Создание и обработка базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

«ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

Кафедра «Информатика»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

Создание и обработка базы данных

Выполнил студент: Факультета ЭМ

Группы ЭТ-901

Караваев Д.В.

Санкт- Петербург 2010

1. Электронная таблица EXCEL

1.1 Основные положения

EXCEL позволяет работать с базами данных. Основное назначение EXCEL-работа с таблицами, содержащими формулы. Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в EXCEL принят термин рабочий лист. Рабочий лист-это множество ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и некоторой строке. Строки и столбцы идентифицируются, т.е. столбцы именуются, а строки нумеруются. По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строки.

1.2 Постановка задачи

таблица макрос редактирование обновление

База данных должна содержать следующие элементы:

- название лекарственного средства, имеющегося в аптеке;

- срок годности;

- цена единицы товара;

- количество единиц в наличии;

- необходимое количество единиц запаса;

- сведения о предприятии-изготовителе лекарственного средства;

- сведения о фирмепоставщике (название, телефон, директор).

Функции, выполняемые информационной технологией:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Формирование списка медикаментов, срок годности которых истек, с указанием названия и телефона поставщика.

3. Вывод сведений обо всех медикаментах, которые поступили от выбранного пользователем поставщика и предприятия изготовителя, с подсчетом цены товара по номенклатурным единицам.

4. Вывод сведений о названии товара, имеющего количество единиц в наличии меньше 10% от необходимого запаса.

5. Формирование отчета, включающего все лекарственные средства, сгруппированные по поставщикам с указанием названия и директора фирмыпоставщика, количества единиц товара и общей стоимости товара по каждому поставщику.

1.3 Входные данные

- название лекарственного средства;

- срок годности;

- цена единицы товара;

- количество единиц в наличии;

- необходимое количество единиц запаса;

- предприятие-изготовитель лекарственного средства;

- фирмапоставщик (название, телефон, директор).

1.4 Выходные данные

- цена товара по номенклатурным единицам;

- список медикаментов, срок годности которых истек

- список медикаментов, поступивших от выбранного пользователем поставщика;

- название товара, имеющего количество единиц в наличии меньше 10% от необходимого запаса.

1.5 Математическое описание задачи

S=(Ц*К)

где S - цена товара

Ц - цена единицы товара

К - кол-во единиц в наличии

R=ЕСЛИ(М*0,1<=К;1;0)

где R(i) 10% от минимального запаса

М - необходимый запас

1.6 Создание базы данных (БД)

В ячейки А1 - J1 вводим соответственно: название лекарственного средства, срок годности, поставщик, телефон, директор, цена единицы товара, кол-во единиц в наличии, цена товара, необходимое количество единиц запаса, сведения о предприятии-изготовителе лекарственного средства. Выделяем эти ячейки и выполняем команду «Формат - Ячейки - Выравнивание». В окне «Выравнивание» устанавливаем тип: по горизонтали - по центру; по вертикали - по центру; и устанавливаем флажок параметру «Перенос по словам». Затем изменяем ширину столбцов.

При выделенных заполненных ячейках выполняем команду «Данные - Форма». Заполняем форму



Поле «Цена товара по номенклатурным единицам», не заполняется, т.к. является вычисляемыми полем, значение которого рассчитывается по формуле пункта. После заполнения первого поля щелкаем на кнопке «Добавить». После ввода 13 записей щелкаем на кнопке «Закрыть».

Получаем таблицу:

Далее нужно найти цена товара по номенклатурным единицам. По формуле =F2*G2. Далее находим количество единиц имеющихся в наличии меньше 10% от необходимого запаса. Исходя из условия вычисляем =ЕСЛИ(I2*0,1<=G2;1;0). Методом протаскивания копируем эту ячейку вниз.

Поле товара цена по номенклатурным единицам заполняется аналогично. Для вывода лекарственных средств имеющихся в наличии меньше 10% от минимального запаса воспользуемся автофильтром. Полученные таблицы приведена ниже:

Чтобы получить таблицу с формулами вместо значений, нужно выполнить команду: Сервис - Зависимости формул - Режим проверки формул.

Таблица с формулами:



Для расчета общего кол-ва единиц в наличии и цены товара добавим дополнительную ячейку <Итого> и добавим в нее формулу =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;H2:H13). Полученная таблица приведена ниже:

1.7 Поиск данных

Необходимо сформировать данные о поставщике, выбранном пользователем и сроке годности лекарственного средства. Вводим курсор в пределы таблицы и выполняем команду «Данные - Фильтр - Автофильтр». После этого в каждой ячейке заголовка столбцов появится кнопка раскрывающегося списка. Щелкаем на кнопке поля «Срок годности» или «Поставщик» и из появившегося списка выбираем нужного поставщика или дату.

На экран выводится требуемый поставщик:

1.8 Использование функций для получения промежуточных итоговых значений

Для подсчета промежуточного общего кол-во ед. в наличии и цены товара по используются промежуточные итоги выбираем «Данные» далее «Итоги»

В появившемся окне выбираем нужные параметры. Получаем данную таблицу

1.9 Построение диаграммы. Выделяем диапазон ячеек, в которых хранятся, щелкаем на значке «Мастер диаграмм». На экране появляется окно мастера диаграмм

Выполнив редактирование диграммы нажимаем кнопку «Готово» и получаем диаграмму:

1.10 Создание макросов

Макрос представляет собой программу, написанную на языке Visual Basic For Application, созданную либо программистом, либо макроредактором, т.е. автоматически.

Макрос позволяет запомнить действия пользователя, в том числе и ошибочные, и свести множество его действий к одному или нескольким.

Нужно создать макрос для выбора требуемого сотрудника . Выполняем команду «Сервис - Макрос - Начать запись». После этого на экране появляется диалоговое окно, в котором можно задать имя макросу.

Затем выполняем действия, предназначенные для макроса

После этого нажимаем на кнопку «Остановить запись».

Код макроса:

Sub поискподатеМакрос2()

'

' поискподатеМакрос2 Макрос

' Макрос записан 25.04.2010 (Дмитрий)

'

'

Range("B2").Select

Selection.AutoFilter

Selection.AutoFilter Field:=2, Criteria1:="<=" & InputBox("Введите дату фрмата ##/##/####"), Operator:=xlAnd

Range("A2").Select

End Sub

Общий вид таблицы базы данных

2. Система управления базами данных ACCESS

2.1 Общие положения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и по сути являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

2.2 Разработка структуры БД

Необходимо создать базу данных на основе задания, изложенного в пункте 1.2.

Для этого разобьем исходную таблицу на две: «Лекарственные средстваи», содержащую поля «№», «Серийный номер», «Лекарственное средство», «Срок годности», «Количество единиц в наличии», «Цена товара», «Минимальный запас» и «Поставщик» «№», «Серииный номер поставляемоготовара», «Поставщик», «телефон», «директор», «Сведения о предприятии-изготовителе лекарственного средства».

После запуска Microsoft Access нажимаем на кнопку «Новая база данных». В диалоговом окне «Файл новой базы данных» задаем базе данных имя и место, где она должна быть сохранена. После этого откроется окно базы данных.

2.3 Создание таблиц в режиме Конструктора

В окне базы данных щелкаем на кнопке «Создание таблицы в режиме конструктора». На экране появляется окно конструктора таблиц.

В строки колонки «Имя поля» вводим соответственно «Серийный номер», «Лекарственное средство», «Срок годности», «Количество единиц в наличии», «Цена товара», «Минимальный запас» В качестве ключевого поля выбираем поле «Серийный номер», типа «Числовой». С помощью этого поля можно создать связь данной таблицы с другими. Задаем таблице имя «Данные».



Аналогичным образом создаем таблицу «Поставщик».

2.4 Заполнение таблиц данными

В окне базы данных щелкаем дважды на значении «Данные». На экран выводится таблица вида:

При необходимости изменяем ширину столбцов. Затем вводим в столбцы данные, представленные в исходной таблице. Получаем следующую таблицу

Аналогичные действия выполняем с другой таблицей и получаем результат, представленный ниже.



Далее необходимо создать связи между таблицами с помощью ключевых полей. Выполняем команду «Сервис - Схема данных». На экране появляется окно

«Схема данных» и окно «Добавление таблицы».

Добавляем все две указанные таблицы и нажимаем кнопку «ОК». В окне схемы данных появляются списки полей обеих таблиц. Методом протаскивания помещаем ключевое поле одной таблицы на ключевое поле другой.

Данная схема позволяет включать данные из разных таблиц в запросы и отчеты.

2.5 Запросы на выборку. Параметрические запросы

Запрос на выборку позволяет вывести на экран таблицы, содержащей сводные данные по какому-либо критерию отбора.. В окне базы данных необходимо выбрать объект «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса в режиме конструктора». Откроется окно «Запрос на выборку». Также открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбираем таблицы «Лекарственные средства» и «Поставщик», а затем щелкаем на кнопке «Добавить». Далее необходимо перетащить имена полей таблицы из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым, осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Критерии поиска задаются в строке «Условие отбора». Параметрический запрос отличается от запроса на выборку тем, что критерии отбора задаются непосредственно при выполнении запроса. Рассмотрим это на примере: форматирование списка по сроку годности, который выбрал пользователь. Выполняем действия аналогичные действиям по созданию запроса на выборку, только в ячейке строки «Условие отбора» для срока годности лекарственного средства необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля «Срок годности» ввести критерий выбора: <=[Введите дату]

При закрытии диалогового окна необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на кнопке «Открыть» и ввести номер проживания. Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных

При выполнении данного запроса будет появляться диалоговое окно.

Результирующая таблица показана ниже.

Запрос поставщика выполняется аналогично, добавляется группировка и в ней указывается SUM.

Введем необходимого поставщика



2.6 Запросы на обновление

При выполнении запроса на обновление результирующая таблица не формируется. Итогом такого запроса будет изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника. В ячейку строки «Обновление» вводится условие обновления ячейки.

2.7 Создание и редактирование форм

Формы предоставляют возможность вводить и отображать данные более удобным для пользователя способом. Формы используются обычно в базах, в которых часто изменяются или появляются новые данные.

В окне базы данных щелкаем на значке объекта «Форма», а затем щелкнуть на кнопке «Создание формы при помощи мастера». В появившемся окне выбираем нужные нам поля и выбираем параметры формы.

В результате получаем форму, представленную ниже.



Форматировать форму можно, выполнив команду «Конструктор». Возможно изменение цвета и размера шрифта и цвета фона.

2.8 Создание и редактирование отчетов

Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки.

Необходимо сформировать отчёт о сроке годности лекарственного средства:, серийный номер, название лекарственного средства, срок годности, поставщик, телефон. Для этого в окне базы данных щелкаем на значке объекта «Отчеты» и выбираем создание отчета с помощью мастера. Перемещаем вышеперечисленные поля в область выбранные поля, производим необходимые настройки формы. Полученный отчет представлен ниже:

Запрос по дате введем 01.01.2011 и получим отчет

Срок годности

12 мая 2010 г.

Серийный номер

Лекарственное средство

Срок годности

Поставщик

21478890 ТераФлю01.05.2010 ИП Камарова В.А.

48359345 АмброГексал12.05.2010 ООО "БИО"

56073244 Валидол10.10.2010 ООО "Панда"

89965533 Фенозепан23.11.2010 ООО "Петров и Ко"

Запрос поставщика введем ООО "БИО"

Поставщик

12 мая 2010 г.

Поставщик

Лекарственное средство

Кол-во единиц

Цена единицы

Цена

ООО "БИО"

АмброГексал 236 43,80р. 10 336,80р.

Аспирин 234 25,05р. 5 861,70р.

ИТОГО 470 16198,5

Запрос лекарств оставшихся в наличии менее 10% от минимального запаса

10% от минимального запаса

12 мая 2010 г.

Лекарственное Кол-во единиц в наличии Минимальный запас

ТераФлю 15 50

Фенозепан 6 70

Список использованной литературы

Абросимов А.В. Система управления базами данных ACCESS. - Методические указания. - СПб.: ПГУПС, 2003. - 38 с.

Информатика. Базовый курс /Под ред. С.В. Симоновича.- СПб.: Питер, 2001. 640 с.

Размещено на Allbest.ru