Разработка информационной системы для учета входящей и исходящей корреспонденции в вузе
Проведение исследования необходимости автоматизации процессов сбора, хранения и обработки корреспонденции в связи с увеличением документооборота в вузах. Анализ определения инструментальных средств при создании хорошо функционирующей базы данных.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | статья |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 15.04.2019 |
| Размер файла | 466,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ФГБОУ ВПО "Ивановский государственный университет"
Разработка информационной системы для учета входящей и исходящей корреспонденции в вузе
Зубаков А.Ф.
В связи с увеличением документооборота в вузах возникает необходимость автоматизации процессов сбора, хранения и обработки корреспонденции. Эту задачу в нашем вузе решает отдел информации. В данном структурном подразделении существует журнал регистрации документации, в него заносят внутреннюю, входящую и исходящую документацию учебного заведения. Для удобства хранения большого объема документов и отслеживание их передвижения между структурными подразделениями учебного заведения, была предложена необходимость использования базы данных. Планируемым результатом внедрения данной системы, становится увеличения скорости регистрации документации, быстрый поиск в архивах журнала регистрации.
Существует несколько подобных систем работы с документацией, одной из них является программный продукт компании «1С», «1С:Документооборот 8». Данный продукт имеет встроенный почтовый клиент, возможность масштабируемость, полное соответствие национальным стандартам[3]. автоматизация документооборот база данный
Для создания хорошо функционирующей базы данных необходимо определиться с инструментальными средствами, а именно об используемом оборудовании, ПО, интерфейсе. При выборе инструментальных средств мы опирались на популярность их использования. По статистике на роль базы данных больше всего подходит - MySQL, также можно использовать MS Access[2].
Для нашей базы данных больше всего подходит PHP сервер - Apache. Его альтернативой может служить Nginx, но по статистике использования Apache является лидером.
Создаваемая база данных будет придерживаться следующей основной ER-модели:
В данной ER-модели присутствуют необходимые объекты: Данные о зарегистрированных документах, отправитель, исполнитель, типы документов. В зависимости от назначения создаваемой базы данных её элементы будут изменяться, добавляться, улучшаться.
Так как наша база данных будет связана напрямую с документации, то не обходимо помнить о правилах работы с документацией описанных в
ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]. При регистрации входящего документа в нашей системе мы должны придерживаться следующей формы:
В дополнение к основным сведеньям можно легко дополнить. Например, добавить: вид документа, название структурного подразделения, количество листов в документе, количество листов приложений, местонахождение автора документа. В компьютерном варианте форма для заполнения может иметь следующий вид:
Раскрывающиеся списки нам необходимы для полей: вид документа, автор резолюции, структурное подразделение, исполнители, № дела, связанные документы. Один раз мы затратим время для создания данных списков, в результате мы получим значительную экономию времени в процессе дальнейшей работы. Форма заполнения и название граф будут меняться в зависимости от типа документации. Не забываем про время хранения документов различного типа, у каждого типа документа своё время хранения, для этого можно создавать полную электронную копию, путем сканирования с целью дальнейшего обращения к ней.
Анализ имеющихся в нашем распоряжении инструментальных средств показал, что для создания базы данных, целесообразно использовать следующие инструментальные средства: система управления базой данных - MySQL или MS Access, сервер для базы данных - Apache. Для роли интерфейса больше подходит PHP. Не забываем про функцию архивирования устаревших записей, с возможностью дальнейшего обращения к ним по необходимости. Выбор инструментальных средств основан на легкости изучения, доступности, минимизация финансовых расходов на инструментальные средства для базы данных.
Таким образом, проведенный анализ показывает, что разрабатываемая информационная система может использоваться как вспомогательное средство для документоведа, так и главным инструментом документоведа, т.е. полностью заменить бумажные варианты журнала регистрации документации.
Список используемых источников
1. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Общее понятие корреспонденции, ее виды и формы. Пример работы реальной системы электронного документооборота "ИнтароСофт". Описание процессов работы с патентами с использованием методологии ARIS. Выгрузка таблицы корреспонденции в файл формата Word.
курсовая работа [1,2 M], добавлен 06.06.2014Разработка программы для учета услуг на предприятии и хранения данных о сотрудниках и заказчиках. Анализ и состав входящей и исходящей информации. Структура базы данных, выполнение запросов. Система управления базами данных, принципы их организации.
курсовая работа [1,7 M], добавлен 06.12.2012Разработка проекта автоматизации документооборота при помощи механизма бизнес-процессов и с использованием современных программных наработок в 1С:Предпирятие. Создание информационной базы "Деканат" для обработки данных процесса обучения студентов.
дипломная работа [954,8 K], добавлен 26.07.2013Понятие и виды информационно-аналитических систем. Разработка информационной системы, предназначенной для учета корреспонденции отдела канцелярии, с использованием передовых информационных технологий и современных вычислительных средств и средств связи.
отчет по практике [295,4 K], добавлен 07.03.2012Разработка технического задания и проекта информационной системы "Расписание занятий в вузе". Понятие, определения и сокращения. Характеристика объектов автоматизации. Даталогическая модель базы данных. Создание таблиц и построение схемы данных в БД.
курсовая работа [888,4 K], добавлен 09.02.2017Разработка прикладного программного обеспечения деятельности гимназии, предназначенного для решения задачи автоматизации учета учащихся. Проектирование процессов, структуры информационной системы и структуры базы данных. Расчет экономических показателей.
курсовая работа [2,0 M], добавлен 06.04.2013Роль инструментальных средств проектирования в создании информационной системы. Преимущества CASE-средств разработки Bpwin и Erwin, системы поиска, исправления ошибок модели данных Model Validator. Разработка модели процессов документооборота предприятия.
контрольная работа [2,2 M], добавлен 24.06.2012Информационная система – совокупность организационных, технических и программных средств, объединенных в единую систему для сбора, хранения, обработки, выдачи необходимой информации. Анализ особенностей инфологической, логической моделей базы данных.
курсовая работа [675,2 K], добавлен 16.09.2017Моделирование бизнес–процессов для описания функций различных систем управления. Анализ документооборота предприятия. Проектирование базы данных для комплекса технических средств и средств автоматизации. Программная реализация информационной системы.
курсовая работа [791,4 K], добавлен 09.05.2014- Разработка информационной системы для автоматизации учета ремонта электрооборудования на предприятии
Архитектура и функции информационной системы для автоматизации учета ремонта электрооборудования. Построение модели прецедентов, потоков данных и процессов в стандарте IDEF0. Проектирование концептуальной и логической модели интегрированной базы данных.
курсовая работа [442,9 K], добавлен 06.08.2013
