Автоматизация организаций путем внедрения систем электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВОРОНЕЖСКИЙ ИНСТИТУТ ВЫСОКИХ ТЕХНОЛОГИЙ - АНОО ВО

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Введение в информационные технологии»

на тему Автоматизация организаций путем внедрения систем электронного документооборота

Специальность/Направление 09.03.02 Информационные системы и технологии

Профиль подготовки «Информационные системы и технологии»



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

2. ПОДХОДЫ К ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ

3. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И РИСКИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

4. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ



ВВЕДЕНИЕ

Электронный документооборот имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Системы электронного документооборота облегчают работу, сокращают время, требующееся на оформление документов, и производят обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность.

Основные преимущества автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, экономия времени и средств, уменьшение затрат на многократные операции, устранение возможности возникновения противоречий, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации, быстрый способ получения информации.

Тема настоящей курсовой работы - «Автоматизация организаций путем внедрения систем электронного документооборота».

Цель работы - исследовать особенности работы и внедрения, а также перспективы развития системы электронного документооборота.

Исходя из цели работы, необходимо решить следующие задачи:

описать общие основные принципы функционирования информационных систем поддержки деятельности предприятий и организаций;

описать различные подходы к внедрению систем обеспечения электронного документооборота, организации системы электронной цифровой подписи и т.д.;

привести примеры архитектуры различных систем электронного документооборота;

проанализировать и описать основные проблемы внедрения систем электронного документооборота для различных предприятий и организаций;

сделать выводы о перспективах развития информационных технологий для обеспечения деятельности предприятий и организаций.

1. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

На современном этапе развития информационных технологий документационное обеспечение в различных организациях немыслимо без внедрения автоматизированных информационных систем. Такие системы являются не просто инновационными, они радикально меняют организацию принятия управленческих решений и не имеют аналогов в стандартном управлении информационными потоками. Информационные технологии в значительной степени увеличивают скорость организации и исполнения бизнес-процессов, а также повышают конкурентоспособность предприятий.

Сегодня руководители предприятий малого бизнеса хорошо понимают, что применение информационных технологий (ИТ) дает возможность не только упорядочивания документации, но также является мощным экономическим фактором. По данным аналитического агентства CNews Analytics, рынок ИТ за последние годы показал одну из самых высоких динамик роста в сегменте отечественной индустрии. Основной потребитель информационных систем - это, конечно же, малый и средний бизнес, а также государственный сектор, и именно потребность в применение ИТ стала главным фактором устойчивости данного рынка [6].

К сожалению, наша страна в сфере управления по средствам ИТ в значительной степени отстает от западноевропейских стран и США, из-за того, что работа по внедрению ИТ в области автоматизации работы предприятий активно ведется только в последнее пятилетие.

Первые информационные системы были максимально индивидуализированы и разрабатывались по месту необходимости на предприятиях. Такие системы, которые разрабатывались в самих организациях, как правило, не имели возможности масштабироваться, и изменить структуру процессов автоматизации было невозможно. Данная особенность приводила к невозможности дальнейшего развития таких систем. Цена подобных информационных систем была очень высока, и производственный документооборот по этой причине применяли только там, где внедрение ИТ давало возможность обеспечить большую экономию. В тех случаях, когда информация в рабочем процессе обрабатывалась в малых объемах, внедрение процессов автоматизации не имело место [5].

Российский рынок ИТ начал образовываться только в 1990-х гг., когда стали появляться первые универсальные информационные системы. Разработка специализированного программного обеспечения автоматизации была достаточно популярной, вследствие чего на российском рынке были представлены более двух десятков программных продуктов. Связано это было в первую очередь с тем, что в этой области практически полностью отсутствовала конкуренция относительно западных фирм, несмотря на большое количество предложений с их стороны. Дело в том, что в нашей стране сформировалась особенная методика работы с документацией, которая отличается от западной. Как правило, документооборот в России характеризуется строго вертикальным направлением, а на Западе - он стремится к горизонтальной структуре, когда документ должен попадать непосредственно к исполнителю, минуя его руководство. Кроме этого, западные системы были неспособны исполнять некоторые задачи управления, являющиеся необходимыми для традиционно российской системы управления, таких как: функции регистрационной системы, контроля исполнения, подготовки отчетов, документационного обеспечения работы коллегиальных органов и прочее.

В современном мире, который практически полностью подчинен компьютерам, информационные технологии являются необходимым элементом инфраструктуры любой компании. Благодаря их использованию, различные компании коммерческого направления, а также промышленные предприятия, значительно повышают эффективность своей деятельности.

Для разработчиков информационных систем задача поставлена довольно широко - системы должны уметь работать, как и с обычной корреспонденцией и различными документами организационно-распорядительного характера, так и с разнообразными документами внутреннего пользования, такими как справочная и проектная документация, различные договора, а также документы, регулирующие кадровую деятельность. Так же ИТ применяют и для решения задач прикладных, которые подразумевают взаимодействие с электронным документооборотом, таким, как управление в сфере взаимодействия с клиентами, обработка обращений и заявлений граждан, автоматизация работы сервисных служб и другое. Можно сказать, что практически любая информационная система является системой автоматизации делопроизводства, главной задачей которой есть обеспечение нормального функционирования и работы с электронными документами.

Основными пользователями ИС и их технологий выступают различные организации, независимо от масштаба деятельности и ее специфики.

Информационные технологии вообще и применение информационных систем в частности - являются решениями, которые предназначены, в основном, для организации управления информационными процессами малых и средних предприятий. Главная причина данного расслоения - это, прежде всего, высокая цена присутствия на этом рынке. Владение полноценными, качественными, безопасными информационными системами, обеспечение их средствами защиты, а также необходимость привлечения к процессу внедрения квалифицированного персонала, приводят к тому, что компании, пришедшие к необходимости получения таких средств управления вынуждены нести финансовые затраты, которые не могут себе позволить отдельные индивидуальные предприниматели. Таким образом, информационные системы стали инструментом модернизации системы управления в устойчивых компаниях малого и среднего бизнеса, а также и в крупных компаниях.

Расширение возможностей ИТ привело к автоматизации все большего количества документно-ориентированных процедур управления. В результате чего, все большее количество областей повседневной деятельности покрывались функционалом информационных систем автоматизации.

В настоящее время фактический стандарт современных ИС включает нижеприведенные области деятельности, а так же реализуемые функций:

Общее делопроизводство - включает обработку входящих документов и обращений, подготовку исходящей документации, внутреннюю и организационно-распорядительную документацию, а также контроль исполнения поручений.

Кадровое делопроизводство - охватывает регламентированную область частного документооборота, которая позволяет осуществлять поддержку таких процедур, как прием на работу, увольнение работников, направление работников в командировки, предоставление отпусков. Данные системы дают возможность ведения утвержденных форм кадрового делопроизводства, таких как [2]:

приказы о приёме работника на работу (ф. Т-1);

приказы о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а);

приказы о переводе работника на другую работу (ф. Т-5);

личные карточки работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС);

штатное расписание (ф. Т-3);

графики отпусков (ф. Т-7).

Архивное делопроизводство - является областью частного делопроизводства, которая завершает жизненный цикл документации и поддерживает процедуры:

формирования описей по утвержденным формам;

передачи дел на архивное хранение;

экспертизы ценности документации и дел в целом;

уничтожения документации и дел, которые не представляют ценности;

сдача документации на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархив);

коллегиальная работа - направление, позволяющее организовать автоматизацию документного обеспечения коллегиальных органов управления, таких как совещаний, советов директоров, заседаний, собраний акционеров и так далее. Также дает возможность производить подготовку, согласование и утверждение планов на день (плановая документация) и протоколов (результирующая документация);

управление взаимоотношениями с клиентами - функции CRM (cunsumer relationship management) сегодня в большей или меньшей степени имеют все ИС, за исключением самых старых, у пользователей которых, такой функционал не слишком востребован.

Всю совокупность ИС, которая представлена на рынке, можно с достаточной степенью условности классифицировать на две большие группы:

универсальные информационные системы;

приложения, предназначенные для автоматизации отдельных процессов.

Рассмотрим более подробно каждую из указанных групп систем.

Универсальные системы не привязывают к отдельным процессам. Данные системы предлагаются, чаще всего, в виде базовых пакетов, которые заказчик в каждом конкретном случае подстраивает под свои собственные, специфические нужды. В большинстве своем, западные поставщики программного обеспечения автоматизации ориентируются на разработку именно таких универсальных пакетов, которые имеют возможность расширять свои функции [3].

Отечественные производителя, наоборот, разрабатывают в основной своей массе программные продукты, нацеленные на автоматизацию специальных процессов, например, бухгалтерских приложений.

На мировом рынке сегодня имеет место тенденции к лидерству универсальных систем автоматизации, а для российского производителя характерен выпуск систем, автоматизирующих отдельные узконаправленные функции либо процессы с дальнейшей интеграцией в структуру информационной сети объекта.

Классификация информационных систем относительно разработчиков и применяемых систем управления базами данныхимеет следующий вид:

системы, которые разработаны российскими производителями на основе собственных СУБД;

системы, которые разработаны российскими разработчиками на основе СУБД «MS SQL/Oracle»;

русифицированные версии популярных западных систем автоматизации;

системы, которые разработаны российскими производителями по средствам технологии «IBM Notes».

Стоит отметить, что особенности программных продуктов автоматизации обуславливаются спецификой деятельности организации. Это является базой для автоматизации разнообразных областей делопроизводства. В данном случае выделяют следующие группы решений автоматизации:

системы маршрутизации;

электронные архивы документов;

системы делопроизводства;

комплексные системы управления документами;

системы документооборота.

Электронные архивы являются интегрированными в информационную систему организаций систематизированными каталогами корпоративной документации. Оцифровка бумажных версий документов в электронные производится с помощью различных методов, в том числе - методов поточного сканирования. Электронные архивы формируются непосредственно из хранилищ документации и систем поиска документов.

Функции систем маршрутизации состоят в непосредственной пересылке документации на рабочие места сотрудников, а так же сборе данных о текущем статусе и составе документации, осуществлении консолидации документации на момент завершения работы с ними. Кроме всего прочего, системы маршрутизации обеспечивают сотрудников средствами доступа к информационным ресурсам о действующем состоянии документов [4].

Системами делопроизводства являются автоматизированные системы, которые выполняют функции построения, а так еж контроля за исполнением документов в соответствии с действующей логикой делопроизводства в программном обеспечении. Другими словами, речь идет о формировании документации в потоковом режиме, а так же отслеживании жизненного цикла каждого из документов.

ИС дают возможность организации поддержки совместной работы с документации, включая процесс разработки маршрутов движения документации, а так же описание движения, определение круга лиц, которые причастны к работе с документацией и установку уровня их полномочий и прав.

Комплексные системы дают возможность реализации функции отдельных приложений и подсистем, они подразумевают комплексную автоматизацию деятельности организации, в которых функционируют.



2. ПОДХОДЫ К ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ

В современных условиях оценка эффективности функционирования информационных технологий становится обычной практикой, и информационные системы - не исключение.

В современном мире эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами, а также от надежности всей информационной составляющей в целом.

Именно поэтому в последнее время руководители многих предприятий все чаще ставят вопрос об усовершенствовании системы документооборота. Добиться данной задачи возможно с помощью его автоматизации.

На сегодняшний день автоматизированный документооборот не является новшеством. Часть организаций уже внедрила и пользуется системой электронного документооборота (СЭД). Однако большинство предприятий все еще оставляют документооборот в традиционной, бумажной форме.

Основной критерий при выборе формы делопроизводства - объем созданных и поступивших в организацию документов за определенный промежуток времени. Поэтому в компаниях, где структура департаментов является разветвленной и связана цепью различных документов, переход на электронный документооборот является очень важной задачей.

Чтобы сформировать точное представление о данном понятии, остановимся на нем подробнее. Электронный документооборот можно представить в виде единого механизма движения документов, которые созданы с использованием компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной цифровой подписью. При этом обрабатываются документы также с использованием электронных носителей.

В организации, где внедрена СЭД документ служит базовым инструментом управления. В подобных организациях нет просто приказов, поручений или решений. Есть документы, которые содержат эти самые решения, приказы и поручения. Таким образом, управление в организации полностью осуществляется через документы. Большинство задач, выполняющихся сотрудниками, также привязываются к документам.

СЭД может применяться в любой организации: как для небольшого предприятия, так и для огромного холдинга или корпорации с целой сетью филиалов. Некоторые компании начинают с автоматизации отдельных этапов документооборота, так как у СЭД имеется ряд существенных преимуществ:

Для начала следует отметить прозрачность бизнес-процессов. В электронной системе контроль над получением, исполнением и созданием документов осуществляется значительно проще и быстрее. С помощью этого руководство в любой момент может отслеживать бизнес-процессы организации.

Также с помощью электронного документооборота повышается исполнительская функция. Согласно статистическим данным значительная доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет руководителям осуществлять контроль за рабочими процессами, скоростью и качеством выполнения, а главное, за результатом работы.

Сокращается время на обработку и исполнение документов. С помощью электронного документооборота обеспечивается более быстрый поиск, создание, обработка и рассылка документов. Это достигается за счет автоматического составления сводок, реестров и отчетов, что в свою очередь, позволяет качественно и оперативно выполнять работу, и, как следствие, оптимизировать бизнес-процессы.

Повышается уровень конфиденциальности информации. У каждого сотрудника имеется та степень доступа и управления документами компании, которая соответствует с его полномочиями. Например, сотрудник может иметь право на чтение документа, может иметь возможность редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, также это могут быть полные права. Каждое действие протоколируется в компьютерной системе. А это означает, что в любой момент есть возможность посмотреть, кто из сотрудников вносил изменения в данные, работал с ними.

Для многих организаций проблема конфиденциальности информации является очень острой. Утрата каких-либо важных документов может повлечь миллионные убытки. В этом плане бумажные документы подвержены гораздо большему риску, так как они без проблем могут быть изъяты из папки, а вся информация будет передана на сторону. Внедрив в компании систему электронного документооборота, исключить полную утечку информации может и не удастся. Однако в данном случае будет возможность посмотреть, кто именно из работников и в какой момент пользовался этими документами.

С помощью СЭД оптимизируется схема обучения новых сотрудников, а также внедрения новых процессов в компании. Введение в работу новых положений и инструкций с использованием электронного документооборота происходит намного быстрее, чем отдельное информирование каждого сотрудника и его ознакомление с бумажными документами.

Повышается уровень корпоративной культуры. СЭД создает единое информационное пространство, в котором задействованы все или большинство структур компании. Это в свою очередь создает возможность вовлекать в корпоративные процессы практически каждого сотрудника.

При переходе компании на электронный документооборот решается проблема с адаптацией новых изменений на рынке международных стандартов. В случае появления таковых, организация, которая использует СЭД, может оперативно внести изменения под новый шаблон, повысив тем самым уровень своей конкурентоспособности на рынке.

Однако этот метод усовершенствования работы предприятия наравне с плюсами также имеет и свои недостатки.

Во-первых, серьезной проблемой является сохранность документов. В компьютер может проникнуть вирус, система сохранения документов может не сработать. Данная проблема может быть решена с помощью создания системы резервирования.

Еще одним возможным минусом внедрения СЭД может стать консервативность сотрудников, которые будут заняты в системе. При переходе на автоматизированный документооборот не всегда получается избежать и предупредить недовольство среди сотрудников, которые привыкли к ручному труду и обладают неполными знаниями об электронном документообороте.

Также система электронного документооборота придает большое значение грамотному вводу данных. В данном случае особенно важен человечески фактор, так как бесперебойное функционирование системы в дальнейшем будет зависеть от квалификации и качества работы персонала.

На этапе покупки и внедрения системы электронного документооборота руководство компании должно быть готово к финансовым затратам. Хотя в последствии данные затраты как правило компенсируются за счет сокращения затрат на работу с документацией и оптимизации бизнес-процессов.

Обмен электронными документами возможен далеко не со всеми контрагентами. Причиной этому является отсутствие единого информационного пространства. Вследствие чего многие компании вынуждены параллельно вести как бумажный, так и электронный обмен документами. Очевидным остается факт, что пересылка актов и договоров электронным способом значительно упрощает работу между заказчиком и клиентом в любом сегменте рынка.

Обязательный реквизит большинства документов, который придает им юридическую силу - это личная подпись. Юридическую силу электронного документа обычно подтверждают электронной подписью, которая, согласно 63-ФЗ может быть трех видов [1]:

Простая электронная подпись. Данный вид подписи создают с использованием паролей, кодов и прочих инструментов, которые идентифицируют автора подписанного документа. Криптографическая электронная подпись в данном случае не используется.

Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания этого вида подписи используются криптографические средства, что, в свою очередь, позволяет определить автора документа. Усиленная неквалифицированная подпись часто выступает аналогом документа с печатью.

Усиленная квалифицированная подпись может заменять бумажную документацию во всех случаях. Исключением служит ситуация где на законодательном уровне требуется наличие только документ на бумаге.

На сегодняшний день большая часть государств считает равноправными как бумажные документы с обычной подписью, так и электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.

Переход организации с бумажного документооборота на электронный должен быть грамотным и хорошо продуманным, так как от этого шага зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Чаще всего инициатором автоматизации процессов движения документов на предприятии выступает Генеральный Директор. Заинтересованность руководства в переходе на безбумажный документооборот играет большую роль, так как от этого во многом зависит успех данного проекта.

Обычно саму автоматизацию условно разделяют на две части: непосредственно процесс и отчет, то есть контроль за работой готового продукта. электронный документооборот подпись информационный

Если стоит задача не только внедрить электронный документооборот, но и преобразовать бизнес-процессы, то техническое задание необходимо формулировать вместе с менеджерами, которые ответственны за эти процессы. Только в случае привлечения их в союзники получится создать успешную версию электронного документооборота.

Процесс автоматизации можно разделить на несколько ключевых этапов:

Этап 1. Техническое задание. Для начала руководители проекта должны определиться с задачами, которые должны выполнять будущая система. Четко сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на втором этапе.

Этап 2. Выбор IT-решения. Для предприятия с небольшим документооборотом может быть достаточно использования электронной базы данных, например Access или Excel. То есть предприятиям небольшого масштаба не всегда обязательно заниматься глобальной перестройкой документооборота.

Руководители крупных предприятий, которые имеют региональные подразделения, желающие автоматизировать документооборот, напротив - должны быть готовы к дорогостоящему и долгому внедрению.

Этап 3. Описание бизнес-процессов. Перед началом внедрения документооборота необходимо изучить существующие в настоящее время бизнес-процессы предприятия. Именно на этом этапе ведущая роль отдается начальникам отделов, которые задействованы в автоматизации. Их основная задача - помочь описать путь документов и составить пошаговое протекание бизнес-процессов.

Этап 4. На данном этапе составляются сметы, календарные графики, списки необходимых ресурсов, разрабатывается общий план работ. При этом необходимо учитывать все существующие плюсы и минусы, которые появятся после автоматизации документооборота.

Этап 5. Реализация. На этом этапе происходит непосредственное внедрение электронного документооборота. Длительность этапа напрямую зависит от сложности структуры организации и бизнес-процессов, которые протекают в ней. Контроль и координация работ осуществляется руководителем проекта.

Этап 6. Завершение. На данном этапе происходит тестирование программы. Очень часто при тестировании выявляются пробелы автоматизации. Этот этап важен тем, что на нем еще есть возможность оперативно устранить возникшие проблемы.

Этап 7. Ввод проекта в эксплуатацию. Это может быть один из способов реализации, который применяется в начале использования системы:

Параллельная стратегия, то есть работа ведется по старой системе, но одновременно используются новые технологии. В процесс две системы - старая и новая постоянно сравниваются и как следствие, новая система постепенно адаптируется. Однако вследствие дублирования данных такой подход является наиболее затратным в трудовом и временном отношении.

Скачок - переход на использование новой системы производится моментально, то есть переходный процесс отсутствует. Данный метод является эффективным, однако, очень рискованным.

Запуск пилотного проекта - скачок происходит на одном участке. Данный подход отличается надежностью.

Последовательная автоматизация. Внедрение начинается с наиболее узких мест и постепенно в процессе начинают участвовать новые участки. При выборе такого подхода, как правило, затрачивается много времени, однако при этом отдача видна практически сразу.

На данном этапе, независимо от выбранной стратегии могут возникнуть сложности, связанные с консерватизмом сотрудников. Однако при грамотном подходе вероятность рисков можно значительно снизить.

Этап 8. Контроль за использованием системы. Основная цель на данном этапе - добиться постепенного использования программы на полную мощность. То есть программа должна стать реальным средством документооборота, а не оставаться набором файлов.

Еще одним важным моментом является то обстоятельство, что даже после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного использования электронного документооборота на предприятии.

Дальнейшее сопровождение системы обязательно должно включать в себя:

Поддержку системы в рабочем состоянии. Она может заключаться в консультативной помощи пользователям, устранении возникающих ошибок, резервном копировании данных;

Внесение коррективов в справочники системы, исходя из текущих изменений в организации;

Отслеживание изменений в законодательстве;

Изменение настроек в системе под новые требования работников.

3. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И РИСКИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

Система электронного документооборота позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях всех форм собственности, а также в государственных учреждениях. Однако внедрение СЭД - процесс сложный и многосторонний. Его эффективность зависит от многих факторов. Поэтому необходимо с самого начала взять под контроль все направления и этапы внедрения системы, подверженные рискам. Это позволит избежать увеличения финансовых и временных затрат в процессе реализации проекта. Очень важно получить планируемый результат в установленное время. В противном случае заказчик может быть разочарован в исполнителях, в эффективности новых технологий и оптимизации в целом. Таким образом, анализ и предотвращение возможных рисков становится первоочередной задачей.

Риски можно разделить на группы:

административные;

организационные;

субъективные;

технологические.

Данное деление условно, так как риски зачастую тесно связаны и взаимно обусловливают друг друга. Недооценка рисков на одном этапе может привести к нарушениям работы системы на другом. Чем раньше возник риск, тем более разрушительны в дальнейшем будут его последствия.

Рассмотрим более подробно каждую группу рисков и методы управления ими.

Административные риски:

Недостаточное внимание высшего руководства к проекту. Это может привести к пассивности линейных руководителей и рядовых сотрудников.

Загруженность занятых в проекте работников компании. Следствие данного риска - несоблюдение сроков реализации проекта.

Слабая вовлеченность в проект сотрудников. Чем выше активность персонала в проекте, тем выше вероятность, что нововведения будут отвечать ожиданиям коллектива и вызовут положительную реакцию.

Организационные риски включают:

Недостаточное планирование. Следствиями данного риска могут стать сбои в системе контроля выполнения работ и несоблюдение сроков реализации проекта.

Отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта. Следствия этих рисков: нет представления об ожидаемых результатах реализации проекта; не определено, какие показатели считать успешными. Если руководство компании не может сформулировать, на какой эффект от СЭД оно рассчитывает, то невозможно четко планировать проект. То есть нельзя, например, оценить необходимые ресурсы, обозначить этапы реализации.

Недооценка важности определенного этапа проекта -- например, обучения пользователей или (чаще всего) информационного обследования. А ведь именно информационное обследование помогает выявить наиболее проблемные зоны и ключевые точки проекта, определить участников и потребителей результатов, собрать материал для оценки сложности доработок и перспектив внедрения СЭД. Пренебрежение данным риском может повлечь за собой изменение требований к модели документооборота или функциональности системы на этапе внедрения - и придется возвращаться на этап формирования требований к проекту.

Несогласованность действий в процессе выполнения работ. Этот риск особенно высок в тех случаях, когда в проекте участвует несколько сторон - например, компания-заказчик, компания-исполнитель, соисполнители.

Отсутствие или неэффективное управление коммуникациями внутри проекта, недостаточное информирование сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах приводит к возникновению субъективных рисков.

Субъективные риски включают:

отсутствие навыков работы с компьютером;

недостаточный опыт работы с информацией в электронном виде;

резкое сопротивление нововведениям со стороны рядовых сотрудников и руководства компании.

Следует отметить, что эти риски наиболее сложно поддаются прогнозированию и управлению.

Появление субъективных рисков (в качестве субъекта здесь выступает, конечно, персонал оптимизируемого предприятия) может быть обусловлено следующими причинами:

нежелание обучаться новым методам работы, менять привычный образ действий;

стремление скрыть недостатки в работе, необоснованные временные потери, так как в процессе обследования и оптимизации деятельность сотрудников становится прозрачной и контролируемой;

попытки избежать штрафных санкций и штатных изменений, связанных с выявлением низкой эффективности труда.

Таким образом, прежде чем внедрять СЭД, необходимо организовать соответствующее обучение персонала.

Технологические риски включают:

Неготовность имеющейся в организации ИТ-инфраструктуры. Это приведет к низкой работоспособности системы, зависанию, сбоям, а длительная работа с документами за устаревшими мониторами будет утомительной и вредной для здоровья сотрудников.

Недостаточное исследование потребностей компании. При этом на стадии внедрения или эксплуатации может выясниться, что работа системы не соответствует ожиданиям: не поддерживаются необходимые сценарии работы, не выполняются нужные функции. Или, наоборот, система слишком сложна, но в реальной работе используется минимум возможностей.

Отсутствие нормативной базы. Неформализованные бизнес-процессы существенно затруднят внедрение СЭД, так как при отсутствии четких правил работы и единых регламентов документооборота невозможна эффективная эксплуатация системы.

Технологические риски могут существенно замедлить реализацию проекта, а также серьезно повлиять на ожидаемый результат. Более того, проект может быть остановлен.

Выше упоминалось, что риски могут взаимно обусловливать друг друга. Поэтому вопросы управления рисками актуальны на всех этапах внедрения и функционирования системы.



4. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

В последние годы стоимость труда постоянно растет в сравнении со стоимостью средств автоматизации. Повсеместно наблюдаемые тенденции к сокращению персонала и одновременному увеличению объемов работы (особенно в государственном секторе) приводят к тому, что только благодаря умелой автоматизации организации смогут выжить и справиться со своими обязанностями.

Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД-система должна быть модульной.

Наблюдается активный и достаточно быстрый перевод в электронный вид все большего числа видов документов (а то и целых отраслей). Появляются новые "денежные" области, такие как здравоохранение, где массовая автоматизация и информатизация началась всего несколько лет назад, а в 2018 г. в ряде регионов уже планируется внедрение электронных медицинских карт.

Достаточно быстро идет процесс вытеснения бумагоподобных документов структурированными документами (например, в формате XML), а также освоение коллективного использования различных баз данных. Как следствие, в СЭД-системы попадает лишь сравнительно небольшая часть всей корпоративной документированной информации, и снижается роль этих систем в деловой деятельности организации.

Самой революционной тенденцией для развития рынка является переход организаций от традиционного обмена неструктурированными бумажными или бумагоподобными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами.

Через 5-7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих.

За последние годы произошло смещение центра тяжести автоматизации с организационно-распорядительной документации на документы, непосредственно относящиеся к основной деловой деятельности (счета-фактуры, договора, первичные бухгалтерские документы). Эти массивы документов характеризуются, прежде всего, колоссальными объемами - одних только счетов-фактур создается примерно 18 млрд. штук в год.

Стоит отметить и быстро растущую роль хранилищ электронных документов и информации, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование (включая бизнес-аналитику, большие данные и т.д.). Растущие объемы информации требуют применения новых инструментов и масштабирования используемых систем.

С переходом на оказание государственных услуг и появлением таких систем, как СМЭВ и МЭДО, вопрос об интероперабельностиСЭД различных производителей перешел в практическую плоскость - как в плане оперативного обмена документами между системами, так и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему. Введение в российское законодательство положений, позволяющих использовать в деловой деятельности электронные счета-фактуры, подстегнуло интерес к налаживанию электронного взаимодействия уже между коммерческими организациями. Пришлось заняться, в частности, организацией роуминга между операторами электронного документооборота, и хотя определенные успехи в этом направлении есть, пока что данная проблема до конца не решена.

Обстоятельства складываются так, что в среднесрочной перспективе вероятен передел рынка СЭД-систем, особенно в его массовом нижнем сегменте.

Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами.

Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами.

Постепенно расхожие слова о том, что информация, знания - это топливо современной экономики, начнут соответствовать реальности. Появится массовый спрос на масштабируемые решения, способные хранить и анализировать разнообразную информацию, собранную за весь период деятельности организации. Коммерческие организации, подталкиваемые экономической заинтересованностью, будут все больше уходить от традиционного российского делопроизводства в сторону популярных на Западе методов ведения деловой деятельности, предусматривающих намного большую децентрализацию, делегирование полномочий, горизонтальные связи и аутсорсинг. Все это отразится и на требованиях к СЭД-системам.

Растущая роль СЭД как систем хранения знаний потребует значительно усилить их защищенность, катастрофоустойчивостьи возможности для резервного копирования и восстановления информации.

По ряду причин прогнозы о стремительном победном шествии облачных решений не оправдались, и в ближайшем будущем наиболее вероятно относительно спокойное, не взрывное расширение масштабов использования облаков. Можно также ожидать, что в ближайшем будущем станет популярна гибридная IT-модель, когда организации будут одновременно использовать как облачные ресурсы, так и интегрированные с ними (полностью или частично) собственные IT-инфраструктуры, в первую очередь, для хранения и обработки наиболее важной информации. К этому подталкивает необходимость сбалансировать требования к экономической эффективности, информационной безопасности и катастрофоустойчивости.

В перспективе можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся. В результате поставщикам придется разработать новые либо существенно переработать старые продукты, а часть ныне используемых систем уйдет с рынка.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что его эффективное функционирование всецело зависит от уровня автоматизации основных бизнес-процессов и оснащения компании информационными средствами.

В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы приоритетной задачей для любой организации является задача эффективного управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных решений и совершенствования технологии взаимодействий. Именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений во всех областях деятельности. Реализация этих условий возможна только в рамках автоматизации бизнес-процессов и использования автоматизированных электронных систем для решения задач.

По завершению настоящей курсовой работы на тему «Автоматизация организаций путем внедрения систем электронного документооборота», получены следующие результаты:

описаны общие основные принципы функционирования информационных систем поддержки деятельности предприятий и организаций;

описаны различные подходы к внедрению систем обеспечения электронного документооборота, организации системы электронной цифровой подписи и т.д.;

приведены примеры архитектуры различных систем электронного документооборота;

проанализированы и описаны основные проблемы внедрения систем электронного документооборота для различных предприятий и организаций;

сделаны выводы о перспективах развития информационных технологий для обеспечения деятельности предприятий и организаций.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ / СПС КонсультантПлюс

2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" / СПС КонсультантПлюс

3. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. /М.: Издательство Юрайт, 2018. - 542 с.

4. Корячко В. П., Таганов А. И. Процессы и задачи управления проектами информационных систем./М.: Горячая линия - Телеком, 2014. - 376 с.

5. Гвоздева В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы. / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 544 c.

6. РынокИТ: итоги 2017 / CNews Analytics, 2018 - (http://www.cnews.ru/)

Размещено на Allbest.ru