15

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проектирование нормативно-справочной информации

Характеристика нормативно-справочной информации

Эффективное функционирование АЭИС требует создания системы нормативно-справочной информации (НСИ), которая должна регулярно обновляться при изменении любых элементов производственной системы.

При организации нормативного хозяйства должны учитываться следующие требования: максимальная унификация исходной информации; применение единой системы классификации и кодирования информации; возможность внесения изменений в соответствии с изменяющимися условиями производства при обеспечении точности и достоверности всех показателей.

Система НСИ в АЭИС включает в себя нормы, нормативы и методы внесения в них изменений, классификаторы, методы унификации документации, хранения и поиска информации. Система нормативного хозяйства должна обеспечивать единство параметров при решении различных задач и подсистем.

Общая характеристика информации. Вся информация, циркулирующая в АЭИС, по длительности функционирования подразделяется на переменную и постоянную 26.

Переменная информация отражает свойства и количественные характеристики каждой хозяйственной операции, факта или явления. Значение реквизитов-признаков и оснований показателей переменной информации меняется каждый раз при формировании информационных сообщений о производственном или хозяйственном процессах. Массивы переменных данных, полученные в результате записи переменной информации на машинных носителях, используются в одном цикле решения задачи, после чего она не сохраняется (исключение составляет накопление данных).

Постоянная информация характеризует определенные свойства объектов планирования и учета, и остается неизменной на протяжении длительного периода времени, соизмеримого с несколькими циклами решения задачи (комплекса задач), в которой она используется. Это, например, данные о предприятии. Здесь постоянная информация содержит сведения нормативного, справочного и директивного характера, а также другие редко меняющиеся сведения.

Постоянная информация образуется по принципу выделения из исходных информационных сообщений условно-постоянных реквизитов при сохранении экономического смысла данных информационных сообщений. Критерием отнесения показателя к категории постоянных является коэффициент стабильности определяемый следующим образом:

Кt = Мн/ Мо

где t - заданный интервал времени (t_l, t₂), причем t =t₂-t₁; М_о - количество значений (записей массива) показателя на начало рассматриваемого периода времени t_l; М_н - число значений показателей (записей в массиве), оставшихся неизменными на всем временной интервале (t_l, t₂). При К > 0,6 и при t равном одному году, экономические показатели считаются стабильными.

Необходимо также учитывать активность показателя при обработке данных. Так, если показатель и образуемый на его базе массив активен, то коэффициент стабильности может превышать рекомендуемое значение. В связи с этим данная формула принимает следующий уточненный вид (при этом берется количество неизменных показателей относительно одного периода использования постоянного массива):

М_н = М_o - М_и / Т,

где М_{и -} количество позиций, изменяемых в постоянной массиве в течении года; Т - количество периодов на протяжении года. Например, если массив используется два раза в месяц, то Т = 24, раз в месяц, - то Т = 12.

Нормативно-справочная информация относится к постоянной и содержат сведения нормативного и справочного характера.

Нормативно-справочная информация. Эффективное функционирование информационной системы требует создания системы нормативно-справочной информации (НСИ), которая должна регулярно обновляться при изменении любых элементов системы.

Нормативно-справочная информация - это система научно и технически обоснованных нормативов, характеризующих количественную меру различных элементов производства.

Нормативно-справочная информация - это комплекс сведений о различного рода нормах, нормативах и относящихся к ним справочных данных, классификаторов технико-экономической информации, а также методы внесения в них изменений.

Норматив - это количественная и качественная характеристика объекта управление.

Норма - это первичный для данной системы количественный норматив.

Справочник - это перечень данных, характеризующих состояние объекта на определенный период времени и позволяющий выделить данный объект из множества других.

Нормативно-справочная информация может быть охарактеризована с различных позиций:

· по степени стабильности НСИ относится к постоянной информации;

· с точки зрения последовательности обработки и использования в процессе решения определенного круга задач НСИ может быть первичной или производной. Под первичной понимаются такие нормативы, которые заносятся на машинные носители непосредственно с документов; под производными - нормативы, полученные расчетным или логическим путем в результате обработки первичных или других производных нормативов.

Структура нормативно-справочной информации

С точки зрения основного назначения и использования первичной НСИ, ее можно разделить на нормативную, справочную, расценочную, плановую и учетно-отчетную18.

Нормативная информация характеризует удельные нормы и нормативы затрат материальных и трудовых ресурсов в единицу времени, на единицу продукции, определенный технологический процесс и т.п. Материальные нормативы определяют расходы сырья и материалов на изготовление продукции. Трудовые нормативы устанавливают затраты труда (времени) на выполнение определенных технологических операций (норма выработки на одного работающего). Нормативная информация включает в себя такие показатели, как норма сменности, запасов сырья и готовой продукции, нормативы незавершенного производства, оборотных средств и т.д.

Нормативная информация - основа для производства плановых расчетов. В процессе развития производства (внедрения новой техники и технологии, изменения технологии производства работ), нормативные показатели изменяются, однако, в течениеи длительного периода времени, нормативная информация остается неизменной, что позволяет фиксировать ее на машинные носители для многократного использования при проведении различных расчетов.

Справочная информация характеризует параметры объекта управления, элементов материально-технической структуры производства и предметов труда. Сюда относится информация, с помощью которой облегчается вычисление данных в различных задачах. Справочная информация включает в себя показатели, устанавливающие связь между разными участками учета, формами отчетности и учетными номенклатурами. В целом ряде случаев справочная информация является основанием для производства разного рода расчетов по труду и заработной плате (величина налогов для каждой облагаемой суммы, тарифные ставки, удержания из заработной платы и т.д.).

Расценочная информация характеризует установленные в определенном порядке цены и расценки за сырье, материалы, продукцию, выполняемые работы и т.д. Это информация при образовании нормативно - справочной информации формируется либо вместе со справочной (например, ставки, оклады, цены), либо вместе с нормативной информацией (например, пооперационные расценки).

Плановая информация характеризует планируемые показатели по выпуску продукции, получению и расходованию необходимых ресурсов, отгрузке готовой продукции, показателям производственно-хозяйственной деятельности (сметные расчеты, уровень рентабельности и т.д.). Плановая информация в течение определенного планового периода (год, квартал, месяц и т.д.) остается постоянной. Периодические изменения производится в соответствии с установленной системой планирования, изменением производственно-хозяйственной ситуации.

Учетно-отчетная информация характеризует фактические результаты производственно-хозяйственной деятельности за определенный календарный период времени. При организации системы нормативно-справочной информации используется та часть учетно-отчетной информации, которая практически является постоянной в течение отчетного времени и многократно используется для текущего учета. К этому виду относится информация по учету основных фондов, малоценных, быстроизнашиваемых предметов, наличного состава и т.п.

Нормативно-справочная информация любого вида может участвовать в решении либо одной, либо целого ряда задач. Так, разные задачи в системе решаются с разной периодичностью. Исходя из этого, частота использования различных видов НСИ также различна.

Для задач, решаемых в различных функциональных подсистемах, порой требуется НСИ, содержится в различных массивах. В данном случае производится формирование промежуточных массивов НСИ, которые, в частности могут создаваться по различным признакам. Например, их можно создавать для решения задач, требующих общих нормативов.

При организации системы нормативно-справочной информации АЭИС должны быть разработаны рациональные формы документов для записи первичных данных, разрабатываемые на основе постановки задач АЭИС, определяющих увязку входных и выходных реквизитов с реквизитами НСИ.

В условиях функционирования АЭИС требуется преобразование нормативных данных на машинные носители. Представление НСИ как в документах, так и на машинных носителях, вызывает необходимость разработки единых форм документов НСИ с целью обеспечения полноты сведений и исключения бессистемного получения различных кодов и признаков.

К формам документов НСИ предъявляются следующие требования:

· должен содержать минимальное количество данных, необходимых для решения задач;

· зафиксированная в документе информация должна быть легко обозримой для понимания и пользования;

· информация должна располагаться в соответствии со схемой ее переноса на машинные носители;

· документ должен быть полным и комплектным.

Количества документов НСИ для решения комплекса задач определенной подсистемы должно быть как можно меньше.

Использование НСИ в АЭИС требует индексации этих документов (массивов). Индекс документа должен включать в себя наименование (вид) документа, а также порядковый (регистрационный) номер по спецификации.

В условиях функционирования информационной системы нормативно - справочная информация на машинных носителях составляет основу общего информационного банка. Высокий уровень, постоянства, большой удельный вес (до 60-70% от общего объема управленческой информации), многократность использования нормативно - справочных данных - основные факторы, определяющие возможность и необходимость выделения массивов НСИ в рамках информационной базы. Благодаря этому, сокращается объем хранимой информации, исключаются необоснованное дублирование и многократный ввод НСИ, существенно упрощается процесс создания и ведения массивов НСИ.

Подходы к организации массивов НСИ. В зависимости от степени интеграции информации различают локальный и общесистемный подход к формированию и использованию массивов НСИ 26.

Локальный подход характеризуется тем, что массивы НСИ создаются и могут быть доступными только для решения соответствующей задачи (комплекса задач). Выделение НСИ в рамках одной задачи АЭИС не реализует всех преимуществ создания НСИ.

Общесистемный подход предполагает централизованное формирование, ведениe и использование массивов НСИ для всех задач, входящих в систему обработки информации.

Состав работ по организации нормативно-справочной информации

При организации системы нормативно-справочной информации должны учитываться следующие требования: максимальная унификация исходной информации; применение единой системы классификации и кодирования информации; возможность внесения изменений в соответствии с изменяющимися условиями производства при обеспечении точности и достоверности всех показателей.

нормативная справочная информация переменная постоянная

Система нормативно-справочной информации в АЭИС включает в себя нормы, нормативы и методы внесения в них изменений, классификаторы, методы унификации документации, хранения и поиска информации. Система должна обеспечивать единство параметров при решении различных задач и подсистем.

Организация НСИ требует решения следующих задач:

· определение состава НСИ и разработка недостающих нормативных и справочных данных;

· выбор способов кодирования и разработки классификаторов НСИ;

· разработка рациональных форм документов для записи первичных данных;

· выбор носителей и разработка способов представления НСИ в системе;

· разработка методов внесения изменений (корректировки НСИ);

· разработка способов хранения и использования НСИ;

· разработка соответствующего программного обеспечения.

Определение состава всех нормативно-справочных данных, необходимых для решения задач производится в два этапа: на предпроектной стадии устанавливается общий состав НСИ, на стадии постановок задач осуществляется их уточнение. При этом определяются все массивы НСИ, необходимые для решения задач АЭИС.

Массивы информации создаются на магнитных носителях, создание и корректировка которых производятся с помощью специальных программ.

Технология проектирования нормативно-справочной информации

Технологическая сеть проектирования НСИ представлена на рис. 1, компоненты ее проектирования в табл. 1.

1. В технологической операции проектирования с преобразователем П.1 - "Определение и формирование перечня массивов НСИ" для каждого выделяемого массива рассчитывается коэффициент стабильности. Исходные данные для этого расчета берутся из материалов, полученных при проведении технико-экономического обследования, постановок задач.

2. В технологической операции проектирования с преобразователем П.2 - "Определение структуры записи массивов НСИ" для каждого массива НСИ (из перечня Д.1. З.) определяется структура записи, включающая реквизитный состав и последовательность следования значений реквизитов с учетом используемых машинных носителей, описанных в универсуме U.2. l "Описание машинных носителей".

3. В технологической операции проектирования с преобразователем П.3 - "Выбор технологического процесса создания НСИ" для каждого массива НСИ выбирается технологический процесс его создания (Д.3.2), включая операции сбора, перенесения на машинные носители, контроля ввода в память ЭВМ, логического контроля, компоновки массива, сортировки и проверки на достоверность полученного массива НСИ. Технологический процесс выбирается из описания типовых процессов обработки данных (универсума U.3.1) на основании структуры этого массива (Д.2.1), используемого комплекса технических средств (Д.3.1), а также описания входных документов, сообщений (Д.1.1).

4. В технологической операции проектирования с преобразователем П.4 - "Разработка форм документов корректировки массивов НСИ" разрабатываются формы документов для корректировки массивов НСИ (Д.4.1.). При этом возможны следующие варианты корректировки: добавление новых записей, удаление старых записей, а также их корректировка.

Рис.1. Обобщенная технологическая сеть проектирования НСИ.

5. В технологической операции проектирования с преобразователем П.5 - "Выбор технологического процесса корректировки массивов НСИ" для каждого ее массива выбирается технологический процесс его корректировки (Д.5.1), включая операции по созданию массива корректур.

Технологический процесс создания массива корректур аналогичен технологическому процессу создания массива НСИ. Операции по корректировке предназначены для актуализации массива НСИ.

Таблица 1. Компоненты технологической сети проектирования НСИ

6. В технологической операции проектирования с преобразователем П.6 - "Разработка, отладка и тестирование программ создания и ведения массивов НСИ, технологических инструкции по их использованию" осуществляется разработка, отладка и тестирование программ создания и ведения массивов НСИ (G.6.2). Одновременно разрабатывается описание программ (Д.6.2) и технологические инструкции по их использованию (Д.6.3).

7. В технологической операции проектирования с преобразователем П.7 - "Формирование технической документации по созданию и ведению НСИ" формируются техническая документация (технорабочий проект) по созданию и ведению НСИ в соответствии с установленными требованиями.

Краткие выводы

1. Нормативно-справочная информация (НСИ) представляет собой систему научно и технически обоснованных нормативов, характеризующих количественную меру различных элементов производства.

2. Нормативно-справочная информация относится к категории постоянной информации. Критерием отнесения информации к категории постоянных является коэффициент стабильности данных.

3. Объем постоянной информации, который относится и к нормативно-справочной информации, в среднем занимает порядка 60% циркулирующей в системе информации.

4. Нормативно-справочная информация после записи на машинные носители хранится в информационной базе системы и используется при каждом решении задачи.

5. В зависимости от способов организации решения задач существуют локальный и общесистемные подходы к созданию и ведению массивов (файлов) нормативно-справочной информации.

6. В качестве инструмента по проектированию, созданию и ведению нормативно-справочной информации используется система управления базами данных.

Основные термины и определения