Информационная система поддержки коммуникаций в процессе дипломного проектирования с использованием платформы "мотив"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПОДДЕРЖКИ КОММУНИКАЦИЙ В ПРОЦЕССЕ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЛАТФОРМЫ «МОТИВ»

А.А. Засядко

Национальный исследовательский Иркутский государственный технический университет, 664074, Иркутск, ул. Лермонтова, 83,

Аннотация

Рассмотрен проект автоматизации управления в процессе дипломного проектирования на кафедре вуза с использованием интегрированной адаптируемой системы-платформы «Мотив» для реализации информационной системы поддержки коммуникаций студентов и преподавателей.

Ключевые слова: автоматизация; коммуникации; диплом; проектирование; информационная система.

Annotation

INFORMATION SYSTEM OF SUPPORT OF COMMUNICATIONS IN THE COURSE OF DEGREE DESIGNING WITH USE OF A PLATFORM «MOTIVE»

A.Zasyadko

National Research Irkutsk State Technical University,

Irkutsk, st. Lermontov, 83.

The project of automation of process of degree designing on chair of HIGH SCHOOL with use of the integrated adapted system - platforms «Motive» for realization of information system of support of communications of students and teachers is considered.

Keywords: automation, communications, degree, designing, information system

Назначение проекта. Поддержка многопользовательских коммуникаций удаленных участников на базе WEB - ориентированной информационной системы (ИС), позволяющей обеспечить организационно - распорядительные действия при выполнении проектов.

Ожидаемый результат. Реализация ИС для автоматизации коммуникационных процессов участников работ и проектов (руководителей, преподавателей, студентов) и осуществления соответствующих организационно-распорядительных действий с использованием программной платформы «Мотив» на примере процесса управления дипломным проектированием для студентов кафедры автоматизированных систем ИрГТУ.

Выявление проблемы. В настоящее время работа над дипломными проектами осуществляется с помощью многочисленных личных контактов студентов и преподавателей, что требует больших затрат времени для обеспечения систематической работы. В свою очередь, редкие встречи - снижают качество результатов. Вследствие слабой упорядоченности работ процесс дипломирования с трудом поддается формализации, а творческий характер работ, обладающих высокой изменчивостью и большим объемом информации, усложняет организацию этой деятельности.

Все это приводит, с одной стороны, к высоким требованиям к самостоятельности работ со стороны студентов, с другой стороны, препятствует обеспечению достаточной полноты и своевременности требуемых организационно-распорядительных действий со стороны руководителей.

Цель. Требуется упорядочить информационные процессы с более гармоничным сочетанием формализуемости и гибкости действий участников; осуществить возможности управления результатами коммуникаций с документированием управленческих решений (протоколированием); обеспечить установление, поддержание оперативных, дистанционных контактов всех участников с любых клиентских рабочих мест.

Постановка задач проекта. Обзор ИС делопроизводства и документооборота показывает, что существующие решения, как правило, не удовлетворяют многих пользователей по причине недостаточной автоматизации именно коммуникационных процессов [1]. Между тем, коммуникации играют центральную роль в ИС, поскольку связывают все информационные процессы и оказывают значительное влияние на качество результатов организационно-распорядительной деятельности (ОРД).

В связи с этим рассматривается применение инструментально-технологической оболочки - интегрированной адаптируемой системы «Мотив» для построения ИС поддержки принятия решений (CППР), которая позволяет улучшить организацию процесса дипломирования за счет обеспечения поддержки коммуникаций дистанционно, оперативно и структурировано с большей упорядоченностью и гибкостью в обработке информации.

На рис. 1 представлена структуризация процессов коммуникаций в ИС:

1. Обеспечение процессов общения и обсуждений (при сборе, обменах информацией), включая формализацию поручений.

2. Отработка поручений: обеспечение выдачи, исполнения и контроля, что составляет наиболее распространенную часть ОРД.

3. Обеспечение управления поручениями, что позволяет выдерживать заданные сроки и соблюдать установленный регламент работ и проектов.

Рис. 1. Структуризация процессов коммуникаций в ИС

В случае успешного внедрения СППР для обеспечения ОРД в процессах дипломного проектирования можно получить определенные выгоды в снижении трудозатрат и уменьшении непроизводительных потерь времени на процессы коммуникации, как для студентов-выпускников, так и для ППС - руководителей аттестационных работ и проектов.

Выбор методов и средств решения задач. Поставленные задачи решаются на базе платформы «Мотив», которая позволяет разработать единое информационное пространство (ЕИП) корпорации любого назначения, где необходима кооперация (интегрированное объединение) пользователей [2]. «Мотив» использует интернет-технологии, обеспечивая доступ всех категорий сотрудников для любого типа и места расположения клиентского рабочего места в рамках ОС Windows-XP/2003/2008 32bit; ОС Linux и других операционных сред.

Формализация решения задач в рамках платформы «Мотив» опирается на три основных информационных объекта (рис. 2):

1. Проект (связанная совокупность совместных работ).

2. Задача по проекту (однородная часть общего труда) - основной объект управления, оформляемый от имени автора (условно руководителя проекта).

3. Действия по задаче (процедуры для продвижения по проекту в форме поручений) - это, условно говоря, «транспорт» для сообщений в рамках ЕИП.

автоматизированный технологический электронный платформа

Рис. 2. Основные информационные объекты решения задач ИС

В составе платформы «Мотив» используются следующие инструменты:

1. «Задачи». Данный инструмент позволяет:

- создавать задачи;

- распределять сотрудников по каждой задаче;

- вести архив задач;

- ставить задачи на контроль.

2. «Документы». Данный инструмент позволяет:

- посылать документы на рассмотрение;

- получать документы на исполнение;

- вносить документы в архив;

- получать отчеты о документах.

3. «Сообщения». Данный инструмент позволяет:

- создавать сообщения;

- отправлять напоминание;

- уведомлять (приглашать на совещание и т.п.);

- напоминать самому себе.

4. «Календарь». Данный инструмент позволяет:

- просмотреть свои задачи (установить сроки работ);

- просмотреть свои контрольные точки по задачам (ввести даты отчетности);

- просмотреть свои календари (план на день, неделю, месяц).

5. «Библиотека». Данный инструмент позволяет:

- просмотреть файлы;

- создавать и редактировать папки;

- назначать права на папки библиотеки.

6. «Инструменты». Данный инструмент включает в себя:

- адресную книгу;

- отчеты по поручениям (лента действий, отчеты по пользователям, подразделениям, исполненным и просроченным задачам и пр.);

- настройки (состояния, важности, подконтрольности, маркеров активности и пр.);

- шаблоны настроек;

- клиентские приложения.

7. «Дополнительно». Данный инструмент включает в себя:

- руководства (инструкции);

- вопросы и ответы (разъяснения).

В реализуемой ИС обеспечиваются следующие возможности:

1. Обработка поступающей от исполнителей информации о ходе и состоянии работ, поставленных на контроль (по датам и уровням значимости).

2. Получение руководителем по выдаваемым распоряжениям сотрудникам напоминаний или уведомлений не только о прочтении, но и об исполнении поручений в требуемое время.

3. Групповое обсуждение вопросов (проведение виртуальных совещаний) при организации оn-line доступа к ИС для заинтересованных участников.

4. Электронный документооборот, в т.ч. оформление документа - введение карточек на документы, упорядочивание их размещения, а при согласованиях - маршрутизация.

5. Организация электронного архива рабочих материалов (результатов проектов и решений задач, итогов выполнения поручений, протоколов и т.п.) и литературы.

Платформа «Мотив» интегрирована со следующими пакетами прикладных программ: MS Word, MS Excel, MS Project (для управления проектами), а также с MS Exchange и MS Outlook (для рассылки почты). Платформа позволяет реализовать функцию электронной цифровой подписи. «Мотив», имея открытый IP-интерфейс, может быть сопряжен с любым требуемым программным обеспечением.

Системные требования. Платформа «Мотив» реализована на языке программирования PHP (Hypertext preprocessor), который используется для разработки web-приложений. Система устанавливается на сервере Apache. «Мотив» использует систему управления базами данных Firebird 1.5.2. Работа с ИС осуществляется с рабочих мест пользователей: через «тонкого» клиента (веб-браузер) или через «толстого» клиента - программу Informer, предоставляющую собой специальный интерфейс для работы с платформой. В целом обеспечивается работа пользователей с отдельного ПК, а также с любого компьютера, который подключен к интернет-сети. Для работы с ИС пользователю желательно иметь минимальную конфигурацию компьютера со следующими требованиями: процессор с тактовой частотой от 733 МГц; ОЗУ - 128 МБ; сетевая карта (по рекомендациям разработчика платформы).

Решение задач проекта. В обоснование построения рассматриваемой ИС на базе платформы «Мотив» выполнен системный анализ процессов обеспечения поддержки коммуникаций при организации и проведении дипломного проектирования. В итоге этой работы были получены для рассматриваемых информационных процессов: функциональная модель (IDEF0 диаграммы); модели потоков данных (DFD диаграммы) и потоков работ (IDEF3 диаграммы), а также модель последовательности действий - диаграмма прецедентов.

Моделирование определяет структуру технологических элементов (основных действий и форм документов), подлежащих включению в процессы автоматизации при создании обсуждаемой ИС так, как представлено на рис. 3.

Рис. 3. Структура технологических элементов ИС

Актуальность проекта. Результаты выполнения проекта могут быть полезны для применения на кафедрах университета, в других структурах образовательных учреждений, которые участвуют в выполнении каких-либо проектов.

Внедряемая ИС позволяет создать автоматизированные рабочие места (АРМ) для обучающегося (студента, стажера, аспиранта и пр.), сотрудника (преподавателя, исследователя, инноватора), руководителя (заведующего кафедрой, декана, руководителей научных и инновационных проектов), которые должны быть информационно-интегрированы между собой.

Библиографический список

1. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

2. Мотив - система оперативного управления компанией

Размещено на Allbest.ru