Размещено на http://www.allbest.ru/

РЭУ имени Г. В. Плеханова

Автоматизация закупочной деятельности на платформе облачного решения SAP Ariba

УДК 004.418

Дегтярева А.В., факультет Математической Экономики, Статистики и Информатики

E-mail: degtyareva.ann@yandex.ru

Аннотации

В настоящей статье рассматривается возможность автоматизации закупочной деятельности с помощью такого облачного решения как SAP Ariba. Компании, ведущие активную закупочную деятельность, сталкиваются со сложным процессом закупки, состоящим из: организации тендера, поиска поставщиков и заполнения документации. Такой процесс с минимальным использованием информационных технологий усложняет работу сотрудников, влечет за собой возникновение ошибок в документах и риски пропустить более выгодное предложение, существующее на рынке. С этими и другими проблемами предприятие может справится благодаря внедрению облачного решения SAP Ariba. В данной работе описан функционал SAP Ariba, перечислены преимущества и недостатки использования такого решения в организации, а также приведены названия российских компаний, уже внедривших и использующих Ariba для организации закупок.

Ключевые слова: Ариба, бизнес-сеть, автоматизация, управление закупками, закупочная деятельность, облачное решение, электронная торговая площадка.

Automation of procurement activity based on SAP Ariba cloud service

Degtyareva A.V.

The article describes an ability to automate a procurement activity in an organization thanks to SAP Ariba cloud solution. Companies that are interested in procurement activities face with complicated procurement process that consists of: creating tenders, searching for suppliers and filling out documentation. A process like this with minimal use of information technology complicates the workflow, entails errors in documents and risks to miss the more profitable offer on the market. These and other problems can be solved due to implementation SAP Ariba procurement solution into an organization. The article describes SAP Ariba functionality, advantages and disadvantages of using a solution like that as well as Russian companies that have already implemented SAP Ariba and are using this solution for procurement process.

Keywords: SAP Ariba, automation of business processes, procurement, procurement project, procurement activity, procurement solution, electronic marketplace, business network, cloud service.

В эпоху современного информационного общества в сферу бизнеса пришло немало новшеств и инноваций. На сегодняшний день особенно четко прослеживается тенденция автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Благодаря внедрению информационных технологий и, как следствие, автоматизации конкретных бизнес-процедур, топ-менеджмент организации умело распоряжается рабочим временем сотрудников, грамотно управляет распределением денежных средств, руководит и наблюдает за рабочим процессом. Перед организацией открываются новые возможности в сфере деловых отношений, так как автоматизация бизнес-процессов позволяет вывести компанию на качественно новый конкурентоспособный уровень управления бизнесом. Из этого следует, что тема автоматизации бизнес-процессов на предприятии довольно актуальна как для бизнеса, так и для общества в целом.

Одной из неотъемлемых частей рабочего процесса производящего предприятия является процесс закупочной деятельности. Закупочный процесс представляет собой приобретение необходимых товаров или услуг с целью дальнейшего их использования предприятием. Типовой процесс закупки представляет собой информирование поставщиков о потребности в тех или иных товарах, организации тендера, поиска поставщиков и выбора победителя закупочной процедуры, заключение договора, а также оформление других сопутствующих документов на поставку товара. Такой процесс во многих компаниях на территории России организован вручную с минимальным использованием информационных технологий (стороны, участвующие в закупочном процессе, используют MS Excel для составления смет и MS Outlook для коммуникации). Так, например, поиск поставщика, удовлетворяющего потребности предприятия, занимает большое количество времени у менеджера по закупкам. Более того, такой процесс является непрозрачным, и предприятие рискует пропустить более выгодное предложение другого поставщика или вовсе не узнать о нем.

От конечного результата процесса закупки зависит достаточно большое количество событий на предприятии, в том числе распределение бюджета на последующие закупки, укрепление или расторжение деловых отношений с поставщиком, скорость производства дальнейших товаров предприятием и многое другое.

С целью повышения эффективности закупочного процесса около 2,5 миллионов зарубежных компаний активно используют облачное решение SAP Ariba. SAP Ariba - это электронная торговая площадка - облачный сервис, с помощью которого в электронном виде можно проводить тендеры и электронные торги. [2] Решение на платформе SAP Ariba обеспечивает процесс управления закупками от момента формирования потребности до проведения оплаты за поставленный товар и позволяет сокращать время и расходы, которые неизбежны с размещением заказа и поиском поставщиков, а также продажей и покупкой товаров.

Технология рабочего процесса в сервисе SAP Ariba заключается в выполнении определенных функций в нескольких модулях. Такой процесс в общем виде представлен на рисунке 1:

Рисунок 1 - Архитектура автоматизируемого процесса на базе SAP Ariba

Первый модуль - “Procure-to-Pay (P2P)” - “Закупка для оплаты”. В этом модуле менеджер по закупкам компании, которая нуждается в приобретении тех или иных товаров, заявляет о потребности в них путем создания заявки на закупку. Создание типовой заявки на закупку происходит с помощью выбора определенных позиций в каталоге системы, где поставщики предлагают те или иные товары, и добавления их в корзину менеджера по закупкам. Далее менеджер по закупкам переходит в модуль “Sourcing” - “Закупки”. В этом модуле происходит непосредственное создание и проведение закупочного проекта, приглашение поставщиков к участию в закупочной процедуре, подача предложений со стороны поставщиков, выбора поставщика-победителя, закрытие закупочного проекта и формирование отчетности. Затем, благодаря возможностям модуля “SIPM” (Supplier Information Performance Management) - “Управление поставщиками”, менеджер может вести карточку поставщика (включая оценки и КПЭ) и отслеживать его эффективность. [4]

Использование облачного решения SAP Ariba имеет ряд преимуществ. Во-первых, ход закупочного процесса прозрачен, так как на определенных шагах закупочного проекта требуется обязательное согласование со стороны службы безопасности, технических экспертов, а также руководителей менеджеров, осуществляющих закупочный процесс.

Во-вторых, благодаря расширенному функционалу облачного сервиса SAP Ariba, менеджер по закупкам может выполнять действия широкого спектра и назначения в одном месте - в его рабочей области сервиса. Например, в системе менеджеру доступны как предварительно созданные отчеты, где можно выбрать необходимые факты и измерения для отображения в отчете, так и общедоступные отчеты, которые менеджер может создать сам. Созданные отчеты экспортируются в MS Excel, что значительно облегчает работу менеджера, так как данные для файла были подготовлены системой.

В-третьих, закупочный проект занимает намного меньше времени у менеджера по закупкам, что обеспечивает поставку товара в срок со стороны поставщика и его своевременную оплату со стороны компании-заказчика. Кроме того, благодаря сокращению времени на один закупочный проект, менеджер по закупкам может приступать к закупке других товаров у других поставщиков, что увеличивает эффективность работы отдела в целом.

В-четвертых, система очень гибкая к индивидуальной настройке и интеграции, поэтому она может быть интегрирована с другими системами, уже существующими на предприятии, как, например, системы электронного документооборота, разновидностями системы 1С и т.п.

Однако, нельзя не отметить тот факт, что оптимизация закупочного процесса может повлечь за собой сокращение кадрового состава отдела по закупкам, так как производительность одного сотрудника увеличивается почти в 3 раза. Благодаря SAP Ariba, работу, которую выполняли 3 сотрудника, может выполнить один.

Также одной из проблем, появляющихся с началом использования SAP Ariba, является высокая стоимость как лицензии, так и проекта на внедрение. Соответственно, внедрять такую систему целесообразно на масштабных предприятиях с крупным денежным оборотом, измеряющимся в нескольких миллиардах рублей, как, например, Нордеа Банк с чистой прибылью в 3,1 млрд рублей, внедривший SAP Ariba в сентябре 2015 года [5].

С развитием облачных сервисов в России решение SAP Ariba постепенно находит свое применение и в российских организациях, несмотря на сравнительно недавнее ее появление на нашем рынке (сервис SAP Ariba был представлен в России в 2013 году). По состоянию на 2017 год [6], закупочная деятельность автоматизирована на базе SAP Ariba в следующих компаниях на территории России:

• Сбербанк - АСТ (Интегратор - Норбит),

• Теле2 (Интегратор - SAP СНГ),

• УкрСиббанк (Интегратор - SAP СНГ),

• Нордеа Банк (Интегратор - SAP СНГ),

• ГК Мегаполис (Интегратор - SAP СНГ),

• Уралхим (Интегратор - ТерраЛинк).

Согласно источнику [3, с.28-29], российские компании уже успели оценить преимущества решения SAP Ariba. Представители компаний заявляют о снижении маржинальности поставщиков в 4 раза, что достигается благодаря удалению лишних посредников из цепочки добавленной стоимости.

Такая статистика свидетельствует о постепенном проникновении SAP Ariba в российские компании, а значит данный сервис будет только набирать популярность как среди поставщиков, так и среди организаций, ведущих активную закупочную деятельность.

Более того, официальная статистика SAP [1] сообщает о следующих показателях эффективности:

• Количество ошибок уменьшилось более чем на 50% в документах закупки,

• Стоимость закупаемых товаров снизилась более чем на 15%,

• Операционные затраты на процесс закупки сократились на 70%,

• Число потенциальных поставщиков увеличилось на 10%, Маркетинговая эффективность повысилась на 63%.

Таким образом, можно сделать вывод, что, автоматизация бизнес-процессов на предприятии по сей день актуальна и только продолжает пользоваться популярностью среди организаций, желающих оптимизировать свой рабочий процесс. Автоматизация закупочной деятельности с помощью облачного решения SAP Ariba - не исключение. Благодаря использованию SAP Ariba, организация может не только экономить на закупках и трудовых ресурсах, но и повышать эффективность работы сотрудников, заключать более выгодные сделки, улучшать деловые взаимоотношения с поставщиками и отслеживать процесс от начала до конца - от закупки до оплаты. информационный автоматизируемый программа бизнес

Список литературы

1. Выгоды клиентов SAP Ariba [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://sap-ariba.ru. - SAP Ariba. - (Дата обращения: 11.07.2017).

2. Калужский М. Л. Маркетинговые сети в электронной коммерции: институциональный подход: монография; изд. 3-е, перераб. и доп. - ОмГТУ. - М.-Берлин: Директ-Медиа, 2015. - 388 с.

3. Редакция журнала Профиль, Купить за час [Электронный ресурс]. - Деловой еженедельник Профиль. - Litres, 2014. - 45с. (Дата обращения: 10.07.2017).

4. SAP Overview Brochure Бизнес-сеть Ariba [Электронный ресурс]. - SAP AG. - 2014. - Режим доступа: http://connect.ariba.com. - (Дата обращения: 12.07.2017).

5. TADVISER. Государство. Бизнес. ИТ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tadviser.ru/a/311527. - "Нордеа Банк" подключился к сети SAP Ariba (дата обращения: 12.07.2017)

6. TADVISER. Государство. Бизнес. ИТ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tadviser.ru/a/247243. - SAP Ariba (дата обращения: 12.07.2017)

Размещено на Allbest.ru