Компоненты бухгалтерских информационных систем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Компоненты бухгалтерских информационных систем

Алиева Эльвира Рамазановна

Студентка 3 курса

Научный руководитель, к. э. н., доцент каф.

Рабаданова Раисат Муртазалиевна

Бухгалтерские информационные системы (БуИС) представляют собой структуру, которая предназначена для сбора, хранения, управления, обработки, извлечения и представления своих финансовых данных, чтобы ее могли использовать бухгалтеры, консультанты, бизнес-аналитики, менеджеры, главные финансовые директора, руководители компаний и т.д. В частности, специально обученные бухгалтеры работают с БуИС для обеспечения наивысшего уровня точности в финансовых транзакциях и ведении учета компании и для облегчения доступа к финансовым данным тем, кто на законных основаниях нуждается в доступе к нему, при сохранении целостности и безопасности данных.

БуИС обычно состоят из шести основных элементов: людей, процедур и инструкций, данных, программного обеспечения, инфраструктуры информационных технологий и внутреннего контроля.

1. Люди в БуИС - это пользователи системы. Специалисты, использующие БуИС организации - это бухгалтеры, консультанты, аналитики, менеджеры, главные финансовые директоры и аудиторы.

БуИС помогает различным подразделениям внутри компании работать вместе. Например, руководство может устанавливать цели продаж, для которых сотрудники могут затем заказывать соответствующую сумму инвентаря. Приказ об инвентаризации уведомляет бухгалтерский отдел о новой оплате. Когда продажи производятся, продавцы могут вводить заказы клиентов, бухгалтерский учет может выставлять счета клиентам, склад может собрать заказ, отдел отгрузки может отправить его, а бухгалтерия получит уведомление о новой дебиторской задолженности. Отдел обслуживания клиентов может отслеживать поставки клиентов, и система может создавать отчеты о продажах для управления. Менеджеры также могут видеть затраты на инвентарь, стоимость доставки, производственные затраты и т. Д.

С хорошо спроектированной БуИС каждый сотрудник в пределах организации может получить доступ к одной и той же системе и получить ту же информацию. БуИС также упрощает получение информации людям за пределами организации, когда это необходимо. Например, консультанты могут использовать информацию в БуИС для анализа эффективности структуры ценообразования компании путем изучения данных о затратах, данных о продажах и доходах. Кроме того, аудиторы могут использовать данные для оценки внутреннего контроля, финансового состояния компании.

БуИС должна быть разработана для удовлетворения потребностей людей, которые будут ею пользоваться. Система также должна быть проста в использовании и должна улучшать, а не препятствовать эффективности.

2. Процедуры и инструкции БуИС - это методы, которые используются для сбора, хранения, извлечения и обработки данных. Эти методы будут выполняться как вручную, так и автоматически, и данные могут поступать как из внутренних источников (например, сотрудников), так и из внешних источников (например, онлайн-заказов клиентов). Процедуры и инструкции будут закодированы в ПО БуИС; они также должны быть «закодированы» сотрудниками посредством документации. Процедуры и инструкции должны соблюдаться последовательно, чтобы быть эффективными.

Для создания БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент-сервер», установка мощных серверов или закупка СУБД. Чтобы хранить информацию, БуИС должна иметь структуру базы данных, такую как структурированный язык запросов (SQL). Также требуются различные формы ввода для разных типов пользователей системы и различных типов ввода данных, а также различные форматы вывода для удовлетворения потребностей разных пользователей и различных типов информации.

3. Данные, содержащиеся в БуИС, представляют собой всю финансовую информацию, относящуюся к деловой практике организации. Любые бизнесданные, которые влияют на финансы компании, должны поступать в БуИС. Данные, включенные в БуИС, зависят от вида бизнеса, они могут могут состоять из следующего: отчеты по анализу продаж, заявки на покупку, счета поставщика, контрольные регистры, главная бухгалтерская книга, данные инвентаризации, информация о заработной плате, налоговая информация.

Наличие всех этих данных в одном месте - в БуИС - облегчает ведение учета, отчетности, анализа, аудита и принятия решений в бизнесе. Чтобы данные были полезными, они должны быть полными, правильными и релевантными.

4. Программным компонентом БуИС являются компьютерные программы, используемые для хранения, извлечения, обработки и анализа финансовых данных компании. До того, как появились компьютеры, БуИС были ручными, бумажными системами, но сегодня большинство компаний используют компьютерное программное обеспечение в качестве основы для БуИС. Малые предприятия чаще всего используют «1С: Бухгалтерия», «ИнфоБухгалтер», «Турбо Бухгалтер» и др.; предприятия малого и среднего бизнеса - «Парус», «БЭСТ», «Галактика» и др.; компании среднего и крупного бизнеса используют «Инфософт», «Интеллект-сервис», «Микро/плюс», «Омега», «Новый Атлант and Toп Софт», «Никос-Софт».

Качество, надежность и безопасность являются ключевыми компонентами эффективного программного обеспечения БуИС. Менеджеры полагаются на информацию, которую они выводят, чтобы принимать решения для компании, и для получения обоснованных решений необходима высококачественная информация.

Программы для бухгалтерских ИС могут быть настроены для удовлетворения индивидуальных потребностей различных типов бизнеса. Если существующая программа не отвечает потребностям компании, программное обеспечение также может разрабатываться собственными силами сотрудников компании или может быть разработано сторонней компанией специально для организации. Система может быть передана на аутсорсинг специализированной компании.

5. Инфраструктура информационных технологий - это просто причудливое название аппаратного обеспечения, используемого для управления информационной системой учета. Большинство из этих аппаратных элементов - это то, что компания должна иметь в любом случае - они включают персональные компьютеры, серверы, принтеры, сетевые фильтры, маршрутизаторы, носители данных и, возможно, резервное питание. В дополнение к стоимости, факторы, которые следует учитывать при выборе оборудования, включают скорость, возможности хранения и возможность расширения и обновления.

Важно отметить, что аппаратное обеспечение для БуИС, должно быть совместимо с программным обеспечением. Один из способов удовлетворить требования к совместимости оборудования и программного обеспечения - это приобретение системы «под ключ», которая включает в себя как аппаратное, так и программное обеспечение, которое требуется компании. Покупка системы «под ключ» означает, что бизнес получит оптимальное сочетание аппаратного и программного обеспечения для своей БуИС.

Хорошая БуИС должна также включать план обслуживания, замены и модернизации компонентов аппаратной системы, а также план утилизации сломанного и устаревшего оборудования, чтобы конфиденциальные данные были полностью уничтожены.

6. Внутренние средства управления БуИС - это меры безопасности, которые она содержит для защиты конфиденциальных данных. Они могут быть такими же простыми, как пароли или сложными, как биометрическая идентификация. БуИС должна иметь внутренние элементы управления для защиты от несанкционированного доступа к компьютеру и ограничения доступа к авторизованным пользователям внутри компании. Он также должен предотвращать несанкционированный доступ к файлам физическим лицам, которым разрешен доступ только к отдельным частям системы.

БуИС содержит конфиденциальную информацию, принадлежащую не только компании, но и ее сотрудникам и клиентам. Эти данные могут включать номера социального страхования, информацию о зарплате, номера кредитных карт и т. д. Все данные в БуИС должны быть зашифрованы, и доступ к системе должен регистрироваться и контролироваться. Активность системы также должна быть прослеживаемой.

Список литературы

бухгалтерский информационный система компьютерный

1. Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием (16.02.18) http://kpfu.ru/portal/docs/F643710632/lekcii.21.pdf.

2. БУИС для крупных предприятий (16.02.18) http://100-edu.ru/informatika/11034/index.html?page=9.

3. Бухгалтерская учетная информационная система (17.02.18) http://site-to-you.ru/my1/my-143369.php.

4. Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления организациям (17.02.18) http://www.e-biblio.ru/xbook/new/xbook329/book/part-009/page.htm.

Размещено на Allbest.ru