Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. MS Access: основные характеристики, структура, команды

1.1 MS Access: основные характеристики

1.2 Структура MS Access

1.3 Команды MS Access

2. Этапы разработки программы

2.1 Концептуальное проектирование

2.2 Логическое проектирование

2.3 Физическое проектирование

2.4 Проектирование транзакций

3. Руководство пользователя

Введение

В последние годы на первый план выдвигается новая отрасль - информационная индустрия, связанная с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Эта индустрия тесно связана с развитием компьютерных технологий.

Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству.

В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации. Возникло большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения. Для решения подобных проблем применяются автоматизированные базы данных. Они стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем - от отрасли до отдельного предприятия.

Актуальностью этой темы является то, что на сегодняшний день имеется огромное количество обучающих ресурсов. Из этого следует, что целью данной квалификационной работы является создание макета базы данных для ознакомления пользователей с обучающими ресурсами. В итоге должен быть создан такой макет, в котором располагаются всё компоненты для удобного поиска интересующих ресурсов.

Работа состоит из введения, четырех глав, заключения и списка используемых источников. Темой первой главы является, непосредственно, характеристики, структура и команды MS ACCESS. Во второй главе мы рассмотрим этапы разработки программы. В третьей главе изучим руководство пользователя.

1. MS Access: основные характеристики, структура, команды

1.1 MS Access: основные характеристики

база данные access

Базы данных -- это инструмент для сбора и структурирования информации. В базе могут храниться данные о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных изначально представляют собой небольшой список в текстовом редакторе или электронной таблице. По мере увеличения объема данных в списке постепенно появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать подмножества данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Элементы базы данных Access:

1) Таблицы

2) Формы

3) Отчеты

4) Запросы

5) Макросы

6) Модули

Таблицы.

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу -- и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием "Сотрудники" в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле -- отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.

Формы.

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть "Форма клиента", в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Отчеты.

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например "Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?" или "В каких городах живут наши клиенты?" Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Запросы.

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций -- находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые "обновляемые" запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.

С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.

Макросы.

Макросы в Access -- это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Модули.

Подобно макросам, модули -- это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом.

1.2 Структура MS access

Знакомство с таблицами, формами, запросами и прочими объектами базы данных облегчает выполнение самых разных задач, таких как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.

Файл (таблица) представляет собой набор данных о том, или ином предмете или объекте. Данные в таблице (файле) хранятся в виде столбцов (полей) и строк (записей). Все данные в таблице должны относиться к объектам одного типа и только к ним.

Поле файла (таблицы) определяет род сведений о предмете.

Записью является набор сведений о человеке, предмете или событии. Каждая запись в таблице содержит один и тот же набор полей и каждое поле одного и того же рода сведения о предмете.

Схема 1 - Структура Базы Данных

Модель данных

Существует три основных модели хранения данных:

Иерархическая модель базы данных - использует древовидную структуру для работы с данными. Доступ к данным начинается с поиска по общим категориям и идет по пути дальнейшей детализации категорий, пока не будет получена необходимая информация.

Пример: Организация файловой системы.

Сетевая модель базы данных - в ней все данные считаются потенциально взаимосвязанными.

Реляционная модель использует табличный способ хранения данных. Реляционная база данных может состоять из нескольких раздельных файлов (таблиц). Каждый из них представляет собой организованное собрание связанных записей. Каждая запись состоит из набора данных, каждый элемент которых представляет собой поле.

Система управления базами данных Access

Сама по себе база данных является хранилищем данных. Для того, чтобы извлечь нужную информацию из базы данных или внести новые сведения необходимо специальное программное обеспечение, которое называется Системой Управления Базами Данных (СУБД).

СУБД представляет собой программу, которая позволяет создать новую базу данных, открыть существующую, просмотреть записи, выбрать необходимую информацию по условию, удалить запись и т. д. Управление производится с помощью меню или специальных команд в командном окне. С помощью специальных средств, предоставляемых СУБД, можно создать свою программу, которая будет автоматически осуществлять определенные операции с конкретной базой данных.

Все СУБД хранят базу данных в файлах своего формата. Чтобы это подчеркнуть, используются специальные расширения файла. Поэтому, база данных, созданная с помощью одной СУБД, может не работать с другой. Например:

Программа Microsoft Access - одна из наиболее распространенных в нашей стране систем управления базами данных (файл базы данных имеет расширение .mdb).

В нашей стране также распространены системы управления базами данных: Visual FoxPro, Clipper, Paradox, Oracle,Microsoft SQL Server. Эти системы имеют англоязычный интерфейс, и одно из основных преимуществ Microsoft Access - это интерфейс с пользователем на русском языке.

Почти для каждого объекта в Access существуют «Мастера», которые на основе готовых шаблонов (заготовок) создают нужный элемент. Использование «Мастеров» существенно сокращает срок разработки базы данных и освобождает пользователя от рутинной работы. Однако объект, созданный с помощью «Мастера» редко удовлетворяет пользователя, и его приходится дорабатывать «вручную».

1.3 Команды MS access

MS Access - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой.

Для запуска MS Access можно использовать меню Пуск системы Windows и с помощью мыши выбрать команду. Программы, а затем Microsoft Access, в случае отсутствия Microsoft Access в меню Программы выберите Microsoft Officeи в его подменю найдите Microsoft Access.

После запуска MS Access на экране появляется окно диалога Access с наименованием «Microsoft Access» в строке заголовка. В этом окне следует выбрать один из трех предлагаемых параметров: открытие существующей базы данных, создание новой базы данных и создание базы данных с помощью Мастера.

Для создания пустой базы данных выберите параметр»Новая база данных» и в открывшемся окне диалога «Файл новой базы данных»:

1. Выберите из раскрывающегося списка «Папка» папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных, а в поле "Имя файла" введите имя базы данных.

2. Нажмите кнопку «Создать».

После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием «Microsoft Access» в строке заголовка. Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено, минимизировано до пиктограммы или закрыто.

Главное окно MS Access содержит строку меню, панель инструментов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна базы данных приводит к закрытию самой БД.

Через меню Файл можно открыть имеющуюся базу данных или создать новую базу данных.

В строке меню, находящейся в верхней части экрана содержится меню текущего окна. Задать команду можно как с помощью мыши (выбрав имя соответствующего меню и в нем строку с нужной командой), так и с клавиатуры (нажав клавишу ALT и клавишу буквы, подчеркнутой в нужном пункте меню).

Под строкой меню располагается панель инструментов, состав набора кнопок которой зависит от назначения конкретной панели инструментов. Каждому режиму работы соответствует собственная панель инструментов. После запуска Microsoft Access появляется панель инструментов базы данных. Для того чтобы выбрать другую, необходимую для работы панель инструментов, воспользуйтесь командой «Панели инструментов» (меню «Вид»), либо установите указатель мыши в область панели инструментов и нажав правую кнопку мыши выберите команду «Настройка».

Строка состояния расположена внизу Access-окна. В ней появляются сообщения о ходе выполнения команд и текущем состоянии системы. Когда система готова выполнить команду пользователя, в этой строке присутствует сообщение «Готово». Если будет выделена какая-то команда или опция, то вместо сообщения о готовности появляется короткий пояснительный текст, разъясняющий назначение выбранного элемента.

Окно базы данных состоит из шести вкладок. В этом окне осуществляются все операции обработки входящих в базу объектов. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. При создании новой базы данных список объектов в каждой вкладке пуст.

Рисунок 1 - Окно базы данных

2. Этапы разработки программы

Проектирование базы данных проходит в три этапа.

Концептуальное (инфологическое) проектирование - построение семантической модели предметной области, то есть информационной модели наиболее высокого уровня абстракции. Такая модель создаётся без ориентации на какую - либо конкретную СУБД и модель данных. Термины "семантическая модель", "концептуальная модель" и "инфологическая модель" являются синонимами. Кроме того, в этом контексте равноправно могут использоваться слова "модель базы данных" и "модель предметной области" (например, "концептуальная модель базы данных" и "концептуальная модель предметной области"), поскольку такая модель является как образом реальности, так и образом проектируемой базы данных для этой реальности.

Конкретный вид и содержание концептуальной модели базы данных определяется выбранным для этого формальным аппаратом. Обычно используются графические нотации, подобные ER-диаграммам.

Чаще всего концептуальная модель базы данных включает в себя:

описание информационных объектов, или понятий предметной области и связей между ними.

описание ограничений целостности, т.е. требований к допустимым значениям данных и к связям между ними.

Логическое проектирование - создание схемы базы данных на основе конкретной модели данных, например, реляционной модели данных. Для реляционной модели данных модель - набор схем отношений, обычно с указанием первичных ключей, а также "связей" между отношениями, представляющих собой внешние ключи.

Преобразование концептуальной модели в логическую модель, как правило, осуществляется по формальным правилам. Этот этап может быть в значительной степени автоматизирован.

На этапе логического проектирования учитывается специфика конкретной модели данных, но может не учитываться специфика конкретной СУБД.

Физическое проектирование - создание схемы базы данных для конкретной СУБД. Специфика конкретной СУБД может включать в себя ограничения на именование объектов базы данных, ограничения на поддерживаемые типы данных и т.п. Кроме того, специфика конкретной СУБД при физическом проектировании включает выбор решений, связанных с физической средой хранения данных (выбор методов управления дисковой памятью, разделение БД по файлам и устройствам, методов доступа к данным), создание индексов и т.д.

2.1 Концептуальное проектирование

Первая фаза процесса проектирования базы данных заключается в создании для анализируемой части предприятия концептуальной модели данных. Построение ее осуществляется в определенном порядке: в начале создаются подробные модели пользовательских представлений данных; затем они интегрируются в концептуальную модель данных. Концептуальное проектирование приводит к созданию концептуальной схемы базы данных.

Существует два основных подхода к проектированию систем баз данных: "нисходящий" и "восходящий".

При восходящем подходе, который применяется для проектирования простых баз данных с относительно небольшим количеством атрибутов, работа начинается с самого нижнего уровня -- уровня определения атрибутов, которые на основе анализа существующих между ними связей группируются в отношения. Полученные отношения в дальнейшем подвергаются процессу нормализации, который приводит к созданию нормализованных взаимосвязанных таблиц, основанных на функциональных зависимостях между атрибутами.

Проектирование сложных баз данных с большим количеством атрибутов, поскольку установить среди атрибутов все существующие функциональные зависимости довольно затруднительно, осуществляется использованием нисходящего подхода. Начинается этот подход с разработки моделей данных, которые содержат несколько высокоуровневых сущностей и связей, затем работа продолжается в виде серии нисходящих уточнений низкоуровневых сущностей, связей и относящихся к ним атрибутов.

Нисходящий подход демонстрируется в концепции модели «сущность - связь»-- самой популярной технологии высокоуровневого моделирования данных, предложенной П. Ченом.

Модель "сущность--связь" относится к семантическим моделям. Семантическое моделирование данных, связанное со смысловым содержанием данных, независимо от их представления в ЭВМ, изначально возникло с целью повышения эффективности и точности проектирования баз данных. Методы семантического моделирования оказались применимы ко многим пользовательским проблемам и легко преобразуемы в сетевые, иерархические и реляционные модели.

Помимо "нисходящего" и "восходящего" подходов, для проектирования баз данных могут применяться другие подходы, являющиеся некоторыми комбинациями указанных.

В построении общей концептуальной модели данных выделяют ряд этапов.

- Выделение локальных представлений, соответствующих обычно относительно независимым данным. Каждое такое представление проектируется как подзадача.

- Формулирование объектов, описывающих локальную предметную область проектируемой БД, и описание атрибутов, составляющих структуру каждого объекта.

- Выделение ключевых атрибутов.

- Спецификация связей между объектами. Удаление избыточных связей.

- Анализ и добавление не ключевых атрибутов.

- Объединение локальных представлений.

Построение концептуальной модели данных осуществляется на основе анализа описания предметной области на естественном языке, сделанного конечным пользователем. В процессе разработки концептуальная модель данных постоянно подвергается тестированию и проверке на соответствие требованиям пользователей. Созданная концептуальная модель данных предприятия является источником информации для фазы логического проектирования базы данных.

2.2 Логическое проектирование

Цель второй фазы проектирования базы данных состоит в создании логической модели данных для исследуемой части предприятия.

Логическая модель, отражающая особенности представления о функционировании предприятия одновременно многих типов пользователей, называется глобальной логической моделью данных. Для создания глобальной логической модели данных предприятия можно выбрать один из двух основных подходов -- централизованный подход или подход на основе интеграции представлений.

Отправным моментом при централизованном подходе, который применим только для не слишком сложных баз данных, является образование единого списка требований путем объединения требований всех типов пользователей.

При использовании метода интеграции представлений осуществляется слияние отдельных локальных логических моделей данных, отражающих предоставления разных групп пользователей, в единую глобальную логическую модель данных всего предприятия.

В дальнейшем процесс проектирования БД должен опираться на определенную модель данных (реляционная, сетевая, иерархическая), которая определяется типом предполагаемой для реализации информационной системы СУБД. После чего сама концептуальная модель данных уточняется и преобразуется в логическую модель данных.

В процессе разработки логическая модель данных должна постоянно подвергаться проверке как на соответствие требованиям пользователей, так и на отсутствие избыточности данных, способной вызвать в будущем аномалии обновления.

Построенная логическая модель данных в дальнейшем будет востребована на этапе физического проектирования, а также на этапе эксплуатации и сопровождения уже готовой системы, позволяя наглядно представить любые вносимые в базу данных изменения.

На этом шаге желательно создание следующих документов:

- набора подсхем;

- спецификаций для физического проектирования приложений;

- руководства по разработке программ (интерфейсы с пользователем и межпрограммные интерфейсы);

- руководства по сопровождению БД.

Концептуальное и логическое проектирование -- это итеративные процессы, которые включают в себя ряд уточнений, продолжающиеся до тех пор, пока не будет подучен наиболее соответствующий структуре предприятия продукт.

2.3 Физическое проектирование

Целью проектирования на данном этапе является создание описания СУБД-ориентированной модели БД. Следует учитывать, что на этой стадии разработки возможны возвраты на более ранние этапы ЖЦБД. Например, решения, принимаемые на этапе физического проектирования с целью повышения производительности системы, могут привести к необходимости внести изменения в структуру логической модели данных.

Действия, выполняемые на этом этапе, слишком специфичны для различных моделей данных, поэтому их сложно обобщить. Остановимся на реляционной модели данных. В этом случае под физическим проектированием подразумевается:

- создание описания набора реляционных таблиц и ограничений для них на основе информации, представленной в глобальной логической модели данных;

- определение конкретных структур хранения данных и методов доступа к ним, обеспечивающих оптимальную производительность системы с базой данных;

- разработка средств защиты создаваемой системы.

2.4 Проектирование транзакций

Транзакции представляют некоторые события реального мира. Все транзакции должны обращаться к базе данных с той целью, чтобы хранимые в ней данные всегда гарантированно соответствовали текущей ситуации в реальном мире.

Транзакция может состоять из нескольких операций, однако с точки зрения пользователя эти операции представляют собой единое целое, переводящее базу данных из одного непротиворечивого состояния в другое. Реализация транзакций опирается на тот факт, что СУБД способна обеспечивать сохранность внесенных во время транзакции изменений в БД и непротиворечивость базы данных даже в случае возникновения сбоя. Для незавершенной транзакции СУБД гарантирует отмену всех внесенных ею изменений.

Проектирование транзакций заключается в определении:

- данных, которые используются транзакцией;

- функциональных характеристик транзакции;

- выходных данных, формируемых транзакцией;

- степени важности и интенсивности использования транзакции.

Существует три основных типа транзакций: извлечения, обновления и смешанные транзакции.

Транзакции извлечения используются для выборки некоторых данных с целью отображения их на экране или помещения в отчет.

Транзакции обновления используются для вставки новых, удаления старых или коррекции существующих записей базы данных.

Смешанные транзакции включают как операции извлечения, так и операции обновления данных.

Транзакции могут представлять собой сложные операции, которые раскладываются на несколько более простых операций, каждая из которых представляет собой отдельную транзакцию.

Проектирование пользовательского интерфейса

Пользовательский интерфейс приложений базы данных является одним из важнейших компонентов системы. Интерфейс должен быть удобным и обеспечивать все функциональные возможности, предусмотренные в спецификациях требований пользователей.

Специалисты рекомендуют при проектировании пользовательского интерфейса использовать следующие основные элементы и их характеристики:

- содержательное название;

- ясные и понятные инструкции;

- логически обоснованные группировки и последовательности полей;

- визуально привлекательный вид окна формы или поля отчета;

- легко узнаваемые названия полей;

- согласованную терминологию и сокращения;

- согласованное использование цветов;

- визуальное выделение пространства и границ полей ввода данных;

- удобные средства перемещения курсора;

- средства исправления отдельных ошибочных символов и целых полей;

- средства вывода сообщений об ошибках при вводе недопустимых значений;

- особое выделение необязательных для ввода полей;

- средства вывода пояснительных сообщений с описанием полей;

- средства вывода сообщения об окончании заполнения формы.

3. Руководство пользователя

База данных предназначена для детей среднего и старшего школьного возраста, а также для учителей. В базе данных должны храниться источники образовательных ресурсов, которые можно пополнять.

Работа с базой данных подразумевает следующие возможности:

- Получение сведений о том или ином ресурсе.

- Возможность вносить новые источники образовательных ресурсов.

- Переходить по гиперссылкам, с адресами ресурсов.

Обозначение используемых кнопок:

1) Перейти к предыдущей записи

2) Добавить запись

3) Перейти к следующей записи

4) Найти запись

5) Закрыть форму

Начало работы с базой данных.

Работа начинается с того, что при запуске базы данных, будет открыта главная кнопочная форма:



Рисунок 2-Главная кнопочная форма

Для перехода по любому из предложенных разделов, нажмите на знак квадрата рядом с одним из вариантов.

Допустим, мы перешли по первой записи, после нажатия кнопки появится следующая страница:

Рисунок 3- Кнопочная форма

В этой вкладке нам предлагается выбрать один из двух вариантов, выберем первый и перейдем на форму:

В этой форме располагается некоторый перечень обучающих ресурсов, в которой мы можем узнать название какого-либо ресурса и его содержание. Вверху экрана предоставлен ряд кнопок, которые помогают в быстром поиске какой-либо записи, значения кнопок описаны выше.

Чтобы закрыть форму, нажимаем на кнопку «дверь» в верхней части экрана, в итоге мы снова окажемся на кнопочной форме «Название ресурсов». Чтобы вернуться к главной кнопочной форме, нужно выбрать второй вариант и кликнуть по нему.

Рисунок 4- Форма «Название ресурсов»

Перейдем на форму «Интернет-источники»:

Рисунок 5-Кнопочная форма

Нажмем на вкладку «Перейти к источникам», нам откроется форма:

Рисунок 6-Форма «Содержание и интернет-источники»

Размещено на Allbest.ru