Применение ИТ-консалтинга для оптимизации бизнес-процесса разработки технического задания на веб-сайт

Размещено на http://www.allbest.ru/

Применение ИТ-консалтинга для оптимизации бизнес-процесса разработки технического задания на веб-сайт

Полушкин Д.П., Сторожева Е.В., ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, Россия, г. Магнитогорск

консалтинг информационный сайт бизнес

ИТ-консалтинг - это направление предпринимательской деятельности, связанное с предоставлением консультационных услуг по вопросам стратегического управления информационными системами, оценки, проектирования и разработки ИТ-архитектуры, управления проектами, автоматизации бизнес-процессов организаций и многими другими проблемам, касающимися использования вычислительной техники и ИТ.

К специалистам по ИТ-консалтингу обращаются не только компании, которые только хотят внедрить у себя перспективные информационные технологии, но и те, которые давно используют информационные системы в своей работе, однако, желают усовершенствовать или модернизировать их. Есть ещё одна категория заказчиков, которые с одной стороны априори являются полностью информационно технологическими компаниями и, казалось бы, могут сами справится с любой ИТ-проблемой, но практика показывает, что обращение таких компаний к специалистам в области ИТ-консалтинга позволяет более эффективно и правильно выявить их проблему и решить её с минимальными затратами и максимальной выгодой.

Рассмотрим реальный пример. К услугам ИТ-консалтинга обратилась малое предприятие, которое занимается разработкой веб-сайтов с целью повышения своей конкурентоспособности на рынке. В результате анализа бизнес-процесса «Создание веб-сайта» на этом предприятии было установлено, что в целом этот бизнес-процесс достаточно хорошо организован и проработан за исключением той его части, которая связана с созданием технического задания на веб-сайт. Неразвитость и ошибочность бизнес-процесса создания технического задания на сайт, который является одним из главных этапов бизнес-процесса «Создание веб-сайта», явилось главной причиной неэффективности и не конкурентно способности этой компании в области создания и разработки веб-сайтов.

Поэтому для максимального повышения производительности и конкурентоспособности данного предприятия в области разработки веб-сайтов было принято решение разработать и построить современную бизнес модель «Создания технического задания на сайт». Внедрение этой модели, и замена на неё, старого метода, обязательно приведёт к повышению эффективности всего бизнес-процесса «Создания веб сайта», а это как следствие даст высокие конкурентные преимущества этому предприятию на рынке услуг создания веб-сайтов.

С учетом современной практики и с целью наилучшего соответствия получаемого результата требованиям заказчика специалистами ИТ-консалтинга был разработан и опробован новый подход к созданию технического задания на веб-сайт. Данный подход представлен на рисунке 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Обновленный бизнес-процесс «Создание технического задания на веб-сайт»

В таблице 1 приведены этапы обновленного бизнес-процесса «Создания технического задания на веб-сайт».

Таблица 1 - Этапы бизнес-процесса «Создания технического задания на веб-сайт»

Этап 1 «Совещание с руководителями с целью сбора предварительной информации об их видении веб-сайта» - это этап, который имеет большое значение. Основное назначение первой встречи (или нескольких встреч) с руководителями и собственниками это знакомство. Знакомство в первую очередь с людьми и компанией. Сформулированные цели и пожелания на таких общих встречах могут быть самими различными, в том числе фантастическими. Все они будут, конечно же, выслушаны, но не факт, что будут реализованы. При более глубоком погружении в бизнес компании будут как появляться другие цели, так и отвергаться предыдущие. Таким образом, необходимо помнить, что из предварительных встреч нельзя сформулировать четкие цели, все, что удастся собрать на них, потребует тщательной проработки. На таких встречах необходимо конспектировать все посылы от собственников и первых лиц, чтобы потом можно было к ним вернуться и обсудить, когда будет собрано достаточное количество информации. Даже простое на первый взгляд требование может оказаться нереализуемым либо очень трудоемким.

Этап 2 «Формирование рабочей группы от Заказчика и Исполнителя с распределением ролей» - на этом этапе необходимо определиться, кто будет работать над веб-сайтом как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя. Несмотря на кажущуюся простоту данного этапа, он имеет очень большую роль. Если не зафиксировать четко, кто за что отвечает, в ходе реализации работ возникаете риск столкнуться с неразберихой. Если со стороны Исполнителя смогут всегда конкретизировать роли в своей команде, то у Заказчика с этим могут возникнуть проблемы. В состав рабочей группы Заказчика обязательно должны войти те люди, которые будут в дальнейшем хоть как-то влиять на принятие веб-сайта. Если допустить ситуацию, что при сдаче работ подключатся сотрудники Заказчика, которые не принимали участие в работах по формированию целей и выявлению требований, то проблемы гарантированы. Возможна даже такая абсурдная ситуация, что всё, оказывается, сделано не так, как требовалось. Что бы этого избежать, необходимо проговорить и четко зафиксировать документально, что никто, кроме рабочей группы Заказчика не может принимать участие в приемке-сдаче работ по созданию вебсайта. Лучшим вариантом будет прописать такое в договорных условиях.

На этапе 3 «Согласование правил и методик совместной работы над веб-сайтом членами рабочей группы» целесообразно разработать Устав проекта создания веб-сайта, в котором зафиксировать как минимум роли участников, порядок коммуникаций, регламент, состав отчетности, и другие юридически значимые аспекты. Кроме того, необходимо разъяснить рабочей группе всё, что прописано в Уставе, а также то, как это будет применяться на практике. Ко всему прочему, членов рабочей группы представленную сотрудниками Заказчика необходимо обучить тем методам работы, которые будут использоваться на всех последующих этапах. Здесь необходимо обсудить форматы документов, которые будут использоваться, рассмотреть образцы. Если в веб-сайте будут реализовываться какие-либо бизнес-процессы, то необходимо обозначить методики и нотации, которыми они будут описываться.

Далее следуют два параллельных процесса, которые составляют этап 4 «Анкетирование и опросы».

Процесс анкетирования позволяет сравнительно быстрым способом получить достаточно достоверный срез информации о компании. Качество такой информации будет определяться тремя факторами:

1. Члены рабочей группы, представленные сотрудниками Заказчика, должны четко понимать, как происходит процесс анкетирования и уметь донести информацию до всех остальных сотрудников компании Заказчика.

2. Анкеты должны быть понятными. Желательно, чтобы была инструкция по заполнению анкет. Еще лучше, если будет пример заполнения. Другой важной стороной анкет должна стать их способность учитывать особенности и желания компании Заказчика. Такие анкеты помогут выявить узкие места в будущем вебсайте, которые могут быть не приемлемы для компании Заказчика. Анкеты могут быть разработаны как для конкретных отделов заказчика, так и для конкретных должностей.

3. Необходимо правильно выбрать состав участников. Если ограничиться только руководителями, собрать достоверную информацию не получится. Необходимо включать в состав анкетирования всех, кто будет в будущем являться пользователем веб-сайта.

Во время процесса «Опросы» необходимо провести устное собеседование со специалистами с целью выяснить особенности отдельных процессов, которые впоследствии будут реализовываться на сайте. Опрос не должен выглядеть как просто «встретились-поговорили», он должен быть более организованным с соблюдением всех необходимых формальностей. Для этого необходимо подготовить так называемый план опроса. В него можно включить те части анкеты, по которым возникают вопросы, например, те сведения одних анкет, которые противоречат сведениям других анкет или, например, какая-то важная информация не раскрыта с помощью анкет либо представлена в них поверхностно. Целесообразно добавить вопросы и просто из личного опыта. Ответы надо конспектировать в обязательном порядке. Идеально, если удастся организовать аудиозапись.

На этапе 5 «Выделение ключевых требований к веб-сайту» можно обосновано считать, что информации достаточно, чтобы делать выводы о выделении ключевых элементов будущего веб-сайта. На самом деле, уже можно выделить не только ключевые элементы, но и практически всё о будущем веб-сайте ожидаемым Заказчиком от Исполнителя (если состав участников был выбран правильно). Из выделенных ключевых элементов веб-сайта следует составить перечень (классификатор). Затем можно будет принимать решения, какие из них следует исследовать более глубоко, какие нет, а также выделять приоритеты.

Основываясь на всей полученной в предыдущих этапах информации, коллектив разработчиков приступает к этапу 6 «Формирование ключевых элементов технического задания на создание веб-сайта».

К этому этапу должна быть собрана вся первичная информация о деятельности компании, составлен перечень необходимых к реализации на сайте элементов. Необходимо еще раз пересмотреть цели, конкретизировать их, при необходимости обсудить с первыми лицами компании. При формулировке целей следует учесть конкретные показатели, при достижении которых будем считать проект успешным.

Здесь, необходимо проработать следующие направления:

- назначение и цели создания веб-сайта;

- характеристика элементов веб-сайта;

- состав и содержание работ по созданию веб-сайта;

- порядок контроля и приёмки веб-сайта;

- требование к составу и содержанию работ по подготовке к публикации веб-сайта в интернете;

- требование к документации на веб-сайт.

По завершению предыдущего этапа коллектив Исполнителя приступает к этапу 7 «Моделирование и визуальное представление будущего веб-сайта согласно ключевых элементов предварительного технического задания». Здесь, необходимо создать текстовое, графическое и схематическое представление всей той аккумулированной и структурированной информации, которую удалось создать на предыдущем этапе.

Желательно всё представить в виде презентации, например, используя PowerPoint Microsoft, в которой в доступной заказчику форме в текстово-графическом виде будет представлен весь будущий веб-сайт, критерии и подходы к нему, шаблоны страниц и разделов.

Полученную презентацию необходимо продемонстрировать на этапе 8 «Презентации модели будущего веб-сайта» рабочей группе, которая в свою очередь оценивает проделанную работу и вносит свои коррективы. На основании чего составляется список отзывов и предложений.

Далее рабочая группа приступает к этапу 9 «Внесение уточнений и корректировок в представленную модель будущего веб-сайта». Важно, чтобы каждый вносил предложения и корректировки в пределах оговоренных ролей. По окончанию этого этапа составляется протокол согласования.

Используя протокол согласования и модель будущего веб-сайта, начальник вебразработки на этапе 10 «Документирование всех требований к веб-сайту в виде технического задания» создаёт окончательный вариант технического задания.

На этом обновленный бизнес-процесс «Создание технического задания на веб-сайт», разработанный в рамках оказания услуг по ИТ-консалтингу, можно считать завершенным.

Внедрение данного бизнес-процесса на предприятии по итогам работы дало существенный прирост его конкурентоспособности, таким образом поставленная перед ИТ-консалтингом цель была достигнута.

Список использованной литературы

1. Мунькина А.В., Сторожева Е.В., Повитухин С.А. Роль ИТ-Консалтинга в

обеспечении информационной безопасности современного бизнеса/ А.В. Мунькина Е.В., Сторожева, С.А. Повитухин// Информационная безопасность и вопросы профилактики киберэкстремизма среди молодежи./ Материалы внутривузовской конференции. Под редакцией Г.Н. Чусавитиной, Е.В. Черновой, О.Л. Колобовой. 2015. С. 333-339.

2. Перчаткин А.С., Сторожева Е.В., Хамутских Е.Ю. К вопрсу эффективности ИТтехнологий в аспекте разработки рекомендаций к планированию рекламной компании в Интернет/ А.С. Перчаткин, Е.В Сторожева, Е.Ю. Хамутских Научный альманах. 2016. № 21 (16). С. 297-301.

3. Потапова Е.А., Сторожева Е.В. Оценка эффективности проектов / Е.А. Потапова, Е.В. Сторожева.// Информационные технологии в науке, управлении, социальной сфере и медицине./ Сборник научных трудов II Международной конференции. Национальный исследовательский Томский политехнический университет. Томск, 2015 С357-359.

4. Свиридова В.А., Лукьянова К.С. Применение фрактального анализа в оценке качества продукции/В.А. Свиридова , К.С. Лукьянова // Научный альманах. 2016. N 5-1(19). С. 224227

5. Скокова И.К., Сторожева Е.В. Применение IT-технологии для модернизации бизнес-процесса информационного обеспечения предприятия/ И.К. Скокова, Е.В. Сторожева Современная техника и технологии. 2015.№ 3 (43). С29-32.

Размещено на Allbest.ru