Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

ФГБОУ ВО «Уфимский государственный авиационный технический университет»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к расчетно-графической работе

по дисциплине

«Информационные системы»

Кафедра экономической информатики

Разработка системы автоматизации бизнес-процессов средствами MS Access

Вариант 46

ГруппаБИ-213

Студент Багаутдинова Э.Р.

Консультант Лысенко И.А

Принял Лысенко И.А



ФГБОУ ВО «УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ

ЗАДАНИЕ

на расчетно-графическую работу по дисциплине «Информационные системы»

Студент Багаутдинова Э.Р. Группа БИ-213 Вариант46.

1. ТЕМА РГР: Разработка системы автоматизации бизнес-процессов средствами MS Access

2. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ ПО ВАРИАНТУ: Дисциплины по выбору.

Исходные данные:

Код студента	Код выбора	Код предмета
Фамилия	Код студента	Название предмета
Имя	Код предмета	Семестр
Отчество	Примечание	Преподаватель
Факультет		Количество часов лекций
Серия и номер паспорта		Количество часов лабораторных работ

Варианты преобразований:

Тип сортировки	Тип запросов-выборок	Тип запросов-действий	Тип запросов-итогов	Тип итогов поля в отчетах	Тип группировки поля в отчетах
По возрастанию в текстовом поле	С логическим И, связывающим два значения одного числового поля	На обновление	Количество	Сумма	По интервалу

3. ЭТАПЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

- Из предлагаемого преподавателем списка выбрать исходные данные для выполнения РГР по своему варианту.

- Построить логическую модель выбранной предметной области, а именно предложить список сущностей и список атрибутов, описывающих их. Определить родительские и дочерние сущности и ключевые атрибуты. Обосновать этот выбор.

- Преобразовать получившуюся логическую модель в физическую модель, обосновать выбор типов атрибутов.

- Сформировать структуры таблиц заданной БД. Определить ключевые таблицы и ключевые поля. Связать таблицы, создать схему данных, задать ограничения целостности.

- Организовать интерфейс приложения БД для взаимодействия с пользователем с помощью механизма кнопочной формы и форм ввода данных.

- Организовать обработку и преобразование данных с помощью сортировки, запросов и отчетов.

- Предусмотреть автоматизацию работы с БД с помощью макросов.

- Разработать механизмы защиты данных от несанкционированного доступа.

- Оформить пояснительную записку (ПЗ).

Дата выдачи 02.10.2019Дата окончания 13.11.2019

Руководитель___________________________________(Лысенко И.А.)

интерфейс приложение логическая модель данные



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1Анализ предметной области

2Выделение сущностей

3Разработка базы данных

3.1Структура таблиц и схема данных

3.2Формы ввода таблиц

3.3Создание запросов

3.4Формирование отчета

3.5Создание кнопочной формы

3.6 Разработка механизмов защиты

Вывод

Список литературы



Введение

Выполнение РГР предусматривает индивидуальное исследование тематики предметной области, работу в программных продуктах MSAccess, ER-Win и MSWord, а также требует самостоятельной инициативы для более глубокой проработки материала дисциплины.

Целью выполнения РГР является закрепление навыков управления многотабличными базами данных в среде MSAccess, создания диаграмм «сущность-связь» в ER-Win, а также умелого и грамотного оформления отчета по выполненной работе.

Задачами РГР являются:

- приобретение практических навыков по обследованию конкретной предметной области и разработке реляционных моделей баз данных экономического направления;

- практическое применение прикладных программ общего назначения для решения экономико-управленческих задач;

- закрепление, углубление, расширение и систематизация знаний, полученных при изучении дисциплины «Информационные системы»;

- формирование умений формулировать логически обоснованные выводы, предложения и рекомендации по результатам выполненной работы;

Цели:

- научиться применять системы управления базами данных для создания, ведения, поддержки приложений баз данных;

-владеть компьютерными методами сбора, хранения и обработки информации, применяемыми при использовании текстового редактора.

1. Анализ предметной области

В данной работе рассматривается предметная область: дисциплины по выбору. Данная область содержит следующие понятия:

- Студент;

- Выбор;

- Предмет.

При выборе студентом определенной дисциплины появляется уникальный код выбора и код выбранного предмета. На рисунке 1 представлена логическая модель.

Рисунок 1 - Логическая модель БД, представленная в среде ER-Win.

Логический уровень -- это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, как они называются в реальном мире (например "Постоянный клиент", "Отдел" или "Заказ").Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД.



2. выделение сущностей

В результате анализа предметной области были идентифицированы следующие сущности:

- Студент;

- Выбор;

- Предмет.

Ключевыми атрибутами сущностей являются: «Код студента», «Код выбора» и «Код предмета».

Модель имеет связь «один-ко-многим». Такая связь означает, что экземпляр первой сущности взаимодействует с несколькими экземплярами другой сущности. Взаимосвязи отображаются линиями, соединяющими две сущности с точкой на одном конце и глаголом, располагаемым над линией. В данной модели отношения связывают родительские сущности «Студент» и «Предмет» с дочерней сущностью «Выбор». [2, с. 256].

На рисунке 2 представлена физическая модель БД.

Рисунок 2 - Физическая модель БД, представленная в среде ER-Win.

В данной модели все связи будут не идентифицирующими, так как это позволит избежать миграции большого количества атрибутов в группы первичных ключей.



3. разработка базы данных

3.1 Структура таблиц и схема данных

В соответствии с созданной информационной моделью создадим в новой базе данных следующие таблицы:

- Студент;

- Выбор;

- Предмет.

На рисунке 3 представлен скриншот конструктора таблицы «Студент».

Рисунок 3 - Таблица «Студент» в режиме конструктор.

Таблицы -- это неотъемлемая часть любой базы данных, так как именно в них содержатся все сведения и данные. Так как другие объекты базы данных в значительной степени зависят от таблиц, всегда начинайте разработку базы данных с создания всех таблиц, а уже затем создавайте другие объекты.

На рисунке 4 представлен скриншот конструктора таблицы «Выбор».



Рисунок 4 - Таблица «Выбор» в режиме конструктор.

На рисунке 5 представлен скриншот конструктора таблицы «Регистратор».

Рисунок 5 - Скриншот конструктора таблицы «Предмет».

На рисунке 7 представлены связи между созданными таблицами.

Рисунок 7 - Схема данных.



На рисунке 8представлены настройки обеспечения целостности. В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.

Рисунок 8 - Настройки обеспечения целостности таблиц.

3.2 формы ввода таблиц

После установления связей были созданы формы для ввода данных в таблицы. Формы - объекты БД в виде диалоговых окон, которые используются для различных целей:

- удобный ввод данных в таблицу;

- отображение графической информации и любых других данных.

На рисунке 9 представлена форма ввода данных для таблицы «Студент»через конструктора.



Рисунок 9 - Форма ввода таблицы «Студент».

На рисунке 10 представлена форма ввода данных для таблицы «Студент» через конструктора.

Рисунок 10 - Форма ввода таблицы «Студент» в режиме конструктор.

На рисунке 11 представлена форма ввода данных для ленточной таблицы «Предмет» через мастера форм.



Рисунок 11 - Форма ввода таблицы «Предмет».

На рисунке 12 представлена табличная форма ввода таблицы «Предмет» через мастера форм в режиме конструктора.

Рисунок 12 - Форма для таблицы «Предмет» в режиме конструктор.



На рисунке 13 представленаформа ввода данных для таблицы «Выбор» в режиме просмотра.

Рисунок13 - Форма для таблицы «Выбор1» в режиме просмотра.

На рисунке 14 представлена форма ввода данных для таблицы «Выбор» через мастера форм в режиме конструктора.

Рисунок 14 - Форма ввода таблицы «Выбор1» в режиме конструктора.

Также для автоматизации данной ИС можно создать подчиненные формы.

Этапы создания подчиненной формы, соединяющей таблицы «Студент» и «Выбор» с помощью мастера форм:

- Выбор таблиц и полей таблиц, которые будут отображаться в форме:



Рисунок 15 - Первый этап создания подчиненной формы «Студент» - «Выбор».

На втором этапе выбирается вид представления данных, то есть какая из таблиц будет главной, а какая подчиненной.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов с отношением "один-ко-многим". Отношение "один-ко-многим" представляет собой связь между двумя таблицами, при которой значение первичного ключа каждой записи в главной таблице соответствует значению в соответствующем поле или полях нескольких записей в связанной таблице. Например, можно создать форму, в которой отображаются сведения о сотрудниках, и которая содержит подчиненную форму с заказами каждого сотрудника. Для данной формы главной является таблица «Студент». (Рисунок 16)

Рисунок 16 - Выбор вида представления данных для формы «Студент» - «Выбор».



В результате получается подчиненная форма, представленная на рисунке 17.

Рисунок 17 - Подчиненная форма «Студент1» в режиме просмотр.

Основная и подчиненная формы взаимодействуют таким образом, что в подчиненной выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в основной. Например, если в основной форме отображаются данные человека, то в подчиненной отображаются только его заказы.

Рисунок 18 - Подчиненная форма «Студент1» в режиме конструктор.



Также создадим еще одну подчиненную форму, связывающую таблицы «Предмет» и «Выбор». Этапы создания отображены на рисунках 19-22.

Рисунок 19 - Первый этап создания подчиненной формы «Предмет» - «Выбор».

Рисунок 20 - Выбор вида представления данных для формы «Предмет» - «Выбор».



Рисунок 21 - Подчиненная форма «Предмет1» в режиме просмотр.

Рисунок 22 - Подчиненная форма «Предмет1» в режиме конструктор.

Для поля [Код студента] устанавливаю блокировку для защиты данных: в окне свойств формы «Студент» для поля [Код студента] поставим дополнительное свойство - «Запрет доступа к полю» для того, чтобы в форме был невозможен ввод случайных значений. (Рисунок 23)



Рисунок 23 - Запрет доступа к полю [Код студента] в форме «Студент».

После создания форм таблицы были заполнены 30-ю записями, которые вводились в различные формы. Ключевые таблицы были заполнены 10-ю записями, дочерние - 20-ю.

Рисунок 24 - Заполненная таблица «Студент».

Рисунок 25 - Заполненная таблица «Выбор».



Режим макета -- это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем режим конструктора. В этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения, связанные с ее внешним видом.

Рисунок 26 - Заполненная таблица «Предмет».

3.3 создание запросов

На рисунках 27, 28, 29 представлены:

- конструктор запроса с сортировкой по возрастанию в текстовом поле таблицы;

- первоначальные данные;

- результат после сортировки.

Рисунок 27 - Исходные данные.



Рисунок 28 - Конструктор запроса (сортировка по возрастанию).

Рисунок 29 -Результат после сортировки.

Запросы упрощают просмотр, добавление, удаление или изменение данных в базе данных Access. Среди других целей использования запросов можно отметить:

быстрый поиск определенных данных путем фильтрации с применением определенных критериев (условий):

- вычисление или сведение данных;

- автоматизированное управление данными, например регулярный просмотр актуальных данных.

На рисунках 30, 31, 32 представлен конструктор запроса с логическим И, связывающим два значения одного числового поля, первоначальные данные и результат после сортировки.

Рисунок 30-Первоначальные данные из таблицы «Предмет».

В хорошо структурированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, зачастую хранятся в разных таблицах.

Запрос может извлечь информацию из разных таблиц и собрать ее для отображения в виде формы или отчета.

Запрос может представлять собой обращение к данным для получения информации из базы данных или выполнения действий с данными.

Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц, а также для добавления, изменения или удаления данных в таблице.

Это очень гибкий инструмент: существует много типов запросов, и каждый тип создается с учетом задачи.



Рисунок 31 - Конструктор запроса (выборка).

Рисунок 32 - Результат после выполнения запроса.

С помощью запроса на обновление в базах данных Access можно добавлять, изменять и удалять данные в существующих записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в базу данных или их удаления из нее.

Для добавления новых записей используется запрос на добавление, для удаления записей -- запрос на удаление.

На рисунках33, 34, 35 представлен запрос на обновление. Для создания такого запросанам нужно создать копию нужной таблицы, сохранив ее структуру и данные.Иакже добавим новый столбец в таблицу, «Дата выбора».

Рисунок 33 - структура и данные скопированной таблицы «Документы»

Рисунок 34-Конструктор запроса (обновление).



Рисунок 35-Результат запроса.

На рисунках 36, 37, 38 представлен запрос итогов (количество часов лекций).

Запрос выполняется на заранее созданной копии таблицы «Предмет».

Рисунок 36-Первоначальные данные из копии таблицы «Предмет».



Рисунок 37 - Конструктор запроса.

Рисунок 38 - Результат запроса.

Запросы в Access служат источниками записей для других запросов, форм, отчетов. С помощью запроса можно собрать полные сведения для формирования некоторого документа предметной области из нескольких таблиц, далее использовать его для создания формы -- электронного представления этого документа. Если форма или отчет создаются мастером на основе нескольких взаимосвязанных таблиц, то для них в качестве источника записей автоматически формируется запрос.

Например, если база данных содержит таблицу с различной информацией о товарах, а необходимо просмотреть список товаров и их цены, запрос на выборку создается таким образом, чтобы возвратить только названия товаров и соответствующие цены.



3.4 Формирование отчета

Для более наглядного представления информации, хранящейся в базе данных, был создан итоговый отчет, позволяющий просмотреть количество различных заказов по каждому сотруднику в каждый месяц.

Отчет-- это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия.

В Microsoft Accessдля создания отчетов можно использовать различные средства:

Мастер отчетов

· Конструктор отчетов

· Инструмент Report

· Пустой report

Конструктор отчета по интервалу представлен на рисунке 39.

Рисунок 39 - Конструктор отчета.

Можно создавать различные отчеты в Access, начиная от простого до сложного. Начните с обдумывания источника записи отчета. Если отчет является простым списком записей или сгруппированной суммарной информацией о продажах по регионам, необходимо сначала определить, какие поля содержат данные, которые вы хотите просмотреть в отчете, и в каких именно таблицах или запросах они находятся.

После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов -- это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов. Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

На рисунке 40 представлен фрагмент печатной формы отчета.

Рисунок 40 - Печатная форма отчета.

Может быть полезно знать количество записей, содержащихся в отчете. В сгруппированных или сводных отчетах можно отображать количество записей в каждой группе.

Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными.

К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

На рисунке 41 представлен конструктор отчета суммы.

Рисунок 41 - Конструктор отчета суммы.

Важным элементом программ работы с базами данных является механизм "отчетов". Так как структура баз может быть достаточно сложной, для реализации таких программ недостаточно знать основные возможности "конструктора отчетов". Может потребоваться знание ряда слабо документированных функций и технологических приемов.

На рисунке 42 представлен фрагмент печатной формы отчета по интервалу.

Рисунок 42 - Печатная форма отчета по интервалу.

Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

Мастер отчетов задает вам вопросы и на основе ответов создает отчет. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде.

3.5 Создание кнопочной формы

Для организации удобного пользовательского интерфейса к базе данных была создана кнопочная форма, позволяющая работать с созданными запросами и отчетами.



На рисунке ниже представлен скриншот главной кнопочной формы.

Рисунок 43 - Главная кнопочная форма.

Прежде чем создавать кнопочную форму, подумайте, как пользователи должны найти различные формы и отчеты в базе данных, а также соответствующим образом спланировать структуру навигации. Если после создания кнопочной формы вам потребуется внести изменения, вы сможете в любое время изменить структуру кнопочной формы.

При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм Access создает таблицу «элементы кнопочной формы», в которой описаны кнопки на форме и действия, которые они выполняют. Если вы измените свою кнопочную форму вручную, приложение может перестать работать.

Так как Диспетчер кнопочных форм поддерживает только восемь кнопок команд на кнопочной форме, вам могут потребоваться дополнительные кнопочные формы, к которым пользователь может перейти с главной кнопочной формы. Предоставление кнопочных форм в приложении помогает пользователям находить необходимые задачи.

На рисунках 44 и 45 представлены подчиненные кнопочные формы.



Рисунок 44 - Подчиненная кнопочная форма «Таблицы».

Рисунок 45 - Подчиненная кнопочная форма «Запросы».

После создания кнопочной формы вам потребуется добавить элементы или команды меню, которые выполняют различные задачи, такие как открытие форм и отчетов в базе данных. Элементы, которые вы добавите в кнопочную форму, отображаются в виде командных кнопок.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

На рисунке 46 и 47 представлен фрагмент процесса создания кнопочнойформы.

Рисунок 47 - Фрагмент процесса создания кнопочной формы.

Для организации доступа к запросам из кнопочной формы были созданы макросы. На рисунке48 представлен конструктор макросов. В Microsoft Access макросы, присоединенные к объектам пользовательского интерфейса, таким как кнопки, текстовые поля, формы и отчеты, называются макросами пользовательского интерфейса. Это позволяет отличить их от макросов данных, которые присоединяются к таблицам. С помощью макросов пользовательского интерфейса можно автоматизировать ряд действий, таких как открытие другого объекта, применение фильтра, запуск операции экспорта и многие другие задачи.



Рисунок 48 - Конструктор макроса.

3.6 РАЗРАБОТКА механизмов защиты

Для предотвращения несанкционированного доступа к информации устанавливаем пароль на нашу Базу данных. На рисунке 49 представлен фрагмент шифрования базы данных.

Рисунок 49 - Шифрование БД.

Рисунок 50 - Установка пароля на БД.

После зашифровки устанавливаем пароль. На рисунке 40 показан фрагмент установки пароля на базу данных.



Вывод

В процессе выполнения РГР были созданы:

- информационная система для предметной области - «Дисциплины по выбору»;

- таблицы и формы, через которые впоследствии были заполнены созданные таблицы;

- запросы и отчеты для извлечения конкретной информации из таблиц;

- главная кнопочная форма для навигации по объектам созданной БД.

Проделав данную РГР, мною были получены навыки работы с MSAccess по созданию реляционной БД. Также были приобретены навыки обследования и работы в конкретной предметной области, и закреплены умения работы со специальной литературой, формулировками описания действий и логических обоснований.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Корнеев В. В., Гарев А. Ф., Васютин С. В., Райх В. В. и др. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации. - М.: Нолидж, 2008.

2.Маклаков С. В. BPWin и ER-Win. CASE-средства разработки информационных систем. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2009.

3.Федорова Д. Э., Семенов Ю. Д., Чижик К. Н. CASE-технологии. - М.: Горячая линия Телеком, Радио и связь, 2010.

4.Информатика. Базовый курс: / под ред. С. В. Симоновича. - 3-е изд. - СПб.: Питер, 2011.

5.Хомоненко А. Д. Базы данных: под ред. А. Д. Хомоненко. - 6-е изд. -- СПб.: КОРОНА-Век, 2010.

6.Гурвиц Г. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере. СПб.: БХВ-СПб, 2010.

7.Острейковский В. А. Информатика: / В. А. Острейковский. - изд. 5-е, стер. -- М.: Высшая школа, 2009.

8.Макарова Н. В. Информатика / Н. В. Макарова, В. Б. Волкова. - Санкт-Петербург [и др.]: Питер, 2011.

9.Золотова С. И. Практикум по Access: подготовительный курс, предваряющий более глубокое изучение технологии баз данных / С. И. Золотова. - М.: Финансы и Статистика, 2007.

Размещено на Allbest.ru