Применение системы MPRIORITY для оптимального выбора программы, решающей проблемы автоматизации документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Приамурский государственный университет им.Шолом-Алейхема Биробиджан, Россия

Применение системы MPRIORITY для оптимального выбора программы, решающей проблемы автоматизации документооборота

Приходько Екатерина Александровна

студентка 5 курса факультета филологии, истории и журналистики

Баженов Руслан Иванович

к.п.н., доцент, зав.кафедрой информатики и вычислительной техники факультет математики, информационных технологий и техники

Аннотация

В статье обсуждается использование программной системы MPRIORITY для принятия решения по выбору системы электронного документооборота. Показана возможность применения метода анализа иерархий, реализованного в MPRIORITY. В решение отобраны несколько критериев: стоимость лицензии; осуществление контроля движения документов; поиск по разным критериям документов; возможность создания электронного архива; применение электронной цифровой подписи.

Ключевые слова: система электронного документооборота, метод анализа иерархий, MPRIORITY

В настоящее время все больше предприятий сталкиваются с трудностями совершенствования управляемости организации: улучшение контроля, отслеживания и ускорение бизнес-процессов. Одним из способов решения подобных задач является внедрение автоматизированной системы, которая будет выполнять вышеуказанные функции. Большой объем документопотоков, использование небумажных, а также бумажных носителей и многие другие причины, приводят специалистов к выводу, что предприятия нуждаются во внедрении таких систем, которые помогут упорядочить работу с документами, ускорить обработку и улучшить качество перерабатываемой информации.

Исследовав рынок, мы пришли к тому, что существует очень много программных продуктов по автоматизации документопотоков, и для определения эффективной системы, мы применим метод анализа иерархий (МАИ) [16]. Мы отобрали для последующего анализа следующие системы: «1С: документооборот», Система электронного документооборота «ДЕЛО», «Е1 Евфрат». Представим описание систем.

«1С:Документооборот 8» является программным продуктом, сделанный на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. «1C:Документооборот 8» соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Стоимость данного продукта - 18 000 рублей. Предлагаемая система «1С:Документооборот 8» считается гибкой программой, которая обладает хорошей степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким кругом возможностей [12].

Система электронного документооборота «ДЕЛО»является программным продуктом, который обеспечивает автоматизацию электронного документооборота на предприятии. Система «ДЕЛО» была запущена на российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) в 1996 году и занимала лидирующие позиции по количеству внедрений (около 29%) [14]. СЭД «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Программный продукт «ДЕЛО» автоматизирует процессы общего документооборота фирмы, а также обеспечивает контроль исполнения поручений. Стоимость лицензии «ДЕЛО» составляет 13900 р. СЭД «ДЕЛО» повышает производительность труда персонала на 20-25%; стоимость хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов [19].

СЭД «Е1 Евфрат»-- программный продукт, который оптимизирует документооборот предприятия, а также автоматизирует бизнес-процессы. «Е1 Евфрат»хорошо решает задачи не только во всей организации со сложной структурой, но и в различных структурных подразделениях. «Е1 Евфрат» соответствует не только государственным нормативным требованиям, но и требованиям к документам разработанными и применяемыми в организации. Стоимость одной лицензированной программы составляет - 5600 р. [18].

Проблемой использования метода анализа иерархий занимались российские и зарубежные ученые. Р.В.Батищев и др. [7] использовали МАИ для выбора оптимальной реляционной системы управления базами данных. С.П.Любчич [13] разрабатывал стратегии развития социально-экономических систем. Методику экспертного прогнозирования технологичности современных электронных средств предложили А.П.Адамов и др. [1]. П.В.Терелянский и С.И.Кременов [20] реализовали МАИ для оценки конкурентоспособности компьютерных фирм. И.О.Савченко [17] осуществил выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов. Ирзаев Г.Х. [10, 11] применял МАИ для оценки преемственности технологии предприятия-изготовителя при освоении нового изделия. А.С.Винокуров и др. исследовали применение МАИ для принятия оптимального решения в выборе цифровой техники [8, 9]. Р.И.Баженов включил МАИ для преподавания в различных дисциплинах [2-6]. Зарубежные ученые применяют МАИ в различных областях [21, 22].

Для реализации расчетов по выбору системы, автоматизирующая электронное делопроизводство, применялась программа MPRIORITY, реализующая метод анализа иерархий [15].

В результате анализа свойств, требуемых организации к системе электронного докуметнооборота, мы отобрали основные критерии:

· стоимость лицензии;

· осуществление контроля движения документов;

· поиск по разным критериям документов;

· возможность создания электронного архива;

· применение электронной цифровой подписи.

При разработке проекта в программе (рис.1) установили число уровней иерархии равным трем (три системы) и максимальное число элементов равное пяти (пять критериев).

Рис. 1. Начальная форма

В дальнейшем производили сравнение критериев и данных по шкале, предложенной Т.Саати [16].

Рис. 2. Качественная шкала Т.Саати

Результаты сравнения критериев показаны на рис.3. Из таблицы видно, что приоритетным критерием является возможности, потом стоимость, затем электронная цифровая подпись, далее осуществление контроля и последнее поиск.

Рис. 3. Результаты попарного сравнения критериев

Далее необходимо произвести попарное сравнение СЭД относительно заявленных критериев (рис.4-8).

Рис. 4. Сравнение по критерию «Стоимость лицензии»

Рис. 5. Сравнение по критерию «Осуществление контроля движения документов»

программный документооборот электронный архив

Рис. 6. Сравнение по критерию «Поиск по разным критериям документов»

Рис. 7. Сравнение по критерию «Возможность создания электронного архива»

Рис. 8. Сравнение по критерию «Применение электронной цифровой подписи»

В итоге мы получили результаты (рис.9). СЭД «Дело» рассчитан приоритет равный 0.4964, СЭД «Е1 Ефрат» - 0.2967, СЭД «1С:Документооборот 8» - 0.2068. Лучшей по методу анализа иерархий выбирается, та система, которая имеет более высокий приоритет.

Рис. 9. Результат анализа

Таким образом, мы определили, что самой оптимальной системой электронного документооборота является система «Дело». Результаты данного исследования будут переданы в ОАО «Энергосистема». Можно заметить, что внедренный программный продукт принесет со временем положительный экономический эффект. Во-первых, это будет связано со снижением количества бумаги и стоимости оборудования для хранения документов. Во-вторых, сократится время поиска и обработки документов.

Список литературы

1. Адамов А.П., Ахматов И.М., Ирзаев Г.Х. Методика экспертного прогнозирования технологичности современных электронных средств // Проектирование и технология электронных средств. 2004. № 2. С.6-11.

2. Баженов Р.И. О методике обучения проектированию информационных систем будущих менеджеров // Психология, социология и педагогика. 2014. № 8 (35). С. 30-38.

3. Баженов Р.И. О методике преподавания метода анализа иерархий в курсе «Информационная безопасность и защита информации» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 4 (36). С. 76.

4. Баженов Р.И. Об организации научно-исследовательской практики магистрантов направления «Информационные системы и технологии» // Современные научные исследования и инновации. 2014. №9 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2014/09/38587 (дата обращения: 18.10.2014).

5. Баженов Р.И. Проектирование методики обучения дисциплины «Интеллектуальные системы и технологии» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 5-2 (37). С. 48.

6. Баженов Р.И. Проектирование методики обучения дисциплины «Информационные технологии в менеджменте» // Современная педагогика. 2014. № 8 (21). С. 24-31.

7. Батищев Р.В., Корещиков И.А., Мордовин А.И. Использование метода анализа иерархий для выбора оптимальной реляционной СУБД // Информация и безопасность. 2010. Т. 13. № 2. С. 221-226.

8. Винокуров А.С., Баженов Р.И. Использование метода анализа иерархий для принятия оптимального решения по выбору цифрового фотоаппарата // Современная техника и технологии. 2014. №9 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2014/09/4438 (дата обращения: 17.10.2014).

9. Винокуров А.С., Белов И.В., Баженов Р.И. Использование критерия Парето для принятия оптимального решения по выбору цифрового фотоаппарата // Современная техника и технологии. 2014. №10 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2014/10/4660 (дата обращения: 17.10.2014).

10. Ирзаев Г.Х. Исследование и моделирование информационных потоков конструкторско-технологических изменений на этапах освоения и серийного производства // Организатор производства. 2012. Т. 52. № 1. С. 131-135.

11. Ирзаев Г.Х. Оценка преемственности технологии предприятия-изготовителя при освоении нового изделия // Организатор производства. 2008. № 4. С. 50-54.

12. Ключевые возможности. URL: http://v8.1c.ru/doc8/2.htm (дата обращения: 18.10.2014).

13. Любчич С.П. Разработка стратегии развития социально-экономических систем с применением метода анализа иерархий // Интеллект. Инновации. Инвестиции. 2012. № 1. С. 74-79.

14. О компании Электронные Офисные Системы. URL: http://www.eos.ru/eos_about/ (дата обращения: 18.10.2014).

15. Программные системы поддержки принятия оптимальных решений. URL: http://www.tomakechoice.com/mpriority.html (дата обращения: 18.10.2014).

16. Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. М: Радио и связь, 1993.

17. Савченко И.О. Выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов методом анализа иерархий // Журнал научных публикаций аспирантов и докторантов. 2013. № 6 (84). С. 35-37

18. Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. URL: http://www.evfrat.ru

19. Системы электронного документооборота (СЭД) «Дело». URL: http// www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (дата обращения: 18.10.2014).

20. Терелянский П.В., Кременов С.И. Реализация метода анализа иерархий для оценки конкурентоспособности компьютерных фирм // Вестник Волгоградского государственного университета. Серия 3: Экономика. Экология. 2008. № 2. С. 35-43.

21. Abdullah L., Jaafar S., Taib I. Ranking of Human Capital Indicators Using Analytic Hierarchy Process // Procedia - Social and Behavioral Sciences. 2013. V. 107. P. 22-28.

22. Kurka T. Application of the analytic hierarchy process to evaluate the regional sustainability of bioenergy developments // Energy. 2013. V. 62. P. 393-402.

Размещено на Allbest.ru