Информационные системы в управлении рекламными проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационные системы в управлении рекламными проектами

В.С. ЮШКО, В.В. ЮШКО

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта [1].

Информационная система управления проектом - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ, подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управления проектами.

На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рисунке.

Автоматизация управления проектами

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны гарантировать выполнение функций:

- работа в многопроектной среде;

- разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

- оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

- проведение анализа «что-если»;

- сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;

- планирование и контроль договорных обязательств;

- централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

- архитектуру «клиент-сервер». Она позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или нескольким центральным ПК («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем «клиент-сервер» используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;

- системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально-вычислительные сети и т.д.);

- портативные компьютеры;

- программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:

? обмен электронной почтой;

? документооборот;

? групповое планирование деятельности;

? участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;

? проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Internet/Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видео-информацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

Процесс принятия решения - процесс выбора оптимального (удовлетворительного) решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений - соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными функциями этих систем являются:

- сбор, передача и хранение данных;

- содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

- представление информации в форме, удобной для принятия решений;

- доведение принятых решений до исполнителей.

При разработке информационного обеспечения была рассмотрена структура информационных потоков компьютерной компании ТОО «SoftMaster». информационный система проект компьютер

Информацию о деятельности компьютерной фирмы клиент приобретает по рекомендациям постоянных клиентов, уже оценивших качество предоставляемых услуг компанией «SoftMaster»:

- продажа компьютеров, новых и бывших в употреблении;

- продажа компьютерных комплектующих, периферийных устройств, новых и бывших в употреблении;

- модернизация компьютеров;

- прием на реализацию компьютеров, комплектующих и оргтехнику;

- заправка картриджей.

В настоящий момент компания «SoftMaster» располагает такими видами рекламной продукции, как наружная реклама (вывеска на фасаде здания, график работы).

Можно сделать вывод, что информация о компании в целом и предоставляемых ею услугами поступает на рынок сбыта товаров и услуг в недостаточном объеме. Решается эта задача с помощью привлечения рекламы, «фирменного стиля» (корпоративной идентичности) - набора цветовых, графических и словесных констант, обеспечивающих визуальное и смысловое единство товаров и услуг, а также всей исходящей от компании информации, ее внутреннего и внешнего оформления.

Разработка и внедрение рекламного комплекса позволит клиенту узнать намного больше информации о компании и выполняемых ею услугах. Таким образом, потенциальные клиенты будут более широко проинформированы о деятельности компании с помощью дополнительных источников информации - газетно-журнальная продукция, рекламные установки, Интернет.

Внедрение рекламного комплекса позволит сформировать и поддержать благоприятный имидж компании, выделить ее среди конкурентов рынка, подчеркнуть индивидуальность.

Концептуальная модель показывает структуру и содержание основных подсистем и элементов разрабатываемого рекламного комплекса.

Концептуальная модель рекламного комплекса состоит из четырех составляющих: фирменный стиль, деловая документация, рекламная продукция (печатная продукция, сувенирная и имиджевая реклама, наружная реклама) и Интернет-ресурс (сайт) - Интернет-реклама.

Базовые элементы фирменного стиля:

- логотип - это оригинальное начертание или сокращенное наименование компании;

- фирменные шрифты подчеркивают различные особенности образа, вносят свой вклад в формирование фирменного стиля. Для проекта выбираются три шрифта - для заголовка, для основного текста, и для подчеркивания особо важного содержания текста;

- фирменный блок представляет собой традиционное, часто упоминаемое сочетание нескольких элементов фирменного стиля. Фирменный блок включает разработанный логотип и перечень услуг данной компании; разработанный логотип и контактную информацию о компании;

- слоган представляет собой постоянно используемый компанией оригинальный девиз;

- фирменный цвет делает элементы фирменного стиля более привлекательными, лучше запоминающимися, позволяет оказать сильное эмоциональное воздействие.

Деловая документация и рекламная продукция представлена текстовой и графической информацией с использованием базовых элементов фирменного стиля.

На сайте расположена информация компании, товаре и его характеристиках, также есть обратная связь с администратором сайта.

Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных функций. В случае системы управления проектами в качестве объекта автоматизации могут выступать функции разработки календарно-сетевого графика работ, отслеживания фактического выполнения работ и т.д. [1].

Внедрение информационной системы управления проектами включает:

- подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы в действие. Проводятся работы по организационной подготовке подразделений, участвующих в выполнении функций;

- подготовку персонала. Проводится обучение персонала и проверка его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами;

- комплектацию информационной системы программным обеспечением и техническими средствами;

- проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее доработку;

- проведение приемочных испытаний.

Наиболее типичные проблемы при внедрении информационных систем управления проектами состоят в том, что:

- верхний уровень управления не «хочет» видеть реальную картину проекта. Из информации о ходе выполнения проекта может следовать, что необходимо большее количество времени и ресурсов для выполнения работ, чем первоначально планировалось. С другой стороны, эта же информация требуется проект-менеджеру для соблюдения жестких ресурсных ограничений;

- верхний уровень управления может и не использовать программное обеспечение для планирования, бюджетирования и принятия решений. Персонал верхнего уровня управления в большей степени использует традиционные методы, или отказывается воспринимать реальное положение вещей. В результате разрабатываемые ими планы оказываются необоснованными и далекими от реальности;

- проект-менеджеры могут и не использовать ежедневно программное обеспечение для своих проектов. Они часто полагаются на другие методы и инструменты планирования из опыта предыдущих проектов;

- верхний уровень управления может несерьезно воспринимать потребность в обучении. Проведение тренинговых курсов являются одним из обязательных условий успешного внедрения, несмотря на то, что для каждого проекта требуется отдельный поход;

- использование распределенного программного обеспечения требует четко налаженной системы внутренних коммуникаций. Ответственные за распределение и использование ресурсов должны постоянно обмениваться информацией друг с другом.

Некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее:

- необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации;

- последовательное внедрение разработанных решений от «простого к сложному», от локальных к глобальным. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены;

- последовательное внедрение системы, начиная с небольших проектов и отделов организации. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и способные их освоить. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы и проекты в организации.

Список литературы

1. Мазур И.И. Управление проектами: учеб. пособие. М.: Омега-Л, 2005. 664 с.

Размещено на Allbest.ru