Аспекты информационного обеспечения участия компании в тендерах

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)»

Кафедра «АСУ»

Аспекты информационного обеспечения участия компании в тендерах

магистрант Бондаренко Юлия Анатольевна

к. пед. н., доцент Суркова Наталия Евгеньевна

Аннотация

В статье рассматривается проблема создания информационного обеспечения для процесса обоснования участия компании в тендерах, планирования и распределения ресурсов на выполнение выигранных проектов на примере IT-компании. В работе представлена информационная модель процесса, предложены методы и средства ее реализации, создан прототип, позволяющий протестировать предложенное решение.

Ключевые слова: сетевое планирование, тендер, диаграмма Ганта, Microsoft Project, проект, портфель проектов

Abstract

The article examines the methods of choosing the most advantageous tender in the meaning of the most economical tender or the best-evaluated tender. After the analyzing of the initial data the methods of automation of this process, which could solve the money and time, are examined.

Keywords: network planning, tender, Gantt chart, Microsoft Project, project, portfolio

В настоящее время многие фирмы постоянно принимают участие в тендерах. Эта процедура приносит определенную выгоду и заказчикам, и исполнителям: первые могут найти наиболее выгодное соотношение цены и качества поставляемых товаров и услуг, вторые - заработать отличную репутацию и получить большой контракт. Что же нужно для участия в тендерных торгах? В первую очередь, необходимо понимать, какими возможностями обладает компания, какой спектр услуг может предоставить максимально эффективно и профессионально, не выбиваясь из бюджета и сроков проекта. Во-вторых, необходимо найти список подходящих тендеров, в которых можно принять участие и победить, предоставляя заказчику обоснование качественной работы по самой выгодной цене.

Постановка задачи. Компания N занимается выполнением проектов, выигранных в различных тендерах. В отделе по работе с тендерами готовится документация, позволяющая получить положительный результат. При подготовке документации необходимо выбрать те тендеры, которые могут быть выполнены собственными ресурсами в заданные сроки, а также определить все возможные для выполнения по заданным ограничениям тендеры. Таким образом, цель компании - участие в таких тендерах, вероятность выполнения которых внутренними ресурсами компании максимальна.

информационный обеспечение тендер

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

Над достижением поставленной цели работает специальный департамент. В настоящее время департамент выбирает тендеры вручную, просматривая каждый из них. Делает анализ задач тендера, стоимости и количества людей, опираясь на экспертные оценки. Не существует единой базы оценок экспертов. В итоге отбирает наиболее подходящие из них. Департамент рассматривает все существующие тендеры, отбирая их по классификатору. Далее выполняется анализ отобранных тендеров по существующим нормативам компании. Рассматриваются задачи тендера, сроки их выполнения, предлагаемая цена. Если задача не имеет нормативов, берется экспертная оценка. Результатом анализа является предварительный бизнес-план выполнения тендеров ресурсами компании. После чего разрабатываются рекомендации по участию в тендерах и требуемая документация, включающая сметы выполнения задач. На подобный анализ уходит достаточно много времени, так как он полностью выполнятся вручную, без использования средств информатизации.

Отбор тендеров - сложный и трудоемкий процесс, требующий больших временных затрат, в результате чего можно упустить наиболее выгодные предложения. Автоматизация этого процесса могла бы сильно упростить работу компаниям-участникам торгов, осуществлять поиск по заданным критериям и отсеивать все неподходящие варианты, выдавая список самых выгодных, с точки зрения профессиональной подготовки специалистов нашей компании, тендеров. Информационная модель декомпозиции процесса обоснования выполнения тендера представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Основной ресурс, который есть у всех компаний - это трудовой ресурс. Очень важно оптимально распределить занятость сотрудников. Таким образом, при проведении анализа проектов необходимо максимально точно рассчитать, сколько времени потребуется соответствующим сотрудникам компании-исполнителя, чтобы реализовать проект, учитывая возможную занятость сотрудников над другими проектами.

Для решения рассматриваемой проблемы требуется выполнить следующие задачи:

· сформировать банк нормативов выполнения по каждой типовой задаче;

· на основании этих нормативов планировать выполнение задач проекта.

Модели и методы решения поставленной задачи. Для решения первой задачи необходимо создать структуру базы данных. Для этого предлагается использовать метод проектирования баз данных-метод ER-диаграмм.

Семейство продуктов ERwin представляет собой набор средств концептуального моделирования данных, использующих метод IDEF1X. ERwin реализует проектирование схемы БД, генерацию ее описания на языке целевой СУБД (Oracle, Informix, Sybase, DB2, Microsoft SQL Server и др.) и реверсный инжиниринг существующей БД. Выпускается в нескольких конфигурациях, ориентированных на наиболее распространенные средства разработки приложений 4GL. Интегрируется с популярными средствами разработки клиентской части приложений PowerBuilder, Visual Basic, Delphi, что позволяет автоматически генерировать код приложений.

ERwin поддерживает взаимодействие с Rational Rose: модуль ERwin Translation Wizard позволяет конвертировать объектную модель Rational Rose в модель данных ERwin (и обратно) и затем с помощью ERwin генерировать схему БД для любой из поддерживаемых в ERwin СУБД.

Для решения второй задачи хорошо подходит метод сетевого планирования. С его помощью мы можем вычислить наименьшее время, необходимое для выполнения каждого рассматриваемого проекта и сравнить их между собой, чтобы обнаружить для себя наиболее выгодный с точки зрения наименьших временных затрат и количества сотрудников и получения наибольшей прибыли после сдачи проекта. Также метод сетевого планирования позволяет увязать выполнение различных работ и процессов во времени, получив прогноз общей продолжительности реализации всего проекта.

На сегодняшний день многие пользуются продуктом Microsoft Project для планирования, распределения ресурсов по задачам, отслеживания прогресса и анализа объемов работ. Этот продукт предоставляет надежные инструменты управления проектом, которые включают практичность, мощность и гибкость, благодаря чему можно управлять проектами более рационально и эффективно.

Результаты решения поставленной задачи. После выполнения всех этапов проектирования получена следующая модель БД представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Модель БД

Разработанная структура позволяет хранить данные по тендерам, по задачам, из которых состоит задание тендера. Если задача не является типовой, ее описание также заносится в БД для дальнейшего использования. БД предоставляет возможность накапливать банк данных по нормативам расходов ресурсов на каждую типовую задачу по каждому сотруднику, что позволит максимально точно рассчитать возможности компании по выполнению тендера в условиях реализации компанией портфеля проектов.

Для разработки календарного плана используются нормативы каждой задачи, хранимые в БД (рис. 4)

Рисунок 4. Исходные данные

Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути (рис. 5).

Рисунок 5. Пример построения календарного плана в Microsoft Project

Для того чтобы нам понять, оценить существующие на данный момент проекты компании и предполагаемые проекты (тендеры), нам надо сравнить диаграммы каждого проекта и тендера. Благодаря этому мы узнаем наименьшее время выполнения каждого проекта и выберем наиболее выгодный (с точки зрения внутренних затрат компании и временных затрат) и получим больше прибыли от всех проектов.

Заключение

В данной статье был проведен анализ существующих методов по отбору подходящих тендеров и рассматривался способ автоматизации данного процесса. Проводилось исследование в области системного подхода для отображения и алгоритмизации комплексов взаимосвязанных работ для установления наилучшего, с точки зрения оптимизации, метода расчета и отбора тендеров. Представленный метод сетевого планирования является приемлемым и призван для того, чтобы упростить и ускорить процесс поиска самого прибыльного проекта, который лучшим образом подходит для рассматриваемой компании. MS Project в свою очередь обладает необходимым инструментарием и набором функций, собранных в одной программе для реализации метода и наглядного представления данных пользователю, поэтому именно он был признан в статье удобным и полезным продуктом анализа и планирования. Используя его, поиск и отбор оптимального тендера для компании ускорится, что повысит конкурентоспособность на рынке тендеров и число упущенных проектов из-за долгих расчетов сократится до минимума.

Список информационных источников

1. СТК. Руководитель проекта [Электронный ресурс]: Планирование-- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://upr-proektom.ru/planirovanie

2. Microsoft [Электронный ресурс]: MS Project -- Электрон. дан. -- Режим доступа: https://products.office.com/ru-ru/Project/project-for-office-365

3. Кудрявцев Е.М. Метод сетевого планирования и управления проектом (MS Project Standart): Москва, ДМК Пресс, 2005 г. - 240 с.

Размещено на Allbest.ru