Особенности внедрения интегрированной информационной системы SAP R/3: в ТОО "Казфосфат"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Повышение качества и эффективности управления - одна из главных задач ТОО «Казфосфат», так как только качественное управление открывает путь к реальному повышению их конкурентоспособности и прибыльности, к привлечению инвестиций, а значит, к максимальным темпам роста стоимости бизнеса.

Для повышения качества управления менеджменту ТОО «Казфосфат» необходимы современные и многофункциональные инструменты, которые позволяют анализировать большое количество экономических параметров и принимать грамотные управленческие решения, адекватные сложившейся ситуации на рынке. Одним из таких инструментов являются информационные системы. Которые необходимы для выживания и успешного развития ТОО «Казфосфат». В настоящее время сложились предпосылки к широкому внедрению информационных систем:

- в рыночной среде значительно усложняется структура внешних связей ТОО «Казфосфат», а следовательно, растут разветвленность и мощность информационных потоков;

- высокая неопределенность и динамичность внешней среды создают проблемы, связанные с выбором оптимальных управленческих решений и их реализацией в минимальные сроки;

- успешная работа ТОО «Казфосфат» в условиях конкурентного рынка невозможна без регулярного и оперативного мониторинга финансово-хозяйственной деятельности ее структурных подразделений по широкому кругу показателей и представления ее показателей в системе управленческого учета;

- для эффективного управления всеми бизнес-процессами ТОО «Казфосфат» необходима их полная автоматизация.

В настоящее время на отечественном рынке существует достаточно большое количество разнообразных отечественных и зарубежных информационных систем, начиная от локальных, ориентированных на решение узких задач, и заканчивая крупными интегрированными системами, обеспечивающими автоматизацию всех бизнес-процессов предприятия. Выбор типа информационной системы зависит от целей и задач, стоящих перед руководством компании. На рынке можно выделить несколько крупных интегрированных систем ERP-класса: BaaN, JD Edwards, Oracle, SAP R/3. Среди зарубежных систем автоматизированного управления SAP R/3 вызывает сегодня наибольший интерес у руководителей и владельцев крупных компаний [1].

Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени (рис. 1).

Рис. 1. Прикладные модули информационной системы SAP R/3

На концептуальном уровне бизнес-процессы уже воспроизведены в системе, наличие интегрированного хранилища данных и средств управления информационными потоками означает, что при внедрении SAP R/3, как правило, не требуется воспроизводить бизнес-процессы «с нуля»». Достаточно настроить систему под нужды конкретного пользователя [2]. К основным модулям системы можно отнести:

- Финансы (FI);

- Управление бюджетом (FI-FM);

- Контроллинг (CO);

- Управление материальными потоками (MM);

- Сбыт (SD);

- Техобслуживание и ремонт оборудования (PM).

Модуль FI является центральным в системе SAP R/3. Он отвечает за внешний учет и отчетность, работу со счетами главной книги, в которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. Модуль ориентирован на выполнение следующих операций:

- ведение главной книги - основные записи счетов, проводки документов, отображение проводок и баланса, информация о банках и т.д.;

- операции с кредиторами - основные записи поставщиков, проводки документов, отображение проводок и баланса, программа расчетов и т.д.;

- операции с дебиторами - основные записи клиентов, проводки документов, отображение проводок и баланса, нисходящие платежи, управление кредитами и т.д.;

- операции по закрытию - закрытие дня/месяца/года во внешнем учете и отчетности.

Рабочий план счетов является нормативным правовым актом, определяющим порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета субъекта (кроме банков и бюджетных организаций), представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (финансовых, хозяйственных операций и других) в бухгалтерском учете. Аналитические счета (счета последующих порядков) определяются самим субъектом исходя из требований по раскрытию финансовой отчетности, а также для целей анализа и контроля. Порядок их ведения устанавливается субъектом в учетной политике и носит название «Рабочий план счетов» [3].

Рабочий план счетов ТОО «Казфосфат» представляет собой схему регистрации и группировки учетных записей и состоит из списка счетов (наименование и номер счета), предназначенных для ведения учета. Рабочий план счетов содержит определения всех основных счетов в упорядоченной форме.

Создание и ведение плана счетов будет осуществляться централизовано в SAP в соответствии с регламентом ведения справочника плана счетов бухгалтерского учета. Обновления (создание, изменение, удаление) новых бухгалтерских счетов будет осуществляться по Заявкам бухгалтерии ТОО «Казфосфат», с обязательным согласованием Главного бухгалтера компании. Изменения в справочник вносит главный бухгалтер Департамента бухгалтерского отчета и отчетности ТОО «Казфосфат» или администратор справочника, на основе утвержденной Заявки. Ведение плана счетов в системе SAP будет закрыто для остальных пользователей системы.

В системе поддерживаются два отдельных независимых справочника: справочник дебиторов и справочник кредиторов, которые относятся к основным данным.

Если юридическое или физическое лицо выполняет роль, как дебитора, так и кредитора, в справочниках указываются взаимные ссылки.

Функциональные модули обеспечивают поддержку широкого спектра бизнес-процессов (рис. 2), что позволяет объединить на предприятии управление материальными потоками, сбыт, ТОРО, управление финансами, бухгалтерский учет и учет затрат в одно целое и способствует повышению эффективности производства.

Интегрированная информационная система SAP R/3 имеет сложную структуру хранения, обработки и передачи данных. Чтобы обеспечить правильную настройку всех модулей системы и определить все возможные взаимосвязи между ними, необходимы особые подходы и методы внедрения системы. При внедрении системы нужно учитывать, что:

- при ее постановке требуется серьезная методологическая подготовка, основанная на формализации всех бизнес-процессов и документооборота предприятия;

- должны быть четко расписаны объем и этапы внедрения, распределены обязанности всех участников на каждом этапе;

- должен быть обеспечен достаточно высокий уровень квалификации членов рабочей группы по внедрению, привлечены к работе опытные сотрудники из производственных и финансовых подразделений.

информационный прикладной бухгалтерский модуль

Рис. 2. Управление бизнес-процессами предприятия

И так, функции системы SAP R/3 показывает ее способность решать основные задачи, стоящие перед ТОО «Казфосфат». SAP R/3 - это самая обширная система на сегодняшний день. Не случайно многие лидеры мировой экономики именно ее выбрали в качестве основной корпоративной системы.

Система обеспечивает динамическое графическое моделирование бизнес-процессов и может работать в диалоговом режиме. Инструмент Business-Engineer значительно ускоряет и упрощает процесс конфигурирования системы SAP R/3. Инструментарий бизнес-инжиниринга может применяться и для реализации собственных методов внедрения SAP R/3, в том числе с использованием привычных инструментов динамического моделирования бизнес-процессов от других производителей.

В заключение следует отметить, что информационные системы ERP-класса, в частности SAP R/3, являются эффективным экономическим инструментом, позволяющим автоматизировать все области бизнеса и решать текущие и стратегические задач.

Литература

1. Смирнов М. Особенности внедрения информационной системы SAP R/3: опыт и практика. «Консультация фирма «МРЦБ». - М., 2011.

2. Малорадов А.Н. Информационные системы SAP-R/3 Руководитель проекта от ТОО «ERP-Servise». - 2008.

3. Рабочий план счетов МСФО. Приказ Мин Фин РК от. 29.2007. - №760.

Размещено на Allbest.ru