Размещено на http: //www. allbest. ru/

Башкирский государственный аграрный университет Уфа, Россия

Bashkir State Agrarian University Ufa, Russia

Анализ документооборота в обществе с ограниченными обязанностями "Союз"

Analysis of documents circulation in the company industrial association "Union"

Авзалов А.Р.

Avzalov A.R.

В статье представлены анализ деятельности предприятия, описан основной бизнес - процесс, протекающий на предприятии. Определена проблемная область деятельности предприятия и предложен вариант устранения проблемы.

Деятельность предприятия, документооборот, передача документов, автоматизация процесса, почтовый клиент, Microsoft Outlook Express, преимущества программы.

В ходе исследования деятельности предприятия и опроса сотрудников ООО Промышленное объединение «Союз», была выявлена проблема в процессе документооборота. Дело в том, что после того, как руководитель со своей рабочей группой прибывает на объект, в ходе их деятельности возникают различные виды документации, которую непосредственно нужно вовремя и безопасно передавать в главный офис. На данный момент сотрудникам приходится использовать неудобный процесс передачи документов из-за отсутствия автоматизированной системы документооборота. Руководители рабочих групп вынуждены делать фотоснимки на мобильное устройство и передавать полученный файл в главный офис через различные программы такие как «WhatsApp», мобильный почтовый агент, при этом затрачивая свои финансовые средства. А сотрудникам офиса в свою очередь приходится заново переводить в текстовый формат, считывая информацию с некачественно сделанной фотографии. Следовательно, это очень долго, сложно и неудобно. Таким образом, приходим к выводу, что предприятию требуется автоматизация процесса документооборота между действующими объектами и главным офисом.

Потребность в документообороте, у объектов, возникает именно с отделом снабжения, секретарем и бухгалтером. Подробную информацию, можно рассмотреть в приведенной схеме на рисунке 1.

Рисунок 1 Процесс документооборота между объектами и главным офисом

документооборот почтовый клиент автоматизация

Объективным решением данной проблемы является совершенствование процесса документооборота между действующими объектами и главным офисом. Для устранения данной проблемы, наиболее оптимальным решением будет использование программного продукта Microsoft Outlook Express.

Microsoft Outlook Express -- используется в качестве почтового клиента и помогает организовать эффективную совместную работу сотрудников любой компании над общим проектом.

Приведем основные преимущества Microsoft Outlook Express, которые стали причиной выбора именной этой программы для устранения возникнувшей проблемы.

Безопасность - в зависимости от установленных пользователем настроек конфиденциальности, все полученные файлы могут хранится локально на жестком диске и быть зашифрованы паролем.

Удобный и доступный интерфейс - простота использования и удобство функционирования программы, что достаточно актуально для руководителей рабочих групп, никогда не выходили из приоритета разработчиков.

Режим «offline» - позволяет просматривать полученные файлы без подключения к сети интернет. Присутствует вероятность того, что у руководителей рабочих групп, находящихся на объекте, не всегда будет возможность подключения к сети интернет. А с программой Microsoft Outlook Express, при первой же возможности, им достаточно загрузить в один момент все полученные файлы и только потом уже их просматривать, ведь все они будут синхронизированы на локальном диске.

Опираясь на выше перечисленные преимущества программы Microsoft Outlook Express можно сделать вывод, что она вполне подходит для компании ООО Промышленное объединение «Союз», в качестве продукта, помогающего решить проблему с автоматизацией документооборота между действующими объектами и главным офисом предприятия.

Библиографический список

1. Ковалева А.М., Лапуста М.Г., Скамай Л.Г. Финансы фирмы: Учеб. М.: ИНФРА - М, 2008. 10.Прыкин Б.В. Экономический анализ предприятия: Учеб. для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

2. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - М.: ИНФРА-М, 2009. Федорова Г.В. Финансовый анализ предприятия при угрозе банкротства. Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2009.

3. Альсова О.К. Моделирование систем: учеб. пособие/О.К. Альсова. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2007 - 72 с.

4. Мастобаев Б.Н., Дмитриева Т.В., Мовсумзаде Э.М. История создания и производства химических реагентов для транспорта нефти и нефтепродуктов [Текст]./ Мастобаев Б.Н., Дмитриева Т.В., Мовсумзаде Э.М.// Нефтяное хозяйство. - 2000. - № 11. - С. 107-108.

5. Мовсум-заде М.Э., Ванчухина Л.И., Лейберт Т.Б., Шаталина М.А. Стратегия поведения предприятия в условиях рыночной экономики [Текст]./ Мовсум-заде М.Э., Ванчухина Л.И., Лейберт Т.Б., Шаталина М.А.// -Уфа, -2001.

6. Syrlybaeva R., Movsum-zade N., Safiullina I., Puzin Y., Movsumzade E. Polymer-metal complexes of polyacrylonitrile and its copolymers: synthesis and theoretical study [Текст]./ Syrlybaeva R., Movsum-zade N., Safiullina I., Puzin Y., Movsum-zade E.// -Journal of Polymer Research. - 2015. -Т. 22. -№ 6. -С. 18.

Размещено на Allbest.ru