Разработка познавательной базы данных на тему: "Америкнский джаз"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка познавательной базы данных на тему: "Америкнский джаз"

Филимонова Л.Д.

Балаковский Институт Техники Технологии и Управления

Балаково, Россия



ВВЕДЕНИЕ

Под базой данных обычно понимается именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Характерной чертой баз данных является постоянство: данные постоянно накапливаются и используются; состав и структура данных, необходимых для решения тех или иных прикладных задач, обычно постоянны и стабильны во времени; отдельные или даже все элементы данных могут меняться, но это и есть проявление постоянства - постоянная актуальность.

Информация в базах данных может быть организована по-разному. Чаще всего используется табличный способ.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации.

СУБД Access входит в состав широко распространенного семейства офисных приложений Microsoft Office. Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых распространенных настольных приложений для работы с базами данных. Достоинством Access является возможность создания СУБД (т.е. программы управления) без программирования. Однако, для сложных СУБД применение программирования на встроенном языке Visual Basic for Applications (VBA) позволяет повысить эффективность системы управления.

Основным элементом базы данных является таблица. Столбцы таблицы называются полями, а строки -- записями. Первым этапом создания таблицы базы данных является задание ее структуры. Вторым -- ввод и редактирование записей в таблицу. База данных считается созданной, даже если она пустая. база управление реляционный джаз

В информационном обществе в настоящее время разработка баз данных является весьма актуальной задачей. Целью данного курсового проекта является создание реляционной базы данных на тему: «Американский джаз».



1. БАЗЫ ДАННЫХ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

1.1 Базы данных

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Базы данных составляют основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения.

Целью создания баз данных, как разновидности информационной технологии и формы хранения данных, является построение системы данных, не зависящих от принятых алгоритмов (программного обеспечения), применяемых технических средств и физического расположения данных в ЭВМ; обеспечивающих непротиворечивую и целостную информацию при нерегламентируемых запросах. База данных предполагает многоцелевое ее использование (несколько пользователей, множество форм документов и запросов одного пользователя). При этом она должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением.

1.2 Иерархическая модель данных

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Графическим способом представления иерархической структуры является дерево (рисунок 1).

Рисунок 1 - Схема иерархической модели данных

Дерево представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Под элементами понимается совокупность атрибутов, описывающих объекты.

В модели имеется корневой узел (корень дерева), который находится на самом верхнем уровне и не имеет узлов, стоящих выше него. У одного дерева может быть только один корень. Остальные узлы, называемые порожденными, связаны между собой следующим образом: каждый узел имеет только один исходный, находящийся на более высоком уровне, и любое число подчиненных узлов на следующем уровне.

К достоинствам иерархической модели данных относятся эффективное использование памяти ЭВМ и неплохие показатели времени выполнения операций над данными. Недостатком иерархической модели является ее громоздкость для обработки информации с достаточно сложными логическими связями.

1.3 Сетевая модель данных

Сетевая модель данных позволяет отображать разнообразные взаимосвязи элементов данных в виде произвольного графа, обобщая тем самым иерархическую модель данных (рисунок 2).

Рисунок 2 - Схема сетевой модели данных

Она состоит из набора записей и набора соответствующих связей. На формирование связи особых ограничений не накладывается. Если в иерархических структурах запись-потомок могла иметь только одну записьпредка, то в сетевой модели данных запись-потомок может иметь произвольное число записей-предков (сводных родителей).

Физическое размещение данных в базах сетевого типа может быть организовано практически теми же методами, что и в иерархических базах данных.

Достоинством сетевой модели данных является возможность эффективной реализации по показателям затрат памяти и оперативности. В сравнении с иерархической моделью сетевая модель предоставляет большие возможности в смысле допустимости образования произвольных связей. Недостатком сетевой модели данных является высокая сложность и жесткость схемы базы данных, построенной на ее основе, а также сложность для понимания и выполнения обработки информации в базе данных обычным пользователем. Кроме того, в сетевой модели данных ослаблен контроль целостности связей вследствие допустимости установления произвольных связей между записями.

1.4 Реляционная модель данных

Реляционная модель данных предложена сотрудником фирмы IBM Эдгаром Коддом и основывается на понятии отношение (relation). Отношение представляет собой множество элементов, называемых кортежами. Наглядной формой представления отношения является привычная для человеческого восприятия двумерная таблица (рисунок 3).

Рисунок 3 - Схема реляционной модели данных

Таблица имеет строки (записи) и столбцы (колонки). Каждая строка таблицы имеет одинаковую структуру и состоит из полей. Строкам таблицы соответствуют кортежи, а столбцам - атрибуты отношения. С помощью одной таблицы удобно описывать простейший вид связей между данными, а именно: деление одного объекта (явления, сущности, системы и прочее), информация о котором хранится в таблице, на множество подобъектов, каждому из которых соответствует строка или запись таблицы. При этом каждый из подобъектов имеет одинаковую структуру или свойства, описываемые соответствующими значениями полей записей. Поскольку в рамках одной таблицы не удается описать более сложные логические структуры данных из предметной области, применяют связывание таблиц.

Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для пользователя явились основной причиной их широкого использования. Проблемы же эффективности обработки данных этого типа оказались технически вполне разрешимыми. Основными недостатками реляционной модели являются следующие: отсутствие стандартных средств идентификации отдельных записей и сложность описания иерархических и сетевых связей.

1.5 СУБД Microsoft Access

СУБД Access является системой управления базами данных реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Можно также задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что не будет введен случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений вводимых данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных. Для уверенности, что в базе хранятся только корректные значения, можно задавать условия на значения различной степени сложности. Для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL. Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных.

Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети - в режиме «клиент-сервер». Поскольку в Microsoft Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения целостности данных.

В процессе научных исследований, посвященных тому, как именно должна быть устроена СУБД, предлагались различные способы реализации. Самым жизнеспособным из них оказалась предложенная американским комитетом по стандартизации ANSI (American National Standards Institute) трехуровневая система организации базы данных, изображенная на рисунке 4.



Рисунок 4 - Трехуровневая модель системы управления базой данных

1) Уровень внешних моделей - самый верхний уровень, где каждая модель имеет свое "видение" данных, который определяет точку зрения на базы данных отдельных приложений. Каждое приложение видит и обрабатывает только те данные, которые необходимы именно этому приложению. Например, система распределения работ использует сведения о квалификации сотрудника, но ее не интересуют сведения об окладе, домашнем адресе и телефоне сотрудника, и обратное, именно эти сведения используются в подсистеме отдела кадров.

2) Концептуальный уровень - центральное управляющее звено. Здесь база данных представлена в наиболее общем виде, который объединяет данные, используемые всеми приложениями, работающими с данной базой данных. Фактически концептуальный уровень отражает обобщенную модель предметной области (объектов реального мира), для которой создавалась база данных. Как любая модель, концептуальная модель отражает только существенные, с точки зрения обработки, особенности объектов реального мира.

3) Физический уровень - представляет собой данные, расположенные в файлах или в страничных структурах, расположенных на внешних носителях информации.

Данная архитектура позволяет обеспечить логическую (между уровнями 1 и 2) и физическую (между уровнями 2 и 3) независимость при работе с данными. Логическая независимость предполагает возможность изменения одного приложения без корректировки других приложений, работающих с этой же базой данных. Физическая независимость предполагает возможность переноса хранимой информации с одних носителей на другие при сохранении работоспособности всех приложений, работающих с данной базой данных.

Выделение концептуального уровня позволило разработать аппарат централизованного управления базой данных.

1.6 Типы данных и объекты базы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера.

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших

объемов текста.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм.

Счетчик - специальный тип данных для натуральных чисел с автоматическим наращиванием.

Логический - тип для хранения логических данных.

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Webобъектов Интернета.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Объекты базы данных.

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы - служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Существуют следующие виды запросов:

1) Запрос на выборку. Запросы на выборку данных из нескольких таблиц; предназначены для решения логических информационных задач и подразделяются на три группы:

Запросы на сочетание строятся на основе операции скалярного произведения реляционных таблиц и по смыслу направлены на формирование полного набора сочетаний строк-записей, представленных в исходных таблицах.

Запросы на объединение таблиц реализуют операцию объединения реляционных таблиц и решают задачи создания наборов данных, объединяющих однотипные по смыслу записи (по группам однотипных полей) из нескольких таблиц.

При формировании набора данных по запросам на выборку требуется проводить вычисления или операции по обработке отбираемых данных. Такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции. При создании вычисляемого поля в бланке к списку отбираемых полей добавляется выражение, по которому вычисляется новое поле. Главное значение в процессе отбора данных имеет группирование данных по значениям какого-либо поля и осуществление операций над сгруппированными записями. Групповые операции осуществляются на основе статистических функций, таких как:

? SUM (выражение) - вычисляет сумму набора значений;

? AVG (выражение) - среднее арифметическое набора чисел;

? Min (выражение) - минимальное значение из набора значений;

? Max (выражение) -максимальное значение из набора значений;

? Count (выражение) -количество записей, содержащихся в наборе.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны следующими операторами:

? арифметическими операторами: *, -, /, ^;

? операторами для задания диапазона значений в окне конструктора запросов: > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between…AND (между), которые используются с текстовыми и цифровыми полями, а также полями дат;

? логическими операторами And (И), Not (Нет), Or (Или), позволяющими формировать в одной строке сложное условие выборки;

? In - оператором для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

? Like - оператором неточного совпадения. Данный оператор позволяет найти требуемые записи, зная лишь приблизительное написание величины, и используется совместно с подстановочными символами.

Запросы по поиску повторов применяются для анализа наличия повторяющихся групп значений по определённому полю и их количественных (статистических) данных.

Перекрёстные запросы. Для создания перекрёстного запроса в исходной таблице выбираются два поля. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы - «боковик» сводной таблицы. По повторяющимся значениям другого поля образуются названия столбцов итоговой таблицы - «шапка» сводной таблицы. В ячейках сводной таблицы отражаются результаты статистических функций по группам данных в каких-либо полях исходной таблицы.

2) Запросы на изменение данных. Результатом запросов на изменение данных является не набор данных, как в запросах на выборку, а изменение данных в самих таблицах.

Такие запросы применяются для ввода данных при импорте из внешних источников, перемещения записей или их элементов из одних таблиц в другие таблицы, при массовой однотипной коррекции или чистке данных, а также для архивации и экспорта данных.

Существует четыре разновидности запросов на изменение:

? запрос на удаление. При исполнении запроса на удаление за одну операцию осуществляется удаление группы записей из одной или нескольких таблиц.

? запрос на обновление за одну операцию вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Применяется тогда, когда необходимо осуществить глобальные однотипные изменения в наборе данных. Обновление записей сразу в нескольких таблицах осуществляется так же, как и удаление.

? запрос на добавление осуществляет добавление группы записей из одной или нескольких таблиц в конец другой или группы других таблиц. При этом количество и типы полей при вставке записей должны совпадать. Запросы на добавление могут вставлять записи из текущей базы данных в другую (внешнюю) базу. В этом случае запросы на добавление реализуют функции экспорта данных, решая задачи по обмену, архивации или резервированию данных.

? запросы на создание таблицы за одну операцию создают новую таблицу с заполненными данными на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Эти запросы чаще всего решают задачи по реформированию баз данных, архивированию или резервированию данных, а также могут применяться для создания отчётов или состояний баз данных по определённым временным промежуткам.

3) Управляющие запросы. Имеется четыре вида управляющих запросов:

? запросы на создание таблицы реализуются бланком с ключевыми словами, определяющими типы полей, предложением для создания. Ограничений на значения полей или связей между таблицами, ключевым словом, задающим свойство уникальности (требование на отсутствие совпадений) индекса таблицы, а также ключевого слова, определяющего ключевое поле создаваемой таблицы.

? запросы на добавление полей или индексов. Используются для создания внешних ключей, задающих связи-отношения между таблицами.

? запросы на удаление таблицы или индекса позволяют удалить таблицу или индекс.

? запросы на создание индекса. Используются для запрета повтора значений в индексируемом поле и для запрета/разрешения нулевых (пустых) значений в индексируемом поле.

4) Подчинённые (сложные) запросы - источником данных для запросов могут быть результаты выполнения других запросов. Это реализуется указанием в бланке в качестве имён таблиц и полей имён и полей запросов.

Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчётов.

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему положено заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управление (счётчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

В Access можно создать формы самых разных типов.

1) «В столбик» (полноэкранная форма). В такой форме все поля выводятся на экран в один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве «Подпись» данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.

2) Табличная. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каждому полю - один столбец. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые используются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.

3) Ленточная. Нечто среднее между формой «в столбик» и табличным представлением данных. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет своё собственное поле для просмотра. На каждой странице вы можете разместить более одной записи, что позволяет сравнивать данные двух записей.

4) Разделённая. Совмещает в себе два представления данных - в режиме формы и режиме таблицы. Такая форма позволяет просматривать в нижней части экрана все записи источника данных в табличном виде, а в верхней части - редактировать данные выбранной текущей записи. Обе части формы всегда синхронизированы друг с другом.

5) «Главная/подчинённая». Используется для отображения отношения «Один ко многим». Одна область такой формы (главная форма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчинённая форма) отображает записи из связанной таблицы, причём только те, которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме.

6) Сводная таблица. Такой формат позволяет обрабатывать данные и анализировать их.

7) Сводная диаграмма. Позволяет эффективно выполнять графический анализ данных.

Создать форму в программе Access можно следующими способами:

? с помощью инструментов группы «Форма»;

? посредством услуг мастера создания форм, который поможет выбрать требуемые поля и стиль оформления для формы;

? выполнив весь процесс создания новой формы «с нуля» в режиме «Конструктор форм».

Отчеты по своим свойствам и структуре во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Страницы - специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Webузла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

Макросы и модули - категория объектов, предназначенных как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в неё нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень её защищённости.



2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД MICROSOFT ACCESS

2.1 Описание предметной области

В данном курсовом проекте необходимо построить базу данных, содержащую информацию об американском джазе. Такая база данных должна обеспечить хранение и просмотр данных об известных личностях американского джаза.

Информационное обеспечение такого приложения пользователя включает:

? информацию об исполнителях джаза

? информацию об основных направлениях джаза

2.2 Разработка структуры базы данных

Процесс создания базы данных, как, впрочем, любой другой производственный процесс, основан на определенных принципах.

Во-первых, при создании базы данных следует исключать повторяющиеся данные, поскольку они занимают дефицитное место на диске, замедляют скорость вычислений, а также повышают вероятность возникновения совершенно ненужных ошибок.

Во-вторых, корректное функционирование базы данных возможно только в том случае, если в ней содержатся правильные и полные данные. Если это условие не выполняется, отчеты, агрегирующие данные будут выводить некорректную информацию.

Поэтому в процессе проектирования базы данных следует придерживаться следующих рекомендаций:

1) Распределять данные по отдельным таблицам для сокращения объема повторяющихся данных;

2) Поддерживать и отслеживать точность и целостность данных;

3) Сохранять единство требований к обработке данных и созданию отчетов.

Прямые ошибки и неоптимальные решения, заложенные на этапе проектирования, проблемно установить на последующих этапах, поэтому данный этап является основополагающим.

На этом этапе создаётся:

? список исходных данных;

? список выходных данных, которые необходимы для управления политикой фирмы.

Выяснив основную часть данных, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры её основных таблиц.

1. Работа начинается с составления генерального списка полей, который может насчитывать десятки и даже сотни позиций.

2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

3. Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам «Исполнители», «Место рождения», «Инструменты», «Стили» и «Общая таблица».

Структура и содержание данных таблиц представлены на рисунках 1-5.

Рисунок 5 - Таблица «Исполнители»



Рисунок 6 - Таблица «Место рождения»

Рисунок 7 - Таблица «Стили»

Рисунок 8 - Таблица «Инструменты»

Рисунок 9 - Таблица «Общая таблица»



4. Для каждой таблицы назначают ключевые поля (в таких полях не должны повторяться данные). В случае отсутствия в таблице полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа «Счётчик», которое не может содержать повторяющихся данных по определению.

5. Затем определяются связи между таблицами. Чертёж, отражающий эти связи, называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространёнными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причём в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Схема данных, применяющаяся в данной базе данных, представлена на рисунке 6.

Рисунок 10 - Схема данных



2.3 Создание форм

Наиболее простым средством создания форм является «Мастер форм». Для его вызова необходимо выбрать «Формы/Создать». На экране появится диалоговое окно «Новая форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица и запрос. В качестве исходной таблицы выберем таблицу «Общая таблица» и добавим все её поля на форму. После нажатия кнопки «Далее» переходим к следующему диалоговому окну. На следующих шагах «Мастер форм» предлагает выбрать форму представления отчёта и стиль оформления. Стили представляют собой наборы различных цветовых решений с соответствующими шрифтами. На последнем шаге можно изменить предлагаемое название формы на иное и завершить процесс создания формы, нажав кнопку «Готово». Если по какимлибо причинам форма не удовлетворяет предъявляемым к ней критериям, её можно отредактировать в режиме «Конструктор форм», предоставляющим широкий спектр средств создания полноценной формы.

Рисунок 11 - Форма «Общая таблица», созданная с помощью «Мастер подстановок»



Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Также к ним относятся текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчинённые формы; объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счётчик; а также элементы пользователя.

2.4 Создание отчётов

Отчёты, как и формы, являются главными элементами интерфейса базы данных.

Рисунок 12 - Создание отчёта «Исполнители»

Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчётов создаётся на этапе проектирования офисного приложения. Во многом формирование отчётов совпадает с процессом создания экранных форм. Создадим отчёт с помощью инструмента «Отчёт». Этот инструмент позволяет создать отчёт на основе данных текущего запроса или таблицы, к которому можно добавить дополнительные компоненты, например, группы или итоги. В качестве исходных данных выберем таблицу «Исполнители». Результат работы инструмента «Отчёт» представлен на рисунке 8.

2.5 Создание запросов

1) Запросы на выборку.

Результатом его исполнения является набор данных, который представляет собой временную таблицу данных со структурой (поля, их типы и параметры), определяемой параметрами запроса и параметрами полей таблиц, из которых выбираются данные. Наборы данных, формируемые запросами на выборку, являются динамическими. Динамичность означает, что с результатом исполнения запроса можно производить все те же операции, что и с данными в режиме открытой таблицы. Иначе говоря, изменение данных, сформированных по запросу, фиксируются в исходных таблицах, из которых выбираются данные, и наоборот.

Запросы на выборку классифицируются по двум критериям - по формированию условий выборки и по схеме отбора данных.

В запросам по условиям выборки с неизменяемыми условия выборки определяются при формировании самого запроса и являются неизменяемыми. В запросы с параметрами вставляются специальные средства для диалогового задания пользователем конкретных параметров в условиях отбора в момент исполнения запроса.



Рисунок 13 - Запрос на выборку

2) Запрос на обновление

С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна «Поиск и замена» с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора и условие обновления. В отличие от диалогового окна «Поиск и замена» запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а так же изменить записи сразу в нескольких таблицах.

Рисунок 14 - Запрос на обновление 3) Перекрёстный запрос.



С помощью перекрёстного запроса можно нагляднее представить данные запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам.

Для создания перекрёстного запроса в исходной таблице выбираются два поля. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы. По повторяющимся значениям другого поля образуются названия столбцов итоговой таблицы. В ячейках таблицы отражаются результаты статических функций по группам данных в каких-либо полях исходной таблицы.

Рисунок 15 - Перекрёстный запрос

4) Запрос на добавление

Запрос на добавление добавляет набор записей (строк) из одной или нескольких исходных таблиц (или запросов) в одну или несколько результирующих таблиц. Обычно исходные таблицы и конечная таблица находятся в одной и той же базе данных, но это необязательно.

5) Запрос на удаление

Запросы на удаление записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за один приём. Принцип создания такого запроса аналогичен созданию запроса на обновление. Однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна нарушаться целостность данных.



Рисунок 16 - Запрос на добавление

Рисунок 17 - Запрос на удаление

2.6 Реализация базы данных

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведение из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек.

В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию. ?



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Разработка базы данных является одним из актуальных направлений информационных технологий. Это обусловлено ускорением интеграции информационных систем во всех сферах жизни. При разработке базы данных разработчик должен учитывать, что наиболее простые базы могут быть подвержены избыточности; в то же время нельзя увлекаться делением базы данных на множество составных таблиц. Современные средства дружественного интерфейса позволяют разрабатывать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании базы данных необходимо принимать во внимание область её применения.

В процессе выполнения данного курсового проекта при создании базы данных были применены и закреплены навыки работы с базами данных в СУБД Microsoft Access, полученные в прочесе обучения. Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно получать информацию конечным пользователем. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Вейскас Д. Эффективная работа с MS Access / Д. Вейскас. - М.: Питер, 1999. - 973 с.

2. Голицина О.Л. Базы данных / О.Л. Глицина. - М.: Гелиос, 2002. - 654 с.

3. Кузин А.В. базы данных / А.В. Кузин. - М.: Акадеимя, 2008. - 345 с.

4. Мартьянова А.В. Базы данных и знаний / А.В. Мартьянова. - М.:

АГТУ, 2009. -291 с.

5. Райордан Р. Основы реляционных баз данных / Р. Райордан. - М.: Русская Редакция, 2001. - 384 с.

6. Ролланд Ф.Д. Основные концепции баз данных / Ф.Д. Ролланд. -

М.: Вильямс, 2002. - 256 с.

7. Цыганков В.М. Базы данных / В.М. Цыганков. - М.: Корона-Принт, 2004. - 546 с.

8. Чертовский В.Д. Базы и банки данных / В.Д. Чертовский. - Спб.:

БХВ-Петербург, 2004. - 786 с.

9. Википедия [электронный ресурс] : [справочный листок]. - Режим доступа: http://www.wikipedia.org

10. Зона программ [электронный ресурс] : [справочный листок]. - Режим доступа: http://www.przone.ru/

Размещено на Allbest.ru