до нужного формата и обрабатываться по запросам.

Формат вводимых данных исключит возможность ошибки при занесении информации. Все данные будут храниться в базе данных.

Выходные документы после обработки будут доступны для пользователей в любое время, что исключит возможность потери информации [9, с.76].

Для решения задач, возложенных на страховых агентов компании и формирования документов, используются входные данные:

- информация по проверке;

- тип проверки.

Наибольший интерес представляют основные функции системы:

- ввод и обработка данных;

- обработка справочников;

- формирование отчетов.

В качестве системы управления базами данных (СУБД) был выбран MS Access. Ниже описаны таблицы создаваемой базы данных.

1. Таблица «client_id».

Структура таблицы приведена ниже.

Таблица 2.1 - Структура таблицы «client_id»

Поле	Тип данных	Размер	Ограничения
client_id	Int		PK
DIRECT_INFO	Varchar	255	Notnull

Пример заполнения таблицы показан на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 - Пример заполнения таблицы «client_id»



2. Таблица «usluga_id».

Структура таблицы приведена ниже.

Таблица 2.2 - Структура таблицы «usluga_id»

Поле	Тип данных	Размер	Ограничения
usluga_id	Int		PK
DIRECT_INFO	Varchar	255	Notnull

Пример заполнения таблицы показан на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 - Пример заполнения таблицы «usluga_id»

3. Таблица «zakaz_id».

Структура таблицы приведена ниже.

Таблица 2.3 - Структура таблицы «zakaz_id»

Поле	Тип данных	Размер	Ограничения
tblTiket	Int		PK
DIRECT_INFO	Varchar	255	Notnull

Пример заполнения таблицы показан на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 - Пример заполнения таблицы «zakaz_id»



Схема разрабатываемой базы данных приведена на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 - Схема базы данных

В соответствии с вышеописанными механизмами будет выстраиваться пользовательский интерфейс проектируемой ИС.

2.4 Программное обеспечение задачи

Исследованы основные программные функции предлагаемой системы.

Среди реализуемых служебных функций выделяется функция проведения проверок, как основная.

Наибольший интерес представляют основные функции. К ним относятся:

1. Прием документов для проведения проверки.

2. Регистрация документов для проверки.

3. Анализ и управление документами.

4. Назначение исполнителя на выполнение проверки.

На каждом этапе может быть произведен ввод исходных данных, корректировка, печать и выдача в канал связи. В функции ведения справочников также доступны опции загрузки, актуализации и печати справочников. Ввод информации позволяет ввести информацию о клиенте, выбранных условиях проживания и дополнительных услугах. Существует возможность внесения изменений в эти данные. Изменения могут быть связаны с отказом клиента от заказа, изменением его персональных данных. При отмене заказа происходит удаление данных из системы.

Формируемые выходные документы могут выдаваться в канал связи в виде файлов MSWord и MSExcel. Они используются для дальнейшей работы и являются наиболее сложным процессом в комплексе задач. Поэтому отчеты необходимы в различных разрезах для более полной оценки сложившейся ситуации.

Дерево вызова программных модулей внедряемого программного продукта представлено на рисунке 2.11.

Ведение справочников и классификаторов помогает при вводе информации, что повышает скорость работы в данном программном средстве.

В качестве среды программной разработки будет использован язык программирования Delphi.

Программный код приведен в приложении 1.



Рисунок 2.11 - Дерево вызова программных модулей

Разбиение на модули программного комплекса произведено на основе разработанной структуры диалога условно по причине того, что при использовании ИС программные модули не являются самостоятельными единицами, а представляют собой часть конфигурации.