Правила работы с электронным каталогом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Правила работы с электронным каталогом

Зарождение электронных каталогов связано с разработками специалистов Библиотеки Конгресса США в 60-е годы XX в., которые исследовали возможности автоматизации отдельных библиотечно-библиографических процессов. Результатом их работы стал так называемый «машиночитаемый каталог» (MARC - Machine-Readable Catalogue). Первый в мире электронный каталог был разработан в библиотеке университета штата Огайо. В 80-е годы электронные каталоги получили всеобщее признание и стали внедряться во многих библиотеках США, Канады, Австралии, Великобритании и других стран.

Электронный каталог (ЭК) - библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени, предоставленный в распоряжение пользователей.

К ЭК предъявляются определенные требования: быстрое выделение новой информации из общего массива данных; мощные поисковые средства; средства управления и анализа информации; многопользовательский доступ; удаленный доступ.

ЭК является частью справочно-библиографического аппарата библиотеки, он сочетает в себе функции различных видов каталогов - алфавитного, систематического, предметного - и позволяет производить многоаспектный поиск документов по различным признакам. ЭК раскрывает состав и содержание библиотечного фонда печатных, аудиовизуальных, электронных документов и служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотеки. Электронный каталог можно рассматривать как совокупность баз данных.

Библиографическая база данных - это база данных, содержащая библиографические описания документов (книг, журналов, статей, диссертаций, электронных и аудиовизуальных документов).

Лексикографические БД - это словари, рубрикаторы, классификаторы и т. п. Среди этих БД могут быть словари ключевых слов (нормализованной лексики), словари предметных рубрик, тезаурусы, классификационные системы. С их помощью ведется тематический, систематический, предметный поиск.

Под текстовыми понимаются: полнотекстовые, гипертекстовые, фрагментарные и другие БД. Полнотекстовые БД содержат полные тексты информационных документов.

Поисковый аппарат электронного каталога библиотеки - это совокупность лексикографических баз данных, т. е. совокупность словарей, сформированных по отдельным элементам библиографического описания.

Таким образом, электронный каталог библиотеки - совокупность библиографических и лексикографических БД в комплексе с СУБД и набором прикладных программ.

Электронные каталоги предоставляют пользователям дополнительные возможности поиска информации, а также расширяют возможности представления информации (отражается содержание, вносятся дополнительные описания аннотацией и ключевыми словами, добавляются сведения об организациях, географических объектах, персоналиях, произведениях, мероприятиях и т. д.). Пользователь может работать с ЭК в любое удобное для него время и в любом удобном месте.

Однако работа с электронным каталогом требует и от пользователей определенного уровня подготовки:

- знания информационных технологий;

- умения правильно (корректно) формулировать запрос;

- понимания построения и правил функционирования электронного каталога (какая информация в нем представлена, в каком виде и т. д.) и др.

Сегодня электронный каталог является ведущей формой библиотечных каталогов. Однако в России электронные каталоги продолжают сосуществовать с традиционными (карточными) каталогами. В то время как за рубежом от карточных каталогов стали отказываться еще в 80-е годы XX в., в России эта практика пока не получила широкого распространения. Это связано с несколькими причинами: недостаточная техническая оснащенность большинства библиотек (особенно региональных, в том числе и школьных); ограниченные возможности повышения квалификация персонала библиотеки; низкая информационная культура пользователей и др.

На последнее обстоятельство следует обратить особое внимание. Большинство пользователей не могут грамотно сформулировать свой запрос, поэтому при работе с электронным каталогом получают неудовлетворительные результаты. По мнению специалистов, формулирование запроса - дело сложное, ему необходимо учиться.

Рассмотрим общие правила работы с электронными каталогами, а также некоторые примеры.

Приступая к работе с электронным каталогом, необходимо предварительно ознакомиться с его характеристиками:

- какая информация представлена (книги, статьи, полнотекстовые данные, фактографические данные и т. д.);

- хронологические рамки (т. к. в России электронные каталоги начали создаваться в 90-е годы XX в., то информация за более ранний период не всегда представлена даже в каталогах крупнейших библиотек);

- поисковые возможности.

Практически все электронные каталоги позволяют пользователю выбрать вариант поиска (простой, расширенный или профессиональный). Для начинающего пользователя подойдет простой поиск. В этом случае необходимо выбрать поле поиска, т. е. по какому элементу мы будем искать информацию: автор, название, ключевые слова и т. д.

Ключевые слова - слова, устойчивые сложные и сложносокращенные слова, терминологические словосочетания, несущие существенную смысловую нагрузку в текстах документов.

Набор полей для поиска в разных каталогах может варьироваться, но основные поля (перечисленные выше) присутствуют всегда. При простом поиске в поисковое окно вводится искомое «понятие» (фамилия автора, название книги или ключевое слово по теме) (http://nbmgu.ru/search/).

В этом случае выбрано поле «автор» (оно отмечено синим цветом) и введена фамилия автора (Достоевский). Результатом поиска станет перечень работ Достоевского (причем не только всем известного писателя - Федора Михайловича, но и его однофамильцев), имеющихся в научной библиотеке МГУ.

Основные недостатки такого поиска:

- наличие «шумовой» информации, т. е. не отвечающей вашему запросу (например авторы с одинаковой фамилией; или вам нужна информация о налогах с экономической точки зрения, а при введении в поисковое окно просто слова «налоги» - выйдет вся имеющаяся информация по этому понятию, например с точки зрения права);

- при работе с большими массивами данных на не уточненный дополнительными параметрами запрос выйдет большой перечень документов (порой в несколько тысяч), что потребует много времени на его обработку и отбор нужной информации.

Поиск в ЭК можно вести и по различным сочетаниям поисковых признаков (относящихся к библиографической или тематической характеристике документа). В этом случае будет использоваться расширенный (или профессиональный) поиск. Эти варианты поиска различаются уровнем сложности, но принцип поиска одинаков. Профессиональный поиск большинством пользователей не используется, т. к. подразумевает включение в поиск дополнительных (так называемых служебных) полей. Непрофессионалу будет сложно в этом разобраться. А вот расширенный поиск подходит для «продвинутого» пользователя, который понимает принцип организации электронного каталога. Данный вид поиска позволяет уточнять запрос, используя различные элементы и их сочетание.

Примеры:

КС «Сталинградская битва» + Дата «2008» = литература по Сталинградской битве, вышедшая в 2008 году.

Автор «Мураками» + Дата «2008» = работы Мураками, вышедшие в 2008 году.

Автор «Достоевский» + Название «Бесы» = конкретная работа, конкретного автора.

КС «экология» + КС «Волгоград» = литература по экологии Волгограда и Волгоградской области.

КС «молодежная политика» + КС «США» = литература по молодежной политике в США.

Внешний вид поисковых окон электронных каталогов будет отличаться в основном оформлением, но принцип поиска будет примерно одинаков.

Сначала необходимо выбрать поля, по которым будет вестись поиск, а затем - вводить искомые термины. Чтобы сочетать условия поиска, используются булевы операторы (логические операторы). Их несколько, и их комбинация влияет на результаты поиска. Самые распространенные: И, ИЛИ, НЕ (англоязычный вариант: AND, OR, NOT).

Оператор И используется для сочетания элементов (как в рассмотренных выше примерах), он ограничивает поиск дополнительными (сочетанными) условиями. Оператор ИЛИ используется для поиска при синонимии. Например: молодежь ИЛИ подростки, Ренессанс ИЛИ Возрождение, нацизм ИЛИ фашизм.

Оператор НЕ используется для исключения ненужного элемента. Например, необходимо найти литературу по использованию инфракрасного излучения во всех сферах, кроме медицины. В этом случае запрос будет выглядеть так: инфракрасное излучение НЕ медицина.

Данный вид поиска позволяет конкретизировать запрос, избавляя от необходимости просмотра лишней информации. Умение грамотно составлять подобные сочетания - хорошее подспорье в поиске информации.

Некоторые поисковые формы предусматривают дополнительную возможность поиска - поиск по словарям. Он используется при наличии сложных запросов, если трудно сформировать запрос, много термов и т. д. В этом случае пользователь видит весь состав словаря и имеет возможность выбирать наиболее подходящие ему термины (рис. 1). При этом, как правило, пользователю необходимо ввести только начало слова (или словосочетания). Пользователь также имеет возможность выбирать словарь, с которым желает работать (словарь КС, словарь авторов, словарь названий, словарь персоналий и др.).

Рис. 1. Поисковая форма по словарям в АИБС «МАРК-SQL»

Дадим краткую характеристику некоторых поисковых полей:

? «Название» позволяет искать книгу по ее заглавию. Заглавие - это слово, фраза, буква или группа слов, фраз и букв, как правило, указанные на издании, которые называют это издание или входящие в его состав произведения. Издание может иметь несколько вариантов заглавия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т. д.), идентичных или отличающихся друг от друга.

? «Автор» позволяет искать книгу по индивидуальному автору. Индивидуальный автор - это лицо, создавшее произведение самостоятельно или в соавторстве с другими лицами. Этим поисковым полем можно пользоваться тогда, когда у вас есть список литературы и вы хотите уточнить, есть ли в библиотеке книга того или иного автора. Поисковое поле «Автор» включает в себя также и так называемых авторов-организаций, или коллективных авторов, т. е. учреждения и организации (постоянные или временные), публикующие от своего имени официальные материалы, сборники работ своих сотрудников или продолжающиеся издания («Труды», «Ученые записки», «Материалы конференции» и т. п.).

? «Ключевые слова» - предназначено для поиска литературы по заданной теме (реферата, контрольной, сообщения). Ключевые слова берутся либо непосредственно из текста документа с сохранением авторской формулировки; либо из тезауруса (т. е. словаря, в основе которого лежит отраслевая терминология).

В качестве ключевых слов могут использоваться:

1. Существительные в именительном падеже в единственном или множественном числе, например: предприятие, предприятия; организация, организации.

2. Словосочетания:

- прилагательное + существительное (например, аудиторская проверка, информационные ресурсы, производственные отношения);

- сочетания существительного с существительным (рынок ценных бумаг, учет затрат, источники права).

3. Административно-территориальные и географические наименования (например, Западная Сибирь, Волгоградская область).

4. Название исторических событий, которые приводятся в полной форме в соответствии с научной традицией (например, Великая Отечественная война, Первая мировая война, Смутное время).

5. Аббревиатуры, широко вошедшие в употребление (например, нэп, АПК);

6. Фразы, которые невозможно разделить без потери смысла (например, спорт высоких достижений, русский язык как иностранный).

7. Иностранные слова (Toyota, Nestle, Internet, PR).

Чтобы правильно проводить поиск по КС в том или ином каталоге, необходимо предварительно ознакомиться со словарями (если они доступны), или провести более широкий поиск по теме, чтобы посмотреть, какие КС используются в данном каталоге (из текста, с сохранением авторской терминологии, или из тезауруса). А затем - провести уточняющий поиск с использованием корректных формулировок.

? «Персоналия» - это имя собственное, фамилии ученых, писателей, общественных деятелей (например, Ломоносов М.В., Петр I, Аристотель, Салтыков-Щедрин М.Е.).

Проводя поиск, используя данное поисковое поле, следует помнить, что возможны различные написания фамилий (например, Чингиз-хан, Чингис-хан, Чингисхан). Поэтому лучше вводить только неизменяемую часть слова, иначе может произойти потеря информации.

Также могут встречаться различные варианты перевода иностранных фамилий (например Уортман, Вортман (оригинал - Worthman). В этом случае следует перепроверять информацию, используя, в том числе, и оригинальную фамилию.

Таким образом, можно сформулировать несколько основных правил для работы в любом электронном каталоге:

? Допускается не набирать название книги целиком, достаточно набрать лишь его начало. Можно набрать часть названия не с начала, но при этом необходимо задать условие поиска «включает». Это полезно при поиске книг, которые начинаются на число («XVI международная конференция…» и т. п., чтобы исключить неправильное написание чисел), или если вы помните только часть заглавия.

? Чтобы значительно расширить список литературы по запросу, предпочтительнее набирать только корень слова. Например, икон, а не икона. В этом случае будут автоматически учитываться все возможные варианты: икона, иконы, иконография, иконопись, иконописцы и другие производные.

? При наборе ключевого слова в поисковом окне не допускается употребление знаков препинания (точек, запятых, скобок, кавычек и т. д.) и сокращений слов (например, межд. отнош.).

? Если в качестве ключевого слова выступает словосочетание, в котором есть несколько определений, относящихся к одному определяемому слову, то в этом случае словосочетание можно преобразовать в двух- или трехсловные словосочетания. Например: «мировые финансовые кризисы» разбиваем на два словосочетания - мировые кризисы и финансовые кризисы, дополнительно можно провести поиск по слову кризисы; русская народная музыка - русская музыка и народная музыка, международные валютно-кредитные отношения - международные отношения, валютно-кредитные отношения, кредитные отношения.

? Нельзя набирать в качестве ключевого слова целую фразу (тему реферата), так как фраза не будет являться ключевым словом и поиск может оказаться безрезультатным.

Необходимо иметь в виду, что любое усложнение параметров поиска ведет за собой увеличение времени поиска. При этом экономится время при работе с подмножеством найденных документов, в котором при более корректно заданных условиях поиска будет меньше «шумовой» информации.

Сегодня пользователям доступны и другие варианты электронного каталога. Например, отсканированные алфавитные каталоги.

В этом случае пользователь, используя принцип простого поиска, вводит искомое слово и получает перечень «каталожных ящиков», где в алфавитном порядке расположены «виртуальные» карточки. Затем необходимо выбрать подходящий раздел и начать просмотр конкретных карточек.

Такой поиск является более трудоемким, т. к. приходится просматривать (т. е. загружать) каждую карточку отдельно. Также определенные сложности при работе могут создавать некачественно отсканированные карточки, или старые оригиналы карточек (написанные от руки, часто неразборчивым почерком, могли выцвести чернила и т. д.), с которых сделана копия. Однако несомненным преимуществом этого каталога (значительно перевешивающим все недостатки) является то, что информация здесь представлена за более продолжительный период. Так, в Российской национальной библиотеке обработан весь генеральный каталог (т. е. весь массив документов) с 1725 по 1998 г. Таким образом, работая с данным каталогом, можно получить информацию о старых и редких источниках.

В настоящее время крупнейшие библиотеки, благодаря Интернет-технологиям, предоставляют доступ к электронным каталогам не только своим читателям, но и удаленным пользователям, что значительно расширяет возможности информационного поиска.

Так, крупнейшей библиотекой в мире является Библиотека Конгресса США, и сегодня ее каталоги доступны российскому пользователю (http://www.loc.gov)

Таким образом, в распоряжении у современного пользователя находятся многочисленные и разнообразные информационные ресурсы. Но необходимо уметь правильно пользоваться ими, а также вовремя узнать о них. Безусловно, в рамках курса «Основы информационной культуры» нельзя обозреть все возможные универсальные и тематические ресурсы. Но при совместном подходе к формированию информационной культуры учащихся библиотекари и педагоги (каждый в рамках своих занятий) смогут уже на уровне школы добиться значительных результатов.

Библиотекари могут формировать фонд универсальных ресурсов на уровне школьной библиотеки, а также рекомендовать специальные ресурсы преподавателям, которые затем смогут использовать эти материалы на своих уроках.

электронный каталог автоматизация библиотека

Размещено на Allbest.ru