Основные возможности программного комплекса Microsoft Excel и операционной системы Microsoft Windows

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Целью данной работы является закрепление практических навыков работы при изучении дисциплины «Информатика», умения работать в MS Excel, MS Word.

Основной задачей контрольной работы является создание и оформление исходной таблицы; расчеты в таблице с применением «Мастера функций»; обработка данных таблицы посредством сортировки и выборки (фильтрации); построение диаграмм; оформление отчета в виде комплексного текстового документа.

Номер варианта задания выбирается по номеру зачетной книжки 832.

? текст задания в Excel - 5 Известны виды культур, площадь их посева (га). Определить среднюю урожайность (ц/га) и удельный вес (%) площади посева каждой культуры в общей площади;

? сортировка - 2 по возрастанию данных в текстовом столбце;

? расчет с использованием функций - 2 логическая функция ЕСЛИ, отображающая характер изменения данных, в которой условием является сравнение данных, действием если истина - конкретный текст, например “возросла” и действием если ложь - альтернативный текст;

? критерий выборки - 3 больше произвольного значения;

? теоретический вопрос - 13 Операционная система Windows: понятие документа и приложения, обмен информацией между приложениями, понятие мультимедиа.

1. Конструирование таблицы

1.1 Создание и оформление исходной таблицы

Загрузить MS Excel. Сформировать на первом листе («Лист 1») рабочей книги таблицу 1 (рисунок 1) согласно варианту задания.

Для оформления заголовка таблицы установить курсор в ячейку A1 и ввести название таблицы "Расчет средней урожайности и удельного веса площади посева". Для размещения названия таблицы по ширине нашей таблицы объединить ячейки A1:Е1, выбрать в строке меню команду Формат/ Ячейки/ Выравнивание/ Объединение ячеек.

Для длинных названий, используемых в заголовках таблицы 1, применить форматирование ячеек. Выделить диапазон ячеек A2:Е2 и выбрать в меню команду Формат/ Ячейки/Выравнивание/Переносить по словам.

Рисунок 1. Вид таблицы «Расчет средней урожайности и удельного веса площади посева» (таблица 1)

Переименовать текущий лист «Лист1» на «Таблица1». Для этого, указав на название листа в рабочей книге MS Excel, вызвать контекстно-зависимое меню (нажатием правой кнопки мыши) и выбрать команду Переименовать.

Рамки таблицы создать следующим образом: сначала выделить данные в таблице - это интервал ячеек A2:Е12. Далее выбрать в строке меню команду Формат/ Ячейки/ Граница/…, выбрать тип линии, и к какой части выделенных ячеек эту линию применить: внешней границе и всем внутренним. Можно было использовать на панели инструментов пиктограмму .

Выделить цветом вычисляемые столбцы в таблице, для этого определить диапазон ячеек Е2:Е12, выбрать команду Формат/Ячейки/Вид и указать в появившемся окне на нужный цвет.

Затем перейти на второй лист «Лист 2» рабочей книги MS Excel, так же переименовать его на «Таблица 2» и создать аналогично вторую, заданную в нашем варианте таблицу 2 (рисунок 2).

Кроме оформления таблиц, произвести необходимые расчеты: для столбца Е («Удельный вес площади посева культуры, %») первой таблицы и для столбца F («Расчет с использованием функции ЕСЛИ») второй таблицы. Расчеты описаны в разделе 1.2

Рисунок 2. Вид таблицы «Расчет средней урожайности и удельного веса площади посева» (таблица 2)

Во второй таблице интервал ячеек А2:Е12 скопировать из первой таблицы с помощью команды Специальная вставка, для того, чтобы установить связь между таблицами (более подробно пояснено в разделе 1.3).

1.2 Расчеты в таблице

Расчеты производить по формулам, используя мастер функций, и набирать формулы в строке формул.

Сначала рассчитать столбец «Удельный вес площади посева культуры, %». Для этого ввести в ячейку Е3 следующую формулу «=C3/$C$13», а остальные ячейки заполнить используя прием автозаполнения: выделить ячейку, в которой производится расчет (Е3), подвести курсор к нижнему правому уголку ячейки и захватив ее, переместить курсор на необходимое количество ячеек (Е3:Е12).

Для вычисления итоговой суммы по числовым значениям в смежном интервале ячеек использовать инструмент автосуммирование (значок на панели инструментов). Установить курсор в ячейку С13 таблицы 1, нажать кнопку автосуммирования (в самой ячейке и в строке формул появляется функция «=СУММ(С3:С12)»), нажать клавишу «Enter».

Для вычисления средней урожайности по числовым значениям в смежном интервале ячеек использовать инструмент автосуммирование (значок на панели инструментов) выбрав опцию «Среднее» . Установить курсор в ячейку D13 таблицы 1, нажать кнопку автосуммирования (в самой ячейке и в строке формул появляется функция «=СРЗНАЧ(D3:D12)»), нажать клавишу «Enter».

В таблице 2 найти значение ячеек столбца F («Расчет с использованием функции ЕСЛИ») по формуле: «=ЕСЛИ(D3>$D$13;"Урожайность выше средней";"Урожайность ниже средней")», а остальные ячейки заполнить автозаполнением.

Логическую функцию согласно заданию найти в таблице 2 следующим образом: если выражение «D3>$D$13» истинно (т.е. если урожайность выше средней), то в ячейке F3 появится запись «Урожайность выше средней». Если выражение «D3>$D$13» ложно, то в ячейке F3 появится запись «Урожайность ниже средней» (рисунок 3).

Рисунок 3. Вид окна мастера функций на 2 шаге

При нахождении логической функции «ЕСЛИ» воспользоваться логической формулой, для этого выбрать команду Вставка/Функция. После вызова мастера функций появляется первое окно диалога, в котором отображаются категории и имена функций. Найти категорию функции - «Логические» и имя функции - «ЕСЛИ».

На втором шаге работы мастера функций появляется новое диалоговое окно, в котором необходимо ввести значения для расчета логической функции «ЕСЛИ». Окно имеет три строки (рисунок 3). В первой строке указать логическое выражение («D3>$D$13»), во второй строке - значение, при котором логическое выражение истинно («Урожайность выше средней»), и в третьей строке - значение, при котором значение логического выражения ложно («Урожайность ниже средней»).

1.3 Связывание таблиц

В данном подразделе осуществляется связывание двух таблиц с целью связывания данных таблицы 1 с данными таблицы 2.

При связывании таблиц применить команду ПРАВКА/ СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

Выделить ячейки А2:Е12 из таблицы 1 и выбрать команду ПРАВКА/КОПИРОВАТЬ. Установить курсор в таблице 2 на ту ячейку, куда нужно копировать (ячейка А2, лист «Таблица 2»), и выполнить команду ПРАВКА/СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА/ВСТАВИТЬ СВЯЗЬ. В ячейках А2:Е12 таблицы 2 появились указания на ячейки исходной первой таблицы (такие как, например «=Таблица 1!А2»).

В результате, если изменять данные в таблице 1, произойдут соответствующие изменения в таблице 2 аналогичного столбца.

2. Управление и графическое отображение данных

2.1 Сортировка данных

Так как при сортировке данные таблицы будут изменены, то создать новый лист «Сортировка» и в нем вставить копию таблицы 1. Для этого выделить всю таблицу 1 из исходных данных (А1:Е12) из листа «Лист1», выбрать в меню команду ПРАВКА/КОПИРОВАТЬ и вставить выделенный фрагмент на новый лист «Сортировка», используя команду ПРАВКА/ ВСТАВИТЬ.

Для сортировки, выделить мышкой интервал ячеек А2:Е12. В строке меню выбрать команду Данные/Сортировка, в появившемся окне диалога указать: Сортировать по - «Виды культур» и тип сортировки - «по возрастанию». В итоге получается отсортированная таблица (рисунок 4).

Рисунок 4. Вид таблицы «Расчет средней урожайности и удельного веса площади посева» после сортировки по полю «Виды культур»

2.2 Фильтрация данных

При выполнении фильтрации (выборки) данных так же, как и в случае сортировки, данные изменяются, поэтому аналогично создать новый лист «Выборка» и в нем вставить копию таблицы 1.

Для фильтрации данных курсор установить в ячейке А2 и выбрать в меню команду Данные/Фильтр/Автофильтр. На верхних ячейках выделенной таблицы появились значки . В ячейке Е2 нажать на этот значок, появляется список, из него выбрать - Числовые фильтры - Больше… (рисунок 5) В появившемся диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» выбрать критерий выборки - «больше 11%» (рисунок 6).

Рисунок 5. Выбор условия фильтрации данных

Рисунок 6. Вид окна выбора условия фильтрации данных

Рисунок 7. Вид таблицы после фильтрации данных

В результате выполненных действий по нашему варианту критерия выбрано 5 значений, в диапазоне больше 11%. В таблице остались только 5 записей согласно указанному условию (рисунок 7).

2.3 Построение диаграмм

По данным двух столбцов «Виды культур» и «Площадь посева, га» исходной таблицы построили стандартную диаграмму.

Диаграммы связаны с теми данными на рабочем листе, по которым они были созданы, поэтому диаграммы будут автоматически обновляться при обновлении данных.

Для построения диаграммы выделили в исходной таблице («Таблица») интервалы ячеек: В3:С12. Диаграмму создавали с помощью мастера диаграмм, который вызвали с помощью команды в строке главного меню ВСТАВКА/ДИАГРАММА. При построении диаграммы выполнили четыре шага.

На первом шаге мастера диаграмм выбрали тип и вид диаграммы.

По типу диаграммы выбрали «Гистограмму». Переход к следующему шагу осуществили нажатием кнопки "Далее".

На втором шаге выбрали диапазон данных для построения диаграммы (т.к. вначале уже определили диапазоны В3:С12, в окне мастера диаграмм он уже установлен.) Ряды данных определили «в столбцах».

На третьем шаге открылось диалоговое окно, состоящее из нескольких вкладок. На соответствующих вкладках установили параметры диаграммы (заголовок диаграммы - «Гистограмма по исходной таблице», расположение легенды - «справа», подписи осей - «значения»).

На четвертом шаге выбрали место для размещения диаграммы: на листе «Таблица». В результате получили следующий вид стандартной диаграммы (рисунок 8).

Рисунок 8. Диаграмма по данным листа «Таблица»

Построение диаграммы по отсортированной таблице (лист «Сортировка») схоже с построением диаграммы по исходной таблице. Разница в том, что данные для диаграммы берутся из двух несмежных столбцов «Виды культур» и «Урожайность, ц/га». Для выделения данных в несмежных столбцах использовалась клавиша Ctrl. Соответственно выделили (удерживая клавишу «CTRL») диапазоны ячеек В3:B12 и D3:D12, тип диаграммы - круговая, подписи данных - значения и доли, заголовок диаграммы - «Урожайность, ц/га».

В результате получили следующий вид диаграммы по отсортированной таблице (рисунок 9).

Рисунок 9. Диаграмма по данным листа «Сортировка»

Построение диаграммы после фильтрации (лист «Выборка») схоже с построением диаграммы по исходной таблице. Разница в том, что данные для диаграммы берутся из двух несмежных столбцов «Виды культур» и «Удельный вес площади посева культуры, %». Для выделения данных в несмежных столбцах использовалась клавиша Ctrl. Соответственно выделили (удерживая клавишу «CTRL») диапазоны ячеек В3:B12 и E3:E12, тип диаграммы - линейчатая, подписи данных - значения, заголовок диаграммы - «Диаграмма по результатам выборки».

В результате получили следующий вид диаграммы после фильтрации (рисунок 10).

Рисунок 10. Диаграмма по данным листа «Выборка»

3. Операционная система Windows: понятие документа и приложения, обмен информацией между приложениями, понятие мультимедиа

Понятие документа и приложения.

Приложение - комплекс взаимосвязанных программ для создания и модификации объектов (документов), а также для управления объектами определенного типа.

Приложение состоит из одного или нескольких файлов, которые хранятся обычно в папке с соответствующим названием. Например, приложение-игра может храниться в одном файле, а приложение Текстовый npoцeccop Word состоит из комплекса взаимосвязанных файлов. Среди этих файлов должен быть главный (ведущий), часто называемый файлом запуска. Этот файл содержит уникальный значок - своего рода логотип данной среды. Для приложений MS DOS, в которых файл запуска имеет тип .СОM, .ЕХЕ, .ВАТ, используется значок "пустая рамка". Открытие файла запуска обеспечивает загрузку этого приложения и появление на экране его интерфейса.

Объектами, создаваемыми в среде приложения, могут быть тексты, таблицы, рисунки, звуки и т.п. В среде Windows такие объекты называются документами. Созданный в приложении объект (документ) сохраняется либо в одном файле, либо в нескольких взаимосвязанных файлах. В последнем случае один из этих файлов будет главным. Открывая его, вы открываете весь документ, из которого имеется доступ к содержимому остальных связанных с ним файлов. Запись документа в несколько файлов не очень удобна и используется только для обеспечения доступа к отдельным частям документа как к самостоятельным документам.

Документ - объект Windows, созданный в приложении и содержащий информацию определенного вида.

При работе в среде Windows часто используется термин "задача". Это понятие тесно связано с термином "приложение". Приложение становится задачей после его запуска. Приложение можно запустить двумя способами: либо непосредственно открыв файл запуска, либо открыв документ, созданный в этом приложении. Можно сказать, что задача - это работающее приложение, которое потребляет ресурсы системы или ждет своей очереди на них. Термин "задача" связан с механизмом управления ресурсами, а не с тем, работает с приложением пользователь или нет. О некоторых задачах пользователь может и не подозревать. Список задач можно получить, одновременно нажав клавиши <Ctrl><Alt><Del>. Приложения могут запускаться либо по инициативе пользователя, либо по инициативе Windows. Все задачи должны быть в той или иной форме отображены на экране.

Обмен информацией между приложениями

Обмен информацией между приложениями осуществляется благодаря имеющемуся в Windows буферу обмена.

Копирование содержимого окна или экрана

? Чтобы скопировать содержимое активного окна, нажмите клавиши ALT + PRINT SCREEN;

? Чтобы скопировать содержимое всего экрана, нажмите клавишу PRINT SCREEN;

Примечание

Чтобы вставить рисунок в документ, в меню Правка окна документа выберите команду Вставить.

После создания документа его можно использовать целиком или по частям в другом документе, экономя время и уменьшая количество потенциальных ошибок.

Возможность обмена данными между прикладными программами в Windows помогают быстро копировать и передавать части одного документа в другой. В большинстве прикладных программ для Windows можно копировать и перемещать данные различных типов между документами, даже если они были созданы различными программами.

Windows поддерживает два типа обмена данными статистический и динамический.

Функционирование буфера обмена.

Буфер обмена представляет собой специальную область памяти, к которой имеют доступ все прикладные программы. Прикладная программа может вырезать или скопировать данные в буфер обмена. Другие программы могут затем вставить данные из буфера обмена в свои документы. Просмотр буфера обмена осуществляется с помощью специальной программы (папки), которая запускается через пуск.

Копирование из одной прикладной программы в другую.

Копирование из одной прикладной программы в другую является простой задачей. Для копирования с использованием буфера нужно скопировать (для переноса вырезать) выделенные данные в буфер, затем вставить данные из буфера в новое место.

Все прикладные программы под Windows обеспечивают одинаковый набор для вырезания, копирования и вставки данных. Эти команды расположены в меню правка.

Форматы данных в буфере обмена.

Существуют много стандартных форматов данных в буфере обмена, кроме того, прикладные программы могут использовать свои собственные форматы специфические для них.

Распространенные текстовые форматы.

? Текст. Неформатированный текст, использующий текущий шрифт Windows;

? Форматированный текст (RTF). Формат RTF сохраняет форматирование документа в целом, а также абзацное и символьное форматирование;

? Текст (OEM). Это неформатированный текст в какой-либо специальной кодировке.

Распространенные графические форматы

? Растровый формат (рисунок BMP) этот формат является представлением изображения в виде растра, состоящего из отдельных точек;

? Рисунок DIB. Независимый от устройств растровый формат;

? Рисунок WMF. Этот формат является специальным форматом. В отличие от растрового, этот состоит из графических элементов.

Понятие мультимедиа.

Мультимедиа - совокупность программно-аппаратных средств, реализующих обработку информации в звуковом и зрительном виде.

Характерным отличием мультимедиа продуктов является большой информационный объем, поэтому в настоящее время основным носителем этих продуктов является оптические диски CD-ROM стандартной емкости 640 Мбайт и DVD-диски емкости 4,5 ГБ. На мировом рынке сегодня представлены сотни тысяч наименований мультимедиа продуктов на CD-ROM и DVD-ROM

Для работы с аудио- и видеофайлами различных форматов в составе Windows имеется набор кодеков -- эффективных программных средств сжатия и распаковки этих файлов и преобразования их форматов для вывода на различные устройства мультимедиа (слово «кодер» является сокращением слов «кодер-декодер», так же, как «модем» -- сокращение от слов «модулятор-демодулятор»). При воспроизведении файла система запускает тот кодер, с помощью которого файл был создан.

При установке компакт-диска в устройство считывания система пытается распознать его формат и запустить соответствующее приложение для его воспроизведения. Если установлен диск формата ISO-9660 (программный), то Windows ищет файл с именем AUTO-RUN.INF и выполняет его. Это механизм получил название Spin & Grin.

Заключение

программный диаграмма мультимедиа текстовый

Расчеты в моей работе были выполнены на IBM РС-совместимом персональном компьютере с использованием электронных таблиц Excel. Для оформления работы использован текстовый редактор Word.

В работе приведено подробное описание хода решения задачи, представлены результаты контрольного расчета и построены гистограммы по результатам расчетов.

В теоретической части работы был рассмотрен вопрос на тему «Операционная система Windows: понятие документа и приложения, обмен информацией между приложениями, понятие мультимедиа».

Операционная система Windows сегодня является наиболее распространенной ОС на домашних компьютерах, а благодаря поддержке средств мультимедиа эта ОС делает компьютер все более интересным как для работы, так и для развлечений.

Выполненная работа позволила мне углубить знания в области информатики и использования современных информационных технологий. Мною также повышен профессиональный уровень за счет практического использования программы электронных таблиц Microsoft Excel.

Выяснено, что программа электронных таблиц Microsoft Excel является эффективным инструментом для решения самых разнообразных задач, и могут использоваться в области информатики.

Литература

1. Джонсон С. Microsoft Office 2007: пер. с англ. / С. Джонсон - М. : НТ Пресс, 2009. - 720 с.

2. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. - 3-е изд. - СПб. : Питер, 2010. - 639с.

3. Острейковский В.А. Информатика: учеб. пособие / В.А. Острейковский - М. : Высшая школа, 2008. - 320с.

4. Практикум по информатике / под ред. А.А. Землянского. - М.: Колос, 2008. - 384с.

5. Сурядный А.С. Microsoft Office 2010. Лучший самоучитель: учебный курс / А.С. Сурядный - СПб. : Астрель, ВКТ, 2012. - 448с.

6. Уокенбах Д. Microsoft Excel 2010. Библия пользователя: пер. с англ. / Д. Уокенбах - Киев : Диалектика, 2011. - 912с.

7. Уокенбах Д. Формулы в Microsoft Excel 2010: пер. с англ. / Д. Уокенбах - Киев: Диалектика, 2011. - 704с.

8. Харвей Г. Excel 2010 для чайников: пер. с англ. / Г. Харвей - Киев: Диалектика, Вильямс, 2010. - 336с.

Размещено на Allbest.ru