У сучасних умовах розвитку національної сфери торговельної діяльності та підвищення якісного рівня комунікативної політики система документаційного забезпечення торгівлі України повинна орієнтуватися на застосування інноваційних рішень.

Метою статті є дослідження теоретико-методологічних основ формування системи документаційного забезпечення торговельної галузі України.

Виклад основного матеріалу

Важливими для дослідження є базові положення теорії соціальних комунікацій, які обґрунтовують значення документних комунікацій у сучасному суспільстві. Серед авторів концепцій соціальної комунікації слід назвати: В.М. Горового, B.О. Ільганаєву, В П. Конецьку, В.В. Різуна, А.В. Соколова, О.М. Холода, Є.Л. Шапіро та ін. Теоретичні засади дослідження склали концептуальні положення, викладені у фундаментальних працях з документознавства, теорії соціальних комунікацій Л.А. Дубровіної, C. Г Кулешова, Н.М. Кушнаренко, А.А. Соля - ник, Ю.М. Столярова, Г М. Швецової-Водки та інших науковців, теоретичні доробки вітчизняних учених з проблем функціонування торговельної галузі України [4; 10; 11].

Ієрархічна система побудови і функціонування торгівлі визначає структуру її документно-комунікативної моделі, об'єднує в єдине ціле процеси товарної політики в торговельній діяльності країни. Особливістю комунікаційного середовища торгівлі є функціонування численних комунікантів і реципієнтів, діяльність яких забезпечує галузева система торговельної документації.

Важливе місце в цьому середовищі торговельної інформації та її матеріальних носіїв - супровідної торговельної документації, що представлена значною кількістю своїх різновидів, які в динамічних процесах функціонування інформації формують галузеву підсистему документних комунікацій. Супровідна торговельна документація відображає закономірності й особливості функціонування як комунікантів, так і реципієнтів торговельної галузі; визначає форми відносин між ними та використовується в управлінні організації виробництва. Усього в досліджуваній галузі налічується близько 270 назв торговельної документації, серед яких понад 90 - договірно-контрактні документи.

Документні комунікації в торговельній діяльності України - це галузева система торговельної документації, ідентифікуючої та супровідної товарної інформації - товарні знаки, товарне маркування, штрихове кодування, господарські договори, документи із комерційної логістики, грошові і товарні документи, що засвідчують майнові права, документи орендних і лізингових операцій, первинно - облікова торговельна документація, тендерна документація, документи сумісної діяльності комерційних підприємств, документи в міжнародній торгівлі, дозвільні документи на здійснення торговельної діяльності, реципієнти і комуніканти документного процесу. Функціонування документної комунікації передбачає безперервний рух галузевої документації по комунікаційним каналах від комунікантів до реципієнтів, що забезпечує успішну діяльність комерції України.

Документні ресурси становлять основу документаційного забезпечення комунікаційного середовища торговельної діяльності України і перебувають під впливом факторів зовнішнього середовища: економічного, правового, демографічного, науково-технічного, політичного та ін. Торговельна документація наявна в усіх складових документних ресурсів, є документним потенціалом оптимізації документаційного забезпечення комунікаційного середовища торгівлі України. Галузева система торговельної документації є документною базою оптимізації системи документаційного забезпечення комунікаційного середовища торговельної галузі України.

документаційне забезпечення торговельна галузь

Галузева система торговельної документації становить основу структури комунікаційного середовища торговельної галузі України, перебуває під впливом факторів не лише внутрішнього, а й зовнішнього середовища: місця розташування, сезонності, циклічності, масштабності торговельного виробництва, особливостей організації торгово - технологічного процесу, асортиментного профілю торговельних підприємств та ін. Обсяг і якість документної інформації, яка передається комунікаційними каналами, визначають оперативність функціонування галузі, постійний цілеспрямований збір, аналіз та оброблення інформації про стан товарного ринку, виявлення його особливостей і тенденцій розвитку та ін. Галузева система торговельної документації, яка включає супровідну і ідентифікуючу товарну інформацію визначає оптимальне використання документних ресурсів для досягнення позитивних показників розвитку торгівлі України, тому її слід розглядати як домінанту подальшого розвитку досліджуваної вітчизняної галузі. У складі документних ресурсів торговельного профілю є три основні складові: документні потоки (внутрішні, вхідні, вихідні), документні масиви і документний фонд (інформаційні ресурси, архівний фонд), які взаємопов'язані і виконують визначені функції.

Слід підкреслити, що інформаційні ресурси й архівні фонди є основою документного фонду торговельної діяльності. Інформаційні ресурси позиціюються як потужний інструмент стабільного функціонування торговельної галузі, до складу яких входять: торговельна документація в електронній формі (поцифрована); матеріали інформаційної підтримки; інформаційно-комунікаційні послуги (обробка і передача інформації, узагальнення показників, підготовка звітної інформації, здійснення розрахунків, управлінський облік тощо) [1]. Торговельна документація представлена як в електронних, так і паперових показниках, оскільки функціонує в зазначених формах одночасно. Технічне обслуговування інформаційних ресурсів торговельних підприємств покладається на структурні підрозділи з інформаційного забезпечення.

Особливе місце в межах середовища посідає ідентифікуюча товарна інформація, до складу якої входять основоположна, комерційна, споживацька інформація, товарні знаки, товарне маркування і штрихове кодування [5; 8; 14; 15].

Структура комунікаційного середовища торговельної діяльності об'єднує в єдине ціле комунікаційну систему торговельної галузі України на основі функціонування торговельних операцій і торговельного процесу, орієнтуючись на її ієрархічну систему, де комунікаційними каналами передається галузева інформація між суб'єктами торговельної діяльності (виробниками товарної продукції, торговельними посередниками, фінансовими посередниками, споживачами товарної продукції).

Принципи економічної свободи, конкурентоспроможності, адаптивності та ризикованості, як базис походження торговельної галузі, впливають на її комунікаційне оточення. Зовнішні та внутрішні фактори мікро - та макрорівня - основа для створення і функціонування документних комунікацій, серед яких виокремлюються маркетингові комунікації.

Особливістю комунікаційного середовища торговельної діяльності є функціонування численних комунікантів і реципієнтів, діяльність яких сконцентрована на галузевій системі торговельної документації. Цілком очевидно, що споживачі торговельної продукції й учасники торговельної діяльності, до яких віднесені суб'єкти інфраструктури товарного ринку, споживачі, підприємства торгівлі, посередницькі структури, суб'єкти фінансового ринку (продавці і покупці, банки, валютні і фондові біржі, інвестиційні компанії, лізингові фірми і компанії, страхові компанії) є ініціаторами функціонування системи документаційного забезпечення досліджуваної галузі, оскільки визначають її мету і потребують задоволення своїх вимог, а система задовольняє їх потреби за допомогою складових внутрішнього і зовнішнього середовища.

Основна вимога - забезпечення належного функціонування системи документаційного забезпечення торговельної діяльності, впровадження інновації у сферу інформаційних технологій з урахуванням специфіки ділового торговельного середовища [18; 19].

Документні комунікації в торговельній діяльності України представлені галузевою системою торговельної документації як основою галузевих документних ресурсів, ідентифікуючою та супровідною товарною інформацією, функціонування яких передбачає безперервний рух галузевої документації по комунікаційних каналах від комунікантів до реципієнтів - суб'єктах торговельної діяльності, що забезпечує успішне функціонування комунікаційного середовища торговельної галузі України. Торговельна документація, виконуючи інформативну, комунікативну, соціальну, кумулятивну, управлінську, облікову, правову функції, забезпечує налагодження комунікативних відносин і зв'язків торговельних підприємств, якісний рівень комунікаційного середовища галузі загалом.

Одним із основних напрямів удосконалення інформаційного забезпечення є широке використання електронних комунікацій, що є підґрунтям функціонування інформаційного середовища торговельної галузі України, дозволяє застосовувати можливості інтернету з діючою професійною мережею торговельних інтернет-спільнот, порталів або груп сайтів, взаємопов'язаних за тематикою і професійними інтересами за допомогою посилань, тобто це мережеві професійні організації, які необхідно об'єднати.

Використання інтернету як універсального комунікаційного середовища зв'язку, яке сприяє розсиланню факсів, передачі голосових повідомлень, проведенню переговорів; веб-публікації, де можна розміщувати торговельну документацію, звітну, статистичну та іншу; інтранет/екстранет веб-сервер - для обговорення і прийняття управлінських рішень, що надає можливості співробітникам бути інформованими, спонукає їх до підвищення професійного рівня; push-технології - для доставки електронних документів на електронні скриньки співробітників; дискусійні форуми - інтернет і інтранет-групи новин, дискусійні групи і дискусійні дебати, де подаються новини через забезпечення on-line текстової дискусії між членами професійних спільнот; проведення електронних конференцій і аудіоконференцій, які передбачають систему електронних зборів і засобів візуальності, що є інструментом спільної комунікаційної взаємодії для віддалених філій торговельних підприємств; спілкування, отримання консультацій, проведення дискусій, обміну новинами через електронні дошки оголошень [6; 12].

Прикладами ефективного застосування інформаційних ресурсів є система "Єдиного вікна" та онлайнового інформування клієнтів і партнерів на офіційних сайтах торговельних підприємств як бізнес-стратегія спільної роботи споживачів та виробників над створенням товарної продукції; інтернет-співтовариства, де споживачі обмінюються інформацією про товарну продукцію, розпродажі, акції, тренди, залишають відгуки; використання мобільного телефону для розміщення замовлення та отримання їх через приєднання рахунку за товарну продукцію до рахунку за мобільний телефон; голографічний помічник продавця, який відповідає на запитання покупців, надає необхідну інформацію, допомагає у виборі товарної продукції; електронні цінники з інформацією про ціну, дату виготовлення, термін зберігання, виробника, розташування в залі, знижки; ваги з TFT-монітором, на яких під час зважування демонструються рекламні ролики з інформацією про властивості товару; "розумні" візки в супермаркетах з екраном попереду, що допомагають отримати інформацію про ціну, дату виготовлення товару; демонстраційні дискети з рекламою продуктів і послуг за допомогою звуку, графіки, анімації; електронні брошури з докладною характеристикою торговельних мереж, підприємств [7; 12].

Для невеликих торговельних підприємств можна використовувати такі засоби електронної комунікації як електронна пошта, електронні дошки оголошень, елементи діалогової взаємодії (чати) тощо [3].

Наукова новизна. Документні ресурси, інформаційні технології, галузева система торговельної документації, корпоративна культура, документаційне забезпечення маркетингових комунікацій, документаційне забезпечення якості товарної продукції, документаційне забезпечення електронної комерції як складові внутрішнього та зовнішнього документно-комунікативного середовища - основа системи документаційного забезпечення торговельної діяльності України.

Комунікаційна технологія внутрішніх і зовнішніх складових системи документаційно - го забезпечення є основним інструментом, за допомогою якої торговельна галузь здійснює оптимізацію товаропостачання, збільшує обсяги продажу, підвищує рівень прибутку, утримує конкурентне становище на вітчизняному ринку.

Висновки. Функціонування системи доку - ментаційного забезпечення торговельної галузі в нинішніх умовах зумовлене необхідністю реформування й удосконалення документно - комунікаційного середовища, яке потребує формування ефективної, надійної системи обміну галузевою документною інформацією, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості як однієї із найскладніших проблем торговельної галузі України [2; 16; 17].

Сутність потенціалу концептуальної моделі системи документаційного забезпечення торговельної галузі України визначається інтеграцією всіх її складових для досягнення цілей на основі системної взаємодії внутрішнього документаційного середовища з елементами зовнішнього [9]. Успішне функціонування запропонованої моделі залежить від комунікаційної здатності її складових адаптуватися до впливу зовнішніх чинників і раціонально використовувати внутрішні досягнення галузі.

Основу внутрішнього середовища системи документаційного забезпечення торговельної діяльності складають документні ресурси, функціонування яких забезпечують система діловодства й інформаційні технології. Інформаційні технології - це технічне, програмне забезпечення, інтернет, інтранет, функціонування веб-сайтів підприємств, що дозволяють створити єдиний комунікаційний інформаційний простір торговельної галузі України. Для того, щоб інформаційні технології стали рушійною силою розвитку торговельної галузі, потрібна їх професійна консолідація на основі новітніх інформаційних технологій та створення інформаційної системи з можливістю її постійного доповнення та вдосконалення. З цією метою слід запровадити механізм залучення зовнішніх ресурсів до внутрішньої структури інформаційного управління, тобто зовнішні (потенційні) документно-інформаційні ресурси мають бути перетворені на внутрішні, придатні в будь-який час для ефективного використання. серед перспектив розвитку системи документаційного забезпечення торговельної діяльності - посилення вимог до нині функціонуючої системи документних комунікацій і забезпечення її подальшого ефективного використання через електронні комунікації [2]. Необхідно звернути увагу на недостатнє використання інформаційних можливостей у торговельній діяльності України при низькій забезпеченості матеріальної бази процесів інформатизації загалом, що стримує підвищення економічної ефективності підприємств і їх конкурентоспроможність [13].

Магістральний напрям вирішення питання - застосування сучасних інформаційно - документаційних технологій з метою створення єдиної універсально-адаптивної документно - інформаційної бази системи документаційного забезпечення торговельної діяльності, користування якою буде відкритим згідно із запитом і рівнем доступу до галузевої інформації [1].

Список використаних джерел