Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Возможности электронных таблиц в экономических расчетах



Введение

табличный процессор электронный

С появлением электронных таблиц жизнь человека значительно стала проще. В повседневной жизни с таблицами мы сталкиваемся довольно часто. Это может быть расписание занятий в институте, расписание времени автобусов или же ведомость оценок в зачетной книжке. Однозначно можно сказать, что представление информации в табличном виде существенно облегчает нашу жизнь, выполняя множество функций.

Табличными процессорами и электронными таблицами называется класс программного обеспечения, который используется в основном для того, чтобы представлять данные в электронном табличном виде и производить их обработку. Можно сказать, что основным назначением табличных процессоров является обработка табличной информации, на основе которой производятся расчеты, и обеспечивается визуальное представление введенных данных, а также результатов их обработки в виде графиков и диаграмм.

Электронные таблицы способны работать в широком круге экономических приложений и располагают богатыми вычислительными возможностями, в которых стоит разобраться современным пользователям. В связи с этим данная работа носит актуальный характер в современных условиях.

Электронные таблицы могут послужить отличным помощником в решении экономических задач благодаря качественным расчетам в процессе их решения, но этим их возможности не ограничиваются. Исходя из этого, можно сформулировать цель курсовой работы, которая заключается в определении основных возможностей применения электронных таблиц в экономических расчетах.

В соответствии с целью сформулированы следующие задачи:

- раскрыть сущность и основные элементы электронных таблиц;

- узнать с какими данными работают таблицы, и какие функции они выполняют;

- выявить преимущества Microsoft Excel.



1. Сущность электронных таблиц

1.1 Основные элементы электронной таблицы

Электронная таблица - это основной инструмент, используемый для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Также электронные таблицы могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю максимальные возможности по автоматизации обработки данных.

Электронные таблицы позволяют выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в табличных процессорах существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы, которая выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Рабочая область электронной таблицы содержит в себе строки и столбцы, имеющие свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов - это латинские буквы в последовательности сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.

Максимальное количество строк и столбцов зависит от особенностей используемой программы и объемов памяти компьютера. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Пересечение строки и столбца создает ячейку таблицы, которая имеет свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки, например, C3 или B4, при этом каждая ячейка содержит один элемент информации, неважно цифровое это значение, текст или формула [9].

Таким образом, ячейка - это область таблицы, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, а адрес ячейки определяется номером столбца и номером строки. Ссылка - это способ или формат указания адреса ячейки. Основные элементы электронной таблицы предоставлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Элементы таблицы

Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава предприятия и т.д. Excel также поможет в построении графиков, основанных на введенных данных.

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать тексты, таблицы, диаграммы и рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, в одной книге можно собрать все документы, принадлежащие определенному проекту или задаче, или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа представляет собой сетку из строк и столбцов.

Строка в рабочем листе определяется именем, т.е. цифрой, которая появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также определяется именем, т.е. буквами латинского алфавита, которые появляются вверху рабочего листа [12].

В электронной таблице есть понятие блока или диапазона ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек рассматривается строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек указывается ссылками первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ - двоеточие или две точки подряд [2].

Таким образом, блок ячеек - группа последовательных ячеек. Диапазон ячеек может состоять из одной ячейки, строки или ее части, столбца или его части, а также из последовательности строк, столбцов или их частей. Блоки ячеек представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Блоки ячеек таблицы



Каждая команда электронной таблицы требует указания блока ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

1.2 Типы данных и функций электронных таблиц

Среди данных, которые можно использовать в электронной таблице, можно выделить:

1. Влияющие данные - числа, от которых зависит результат вычислений.

2. Зависимые данные - столбец результатов арифметических операций над влияющими данными.

3. Текстовые данные, которые не участвуют в реальном вычислительном процессе, а носят чисто оформительский характер.

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула. В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять различные форматы представления данных.

Такие данные, как число и текст считаются константами, т.е. постоянными величинами, и представляют собой информацию, которая не изменяется без участия пользователя.

Пользователь имеет возможность ввести в каждую ячейку данные, таких видов, как числовые, символьные, формулы, функции и даты.

Числовые данные не содержат алфавитных и специальных символов, так как они используются только для математических операций. Исключительными символами являются запятая и знак числа, стоящий перед ним. По умолчанию числа, расположенные в ячейке таблицы, выравниваются по правому краю.

Символьные данные используют описательный характер и включают в себя алфавитные, числовые и специальные символы. По умолчанию эти данные выравниваются по левому краю ячейки.

Для всех основных вычислений в таблице используются формулы. Формула является основным средством для анализа данных. Результаты всех вычислений вмещаются в ячейку, в которой располагается формула. Написание формулы всегда начинается со знака равно или плюс, далее стоит провести ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек [11].

Функцию можно считать частным случаем формулы. Функция - это уже заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат. Каждая функция состоит из имени и аргумента. Все функции вводятся в таблицу в составе формул или отдельно. Существуют разные виды функций, представляемых в электронных таблицах. Среди них выделяют следующие:

1. Математические функции. Они выполняют различные математические операции, например, умножение, вычисление тригонометрических функций, вычисления логарифмов и т.п. Для примера можно рассмотреть математическую функцию определения суммы всех числовых значений в списке, она обозначается следующим образом: =СУММ (А1:А9). Причем список может содержать адреса ячеек, блоки, а также числовые значения.

2. Текстовые функции. Выполняют операции над текстовыми строками и последовательностью символов, при этом производя вычисление длины строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные. К примеру, =ПСТР (В5; 3; 5). Рассмотрена текстовая функция, возвращающая заданное число знаков (5) из текстовой строки, начиная с позиции (3).

3. Статистические функции. Эти функции осуществляют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, среднего значения, медианы и т.д. Например, =СРЗНАЧ (А3:J9) - статистическая функция определения среднего арифметического значения всех представленных в списке величин.

4. Финансовые функции. Эти функции используются для сложных финансовых расчетов, например, для подсчета размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определения амортизационных отчислений и др.

5. Логические функции. Они помогают в построении логических выражений, результат которых зависит от истинности рассматриваемого условия. Вычисление самой логической формулы заключается в получении оценки «Истина» или «Ложь». Для примера рассмотрим следующую функцию: =ЕСЛИ (С2<10; 50; 100) - это логическая функция, проверяющая истинность условия. Таким образом, если в ячейке С2 содержится число меньше 10, то функции присваивается значение 50, если же число ячейки С2 больше или равно 10, функции присваивается значение 100 [8].

Особым типом данных являются даты. Этот тип предоставляет возможность выполнять такие функции, как прибавление к дате числа или вычисление разности двух дат, т.е. определение длительности конкретного периода. Также даты имеют формат отображения, который используется для ввода и отображения дат. Наиболее популярный формат даты в России -

ДД-ММ-ГГГГ, например, 01.12.2017.

Таким образом, можно понять, что обработка табличной информации, проведение расчетов и визуализация хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков и диаграмм - это назначение табличных процессоров.

1.3 Области применения табличных процессоров

Без применения табличных процессоров в современных условиях жизни не обойтись, поэтому все более широкое распространение получают программы обработки электронных таблиц, что и объясняется универсальными возможностями их применения. Возможности электронных таблиц возрастают, и это нередко приводит к тому, что обычные пользователи используют всего пять процентов всех функциональных возможностей, которые они могут им предложить.

Современные табличные процессоры дают возможность применять большое количество средств для автоматического решения задач. Также они обладают широкими графическими возможностями. Наиболее широко табличные процессоры применяются в сфере аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

Главным назначением табличного процессора является автоматизация расчетов в табличном виде.

Основное преимущество электронной таблицы - это возможность мгновенного обновления и пересчета всех данных при изменении значения какой-либо одной ячейки.

Например, в табличном процессоре можно вводить данные в ведомость об успеваемости студентов. Преподаватели могут туда заносить оценки и посещаемость учащихся, а встроенные формулы предоставляют возможность рассчитать средний балл каждого студента, общую успеваемость группы по какому-либо предмету и т.п. Каждый раз, при внесении новых данных в ведомость, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

Табличные процессоры получили широкое распространение во всей экономической сфере: в бухгалтериях фирм и предприятий, в коммерческих банках и других организациях, которые связаны с большим количеством экономических операций и их универсальностью.

Также табличный процессор применим как для решения простых задач учета, так и для составления различных документов, бланков и даже для полного баланса фирмы. Например, на предприятии с помощью табличного процессора можно облегчить решение таких задач, как обработка заказов, планирование производства, расчет налогов и заработной платы работников, учет кадров и издержек производства, управление сбытом, имуществом и многих других. Также благодаря широким математическим и инженерным функциям электронных таблиц можно решить различные задачи в области естественных и технических наук [18].

Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработки экономической информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде, в графиках, в диаграммах. В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных и обеспечение безопасности [14].

Таким образом, применение электронных таблиц намного упрощает и делает удобной работу с данными и позволяет получать качественные результаты без проведения расчетов вручную.



2. Наиболее популярные табличные процессоры

табличный процессор электронный

2.1 Преимущества Microsoft Excel

Первое появление табличного процессора Excel фирмы Microsoft произошло в 1987 году. Эта программа представляет собой простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающим меню, с расширенными при этом функциональными возможностями пакета и повышенным качеством выходной информации. Разработчикам Excel удалось максимально облегчить пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей.

Программа Microsoft Excel - это элемент, используемый для создания и форматирования электронных таблиц, а также для обмена информацией и анализа данных для принятия более рациональных решений. При использовании электронных таблиц Office Excel совместно со службами Excel можно просматривать, фильтровать, сортировать и вводить какие-либо параметры. На сегодняшний день программа MS Excel является одной из самых популярных программ электронных таблиц. С ее помощью составляются финансовые и статистические отчеты, ведутся учеты, готовятся презентационные отчеты и многое другое.

Рассмотрим основные достоинства и преимущества Microsoft Excel:

1. Быстрое и эффективное сравнение данных.

2. Возможность реализации алгоритмов в табличном процессоре, которая не требует профессиональных знаний в области программирования.

3. Все файлы можно свободно отправлять в Интернет для дальнейшей работы с ними совместно с другими пользователями.

4. С данными Excel можно легко работать в любом месте и практически через любой браузер или смартфон.

5. Ячейки таблицы содержат не только формулы, но и обычный текст, что и дает возможность описывать логику работы программы, располагая на листе текстовые комментарии.

6. Весь процесс вычисления производится в виде таблиц.

7. В отличие от простого программирования, где требуется строгая последовательность команд непосредственно для работы программы, табличные процессоры не настолько требовательны к соблюдению точности и систематизации структуры.

8. Современные табличные процессоры располагают всеми средствами оформления, такими как, например, различные цвета и шрифты, которые значительно облегчают понимание программы и к тому же несут смысловую нагрузку [16].

В новых версиях MS Excel возможно использовать новый пользовательский интерфейс для быстрого создания и форматирования таблицы Excel с целью более удобной организации данных на листе. Современная и улучшенная функциональность таблиц включает такие элементы, как:

1. Вычисляемые столбцы. Вычисляемый столбец может использовать лишь ту формулу, которая используется в отношении каждой строки. Столбец автоматически расширяется, включая в себя дополнительные строки, таким образом, формула автоматически распространяется и на эти строки. Для этого необходимо один раз ввести формулу.

2. Строки заголовка таблицы. Их можно включать и отключать. Когда заголовки таблицы отображаются, при передвижении по длинной таблице они будут оставаться видимыми в столбцах для данных.

3. Структурированные ссылки. Такие ссылки дают возможность использовать в формулах имена заголовков столбцов таблицы вместо ссылок на ячейки.

4. Строки итоговых значений. В строке итоговых значений уже можно вводить как пользовательские формулы, так и текст.

5. Автоматический автофильтр. В таблице автофильтр всегда включен по умолчанию для того, чтобы использовать все возможные средства сортировки и фильтрации данных в таблице.

6. Стили таблиц. Можно применять всевозможные стили таблицы для быстрого форматирования на уровне профессионального дизайнера. Если включен стиль с чередующимися строками, программа Excel будет поддерживать процесс работы в этом стиле, который разбивает макет на части, например, при фильтрации данных, при изменении порядка строк и столбцов вручную и т.д. [3]

В настоящее время новая версия Microsoft Office Excel 2016 предоставляет новейшие способы работы с информацией и более безотчетный анализ данных. Новые инструменты программы позволяют анализировать, визуализировать и представлять все результаты одним кликом и без проблем обмениваться результатами своей работы. Новые возможности MS Excel 2016 включают следующие элементы:

1. Новые типы диаграмм. В современной версии добавлено шесть новых диаграмм со знакомыми способами форматирования, с помощью которых возможно создавать самые распространенные визуализации финансовых и иерархических данных и раскрывать их статистику.

2. Мгновенное прогнозирование. В MS Excel 2016 теперь функция ПРЕДСКАЗ расширена и поддерживает прогнозы на основе показательного сглаживания (ПРЕДСКАЗ.ETS()…), в то время как в предыдущих версиях Excel были доступны только линейные прогнозы. Эта функция производится нажатием соответствующей кнопки. Также можно задавать стандартные параметры прогнозирования, такие как, например, сезонность, которая определяется автоматически по умолчанию.

3. Получение и преобразование данных. Прежде чем начинать анализ, нужно получить данные, соответствующие вопросу, на который необходим ответ. В Excel 2016 встроены функции, которые позволяют пользователю быстро и легко получать и преобразовывать необходимые данные.

4. 3D Maps. Это популярное средство трехмерной геопространственной визуализации Power Map теперь доступно всем клиентам Excel 2016 в виде встроенного в программу компонента. Этот новейший набор инструментов для представления данных и получил название 3D Maps и совместно с другими средствами визуализации размещается в группе 3D Map на вкладке «Вставка».

5. Быстрое форматирование фигур. Эта функция позволяет увеличить количество стилей фигур по умолчанию посредством добавления новых готовых стилей в Excel.

6. Вставка изображений с использованием правильной ориентации. Добавлена функция автоматического поворота изображения, т.е. когда вставляется фотография в Excel, она автоматически поворачивается в соответствии с ориентацией камеры. После вставки фотографии можно повернуть ее по своему желанию.

7. Помощник, ускоряющий выполнение различных задач. На ленте в Excel 2016 существует такое текстовое поле: «Что вы хотите сделать?». В него можно вводить слова и фразы, которые описывают операции, чтобы легко переходить к соответствующим функциям. К тому же с помощью этого поля можно получить справку по интересующей теме или выполнить интеллектуальный поиск по вводимому запросу.

8. Рукописные уравнения. С этой функцией можно вводить в документы формулы намного легче. Можно в любой момент выбрать команду «Вставка» > «Формула» > «Рукописное уравнение» и добавить в документ сложное математическое уравнение.

9. Более удобный общий доступ. Команда «Общий доступ» позволяет делиться документом с другими людьми в SharePoint, OneDrive или OneDrive для бизнеса или отправлять его копию во вложении электронной почты.

10. Улучшенный журнал версий. Теперь с помощью команды «Файл» > «Журнал» можно просмотреть список всех изменений, которые были внесены в документ, и получить доступ к предыдущим версиям.

11. Функция защиты от потери данных в Excel. Данная функция дает возможность сканирования содержимого документа в режиме реального времени на основе набора предопределенных политик для распространенных типов конфиденциальных данных, например, номеров кредитных карт, страховых номеров и т.д. Эта функция также позволит синхронизировать политики защиты от потери данных в Office 365 с Excel, Word и PowerPoint, а также предоставит организациям единые политики для контента, хранящегося в Exchange, SharePoint и OneDrive для бизнеса.

12. Улучшения сводных таблиц. Приложение Excel отличается широкими функциональными возможностями для анализа данных на базе привычного интерфейса сводных таблиц. В версиях Excel 2010 и Excel 2013 в этом интерфейсе произошли существенные улучшения благодаря появлению Power Pivot и модели данных, т.е. компонентов, позволяющих легко создавать сложные модели на базе имеющихся данных, вводить в них меры и ключевые показатели эффективности, а затем выполнять быстрые расчеты на основе миллионов строк [19].

Особое внимание можно уделить сводным таблицам в MS Excel, которые стали значительно проще в использовании. После создания сводной таблицы возможно использование множества преимуществ новых и улучшенных функциональных возможностей для суммирования, анализа и форматирования данных сводной таблицы. Например, существует возможность отмены большинства действий, выполненных для создания или перегруппировки сводной таблицы, возможна сортировка и фильтрация данных с помощью таких фильтров сводной таблицы как, фильтры по дате, по подписи, по значению или ручные фильтры. Также к сводным таблицам можно быстро применять заранее определенный или пользовательский стиль, как к простым таблицам и диаграммам Excel. Изменение макета сводной таблицы в новом пользовательском интерфейсе также значительно стало проще. Благодаря новому интерфейсу упрощено создание не только сводных таблиц, но и сводных диаграмм. Все улучшенные функции, связанные с фильтрацией данных, доступны и для сводных диаграмм. При создании сводной диаграммы есть доступ к специальным инструментам сводной диаграммы и контекстным меню, позволяющим анализировать данные в диаграмме. Можно также изменять макет, стиль и формат диаграммы или ее элементов таким же образом, как и для обычных диаграмм. При изменении сводной диаграммы ее форматирование сохраняется, что является существенным шагом по сравнению с предыдущими версиями [11].

В настоящее время MS Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

2.2 Возможности OpenOffice Calc

Программа OpenOffice Calc входит в пакет офисных приложений OpenOffice. OpenOffice Calc позволяет создавать таблицы и выполнять в них вычисления, производить сортировки и выборки данных, создавать диаграммы, оформлять и печатать таблицы. Документы можно сохранить в различных форматах, в том числе стандартизированный формат OpenDocument Format (ODF), формат Excel (.xls) или HTML. Кроме того, можно экспортировать документ в формате переносимого документа PDF.

Электронные таблицы OpenOffice Calc в настоящее время обладают наиболее расширенными возможностями среди всех свободно распространяемых подобных программ. Эта программа - часть проекта OpenOffiсe, целью которого является предоставление пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office, по функциональности она практически неотличима от MS Excel.

Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. Контекстные меню программы, появляющиеся при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т.д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически такой же, что и процесс работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

OpenOffice Calc может размешать в ячейках таблиц числа, при этом используя запятую для отделения дробной части, формулы и текст. К каждой ячейке можно добить комментарий, который автоматически отобразится при подведении курсора к ячейке, причем это условие выполнимо, если в меню «Справка» включена опция «Подсказка». Наличие комментария подтверждает небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно выделить пункт «Показать примечания» для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.

При создании практически любого документа в той или иной форме используется форматирование. Особенностью программы OpenOffice Calc является как возможность использовать форматы, заданные вначале так и создание собственных стилей ячеек.

Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек их нужно выделить, затем с помощью пункта «Ячейка» из меню «Формат» или пункта «Формат ячеек» контекстного меню открыть окно «Атрибуты ячейки», в котором есть вкладки, позволяющие задать соответствующие параметры форматирования. На вкладке «Числа» можно выбрать формат числа. С помощью вкладки «Шрифт» можно установить тип, размер и цвет шрифта [10].

Рассмотрим подробнее вкладку «Выравнивание». Ее предназначение - это управление выравниванием содержимого ячейки. Помимо этого, здесь устанавливается расстояние от линий сетки и направление письма. Переключатели «По горизонтали» и «По вертикали» позволяют выравнивать содержимое ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если переключатель «По горизонтали» установлен в стандартном режиме, то должны использоваться стандартные правила выравнивания - числа выравниваются по правому краю, текст - по левому. Круглая кнопка позволяет при помощи мыши плавно менять угол наклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает отображение содержимого ячейки по вертикали. Если указан элемент «Разрыв строки», то будет разрешен автоматический разрыв строки на краю ячейки. Стоит отметить, что нажатием комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также возможно произвести разрыв строки.

В процессе работы с ячейками электронной таблицы можно применить как жесткое, так и мягкое форматирование: или в самой ячейке задать определенный размер шрифта, или создать стиль с нужным размером шрифта и применить его к ячейке. Для документов, с которыми приходится работать часто, и которые при этом должны быть одинаковыми, целесообразнее применять мягкое форматирование, т.е. воспользоваться стилем. При работе с документами, которые требуется быстро напечатать, можно применить жесткое форматирование. Стили ячеек предлагают особое удобство и позволяют получать некоторые интересные эффекты.

OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматически, все зависит от определенных условий. В программе возможно выделение ячеек разными цветами, например, все значения выше среднего можно выделить зеленым, а значения ниже среднего - красным, путем условного форматирования.

При задании формул с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных функций, которые можно вводить в интерактивном режиме при помощи «Автопилота» функций. OpenOffice Calc поддерживает многие статистические методы: от регрессионных расчетов до доверительных интервалов. Также предоставляется возможность изменения отдельных параметров в вычислениях, которые зависят от многих факторов, и прослеживания степени влияния на результат [15].

OpenOffice Calc предлагает богатый выбор различных типов диаграмм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для представления структуры данных. Для представления необходимо выделить все ячейки с этими данными, в том числе и заголовки, далее в меню «Вставка» выбрать пункт «Диаграмма», затем откроется окно «Автоформат диаграммы», в котором нужно выполнить ряд действий: выбрать тип диаграммы, указать место расположения рядов данных, дать заголовок диаграмме, указать наименование осей и др. После всех проделанных операций диаграмма будет размещена на листе.

При составлении диаграммы возможно многократное выделение данных, которые не обязательно должны располагаться в таблице в виде непрерывной области. Многократное выделение может осуществляться при нажатой клавише Ctrl. Прежде чем использовать многократное выделение, нужно убедиться, что набор разрозненных ячеек целесообразно использовать для составления диаграммы.

OpenOffice Calc также позволяет изменять отдельные элементы диаграммы. Выделить диаграмму или ее части можно с помощью щелчка мыши, при этом возникают восемь зеленых квадратиков, размещающихся по периметру. Курсор при попадании в выделенную область приобретает вид крестика. С помощью левой кнопки мыши можно перетаскивать объект. Для удаления выделенного объекта необходимо выбрать в контекстном меню пункт «Вырезать». Также при помощи правой кнопки мыши появляется меню форматирования диаграммы, благодаря которому возможно откорректировать вид практически любой части диаграммы. С помощью этого меню устанавливаются границы диапазонов на осях диаграммы и ее масштаб, изменяется прозрачность области диаграммы, задаются различные фоны, а также возможно управление сеткой и прочее.

Если поместить диаграмму на задний план электронной таблицы, то выделить ее можно только с помощью панели «Функции рисования» и инструмента «Выделение», только потом произойдет ее выделение щелчком мыши.

Тип диаграммы можно менять в любой момент. В диалоге, который появляется вследствие выделения диаграммы и нажатия команды «Формат» > «Тип диаграммы», представляются различные типы диаграмм: 2-М - двумерные и 3-М - трехмерные. В трехмерных диаграммах можно настраивать направление освещения, окружающий свет и цветовой фильтр. Диаграммы такого вида можно вращать и наклонять с помощью мыши.

Ниже представлены четыре диаграммы, соответствующие определенному набору данных. На рисунке 3 представлена цилиндрическая диаграмма с такой глубиной, которая является разновидностью трехмерной гистограммы. Для лучшего рассмотрения она немного повернута. На рисунке 4 показывается обычная круговая 3-М диаграмма.

Рисунок 3. Цилиндрическая 3-М диаграмма

Рисунок 4. Круговая 3-М диаграмма



На рисунках 5 и 6 - диаграммы, которые являются двумерными. На рисунке 5 диаграмма представляется линией с символами, полученными из «Галереи». На рисунке 6 - диаграмма с использованием различных заливок и фонов [5].

Рисунок 5. 2-М диаграмма в виде графика с символами

Рисунок 6. Обычная 2-М диаграмма с использованием заливок

OpenOffice Calc является довольно уникальным редактором электронных таблиц на существующем рынке. Во время, когда существует большое количество различных текстовых редакторов, прикладных программ по работе с электронными таблицами намного меньше. Среди многих прочих этот редактор достаточно хорошо позиционирует свои достоинства. Говоря о внешнем виде и выполняемых функциях, Calc практически не отличается от платного аналога, применяемого для коммерческих целей. Кроме того, в отличие от Excel, где горячие клавиши можно сочетать только с клавишей Ctrl, OpenOffice Calc позволяет сделать рабочий процесс максимально удобным благодаря самостоятельной настройке горячих клавиш.

Стоит сказать, что попробовать в использовании программу OpenOffice Calc имеет большой смысл при наличии времени и желания.

2.3 Практическое применение других брендов

Все табличные процессоры различаются набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются следующие табличные процессоры:

1. Excel (фирма Microsoft);

2. Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Developnet);

3. Quattro Pro (фирма WordPerfekt - Novell Application Group).

Прогрессивным шагом в развитии электронных таблиц стало появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графики и возможности работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1-2-3 компания Lotus в первый же год повысила объем продаж до 50 млн. долларов и стала самой большой независимой компанией, производящей программные средства. Далее вследствие успеха компании Lotus ужесточается конкуренция на рынке, вызванная появлением таких новых электронных таблиц, как VP Planner от компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователям практически идентичный набор инструментов, но по более низким ценам.

Если с начала появления Lotus 1-2-3 являлся эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции, и на данный момент наиболее популярным является Excel.

Перспективные направления в области разработок электронных таблиц определяются разработчиками индивидуально.

Фирма Microsoft в первую очередь уделяет внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разрабатываются достаточно тщательно в отличие от других электронных таблиц. Помимо этого, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость в процессе работы с таблицами.

Фирма Lotus основное внимание акцентирует на разработке инструментов групповой работы, например, использование Team Consolidate предоставляет возможность группе пользователей редактировать копии электронных таблиц и затем их объединять. Lotus 1-2-3 прост и понятен в создании и редактировании графиков, а также он имеет наиболее логическую структуру трехмерных таблиц.

Пакет Quattro Pro обладает возможностями сортировки данных, а также удобством эксплуатации. В то же время отмечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro [1].

В каждом табличном процессоре существуют свои индивидуальные преимущества при работе с ними. Задача каждого заключается в том, чтобы позволять пользователю успешно решать задачи, требующие обработки больших массивов информации, не владея при этом профессиональными знаниями в этой области.



Заключение

табличный процессор электронный

На основе проведенной работы можно сделать выводы о том, что электронные таблицы все большее значение приобретают в экономической сфере, при этом значительно помогая автоматизировать процесс обработки информации, анализировать и представлять ее в виде графиков и диаграмм, быстро осуществлять сложные вычисления. В деловой сфере электронные таблицы используются при составлении финансовых и статистических отчетах, анализе состояния торгового предприятия, при обработке результатов научного эксперимента, ведении учетов и т.д. При обновлении сведений о фирмах и производимых товарах, а также биржевой и банковской информации без таблиц и их основных возможностей нельзя обойтись. Электронные таблицы обладают большим набором функций для работы с данными благодаря наличию богатого инструментария. Постоянное совершенствование пакетов электронных таблиц способствует упрощению работы с данными вне зависимости от профессиональной квалификации пользователя.

В последнее время пользователь большее внимание уделяет оперативности и наглядности предоставляемой информации, а в экономических расчетах больший приоритет отдается обработке и хранению больших объемов данных. Значительную роль также играют функции табличного процессора, которые включают в себя составление списков, сводных таблиц, копирование данных, возможность использования формул, форматирование и оформление данных, их анализ и представление с помощью сводных таблиц и диаграмм, а также извлечение информации из внешних баз данных и возможность обеспечения безопасности. С помощью таблиц намного легче обращаться с данными и их сохранять.

Табличные процессоры являются составной частью автоматизированных информационных систем и могут применяться на производстве. В них можно вводить всю информацию о процессе выполнения производства товарного ассортимента, о наличии необходимого для этого сырья, материалов и т.д.

В курсовой работе также рассмотрены возможности электронных таблиц MS Excel и OpenOffice Calc. Причем Calc является вполне конкурентоспособным наиболее популярному сейчас Excel. Функциональные возможности этих приложений практически совпадают. Учитывая интенсивность развития Calc и свободный доступ к нему, можно говорить о перспективности применения табличного процессора OpenOffice Calc взамен MS Office Excel. Но все же в профессиональной корпоративной среде Excel пока является однозначным вариантом.



Список использованной литературы

1. Онков Л.С., Титов В.М. Компьютерные технологии в науке и образовании: Учебное пособие. - М.: ИД. «Форум»: ИНФРА - М. 2012 - 224 с.

2. Информатика, Учебник для ВУЗов, Грошев А.С., 2010 - 484 с.

3. Симонович С.В., Информатика. Базовый курс: Учебник для вузов 3-е издание, 2016 - 640 с.

4. Безручко В.Т. Информатика курс лекций: Учебное пособие. - М.: ИД. «Форум»: ИНФРА - М. 2013 - 432.с

5. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э.В. Фуфаев, Л.И. Фуфаева. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 352 с.

6. Иванченко Г.П. Электронный бизнес в России. - М.: Ротор, 2013. - 214 с.

7. Интернет технологии в экономике знаний: Учебник под ред. Абдиксева Н.М.: - М.: ИД. «Форум»: ИНФРА - М. 2012 - 448 с.

8. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э.В. Фуфаев, Л.И. Фуфаева. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 352 с.

9. Степанов А.Н., Информатика.: Учебник для вузов, 2-е издание - СПб.: Питер, 2002 - 608 с.

10. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2003. - 512 с.

11. Каганов В.И.: Компьютерные вычисления в средах Excel и MathCad. - М.: Горячая линия-Телеком, 2012. - 328 с.

12. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2004. - 640 с.

13. Информатика и информационные технологии: учебник / М.В. Гаврилов, В.А. Климов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Издательство Юрайт, 2011. - 350 с.

14. Степанов А.Н., Информатика: Учебник для вузов, 6-е издание - СПб.: Питер, 2010. - 720 с.

15. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: учебное пособие для вузов В.Л. Бройдо - СПб.: Питер, 2014. - 703 с.

16. Агальцов В.П., Титов В.М., Информатика для экономистов: учебник. - М.: ИД. «Форум»: ИНФРА - М. 2013 - 448 с.

17. Долженков В.А.: Microsoft Excel 2010. - СПб.: БХВ-Петербург, 2011 - 816 c.

18. Гобарева Я.Л.: Технология экономических расчетов средствами MS Exsel. - М.: КноРус, 2009 - 640 с.

19. IT-дистрибуция. Партнерские сервисы [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.axoft.ru.

20. Степанов А.Н., Информатика: Учебник для вузов, 4-е издание - СПб.: Питер, 2006. - 684 с.

Размещено на Allbest.ru