Автоматизация Outlook и PowerPoint

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Автоматизация: постановка задачи в системе автоматизированного управления

Автоматизированные системы управления (АСУ) термин, впервые появившийся в России в 1960-е гг. в связи с применением компьютеров и информационных технологий в управлении экономическими объектами и процессами, что дало возможность повысить эффективность производства, лучше использовать ресурсы, избавить управленцев от выполнения нетворческих рутинных операций. В настоящее время в мировой практике для обозначения полнофункциональных интегрированных АСУ, используемых фирмами, применяют названия система управления ресурсами (англ. management resource planning, MRP) и управление ресурсами предприятия (англ. enterprise resource planning, ERP). Такие системы позволяют информационно поддерживать, обеспечивать все направления управленческой деятельности предприятия.

Задачи, решаемые программным обеспечением для автоматизации организации

1. Выполнение учетных функций. Система (системы) предназначена для получения сводной картины финансово-хозяйственной деятельности организации. Основные выполняемые задачи:

o автоматизация бухгалтерии;

o автоматизация управленческого учета;

o получение данных по выполнению планов организации (планов мероприятий и бюджета).

2. Выполнение задач, связанных с подготовкой и обработкой документов. Программные продукты, предназначенные для работы с документами текстовые процессоры, электронные таблицы и т.д. Обычно, используется стандартный MS Office (или его аналоги).

3. Программы для автоматизации документооборота.

4. Средства автоматизации технологических процессов, в том числе, офисных процессов обработки документов: различные прикладные программы для выполнения операций над документами, например, обработка больших объемов текстов для получения удобных для работы аннотаций.

Далее под автоматизацией понимается установка систем автоматизации учета финансово-хозяйственной деятельности организации. Остальные компоненты автоматизации деятельности организации не рассматриваются.

При традиционном подходе постановкой задач для автоматизации организации занимается отдел (или управление) АСУ. Руководитель организации делегирует руководителю по АСУ полномочия для постановки задач АСУ, утверждая подготовленные под его руководством материалы.

Руководитель организации может делегировать полномочия по АСУ, но не может делегировать ответственность за результаты работ организации. Руководитель АСУ отвечает за результаты работы АСУ, но не может нести ответственность за деятельность организации. Это приводит к возникновению разрыва между полномочиями и ответственностью руководителей различного уровня.

Если руководитель организации не вовлечен полностью в процесс постановки задачи для АСУ, то в результате АСУ будет разработана и построена исходя из опыта и взгляда на ее задачи руководителя АСУ. Даже в том случае, если руководитель АСУ является не только высококвалифицированным специалистом в своей области, но и понимает специфику целевой деятельности организации в целом, различные организационные и экономические аспекты деятельности организации, предложенные им решения будут иметь определенную субъективную часть, которая будет отличаться от взглядов руководителя организации. Скорее всего, руководитель, получивший такую АСУ будет неудовлетворен ее возможностями.

Для того, чтобы предоставляемые АСУ возможности удовлетворяли руководителя организации, его участие в работе над постановкой задачи является совершенно необходимым. Система (АСУ) должна строиться, исходя из потребностей первого лица организации и развиваться по мере развития его потребностей.

Адаптируемые системы позволяют вовлечь руководителя организации в работу над постановкой задачи с самого начала. Это возможно потому, что для формализации задач для установки адаптируемой системы не требуется выполнения такого объема специальных или рутинных работ, который необходимо проделать в случае классического подхода к автоматизации. Руководитель организации вовлечен в процесс постановки задачи очень непродолжительное время и может не обладать глубокими знаниями в области автоматизации.

Предварительным этапом до установки системы-конструктора в организации является, также, как и в случае установки "жесткой" системы, проведение обследования. Но цели, объем и стоимость этого обследования принципиально отличаются от традиционного обследования.

При проведении обследования для установки системы-конструктора не ставится задача полного подробного описания всей организации. На первом этапе работ целью обследования является определение ключевых информативных показателей деятельности организации. Ключевые информативные показатели характеризуют деятельность организации в критически важных для контроля текущего положения и подготовки управленческих решений срезах. Система настраивается на получение необходимых руководству организации отчетов, содержащих ключевые информативные показатели. Для обработки и группировки этих показателей любым необходимым руководству образом система обладает так называемым генератором отчетов. Руководитель организации задает в генераторе отчетов любое сочетание параметров данных (если его не утраивают стандартные отчеты, предварительно настроенные в системе) и получает отчеты о деятельности организации в интересующих его разрезах: по подразделениям, по направлениям деятельности, по сотрудникам, по отдельным видам работ и т.д.

Ввод исходных данных в систему может выполняться двумя способами:

1. Поэтапная автоматизация (очаговое внедрение) выполняемых сотрудниками организации функций (бизнес-процессов). В системе создаются формы ввода в виде первичных документов, которые заполняются исполнителями. Информация становится доступной руководителю для анализа сразу же после ее ввода исполнителем. При поэтапной функциональной автоматизации полнота информации, доступной руководителю, растет по мере увеличения числа автоматизированных участков.

2. Вертикальное "выращивание" системы "сверху вниз" это особенность, присущая только адаптируемым системам. Сутью этой особенности является поэтапная автоматизация уровней управления, начиная с самого верхнего. Автоматизация осуществляется следующим образом: на начальном этапе создаются формы отчетов для руководства организации и формы ввода исходных данных. При этом в качестве исходных данных может служить, например, сводная отчетность подразделений предприятия или отдельных юридических лиц холдинга. Эти данные вводятся в систему на соответствующем административном уровне. Далее руководитель организации имеет возможность группировать эти данные любым желаемым образом. Вводимые в систему данные, предоставляемые низовыми подразделениями, на этом этапе не проверяются на достоверность. Однако, система обладает возможностями для аналитического сравнения представляемых данных для того, чтобы выявить подозрительные с точки зрения достоверности данные. Достоверность вводимых данных увеличивается по мере автоматизации нижних административных уровней.

Выстраивание информационной пирамиды сверху вниз позволяет:

§ Минимизировать затраты на формальные мероприятия, результаты которых будут невостребованы ввиду изменения потребностей организации к моменту завершения работ по автоматизации;

§ Резко сократить время от начала работ до получения практических результатов;

§ Поменять местами группы потребителей первыми пользователями системы, которые смогут оценить эффект от ее внедрения, являются не исполнители, а руководители организации;

§ Оптимизировать информационную структуру организации и в качестве "побочного" эффекта добиться оптимизации организационной структуры и бизнес-процессов.

2. Outlook - Ваш электронный органайзер: создание и отсылка почты

Outlook мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. оutlook рowerрoint приложение автоматизированный

Microsoft Outlook является коммуникационным приложением, помогающим более эффективно распоряжаться своим временем и информацией, а также предоставляющим возможность быстро публиковать данные и работать совместно с коллегами.

Электронная почта, или e-mail, является в сегодняшнем деловом мире незаменимым средством связи. Outlook предоставляет все средства, нужные для эффективной работы с электронной почтой и управления электронными сообщениями. Используя Outlook, можно:

* отсылать и получать электронные сообщения;

* прилагать файлы к сообщениям;

* создавать адресную книгу и управлять ей;

* упорядочивать и архивировать контакты;

* персонализировать сообщения.

Личная и деловая деятельность человека практически не возможна без общения с людьми. Для хранения информации об этих людях используются всевозможные записные книжки, как электронные, так и бумажные. Использование средств Outlook упростит в десятки раз все процедуры, связанные с коммуникационной деятельностью, такой как отправка писем, телефонные звонки, назначение задач, организация собраний и т. п.

Аналогом записной книжки в Outlook является папка Контакты (Contacts), служащая хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь.

В папке Контакты могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например сведения о дне рождения или годовщине какого-либо события. Вообще говоря, элемент Контакт может содержать более ста стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

При открытии папки Контакты в окне Outlook появляется представление Адресные карточки (Address Cards), изображенное на рис. 1. В случае первого открытия Outlook папка Контакты может не содержать элементов, поэтому область отображения будет пустой.

Рис.1. Представление Адресные карточки папки Контакты

Строка состояния в нижней части окна показывает общее число элементов в выбранной папке.

Для создания контакта следует нажать кнопку Создать (New) на панели инструментов или дважды щелкнуть по пустому месту в окне просмотра информации. Появится форма Контакт (Contact).

По умолчанию форма Контакт отображается с открытой вкладкой Общие (General), которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте:

· имя контакта;

· телефоны;

· адрес;

· электронная почта и WWW-адрес;

· описание.

Ввод полного имени осуществляется следующим способом. Можно просто ввести имя в поле Полное имя (Full Name). Но, если вы вводить Усаров Георгий ЕФИМОВИЧ, поле Хранить как (File As) отображает это имя как ЕФИМОВИЧ, Усаров Георгий, что, собственно говоря, не совсем корректно (значение именно этого поля будет впоследствии использоваться для индексации информации о контакте). Однако, если ввести Георгий Ефимович Усаров, ТО ИМЯ будет отображаться Как Усаров, Георгий Ефимович. Это происходит из-за работы Outlook, рассматривающей введенное имя как состоящие из трех частей имени, отчества и фамилии для последующей перестройки в поле Хранить как (File As).

В случае простого указания русских имен, конечно, можно обойтись и вводом с клавиатуры, но как быть в ситуации ввода сложных русских (Проф. Попов Максим Олегович) или иностранных имен (Sir Elton John)? Как Outlook определит, где имя, а где фамилия? В этом случае можно воспользоваться вторым универсальным способом ввода имени.

Полное имя...

Имя := Георгий

Отчество := Ефимович

Фамилия := Усаров

ОК

Рис.2. Диалоговое окно Проверка полного имени

Если установлен флажок Показывать вновь, если имя неполное или непонятное (Show this again when is incomplete or unclear), то при создании нового контакта и ввода его имени, после сохранения и закрытия элемента будет автоматичеки появляться окно проверки, требующее подтверждения правильности вводимых данных.

Следующие поля Должность (Job Title) и Организация (Company).

Если существует несколько контактов из одной и той же организации, то после заполнения формы для одного контакта последующие можно создавать по шаблону первого. Таким образом достигается однозначность в названии организации для разных контактов. Выделите контакт, принадлежащий данной организации, и выберите команду > действия > создать контакт в той же организации.

Следующее поле Хранить как предназначено для выбора или создания имени, под которым будет храниться контакт. Информация этого поля необходима для систематизации сведений о контактах. Как правило, значением этого поля является Ф. И. О. контакта, но можно указать уменьшительное имя или прозвище. Выберем первый вариант из раскрывающегося списка -- Усаров, Георгий Ефимович.

Установить порядок ввода и хранения новых имен по умолчанию можно в диалоговом окне Параметры контактов (Contact Options).

Следующая область общей информации о контакте телефоны. По умолчанию форма Контакт отображает четыре основных вида телефонных номеров: Рабочий (Business), Домашний (Ноте), Факс рабочий (Business Fax) и Сотовый (Mobile).

Номер телефона можно вводить в любом удобном для вас стиле: с пробелами, слитно или через дефис. Outlook игнорирует эти символы. Для ввода сложных телефонов, например для иностранного контакта, можно воспользоваться диалоговым окном Проверка номера телефона (Check Phone Number).

Как уже говорилось, по умолчанию Outlook отображает только четыре типа телефонных номеров, но на самом деле он может хранить информацию о девятнадцати номерах телефонов контакта. Например, вы хотите ввести информацию о номере пейджера, в этом случае щелкните по любой из кнопок со стрелкой слева от поля и выберите в раскрывающемся списке элемент Пейджер (Pager). После этого появится одноименное поле, в которое нужно ввести телефон пейджинговой компании и номер абонента.

Информация ранее отображаемого поля не удалена, а лишь недоступна для просмотра. Для того чтобы посмотреть эту информацию, необходимо выбрать соответствующее поле из раскрывающегося списка. Поля, уже имеющие информацию, помечаются галочкой.

Следующее часто употребляемое поле -- Адрес (Address). Здесь, как и в случае с типами телефонных номеров, можно аналогичным способом выбрать домашний, рабочий или другой адрес. Для заполнения же самого адреса лучше воспользоваться диалоговым окном Проверка адреса (Check Address).

Кроме вкладки Общие, в форму Контакт входят еще четыре вкладки: Подробности (Details), Действия (Activities), Сертификаты (Certificates), Все поля (All Fields). В этом разделе рассматриваются общие принципы работы с полями перечисленных вкладок.

Вкладка Подробности

На вкладке Подробности существует четыре области с полями, дополняющими общую информацию о контакте.

· Деловые подробности. Здесь можно ввести дополнительную информацию об отделе и комнате, в которой работает контакт, о его руководителе и помощнике.

· Личные подробности. Вносится информация о дне рождения контакта, его семейном положении и псевдониме (или прозвище).

· Оперативные настройки NetMeeting. Сюда вводятся имя ILS-сервера и почтовое имя данного контакта, если он зарегистрирован службой NetMeeting.

· Сведения о занятости в Интернете. Дается адрес Web-страницы, на которой размещены сведения о занятости контакта.

На вкладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, контакты, сообщения и т. д.). Например, в предыдущих двух главах мы связывали встречи и задачи с контактом Екатерина Кондукова.

По умолчанию Outlook показывает все действия, связанные с контактом, но вы можете выбрать определенные, интересующие вас на данный момент, посредством раскрывающегося списка Показать (Show).

3. PowerPoint - сила убеждения, преимущества перед другими технологиями

В последние годы все большое количество людей принимает участие в презентациях выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудиои видеоклипов. Презентации нашли широкое применение на выставках и конференциях.

Программа PowerPoint для многих крупных организаций стала стандартным средством создания презентации, поскольку она направляет действия пользователя момента своего запуска и вплоть до завершения процесса разработки презента.

PowerPoint, призван помочь пользователю подготовить набор профессионально оформленных; слайдов для последующего показа их в офисе или Дома на экране компьютера для демонстрации презентации одновременно по локальной сети, интрасети или в Интернете.

Слайды можно распечатать на бумаге и использовать как раздаточный материал для доклада. В презентациях можно использовать прозрачки, получаемые при печати слайдов на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме.

В каждой презентации обычно используется несколько основных компонентов: слайды, титульные слайды, заметки докладчика, страницы выдачи.

Если презентация сохраняется как веб-страница, то можно вывести заметки, появляющиеся на экране с соответствующим слайдом. Заметки помогают аудитории вникнуть в предпосылки и детали, о которых обычно рассказывает докладчик в ходе обычной презентации.

Автоматическая презентация позволяет показывать материалы без ведущего. Видеоизображения позволяет передавать сервер Microsoft NetShow. Для просмотра презентации достаточно иметь обозреватель Internet Explorer версии 4 и старше.

Возможность хранить сразу несколько образцов разметки в одном шаблоне презентации или документе облегчает работу тех, кому нужно создавать немного отличающиеся версии презентаций, или для корпоративных пользователей, стремящихся объединить презентации, полученные из нескольких источников. Специальные конвертеры позволяют открывать в PowerPoint презентации, созданные в приложениях Harvard Graphics и Lotus Freelance. При открытии таких презентаций сохраняется большинство их исходного содержания и форматирования.

Заключение

При традиционном подходе постановкой задач для автоматизации организации занимается отдел (или управление) АСУ. Руководитель организации делегирует руководителю по АСУ полномочия для постановки задач АСУ, утверждая подготовленные под его руководством материалы.

Outlook мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Microsoft Outlook является коммуникационным приложением, помогающим более эффективно распоряжаться своим временем и информацией, а также предоставляющим возможность быстро публиковать данные и работать совместно с коллегами.

Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие действия, часть из которых рассматривается на этом занятии: создание контакта; редактирование контакта; список рассылки; планирование совещания; дневник; телефонный звонок.

Программа PowerPoint для многих крупных организаций стала стандартным средством создания презентации, поскольку она направляет действия пользователя момента своего запуска и вплоть до завершения процесса разработки презента.

PowerPoint, призван помочь пользователю подготовить набор профессионально оформленных; слайдов для последующего показа их в офисе или Дома на экране компьютера для демонстрации презентации одновременно по локальной сети, интрасети или в Интернете.

Список литературы

1. Алексеев В.Е. Вычислительная техника и программирование. - М.: Высшая школа, 1991.

2. Андерсен В. Microsoft Outlook 2003. - М.: Крон-пресс, 2005.

3. Виллариал Б. Microsoft Outlook 2003: шаг за шагом. - М.: Диалектика, 2004.

4. Дейт К.Дж. Microsoft Office 2003 для чайников. Пер. с англ. - 6-е изд. - К.: Диалектика, 2006.

5. Chip.

6. www. Ixbt.com

7. www.pc-zone.net

8. www.pclink.ru

Размещено на Allbest.ru