Ростов - на - Дону 2015

Оглавление

база данные информационный отдел

Введение

1. Постановка задачи разработки информационной системы

1.1 Задание на разработку базы данных «Отдел кадров» института

1.2 Описание предметной области

1.3 Обоснование необходимости создания БД

2. Проектирование БД

2.1 Этапы проектирования БД

2.2 Концептуальная модель базы данных

2.3 Логическая модель базы данных. Нормализация

2.4 Физическая структура базы данных

3. Разработка программного обеспечения для ЭВМ

3.1 Запросы к БД

3.2 Экранные формы для ввода и редактирования данных в БД

3.3 Отчеты в БД

3.4 Главная кнопочная форма

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

В последние годы бурное развитие новых технологий сделали актуальным использование баз данных в организациях различных форм собственности и направлений деятельности. Успехи в исследованиях и разработке баз данных стали основой фундаментальных разработок коммуникационных систем, транспорта и логистики, финансового менеджмента, методов доступа к научной литературе, а также многих гражданских и военных приложений.

Базы данных лежат в основе информационных систем, и это коренным образом изменило характер работы многих предприятий и организаций. Цель базы данных - помочь людям и организациям вести учет, осуществлять информационную поддержку при принятии решений. Базы данных представляют собой особую организацию данных и предполагают использование специальных программно-языковых средств. Базы данных - это сложные взаимосвязанные информационные образования, предназначенные для многоцелевого использования.

Проектирование и разработка базы данных на основе реляционных моделей данных требуют, с одной стороны, знания предметной области, а с другой, владения современными информационными технологиями. Структурная независимость реляционной базы данных и ее независимость по данным позволяет исследовать логическую структуру модели без обращения к физическим аспектам хранения и извлечения данных. Одна из самых важных причин простоты реляционной модели базы данных состоит в том, что она отвечает на вопрос какие данные необходимо извлечь, а не как извлечь данные.

Целью выполнения курсовой работы является систематизация, закрепление и углубление теоретических знаний и практических навыков проектирования баз данных и управления ими.

Курсовой проект включает в себя: постановку задачи, обоснование необходимости создания БД, описание этапов нормализации БД, обоснование выбор используемых программных средств.

Проектная часть курсовой работы содержит описание разработки концептуальной и логической моделей, обосновании выбора СУБД, примеры построения запросов для получения данных по различным критериям выборки, а также описание получения отчетных документов.

1. Постановка задачи разработки информационной системы

1.1 Задание на разработку базы данных «Отдел кадров» института

Задача - информационная поддержка деятельности отдела кадров.

Различают три группы сотрудников:

а) администрация;

б) преподавательский и инженерно-технический состав (по кафедрам);

в) технический персонал.

База данных (далее БД) должна содержать хранить штатное расписание по отделам (кафедрам) с указанием количества ставок по должностям, включать архив сведений о сотрудниках и учитывать сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

БД должна предоставлять возможность составления должностных (штатных) расписаний по кафедрам и отделам и следующих списков:

вакансий (с учётом сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, т.е. с указанием даты, до которой ставка свободна);

пенсионеров;

людей предпенсионного возраста (не более 2-х лет до пенсии);

бездетных сотрудников;

юбиляров текущего года;

многодетных сотрудников (трое и более детей);

ветеранов (работающих в институте не менее тридцати лет);

сотрудников, работающих более чем на одной ставке.

1.2 Описание предметной области

Рассмотрим институт, подготавливающий специалистов разного профиля. В институте различаются 3 группы сотрудников: администрация, преподавательский и инженерно-технический состав. (по кафедрам) и технический персонал.

Учет персонала, работающего в институте осуществляет отдел кадров института. Сотрудники при поступлении на работу предоставляют сведения о себе (при этом заполняются анкета и заявление), в конечном итоге составляется трудовой договор с Институтом, подписываемый администрацией.

На основание заключенного трудового договора каждый сотрудник имеет определенную должность, работает в подразделении института (отделе/кафедре).

Отдел кадров составляет штатное расписание по отделам (кафедрам) с указанием количества ставок по должностям, ведет архив сотрудников и учет их табельного времени. Все этого привело к необходимости разработки базы данных, которая могла бы хранить и выдавать интересующуюся нас информацию, предоставить возможность составления должностных (штатных) расписаний по отделам/кафедрам. А также иметь возможность в любой момент времени получать различного рода списки сотрудников.

Эта база данных должна содержать сведения о сотрудниках института: личных данных сотрудников (ФИО, Дата рождения. Адрес и т.п.),, их трудовой деятельности (должности, подразделения, начале трудовой деятельности стаже работы и т п.).

Выходными данными данной БД являются различного рода сведения сотрудниках, штатное расписание.

Данной БД будет пользоваться администрация для просмотра данных и их подтверждения, технический персонал в лице сотрудника из отдела кадров для внесения входных данных в БД и последующей их корректировки.

1.3 Обоснование необходимости создания БД

Эффективность работы любой организации во многом зависит от профессионализма сотрудников отдела кадров. Сотрудники отдела кадров должны быстро и качественно собирать информацию о человеке, обработать ее, проверить ее, а затем предоставить начальству. Чем раньше руководство получит информацию, тем быстрее будет заполнена рабочее место, и предприятие будет работать, не останавливая работу.

Отдел кадров - это место, куда стекается информация о людях, работающих на данном предприятии. Функциональная роль отдела кадров на предприятии очень велика по той причине, что именно в отделе кадров мы находим интересующую нас информацию о рабочих, служащих предприятия.

Вряд ли кто не согласится с известным всем изречением: «Кадры решают все!». Успешность любого бизнеса зависит, не в последнюю очередь, от квалификации персонала предприятия, его умения и желания продуктивно работать. Следовательно, вопросы продуманного управления персоналом должны занимать одно из ключевых мест в общей стратегии развития любой организации.

Именно поэтому так важно с самого начала деятельности организации организовать ведение системного кадрового учета, разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты, провести оформление работников в соответствии с действующим законодательством.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии сотрудников.

Работа отдела кадров любой организации связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника, осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, составлении отчетов.

Создание базы данных по кадрам позволит сократить время на обработку информации, произойдет сокращение затрат на обработку информации, уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации, улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации, повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений предприятия.

2. Проектирование БД

2.1 Этапы проектирования БД

Современные информационные системы характеризуются огромными объемами хранимых данных, большой скоростью их обработки и актуализации, высокой эффективностью обработки запросов пользователей. В широком смысле слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-то предметной области.

Под предметной областью понимают часть реального мира, нуждающегося в организации управления и автоматизации, например, предприятия, банки, учебные заведения и т.д.

Проектирование базы данных состоит в построении комплекса взаимосвязанных данных. На рисунке 1 условно отображены этапы процесса проектирования базы данных.

Рис. 1 Этапы процесса проектирования базы данных

Процесс проектирования Базы данных начинается с постановки задачи и выявления объектов, процессов или сущностей предметной области. Например, объектами могут быть Институт, Сотрудники. Для каждого из объектов выбирается набор характеризующих его свойств (полей, реквизитов). Для института - наименование, адрес, расчетный счет и пр., для сотрудника - фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, пр. Затем в процессе анализа определяется информационная потребность каждой задачи, которую составляют входные и результатные документы, и определяется периодичность решения задач.

Работа проектировщиков Базы данных в значительной степени зависит от качества инфологической модели. Инфологическая модель создается для того, чтобы на ее основе можно было построить модель данных, т. е. она должна учитывать особенности реализации выбранной СУБД. На основе инфологической модели строятся концептуальная, логическая и физическая модели. Отсюда вытекают основные этапы, на которые разбивается процесс проектирования базы данных информационной системы.

Концептуальное проектирование - сбор, анализ и редактирование требований к данным. Для этого осуществляются следующие мероприятия:

- обследование предметной области, изучение ее информационной структуры;

- выявление всех фрагментов, каждый из которых характеризуется пользовательским представлением, информационными объектами, связями между ними и процессами;

·- моделирование и интеграция всех представлений.

Результат данного этапа - концептуальная модель, инвариантная к структуре Базы данных, часто представляется в виде модели «сущность-связь».

Логическое проектирование - преобразование требований к данным в структуры данных. Результат - СУБД-ориентированная структура Базы данных и спецификации прикладных программ. На этом этапе часто моделируют Базы данных применительно к различным СУБД и проводят сравнительный анализ моделей.

Физическое проектирование - определение особенностей хранения данных, методов доступа и т. д. Физическая база данных нужна разработчикам информационной системы для разработки кода, а проектировщикам - для проверки их идей. Проектировщики и разработчики могут работать как с одной и той же схемой, так и с разными схемами. В процессе разработки проекта, как правило, создается несколько версий схемы.

Построение логической и физической моделей данных является основной частью проектирования Базы данных.

2.2 Концептуальная модель базы данных

Концептуальное проектирование начинается с анализа предметной области, включает анализ концептуальных требований и информационных потребностей, выявление информационных объектов и связей между ними, построение концептуальной модели (схемы) данных.

Главными элементами концептуальной модели данных являются объекты и отношения.

Объекты представляют собой любой конкретный (реальный) объект в рассматриваемой области.

Исходя из спецификации требования, определим основные типы сущностей.

Сущностью называется некоторая принятая в конкретной постановке задачи абстракция реального мира, процесса или явления, о котором необходимо хранить информацию в системе. В качестве синонима термина «сущность» используется также термин «информационный объект».

Объекты в каждый момент времени характеризуются определенным состоянием, которое описывается набором свойств и отношений (или связей) с другими объектами.

Характеристика, описывающая какое-либо свойство сущности, которое можно сформулировать и записать, называется атрибутом. Атрибут, который однозначно определяет сущность, называется идентификатором.

Сущность - объект любой природы данные, о котором хранятся в отношении (таблице, в которой содержатся данные).

Каждый объект предметной области характеризуется некоторым наборов атрибутов, отображающим свойства объекта. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана об объекте. Примерами атрибутов для объекта «Сотрудники» служат Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, пол и т.д.

В рассматриваемой предметной области можно выделить следующие сущности:

1. Сотрудники - содержит информацию о дате рождения, месте проживания, семейном положении, составе семьи сотрудника, трудовой деятельности (стаже работы, дате начала трудовой деятельности) и т.д.

2. Должности - содержит информацию о должностях;

3. Отделы/кафедры содержит информацию об отделах/кафедрах института;

4. Вакансии содержит информацию о вакансиях в отделах/кафедрах;

5. Штатное расписание- содержит информацию о штатном расписании по отделам/кафедрам с указанием количества ставок по должностям.

Между сущностями возможны четыре типа связей: один - к одному (1 -1), один - ко многим (1-?), многие к одному (?-1), многие ко многим (? - ? ).

Связь 1 - 1 означает, что в любой момент времени каждому экземпляру первого информационного объекта (ИО) соответствует 1 экземпляр другого ИО.

Связь 1- ? означает: одному экземпляру ИО соответствует 1,2, … экземпляров другого и, наоборот, каждому экземпляру второго ИО соответствует 1 экземпляр первого ИО. Аналогично определяется тип связи ? - 1.

Связь ? - ? означает, что одному экземпляру первого ИО соответствует 1,2,… экземпляров другого ИО и наоборот.

Концептуальная модель применяется для структурирования предметной области с учетом информационных интересов пользователей БД, она не зависит ни от программных, ни от технических ошибок.

Концептуальная модель, соответствующая БД в виде EAR- диаграмм «сущность»- «атрибут» - «связь», представлена в Приложении 1.

В результата анализа предметной области выделено пять ИО (Сотрудники, Должности, Отделы/Кафедры, Вакансии, Штатное расписании), их свойства и связи.

Определим связи между сущностями.

Таблица 1

Связи между сущностями

2.3 Логическая модель базы данных. Нормализация

На этапе проектирования закладываются основы будущей базы данных, должна быть определена логическая структура базы данных для выбранной предметной области. Проект логической структуры базы данных устанавливает состав реляционных таблиц, их структуру и логические связи между таблицами. При формировании структуры каждой таблицы определяется совокупность полей (столбцов), для каждого из которых даются описание типа, размера данных и других свойств. Кроме того, должен быть указан уникальный ключ таблицы, который может состоять из одного или нескольких полей.

Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь будет разработана база данных. Для этого необходимо собрать информацию о ее структуре и движении документов, определить объекты системы и связи между ними; выявить свойства и характеристики объектов, по которым создать поля, составляющие исходные таблицы; для каждого объекта определить первичные ключи (поля) и провести нормализацию (разбиение) исходных таблиц, установить связи.

Затем необходимо провести этап создания базы данных на компьютере, а именно: составить структуры таблиц и ввести их в компьютер; разработать запросы для отбора данных, отчеты для печати, создать экранные формы работы с данными; спланировать порядок ведения и поддержание базы данных в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в базу данных реальной информации, после чего происходит ее использование.

В целом, разработка базы данных включает следующие этапы:

· определить цель создания базы данных;

· определить какие исходные данные (таблицы) она будет содержать;

· определить наборов полей, включаемых в таблицы, ключевые поля;

· спроектировать связи между таблицами и анализ полученной структуры;

· создать таблицы и связи между ними;

· создать формы, отчеты и запросы, необходимые для получения и обработки информации, хранящейся в базе данных.

Таблицы в базе данных определенным образом связаны между собой, благодаря чему их называют реляционными базами данных. Такая база данных состоит из взаимосвязанных реляционных таблиц.

Таблицы баз данных состоят из столбцов - полей и строк - записей. Каждое поле таблицы содержит однородные данные, а каждая запись отражает совокупность данных, относящихся к одному конкретному объекту. (например, таблица Сотрудники).

Реляционная таблица представляется двумерным массивом и обладает следующими свойствами:

- каждая ячейка таблицы содержит один элемент данных;

- все ячейки одного столбца содержат одинаковый тип данных определенной длины;

- каждый столбец имеет уникальное имя;

- каждая строка таблицы хранит сведения, относящиеся к одному объекту;

- порядок следования строк и столбцов может быть произвольным;

- одинаковые строки в таблице отсутствуют.

Для идентификации записей в таблице должно быть хотя бы одно поле, которое называется ключевым. Это поле используется для связи разных таблиц. Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, именуется простым ключом. Так, в таблице «Сотрудники» ключевым полем служит поле «Код сотрудника». Для связи реляционных таблиц ключ первой таблицы, ключ первой таблицы, называемый первичным, может вводиться в структуру второй таблицы, а ключ второй таблицы (внешний) может вводиться в первую таблицу.

Группировка данных в таблице может быть выполнена различными способами, однако она должна отвечать требованиям нормализации. Нормализацией называют формальный аппарат ограничений, применяемый при создании таблиц, применяемый при создании таблиц, позволяющий устранить дублирование и противоречивость хранимых данных и обеспечивающий эффективность их обработки. Нормализация - разбиение таблицы на две или более, обладающие лучшими свойствами включения, изменения или удаления данных. Окончательная цель нормализации сводится к получению такого проекта БД, в котором каждый факт появляется лишь в одном месте, т.е. исключена избыточность информации.

Приведем наши отношения к третьей нормальной форме.

Первая НФ: Отношение называется нормализованным или приведенным к первой нормальной форме тогда и только тогда, когда все его атрибуты простые (неделимые). Таблица находится в первой нормальной форме тогда и только тогда, когда ни одна из ее строк не содержит в любом ее поле более одного значения, и не одно из ее ключевых полей не пусто. Для того чтобы привести наши отношения к первой нормальной форме надо сущность «ФИО» разбить на три отдельные (Фамилия, Имя, Отчество). Так же следует вынести в отдельную таблицу «Отделы/Кафедры», «Должности», чтобы не допустить избыточности данных. Таблицу «Сотрудники» разобьем на две таблицы: Сотрудники (личн_данные) и Сотрудники (труд_деят).

Вторая НФ: Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет определению первой нормальной формы и все ее поля, не входящие в первичный ключ, связаны полной функциональной зависимостью с первичным ключом.

Третья НФ: Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет определению второй нормальной формы и ни одно из ее не ключевых полей не зависит функционально от любого другого не ключевого поля.

Отношения, представленные в данной БД приведены к третьей нормальной форме.

Создаваемая база данных должна выполнять функции в интересах автоматизации выдачи данных об организации. Она должна иметь простой и наглядный пользовательский интерфейс, иметь минимальные системные требования.

База данных, состоящая из нескольких таблиц, должна иметь межтабличные связи, обеспечивающие целостность всех данных базы и автоматизацию задач обслуживания. Существуют три типа связей между таблицами базы данных:

· Связь один к одному (1:1) между таблицами предполагает, что в каждый момент времени одной записи в первой таблице соответствует единственная запись во второй таблице, и наоборот. Например, каждая запись в таблице «Сотрудники» может соответствовать единственной записи во второй таблице, включающей поля «Код сотрудника»;

· Связь один ко многим (1:М) между таблицами предполагает, что в каждый момент времени одной записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй таблице. Например, одна запись в таблице «Сотрудники(личн_данные)» может соответствовать несколько записей в таблице «Сотрудники(труд_деят)».

· Связь многие ко многим (М:М). Такая связь между таблицами предполагает, что в каждый момент времени одной записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй таблице, и одной записи во второй таблице соответствует несколько записей в первой таблице. Связь реализуется посредством создания третьей таблицы, в которой одно поле совпадает с ключевым полем первой таблицы, а второе - с ключевым полем второй таблицы.

Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая база данных имеет составной ключ. Для связи реляционных таблиц ключ первой таблицы, ключ первой таблицы, называемый первичным, может вводиться в структуру второй таблицы, а ключ второй таблицы (внешний) может вводиться в первую таблицу.

Для атрибута «Вакансии» ключом будет являться три сущности, «Код вакансии», «Код отдела/кафедры», «Код должности», то есть ключ будет составным.

Для атрибута «Штатное расписание» ключом будет являться три сущности, «Код шт.ед.», «Код отдела/кафедры», «Код должности», то есть ключ будет составным.

Информационно-логическая модель данных - то модель данных, отображающая предметную область в виде совокупности информационных объектов и структурных связей между ними.

Таким образом, получим информационно-логическую схему данных, представленную в Приложении 2.:

2.4 Физическая структура базы данных

Логическая структура базы данных - структура для пользователя, физическая - структура базы данных для ЭВМ. Физическая структура определяет, тип и свойства данных, которые будут записаны в память компьютера.

Правила перехода к физической модели следующие: каждое отношение превращается в файл базы данных, каждый столбец - в поле файла, каждая строка - в запись файла. Этап физического моделирования базы данных включает в себя определение состава файлов и их заполнение исходными данными в соответствии с ограничениями, допущениями и особенностями предметной области.

По сути дела физическое проектирование базы данных подразумевает конструирование таблиц в СУБД. СУБД Microsoft Access представляет собой систему управления базами данных, в состав которой входят таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули как самостоятельные объекты, хранящиеся в общем файле базы данных на жестком диске или любом другом носителе данных. Благодаря этому создание связанных объектов и проверка ссылочной целостности данных значительно облегчена.

В процессе физического проектирования БД необходимо присвоить имена таблицам, а также присвоить имена полям таблиц.

Так как первичный ключ - это некое поле (столбец) или группа полей таблицы базы данных, значение которого (или комбинация значений которых), используется в качестве однозначного уникального идентификатора записи (строки) этой таблицы, например, в таблице «Отделы/Кафедры в качестве первичного ключа целесообразно определить «Код отдела/кафедры», в таблице «Должности» - поле «Код должности», в таблице «Сотрудники» - поле «Код сотрудника», в таблице «Кафедры» - поле «Код кафедры»

Структура необходимых таблиц представлена наглядно в таблицах:

Таблица 2

Структура таблицы Отделы/Кафедры

Таблица 3

Структура таблицы Должности

Таблица 4

Структура таблицы Сотрудники(личн_данные)

Таблица 4

Структура таблицы Сотрудники(труд_деят)

Таблица 5

Структура таблицы Вакансии

Таблица 6

Структура таблицы Штатное расписание

3. Разработка программного обеспечения для ЭВМ

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.

СУБД Microsoft Office Access предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных.

Access - это прежде всего система управления базами данных. Она предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций, а также разрабатывать удобные формы ввода данных и составлять сложные отчёты.

Любая база данных содержит следующие элементы: таблицы, запросы, формы, отчёты и макросы.

3.1 Запросы к БД

Запросы - это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу.

1. Запрос по вакансиям, в котором отображены сведения о вакансиях сотрудниках по отделам/кафедрам:

Для этого с помощью Мастер запросов, создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Вакансии» - Код вакансии, Код отдела/кафедры, Код должности, Кол-во вакансий, Тип вакансии, Дата_объявл_вакансии, Дата_оконч_вакансии, из таблицы - «Отделы/кафедры» поле Наименование отдела/кафедры, из таблицы «Должности» - поле Наименование должности.

Рис. 2 Запрос по вакансиям в режиме конструктора

2. Создадим запрос с параметром и вычисляемым полем, в котором выводятся данные о сотрудниках пенсионерах.

Для этого с помощью Мастер запросов, создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Сотрудники (личн_данные)» - Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, из таблицы «Отделы/кафедры» поле Наименование отдела/кафедры, из таблицы «Должности» - поле Наименование должности. Сохраним запрос под именем «Список пенсионеров».

Далее создадим вычисляемое поле «Возраст», в котором с помощью Построителя выражений зададим формулу для расчета возраста сотрудников:

Fix(Date()-[Дата рождения])/365

Откроем запрос в режиме конструктора, в строке Условия отбора для поля «Пол» введем условия: для женщин - возраст больше или равно 55, для мужчин - возраст более или равно 60.

Рис. 3 Запрос «Список пенсионеров» в режиме конструктора

3. Создадим запрос по сотрудникам предпенсионного возраста (не более 2-х лет до пенсии):

Рис. 4 Результат запроса «Список предпенсионеров»

4. Разработаем запрос на выборку сотрудников, не имеющих детей.

Для этого с помощью Мастера запросов создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Сотрудники (личн_данные)» - Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Количество детей, из таблицы «Отделы/кафедры» поле Наименование отдела/кафедры, из таблицы «Должности» - поле Наименование должности. Сохраним запрос под именем «Сотрудники без детей».

Откроем запрос в режиме конструктора, в строке Условия отбора для поля Количество детей введем: Is Null.

Рис. 5 Запрос «Сотрудники без детей» в режиме конструктора

5. Разработаем запрос на выборку по юбилярам текущего года.

Для этого с помощью Мастер запросов, создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Сотрудники (личн_данные)» - Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, из таблицы «Отделы/кафедры» поле Наименование отдела/кафедры, из таблицы «Должности» - поле Наименование должности. Сохраним запрос под именем «Список пенсионеров».

Далее создадим вычисляемое поле «Возраст», в котором с помощью Построителя выражений зададим формулу для расчета возраста сотрудников:

Fix(Date()-[Дата рождения])/365

Откроем запрос в режиме конструктора, в строке Условия отбора для поля «Возраст» введем условия.

Рис. 6 Запрос «Юбиляры» в режиме конструктора

6. Разработаем запрос на выборку многодетных сотрудников

Для этого с помощью Мастера запросов создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Сотрудники (личн_данные)» - Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Количество детей, из таблицы «Отделы/кафедры» поле Наименование отдела/кафедры, из таблицы «Должности» - поле Наименование должности. Сохраним запрос под именем «Сотрудники без детей».

Откроем запрос в режиме конструктора, в строке Условия отбора для поля Количество детей введем: >=3

Рис. 7 Запрос «Многодетные сотрудники» в режиме конструктора

7. Разработаем запрос на выборку сотрудников ветеранов (работающих в институте более 30 лет)

Для этого с помощью Мастер запросов, создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Сотрудники (личн_данные)» - Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, из таблицы Сотрудники (труд_деят)» - поля: Начало труд_деят, Дата приема, из таблицы «Отделы/кафедры» -поле Наименование отдела/кафедры, из таблицы «Должности» - поле Наименование должности. Сохраним запрос под именем «Запрос по ветеранам».

Далее создадим вычисляемое поле «Стаж работы», в котором с помощью Построителя выражений зададим формулу для расчета стажа работы сотрудников:

Стаж работы: Int((Date()-[Начало труд_деят])/365)

Создадим вычисляемое поле «Стаж работы», в котором с помощью Построителя выражений зададим формулу для расчета стажа работы сотрудников:

Стаж в институте: [Начало труд_деят]-[Дата приема]

Откроем запрос в режиме конструктора, в строке Условия отбора для поля Стаж работы и Стаж в институте введем условия:

Рис. 7 Запрос по ветеранам в режиме конструктора

8. Разработаем запрос на выборку сотрудников, работающих боле чем на одной ставке.

Для этого с помощью Мастер запросов, создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Сотрудники (личн_данные)» - Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, из таблицы Сотрудники (труд_деят)» - поля: Начало труд_деят, Дата приема, из таблицы «Отделы/кафедры» -поле Наименование отдела/кафедры, из таблицы «Сотрудник (труд_деят)» - поле Ставка. Сохраним запрос под именем «Сотрудники ставка».

Рис. 8 Запрос «Сотрудники ставка» в режиме конструктора

9. Разработаем запрос на выборку по штатному расписанию.

Для этого с помощью Мастер запросов, создадим Простой запрос. Выберем поля из таблицы «Штатное расписание» - Код_шт_ед, Код отдела/кафедры, Код должности, Код шт_ед, из таблицы «Отделы/кафедры» -поле Наименование отдела/кафедры. Сохраним запрос под именем «Запрос по штатному расписанию».

Рис. 9 Запрос по штатному расписанию в режиме конструктора

3.2 Экранные формы для ввода и редактирования данных в БД

База данных - ввод информации о сотрудниках, подразделениях, должностях, образовании, трудовой деятельности и т.д.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Они обеспечивают более гибкий способ ввода, просмотра и редактирования данных, позволяют вывести на экран одну или несколько записей в виде электронного бланка (шаблона). Формы могут использоваться для просмотра данных таблиц, содержащих очень большое количество полей. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для ввода и просмотра информации базы данных, изменения данных, печати, создания сообщений.

В данной БД представлены следующие формы: формы «Вакансии», «Отделы/кафедры», «Должности», «Штатное расписание», сложная форма «Сотрудники»., сложная форма «Списки по должностям».

Все формы созданы с помощью Мастера форм. Виды форм представлены в Приложении 3.

3.3 Отчеты в БД

Для предоставления конечного документа по работе с БД данные таблиц и запросов могут быть оформлены в виде отчета.

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

создания отчета, выполним В данной БД отчеты созданы на базе созданных запросов с помощью Мастера отчетов. Формы отчетов представлены в Приложении 4.

3.4 Главная кнопочная форма

Для удобства пользования созданной базой данных создана кнопочная форма.

При запуске программы автоматически открывается главная форма «База данных «Отдел кадров «Институт».

В главной форме предусмотрены пункты-кнопки: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, которые далее подразделяются по названиям.

При нажатии на соответствующую кнопку, программа совершает действие, предусмотренное ей, которое описано в макросах.

Рис. 10 Главная кнопочная форма

Результатом выполнения данной работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Заключение

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты: таблицы для сохранения данных, запросы для поиска и извлечения только требуемых данных, формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах, отчеты для анализа и печати данных в определенном формате. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данной курсовой работе база данных для отдела кадров позволяет автоматизировать обработку информации личного состава института, позволяет всегда иметь под рукой необходимую оперативную информацию. При появлении новых разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

В процессе написания курсового проекта были систематизированы и закреплены теоретические и практические знания в области проектирования баз данных, приобретены навыки самостоятельной учебной и исследовательской работы со специальной литературе по теории и практике решения экономических задач.

Разработанная база данных отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Список использованных источников

1. "Информатика" под ред. проф. Н.В. Макаровой. М: Финансы и статистика, 1999.

2. Кузнецов A. Microsoft Access 2003: учебный курс. СПб.: 2006. 363 с.

3. Голицына О.Л. Базы данных. М.: Форум. 2005. 351 с.

4. Хоменко А.Д. Базы данных. Учебник для ВУЗОВ. М.: Технология, 2000. 325 с.

5. Кренке Д. Теория и практика построения баз данных. СПб.: Питер, 2005. 859 с.

6. Толкунова В.Н. Информатика. Курс лекций. М:ООО «ТК Велби», 2002. 320 с.

7. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах.-М.: «Радио и связь», 2005.

8. Фуллер Л.У., Кук К., Кауфельд Д. Microsoft Office Access 2007 для чайников. Электронный учебник.

9. Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование. изд. Бином-Пресс, 2009 г. 590 с.

10. Широков Л.А. База данных и Знания: Учебное пособие. Ч.1. М.: МГИУ, 2000. 86 с.

11. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. М.: Мир, 1984.

12. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений/ Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. 4-е издание, доп. и перераб.- СПб.: КОРОНА принт, 2004. 736 с.

13. Широков Л.А., Рабинович А.Е., Широкова О.Л.. Информационное обеспечение систем управления. СУБД «AССESS». М.: МГИУ 2001. 234 с.

14. Microsoft Access [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access.

15. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ под ред. проф. Г.А. Титоренко. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2006. 400 с.

16. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. М.: Финансы и статистика, 2005. 416 с.

Приложения

Приложение 1 Концептуальная модель БД

Приложение 2 Схема данных

Приложение 3 Формы БД

1. Форма «Вакансии»

2. Форма «Должности»

3. Сложная форма «Отделы/кафедры»

4. Сложная форма «Сотрудники»

5. Форма «Штатное расписание»

Приложение 4 Отчеты БД

1. Отчет « Список вакансий»

2. Отчет «Список пенсионеров»

3. Отчет «Список сотрудников предпенсионного возраста»

4. Отчет «Список бездетных сотрудников»

5. Отчет «Список юбиляров»

6. Отчет «Список многодетных сотрудников»

7. Отчет «Список ветеранов»

8. Отчет «Список сотрудников со ставкой больше одной»

9. Отчет «Штатное расписание»

Размещено на Allbest.ru