Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка, проектирование и реализация информационной системы

«Товарооборот предприятия OOO «Милтэн-АГРО»»

Москва - 2013

Содержание

• Введение

1. Теоретическая часть

2. Практическая часть

3. Расчет суммы без НДС; суммы НДС и суммы с НДС

4. Выборка предприятий, продавших товар в ООО «Милтэн-АГРО» в определенное число

5. Создание таблицы покупатель - номер телефона

6. Расчет полученных средств за период

Выводы

Список литературы

Приложение

• Введение

Для систематизации данных каждое предприятие имеет базу данных (БД), которую ежедневно обновляет. Так как не существует требования о хранении данных в определенной системе управления базами данных (СУБД) Система управления базами данных., то компании могут выбирать наиболее удобную для работы.

В последнее время большинство предприятий стало использовать в работе программу "1С: Предприятие", в которой имеется БД, как одна из составляющих. Главной проблемой использования "1С: Предприятие" при выполнении аналитической работы является сложное управление программой. Обучение работе в «1С: Предприятие» - длительное и сложное занятие, не составляющее надобность для всех сотрудников компании.

Я планирую создание БД для предприятия ООО «Милтэн-АГРО» в СУБД "Microsoft Office Access", которая будет проста в использовании для менеджеров и бухгалтеров.

Объект исследования - производственная деятельность Общества с Ограниченной ответственностью «Милтэн-АГРО».

Предмет исследования - разработка и создание БД, содержащей информацию о закупках и поставках продукции ООО «Милтэн-АГРО».

Цель - создание БД для предприятия ООО «Милтэн-АГРО».

Задачи:

1. Найти и изучить теоретическую информацию о разработке и создании информационных систем;

2. Выбрать наиболее удобную СУБД для создания БД;

3. Освоить работу с MS Access;

4. Изучить производственную деятельность предприятия ООО «Милтэн-АГРО»;

5. Выявить требования сотрудников предприятия к проектируемой БД;

6. Собрать необходимую для заполнения БД информацию о производственной деятельности ООО «Милтэн-АГРО»;

7. Заполнить БД данными;

8. Проверить работу созданной БД;

9. Предложить созданную БД для работы в ООО «Милтэн-АГРО».

Значимость: Я предполагаю, что созданная БД сможет значительно облегчить работу менеджеров и бухгалтеров предприятия ООО «Милтэн-АГРО», а также поможет формировать отчеты для директоров.

1. Теоретическая часть

Немного о базах данных

Для упорядоченного хранения и обработки связанных между собой данных используются базы данных (БД База данных (БД) - определенным образом организованная совокупность данных некоторой предметной области, хранящаяся в компьютере и постоянно используемая. Пример базы данных - библиотечный каталог.).

Информация в БД хранится в упорядоченном виде.

Существует огромное количество разновидностей БД, отличающихся по различным критериям.

Классификация по модели данных:

1. Иерархическая БД представлена как дерево, состоящее из объектов различных уровней.;

2. Сетевая БД подобна иерархической, за исключением того, что в ней имеются указатели в обоих направлениях, которые соединяют родственную информацию.;

3. Реляционная (табличная).

Иерархическая модель данных графически может быть представлена как перевернутое дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень (корень) занимает один объект, второй - объекты второго уровня и т.д.

Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Такие объекты находятся в отношении предка (объект более близкий к корню) к потомку (объект, более низкого уровня), при этом объект-предок может не иметь потомков или иметь их несколько, тогда как объект-потомок обязательно имеет только одного предка. Объекты, имеющие общего предка, называются близнецами.

Сетевая модель данных подобна иерархической, за исключением того, что в ней имеются указатели в обоих направлениях, которые соединяют родственную информацию.

Несмотря на то, что эта модель решает некоторые проблемы, связанные с иерархической моделью, выполнение простых запросов остается достаточно сложным процессом. [3]

Табличная (реляционная) модель данных содержит перечень объектов одного типа, то есть объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства - в своем столбце, озаглавленном именем свойства.

Столбцы такой таблицы называют полями; каждое поле характеризуется своим именем (именем соответствующего свойства) и типом данных, представляющих значения данного свойства.

Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы, поэтому каждая запись представляет собой набор значений, содержащихся в полях.

Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.

В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т. п.

Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит.

Типы поля:

· счетчик - целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;

· текстовый - тексты, содержащие до 255 символов;

· числовой - числа;

· дата/время - дата или время;

· денежный - числа в денежном формате;

· логический - значения истина (Да) или ложь (Нет);

· гиперссылка - ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт);

· Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

o размер поля - определяет максимальную длину текстового или числового поля;

o формат поля - устанавливает формат данных;

o обязательное поле - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить. [4]

Классификация по среде постоянного хранения:

· Во вторичной памяти, или традиционная: средой постоянного хранения является периферийная энергонезависимая память (вторичная память), как правило, жесткий диск;

· В оперативную память СУБД помещает лишь кеш Промежуточный буфер с быстрым доступом, содержащий информацию, которая может быть запрошена с наибольшей вероятностью. и данные для текущей обработки;

· В оперативной памяти: все данные на стадии исполнения находятся в оперативной памяти;

· В третичной памяти: средой постоянного хранения является отсоединяемое от сервера устройство массового хранения (третичная память), как правило на основе магнитных лент или оптических дисков.
Во вторичной памяти сервера хранится лишь каталог данных третичной памяти, файловый кеш и данные для текущей обработки; загрузка же самих данных требует специальной процедуры.

Классификация по содержимому:

· Географическая;

· Историческая;

· Научная;

· Мультимедийная и т.д.

Классификация по степени распределенности:

Централизованная, или сосредоточенная: БД, полностью поддерживаемая на одном компьютере.

Распределенная: БД, составные части которой размещаются в различных узлах компьютерной сети в соответствии с каким-либо критерием.

Неоднородная: фрагменты распределенной БД в разных узлах сети поддерживаются средствами более одной СУБД

Однородная: фрагменты распределенной БД в разных узлах сети поддерживаются средствами одной и той же СУБД.

Фрагментированная, или секционированная: методом распределения данных является фрагментирование (партиционирование, секционирование), вертикальное или горизонтальное.

Тиражированная: методом распределения данных является тиражирование (репликация). [3]

Наиболее часто используемые реляционные СУБД:

1. Microsoft SQL Server (недостатки для данной БД: необходимо владение языком SQL);

2. MySQL (недостатки для данной БД: необходимо владение языком SQL);

3. Oracle (недостатки для данной БД: стоимость ненамного выше, чем у других СУБД; для достижения высоких характеристик эксплуатации требуются очень грамотные специалисты-разработчики и специалисты-администраторы; является многопользовательской СУБД То есть, состоит из сервера баз данных и клиентской части.);

4. Informix (недостатки для данной БД: необходимо владение языком SQL; низкая информативность меню; является многопользовательской СУБД);

5. Microsoft Access;

6. Microsoft Visual FoxPro (значительно хуже механизм репликации);

7. OpenOffice.org Base (уступает в своей функциональности, а также в некоторых вопросах удобства реализации определенных функций; подходит больше программисту, тогда как Access остается на уровне рядового пользователя).

Почему именно Microsoft Access

Для создания данной БД я решила использовать СУБД MS Access. Наиболее значимым критерием выбора именно этой СУБД стал тот факт, что MS Access (в отличие от иных СУБД, таких, как, например, Oracle) ориентирована на пользователя с разной профессиональной подготовкой, то есть этот программный продукт прост в освоении, может использоваться непрофессиональным пользователем. Для работы в данной СУБД не требуется обязательного знания языка SQL (знание которого необходимо для работы в Informix, Microsoft SQL Server, MySQL и проч.). Немаловажным фактом для разработки БД для предприятия было и то, что MS Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов.

Возможности Microsoft Access

1. Проектирование базовых объектов ИС ИС - информационные системы - двумерных таблиц с разными типами данных;

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей;

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных);

4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

1. Оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);

2. Соединение данных из различных таблиц;

3. Проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;

4. Отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

5. Составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

5 MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов;

Типы данных в MS Access

Таблица 1

Тип данных	Использование	Объем памяти
Текстовый	Хранение строковых данных с длиной до 255 символов	До 255 байт
Поле МЕМО	Хранение текста, превышающего 255 символов и/или состоящего из нескольких строк (т.е. текста, в котором встречается символ возврат каретки)	До 65535 байт
Числовой	Обработка чисел различного размера и формата	1,2,4 или 8 байт
Дата/время	Обработка значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах.	8 байт
Денежный	Хранение денежных значений; предусматривает точность до 4 знаков после десятичной запятой и до 15 знаков перед запятой	8 байт
Счетчик	Описание поля, используемого в качестве первичного ключа; генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение	4 байта
Логический	хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина	1 бит
Поле объекта OLЕ	Объекты других приложений Windows	До 1 Гбайт
Гиперссылка	Ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети, в Internet)	До 2048 символов

Связи

Связь действует путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы с одним и тем же именем в обеих таблицах. В большинстве случаев связь сопоставляет первичный ключ одной таблицы, являющийся уникальным идентификатором каждой строки этой таблицы, с записями внешнего ключа другой таблицы.

Тип создаваемой связи зависит от того, как определены связанные столбцы.

Типы связей:

1. Связи "один ко многим";

2. Связи "многие ко многим";

3. Связи "один к одному";

Связи "один ко многим"

Связь "один ко многим" -- самая распространенная. В этом типе связей у строки таблицы 1 может быть несколько совпадающих строк таблицы 2, но каждой строке таблицы 2 может соответствовать только одна строка из 1. Например, между таблицами "издатель" и "издание" установлена связь "один ко многим": каждый издатель выпускает множество изданий, но конкретное издание выпускается только одним издателем.

Используется связь "один ко многим" в том случае, если только у одного из связанных столбцов есть ограничение первичного ключа или уникальности.

Столбец, являющийся первичным ключом в связи "один ко многим", отмечается символом ключа. Столбец, являющийся внешним ключом в связи "один ко многим", отмечается символом бесконечности.

Связи "многие ко многим"

В связи "многие ко многим" строке таблицы 1 может сопоставляться несколько строк таблицы 2, и наоборот. Такие связи создаются путем определения третьей таблицы, которая называется таблицей соединения, первичный ключ которой состоит из внешних ключей 1 и 2 таблиц.

Связи "один к одному"

В связи "один к одному" строке таблицы 1 может сопоставляться только одна строка таблицы 2 и наоборот. Связь "один к одному" создается, если для обоих связанных ключей определены ограничения первичного ключа или уникальности.

Этот тип связи обычно не используется, так как большую часть связанных таким образом данных можно хранить в одной таблице. Связь "один к одному" можно использовать для следующих целей:

· Разделение таблицы со многими столбцами;

· Изоляция части таблицы из соображений безопасности;

· Хранение кратковременных данных, которые можно легко удалить вместе со всей таблицей;

· Хранения данных, которые относятся только к части основной таблицы;

Столбец, являющийся первичным ключом в связи "один к одному", отмечается символом ключа. Столбец, являющийся внешним ключом, также отмечается символом ключа. [12]

Формы в MS Access

Формы в базах данных нужны для ввода данных обычными пользователями, потому что таблицы для них заблокированы. Форм в БД может быть столько же, сколько и таблиц, а может и меньше, так как существуют подчиненные формы, следовательно, одна форма может содержать данные как минимум из одной таблицы, а вот максимум зависит от количества таблиц.

Запросы в MS Access

Запрос - это требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи.

Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который возможно представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные; отсортировать их; создать отчеты и формы для отображения указанной информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных.

Результат работы запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в базе данных; она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

Виды запросов:

· Запрос на выборку;

· Запрос на создание таблицы;

· Запросы на обновление, добавление, удаление;

Запрос на выборку играет особую роль, так как на его основе строятся запросы другого вида. Запрос на выборку позволяет выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы.

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Необходимость в сохранении результатов запроса возникает, например, когда невозможно построить запрос непосредственно на другом запросе.

Запрос на обновление можно построить на основе таблицы созданной запросом на создание таблицы.

Перекрестный запрос позволяет получить данные в форме, подобной электронной таблице.

Отчеты в MS Access

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2. Практическая часть

О предприятии

Общество с Ограниченной ответственностью «Милтэн-АГРО» - это предприятие зарегистрировано в марте 2010 года. Свою производственную деятельность ООО «Милтэн-АГРО» начало в мае 2010 года на территории Шаховского района Московской области. Этот район находится на границе Московской, Тверской и Смоленской областей. Он является экологически чистым сельскохозяйственным районом, пригодным для производства качественной животноводческой продукции. ООО «Милтэн-АГРО» занимается производством молока КРС и мяса свиней.

Сотрудников ООО «Милтэн-АГРО» можно разделить на сотрудников производства и офисных сотрудников. Рабочие производства в свою очередь делятся на рабочих в цехе КРС и рабочих в цехе свиноводства.

Рабочие цеха КРС:

Доярки, скотники, пастухи, телятница, техник-осеменитель, слесарь по оборудованию.

Рабочие цеха свиноводства:

Рабочие по уходу за животными и вет. фельдшер.

Офисные сотрудники:

Бухгалтер, менеджер по сбыту и закупкам, инспектор отдела кадров, инженер по охране труда и технике безопасности, директор и зам. директор Заместитель директора выполняет все функции директора в случае его отсутствия; выполняет отдельные поручения директора. по развитию предприятия.

Я предполагаю, что к создаваемой мной базе доступ будут иметь бухгалтер, менеджер по сбыту и закупкам, а так же директор и заместитель директора.

Предприятие ООО «Милтэн-АГРО» получает следующую продукцию:

1. Корма;

2. Ветеринарные препараты;

3. Животные;

4. Техническое оборудование;

5. Топливо;

6. Нужды офиса В нужды офиса входят: коммунальные услуги; канцелярские товары; услуги связи; уборка помещения; охрана помещения; транспортное обслуживание (перевоз документов).;

Предприятие ООО «Милтэн-АГРО» поставляет следующую продукцию:

1. Молоко;

2. Мясо коров;

3. Мясо свиней;

4. Телят;

Проектирование базы данных

Таблицы

Изучив весь теоретический материал о программе MS Access и о предприятие ООО «Милтэн-АГРО», я приступила к составлению таблиц и определению типов данных. Подробный разбор выбранных типов данных будет указан только к первой таблице.

Рис. 1

Первой, основной, стала таблица "Организации". В нее вошли все данные по организациям, с которыми "Милтэн-АГРО" сотрудничает (поставщиков и покупателей):

Таблица 2

Организации
Код_организации
Название_организации
ИНН
КПП
Индекс
Город
Улица
Дом/корпус/(кв)
Телефон
Контактное_лицо
Код_банка
р/с
Дополнительная информация

Типы данных в таблице "Организации":

1. Код_организации

Так как это поле является ключевым, то тип данных поля - счётчик.

2. Название_организации

Понятно, что название фирмы может состоять из букв и цифр, так что тип данного поля текстовый, а в свойствах это поле выбрано обязательным.

3. ИНН

Идентификационный номер налогоплательщика состоит из цифр, получается, что необходимо выбрать числовой тип данных, но всё не так просто. Дело в том, что ИНН может начинаться с нулей, соответственно, при числовом типе эти нули будут автоматически удаляться, а тогда это уже будет совершенно другой ИНН.

Так же различие числового типа данных и текстового в том, что с данными, записанными под типом числовых, можно производить какие-либо арифметические операции. С ИНН этого делать не нужно, так что тип данных для этого поля текстовый.

4. КПП

Точно так же, как и с полем ИНН, выбран текстовый тип данных. Ещё в свойствах КПП размер поля составляет 9 символов для того, чтобы при ошибочном наборе (если человек попытается ввести больше значений, чем необходимо) невозможно было допустить ошибку. Ещё это сделано из технических соображений. Каждый байт, отведённый под символ (пусть даже этот символ и не будет введён) занимает память и замедляет работу с БД. Если речь идет о, к примеру, тысячи символов, то в этом нет ничего страшного, а вот если это число увеличится раз в 100-1000, то это будет сказываться на скорости работы БД. Опять-таки, если ввести данные нужно несколько раз в день, то на излишних затратах времени человека это не скажется. Но если добавлять данные приходится в течение всего рабочего дня, при этом часто, то лишние 15-20 минут за счет изменения кол-ва допустимых символов поля сэкономить можно.

5. Индекс

Понятно, что для такого поля можно выбрать числовой тип данных. Но нужно ли это? Во-первых, никаких вычислительных действий с индексом производить не нужно. Во-вторых, в целях экономии (как и в предыдущем пункте) можно ограничиться лишь 6 символами в текстовом типе данных. Так что тип данных текстовый.

6. Город

Для названия города, можно сказать однозначно, используются буквы. Поэтому тип данных текстовый.

7. Улица

Аналогично пункту 6 тип данных текстовый.

8. Дом/корпус/(кв)

Так как помимо номеров будут присутствовать символы (в данном случае это "/"), то тип данных текстовый.

9. Телефон

Телефонные номера в России записываются по общепринятой форме:
8(***)***-**-**. Значит, есть необходимость использовать символы и, опять же, отсутствует потребность в вычислениях. Тип данных текстовый.

10. Контактное_лицо

Тип данных текстовый.

11. Код_банка

Это поле связано с ключевым полем из таблицы "Банки", а тип данных связанного с ключевым поля может быть либо счетчик (а дважды в одной таблице такой тип данных использовать нельзя), либо числовой. Получается, тип данных числовой.

12. р/с

С расчетным счетом могут случиться те же самые проблемы, что и с ИНН, и с КПП (исчезновение нулей слева). Тип данных текстовый.

13. Дополнительная информация

Неизвестно, сколько символов может потребоваться для дополнительной информации (тем более, что в текстовом типе данных предел - 255 символов), так что для данного поля выбран особый тип данных - Поле МЕМО.

Вторая таблица "Поставщики". Это таблица-справочник, которая является связующей и сама по себе не несет никакой информации:

Таблица 3

Поставщики
Код_поставщика
Код_организации

Третья таблица, озаглавленная "Покупатели", аналогично предыдущей, является таблицей-справочником:

Таблица 4

Поставщики
Код_покупателя
Код_организации

Необходимо заметить, что предприятие ООО «Милтэн-АГРО» будет в некоторых случаях выступать в роли поставщика, в некоторых - в роли покупателя, поэтому код этой организации будет присутствовать в обеих таблицах. запрос база данный связь

Четвертая таблица называется "Товары". В ней будет информация по товарам, продающимся в ООО «Милтэн-АГРО» и, соответственно, закупающимся:

Таблица 5

Товары
Номер_товара
Наименование_товара
Код_товара
Наименование_ед_измерения
Код_ед_измерения(по_ОКЕИ)

Следующая, пятая по счету, таблица "Даты" изначально задумывалась лишь для того, чтобы не вводить несколько раз одну и ту же дату на несколько разных поставок:

Таблица 6

Даты
Код_даты_поставки
Дата

Шестая таблица - таблица "Банки", созданная для того, чтобы распределить информацию непосредственно о предприятии (табл. №1) и касающуюся непосредственно банка, обслуживающего это предприятие (и банковской информации о предприятии), отдельно:

Таблица 7

Банки
Код_банка
Название_банка
БИК
к/с

В последней, седьмой таблице под названием "Покупки" будет храниться информация о покупках и продажах. Если это товар, приобретаемый ООО «Милтэн-АГРО», то цена указывается со знаком "-", если же это товар, который был продан другим предприятиям, то указывается просто цена.

Таблица 8

Поставки
Код_поставки
Код_поставщика
Код_покупателя
Код_даты_поставки
Код_товара
Вид_упаковки
Количество_в_месте
Количество_мест
Масса_брутто
Масса_нетто
Цена
Сумма_без_НДС
Ставка_НДС
Сумма_НДС
Сумма_с_НДС

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает логическую структуру базы данных: таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование установленных в ней связей при обработке данных.

Для реляционных баз данных в схеме данных для связей таблиц по первичному ключу главной таблицы могут устанавливаться параметры обеспечения связной целостности.

При поддержании целостности взаимосвязанных данных не допускается наличия записи в подчиненной таблице, если в главной таблице отсутствует связанная с ней запись. Соответственно при первоначальной загрузке базы данных, а также корректировке, добавлении и удалении записей система допускает выполнение операции, если она не приводит к нарушению целостности.

Связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

Для составления схемы данных были определены ключевые поля, а для всех связей для удобства работы были установлены параметры, обеспечивающие связную целостность данных.

Рис. 2

Формы

Для ввода данных пользователями были созданы следующие формы:

1) Банки:

Рис. 3

2) Даты. Эта форма состоит из двух таблиц. Первая, главная - даты; вторая, подчиненная - поставки:



Рис. 4

3) Организации. Причем данная форма состоит из трех таблиц. Таблица "Организации" - главная, таблицы "Поставщики" и "Покупатели" - подчиненные:

Рис. 5

4) Товары:

Рис. 6

Запросы

Далее мной были составлены наиболее часто употребляемые запросы для дальнейшего использования непосредственно сотрудниками ООО «Милтэн-АГРО».

Составленные запросы:

1. Расчет массы "брутто" Масса "брутто" - масса товара с упаковкой

Данный запрос позволяет автоматически рассчитать и внести в таблицу значение массы "брутто" при указанной массе "нетто" Массы "нетто" - масса товара без тары. Во-первых, не во всех товарных накладных указана масса "брутто", от массы "нетто" этот показатель составляет в среднем 104%. Во-вторых, при больших объемах вводимой в БД информации это сэкономит время и силы сотрудников.

Мы можем увидеть данные до выполнения запроса (колонка «Масса_брутто», для расчета данных которой был составлен запрос, выделена):

Рис. 7

Сам запрос:

Рис. 8

Та же таблица «Поставки» после выполнения запроса (колонка «Масса_брутто», для расчета данных которой был составлен запрос, выделена):

Рис. 9

3. Расчет суммы без НДС; суммы НДС и суммы с НДС

В товарных накладных эти суммы всегда указываются, но гораздо проще, быстрее и надежнее воспользоваться запросом, который рассчитал бы эти данные автоматически.

Это таблица до расчетов, то есть, до запуска запроса. Записи в полях "Сумма_без_НДС", "Сумма_НДС" и "Сумма_с_НДС" отсутствуют:

Рис. 10

Режим "конструктор" позволяет заметить, что для расчета данных использовались формулы:

1. Для расчета суммы без НДС: Масса_нетто * Цена

2. Для расчета суммы НДС: Сумма_без_НДС * Ставка_НДС

3. Для расчета суммы с НДС: Сумма_без_НДС + Сумма_НДС

Рис. 11

Так как не ко всем поставкам была указана масса нетто, пришлось создать ещё один запрос, аналогичный предыдущему. Для расчета данных использовались формулы:

1. Для расчета суммы без НДС: Количество_мест * Цена

2. Для расчета суммы НДС: Сумма_без_НДС * Ставка_НДС

3. Для расчета суммы с НДС: Сумма_без_НДС + Сумма_НДС

А на поле "масса_нетто" было наложено условие: Is Null

Рис. 12

После выполнения запроса необходимые значения уже присутствуют:

Рис. 13

4. Выборка предприятий, продавших товар в ООО «Милтэн-АГРО» в определенное число

Так как универсальность запроса состоит в том, что ввести нужную дату можно с клавиатуры, был выбран особый тип запроса - запрос с параметром. Именно такой тип запроса позволяет вводить какие-либо данные для отбора с клавиатуры.

Такой запрос нужен для того, чтобы отследить закупки за конкретное число. К примеру, поставка корма в ООО «Милтэн-АГРО» предполагалась 21.03.13, чтобы отследить, была ли она, или же машина задержалась и приехала на следующий день, нужно воспользоваться данным запросом. Для скоропортящихся продуктов или ветеринарных препаратов, которые должны храниться при температуре ниже комнатной, а их перевозят, например, летом, в жару, это имеет большое значение.

Данный запрос в режиме "конструктора". Можно увидеть, какие таблицы и данные из них задействованы:

Рис. 14

При выполнении данного запроса появляется диалоговое окно, в которое следует ввести необходимую дату:

Рис. 15

Введенная для примера дата (24.01.2013) выбрана не случайно. Дело в том, что именно в этот день было наибольшее число поставок/закупок:

Рис. 16

После выполнения запроса на экране появляется таблица поставок и закупок товаров за введенное число:

Рис. 17

5. Создание таблицы покупатель - номер телефона

Такая таблица будет удобна для бухгалтера, в обязанности которого входит, помимо прочего, отслеживание дебиторской задолженности Дебиторская задолженность, сумма долгов, причитающихся предприятию, организации или учреждению от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними.. Ведь гораздо легче выбрать из таблицы нужные названия предприятий и номера их телефонов, чем по одному искать в БД.

Данный запрос в режиме "конструктора". Можно увидеть, какие таблицы и данные из них задействованы:

Рис. 18

Получается готовая таблица:

Рис. 19

Выборка "поставки"

Выборка будет происходить за весь период, то есть, будут отражаться данные с самой первой введенной даты до самой последней.

Может служить для примерного расчета при следующем заказе. Например, чтобы прикинуть, сколько заказывать комбикорма и на какое число, необходимо посмотреть предыдущие поставки, их объем и частоту поставок, так как работники склада не всегда смогут правильно сказать, скоро ли закончится корм. Количество животных практически не меняется, так что сделать приблизительные заключения будет не сложно.

Рис. 20

Данный запрос в режиме "конструктора". Можно увидеть, какие таблицы и данные из них задействованы. Помимо данных о дате поставки и наименовании товара, запрос будет выводить в итоговую таблицу название организации, цену, за которую был продан товар и массу приобретенного товара (масс нетто):

При выполнении данного запроса появляется диалоговое окно, в которое следует ввести наименование интересующего товара:



Рис. 21

Предположим, необходимо узнать, когда закупалась патока свекловичная:

Рис. 22

Получаем, что из тех данных, что присутствуют в моей БД патока свекловичная закупалась один раз (29.10.2012):



Рис. 23

6. Расчет полученных средств за период

Данный запрос нужен для того, чтобы рассчитать доход, полученный за какой-либо период. Для данного расчета я сделала два схожих, на первый взгляд, вопроса, результат работы которых различен.

Результатом первого запроса будет служить таблица, в которой будут указаны числа, в которые были закупки товаров, и сумма дохода за каждое число. В поле «условие отбора» задаются значения, в каком периоде будет осуществляться выборка (в данном случае взят период с 18.10.2012 по 26.10.2012):

Рис. 24

После выполнения запроса появляется таблица, в которой указаны все даты, в которые совершались покупки/продажи в течение этого периода и суммарный доход за каждый из дней:

Рис. 25

Второй подобный запрос будет показывать лишь суммарный доход за весь указанный период (в данном случае взят тот же самый период с 18.10.2012 по 26.10.2012):

Рис. 26

В результате запроса на экран выводится только число:



Рис. 27

Отчеты

Отчет - представление пользователям БД необходимой информации, оформленной в виде отчетных документов. Эти документы можно просматривать и выводить на печать. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Наряду с данными, полученными из таблиц или запросов, в отчете могут отображаться результаты вычислений над исходными данными. В отчетах, как правило, могут быть задействованы области заголовка и примечания отчета, области верхнего и нижнего колонтитулов, области заголовка и примечания групп.

Составленные отчёты:

1. По банкам:

Рис. 28

По организациям:

Рис. 29

2. По запросу покупатель - номер телефона:

Рис. 30

3. По запросу на выборку товаров (в данном случае в качестве товара взята позиция "поросята":



Рис. 31

В перспективе - создание накладных по данным из таблиц.

Выводы

Данная работа посвящена Разработка, проектирование и реализация информационной системы «Товарооборот предприятия OOO «Милтэн-АГРО»»

В процессе ее написания был проведен анализ задач, которые должна выполнять база данных, разработанная для конкретного предприятия.

В теоретической части данной работы была описана основная информация о базах данных, обоснование выбора конкретной СУБД для работы и наиболее полное описание выбранной СУБД.

В практической части была предоставлена информация о предприятии ООО «Милтэн-АГРО», необходимая для разработки базы данных. Так же в практической части была описана разработка и создание базы данных.

В этой работе была предоставлена основная информация о СУБД и показан процесс создания БД для конкретного предприятия. Результат данной работы будет передан сотрудникам ООО «Милтэн-АГРО» для внедрения в рабочий процесс.

В результате проделанной работы мне удалось:

1. ознакомиться с общей информацией о БД;

2. освоить работу в программе MS Access;

3. разработать и создать базу данных, содержащую информацию о закупках и поставках продукции ООО «Милтэн-АГРО», которая будет проста в использовании.

Я не планирую завершать работу на данном этапе. В перспективу входит:

1. дальнейшая работа с БД и её усовершенствование;

2. изучение основ языка SQL;

3. создание более сложных запросов.

Список литературы

Литературные источники

1. Боткилина, А.В. Статистические и экономические показатели рентабельности скотоводства (на примере ООО "Милтэн-АГРО" [Текст] / А.В. Боткилина // Фестиваль исследовательских и творческих работ учащихся "Портфолио". - Москва: сборник описаний работ, "Первое сентября", "Чистые пруды", 2010-2011. - С. 282.

2. Боткилина, А.В. Статистические и экономические показатели рентабельности скотоводства (на примере ООО "Милтэн-АГРО" [Текст] / А.В. Боткилина // V международная научно-практическая конференция. Сборник тезисов и докладов. Часть1. - Протвино: сборник описаний работ, "Протвино", 10-11 февраля 2012. - С. 535-536.

3. Соболева М.Л., Алфимова А.С. Информационные системы. Лабораторный практикум [Текст]: Учебное пособие / М.Л. Соболева, А.С. Алфимова. -- М.: МПГУ, 2011. -- 88 c.

4. Угринович, Н.Д. Информатика и ИКТ. Базовый уровень: учебник для 11 класса [Текст] / Н.Д. Угринович. - 2-е изд., испр. - М: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2009. - 187 с.

Приложение

Основные понятия теории информационных систем

1. База данных (БД) [4] - определенным образом организованная совокупность данных некоторой предметной области, хранящаяся в компьютере и постоянно используемая. Пример базы данных - библиотечный каталог.

2. Запись БД [4] - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

3. Информационная система (в широком смысле) [13] - совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

4. Информационная система (применимо к БД) [13] - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

5. Ключевое поле [4] - это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице.

6. Модель данных [1] - абстрактное, самодостаточное, логическое определение объектов, операторов и прочих элементов, в совокупности составляющих абстрактную машину доступа к данным, с которой взаимодействует пользователь. Эти объекты позволяют моделировать структуру данных, а операторы - поведение данных.

7. Поле БД [4] - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

8. Табличная БД [4] - база данных, содержащая перечень объектов одного типа, то есть объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства - в своем столбце, озаглавленном именем свойства

Экономико-статистические термины

1. БИК (Банковский идентификационный код) [7] - это номер, служащий для однозначной идентификации банка при проведении платежей. Он представляет собой девятизначное число, начинающееся с цифр "04" (это код РФ). Следующие 2 символа указывают на территорию Российской Федерации по ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления). Последние 3 цифры БИК номера должны совпадать с последними цифрами в к/с (корреспондентском счете) банка. Некоторые банки в справочнике имеют SWIFT код, СВИФТ код - аналог БИК, но для мировых межбанковских операций. SWIFT (СВИФТ) переводится как "Сообщество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций".

2. Дебиторская задолженность - это сумма долгов, причитающихся предприятию, организации или учреждению от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними.

3. ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) [9] - цифровой код, упорядочивающий учет налогоплательщиков в Российской Федерации. Присваивается как юридическим (десятизначный), так и физическим (двенадцатизначный) лицам. Организациям присваивается с 1993 года, индивидуальным предпринимателям - с 1997 года, прочим физическим лицам - с 1999 года (с начала действия первой части Налогового кодекса Российской Федерации).

4. КПП (Код причины постановки на учет) [10] - девятизначный код, где:

1. Первые две цифры - код субъекта Российской Федерации согласно 65 статье Конституции;

2. Третий и четвертый знаки - код Государственной налоговой инспекции, которая осуществляла постановку на учет организации по месту ее нахождения, месту нахождения ее филиалов и (или) представительств, расположенных на территории РФ или по месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств;

3. Пятый и шестой знаки (представляют собой цифры или заглавные буквы латинского алфавита от А до Z) являются кодами причины постановки на учет;

4. Седьмой, восьмой и девятый знаки - порядковый номер постановки на учет по соответствующей причине.

5. К/с (Корреспондентский счет) [15] - счет, открываемый банку в учреждениях центрального банка или в других банках, на котором отражаются расчеты, произведенные одним банком по поручению и за счет другого банка на основе заключенного корреспондентского договора.

6. Репликация (синхронизация) [12] - это процесс приведения данных электронных таблиц двух БД в идентичное состояние.

7. Р/с (Расчетный счет) [16] - это счет, открываемый учреждением банка для юридического лица и предназначенный для хранения денежных средств и проведения расчетных операций по требованию владельца счета, в отличие от расчетного субсчета, открываемого для несамостоятельных хозяйственных объектов (подразделений юридического лица) и служащего только для зачисления поступлений (выручки от продажи товаров, платы за выполнение работ и услуг и т. д.) и последующего их перечисления на расчетный счет юридического лица.

Размещено на Allbest.ru