Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО "Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова

Постановка задачи автоматизации учёта товаров в отделе бытовой химии "Обиход"

Гусева Т.Ф, Гаврилова И.В.

Магнитогорск, Россия

Основное содержание исследования

Для успешной постановки задачи автоматизации, прежде всего, необходимо строго определить границы предметной области. Поскольку в нашей работе мы рассматриваем не деятельность всего ИП, а только бизнес-процесс учёта товаров, выполняемый продавцом-консультантом, то процессы приёма на работу, начисления заработной платы и бухгалтерской отчетности и др., которые выполняет директор ИП, мы рассматривать не будем.

Модель предметной области будем строить в нотации IDEF0, позволяющей отражать логическую последовательность выполнения функций учёта товаров в отделе. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 2.

На диаграмме отражены как информационные, так и материальные (деньги, товар) входы и выходы. В качестве механизма выступает продавец-консультант. Поскольку никакой техники, автоматизирующей его работу, нет, другие механизмы не могут быть отражены. Управляет процессом учёта товаров директор отдела бытовой химии.

Декомпозиция диаграммы представлена на рисунке 3. К основным функциям данного процесса следует отнести приемку товара, реализацию товара, заказ товара и ревизию.

Приемка товара осуществляется каждый вторник. В ходе процесса продавец-консультант сверяет поставляемый товар с данными накладно и перечнем заказываемых товаров. Если всё правильно, то продавец-консультант расписывается в накладных, одну забирает себе, вторую вместе с деньгами отдаёт водителю и получает у него чек об оплате. После этого продавец-консультант должен вручную переписать весь принятый товар в книге учёта поступления и реализации товара. Чек и накладные скрепляются между собой и складываются в отдельную папку для директора. В общей сложности процесс общения с водителем занимает 30 минут. И ещё примерно полчаса на то, чтобы переписать поступившие товары бытовой химии "Обиход" (As-Is)

Рисунок 1 - Контекстная диаграмма процесса учёта товаров в отделе

Принятый товар частично выгружается на витрину для дальнейшей реализации. То, что не поместилось на витрине, оставляется за ней в упаковочной таре - собственного склада в отделе бытовой химии нет. При необходимости оформляются ценники, но это происходит не очень часто, т.к. цены и ассортимент меняются редко.

Следует отметить, что несмотря на то, что 25 статья Закона РФ "О защите прав потребителей" от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 устанавливает право покупателя на возврат товара, согласно п.7 "Перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации", утверждённому постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. N 55 товары бытовой химии, пестициды и агрохимикаты возврату или обмену не подлежат. К бытовой химии относят моющие, чистящие и другие средства по уходу за помещениями, мебелью, посудой, бытовым оборудованием и предметами домашнего обихода, бельем, одеждой, обувью, автомобилями; клеи, лаки, краски и другая лакокрасочная продукция; дезинфицирующие средства и средства для борьбы с бытовыми насекомыми и грызунами, предназначенные для использования в бытовых условиях; химические вещества, их соединения и изделия из них, предназначенные для ремонтных и отделочных работ в бытовых условиях, и прочие аналогичные товары.

Рисунок 3 - Декомпозиция процесса учёта товаров в отделе бытовой химии "Обиход" (As-Is)

Качество поставляемого товара проверяет во время приемки продавецконсультант. В том случае, если визуальная проверка показывает непригодность товара к продаже, в накладных делаются соответствующие отметки и товар возвращается к поставщику, т.е. на реализацию не поступает. Таким образом, исключаются ситуации возврата товара покупателями отдела бытовой химии "Обиход".

Подробнее процесс реализации товара представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 - Декомпозиция процесса реализации товаров в отделе бытовой химии "Обиход" (As-Is)

Кроме размещения товара на витрине продавец-консультант должен информировать покупателей по всем возникающим вопросам, помочь им в выборе нужной продукции. Реализация товара в отделе бытовой химии осуществляется без кассового аппарата, поэтому сопровождается оформлением товарных чеков (см. рисунок 5) в двух экземплярах: первый после проставления печати ИП вместе с товаром передаётся покупателю, второй (как правило, это копия, снятая через копировальную бумагу) остаётся у продавца. Информация о наименовании и количестве проданного товара заносится в книгу учёта поступления и реализации товара. Деньги от покупателей складываются в специальный шкафчик. В конце рабочего дня все заполненные документы и выручка передаются директору отдела бытовой химии "Обиход". В день обслуживается в среднем 100 покупателей; количество клиентов в выходные и праздничные дни возрастает примерно в 1,5 раза.

Рисунок 5 - Товарный чек

Каждую пятницу в магазине выполняется подсчет проданного товара, в результате которого формируется рукописный отчет для директора. Директор на основании данных отчёта диктует продавцу заявку на новую поставку. Продавец записывает данные на листе бумаги, а затем обзванивает поставщиков. В среднем это занимает полчаса. Подробнее процесс заказа товара представлен на рисунке 6.

автоматизация учет товар отдел

Рисунок 6 - Декомпозиция процесса заказа товара в отделе бытовой химии "Обиход" (As-Is)

Ревизия выполняется один раз в два месяца с целью проверки правильности данных о продажах и реализации товара. В результате ревизии может быть выявлено или отсутствие нужного количества товара, или его избыток - всё это свидетельствует о неаккуратном заполнении книги. В настоящее время таких ситуаций практически не возникает. Кроме этого ревизия помогает выявить товары с наибольшим сроком годности, которые нужно реализовать в первую очередь.

Анализ исследуемого процесса позволил выявить следующие факторы, снижающие производительность процесса учёта товаров в отделе бытовой химии:

1) большой объём рукописной работы, которая зачастую сводится к дублированию информации из документов: накладных, товарных чеков и т.п. и занимает 40-50% рабочего времени;

2) сложность аналитической обработки данных о продажах: информация обобщается один раз в неделю, при этом без дополнительной обработки доступны сведения только о товарах в наличии, а для подведения итогов о продажах необходимо вручную сопоставлять записи из книги учёта поступления и реализации товара - в результате новую заявку директор ИП составляет преимущественно на основе интуиции;

3) высокая вероятность утери данных о продажах: в случае большого потока покупателей продавец может не успевать отражать продажи в книге, восстанавливая затем по памяти; если же продавец оформляет каждую продажу в книге сразу, некоторая часть клиентов уходит, не желая стоять в очереди;

4) длительный процесс оформления продажи товара.

Таким образом, в настоящий момент в отделе бытовой химии "Обиход" сложилась острая потребность в автоматизации процесса учёта товара. Необходимо, чтобы данные о продажах фиксировались оперативно, что исключает возможные потери данных. Для развития бизнеса директору нужна информация о колебаниях спроса на товар, популярности тех или иных видов продукции, которую в текущий момент затруднительно собирать из бумажных источников. К решению проблемы автоматизации можно подойти различными способами, но все из них сводятся в итоге к внедрению автоматизированной информационной системы учёта товаров.

Размещено на Allbest.ru