Оптимальный выбор системы электронного документооборота для Комитета по управлению муниципальным имуществом Еврейской автономной области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оптимальный выбор системы электронного документооборота для Комитета по управлению муниципальным имуществом Еврейской автономной области

Филонова Наталья Александровна

студент 5 курса факультета филологии, истории и журналистики Приамурский государственный университет им. Шолом-Алейхема Биробиджан, Россия

Баженов Руслан Иванович

к.п.н., доцент, зав.кафедрой информатики и вычислительной техники факультет математики, информационных технологий и техники Приамурский государственный университет им. Шолом-Алейхема Биробиджан, Россия

Аннотация: В данной статье описывается процесс выбора системы электронного документооборота. Для выбора системы были проанализированы программные продукты, которые представлены на российском рынке. На основе анализа выделены критерии для сравнения: цена; возможность внедрения безбумажных технологий; возможность коллективной работы над проектом; настраиваемость; простота в использовании.

Ключевые слова: система электронного документооборота, СЭД, внедрение, документооборот, документы, автоматизация

Традиционный документооборот в органах государственной власти не может осуществляться без автоматизации и применения электронных документов. Одна из задач в настоящий момент является переход от дискретной формы электронного документооборота к комплексной информационной технологии. Информационные технологии развиваются с высокой скоростью, но процент применения электронных документов в управлении еще очень мал. Степень автоматизации делопроизводственных процессов в Комитете по управлению муниципальным имуществом средняя. Имеется основная организационная техника для изготовления документов (компьютер, принтер, сканер) и передачи информации (телефон, почта России). Вместе с тем, в учреждении отсутствует факсимильная связь, что увеличивает время обмена документами. Самыми распространенными способами получения и отправки документов являются почта России. В организации отсутствует регистрационная база. Большая часть внутренних документов набирается на компьютерах вручную, лишь их небольшая часть имеет шаблонную форму.

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) является динамично развивающимся в области информационных технологий. СЭД в настоящий момент не только автоматизация стандартного делопроизводства, но и система организационной распорядительной документации, договоров, кадровое делопроизводство [19].

Решить проблему выбора наиболее эффективной системы электронного документооборота для Комитета по управлению муниципальным имуществом поможет метод анализа иерархий (МАИ) [29].

Метод анализа иерархий применяется в различных областях. Ю.Ю.Андрейчиков и В.А.Иванюк [1] использовали МАИ для качественного анализа развития малого предпринимательства в Волгоградской области. Р.И.Баженов применял МАИ в обучении [8]. Использовали метод Т.Саати для выбора оптимальной реляционной СУБД Р.В.Батищев и др. [9]. А.С.Винокуров и др.[10, 11] применили МАИ для оптимального выбора фотоаппарата. Технологию запуска инновационных проектов с применением метода анализа иерархий разрабатывал Б.П.Воловиков [12]. Г.Х.Ирзаев [14-16] показал применение МАИ в аудите безопасности информационных систем, оценке преемственности технологии. Оптимальный выбор планшетного компьютера для младшего школьника осуществили А.С.Кардаш и др. [17]. С.П.Любчич [18] разрабатывал стратегию развития социально-экономических систем с применением МАИ. Выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов методом анализа иерархий осуществлял И.О.Савченко [22]. Е.А.Приходько и Р.И.Баженов [21] показали применение системы MPRIORITY, реализующую МАИ, для оптимального выбора программы, решающей проблемы автоматизации документооборота. МАИ (analytichierarchyprocess) применяют в своих научных исследованиях зарубежные ученые [26, 27].

По мнению авторов издательского дома «Трибуна», в Российской Федерации лидерами по использованию в организациях являются системы электронного документооборота: PayDox, 1С: Документооборот, GlobusProfessional, Directum, DocsVision, ЕВФРАТ, Босс-референт, Дело и Мотив [19].

На основе данных, представленных на сайте iXBT.com [19], можно сделать вывод, что для Комитета по управлению муниципальным имуществом наиболее подходящими системами электронного документооборота являются: «DIRECTUM», «ДЕЛО», МОТИВ».

Система «ДЕЛО» содержит автоматизацию традиционного документооборота организации. СЭД реализует автоматизацию бумажного делопроизводства, электронный документооборот, смешанный бумажно-электронный документооборот. В программном продукте имеются возможности по адаптации под особенности организации. Можно отметить, что возможна работа в территориально-распределенной системе. СЭД позволяет составлять произвольные отчеты, справок, статистические данные, выводить данные из системы «Дело» в другие системы. Существует функция печати штрих-кода и возможность поиска регистрационных карточек по штрих-коду [24]. Цена: 310 000 руб.

Программа «МОТИВ» является системой оперативного управления организацией. Реализация системы основана на нескольких понятиях делопроизводства: проект, задача, действие, сотрудник, отчет и т.д. Такое упрощение ведет к ее эффективному внедрению и дает возможность уменьшить затраты временных ресурсов на обучение персонала. Приведем возможности системы: построение иерархической структуры взаимодействия руководителей с подчиненными; групповая работа над проектами и документами; получение систематических отчетов о ходе выполнения задач по проектам; эффективный контроль за ходом исполнения задач; контроль за сроками исполнения; оценка занятости персонала. Администрирование и управление системой документооборота предприятия возможна документоведом [20]. Цена: 350 000 руб.

Система «DIRECTUM» - это полноценная ECM-система (EnterpriseContentManagement), поддерживающая весь жизненный цикл управления документами, в котором традиционное «бумажное» делопроизводство полноценно встраивается в электронный документооборот. Программная система «DIRECTUM» обеспечивает эффективную организацию бизнес-процессов: управление документами, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и др. [23]. Цена: 500- 800 тыс. руб.

Первый шаг метода анализа иерархий заключается в построении иерархической структуры, которая объединяет цель выбора, критерии, альтернативы:

· Цель: выбор наилучшей системы электронного документооборота для Комитета по управлению муниципальным имуществом.

· Критерии: цена; возможность внедрения безбумажных технологий; возможность коллективной работы над проектом; настраиваемость; простота в использовании.

· Альтернативы: ДЕЛО; МОТИВ; DIRECTUM.

Проведем сравнение критериев. Необходимо сравнить указанные критерии между собой на основе шкалы относительной важности Т.Саати. Если бы степень значимости критерия ЦЕНА значительно превосходила бы значимость критерия ВОЗМОЖНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ БЕЗБУМАЖНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, то поставили бы 9. Поскольку значимость критерия ВОЗМОЖНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ БЕЗБУМАЖНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ значительно превышает значимость критерия ЦЕНА, то ставится обратная оценка (1/9). В матрице парных сравнений заполняется только верхний правый треугольник. В нижнем левом треугольнике вводятся расчетные формулы (рис.1).  

Рис. 1. Сравнительная матрица для всех альтернатив 

Вес каждого элемента определяется как среднее геометрическое элементов строк матрицы:

электронный документооборот управление муниципальный

Компоненты собственного вектора матрицы рассчитываются как среднее геометрическое СРГЕОМ (B10:F10).Компоненты собственного вектора матрицы рассчитываются как среднее геометрическое СРГЕОМ (B10:F10).

Рис. 2. Матрица с расчетом среднего геометрического

Далее по алгоритму метода необходимо провести нормирование значений (рис. 2).

Таким образом, были определены весовые коэффициенты для каждого критерия.

Проведем сравнение альтернатив (табл. 1-5). 

Рис. 3. Матрица с нормированием

Таблица 1 - Сравнение альтернатив по критерию «Цена»

Таблица 2 - Сравнение альтернатив по критерию «Возможность внедрение безбумажных технологий»

Таблица 3 - Сравнение альтернатив по критерию «Возможность коллективной работы над проектом»

Таблица 4- Сравнение альтернатив по критерию «Настраиваемость»

Таблица 5- Сравнение альтернатив по критерию «Простота в использовании»

Требуется подсчитать нормированные значения векторов для каждой альтернативы по каждому критерию.

Рассчитаем нормированные значения по критерию «Цена» (рис.4)

Находим среднее геометрическое строк матриц:

Рис. 4. Расчет по критерию «Цена»

По аналогии считаем нормированные значения по каждому критерию (рис. 5-8).

Рис. 5. Расчет по критерию «Возможность внедрения безбумажных технологий»

Рис. 6. Расчет по критерию «Возможность коллективной работы над проектом»

Рис. 7. Расчет по критерию «Настраиваемость»

Рис. 8. Расчет по критерию «Простота в использовании»

Вычисление приоритета подсчитывается для каждой альтернативы и состоит из суммы нормированных показателей, умноженных на коэффициент данного показателя (табл.6).

Таблица 6 - Расчет глобального приоритета

ДЕЛО=0,10*0,05+0,32*0,64+0,07*0,43+0,33*0,68+0,18*0,05=0,473

МОТИВ=0,10*0,77+0,32*0,10+0,07*0,29+0,33*0,22+0,18*0,76=0,339

DIRECTUM=0,10*0,17+0,32*0,26+0,07*0,28+0,33*0,10+0,18*0,19=0,187

Таким образом, можно сделать вывод о том, что оптимальной системой электронного документооборота для Комитета по управлению муниципальным имуществом является ДЕЛО, так как максимальное значение глобального приоритета здесь наибольшее 0,473.

Список литературы

1. Андрейчиков Ю.Ю., Иванюк В.А. Качественный анализ развития малого предпринимательства в Волгоградской области на основе метода анализа иерархии // Известия Волгоградского государственного технического университета. 2006. № 5. С. 217-221.

2. Баженов Р. И. Методические рекомендации для выполнения курсовой работы по дисциплине «Теория автоматов». Биробиджан: Изд-во ДВГСГА, 2008. 20 с.

3. Баженов Р.И. Информационная безопасность и защита информации: практикум. Биробиджан: Изд-во ГОУВПО «ДВГСГА», 2011. 140 с.

4. Баженов Р.И. О методике обучения проектированию информационных систем будущих менеджеров // Психология, социология и педагогика. 2014. № 8 (35). С. 30-38.

5. Баженов Р.И. О методике преподавания метода анализа иерархий в курсе «Информационная безопасность и защита информации» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 4 (36). С. 76.

6. Баженов Р.И. Об организации научно-исследовательской практики магистрантов направления «Информационные системы и технологии» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 9-2 (41). С. 62-69.

7. Баженов Р.И. Проектирование методики обучения дисциплины «Интеллектуальные системы и технологии» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 5-2 (37). С. 48.

8. Баженов Р.И. Проектирование методики обучения дисциплины «Информационные технологии в менеджменте» // Современная педагогика. 2014. № 8 (21). С. 24-31.

9. Батищев Р.В., Корещиков И.А., Мордовин А.И. Использование метода анализа иерархий для выбора оптимальной реляционной СУБД // Информация и безопасность. 2010. Т. 13. № 2. С. 221-226.

10. Винокуров А.С., Баженов Р.И. Использование метода анализа иерархий для принятия оптимального решения по выбору цифрового фотоаппарата // Современная техника и технологии. 2014. № 9 (37). С. 11-17.

11. Винокуров А.С., Белов И.В., Баженов Р.И. Использование критерия Парето для принятия оптимального решения по выбору цифрового фотоаппарата // Современная техника и технологии. 2014. №10 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2014/10/4660 (дата обращения: 17.10.2014).

12. Воловиков Б.П. Технология запуска инновационных проектов с применением метода анализа иерархий// Менеджмент инноваций. 2014. №1. С.64-75.

13. ДЕЛО. Прейскурант на ПО и услуги URL: http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/deloRF.php

14. Ирзаев Г.Х. Оценка преемственности технологии предприятия-изготовителя при освоении нового изделия // Организатор производства. 2008. № 4. С. 50-54.

15. Ирзаев Г.Х. Экспертный выбор предпочтительного по технологичности варианта изделия методом аналитической иерархии // Вестник Иркутского государственного университета. 2007.- Т. 29. № 1. С. 126-130.

16. Ирзаев Г.Х. Экспертный метод аудита безопасности информационных систем // Вестник Дагестанского государственного технического университета. Технические науки. 2011. Т.1. № 20. С. 11-15.

17. Кардаш А.С., Винс А.А., Баженов Р.И. Об оптимальном выборе планшетного компьютера для младшего школьника // Современная техника и технологии. 2014. № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2014/10/4712 (дата обращения: 30.10.2014).

18. Любчич С.П. Разработка стратегии развития социально-экономических систем с применением метода анализа иерархий // Интеллект. Инновации. Инвестиции. 2012. № 1. С. 74-79.

19. Обзор систем электронного документооборота URL: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

20. Описание системы электронного документооборота «МОТИВ» URL: http://www.tribuna.ru/publications/sied-motiv.html (дата обращения: 30.10.2014).

21. Приходько Е. А., Баженов Р. И. Применение системы MPRIORITY для оптимального выбора программы, решающей проблемы автоматизации документооборота // Nauka-rastudent.ru. 2014. №10 (10-2014) / [Электронный ресурс] Режим доступа. URL: http://naukarastudent.ru/10/2067/

22. Савченко И. О. Выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов методом анализа иерархий // Журнал научных публикаций аспирантов и докторантов. 2013. № 6 (84). С. 35-37.

23. Система электронного документооборота Directum. URL: http://www.directum.ru/

24. Системы электронного документооборота (СЭД) «Дело» URL: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (дата обращения: 30.10.2014).

25. Системы электронного документооборота для государственных органов URL: http://www.lawmix.ru/bux/73257 (дата обращения: 30.10.2014).

26. Aminbakhsh S., Gunduz M., Sonmez R. Safety risk assessment using analytic hierarchy process (AHP) during planning and budgeting of construction projects // Journal of Safety Research. 2013. V. 46. P. 99-105.

27. Jianqing Z. The Application of Analytic Hierarchy Process in Mine Gas Prevention System // Procedia Engineering. 2011. V. 26. P. 1576-1584

28. Kim P.O., Lee K.J., Lee B.W. Selection of an optimal nuclear fuel cycle scenario by goal programming and the analytic hierarchy process// Annals of nuclear energy. 1999. V. 5 (26). С. 449-460.

29. Saaty T.L. The analytic hierarchy process. New York: MacGraw-Hill, 1980.

2014 © Филонова Н.А., Баженов Р.И.

Размещено на Allbest.ru