Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации

Размещено на http: //www. allbest. ru/

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени

кандидата исторических наук

Специальность 05. 25.02 - Документалистика, документоведение, архивоведение

Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации

Романченко Елена Валерьевна

Москва 2013

Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Научный руководитель: Доктор исторических наук, профессор

М.В. Ларин

Официальные оппоненты: Доктор исторических наук Ланской Г.Н.

Кандидат исторических наук Кузнецов С.Л.

Ведущая организация: Поволжский Институт управления им. П.А. Столыпина Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

Защита состоится 3 октября 2013 года в 15:30 на заседании диссертационного совета Д 316.001.01 при ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, 82, конференц-зал.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИДАД

Автореферат разослан ___ _____ 2013 года

Ученый секретарь диссертационного совета, к.и.н. Н.И. Химина

1. Общая характеристика работы

Актуальность темы диссертации обусловлена развитием в современной России информационного общества и реализацией государственной программы по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами при внедрении концептуальных основ электронного правительства и системы межведомственного электронного взаимодействия как в государственном управлении, так и в предпринимательском сообществе.

Организации, осуществляющие свою деятельность в реальных секторах экономики и действующие в правовом поле нашей страны, должны активно реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами. Так, в их деятельности самое широкое применение должно найти распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса»». Указанный документ не только является последовательным шагом Правительства Российской Федерации в области оптимизации и повышения прозрачности работы органов государственной власти, но и содержит перечень требований по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами.

Информационные системы, автоматизирующие документооборот (СЭД), активно начали применяться в России около 20 лет назад, однако только в последние несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства, что, безусловно, расширяет границы их использования и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.

Особенно следует отметить потребность в автоматизации процессов управления документами для холдингов, которые на современном этапе истории нашей страны являются одними из основных хозяйствующих субъектов, осуществляющих свою деятельность в ключевых сферах отечественной экономики: финансы, оборонная промышленность, добыча и переработка полезных ископаемых, энергетика, строительство, предоставление транспортных и иных услуг. Вместе с тем необходимо отметить, что точное количество холдингов в России назвать сложно в силу того, что, согласно действующему законодательству, образование холдинга не влечет за собой регистрационных процедур.

Из широко известных компаний холдингового типа можно назвать такие, как промышленно-финансовый консорциум «Альфа-Групп», финансовая компания «УРАЛСИБ», финансовая группа «Брокеркредитсервис», Российское открытое акционерное общество энергетики и электрификации «ЕЭС РОССИИ», Открытое акционерное общество «Газпром», группа «Мечел», Открытое акционерное общество «Российские железные дороги», аэропорт «Домодедово».

Имея стратегию, направленную на высокую эффективность деятельности, а также гибкую систему управления, холдинги развиваются, создавая новые организации или присоединяя, поглощая более мелкие компании. При этом эффективность деятельности холдинговых компаний тесным образом связана с необходимостью интеграции всех организаций, входящих в холдинг, в общую систему управления, решением комплекса вопросов по оптимизации, стандартизации и автоматизации управленческих процессов, включая процессы управления документами. Для решения такой задачи требуется детальное изучение состава документов холдингов, определение принципов движения документационных потоков, формирование подходов и методологических приемов, позволяющих реализовать проекты внедрения СЭД в условиях территориальной распределенности.

Одновременно стоит отметить сложность решения вопросов по автоматизации документооборота в холдингах из-за наличия у них ряда особенностей, не свойственных другим типам компаниям. Изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, управления финансами и ведения бухгалтерского учета, внедрения информационных технологий позволяет говорить о том, что холдинговые компании имеют такие отличительные характеристики, как сложная система управления, наличие большого количества процессов, в рамках которых происходит движение информации и документов, территориальная удаленность обществ и структурных подразделений организаций, входящих в холдинг, и некоторые другие. Необходимость учета специфики организации процессов управления документами в холдингах создает дополнительные требования и ограничения при проектировании, выборе и внедрении СЭД.

Кроме того, существует проблема выбора информационных систем для автоматизации документооборота холдингов, которая вызвана многообразием СЭД, представленных на современном ИТ-рынке, а также отсутствием единого национального норматива, содержащего полный перечень требований к функциональным и техническим характеристикам. Безусловно, стоит отметить шаги по стандартизации требований к СЭД, которые делает правительство нашей страны. Вместе с тем, нельзя не признать, что единственный действующий нормативный документ, описывающий требования к системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, может служить лишь основой для разработки требований к СЭД, призванной автоматизировать документооборот холдингов, но не может широко применяться в качестве единственного комплексного методического документа по причине того, что он не охватывает весь спектр задач, решаемых при автоматизации документооборота холдингов.

Также следует сказать об отсутствии готовой методологии проектирования, выбора и внедрения СЭД в территориально распределенных компаниях со сложной структурой управления. То есть, несмотря на то что проблеме внедрения СЭД в организациях посвящено значительное количество научных работ и исследований, публикаций и материалов научно-практических форумов и конференций, вопросы изучения принципов, определения методов, подходов при проведении работ по автоматизации документооборота холдингов остались малоизученными.

Сложность и многогранность рассматриваемой в диссертационной работе проблемы, а также отсутствие готовой методологии внедрения СЭД в компаниях холдингового типа подтверждают актуальность выбранной темы исследования.

В этой связи предпринятая в диссертационном исследовании попытка анализа и обобщения научных знаний и положительного опыта в части выявления и применения эффективных методов внедрения СЭД в холдингах отвечает потребностям современного документоведения.

Степень разработанности и изученности темы. Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что проблема внедрения СЭД в компаниях холдингового типа не нашла отражения в известных на сегодня исследованиях и фундаментальных трудах в области документоведения и архивоведения, действующие нормативные и методические документы не рассматривают порядок организации документооборота холдинговых компаний, также отсутствуют методические рекомендации по выбору и внедрению СЭД в холдингах. Кроме того, большая часть научных публикаций, диссертационных работ и методической литературы, посвященных вопросам внедрения СЭД, носит общий рекомендательный или прикладной характер и отражает в основном вопросы внедрения СЭД в отдельных предприятиях или государственных структурах.

Изучение научных работ и публикаций ученых-документоведов Ларина М.В., Рыскова О.И., Янковой В.Ф., Бобылевой М.П., Кузнецовой Т.В., Быковой Т.А., Пшенко А.В., Залаева Г.З., Кузнецова С.Л. предоставляет богатый материал для детального анализа законодательной базы и нормативных документов в области документоведения и архивного дела, позволяет подробно изучить вопросы управления документами в организациях, обобщить практический и теоретический опыт проектирования, выбора, внедрения СЭД. Вместе с тем нужно отметить, что научные исследования ученых-документоведов не рассматривают прямо теоретические и практические аспекты внедрения СЭД в холдингах и прикладные вопросы автоматизации документооборота в территориально распределенных холдинговых компаниях.

Научные публикации по вопросам теоретических и практических аспектов постановки работы архивов, рассмотрению проблем обеспечения сохранности документов, предоставлению доступа к документам на бумажных и электронных носителях, анализу обзорных материалов по использованию информационных технологий в работе государственных архивов и архивов компаний, оценке проектов внедрения электронных архивов указанных ученых, безусловно, имеют огромное теоретическое и практическое значение для архивного дела в нашей стране, но лишь в незначительной степени дают информацию для изучения и анализа вопроса реализации проекта внедрения СЭД корпоративного уровня в холдинге.

Всестороннее изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, бухгалтерского учета и экономики в трудах таких авторов, как Мармазова С.И., Коваленко Н.Ю., Лаптев И.А., Данников В.В., Харитонов М.Н., Цибисов Д.Ю., Четвериков А.В., Гордеева Т.А. позволяют выделить общие принципы, лежащие в основе управления холдингами, изучить нормы правового регулирования, оказывающие влияние на организацию взаимодействия обществ холдинга, понять особенности различных классификационных типов холдингов, принципы формирования корпоративных структур, построения управленческих моделей. И хотя указанные научные исследования не рассматривают теоретические и практические вопросы организации и автоматизации управленческих процессов, они дают необходимый материал для построения модели документооборота холдингов.

Завершая анализ степени изученности темы, стоит сказать, что научное обеспечение затронутых в диссертационном исследовании проблем на сегодня в значительной мере отстает от требований практики. То есть в настоящее время большая часть исследований и публикаций в области документоведения в части вопросов автоматизации и внедрения СЭД носит в основном прикладной характер и касается либо вопросов внедрения средств автоматизации документооборота в органах государственной власти, либо затрагивает вопросы внедрения СЭД в коммерческих компаниях. Исследования в области деятельности и вопросов управления холдингов отражают лишь узкие аспекты и не решают комплексно проблему повышения эффективности холдинга за счет применения средств автоматизации. Таким образом, имеющиеся исследования в этой области не обеспечивают потребностей холдингов. Такая ситуация свидетельствует о необходимости подробного исследования вопроса внедрения СЭД в холдингах, изучения методологического и исторического аспектов данного вопроса. В связи с этим автором была выбрана тема исследования «Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации».

Объектом диссертационного исследования является информационно-документационная среда холдингов Российской Федерации.

Предметом данного исследования является комплекс архивоведческих и документоведческих требований к СЭД, учитывающих особенности организации документооборота в компаниях холдингового типа, а также особенности реализации проектов по автоматизации документооборота холдингов.

Цель диссертационной работы состоит в анализе имеющегося опыта в области проектирования и внедрения СЭД, выявлении и выработке наиболее эффективных теоретических и практических организационно-методических подходов, которые позволяют автоматизировать документооборот в холдингах.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

- анализ исторических аспектов возникновения и развития холдингов в современной России;

- изучение специфики организационной структуры холдингов и ее влияния на организацию работы с документами;

- исследование отличий в составе документации холдингов, принципов построения информационных и документационных потоков, организации информационной среды;

- изучение в историческом развитии СЭД корпоративного уровня;

- формирование документоведческих и архивоведческих функциональных требований к СЭД, внедряемых в компаниях холдингового типа.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой выбранной темы и охватывают период с начала 1990-х гг. по настоящее время. холдинг документооборот архив

Начало 1990-х гг. в нашей стране было ознаменовано рядом масштабных изменений, связанных с преобразованием системы государственного устройства и управления, проведением приватизации и началом формирования частного сектора в экономике, в том числе возникновением холдингов и корпораций. Условия жесткой рыночной среды потребовали от руководителей и акционеров компаний применения в системе управления современных, гибких и адаптивных методов, основанных на последних достижениях микрокомпьютерной революции 1980-х гг., главными результатами которой стало повсеместное использование персональных компьютеров, создание информационно-коммуникационных инфраструктур, внедрение современного программного обеспечения.

Одновременно с этими процессами в России появились такие ИТ-компании, как «ИнтерТраст», «Электронные офисные системы» («ЭОС»), «АйТи», «Digital Design», «Sintelleсt», «TerraLink», «Ланит», специализирующиеся на разработке информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов управления документами. В силу специфики своей деятельности эти ИТ-структуры хорошо адаптированы к условиям рыночной экономики и проводят гибкую политику разработки программных продуктов под требования заказчика.

То есть уже в начале 1990-х гг. в Российской Федерации были заложены основы для формирования ИТ-рынка профессиональных программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления (СЭД), внедрение, эксплуатация и модернизация которых продолжается до настоящего времени.

Проблемы, которые возникают в ходе проектирования, выбора и внедрения СЭД в компаниях холдингового типа, рассматриваются в данной работе.

В качестве рабочей гипотезы выдвигается положение о том, что исследование специфики информационно-документационной среды холдингов позволяет сформировать архивоведческие и документоведческие функциональные требования к СЭД, которые должны применяться при реализации проекта автоматизации документооборота в компаниях холдингового типа.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу проблем научного исследования. Методология работы представляет собой сложное соединение многих методов, которые применимы как при общенаучном подходе, так и при собственно документоведческом или подходах, применяемых в других науках.

Для проверки теоретических результатов было проведено научно-практическое исследование российского рынка современных систем электронного документооборота с позиции возможности их внедрения в условиях холдинга, при этом применялись следующие научные методы исследования: исторический, метод сравнительного анализа, компаративный метод, системный метод, метод перехода от частного к общему, метод унификации и оптимизации процессов обработки документов, метод балльной оценки по разработанным параметрам, метод анализа иерархий.

Источниковая база и литература диссертации. С учетом того, что тема диссертации недостаточно разработана, в процессе исследовательской работы был использован максимально широкий круг источников. Перечень источников можно разделить на следующие основные группы:

- нормативные акты по вопросам организации управления, информатизации и управления документацией;

- международные и национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с электронными документами и внедрению систем управления документами;

- научные исследования и публикации, посвященные вопросам управления холдингами, изучению законодательной базы применительно к регулированию деятельности холдингов, вопросам выбора и внедрения СЭД;

- аналитические отчеты по вопросам внедрения СЭД;

- материалы конференций и семинаров, посвященных вопросам организации и автоматизации документооборота;

- материалы, полученные в ходе практического внедрения СЭД в холдинговых компаниях.

Поскольку российские холдинги осуществляют свою деятельность в условиях правового поля нашей страны, среди источников в первую очередь следует выделить нормативно-правовые акты, регулирующие правовые основы системы управления, которые также прямо или косвенно затрагивают вопросы управления документацией: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая и часть четвертая).

Далее необходимо назвать группу законодательных актов, регулирующих вопросы применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности, такие как Федеральный закон от 07.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) «Об электронной подписи», Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Безусловно, одним из важнейших законодательных актов, закладывающих правовую базу использования информации и документации, в том числе в электронной форме, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применение информационных технологий и обеспечение защиты информации.

Не менее важным законодательным актом, определяющим условия использования электронной подписи для заверения электронных документов при организации обмена электронными документами, является Федеральный закон «Об электронной подписи», который не только стал последовательным продолжением закона «Об электронной цифровой подписи», но и кардинально изменил, поднял на более высокий уровень вопрос использования электронных документов в нашей стране.

Поскольку внедрение СЭД зачастую прямо связано с вопросами информационной безопасности, организации работы с документами, составляющими коммерческую тайну, содержащими персональные данные, то очень важное значение имеет изучение и использование таких источников, как Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Так, закон «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения Федерального закона «О коммерческой тайне» распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Перечисленные законодательные акты, безусловно, являются правовой основой для проектирования СЭД, а также для организации работы с документами в электронном виде и на бумажном носителе не только в холдингах, но и в других компаниях при организации взаимодействия с регулирующими и проверяющими организациями, а также на уровне министерств и ведомств.

Так как одной из причин интереса холдингов к вопросу автоматизации управленческих процессов является расширение сферы применения информационных технологий в нашей стране, при подготовке диссертационного исследования был изучен и проведен анализ основных нормативно-правовых актов Президента и Правительства РФ, которые не только подчеркивают значимость информационных систем электронного документооборота, но и определяют порядок взаимодействия при организации внутреннего и межведомственного взаимодействия, намечают план последующих шагов по расширению зоны применения информационных технологий.

Также важнейшую роль при работе над диссертационным исследованием сыграло изучение положений национальных и международных стандартов, содержащих методические рекомендации по управлению информацией и документацией. Методология работы с электронными документами и применения систем управления документами в России сформулированы в стандартах на терминологию делопроизводства, архивного дела и электронного обмена информацией. Кроме того, в исследовании широко применяется стандарт 15489, который определяет общие требования к оформлению и управлению документами и их метаданными, а также положения национального стандарта 53898-201, определяющего формат электронных сообщений.

В целях выработки методологии выбора и внедрения СЭД в холдингах был изучен ряд научных работ и публикации таких исследователей, как Шиткина И.С., Чумилев И.А., Пономарев А.С., Мармазова С.И., Коваленко Н.Ю., Лаптев И.А. и других авторов. Указанные работы позволили не только понять принципы управления холдингами, выявить порядок организации взаимодействия организаций, входящих в холдинги, но и послужили основой для исследования вопроса автоматизации документооборота в холдинговых компаниях.

Поскольку в основе организации делопроизводства холдинга лежат принципы традиционного делопроизводства, одним из важнейших источников информации для разработки методологических подходов в части выбора и внедрения СЭД в холдингах послужили научные исследования ученых-документоведов и архивистов. Ключевую информацию для разработки концептуальных и методологических основ выбора и внедрения СЭД в компании содержат научные работы таких ученых, как Ларин М.В., Бобылева М.П., Рысков О.И., Янковая В.Ф., Баласанян В.Э., Кузнецов С.Л., Ермолаева А.В. Так, были изучены и проанализированы ключевые понятия в области электронного документооборота, классификация электронных документов, материалы по вопросам внедрения СЭД в организациях, методические материалы по оценке возможностей и функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном ИТ-рынке. Стоит отметить, что фундаментальные исследования и публикации профессора Ларина М.В. и других ученых-документоведов содержат анализ действующего законодательства и нормативно-методических документов, лежащих в основе вопросов управления документацией в организации, включают ценнейшую информацию по истории развития вопроса автоматизации документационного обеспечения управления, анализ функциональных возможностей существующих на рынке СЭД, параметры и методы оценки систем.

Так как вопрос автоматизации документооборота холдинга невозможно изучать обособленно от вопроса организации архивного хранения документов, в ходе диссертационного исследования были изучены научные труды Артизова А.Н., Привалова В.Ф., Химиной Н.И., Ланского Г.Н. и других. Это позволило при разработке методологических подходов по выбору и внедрению СЭД в холдингах учесть опыт организации работы архивов, в том числе электронных, а также опыт управления доступом к документам.

Обширная дополнительная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы». Был рассмотрен и проанализирован ряд работ Комаровой А.А., Савиной Г.А., Сидоренко Е.В., посвященных опыту зарубежных коллег при внедрении электронного архива, нормативно-методическому обеспечению работы с электронными документами, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов, регламентации управленческих процедур. Работы и исследования ученых-документоведов и архивистов стали основой для анализа и выработки рекомендаций о необходимости включения в требования к корпоративным СЭД параметров по организации хранения разных видов документов в электронном виде.

Изучение вопроса автоматизации документооборота холдинга не мыслится без понимания принципов организации работы в СЭД территориально удаленных обществ и подразделений холдингов. Именно поэтому в ходе работы над диссертацией было изучено и проанализировано исследование Лелиной (Химич) Ю.В., которое позволило детально рассмотреть вопросы создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально распределенную структуру административного и отраслевого образований, изучить принципы построения и внедрения СЭД в территориально распределенной компании, изучить подходы к организации удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы.

Кроме перечисленных источников, при подготовке диссертационного исследования были рассмотрены периодические издания, предметом публикаций которых является применение современных технологий в области делопроизводства. Прежде всего, были изучены и применены в диссертационной работе материалы, опубликованные журналами «Современные технологии делопроизводства и документооборота» и «Делопроизводство».

Так, во многих публикациях журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» поднимаются и рассматриваются вопросы проблематики автоматизации делопроизводства, вопросы участия и роли службы ДОУ в проектах автоматизации документооборота. Ряд статей таких авторов, как Князева Т.В., Подкорытова Г.В., рассматривают вопросы проведения предпроектного обследования перед внедрением СЭД, описывают методы выбора СЭД Эти публикации дают возможность получить актуальную информацию по предлагаемым на рынке решениям для автоматизации документооборота и представляют собой обширный практический материал для анализа, выбора методов реализации проекта внедрения СЭД.

В публикациях журнала «Делопроизводство» рассматриваются вопросы развития архивного дела в России, проблемы организации архивного хранения электронных документов и применения автоматизированных технологий в работе архивов, что позволяет получить обширную информацию для формирования архивоведческих функциональных требований к СЭД.

Также в диссертации использовались материалы по услугам многих сервисных компаний, таких как Корпорация «ЭЛАР», компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» и многих других, информация о которых есть в открытом доступе на интернет-сайтах, а также в материалах научно-практических выставок и конференций (2010 - 2012 гг.). Эти мероприятия проводятся регулярно и не только освещают тенденции в развитии СЭД и других программных решений, призванных автоматизировать процессы обработки документов, но и иллюстрируют прямую заинтересованность государственных органов и коммерческих компаний в применении информационных технологий.

В процессе работы были также использованы российские интернет-ресурсы, содержащие статьи, аналитические обзоры и отчеты по вопросам истории развития и применения средств автоматизации, тексты стандартов и методических пособий и иная практическая и аналитическая информация.

В диссертации нашел отражение и опыт практических разработок, полученных в ходе внедрения СЭД в ряде отечественных холдингов, а также при разработке программы обучения студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ.

Научная новизна и теоретическая значимость диссертационного исследования связаны со слабой изученностью в отечественном документоведении вопросов методологии внедрения СЭД в холдинговых компаниях.

На основании сравнительного изучения существующих методик внедрения СЭД впервые разработана и представлена методология внедрения СЭД корпоративного уровня в холдингах, сформулированы практические рекомендации по организации проекта внедрения.

Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, применялись при разработке программы «Методические основы и технологии применения электронной цифровой подписи» для студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, при работе над проектом архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2011).

Практическая значимость исследования. Полученные материалы исследования могут быть применены в реальных условиях внедрения СЭД в российских холдингах, а также при проектировании и разработке новых программных продуктов для автоматизации процессов документооборота на корпоративном уровне. Кроме того, материалы исследования могут быть использованы для разработки методических пособий по вопросам применения информационных технологий в ДОУ, в учебном процессе подготовки специалистов в области делопроизводства и архивного дела.

Автор имеет 9-ти летний практический опыт проектирования информационных систем для автоматизации деловых процессов управления документами. Положения диссертации нашли применение при разработке систем электронного документооборота и доработке иных информационных систем в нескольких крупных российских холдингах. Более 20 000 пользователей имеют возможность применять разработки автора в повседневной работе с документами в электронном виде.

Также в указанный период автор принимала участие в нескольких сложных проектах внедрения информационных систем в холдинговых компаниях. В ходе проектов производилась комплексная оценка состава документов, документопотоков, системы управления, осуществлялся выбор оптимального варианта для внедрения с учетом особенностей конкретных холдингов. Наиболее масштабное внедрение охватывало более 10 обществ холдинга, территориально расположенных в различных регионах Российской Федерации, в том числе за полярным кругом, в условиях отсутствия стационарной связи (Ямало-Ненецкий автономный округ), что налагало дополнительные требования и ограничения к выбираемой и внедряемой системе.

Цель и задачи исследования обусловили структуру диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, списка источников и литературы и приложений.

2. Содержание и основные выводы

Основное содержание работы

Во введении раскрыта актуальность диссертационного исследования, определены цели и задачи работы, приведена практическая значимость, которые свидетельствуют о вкладе автора в вопросы организации управления документами и разработку проблемы автоматизации документооборота компаний, предопределены результаты исследования.

В первой главе исследования рассмотрены проблемы правового регулирования деятельности холдингов, управления финансами, организации производственных процессов, дано определение холдинга, раскрывающее его сущность применительно к российскому обществу, рассматривается историческая закономерность создания и развития холдингов в современных экономических условиях, выделены основные типы холдингов, сформулированы принципы построения их структуры, изучена роль основного общества или управляющей компании в организации деятельности холдингов.

Разностороннее изучение и комплексный анализ информации о моделях управления холдингами позволили утверждать, что холдинги обладают рядом отличительных особенностей, к которым, прежде всего, относится наличие, наряду с гражданско-правовой моделью, корпоративной структуры управления, что создает необходимые условия для выполнения общих управленческих задач и достижения единых стратегических целей.

Опираясь на научные работы некоторых других ученых-документоведов и исследователей в области корпоративного управления, на материалы, полученные в рамках практического изучения деятельности холдингов, а также на принципы организации управления в них («децентрализация операций при централизации контроля»), в диссертации рассматриваются особенности состава документов обществ холдингов, анализируются уровень их создания и маршруты движения. Изучение документного состава и порядка взаимодействия обществ холдинга в целях выполнения общих целей и задач позволило выделить корпоративные документопотоки, через которые доводятся принятые в основном обществе или управляющей компании решения до всех участников процессов, осуществляется контроль деятельности и производится получение отчетной информации, являющейся основой для проведения анализа и стратегического планирования.

Знание модели движения документов и информации в холдинговых компаниях позволяет сформировать комплексные документоведческие и архивоведческие функциональные требования к СЭД. При этом одним из основных критериев выбора СЭД, внедряемых в холдингах, должен стать критерий оценки возможности создания и поддержки множественных схем движения документов внутри холдингов (обеспечения корпоративного документопотока). Исходя из этого же критерия, при проектировании, выборе и внедрении СЭД должна учитываться техническая возможность ее интеграции с другими программными приложениями и информационными системами холдингов, что позволит включить СЭД в корпоративную информационную среду, гибко настраивать маршруты движения документов в зависимости от условий процессов, в рамках которых они оформляются.

Исходя из необходимости достижения максимальной эффективности в работе с документами в холдингах, в диссертации предлагается возможность применения вместе с СЭД других технологических решений, позволяющих расширить область автоматизации, оптимизировать процессы управления документами, повысить оперативность передачи информации. В качестве примера, широко встречающегося на практике, приводится внедрение модуля потокового ввода и распознавания документов, применяемого холдингами для обработки документов, оформляемых при обслуживании клиентов.

Во второй главе диссертации обобщен научный и практический опыт проведения анализа современного российского рынка СЭД, рассмотрены методы, предложенные учеными-документоведами и исследователями в области автоматизации документооборота, даны практические и методологические рекомендации по выбору оптимальной для автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга информационной системы.

Так как холдинги осуществляют свою деятельность в различных сферах реальной экономики, активно взаимодействуют с регулирующими и проверяющими организациями, с органами власти, в исследовании рекомендовано на этапе проектирования и выбора СЭД проводить всестороннее изучение требований отраслевой и федеральной законодательной базы, нормативных и методических документов, научных работ и исследований. Предложение такого подхода связано в значительной мере с решительными шагами правительства, направленными на повышение роли электронного документооборота, что позволит глубоко изучить тенденции в области развития информационных технологий и корректно сформировать требования к СЭД, правильно проводить настройку и эксплуатацию системы.

Кроме того, с целью оптимизации проводимой работы по выбору информационных систем для автоматизации документооборота холдингов, в диссертации делается акцент на необходимости проведения предварительного изучения рынка СЭД, адаптированности предлагаемых информационных систем к условиям холдингов. Такой подход позволяет сократить количество рассматриваемых в качестве потенциальных информационных систем, ускорить реализацию проекта.

Вместе с тем, учитывая многообразие предложений по автоматизации документооборота на ИТ-рынке, а также сложность выбора и внедрения СЭД в холдингах, в диссертации рассмотрены передовые методы, позволяющие осуществить выбор информационной системы, соответствующей предъявляемым требованиям. Изучение и анализ таких научных методов, как метод сравнительного анализа, компаративный метод, интервьюирование, анкетирование и опрос, метод балльной оценки по разработанным параметрам, предложенным Лариным М.В., Бобылевой М.П., Князевой Т.В. и некоторыми другими учеными и исследователями, позволяет говорить о возможности их применения при выборе СЭД в холдингах при условии расширения перечня критериев, учитывающих специфику документооборота холдингов.

Также в диссертационном исследовании рассматриваются практические примеры, когда в результате применения различных научных методов, основанных на многокритериальном подходе, осуществляется выбор нескольких информационных систем со сходными техническими и функциональными возможностями. В целях выработки методологии выбора единственной информационной системы для автоматизации документооборота, в диссертации приведены рекомендации ученых-документоведов, заключающиеся в необходимости повторного проведения всего комплекса работ по выбору СЭД. При этом отмечается неэффективность такого подхода и даются рекомендации по применению метода анализа иерархий, разработанного Саати Т., который позволяет из двух и более предварительно выбранных решений определить оптимальный вариант, соответствующий всем предъявляемым требованиям. Применение метода анализа иерархий Саати Т. позволяет не только точно выбрать подходящую информационную систему, но и значительно сократить время реализации проекта.

Таким образом, комплексное применение рекомендованных методов, дополненных ключевыми для холдингов критериями, позволяет произвести всестороннее изучение современных СЭД, предлагаемых на ИТ-рынке, а также выбрать из них оптимальное для автоматизации документооборота конкретного холдинга.

В третьей главе исследования проанализированы наиболее часто применяемые на практике методы внедрения СЭД, сформулированы отличительные особенности реализации проектов по автоматизации документооборота в холдинговых компаниях, предложены решения по реализации отдельных этапов внедрения СЭД в условиях холдингов, проведен анализ основных рисков проекта.

В ходе диссертационной работы подчеркивается важность учета и применения национальных стандартов при внедрении СЭД, необходимость руководствоваться нормами в области информационных технологий, электронного документооборота, делопроизводства

Учитывая специфику организации документооборота в холдинговых компаниях, в исследовании делается особый акцент на необходимости реализации пилотного проекта, позволяющего смоделировать корпоративный документопоток. Кроме того, внедрение СЭД в пилотном режиме дает возможность оценить соответствие выбранной информационной системы ранее сформулированным требованиям, внести коррективы в требования к системе, скорректировать ход внедрения, минимизировать непроизводственные издержки.

Особое внимание в диссертации уделяется комплексному подходу при автоматизации документооборота холдинга, который включает в себя не только разработку локальных нормативных актов, регулирующих работу с документами, но и обучение пользователей информационной системы по группам, в зависимости от выполняемого ими функционала при работе с документами. При этом рассматриваются тенденции по обучению персонала компаний работе в СЭД, подчеркивается необходимость проведения раздельного обучения предметных специалистов от остальных групп пользователей и ИТ-специалистов.

Учитывая сложность и длительность проекта внедрения СЭД в холдингах, в ходе исследования проведено изучение и анализ ключевых рисков, оказывающих влияние на ход и результат проекта. Из наиболее часто встречающихся в холдинговых компаниях рисков отмечены: управленческие (со стороны руководства холдинга), проектные (со стороны проектной рабочей группы холдинга), операционные (со стороны персонала холдинга), технические и другие риски. При рассмотрении различных групп рисков, возникающих в ходе реализации проекта внедрения СЭД, предложены пути их решения, подчеркнуто, что всесторонний анализ управленческой деятельности холдинга, проблем, связанных с выполнением процессов управления документами, позволяет предпринимать предупреждающие шаги и своевременно эти риски минимизировать.

Также в данной главе подчеркивается необходимость применения основных положений теории проектного управления и управления рисками в комплексе с предложенной автором методологией. Такой подход позволит не только достичь целевых показателей проекта, но и создаст платформу для расширения зоны применения СЭД в холдингах. Поскольку предлагаемые в диссертационном исследовании методологические подходы комплексно учитывают особенности документооборота холдинговых компаний, практическое их применение делает проект внедрения СЭД в холдингах успешным.

Выводы

Заключение диссертационного исследования содержит основные выводы и рекомендации, включающие методологические и практические аспекты автоматизации документооборота в холдинговых компаниях. Всестороннее изучение истории создания и развития холдингов в нашей стране, законодательной и нормативной базы, а также научных работ и практических исследований как в области делопроизводства и архивного дела, так и в других областях, позволяет сформулировать ряд выводов, оказывающих существенное влияние на вопросы проектирования, выбора и внедрения корпоративных СЭД.

1. История создания и развития холдингов в нашей стране свидетельствует о необходимости активного реагирования компаний холдингового типа на изменение политики государства, законодательной и нормативной базы в области применения информационных технологий для автоматизации процессов управления документами. Активная позиция в освоении новых технологий в холдингах не только способствует расширению сферы применения информационных систем в работе с документами, но и позволяет, учитывая динамику изменения внешних факторов, планировать расширение области автоматизации, повышать эффективность управления в условиях жесткой конкуренции, оперативно строить систему взаимодействия с регуляторами и органами государственной власти. Именно поэтому реализация проектов автоматизации документооборота в холдингах должна производиться на основании детально проработанных теоретической и методической платформ.

2. Исследование показало необходимость учета специфики управления холдингами при определении комплекса документоведческих и архивоведческих функциональных требований к информационным системам, автоматизирующих работу с документами в компаниях холдингового типа. В основе таких требований должны лежать понимание видового состава документов холдингов, специфики документообразования, учет множественных схем движения документов внутри холдингов (осуществление корпоративного документопотока), а также необходимость интеграции СЭД с другими программными приложениями и информационными системами холдингов. Предлагаемый подход позволит максимально эффективно использовать СЭД, включив ее в качестве центрального звена в корпоративную информационную среду и создавая единые сквозные процессы управления документами.

3. Проведенный в диссертации анализ показал необходимость широкого применения научных методов оценки и выбора СЭД. Метод сравнительного анализа, компаративный метод, метод балльной оценки по разработанным параметрам позволяют осуществить выбор системы для автоматизации документооборота в соответствии с заранее сформированными требованиями. В основе рассматриваемых в диссертационной работе научных методов, позволяющих провести такую работу в холдингах, лежит принцип многокритериального подхода, который дает возможность разработать и широко применять критерии, учитывающие специфику организации документооборота холдинговых компаний, включая необходимость организации корпоративного документопотока, организации удаленной работы с документами в условиях территориальной распределенности и другие.

Кроме того, в диссертации делается акцент на возможности применения метода анализа иерархий в случае необходимости выбора наиболее подходящей для конкретного холдинга СЭД из нескольких равнозначных систем, что в значительной мере повышает точность проведения оценки, а также сокращает сроки реализации проектов.

4. Изучение поставленной темы позволило отметить важность анализа рисков и проблем, возникающих на каждом этапе внедрения СЭД. В качестве основы для прогнозирования рисков проекта автоматизации документооборота предлагается использовать знание законодательных и нормативных актов, методической литературы, научных работ, исследований, применение практического опыта внедрения СЭД в холдинговых компаниях. Использование теории управления рисками при внедрении СЭД в холдингах позволяет не только систематизировать информацию о них, но и разработать и предложить конкретные решения по их минимизации или устранению.

Кроме этого, в диссертации отмечается важная роль сотрудников службы документационного обеспечения управления, которую они играют в ходе реализации проекта внедрения СЭД. Именно на предметных специалистов, являющихся носителями экспертных знаний в области работы с документами, рекомендуется возложить проведение разъяснительной работы среди персонала о преимуществах внедрения информационной системы, выполнение роли консультантов и наставников при проведении обучения пользователей. Кроме того, за специалистами службы ДОУ предлагается закрепить ответственность за формирование функциональных и технических требований к корпоративной СЭД, поскольку именно они могут предоставить наиболее полные данные по видовому составу и планируемому объему документов обществ холдинга, по правилам обработки и хранения документов. То есть привлечение специалистов службы документационного обеспечения управления к участию в проекте внедрения СЭД позволит не только повысить качество выполнения некоторых этапов проекта, но и в значительной степени снизить риски при его реализации.

Безусловно, все названные требования повышают сложность проектов, требуют проведения дополнительной профессиональной подготовки персонала. Вместе с тем, предлагаемые подходы дают возможность выбора информационных систем, подходящих под функциональные требования конкретных холдингов, позволяют прогнозировать и решать широкий спектр проблем, возникающих при реализации проектов по автоматизации документооборота.

В ходе работы над диссертацией также были сформулированы предложения, основанные на практическом опыте внедрения СЭД в холдингах и позволяющие в значительной степени расширить перечень применяемых в ходе проекта методов и приемов.

Рекомендовано проведение обязательного анализа информационной среды холдингов с целью выбора программной платформы, на которой может быть реализована СЭД. Это позволит сузить круг потенциальных решений для автоматизации документооборота, рассматривать только те информационные системы, которые возможно будет интегрировать в корпоративную информационную среду.

Кроме того, в качестве метода, позволяющего оптимизировать процесс выбора потенциальной СЭД, предлагается исследование апробированности рассматриваемых информационных систем в сходных условиях, изучение фактов внедрения СЭД в территориально распределенных компаниях со сложной системой управления. Такой подход позволяет на этапе исследования ИТ-рынка исключить из списка изучаемых для внедрения СЭД информационные системы более низкого класса, не подходящие с функциональной и технической точки зрения для внедрения в холдингах.

Таким образом, в ходе диссертационной работы исследованы актуальные проблемы проектирования, выбора и внедрения СЭД в российских холдингах. Для применения в качестве концептуальных и методологических основ выбора и внедрения СЭД в отечественных холдингах предложены теоретические и практические положения, разработанные на основе практического опыта автоматизации документооборота холдингов. Опираясь на комплексный анализ законодательных, нормативных и методических документов, научных исследований, а также на материалы, полученные при непосредственном изучении деятельности холдингов, автором выделены и сформулированы отличительные особенности холдинговых компаний, разработан ряд рекомендаций, касающихся расширения перечня критериев, включаемых в комплексные документоведческие и архивоведческие функциональные требования к информационным системам, автоматизирующим документооборот холдингов. Автор предлагает дополнить функциональные требования к СЭД критериями, учитывающими возможность создания и поддержки множественных схем движения документов внутри холдингов (в целях обеспечения корпоративного документопотока), необходимость интеграции корпоративной СЭД с другими программными приложениями и информационными системами холдингов (для создания единых процессов управления документами), возможность применения вместе с СЭД дополнительных технологических решений (для оптимизации процессов управления документами, повышения оперативности передачи информации).

Кроме того, в ходе диссертационного исследования автором сделан вывод о необходимости создания государственного стандарта, содержащего единые комплексные требования к СЭД, что будет способствовать повышению качества информационных систем, предназначенных для автоматизации документооборота организаций, оптимизации процесса выбора и внедрения СЭД.

По теме диссертации опубликованы следующие работы автора

1. Романченко Е.В. Построение системы хранения документов в условиях финансового холдинга // Вестник архивиста. 2011. № 4. С. 32.

2. Романченко Е.В. Постановка электронного документооборота в условиях финансового холдинга // Отечественные архивы. 2011. № 5. С. 39.

3. Романченко Е.В. Методы оптимизации объемов документооборота в организации // Доклады и сообщения на XVIII Международной научно-практической конференции 26-27 октября 2011 г. «Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота». Москва. М.: Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2012. С. 82 - 94.

4. Романченко Е.В. Как организовать работу в СЭД. Разработка и внедрение нормативных документов по электронному документообороту // Современные технологии делопроизводства и документооборота. № 2. 2011. С. 42 - 51.

5. Романченко Е.В. Оптимизация работы с документами путем внедрения процедуры согласования // Современные технологии делопроизводства и документооборота. № 6. 2011. С. 52 - 61.