Проектирование типового маршрута согласования командировочных документов в среде Directum для ФГБОУ ВО Башкирский ГАУ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проектирование типового маршрута согласования командировочных документов в среде Directum для ФГБОУ ВО Башкирский ГАУ

Алибаева Рамзия Сагитовна, ассистент

Иванова Гульшат Римовна, доцент, преподаватель

Башкирский государственный аграрный университет

В статье представлены результаты работы по разработке типового маршрута согласования командировочных документов среде DIRECTUM, который позволит сократить временные затраты сотрудников организации на работу с документами.

Современные российские вузы в своей деятельности используют большое количество разнообразных информационных систем для различных нужд: обучение студентов, ведение финансовой деятельности, внутренний и внешний документооборот и других. Многие из них в настоящее время ощущают необходимость в инструментах, позволяющих улучшить их управленческую деятельность за счет качественной организации делопроизводства и внутреннего контроля исполнения поручений.

Для того чтобы решить проблему предлагается внедрить систему, которая будет обеспечивать более быстрое движение документооборота в университете.

Введение электронного документооборота позволит организации снизить количество служб, занятых работой с документами. Примером системы электронного документооборота является СЭД DIRECTUM, разработанная НПО «Компьютер» (г. Ижевск). Партнерская программа компании позволяет вузам использовать DIRECTUM для обучения студентов. На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий комплекс бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с конкретным бизнес-эффектом[1].

Компания DIRECTUM для построения действенной работы создает специализированные бизнес-решения. Бизнес-решение позволяет построить, либо улучшить процесс проведения работ. Благодаря решению процесс протекает строго упорядоченно и по единой для всех схеме.

Университет часто направляет своих сотрудников в командировки, ожидая получить качественный результат от личных встреч за короткие сроки. Но, как известно, на саму организацию поездки необходимо потратить много усилий - согласовать сроки и расходы, подготовить сопроводительную документацию, проконтролировать возврат отчетных документов. Процессы нетривиальные, длительные и «дорогие».

Техническое решение СЭД DIRECTUM «Управление командировками» позволяет оптимизировать весь процесс управления командировками - от подачи заявки на командировку до закрытия авансового отчета.

Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута[2,3,4].

В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При "ручном" назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельный маршрут прохождения задачи[5,6].

Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики бизнес-процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов за счет использования базовых блоков: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки. Библиотека блоков содержит несколько десятков разработанных прикладных блоков и постоянно пополняется. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с ERP-системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭЦП его текста в системе DIRECTUM)[7].

Информационная модель должна выполнять следующие функции:

· получение входящих документов;

· передача документов на подпись;

· отправка документа на согласование;

· передача на подписание;

· передача документов на исполнение.

Для создания типового маршрута необходимо воспользоваться утилитами администратора «Общее администрирование» (рис. 1).

Рисунок 1. Вид проводника системы администратора DIRECTUM

В справочнике «Типовые маршруты» выбираем создание типового маршрута (рис. 2). Для новой записи справочника заполняем учетную запись (рис.3).

Рисунок 2. Справочник «Типовые маршруты»

Рисунок 3. Окно типового маршрута

Заполняем параметры маршрута (Рис. 4).

Рисунок 4. Параметры типового маршрута

После этого приступаем к формированию схемы маршрута. Для его создания используем базовые блоки (рис. 5).

Рисунок 5. Окно редактора схемы типового маршрута

В результате конструирования схемы получаем схему маршрута (рис.6).

Рисунок 6. Маршрут движения документа

Далее приступаем к тестированию маршрута. Для начала работы необходимо создать задачу по типовому маршруту с помощью меню «Файл» - «Создать» - «Создать задачу по типовому маршруту». После этого откроется окно с существующими шаблонами типовых маршрутов. Для создания задачи по проведению совещания необходимо выбрать в левой части окна группу "Общие" и в правой части окна маршрут. Создается задача для отладки типового маршрута «Согласование командировочных документов» (рис. 7)[8].

Рисунок 7. Заполнение полей задачи

Заполняем необходимые поля, в область вложения добавляем подготовленную служебную записку.

На рис. 8 представлена задача для отладки типового маршрута.

Рисунок 8. Задача для отладки типового маршрута

После этого необходимо нажать кнопку «Старт», затем появится окно «Все задания по отлаживаемой задаче» (рисунок 9).

Рисунок 9. Окно «Все задания по отлаживаемой задаче»

На рисунке 10 необходимо нажать кнопку «Выполнить» и так для каждой задачи. От зависимости выбора ответа будет выполняться маршрут от блока к блоку.

Рисунок 10. Выполнение задания

В результате проведенного тестирования маршрут завершен. Все возможные варианты выполнения рассмотрены и документ согласован.

Разработанный типовой маршрут согласования командировочных документов, позволит сократить временные затраты сотрудников на организации на работу с документами, сократить затраты на расходные материалы и увеличить контроль за исполнением документов.

электронный документооборот командировочный согласование

Список литературы

1. Васильев И.Е., Беляева А.С. Анализ уязвимостей LMS MOODLE и его защита// Студент и аграрная наука Материалы IX студенческой научной конференции . 2015. С. 16-17.

2. Шайхутдинов Р.В., Беляева А.С. Создание сайта с помощью языка PHP // Студент и аграрная наука Материалы IX Всероссийской студенческой научно-практической конференции (в рамках научной сессии студентов). Министерство сельского хозяйства РФ; Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 27-28.

3. Шакирова Г.Ф., Беляева А.С. Проектирование системы электронного документооборота для института развития образования РБ// Студент и аграрная наука Материалы IX Всероссийской студенческой научно-практической конференции (в рамках научной сессии студентов). Министерство сельского хозяйства РФ; Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 28-29.

4. Беляев Р.В., Беляева А.С., Киреев В.Н., Урманчеев С.Ф. Численное исследование двухфазной фильтрации при закачке многофункционального реагента в низкопроницаемый пласт // XI Всероссийский съезд по фундаментальным проблемам теоретической и прикладной механики сборник докладов. 2015. . 439-440.

5. Мовсумзаде Э.М., Никитина А.А., Беляева А.С. Математическое моделирование процессов нефтевытеснения // Нефтепереработка и нефтехимия. Научно-технические достижения и передовой опыт. 2015.№7. С.16-19.

6. Гайсин В.И. Автоматизация учета online-заявок в ООО «БАШДИЗЕЛЬ» // Студент и аграрная наука Материалы VIII студенческой научной конференции . 2015. С. 16-17.

7. Беляева А.С., Исламова Г.Г. Необходимость использования математических методов в социологических исследованиях // Проблемы исследования финансово-экономических процессов в условиях глобализации. Материалы Международной научно-практической конференции: в 2 частях. Ассоциация кредитных организаций Республики Башкортостан, ФГБОУ ВПО «Оренбургский аграрный университет», Институт экономики, финансов и бизнеса. Научно-издательский центр «AETERNA». 2014. С.33-36.

8. Зверева Н.Н., Беляева А.С. Проблемы тестового контроля знаний // Материалы Международной учебно-методической конференции. Министерство сельского хозяйства РФ, Башкирский государственный аграрный университет. 2013. С.35-37.

Размещено на Allbest.ru