Система электронного документооборота в органах власти
Принципы функционирования Государственной информационной система электронного документооборота Администрации Псковской области. Основные виды документов. Структура системы электронного документооборота. Поиск документов, полномочия пользователей.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 15.11.2017 |
| Размер файла | 1,1 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
12
Размещено на http://www.allbest.ru/
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
"РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
ПСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ
Юридический факультет
Направление 40.03.01 "Юриспруденция"
Информационные технологии в юридической деятельности
РЕФЕРАТ
Система электронного документооборота в органах власти
Студент: Сергеева И.В.
преподаватель: Аристов М.В.
к. ф. м. н, доцент
ПСКОВ 2016 г.
Содержание
- Введение
- Принципы функционирования СЭД АПО
- Виды документов СЭД АПО
- Структура СЭД
- Поиск документов
- Полномочия пользователей
- Взаимодействие пользователей и оператора СЭД АПО
- Обеспечение информационной безопасности и применение электронной подписи при работе в СЭД АПО
- Заключение
- Литература
Введение
Государственная информационная система электронного документооборота Администрации Псковской области (краткое общепринятое название - СЭД АПО) - государственная информационная система для создания, согласования, подписания, использования, передачи и хранения электронных документов участниками данной системы. Данная система разработана и внедрена для уменьшения временных затрат и сокращения использования бумажных ресурсов при внешнем и внутреннем документообороте.
СЭД АПО позволяет каждому исполнителю, имеющему доступ к системе и регистрацию в ней создавать проекты нормативно-правовых актов, в пределах своей компетенции для последующего подписания (утверждения) их лично губернатором области, его заместителями, Областным Собранием депутатов. Исполнитель имеет возможность в режиме онлайн отслеживать продвижение документа по инстанциям, учитывать замечания отделов и комитетов. В повторной итерации возможно производить доработку документа с учетом замечаний.
СЭД АПО используется для работы с документами поступившими в Администрацию области (в любой из ее комитетов, отделов) такими как: обращения граждан, законопроекты Правительства РФ и Государственной Думы. Так же для работы с документами и поручениями на исполнение губернатором, его заместителями и другими отделами и комитетами АПО.
Возможность работы с документом непосредственно в системе, ее наглядность создает дополнительное стимулирование для пользователей и способствует эффективности работы.
Принципы функционирования СЭД АПО
Принципами функционирования СЭД являются:
однократный ввод и многократное использование электронного документа;
разграничение прав доступа пользователей к электронным документам, в том числе прав на просмотр, изменение и удаление электронных документов или их вложений в соответствии с определенными ролями пользователей.
Участники СЭД АПО
Администрация области, иные органы исполнительной власти области, подразделения Аппарата Администрации области, Псковское областное Собрание депутатов, иные государственные органы области, государственные учреждения области и иные организации, заключившие соглашение об использовании СЭД АПО.
Пользователи СЭД АПО
Губернатор области, первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области - Руководитель Аппарата Администрации области, заместители Губернатора области, государственные гражданские служащие области, сотрудники государственных учреждений области и иных организаций - участников СЭД АПО, в должностные обязанности которых входит работа с документами.
Виды документов СЭД АПО
В СЭД существуют электронные документы внешнего и внутреннего документооборота.
Внешний документооборот
Входящие документы, поступающие к участникам системы на рассмотрение и исходящие от них документы, получаемые от или направляемые корреспондентам, не являющимся участниками системы с момента создания (получения) документа и до завершения (исполнения) его является внешним документооборотом.
Внутренний документооборот
Входящие и исходящие документы, созданные участниками СЭД и направляемые таким же участникам системы, с момента создания (получения) документа и до завершения (исполнения) или отправления его является внутренним документооборотом.
Структура СЭД
Раздел "Входящие" - предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, поступающих участникам СЭД, за исключением обращений граждан.
Функция регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних) доступна только сотрудникам, которые отвечают за документооборот подразделении, в частности это работники канцелярии (регистраторы) или документоведы управления/комитета (помощники руководителя)
У помощника руководителя в системе есть "Кабинет помощника" (далее - КП) в разделе"Личный кабинет" (далее - ЛК)
Рисунок 1.
Процесс регистрации сводится к поэтапному заполнению полей шаблона входящего документа. После подтверждения присвоения регистрационного номера генерируется уникальный штамп, штрих-код, в котором содержится информация о документе.
Рисунок 2
Всплывающее окно "Расположение штампа"позволяет выбрать свободное место на документе, для печати сформированного штрих-кода на бумажном оригинале входящего документа. Завершающий этап регистрации - отправление на рассмотрение адресату (руководителю)
Рисунок 3
Раздел "Исходящие" предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, направляемых внешним корреспондентам. Регистрация исходящего документа осуществляется после подписания его в системе руководителем (подписантом). Документ должен быть подписан руководителем.
Создать новый документ можно из ЛК или перейти в представление "Исходящие".
Рисунок 4
Обязательным условием подготовки исходящего документа является наличие вложений с текстом письма и приложений, если таковые имеются. Вложения прикрепляются в исходном формате, например *. doc, *. docx, * odt - для тестовых документов, *. xls, *. xlsx, *. ods - для электронных таблиц. Допустимо так же использование других форматов, пригодных для просмотра и редактирования в специализированном программном обеспечении, в котором данное вложение было создано.
Раздел "Внутренние"предназначен для регистрации и хранения электронных документов внутреннего документооборота. Регистрация внутреннего проекта документа осуществляется после
подписания его в системе руководителем (подписантом).
Создать новый проект документа можно из ЛК или перейти в
соответствующее представление "Внутренние" - пиктограмма "Создать новый документ"
Пример исходящего письма:
Рисунок 5
Раздел "Правовые акты" предназначен для согласования, регистрации и хранения электронных документов - правовых актов участников СЭД;
Раздел "ОГ" ("Обращения граждан") предназначен для регистрации и хранения, поступающих на рассмотрение в Администрацию области и органы исполнительной власти области заявлений и жалоб граждан;
Разделы "Личный кабинет" и "АРМ руководителя" предназначены для работы пользователей с электронными документами, организации их рассмотрения и исполнения, а также для работы с отчетами об исполнении электронных документов;
Раздел "Кабинет помощника" предназначен для обработки помощником электронных документов, поступающих руководителю и исходящих от руководителя;
Раздел "Отчеты" предназначен для формирования отчетов об исполнении электронных документов в разделах СЭД;
Раздел "Архив" предназначен для хранения электронных документов внешнего и внутреннего документооборота, работа по которым завершена;
Раздел "Справочники" содержит справочную информацию: список пользователей, список внешних корреспондентов (не являющихся участниками СЭД), список сокращенных наименований участников, типовые маршруты движения проектов правовых актов по согласующим инстанциям.
Поиск документов
В СЭД АПО реализованы два вида поиска документов - это простой поиск и расширенный поиск. Простой поиск позволяет искать документы по одному критерию, что приводит к длительному ожиданию результатов поиска. Строка поиска расположена ниже названия вкладок и папок.
Расширенный поиск позволяет задавать множество критериев для поиска. При этом поиск осуществляется быстрее.
Набор полей для поиска документов
Рисунок 6
Полномочия пользователей
Полномочия пользователей определяются в зависимости от занимаемой должности и выполняемых функций:
1) Регистратор - пользователь, обеспечивающий первичную обработку и регистрацию входящих и исходящих электронных документов внешнего и внутреннего документооборотов, а также регистрацию правовых актов;
2) Руководитель - руководители Администрации области, заместители Руководителя Аппарата Администрации области, руководители подразделений Аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области и иных участников СЭД;
3) Помощник - пользователь, в должностные обязанности которого входят вопросы документационного обеспечения Руководителя:
предварительная проверка поступивших документов на наличие необходимых согласований, связей, вложений;
проверка проектов документов на соответствие установленным правилам оформления, орфографии и пунктуации;
Важной особенностью помощника руководителя является то, что через него проходит вся корреспонденция, направленная руководителю подразделения.
4) Исполнитель - пользователь, выполняющий подготовку проектов электронных документов для внесения их в СЭД;
5) Контролер - пользователь, выполняющий контроль за соблюдением сроков исполнения и порядка прохождения электронных документов в СЭД.
Один пользователь может иметь несколько ролей в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей.
В случае временной невозможности пользователя осуществлять свои полномочия, его полномочия делегируются другому пользователю. В системе фиксируется выполнение действий в режиме делегирования. В случае использования электронной подписи при делегировании пользователь использует свою электронную подпись.
электронный документооборот администрация орган власть
Взаимодействие пользователей и оператора СЭД АПО
Оператор СЭД осуществляет организационное и методическое обеспечение системы, проводит работы по устранению ошибок, выявляемых в ходе ее эксплуатации, управляет учетными записями пользователей (создание, удаление, изменение, настройка прав доступа к электронным документам), обеспечивает защиту информации, содержащуюся в системе, а также обучает пользователей.
Взаимодействие пользователей и оператора СЭД осуществляется службой технической поддержки оператора системы по интерактивным заявкам в сети Интернет, по электронной почте либо по телефону.
Обеспечение информационной безопасности и применение электронной подписи при работе в СЭД АПО
Обеспечение информационной безопасности при работе в СЭД АПО осуществляется посредством:
идентификации пользователя при входе в СЭД по уникальной комбинации логина и пароля;
усиленная квалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой, выдается удостоверяющим центром в порядке, установленном действующим законодательством;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой подписываемой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
протоколирования всех действий пользователя.
Заключение
С использованием СЭД мною в августе 2015 года были внесены поправки в Положение о Государственном комитете Псковской области по труду и занятости населения, посредством разработки и согласования проекта Постановления Администрации Псковской области. Проект предусматривал расширение полномочий Комитета в частно-государственном партнерстве. Документу был присвоен идентификационный номер, в разделе "Исполнитель" указывались мои данные. Проект постановления прошел начальное согласование, был возвращен Государственно-правовым комитетом АПО на доработку исполнителю.
Каждая стадия прохождения документа по маршруту (4 комитета и более 8 должностных лиц) с соответствующими комментариями, отражалась в разделе СЭД - "Проекты НПА", процесс прохождения документа по маршруту отслеживался мною ежедневно.
Во второй итерации проект нормативно-правового акта прошел все согласования и был подписан главой АПО в лице и. п. Губернатора области Емельяновой В.В. Окончательно документ воплотился и вступил в законную силу в виде Постановление Администрации Псковской области от 04 сентября 2015 г. №400.
Литература
1. Постановление Администрации Псковской области от 20.07.2015 № 336 "О государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области".
2. "Руководство по эксплуатации ГИС "СЭД АПО" Государственное управление по связи и массовым коммуникациям Псковской области
3. Положение о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области"
4. Постановление N 397 от 15 октября 2007 г. "О регламенте Администрации Псковской области"
5. Постановление N 260 от 11 июня 2014 г. "О порядке согласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области и органах исполнительной власти области"
6. Постановление N 111 от 11 марта 2015 г. "О рассмотрении обращений граждан в Администрации области"
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.
контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015Процесс создания программы для электронного документооборота учреждения. Оценка ее качественных и количественных показателей. Выбор аппаратной и программной платформы Web-сайта. Разработка функциональной схемы обработки документов и доступа пользователей.
дипломная работа [233,9 K], добавлен 02.10.2013Понятие электронного документа, отличие от иных видов документов. Юридическая сила и правовой режим электронного документа и документооборота. Процедуры разрешения конфликтов. Основные типы текстовых электронных документов и выбор средств их оформления.
реферат [24,5 K], добавлен 22.08.2010Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.
дипломная работа [773,9 K], добавлен 27.06.2013Рынок систем электронного документооборота. Проектирование программы, отвечающей заявленным требованиям: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. функциональные особенности клиентской программы, пользовательский интерфейс.
дипломная работа [5,5 M], добавлен 19.12.2011Работа в пользовательском режиме в системе электронного документооборота Евфрат. Настройка уведомлений. Типовые операции с электронным документом. Правовое обеспечение информационной безопасности России. Система защиты информации. Антивирусные средства.
курсовая работа [7,5 M], добавлен 23.02.2014Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.
курсовая работа [501,8 K], добавлен 08.12.2010Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.
дипломная работа [124,9 K], добавлен 12.12.2007Разработка технологии работы по заключению договора на поставку с использованием системы электронного документооборота. Назначение и функции информационной технологии на основе СЭД "Дело-Предприятие". Анализ требований к программно-техническим средствам.
курсовая работа [851,5 K], добавлен 11.03.2013Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.
дипломная работа [1,7 M], добавлен 17.03.2013
