Представленная информационная система должна выводить отчёты в текстовый редактор MS Word.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Разрабатываемая информационная система предназначена для структурированного хранения и вывода данных о мигрантах, выданных миграционных картах, паспортах, сотрудниках, отделах и подразделениях. Она должна выполнять следующие функции:

· Добавление информации о новом мигранте.

· Вывод информации о подразделениях ФМС.

· Вывод информации об отделах и работающих в них сотрудниках.

· Вывод наличия паспортов с визами.

· Вывод наличия миграционных карт.

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ

Запросы - это формирование условий выборки информации из БД. Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы.

При конструировании запроса достаточно выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей. Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы.

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:

Ш Запрос на выборку извлекает данные из одной или нескольких таблиц, и результаты отражаем в объекте "Запрос" в режиме таблицы, в котором допускается извлечение записей. Кроме этого, используется для группировки записей, вычисления сумм значений, количества записей и прочих итоговых значений.

Ш Запрос с параметрами - это запрос, запуск которого вызывает появление диалогового окна для ввода некоторого условия отбора записей или значения для вставки в поле. Может открываться несколько диалоговых окон.

Ш Перекрестный запрос - это выборка данных, записанная в двумерной матрице. Обычно используется для представления статистических данных.

Ш SQL. Запрос, создаваемый прямо на языке SQL - стандартный язык структурированных запросов аппаратно и программно независимый. Любой запрос превращается в SQL.

Ш Запрос на создание таблицы - используется для сохранения результата запроса в новой таблице.

Ш Обновление - используется для обновления информации в полях таблицы базы данных.

Ш Добавление - добавляет записи из таблицы с результатами запроса в таблицу базы данных.

Ш Удаление - позволяет удалить записи из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц с параметром «каскадное удаление связанных записей».

Запрос «Количество мигрантов»

Запрос отображает информацию о количестве мигрантов, которых обслуживали сотрудники ФМС.

Запрос создан на основе таблиц «Сотрудник», «Обслуживание» и «Мигрант».

Рис 4. Структура запроса «Количество мигрантов»

Запрос в режиме SQL:

SELECT Сотрудник.ФИО, Count(Мигрант.[Код мигранта]) AS [Count-Код мигранта]

FROM Сотрудник INNER JOIN (Мигрант INNER JOIN Обслуживание ON Мигрант.[Код мигранта] = Обслуживание.[Код мигранта]) ON Сотрудник.[Код сотрудника] = Обслуживание.[Код сотрудника]

GROUP BY Сотрудник.ФИО;

Запрос «Мигранты и их дата рождения»

Запрос отображает информацию о мигрантах с датой рождения на период с 25.06.1990 по 17.03.1993. Запрос построен на основе таблицы «Мигрант».

Рис 5. Структура запроса «Мигранты и их дата рождения»

Запрос в режиме SQL

SELECT Мигрант.ФИО, Мигрант.[Дата рождения]

FROM Мигрант

WHERE ((([Мигрант]![Дата рождения])>=#6/25/1990# Or ([Мигрант]![Дата рождения])>#3/17/1993#));

Запрос «Максимальное количество мигрантов»

Запрос отображает информацию о максимальном количестве мигрантов каждой страны. Запрос построен на основе запроса «Количество мигрантов каждой страны».

Рис 6. Структура запроса «Максимальное количество мигрантов»

Запрос в режиме SQL

SELECT Max([количество мигрантов каждой страны].[Count-Код мигранта]) AS [Max-Count-Код мигранта]

FROM [количество мигрантов каждой страны];

Запрос «Обновление сотрудника»

Запрос обновляет для отдела №6 ФИО сотрудника Жук на Резнеченко. . Запрос построен на основе таблиц «Отдел» и «Сотрудник».

Рис 7. Структура запроса «Обновление сотрудника»

Запрос в режиме SQL

UPDATE Отдел INNER JOIN Сотрудник ON Отдел.[Код отдела] = Сотрудник.[Код отдела] SET Сотрудник.ФИО = "Резнеченко"

WHERE (((Сотрудник.ФИО) Like "Жук*") AND ((Отдел.[Код отдела])=6));

Запрос «Сотрудник Колененко»

Запрос создает таблицу, где отображается информация о мигрантах, которых обслуживал сотрудник Колененко.

Рис 8. Структура запроса «Сотрудник Колененко»

Запрос в режиме SQL

SELECT Сотрудник.ФИО, Мигрант.[Код мигранта], Мигрант.ФИО INTO 1

FROM Сотрудник INNER JOIN (Мигрант INNER JOIN Обслуживание ON Мигрант.[Код мигранта] = Обслуживание.[Код мигранта]) ON Сотрудник.[Код сотрудника] = Обслуживание.[Код сотрудника]

WHERE (((Сотрудник.ФИО) Like "Колененко*"));

Запрос «Удаление мигранта»

Запрос удаляет из таблицы мигрант данные о мигранте Савченко.

Рис 9. Структура запроса «Удаление мигранта»

Запрос в режиме SQL

DELETE Мигрант.*, Мигрант.ФИО

FROM Мигрант

WHERE (((Мигрант.ФИО)="Савченко Г.А."));

Перекрестный запрос «Паспорт»

Запрос отображает информацию о количестве паспортов выданных в каждом подразделение.

Рис 10. Структура перекрестного запроса «Паспорт»

Запрос в режиме SQL

TRANSFORM Count(Паспорт.Серия) AS [Count-Серия]

SELECT Паспорт.[Код подразделения], Count(Паспорт.Серия) AS [Итоговое значение Серия]

FROM Паспорт

GROUP BY Паспорт.[Код подразделения]

PIVOT Паспорт.[Дата получения];

Запрос «Миграционная карта»

Запрос отображает информацию о выданной миграционной карте по введенному коду мигранта.

Рис 11. Структура запроса «Миграционная карта»

Запрос в режиме SQL

PARAMETERS [Код мигранта] Value;

SELECT Мигрант.[Код мигранта], Мигрант.ФИО, [Миграционная карта].[Номер карты], [Миграционная карта].[Сторона "А" (Въезд)], [Миграционная карта].[Цель визита], [Миграционная карта].[Дата въезда], [Миграционная карта].[Сторона "Б" (Выезд)], [Миграционная карта].[Дата выезда]

FROM [Миграционная карта] INNER JOIN Мигрант ON [Миграционная карта].[Номер карты]=Мигрант.[Номер карты]

WHERE (((Мигрант.[Код мигранта])=[Код мигранта]));

Запрос «Уволенный сотрудник»

Запрос добавляет сотрудника Самохова в таблицу «Уволенные сотрудники».

Рис 12. Структура запроса «Уволенный сотрудник»

Запрос в режиме SQL

INSERT INTO [Уволенные сотрудники] ( [Код сотрудника], ФИО, [Код отдела] )

SELECT Сотрудник.[Код сотрудника], Сотрудник.ФИО, Сотрудник.[Код отдела]

FROM Сотрудник

WHERE (((Сотрудник.ФИО)="Самохова И.Л."));

9. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФОРМ. СТРУКТУРА И НАЗНАЧЕНИЕ СУЩЕСТВУЮЩИХ ФОРМ

Форма - это диалоговый графический интерфейс.

Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных БД на экране в удобном для пользователя виде. Формы можно распечатать, а также применять для создания панелей управления в приложении.

Любая форма, с помощью которой хотят просматривать, вводить или редактировать записи таблиц БД, должна быть предварительно сконструирована. В процессе подготовительной работы по разработке формы необходимо определить, из каких таблиц нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы (линии, поясняющие текст рисунки) будут использоваться для оформления.

Способы создания форм:

Ш Конструктор форм, предназначен для создания формы любой сложности;

Ш Мастер форм позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию;

Ш Автоформа: в столбец (многотабличная - поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

Ш Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

Ш Автоформа: свободная таблица;

Ш Автоформа: свободная диаграмма;

Форма «Мигранты»

Форма создана для просмотра мигрантов, обратившихся в ФМС.

Рис 13. Структура формы «Мигранты»

Для перемещения по записям используются кнопки.

Форма «Обслуживание»

Форма создана для просмотра и удаления записей о мигрантах и сотрудниках, которые их обслуживали.

Данная форма состоит из основной части, где отображаются поля из таблицы «Мигрант» и подчинённой, где отображаются поля из таблиц «Сотрудник»

Рис 14. Структура формы «Обслуживание»

Для перемещения по записям используются кнопки.

Форма «Количество сотрудников»

Форма создана для просмотра и подсчета количества сотрудников, работающих в отделах ФМС.

Данная форма состоит из основной части, где отображаются поля из таблицы «Отдел» и подчинённой, где отображаются поля из таблиц «Сотрудник».

Рис 15. Структура формы «Количество сотрудников»

В подчиненной части формы создано вычисляемое поле.

Форма «Поиск отделов и сотрудников»

Форма создана для просмотра информации об отделах и сотрудниках по поступившему мигранту.

Рис 16. Структура формы «Поиск отделов и сотрудников»

10. СТРУКТУРА ОТЧЕТОВ

Отчёт - это объект, который предназначен для вывода информации из базы данных, прежде всего на принтер. Отчёты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля.

Отчет может состоять из следующих разделов:

Ш Заголовок отчета;

Ш Верхний колонтитул;

Ш Заголовок группы;

Ш Область данных;

Ш Область примечания группы;

Ш Нижний колонтитул;

Ш Раздел примечаний.

Отчёт может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора.

Отчёт «Миграционная карта»

Отчёт создан на основе таблицы «Миграционная карта». Он отображает информацию о выданной миграционной карте. Отчёт содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, заголовок группы "цель визита", область данных, нижний колонтитул.

Верхний колонтитул содержит надписи полей: Цель визита, Номер_карты, Серия, Сторона "А"(Въезд), Дата въезда, Сторона "Б"(Выезд), Дата выезда.

Заголовок группы "цель визита" содержит поле таблицы: Цель визита

Область данных содержит поля таблицы: Номер_карты, Серия, Сторона "А"(Въезд), Дата въезда, Сторона "Б"(Выезд), Дата выезда.

Нижний колонтитул содержит функцию для определения даты и номера страницы.

Рис 17. Вид отчёта в конструкторе «Миграционная карта»

Отчет «Виза»

Отчёт создан на основе таблицы «Виза». Он отображает информацию о визе. Отчёт содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, заголовок группы 'виза' область данных, нижний колонтитул.

Верхний колонтитул содержит надписи полей: Тип визы, Код визы, Кратность.

Заголовок группы 'виза' содержит поле таблицы: Тип визы.

Область данных содержит поля таблицы: Код визы, Кратность.

Нижний колонтитул содержит функцию для определения даты и номера страницы.

Рис 18. Вид отчёта в конструкторе «Виза»

Отчёт «Количество»

Отчёт создан на основе запроса «Количество мигрантов каждой страны». Он отображает информацию о количестве мигрантов прибывших из разных стран. Отчёт содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных.

Верхний колонтитул содержит надписи полей: Страна, Количество мигрантов.

Область данных содержит поля запроса: Страна, Количество мигрантов.

Нижний колонтитул содержит функцию для определения даты и номера страницы

Рис 19. Вид отчёта в конструкторе «Количество»

Отчёт «Количество_мигрантов»

Отчёт создан на основе двух таблиц «Сотрудник» и «Мигрант». Он отображает информацию о количестве мигрантов, которых обслуживал каждый сотрудник. Отчёт содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, заголовок группы 'код сотрудника', область данных, примечание группы 'код сотрудника', нижний колонтитул

Верхний колонтитул содержит надписи полей: Код сотрудника, Сотрудник, Мигрант.

Заголовок группы 'код сотрудника' содержит поле таблицы «Сотрудник»: Код сотрудника, Сотрудник_ФИО.

Область данных содержит поля таблицы «Мигрант»: Мигрант_ФИО.

Примечание группы 'код сотрудника' вычисляется количество мигрантов.

Нижний колонтитул содержит функцию для определения даты и номера страницы

Рис 20. Вид отчёта в конструкторе «Количество_мигрантов»

11. МАКРОСЫ. НАЗНАЧЕНИЕ И АЛГОРИТМ РАБОТЫ

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями.

Основное назначение макросов - это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструмента или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно «База данных», наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т.д.

Макрос «autoexec»

Макрос выполняет следующие действия:

· При загрузке базы запускает форму «Приветствие».

Рис 21. Вид макроса «autoexec» в конструкторе

Макрос «Открытие кнопочной формы»

Макрос выполняет следующие действия:

· Закрывает форму «Руководство».

· Открывает Главную кнопочную форму.

Рис 22. Вид макроса «Открытие кнопочной формы» в конструкторе

Макрос «Выход из Access»

Макрос выполняет следующее действие:

Закрывает базу данных, сохраняя все параметры, и выходит из приложения.

Рис 23. Вид макроса «Выход из Access» в конструкторе

Макрос «Данные о паспорте и визе»

Макрос выполняет следующие действия:

· Открывает запрос «Данные о паспорте и визе».

Рис 24. Вид макроса «Данные о паспорте и визе» в конструкторе

Макрос «Подразделение»

Макрос выполняет следующие действия:

· Открывает отчет «Подразделение».

Рис 25. Вид макроса «Подразделение» в конструкторе

12. СТРУКТУРА ГЛАВНОЙ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ

Распределение функций информационной системы по страницам главной кнопочной формы.

Рис 26. Первая страница главной кнопочной формы

1. Мигрант (кнопка "Данные о мигрантах")

1.1.Мигранты (выводит форму «Мигранты»)

1.2.Паспорт (кнопка "Паспорта мигрантов")

1.2.1.Данные о паспортах мигрантов (выводит отчет «Паспорта мигрантов»)

1.2.2.Сведения о паспортах с визами (выполняет макрос «Сведения о паспортах с визами»)

1.2.3.Назад (возвращает на предыдущую страницу)

1.3.Миграционная карта (кнопка "Миграционные карты")

1.3.1.Данные о миграционных картах (выводит отчет «Миграционные карты»)

1.3.2.Поиск мигранта по его миграционной карте (выводит форму «Поиск мигранта»)

1.3.3.Назад (возвращает на предыдущую страницу)

1.4.Мигранты, дата рождения с 1980 года по 1988 год (выводит форму дата рождения мигранта с 1980 года по 1988 год)

1.5.Данные о мигрантах женского пола (выполняет запрос «Данные о мигрантах женского пола»)

1.6.Количество мигрантов, обратившихся в подразделения ФМС (выводит форму «Мигранты, обратившиеся в подразделения ФМС»)

1.7.Сведения о мигранте (выполняет макрос «Сведения о мигранте»)

1.8.Назад (возвращение на главную страницу)

2. Сотрудник (кнопка "Данные о сотрудниках").

2.1.Сотрудники ФМС (выводит форму «Сотрудники»)

2.2. Количество мигрантов, которых обслуживали сотрудники ФМС (выводит отчет «Обслуживание»)

2.3. Количество сотрудников, работающих отделах ФМС (выводит отчет «Сотрудники, работающие в отделах ФМС»)

2.4. Назад (возвращение на главную страницу)

2.5. Выход (закрытие кнопочной формы)

3. Подразделения (кнопка "Данные о подразделениях").

3.1.Подразделения ФМС (открывает форму «Подразделения»)

3.2. Количество мигрантов, обратившихся в подразделения ФМС (выводит форму, которая показывает в каких подразделениях мигранты встали на учет и вычисляет их количество)

3.3. Отделы (кнопка "Данные об отделах")

3.3.1.Отделы ФМС (выводит форму отделы)

3.3.2.Информация об отделах ФМС (выводит отчет, который показывает всю информацию об имеющихся отделах)

3.3.3.Поиск отдела и сотрудника по мигранту (выводит форму с помощью, которой можно найти отдел и сотрудника по поступившему мигранту)

3.3.4.Назад (возвращение на предыдущую страницу)

3.4. Назад (возвращение на главную страницу)

3.5. Выход (закрывает главную кнопочную форму)

13. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

1. http://www.fms.gov.ru/

2. http://www.fms.gov.ru/law/

3. Хансен Г., Хансен Дж. Базы данных: разработка и управление.-М.: ЗАО "Издательство БИНОМ", 2009, 300 с.

Размещено на Allbest.ru