Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В настоящее время невозможно представить себе трудовую деятельность без использования компьютерных средств автоматизации. Средства вычислительной техники позволяют хранить огромные объемы данных и выполнять множество задач по их обработке, существенно облегчая жизнь человека. Процесс функционирования экскурсионной фирмы - сложный и многоаспектный процесс, включающий все этапы предоставления услуг (оформление заказа у клиентов, непосредственно экскурсия и т.п.) и смежные процессы (формирование отчетности, расчет надбавок и т.п.). В ходе выполнения работы необходимо автоматизировать такую часть деятельности фирмы «Спб Турист», как учет работы экскурсоводов. Разработка соответствующего приложения позволит упростить работу экскурсоводам, в связи с чем задача является актуальной.

Целью работы является разработка программы учета функционирования экскурсионной фирмы.

Исходя из цели ставятся следующие задачи:

- рассмотреть все функции, которые используются для выполнения поставленного задания;

- усовершенствовать навыки форматирования таблиц: заливка, установка границ, форматов данных;

- провести вычисления с помощью абсолютных и относительных ссылок; - использовать инструмент Промежуточные итоги для анализа работы экскурсоводов;

- выполнение фильтрации для отбора необходимых данных за запросами пользователей;

- создать сводную таблицу для презентации деятельности экскурсионной фирмы;

- выполнить вставку со связями таблицы в документ Word.



1.На листе Справочники создать таблицы

Таблица 1

ФИО экскурсовода		Категория экскурсантов	Скидки
Иванова		Школьники	10%
Михайлова		Ветераны	15%
Петрова		Не организованные	0%
Сидорова

1. На листе Учет создать таблицу. Отформатировать данные так, как показано в таблице, а Стоимость обслуживания и Доплату представить в денежном выражении.

Подготовить именованные блоки на листе Справочники для ввода данных на лист Учет. Заполнить поля ФИО экскурсовода и Категория экскурсантов в виде списков.

Цена для группы 450,00 в рублях - в отдельную именованную ячейку.

Таблица 2. Учет работы экскурсоводов фирмы "Спб Турист"

2. Вычислить:

· Стоимость обслуживания = Цена для группы /(1-Скидка). Значение скидки, соответствующей категории экскурсантов, определить в формуле с помощью функции ВПР().

· Доплата - начисляется 5% от стоимости обслуживания, если в группе количество человек больше 20, остальным 0.

· Результаты вычислений отобразить в денежном формате.

3. На листе Фильтр выбрать из таблицы записи, которые содержат сведения об экскурсиях с минимальным количеством экскурсантов.

4. На листе Итоги получить по каждому экскурсоводу общую сумму стоимости обслуживания.

5. Построить круговую диаграмму, используя результаты итогов пункта 6, в качестве подписи использовать категорию и долю.

6. Создать сводную таблицу, в которой по экскурсоводам и месяцам вывести общую стоимость обслуживания и вычислить зарплату, составляющую 50% от стоимости обслуживания.

7. Средствами редактора Word создать и оформить документ «Учет работы экскурсоводов фирмы «Спб Турист», установить связь с таблицей листа Учет в Excel.

8. Полученную рабочую книгу сохранить под именем Учет работы.

2. Используемые функции

1. Функция ВПР производит поиск по первому столбцу диапазона и возвращает значение из найденной ячейки.

Синтаксис

ВПР(запрос, диапазон, индекс, [отсортировано])

· запрос - величина, которую требуется найти.

· диапазон - диапазон, в первом столбце которого будет производиться поиск по указанному запросу.

· номер_столбца - номер столбца, в котором расположено значение, которое нужно вернуть. Значение "1" соответствует первому столбцу в диапазоне.

· отсортировано - [НЕОБЯЗАТЕЛЬНО - ИСТИНА по умолчанию] - указывает, отсортирован ли столбец, в котором производится поиск (первый столбец из указанного диапазона).[4]

Пример использования:

ВПР(10003; A2:B26; 2; ЛОЖЬ)

2. Функция ЕСЛИ проверяет, выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется, и другое значение, если нет.

Синтаксис функции ЕСЛИ очень простой:

ЕСЛИ(лог_выражение; [значение_если_истина]; [значение_если_ложь])

лог_выражение - это любое значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Пример использования:

ЕСЛИ(А2=100;10*В2;0).

3. Функция МЕСЯЦ возвращает месяц для даты, заданной в числовом формате. Месяц возвращается как целое число в диапазоне от 1 (январь) до 12 (декабрь).

Синтаксис

МЕСЯЦ(дата_в_числовом_формате)

Аргументы функции МЕСЯЦ описаны ниже.

· Дата_в_числовом_формате Обязательный аргумент. Дата месяца, который необходимо найти. Дата должна быть введена с использованием функции ДАТА либо как результат других формул или функций. Например, чтобы задать дату 23 мая 2008 г., используйте выражение ДАТА(2008;5;23). Если ввести дату как текст, могут возникнуть проблемы.

3. Создание справочников

Для создания требуемых справочников необходимо ввести нужные данные в ячейки и провести их форматирование, которое можно описать по таким этапам: - обрамление ячеек с помощью границы:



Рисунок 1. Установка границы таблицы

- заливка шапки справочника:

Рисунок 2. Заливка ячеек



- выделение шапки полужирным шрифтом:

Рисунок 3. Установка полужирного шрифта

В результате получим следующий вид справочника:

Таблица 3. Внешний вид справочника

4. Оформление таблицы Учет

Для начала создадим макет таблицы:



Таблица 4. Макет таблицы Учет

После этого необходимо ввести данные, как показано в задании.

Стоит отметить то, что столбцы Стоимость обслуживания и Доплата отформатированы в денежном формате:

Рисунок 4. Установка денежного формата данных

Введем цену покупки в отдельную ячейку:



Рисунок 5. Ввод цены покупки

Создадим именованные блоки ячеек. Для этого выделим диапазон ячеек и в окне активной ячейки дадим новое название:

Рисунок 5. Блок ФИО

Рисунок 6. Блок Категории

Ячейку с ценой для группы обозначим как «Цена».

Для заполнения столбца ФИО экскурсовода создадим выпадающий список, который имеет 3 этапа (нужно нажать Данные - Проверка данных):



Рисунок 7. Выбор источника списка

Создадим вспомогательное сообщения для ввода данных с помощью списка:

Рисунок 8. Установка сообщения для ввода

Аналогично зададим сообщение об ошибке:



Рисунок 9. Установка сообщения об ошибке

В результате получим следующую таблицу:

Таблица 5.

5. Выполнение вычислений

Выполним вычисления стоимости обслуживания по формуле:

=Цена*(1-ВПР(D3;Категории;2;0)).

Рисунок 10. Аргументы функции ВПР

Для вычисления доплаты введем в ячейку F3 формулу:

=ЕСЛИ(C3>20;E3*5%;0):

Рисунок 11. Использование функции ЕСЛИ

После этого выделим диапазон ячеек Е3:F3 и скопируем введенные формулы перетаскиванием вниз:



Таблица 6

6. Фильтрация данных

таблица экскурсионный фильтрация программа

С помощью фильтрации данных отобразим сведения об экскурсиях с минимальным количеством посетителей. Для этого используем расширенный фильтр, критерий которого показан ниже:

Рисунок 12. Критерий фильтрации

После этого откроем расширенный фильтр и введем в него следующие данные:



Рисунок 13. Расширенный фильтр

В результате этого получим отфильтрованную таблицу:

Таблица 7

7.Промежуточные итоги

Для вычисления по каждому экскурсоводу общую сумму стоимости обслуживания используем инструмент Промежуточные итоги.

Скопируем таблицу Учет на новый лист Итоги и убедимся, что таблица отсортирована по возрастанию по полю ФИО экскурсовода.

Далее вызовем окно Промежуточные итоги и зададим следующие настройки:[4]



Рисунок 14. Промежуточные итоги

В результате получим таблицу:

Таблица 8



8. Круговая диаграмма

С помощью маркеров свернем таблицу, полученную в п.7:

Таблица 9

Для построения диаграммы, которая показывает стоимость обслуживания для каждого экскурсовода, выделим диапазоны с фамилиями и с стоимостью обслуживания.

Далее нажимаем Вставка - Круговая диаграмма. Получим:

Рисунок 15. Круговая диаграмма

Введем название и отобразим значения (доли и категории):



Рисунок 16. Установка подписей круговой диаграммы

В результате получим:

Рисунок 17. Отредактированная круговая диаграмма



9.Сводная таблица

Для создания сводной таблицы вычислим с помощью функции МЕСЯЦ, месяц работы по введенной дате. В результате получим для ячейки А3:

=МЕСЯЦ(A3)

Таблица 10

Создадим сводную таблицу для вывода общей стоимости обслуживания по экскурсоводам. Для этого нажмем Вставка - Сводная таблица и заполним макет:



Рисунок 18. Макет сводной таблицы

Получим:

Рисунок 19. Сводная таблица

Для нахождения зарплаты вычислим 50% от общего итога по сводной таблице:



Рисунок 20. Вычисления зарплаты

10.Связь между документами

Для создания связи между документами необходимо использовать инструмент Специальная вставка.

Для этого скопируем таблицу с листа Учет, перейдем в документ Word и нажмем правую кнопку мыши, где выберем пункт связать и использовать конечные стили:

Рисунок 21. Параметры специальной вставки

В результате получим следующий документ:



Таблица 11

11. Сохранение книги

Для сохранения книги необходимо нажать Файл - Сохранить как…:

Рисунок 22ю Выбор сохранения книги

После этого откроется окно, куда нужно ввести имя Учет работы:



Рисунок 23. Сохранение результатов



Заключение

таблица экскурсионный фильтрация программа

Применение электронных таблиц предоставляет пользователям возможность с обрабатывать значительные объемы информации.

Клиент имеет возможность работы с информацией, хранимой в так называемой, базе данных. Такая информация представлена в виде таблиц базы данных. Пользователь может просматривать, редактировать, осуществлять поиск и т.д. необходимой ему информации.

За время прохождения практики были выполнены следующие задачи:

- рассмотрено все функции, которые используются для выполнения поставленного задания;

- усовершенствовано навыки форматирования таблиц: заливка, установка границ, форматов данных;

- проведено вычисления с помощью абсолютных и относительных ссылок;

- использовано инструмент Промежуточные итоги для анализа работы экскурсоводов;

- выполнено фильтрация для отбора необходимых данных за запросами пользователей;

- создано сводную таблицу для презентации деятельности экскурсионной фирмы;

- выполнено вставку со связями таблицы в документ Word.



Список использованных источников

1. Венделева М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013. - 462 c.

2. Ветитнев А.М. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника: Учебное пособие / А.М. Ветитнев. - М.: Форум, 2010. - 400 c.

3. Дмитриев Л.П. Информационные технологии в коммерции: Учебное пособие / Л.П. Дмитриев. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 238 c.

4. Ломаченко М.В. Информатика и информационные технологии: Учебник для бакалавров / М.В. Ломаченко, В.А. Климов; Рецензент Л.В. Кальянов, Н.М. Рыскин. - М.: Юрайт, 2013. - 378 c.

5. Разин В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Разин. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.

Размещено на Allbest.ru