Богатый аналитический инструментарий для управления информацией

Преобразование баз данных в формат прежней версии Access

Пользователи Access впервые получили возможность сохранить свою базу данных в формате прежней версии Access, что намного упрощает обмен файлами между пользователями разных версиями СУБД. Выбрав команды “Tools”, “Database”, “Utilities”, “Convert”, “Database”, “To Prior Access Database Version”, пользователь может сохранить базу данных Access 2000 в файле формата Access 97. Такая особенность крайне важна для пользователей, которые работают в среде с различными версиями СУБД, поскольку теперь они смогут избежать проблем при обмене файлами в процессе модернизации приложений.

Окно базы данных

Это окно Access 2000 было полностью переработано, чтобы сделать его более дружественным к новичкам и более согласованным по стилю с другими приложениями Office. В частности, интерфейс окна теперь напоминает панель навигации из левой части окна Outlook. Кроме того, в окне появились элементы, которые упрощают работу с такими новейшими функциями, как страницы доступа к данным и диаграммы баз данных. Пользователи также получили возможность создавать в окне баз данных “индивидуальные группы”, располагая объекты базы данных в любом удобном порядке.

Автоисправление имен

Многим пользователям знакома ситуация, когда после переименования объекта или поля система начинает выдавать сообщения об ошибках, вызванных нарушением связей. Например, если у пользователя есть несколько форм для какой-то таблицы и он изменит в этой таблице название поля, то при работе с формами могут возникнуть проблемы. Функция Name AutoCorrect в Access 2000 автоматически устраняет такие побочные последствия переименования объектов базы данных. Вносимые пользователем изменения интеллектуально переносятся во все зависимые объектах, например, запросы и формы, так что пользователь может продолжать работу с ними без каких-либо помех. Чтобы воспользоваться этой функцией, автоисправление имен нужно включить с помощью команды Options меню Tools.

Условное форматирование

При создании форм и отчетов пользователям Access иногда необходимо задавать форматирование поля в зависимости от значений данных. Например, при создании отчета для такой индивидуальной настройки можно было бы применить стоимость покупок, сделанных клиентами за последний год. Клиенты, которые приобрели больше всего товаров, получат месячную выписку со словами благодарности, выделенными особым шрифтом и цветом. Функция условного форматирования Access 2000 позволяет задавать формат полей в формах и отчетах в зависимости от значений данных в базе данных Access. Она поддерживает отрицательные и положительные числа, а также операции “больше чем”, “меньше чем”, “между” и “равно”. В зависимости от результата проверки могут изменяться шрифты, стили, заголовки и цвета. Кроме того, возможно форматирование на основании заданных пользователем функций.

Вложенные таблицы данных

Вложенные таблицы данных (subdatasheets) позволяют просматривать в окне таблицы иерархические данные. Access 2000 снимает ограничения, в соответствии с которыми в этом окне может отображаться только одна таблица или источник записей. С помощью вложенных таблиц пользователь может просматривать связанные данные. Например, пусть пользователь просматривает таблицу Categories из базы данных Northwind, а эта таблица связана с таблицей Products отношением “один-ко-многим”. Если раньше ему были доступны только данные из таблицы Categories, то теперь вложенные таблицы для каждой строки категорий позволяют увидеть список продуктов этой категории. Таким образом, пользователь может сосредоточиться на связях между таблицами, что упрощает принятие решений и поиск информации.

Перетаскивание объектов в Excel

В прежних версиях Access можно было перетаскивать данные из Excel. В Office 2000 появилась и другая возможность: применять ту же технологию для экспорта данных Access в Excel. Для этого достаточно перетащить объект Access (таблицу, запрос и т.д.) из контейнера баз данных в Microsoft Excel. Кроме того, пользователь может создавать ярлыки объектов (таблиц, запросов, форм и др.), перетаскивая их на рабочий стол. Эта технология открывает простой и удобный путь экспорта информации в электронные таблицы для углубленного анализа.

Улучшенные формы

Ряд усовершенствований внесен в формы Access 2000, с которыми стало работать еще проще. Раньше, чтобы изменить свойства формы, отчета или элемента управления, пользователю приходилось открывать форму или отчет в окне конструктора, изменять свойства, а затем переключаться в режим просмотра и проверять результаты операции. Теперь же большинство свойств можно обновлять непосредственно из окна “Form”, не переходя в окно конструктора. Пользователь, скажем, может прямо в режиме просмотра выбрать поле формы и изменить его размер, границы и цвет фона, после чего результат сразу же появится на экране.

Мастер печати связей

Пользователям часто бывает нужно просмотреть или передать коллеге распечатку схемы таблицы и связей между таблицами. Это особенно важно на стадии планирования проекта, поскольку хорошо продуманная структура базы данных имеет большое значение для эффективного управления данными. Access 2000 предусматривает возможность печати содержимого окна “Relationships”, так что пользователь легко может получить бумажное представление структуры своей базы данных.

Группирование элементов управления

Многие пользователи СУБД Access активно применяют элементы управления, особенно при создании форм. Microsoft получала множество просьб о возможности объединять такие элементы в группы, которыми было бы гораздо проще управлять как единым целым. Эта новая функция Access 2000 позволяет быстро изменять все нужные элементы управления.

Статическая копия отчета

У пользователей Access зачастую возникает необходимость передать своим коллегам лишь часть базы данных, но не всю информацию из нее. Чтобы упростить выполнение такой операции, в Access 97 (cо служебным дополнением Service Release 1) была включена новая функция Report Snapshot, позволяющая создавать статические копии отчетов. В Access 2000 она получила дальнейшее развитие. Теперь пользователи могут обмениваться отчетами, записывая их на магнитные диски, выводя на принтеры, создавая веб-страницы или передавая по электронной почте. При таком богатом выборе возможностей получатель статической копии отчета сможет просмотреть ее даже без помощи Access.

Сжатие при закрытии

Базы данных имеют тенденцию к быстрому росту, и многие поначалу небольшие базы со временем приобретают огромные размеры. Ранее пользователям приходилось периодически сжимать свои базы данных, чтобы уменьшить их размер. Они просили Microsoft помочь в решении этой задачи, и в результате в Access 2000 появилась функция сжатия при закрытии (Compact on Close). Когда пользователь закрывает базу данных, приложение автоматически сжимает файл, если это приведет к значительному снижению его размера. Таким образом удается сэкономить дисковое пространство, не заставляя пользователя выполнять эту операцию каждый раз вручную. Критерий автоматического сжатия задает пользователь, указывая минимально допустимый процент снижения размера файла.

Пример базы данных Northwind

Иногда пользователю нужен совет относительно той или иной функции, а порой он просто хочет увидеть пример того, как эта функция используется в базе данных. Начиная с самой первой версии Access пользователи обращаются за такой информацией к базе данных Northwind. Эта полнофункциональная база данных, содержащая примеры новых функций и типовых операций обработки баз данных, включена и в Access 2000. Работа с Northwind может подсказать пользователям со средним и высоким уровнем подготовки новые идеи применения самых современных функций Access 2000, которые они легко смогут скопировать и вставить в собственные базы данных.

microsoft access поиск информация

2.2 Функции для совместного использования информации в Интернете

Сегодня информационные сети активно вторгаются в повседневную деятельность компаний, и пользователи баз данных начинают все яснее понимать, какие уникальные возможности быстрого сбора и совместного использования информации связаны с технологией интрасетей. Access 2000 предлагает парадигму, ориентированную на информационные сети и предполагающую размещение приложений баз данных непосредственно в обозревателе. При таком подходе все преимущества совместного использования корпоративной информации отлично дополняются удобством управления данными в среде настольных систем. Например, пользователю Access больше не нужно собирать идеи или отклики по электронной почте, а затем вводить полученную информацию в специальную базу данных для анализа. Теперь достаточно распространить веб-программу отслеживания и сбора информации, и другие пользователи смогут сами вводить данные непосредственно в базу данных. С помощью Access 2000 даже рядовой пользователь Office может легко создать базу данных, разработать HTML-страницу ввода информации, выполненную в индивидуальном стиле и опирающуюся на темы оформления, сохранить ее на сервере группы и быстро наладить обратную связь с другими сотрудниками подразделения. Получатели страницы увидят динамически обновляемое представление данных и легко смогут просматривать, запрашивать и обновлять информацию, если это разрешено владельцем базы данных.

Для налаживания такого сотрудничества вовсе не обязательно знать язык HTML, поскольку все операции веб-программирования берет на себя Access. Эта СУБД и раньше славилась среди пользователей Office простотой создания баз данных для среды Windows, а страницы доступа к данным и другие веб-функции Access 2000 делают таким же легким и создание приложений для информационных сетей.

Страницы доступа к данным

Формы и отчеты Access применяются для отображения, редактирования и подготовки отчетов по данным, хранящимся на настольной системе пользователя. Создавать такие объекты помогают специальные мастера (например, мастер форм и мастер отчетов), которые автоматически включают в них заданные пользователем стили и элементы форматирования. Такие формы и отчеты сохраняются в файле базы данных (.mdb), после чего их можно просматривать с помощью интерфейса Access.

Страницы доступа к данным (Data Access Pages) также обеспечивают взаимодействие пользователя с данными, но позволяют делать это в информационных сетях. Фактически они выступают в роли форм и отчетов Access для Интернета. При работе с Data Access Pages устраняется необходимость преобразования формата, поскольку они представляют собой HTML-файлы, создаваемые с помощью Access, но работающие в обозревателе.

По своим функциям страницы доступа к данным очень похожи на классические формы и отчеты, однако они специально предназначены для просмотра, редактирования и составления отчетов по данным в рамках обозревателя.Эти страницы создаются так же, как формы и отчеты, однако опираются на ряд новых веб-функций и поддерживают технологию перетаскивания объектов. По существу, это HTML-страницы с динамическими ссылками на данные (другими словами, данные “связываются” со страницей). В отличие от традиционных форм и отчетов, Data Access Pages сохраняются не в файле базы данных .mdb, а в отдельных HTML-файлах. Это позволяет легко пересылать страницы доступа к данным по каналам электронной почты и размещать их на веб-серверах.

Access позволяет открыть любой существующий HTML-файл с помощью конструктора Data Access Pages, после чего в него несложно добавить поля-ссылки на данные. Создание страниц доступа к данным производиться с помощью этого же нового конструктора. Его рабочая среда создается с помощью Internet Explorer и использует такие хорошо знакомые средства, как таблицы свойств, списки полей, наборы инструментов и мастера. В качестве элементов управления здесь используются встроенные средства HTML и компоненты СОМ, которые сильно напоминают элементы управления из форм Access. Кроме того, страницы доступа к данным используют богатую объектную модель с поддержкой Visual Basic Scripting Edition и JavaScript. Это дает пользователям возможность программировать на своем любимом языке и при этом работать в удобной и мощной интегрированной среде разработки Access. Пользователи Access 2000 также могут включать в страницы доступа к данным веб-компоненты Office 2000 Web Components (компонент электронных таблиц, компонент диаграмм и компонент PivotTable), которые открывают дополнительные возможности по разработке средств анализа данных и составления отчетов с помощью Access 2000 и Office 2000.

При создании страниц доступа к данным и работе с ними в распоряжении пользователя оказываются все преимущества новейших веб-средств Access 2000, включая новый набор инструментовData Access Page Toolbox, списки полей и различные мастера. Описание этих средств приводится ниже.

Страницы доступа к группированным данным

Страницы доступа к группированным и динамически связанным данным открывают перед пользователями совершенно новые возможности взаимодействия с информацией, позволяя работать с взаимосвязанными группами данных. Простота просмотра взаимосвязанных данных на таких страницах с помошью единого HTML-интерфейса обеспечивает небывалое богатство средств управления информацией. Например, можно создать страницу доступа к группированным данным, где будут отражены объемы продаж по регионам для разных торговых представителей. Благодаря интерактивному характеру страниц доступа и их связи с данными пользователь может сосредоточить внимание на конкретном регионе и получить не только итоговые значения, но и более подробную информацию. В нашем примере ему будет нетрудно ознакомиться с результатами работы четырех торговых представителей из штата Вашингтон и их биографическими данными. Одно-единственное окно веб-обозревателя позволяет просматривать, редактировать и составлять отчеты по всей связанной информации из базы данных.

Набор инструментов для создания страниц доступа к данным

Набор инструментов Data Access Page Toolbox является дальнейшим развитием инструментария, хорошо знакомого разработчикам форм и отчетов. В нем появились новые средства, специально предназначенные для создания страниц доступа к данным в веб-среде. Пользователь может легко выбрать нужный инструмент с помощью курсора. В состав набора входят знакомые инструменты, обеспечивающие форматирование простым щелчком мыши, а также новые веб-средства. Как и другие стандартные наборы инструментов, Data Access Page Toolbox доступен из меню “View”, а в ходе создания страницы доступа к данным он выводится по умолчанию.

Просмотр данных

Страницы доступа к данным работают в Internet Explorer 5.0 и предлагают пользователям прекрасные средства для просмотра и взаимодействия с корпоративными данными прямо из обозревателя.

Список полей

Список полей упрощает добавление на страницу доступа к данным новых полей, связанных с данными. Для этого достаточно выбрать в списке нужное поле и перетащить его на страницу. Каждое поле при этом “привязывается” к данным и оперативно обновляется при изменении страниц доступа к данным.

Обработка гиперссылок

Access 2000 предлагает улучшенный интерфейс гиперссылок, который позволяет легко создавать, редактировать и удалять гиперссылки в документе, а также осуществлять переход по ним. Конечно, гиперссылки используются во всех приложениях комплекта Office, однако особое значение они имеют для повышения производительности и эффективности работы с базами данных. С помощью гиперссылок пользователи Access могут быстро переключаться между объектами этой СУБД, например, переходить от одного отчета к другому, тогда как раньше для этого требовался специальный программный код. Мгновенный переход из одной области в другую теперь стал доступен всем пользователям независимо от опыта работы с Access, поскольку для этого уже не нужно никаких дополнительных средств и сложных программ.

Диалоговое окно гиперссылок Access 2000 приобрело новый облик и теперь очень похоже на диалоговые окна других приложений Office 2000. В его левой части появилась панель, напоминающая панель Outlook из клиента обработки сообщений и сотрудничества Outlook™. Панель “Link to:” позволяет выбрать объект, на который будет указывать гиперссылка. Когда пользователь приступает к созданию новой гиперссылки, это диалоговое окно по умолчанию ссылается на страницу “Another file or Web page” (Другой файл или веб-страница), где можно выбрать какой-либо из существующих файлов.

Интеграция общих компонентов

Office 2000 включает ряд функций, которые делают этот комплект оптимальным клиентом или интерфейсом для корпоративной системы подготовки отчетов в рамках всей организации. В частности, три новых веб-компонента Office Web Components - компонент электронных таблиц Spreadsheet, компонент диаграмм Chart и компонент динамических представлений PivotTable^® - открывают доступ к корпоративным данным через веб-обозреватели. Все преимущества этих компонентов доступны и пользователю Access, который может встраивать их в страницы доступа к данным (описанные выше) в качестве элементов управления СОМ. Компонент электронных таблиц предоставляет пользователю “сетку”, в которую тот может вводить текст и числа, задавать формулы и производить вычисления. Компонент диаграмм отображает данные в графической форме и оперативно обновляет диаграмму при изменении этих данных. Наконец, компонент PivotTable напоминает представления PivotTable, знакомые многим пользователям Excel. Он позволяет просматривать и анализировать данные в динамическом режиме, определяя сводные характеристики и перенося фрагменты данных, чтобы получить другое представление. Применение на клиентской системе страниц доступа к данным и новых веб-компонентов Office 2000 в сочетании с сервером Microsoft SQL Server 7.0 предоставляет пользователям мощные возможности эффективного управления и анализа больших массивов данных, способствуя принятию удачных и своевременных решений.

2.3 Богатый аналитический инструментарий для управления информацией

Создаваемые пользователями Access базы данных зачастую оказываются столь полезными и нужными, что вскоре возникает необходимость их дальнейшего расширения. Иногда популярное приложение Access первоначально предназначается для индивидуального использования или обслуживания небольших подразделений, однако оно сталкивается с таким хорошим приемом, что возникает потребность развернуть его по всей организации. В других случаях базу данных Access создает пользователь Office в малом бизнесе, но постепенный рост компании внезапно заставляет переводить такие функции из этого настольного приложения в базу данных масштаба предприятия, например, Microsoft SQL Server.

Access и раньше обеспечивала ограниченную интеграцию с Microsoft SQL Server, опираясь на дополнительную утилиту Access Upsizing Tools и возможность подключаться к серверу с помощью стандартного интерфейса доступа к данным ODBC. Однако опытным пользователям и разработчикам Access требовался более высокий уровень взаимодействия. Почему нельзя просто соединить удобство использования Access с мощью таких баз данных для предприятий, как Microsoft SQL Server? Именно это мы и сделали в Access 2000.

Чем Access отличается от Microsoft SQL Server?

Чтобы понять разницу между приложениями для настольных систем (например, Access) и такими СУБД масштаба предприятия, как Microsoft SQL Server, полезно представить себе непрерывную шкалу. Эти два решения дополняют друг друга, но действуют на разных концах спектра и удовлетворяют различные потребности пользователей. Выбор подходящей базы данных для конкретной ситуации зависит от нескольких факторов, включая масштабируемость (количество пользователей, объем данных), надежность (являются ли данные критическими, например, платежная ведомость корпорации в сравнении со списком потенциальных покупателей), а также имеющийся у пользователей опыт (обычные пользователи Office в сравнении с профессиональным администратором баз данных).

Клиент-серверные СУБД (например, Microsoft SQL Server) отличаются от СУБД для файловых серверов (таких, как Access) тем, что обеспечивают более высокую масштабируемость и надежность работы с критическими для предприятия данными. Как правило, база данных Access обслуживает отдельных пользователей и небольшие группы (10-20 человек), а объем информации не превышает одного мегабайта, что позволяет легко обрабатывать данные на настольной системе. Напротив, Microsoft SQL Server может справиться с тысячами пользователей и терабайтами информации, а также обеспечивает другие функции, необходимые для баз данных масштаба предприятия. Например, информация на этом сервере может быть доступна 24 часа в сутки и 7 дней в неделю, так как все операции администрирования и обслуживания проводятся без отключения базы данных. Кроме того, для защиты данных в Microsoft SQL Server применяется двухфазное завершение транзакций, которое приходит на помощь при внезапном прерывании транзакции из-за перебоев питания, сбоев сети или других причин.

Взаимодействие с Microsoft SQL Server

Access 2000 поддерживает стандарт доступа к данным OLE DB, благодаря чему эту СУБД можно подключить непосредственно к Microsoft SQL Server без использования стандартного механизма баз данных Jet. Благодаря этому опытные пользователи и разработчики получили возможность создавать приложения, сочетающие простоту работы с интерфейсом Access (клиент) и такие характеристики сервера Microsoft SQL Server, как высокая масштабируемость и надежность. При этом вся обработка данных полностью производится на сервере, как это и должно быть в настоящих клиент-серверных системах. Пользовательский интерфейс Access должен понравиться и администраторам, и конечным пользователям, которые с его помощью смогут вводить информацию в базы данных так же просто, как и в любые другие документы Office. И, наконец, создавая такие приложения, опытные пользователи и разработчики смогут хорошо освоить как Access, так и Microsoft SQL Server, что значительно поднимет их репутацию у работодателей.

Механизм хранения данных Microsoft Access Project

При создании новой базы данных Access 2000 позволяет выбрать тип серверного хранилища информации, роль которого может играть либо традиционный механизм баз данных, либо Microsoft Access Project. По умолчанию по-прежнему используется первый из них, что намного упрощает работу рядовых пользователей баз данных: им, как и раньше, будет достаточно открыть меню “File” и выбрать в нем пункт “New Database”. Однако опытным пользователям и разработчикам новый механизм дает ряд важных преимуществ.

Механизм Microsoft Access Project (файлы с расширением .adp) использует Access в качестве интерфейсного клиента, который может подключаться к различным серверным хранилищам данных. Создавая файл .adp, пользователь может выбрать одну из трех серверных баз данных - механизм Microsoft Data Engine (MSDE), включенный в комплект Office, а также SQL Server 6.5 или SQL Server 7.0. В Microsoft Access Project не предусмотрено никаких таблиц и запросов. Вместо этого Access непосредственно подключается к серверу, на котором имеются таблицы, хранимые процедуры, представления и схемы базы данных (множественные окна отношений).

Клиент-серверные мастера

Access давно славится своими простыми и удобными мастерами, а в новой версии СУБД область их применения включает и клиент-серверные технологии. Благодаря ним опытным пользователям и разработчикам стало легче создавать клиент-серверные базы данных.

В распоряжении пользователей Access остались те же популярные мастера, что и раньше - мастер отчетов, мастер форм, мастер элементов управления и мастер кнопок, - однако теперь они позволяют из интерфейса Access управлять серверными данными, размещенными на Microsoft SQL Server. Корпорация Microsoft намного расширила возможности этих мастеров, благодаря чему они стали поддерживать новую клиент-серверную архитектуру.

Клиент-серверные инструменты разработки

Работая с механизмом Microsoft Access Project, пользователи получают в свое распоряжение новые средства разработки, упрощающие создание и управление серверными объектами (таблицами, представлениями, хранимыми процедурами и схемами данных) в режиме конструктора. Это помогает опытным пользователям и разработчикам Access опереться на свои знания в клиент-серверной среде.

Инструменты администрирования Microsoft SQL Server

С помощью Microsoft Access 2000 пользователи могут выполнять многие типовые операции администрирования Microsoft SQL Server 7.0, включая тиражирование, резервное копирование и восстановление, а также управление безопасностью. Кроме того, в Access уточнено определение стандартных типов данных, что позволило улучшить совместимость этой СУБД c серверными компонентами.

Размещено на Allbest.ru