Размещено на http://www.allbest.ru/

Волгоградский государственный аграрный университет Волгоград, Россия

Автоматизация учета сельскохозяйственной продукции (на материалах ООО «Агрофарт»)

Сенцова О.С., Руденко А.Ю.



В настоящее время автоматизация учетных операций проникает во все сферы профессиональной деятельности человека. Не исключением в настоящее время является сельское хозяйство. Современные сельскохозяйственные предприятия, которые занимаются сбором и реализацией сельскохозяйственной продукции, характеризуются постоянным увеличением обрабатываемой информацией. Это связано с тем, что постоянно увеличивается количество видов сельскохозяйственной продукции, растет количество покупателей и, соответственно, растут объемы реализации продукции. Постоянно увеличивающийся объем информации требует использования современных средств вычислительной техники. Процесс компьютеризации сельского хозяйства в настоящее время идет быстрыми шагами. Компьютеры стали элементом повседневной жизни многих сельскохозяйственных компаний. Информационные системы и компьютерные технологии прочно входят в повседневную деятельность таких фирм. Персональные компьютеры дают возможность оперативно проводить анализ деятельности отдельных служб сельскохозяйственного предприятия, быстро принимать управленческие решения, вести оперативный учет финансовых затрат, получать данные после статистической обработки информации и т.д. .

Таким образом, автоматизация различных учетных операций работы на сельскохозяйственном предприятии является необходимым и перспективным процессом.

Характеристика предприятия и его деятельности

Коммерческая компания ООО «Агрофарт» в своей структуре имеет обособленное подразделение - агрофирму «Золото полей». В сельском хозяйстве в настоящее время работают разные виды предприятий - крестьянские хозяйства, фермерские хозяйства, сельскохозяйственные кооперативы и т.д. Одним из самых распространенных видов предприятий в этой сфере является агрофирмы. Агрофирмы являются коммерческими предприятиями и в зависимости от вида их деятельности подразделяются на несколько видов:

? перерабатывающие;

? снабженческие;

? животноводческие; ? растениеводческие;

? и прочие.

В настоящее время в нашей стране насчитывается более тысячи различных агрофирм, в которых работает сотни тысяч человек. В последнее время руководство страны стали видеть в сельскохозяйственных предприятиях производственную структуру, реально способствующую решению социально-экономических проблем в регионах и занимающих значительный процент в ВВП. Многие администрации областей и краев развитие сельскохозяйственных предприятий внесли в свои региональные программы и выделили на это направление значительные средства из местного бюджета.

Агрофирма «Золото полей» занимается выращиванием разных сортов зерновых культур, таких как пшеница, подсолнечник, рожь и пр., а также последующей их реализацией. Агрофирма имеет собственные поля в Волгоградский области и всю необходимую технику для посева и сбора зерновых культур различных сортов.

Структурно-функциональная диаграмма организации бизнеса «КАК ЕСТЬ»

Важным этапом в создании любого АРМ является моделирование предметной области с помощью CASE-систем. При этом выполняется разработка диаграмм, отражающих функционирование автоматизируемого процесса. В настоящее время для этих целей широко применяется IDEF0 - методология. IDEF0 - это методология функционального моделирования процессов позволяет с помощью наглядного графического языка представить изучаемую систему перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций. В рамках методологии функционального моделирования IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора функций, которые взаимодействуют между собой, а также показываются информационные, людские и производственные ресурсы, требуемые для каждой функции.

Функциональная IDEF0-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции в агрофирме «Золото полей» выполнена в программном пакете AllFusion Process Modeler (BPWin) и представлена на рисунках 1 - 3.

Рисунок 1 - IDEF0-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции (as-is - «как-есть»)



Рисунок 2 - Декомпозиция IDEF0-диаграммы учета сельскохозяйственной продукции (as-is - «как-есть»)

Рисунок 3 - Декомпозиция функции «Оформление документов» (as-is - «какесть»)

DFD-диаграммы (DFD - Data Flow Diagram) дополняют функциональные IDEF0-модели, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнесфункциями внутри системы. Также модели потоков данных могут использоваться как самостоятельное средство при проектировании информационных систем или описании бизнес-процесса В отличие от функциональных диаграмм в DFD-модели акцент ставиться на поток данных, его структуру, место и вид хранения данных в системе.

Отобразим технологию обработки данных и передачу информации от одной функции к другой в рамках разработки автоматизированного рабочего места учета сельскохозяйственной продукции в виде диаграммы потоков данных. DFD-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции также выполнена в программе BPWin и изображена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Диаграмма потоков данных учета сельскохозяйственной продукции (as-is - «как-есть»)

Активные объекты:

1) механизатор;

2) учетчик;

3) бухгалтер.

Пассивные объекты (хранилища):

1) база документов;

2) журналы; 3) итоговые отчеты.

Процессы:

1) сбор информации;

2) взвешивание поступившего зерна;

3) прием зерна;

4) оформление документов;

5) учет с/х продукции;

6) оформление отчетов. Типы потоков (связей):

1) информационный

Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Цель разрабатываемого АРМ - автоматизация учета сельскохозяйственной продукции в агрофирме «Золото полей». АРМ предназначено для сотрудника склада агрофирмы, который учитывает собранную зерновую продукцию с полей хозяйства и отслеживает его дальнейшую отгрузку внешним потребителям. С учетом этого АРМ «УСП» будет автоматизировать следующие функции:

? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о сельскохозяйственном предприятии;

? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о сотрудниках;

? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о контрагентах сельскохозяйственного предприятия;

? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о сельскохозяйственной продукции;

? формирование карточки механизатора;

? формирование приходной накладной;

? формирование расходной накладной;

? формирование отчетов о поступившей сельскохозяйственной продукции на склад;

? формирование отчетов об отгруженной продукции (зерне);

? формирование отчетов по остаткам сельскохозяйственной продукции;

? поиск данных о сельскохозяйственной продукции;

? поиск карточек механизаторов;

? поиск приходных накладных; ? поиск расходных накладных;

? поиск данных о контрагентах;

? печать текущих документов; ? печать отчетов.

Подзадачи автоматизации и функциональная информационная технология их решения

В настоящее время оформление документов по учету сельскохозяйственной продукции происходит вручную на складе агрофирмы. Перед этим происходит поиск учетных карточек по поступлению зерна, которые хранятся на бумажных носителях, определение реквизитов документов. Необходимые отчеты для руководства также составляются вручную, что требует значительного времени от кладовщика. После внедрения проектируемого АРМ весь процесс будет выглядеть следующим образом: в справочниках базы данных будут храниться данные по сельскохозяйственной продукции, что обеспечит удобство в хранении данных, а так же увеличит скорость заполнения учетных карточек, приходных и расходных накладных, поиска информации. Хранение информации в электронном виде снизит затраты труда на оформление входящих и исходящих документов, а также на формирование итоговых отчетов.

Организационная структура проекта представляет собой пользователей, принимающих участие в эксплуатации внедряемого АРМ. Архитектура разрабатываемого проекта представлена на рисунке 5. Она базируется на файл-серверной архитектуре. Данная архитектура предполагает выделение в сети одного компьютера в качестве центрального, который носит название файл-сервер. На таком компьютере хранится централизованная база данных, которая находится в совместном использовании. Все остальные компьютеры в сети выполняют функции рабочих станций.

Рисунок 5 - Архитектура типа файл-сервер

В данной архитектуре все данные хранятся на сервере, а обрабатывается информация на рабочих станциях. Это удобно, если мощность сервера не велика и не позволяет вести обработку данных на самом сервере.

В программной и технической архитектуре изменения не планируются и, следовательно, они останутся без изменений в процессе внедрения АРМ.

Обоснование стратегии автоматизации задачи

Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям, комплексная автоматизация.

Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение компанией без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы связано с новыми, значительными затратами.

Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций. Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала или значительного ускорения обработки информации.

Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию отдельных направлений деятельности компании.

В данном дипломном проекте будет выбрана стратегия автоматизации по участкам. Вследствие этого компания сможет автоматизировать деятельность по учету зерна, получив при этом нужный экономический эффект. В дальнейшем в систему можно будет добавлять новые модули.

На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка существующего программного продукта под бизнес-процессы компании, предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизации уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей развития организации-заказчика и ее долгосрочных экономических возможностей.

Для рассматриваемой компании наиболее подходит вариант с подгонкой существующего программного продукта под бизнес-процессы. Это позволит сократить расходы на разработку программного продукта и значительно ускорит процесс по его реализации. Для данной компании стратегия автоматизации будет следующей:

? переработка и изменение уже имеющихся программных средств (Microsoft Access);

? модернизация программного обеспечения за счет добавления новых функций;

? привлечение дополнительных программных ресурсов, для повышения эффективности продукта.

Обоснование проектных решений по основным видам обеспечения

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную, привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах. Информационное обеспечение включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение достоверности и защиты информации.

Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя АРМ.

Математическое обеспечение данного АРМ включает формулы вычисления суммы сданного и отгруженного зерна. Общая формула суммы представляет собой:

ZSi ?M i , (1)

i=1

где, Z - общая сумма, руб.;

S_i - цена i-вида сельскохозяйственной продукции, руб.;

M_i - количество (вес) сельскохозяйственной продукции, т.;

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно.

Программное обеспечение АРМ определяет интеллектуальные и профессиональные возможности пользователя в ходе работы, широту и полноту выполняемых функций, возможность использования дополнительных устройств. Прикладное программное обеспечение обычно настроено на работу по заданному алгоритму с информацией из определенной предметной области. Поэтому ввод и обработка данных сопровождаются строгим контролем, что снижает значительно вероятность ошибок и ведет к повышению эффективности работы пользователя. В организации АРМ программное обеспечение должно использовать удобный пользовательский интерфейс и включать в себя алгоритмы для решения задач, необходимых пользователю. Выдача результатов осуществляется в удобном наглядном виде (таблицы, графики, диаграммы). Программное обеспечение предоставляет возможность оперативной работы пользователя с БД и возможность совместного использования ресурсов в сетевых технологиях. автоматизированный учет материальный сельскохозяйственный

Для данного АРМ система программного обеспечения будет включать:

? операционная система Windows 2000/ХР/Vista/7/8/10;

? пакет офисных программ Microsoft Office с СУБД Microsoft Access 2003/2007/2010;

? антивирусная система AVP или DrWEB, или аналогичная;

? система архивирования информации 7ZIP (WinZIP или WinRAR) или аналогичная.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Технологическое обеспечение АРМ представляет собой установленную совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач с помощью АРМ. Можно выделить системное и прикладное технологическое обеспечение АРМ, которое включает в себя основные операции, реализуемые информационной технологией:

? ввод информации из бумажных документов при помощи клавиатуры;

? контроль вводимой информации с помощью средств контроля и визуально;

? ввод данных с магнитных носителей, набранных на других ПК и их контроль;

? прием данных в виде сообщений по каталогам связи с использованием электронной почты, локальных или глобальных сетей, контроль принимаемой информации;

? редактирование данных;

? накопление и хранение информации;

? поиск и обработка данных по запросам пользователей;

? вывод на экран или на печать результатов поиска и обработки;

? защита информации от разных категорий угроз;

? формирование и передача данных на другие компьютеры на магнитных носителях и по сети.

С учетом выбранного программного обеспечения для функционирования АРМ необходимо выбрать следующие технические

средства:

? микропроцессор Intel Core i3 с тактовой частотой не менее 3,1 ГГц;

? оперативная память объемом не менее 1 Гбайт;

? накопитель на жестком диске магнитном диске со свободном объемом не менее 100 Мбайт;

? монитор с разрешением не менее 800х600 и цветовой палитрой не менее 16 бит;

? клавиатура и манипулятор «мышь».

Организационное обеспечение АРМ включает комплекс документов, определяющих функции и задачи каждого работника. В составе организационного обеспечения можно выделить четыре группы компонентов.

Первая группа включает важнейшие методические материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования системы.

Вторым компонентом в структуре организационного обеспечения является совокупность средств, необходимых для эффективного проектирования и функционирования АРМ.

Третьим компонентом системы организационного обеспечения является техническая документация, получаемая в процессе обследования, проектирования и внедрения системы.

Четвертым компонентом системы организационного обеспечения является персонал, где представлена организационно-штатная структура проекта, определяющая, в частности, состав главных конструкторов системы и специалистов по функциональным подсистемам управления.

Функциональная и информационная модели «КАК БУДЕТ» и их описание

IDEF0-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции (to-be - «как будет») создается для отражения бизнес процессов происходящих при учете сборе зерна и его транспортировке и отгрузке на складе агрофирмы «Золото полей». Диаграмма создавалась с позиции кладовщика и рассматривает работу с документацией во время учета зерна. С помощью IDEF0-диаграммы изображена функциональная модель системы, которая должна быть после автоматизации.

На рисунке 6 представлена концептуальная диаграмма, характеризующая деятельность кладовщика по учету зерна. На диаграмме видно, что основной процесс выполняется теперь с помощью автоматизированного рабочего места кладовщиком.

Рисунок 6 - IDEF0-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции (to-be - «как-будет»)

Декомпозиция IDEF0-диаграммы учета сельскохозяйственной продукции вида «как будет» приведена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Декомпозиция IDEF0-диаграммы учета сельскохозяйственной продукции (to-be - «как-будет»)

Из диаграммы видно, что за счет использования АРМ все функции по автоматизированному учету зерна может теперь выполнять кладовщик. Таким образом, отпадает необходимость привлекать дополнительно бухгалтера для оформления документов. Вместо этого все нужные документы будет теперь оформлять кладовщик с помощью АРМ.

На рисунке 8 приведена декомпозиция функции «Оформление документов» вида «как-будет». Из диаграммы видно, что теперь для выполнения всех функций задействовано АРМ, с помощью которого кладовщик выполняет оформление накладных и текущих документов.

Рисунок 8 - Декомпозиция функции «Оформление документов» (to-be - «как-будет»)

DFD-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции «как будет» приведена на рисунке 9.

Активные объекты:

1) комбайнер;

2) кладовщик;

Пассивные объекты (хранилища):

3) База данных АРМ; 4) итоговые отчеты.

Процессы:

5) сбор информации;

6) взвешивание поступившего зерна;

7) прием зерна;

7) оформление документов;

8) учет с/х продукции;

9) оформление отчетов.

Типы потоков (связей):

10) информационный

Рисунок 9 - Диаграмма потоков данных учета сельскохозяйственной продукции (to-be - «как будет»)

Благодаря использованию АРМ удалось избежать необходимости использования бухгалтера в процессе учета сельскохозяйственной продукции. Также сократилось число хранилищ документов. Теперь вся информация хранится в централизованной базе данных АРМ.



Заключение

Преддипломная практика проходила в обособленном подразделении коммерческой компании ООО «Агрофарт» - агрофирме «Золото полей», в отделе обслуживания и сервиса. В ходе преддипломной практики были предложены мероприятия по автоматизации учёта сельскохозяйственной продукции в обособленном подразделении коммерческой компании - агрофирме «Золото полей». В результате проделанной работы можно сделать следующие выводы:

1. Изучена предметная область по учету сельскохозяйственной продукции в агрофирме «Золото полей».

2. Произведен анализ автоматизированных систем-аналогов, используемых для учета различных операций с материальными ценностями. В результате анализа систем-аналогов и их функциональных возможностей установлено, что использование таких систем для агрофирмы «Золото полей» нецелесообразно.

3. Обоснована актуальность и перспектива создания АРМ учета сельскохозяйственной продукции, определена структура АРМ и его функциональные части.

4. Рассмотрены возможные стратегии создания АРМ, в результате чего выбрана стратегия создания АРМ учета сельскохозяйственной продукции средствами Microsoft Access.

5. При проектировании АРМ использовались современные технологии CASE-средств, которые позволяют не только ускорить проектирование программного обеспечения, но и представить будущую систему в наглядном виде, что позволяет лучше ориентироваться в функциях, задачах и потоках передачи информации для проектируемой системы.



Список используемых источников

1. Балдин К.В. Информационные системы в экономике [Электронный ресурс]: учебник/ Балдин К.В., Уткин В.Б. - Электрон. текстовые данные. - М.: Дашков и К, 2012. - 395 c. - Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10922. - ЭБС «IPRbooks».

2. Башлы П.Н. Информационная безопасность и защита информации [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Башлы П.Н., Бабаш А.В., Баранова Е.К. - Электрон. текстовые данные. - М.: Евразийский открытый институт, 2012. - 311 c. - Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10677. - ЭБС «IPRbooks».

3. Верников Г. Обзор стандарта IDEF0. [Электронный ресурс] // Режим доступа http://www.idefinfo.ru

4. Диго С. Б. Базы данных : проектирование и использование : учебник для вузов / С. Б. Диго. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 592 с.

5. Журнал «Компьютерра-онлайн» [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www2.computerra.ru

6. Журнал «Мир ПК» [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.osp.pcworld.

Размещено на Allbest.ru