Внедрение системы Onlly Office в компании "Трониум"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ONLLY OFFICE В КОМПАНИИ «ТРОНИУМ»

IMPLEMENTATION OF ONLY OFFICE in "TRONIUM"

Магомедова М.Д., Билалова И.М.

Дагестанский государственный

университет Махачкала, Россия

В этой статье будет рассмотрена многофункциональная система Only Office, на примере ее внедрения в компанию «Трониум».

«Трониум» одна из ведущих Дагестанских компаний в области интернет - решений для бизнеса. «Трониум» ориентируется на создании сайтов, разработке дизайна сайтов, технической поддержке и продвижении сайтов.

Как и любой другой компаний, «Трониум», по мере увеличения клиентов и заказов, и, следовательно, работы, потребовался инструментарий, который позволил бы эффективно управлять работой. В качестве такого инструментария «Трониум» открыл для себя Only Office.

В настоящее время существует множество подобных систем. К примеру можно привести Sugar CRM (система с открытым исходным кодом для управления взаимоотношениями с клиентами), Open For Business Project(система для управления проектами),Group-office(простая и удобная система для управления сайтом(CMS) с визуальными инструментами).[2]

Only Office - это универсальный облачный офис. Он позволяет управлять документами, проектами, командой и взаимоотношениями с клиентами в едином пространстве.

Другими словами, для выполнения разных задач не надо переключаться между множеством приложений. Вы получаете одну многофункциональную систему для организации каждого этапа вашей работы, что позволяет повысить производительность и оптимизировать усилия для достижения успеха.

Only Office - проект команды опытных IT специалистов, изначально разработанный для внутренней совместной работы. Попытка представить его широкой аудитории оказалась вполне успешной - Only Office получил хорошие отзывы Интернет - сообщества. В итоге функциональность Only Office была существенно переработана и расширена, что привело к увеличению числа постоянных пользователей из разных стран.[1]

Only Office предлагает лаконичный дизайн, быстрый доступ к основным функциям, визуальное управление задачами, встроенные инструменты корпоративной совместной работы и приемлемую CRM.

В настоящее время существуют две версии системы: облачная, серверная. С 2016года начнет функционировать SaaS-версия. Она предназначена для некоммерческих организаций и образовательных учреждений, ее можно использовать бесплатно.

На сайте Only Office возможна бесплатная 30-ти дневная регистрация, которая позволит сориентироваться в интерфейсе системы, а также выявить преимущества и недостатки использования, непосредственно для своей организации.

Рис 1. «Окно регистрации Only Office».

После прохождения регистрации, мы можем пользоваться всеми возможностями Only Office, которые представлены во всех версиях (серверной, облачной).

Функционал Only Office включает:

- управление документами

Этот модуль обеспечивает полный контроль всей документации, предоставляя необходимые права доступа и отслеживая любые изменения в файле.

Важно отметить, возможность определения прав доступа к ресурсам и документам фирмы, которые хранятся в самой системе. Это означает, что доступ к защищенным ресурсам, для некоторых сотрудников будет невозможен. Права доступа назначаются администратором. Все попытки доступа к защищенным файлам регистрируются.

- онлайн редакторы документов

С помощью этого модуля можно работать смногостраничными отчётами и финансовой документацией, используя преимущества совместного онлайн редактирования.

Рис. 2 « Модуль управления документами».

only office универсальный облачный

- управление проектами

Модуль, предназначенный для организации эффективной работы команды, используя проектную иерархию и систему приоритетов - диаграмма Ганта

Анализ проекта и обновление информации по запланированными мероприятиям.

- CRM

Модуль управления клиентской базой, для координации процесса продаж.

- почтовый агрегат

Централизованная обработка и хранение почты, посредством подключения своих аккаунтов к Only Office.

Более подробно рассмотрим модуль «Управление проектами».

Рис. 3 «Модуль управления проектами».

Отследить реальные плоды совместной работы с проектами можно именно в этом модуле. Для этого необходимо сформировать свою команду, т.е добавить пользователей и можно приступить к распределению задач. В Only Office имеет структура прав доступа - гость/пользователь/администратор.

После того как участник портала добавлен на портал, он получает права пользователя или гостя.

Рис 4. «Окно добавления пользователей».

Модуль «Управление проектами» включает в себя следующие пункты:

- Задачи, здесь мы можем ставить задачи и назначать ответственных, учитывайте время, затраченное на задачи, следить за задачами, используя календарь;

- Вехи, для отметки важных этапов проекта, выделения ключевой вехи, слежки за вехами с помощью календаря;

- Документы, создавайте и редактируйте документы, таблицы, презентации, автоматически делайте их доступными для команды;

- Обсуждения, здесь мы можем обсуждать проект, получать комментарии пользователей;

- Отчеты, возможность создания общих и подробных отчетов, экспорт их в CSV-файл.

Еще одним важным моментом является возможность обсуждения проекта. При возникновении проблем с реализацией проекта, руководство и персонал могут «начать разговор», или же «открыть чат-комнату», для ее решения.

В «чат-комнате» в обсуждении могут участвовать только те пользователи, которым предоставил доступ администратор.

Рис 5. «Окно диалога».

Таким образом «Трониум» выделил для себя следующие преимущества:

- относительно невысокая стоимость и гибкий подход в ценообразовании;

- работа всего персонала, работающего над проектом, становится прозрачной;

- улучшилась взаимозаменяемость;

- уменьшились отклонения от сроков проектов;

- появилась возможность собирать информацию о затраченных ресурсах.

Список использованных источников

1. Официальный сайт «Onlly office» // URL: https://www.onlyoffice.com/ru/

2. Александр Мяснов. SugarCRM. Установка, настройка, локализация: Часть 1. Свободная CRM-система SugarCRM // ИТ-журнал. URL: https://www.ibm.com/developerworks/ru/library/l-SugarCRM_part1/ (дата публикации: 24.09.2014).

3. http://helpcenter.onlyoffice.com/ru/gettingstarted/mail.aspx

4. А. Перла. Only Mac Office // URL: http://maccentre.ru/lib/2433/ (дата публикации: 13.08.2015).

5. http://helpcenter.onlyoffice.com/ru/gettingstarted/people.aspx

Размещено на Allbest.ru