Разработка базы данных для Департамента образования Белгородской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность темы исследования. Развитие средств вычислительной техники и информационных технологий обеспечило возможности для создания и широкого применения автоматизированных информационных систем (АИС) разнообразного назначения. Разрабатываются и внедряются информационные системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Различают АИС, основанные на знаниях, и АИС, основанные на данных. К первым можно отнести, например, экспертные системы (ЭС), интеллектуальные системы поддержки принятия решений (СППР) и т.п. Ко вторым - всевозможные прикладные системы, которые сейчас активно используются и на предприятиях, и в учреждениях. Такие прикладные системы применяются очень широко. Массив данных общего пользования в системах, основанных на данных, называется базой данных. База данных (БД) является моделью предметной области информационной системы. На заре развития вычислительной техники обрабатываемые данные являлись частью программ: они располагались сразу за кодом программы в так называемом сегменте данных. Логичным продолжением этой эволюции является перенос описания данных в массив данных. Это позволило обеспечить независимость данных от программ. Основным принципом организации баз данных является совместное хранение данных и их описания. Центральные идеи современной информационной технологии основываются на концепции, согласно которой данные должны быть сформированы в базы данных с целью отображения меняющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных образовываются и функционируют под управлением специальных программных комплексов (совокупностей языков программирования и программных средств), называемых системами управления базами данных (СУБД). Сама база данных - это хранилище для большого количества систематизированных данных, с которыми можно производить определённые действия: добавления, удаления, изменения, копирования, упорядочивание. База данных помогает достичь более высокого уровня управления любым предприятием.

Степень изученности темы. Большое внимание информационному обеспечению процесса управления уделялось такими авторами как В. Андерсен, Н. Н. Гринченко, В.А Никитов, Л.В. Рудикова, С.В. Симонович А.Д. Хомоненко и другими См.: В. Андерсен. Базы данных Microsoft Access. Проблемы и решения. М., 2001; Н.Н. Гринченко. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. М., 2004; В.А. Никитов. Информационное обеспечение государственного управления. М., 2000; Л.В. Рудникова. Базы данных. Разработка приложений. БХВ-Петербург, 2006; С.В. Симонович. Информатика. Базовый курс. СПб., 2000; А.Д. Хомоненко. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. М., 2006.. Проблема исследования обусловлена наличием противоречия между необходимостью информатизации процесса управления и недостаточной разработанностью технологий на практике в этой области.

Объектом исследования является департамент образования Белгородской области.

Предметом исследования выступает информационная поддержка системы управления.

Целью курсовой работы является разработка базы данных для Департамента образования Белгородской области.

Задачи исследования:

1. Проанализировать структуру Департамента образования Белгородской области.

2. Обосновать выбор программного средства для создания баз данных.

3. Обосновать выбор программного средства для создания баз данных для департамента образования Белгородской области.

Теоретико-методологическая основа. Теоретико-методологической основой исследования послужили труды отечественных ученых, посвященные вопросу информатизации процесса управления См.: Гринченко Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. М., 2010; Никитов В.А. Информационное обеспечение государственного управления. М., 2011; Рудникова Л.В. Базы данных. Разработка приложений. М., 2011; Симонович С.В. Информатизация процесса управления. М., 2009.. Применение институционального подхода позволило выявить механизм взаимодействия властных органов и населения области, программно-целевой метод позволяет охватить значительный комплекс проблем в области информатизации процесса управления. Комплексный анализ и системный подход, который позволяет рассматривать реализацию проекта с учетом всего многообразия факторов внешней и внутренней среды, воздействующих на данный объект. В процессе выполнения работы были использованы общенаучные методы: анализ и синтез, структуризация, обобщение, а также качественный анализ нормативных документов.

Эмпирическую базу исследования составляют сведения, представляющие интерес с точки зрения проводимого курсового исследования.

Структура работы - работа состоит из введения, 3 разделов, заключения и списка использованной литературы, приложения.

Раздел 1. Анализ исследования системы управления депортамента образования Белгородской области

Департамент образования Белгородской области является органом исполнительной власти Белгородской области, осуществляющим управление в сфере образования, в том числе дополнительного профессионального педагогического образования, обеспечивающим проведение Правительством Белгородской области единой государственной политики в сфере образования (за исключением организации профессионального образования на территории Белгородской области), а также уполномоченным органом исполнительной власти Белгородской области, осуществляющим полномочия Российской Федерации в области образования, переданные для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации в соответствии со статьей 28.1 Закона Российской Федерации «Об образовании».

Начальником департамента является Шаповалов Игорь Васильевич.

В департаменте существует три управления:

1.Управление по контролю и надзору в сфере образования департамента образования Белгородской области.

Управление по контролю и надзору в сфере образования реализует полномочия Российской Федерации в области образования, переданные для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации, к их числу относятся:

1) осуществление контроля качества образования, в том числе качества подготовки обучающихся и выпускников, в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами или федеральными государственными требованиями в образовательных учреждениях, расположенных на территории Белгородской области, по всем реализуемым ими образовательным программам, за исключением указанных в подпункте 23 статьи 28 Закона РФ «Об образовании» полномочий федеральных органов государственной власти по осуществлению контроля качества образования;

2) лицензирование и государственная аккредитация образовательных учреждений, расположенных на территории Белгородской области, по всем реализуемым ими образовательным программам, за исключением указанных в подпункте 24 статьи 28 Закона РФ «Об образовании» полномочий федеральных органов государственной власти по лицензированию и государственной аккредитации образовательных учреждений;

3) надзор и контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области образования расположенными на территории Белгородской области образовательными учреждениями (за исключением образовательных учреждений, указанных в подпункте 21 статьи 28 Закона РФ «Об образовании»), а также органами местного самоуправления, осуществляющими управление в сфере образования; принятие мер по устранению нарушений законодательства Российской Федерации в области образования, в том числе путем направления обязательных для исполнения предписаний соответствующим образовательным учреждениям и органам местного самоуправления, осуществляющим управление в сфере образования; контроль за исполнением предписаний.

2.Управление общего, дошкольного и дополнительного образования департамента образования Белгородской области.

Управление является структурным подразделением департамента и организует работу по формированию региональной политики в области дошкольного, общего (среднего) образования, не противоречащей политике Российской Федерации в области образования, определению и реализации приоритетных направлений развития воспитания и дополнительного образования детей.

Организует предоставление общедоступного и бесплатного дошкольного и общего образования по основным общеобразовательным программам в специальных (коррекционных) образовательных учреждениях для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья.

Обеспечивает разработку регионального базисного учебного плана и примерных программ курсов, дисциплин в пределах своей компетенции.

Координирует работу по повышению квалификации, подготовке и переподготовке педагогических работников

3. Управление ресурсного обеспечения департамента образования Белгородской области.

Управление является структурным подразделением департамента и обеспечивает осуществление функций главного распорядителя и получателя средств областного бюджета, предусмотренных на содержание Департамента и реализацию возложенных на него функций; организует разработку предложений по формированию региональной политики в области экономического развития и финансового обеспечения системы образования области, к проектам консолидированного и областного бюджета по отрасли «Образование», в план работы и к прогнозным показателям деятельности Департамента; участвует в разработке целевых программ, подготовке отчетных докладов, прогнозов экономического развития системы образования области, предложений в части расходов инвестиционного характера Департамента, проектов нормативно - правовых актов.

Обеспечивает осуществление функций заказчика по капитальному строительству и ремонту образовательных учреждений, текущему ремонту, комплектованию новостроек образовательных учреждений компьютерной техникой и другим оборудованием, мягким инвентарем.

Организует работу по кадровому обеспечению деятельности Департамента, а также по вопросам обеспечения педагогическими кадрами образовательных учреждений области.

Основные задачи Департамента

1. Обеспечение участия в проведении Правительством области единой государственной политики в области образования, обеспечивающей необходимые условия для реализации конституционного права граждан на образование.

2. Осуществление полномочий исполнительного органа государственной власти Белгородской области в сфере образования, а также полномочий Российской Федерации в указанной сфере, переданных в соответствии с федеральным законодательством для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации.

3. Общее руководство в сфере образования в Белгородской области.

4. Повышение доступности и качества образовательных услуг в соответствии с требованиями инновационного развития экономики и современными потребностями общества.

5. Создание условий для активизации инновационной деятельности в сфере образования Белгородской области.

6. Поддержка национальных, этнических и культурных традиций в сфере образования Белгородской области.

7. Реализация единой политики в области внедрения новых педагогических и информационных технологий.

8. Организация системы работы с одаренными детьми, адресной социально-педагогической поддержки детей, имеющих повышенную мотивацию к обучению.

9. Организация системы работы с детьми, подростками с отклонениями в поведении и ограниченными возможностями здоровья.

10. Организация предоставления дополнительного образования детям в учреждениях регионального значения.

11. Организация предоставления дополнительного профессионального педагогического образования в учреждениях, находящихся в ведении Белгородской области.

12. Участие в реализации кадровой политики в сфере образования Белгородской области.

13. Совершенствование организационно-экономического механизма функционирования системы образования Белгородской области.

14. Выработка стратегических направлений развития сферы образования Белгородской области.

15. Развитие международного, внешнеэкономического и межрегионального сотрудничества в области образования.

Основные функции Департамента

1. Государственный контроль (надзор) в области образования в отношении образовательных учреждений, расположенных на территории Белгородской области (за исключением образовательных учреждений, указанных в подпункте 24 статьи 28 Закона Российской Федерации «Об образовании»), иных осуществляющих образовательную деятельность организаций, а также органов местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования.

2. Разрабатывает и реализует областные программы развития образования, целевые программы по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Департамента. база данных программный информационный

3. Организует предоставление общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам в общеобразовательных учреждениях, специальных (коррекционных) образовательных учреждениях для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья, образовательных учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, специальных учебно-воспитательных учреждениях открытого и закрытого типа, оздоровительных образовательных учреждениях санаторного типа для детей, нуждающихся в длительном лечении, образовательных учреждениях для детей, нуждающихся в психолого-педагогической и медико-социальной помощи (за исключением образования, получаемого в федеральных образовательных учреждениях, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации), в соответствии с нормативами, установленными законодательством Белгородской области.

4. Обеспечивает и проводит государственную (итоговую) аттестацию обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования или среднего (полного) общего образования, в том числе в форме единого государственного экзамена (включая подготовку лиц, привлекаемых к проведению единого государственного экзамена, организацию формирования и ведения региональных информационных систем, обеспечение хранения, использования и уничтожения экзаменационных материалов и свидетельств о результатах единого государственного экзамена, обработку и проверку экзаменационных работ участников единого государственного экзамена, а также обеспечение ознакомления участников единого государственного экзамена с его результатами и аккредитацию общественных наблюдателей).

5. Устанавливает форму и порядок проведения государственной (итоговой) аттестации по родному языку и родной литературе лиц, изучавших родной язык и родную литературу при получении основного общего образования и среднего (полного) общего образования.

6. Организует и проводит работу по назначению стипендий Губернатора Белгородской области студентам педагогических колледжей Белгородской области.

7. Является главным распорядителем и получателем средств областного бюджета, предусмотренных на осуществление возложенных на Департамент функций.

8. Организует в установленном законодательством порядке работу по формированию ведомственного плана закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг для государственных нужд образовательных учреждений по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, в соответствии с требованиями действующего законодательства.

9. Участвует в отборе организаций, осуществляющих издание учебных пособий, которые допускаются к использованию в образовательном процессе в имеющих государственную аккредитацию и реализующих образовательные программы общего образования образовательных учреждениях, в части издания учебных пособий по родному языку и родной литературе.

10. Проводит в пределах своей компетенции информационное обеспечение образовательных учреждений, организует обеспечение учебниками в соответствии с федеральными перечнями учебников, рекомендованных или допущенных к использованию в образовательном процессе в имеющих государственную аккредитацию и реализующих образовательные программы общего образования образовательных учреждениях, и учебными пособиями, допущенными к использованию в образовательном процессе в таких образовательных учреждениях.

11. Выступает в качестве инициатора, участника и координирующего органа при реализации территориальных, областных отраслевых и комплексных проектов.

12. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.

13. Осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации и Белгородской области.

Перечень государственных услуг, оказываемых Департаментом

Департамент оказывает следующие государственные услуги:

1. Лицензирование образовательной деятельности.

2. Государственная аккредитация образовательных учреждений.

3.Подтверждение документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях (апостиль).

4. Аттестация педагогических работников государственных областных и муниципальных образовательных учреждений Белгородской области.

5. Организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации педагогических работников Белгородской области.

6. Проведение экспертной оценки последствий заключения договоров аренды имущества, закрепленного за подведомственными учреждениями, являющимися объектами социальной инфраструктуры для детей.

7. Предоставление информации о порядке проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего и среднего (полного) общего образования, в том числе в форме единого государственного экзамена, а также информации из баз данных Белгородской области об участниках единого государственного экзамена и о результатах единого государственного экзамена.

Таким образом, можно сказать, что:

Департамент образования Белгородской области является органом исполнительной власти Белгородской области, осуществляющим управление в сфере образования, в том числе дополнительного профессионального педагогического образования, обеспечивающим проведение Правительством Белгородской области единой государственной политики в сфере образования. Включающий в себя три управления:

1. Управление по контролю и надзору в сфере образования департамента образования Белгородской области.

2. Управление общего, дошкольного и дополнительного образования департамента образования Белгородской области.

3. Управление ресурсного обеспечения департамента образования Белгородской области.

Раздел 2. Обоснование выбора программного средства для создания баз данных для департамента образования Белгородмкой области

База данных представляет собой определенным образом структурированную совокупность данных, совместно хранящихся и обрабатывающихся в соответствии с некоторыми правилами. Как правило, база данных моделирует некоторую предметную область или ее фрагмент. Очень часто в качестве постоянного хранилища информации баз данных выступают файлы. Программа, производящая манипуляции с информацией в базе данных, называется СУБД (система управления базами данных). Она может осуществлять выборки по различным критериям и выводить запрашиваемую информацию в том виде, который удобен пользователю. Основными составляющими информационных систем, построенных на основе баз данных, являются файлы БД, СУБД и программное обеспечение, позволяющие пользователю манипулировать информацией и совершать необходимые для решения его задач действия. Информация, которая хранится в базе данных, может постоянно пополняться. От того, как часто это делается, зависит ее актуальность. Информацию об объектах также можно изменять и дополнять. Хранимые в базе данных имеют определенную логическую структуру, то есть, представлены некоторой моделью, поддерживаемой СУБД. К числу важнейших относятся следующие модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная, объектно-ориентированная. В иерархической модели данные представляются в виде древовидной (иерархической) структуры. Она удобна для работы с иерархически упорядоченной информацией и громоздка для информации со сложными логическими связями. Сетевая модель означает представление данных в виде произвольного графа. Достоинством сетевой и иерархической моделей данных является возможность их эффективной реализации показателей затрат памяти и оперативности. Недостатком сетевой модели данных является высокая сложность и жесткость схемы БД, построенной на ее основе. Реляционная модель данных (РМД) название получила от английского термина Relation - отношение. Модель данных описывает некоторый набор родовых понятий и признаков, которыми должны обладать все конкретные СУБД и управляемые ими БД, если они основываются на этой модели. Объектно-ориентировочная модель данных - это когда в базе хранятся не только данные, но и методы их обработки в виде программного кода. Это перспективное направление, пока также не получившее активного распространения из-за сложности создания и применения подобных СУБД. Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия Гринченко Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. М., 2010.. Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте. Связь (отношение) - способ, которым связана информация о разных объектах. Теория управления базами данных как самостоятельная дисциплина начала развиваться приблизительно с начала 50-х годов двадцатого столетия. За это время в ней сложилась определенная система фундаментальных понятий. Приведем некоторые из них Хомоненко А.Д. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. М., 2006.. Предметной областью принято называть часть реального мира, подлежащую изучению с целью организации управления в этой сфере и последующей автоматизации процесса управления. Объектом называется элемент информационной системы, сведения о котором хранятся в базе данных. Иногда объект также называют сущностью. Классом объектов называют их совокупность, обладающую одинаковым набором свойств. Атрибут -- это информационное отображение свойств объекта. Запись данных -- это совокупность значений связанных элементов данных. Первичный ключ -- это атрибут (или группа атрибутов), который уникальным образом идентифицируют каждый экземпляр объекта (запись). Вторичным ключом называется атрибут (или группа атрибутов), значение которого может повторяться для нескольких записей (экземпляров объекта). Компания Microsoft имеет несколько программных продуктов, а именно Visual Basic 4.0, Lotus Approach, Access 7.0, SQL Server 6.5. Рассмотрим основные их характеристики. Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов Microsoft Office Потапкин А.В. Основы VisualBasic для пакета MicrosoftOffice. М., 2010.. Также необходимо отметить, что Visual Basic for Application (VBA) - это объектно-ориентированный язык, предназначенный для визуального проектирования программ, приложений и сложных документов. VBA доступен из любого приложения фирмы Microsoft, например, MS Word, MS Excel и т.д., и составляет платформу для создания сложных интерактивных документов. Например, можно создать документ - курсовой проект, который содержит не только текст проекта, но и программы, которые вычисляют данные для этого проекта, автоматически вычисляют и строят графики и таблицы по введенным данным. Lotus Approach -- программа управления базами данных для Microsoft Windows, отличающаяся как простотой использования, так и способностью выполнять сложные операции. Являясь конкурентом программ Microsoft Access и dBASE for Windows, Lotus Approach делает возможным анализ данных в разнообразных форматах (в том числе dBASE, Microsoft Access. Microsoft Excel и Borland Paradox) без применения программирования. Применение Lotus Approach облегчается, если использовать программу Form Assistant, автоматизированный помощник в организации данных, а также разнообразные наборы шаблонов, приспособленных для выполнения многих распространенных задач. Критики, ссылаясь на хороший баланс простоты использования и мощности программы Lotas Approach, обычно ставят ее почти на вершину классификации баз данных Благодатских В.А. Разработка и использование программного обеспечения. М., 2009..

Одними из самых популярных программных продуктов для создания баз данных являются средства Microsoft Office: MS Excel и MS Access.

MS Access представляет собой набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере.

Программный продукт Microsoft Access предлагает универсальный набор программных средств, которые обеспечивают широкие возможности для работы. Программа позволяет собирать данные с помощью форм электронной почты или вносить данные из внешних приложений, реализовать возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения. Совместный доступ к данным обеспечивается путем перемещения файлов Office Access 2007 на веб-узел Microsoft Windows SharePoint Services, где можно проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленные данные, настраивать разрешения доступа к данным и периодически выполнять резервное копирование.

Позволяет устанавливать связь между таблицами при работе с данными из разных таблиц. При поиске и отборе данных, удовлетворяющих определенным условиям, создаются запросы. Запросы позволяют обновлять или удалять одновременно несколько записей, выполнять встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для распечатки и анализа данных используется отчет.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Программные продукты MS Access и MS Excel во многом похожи. Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц. Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как и в рабочих листах Excel. Режим ввода данных в MS Access соответствует режиму ввода данных MS Excel. Для этого необходимо ввести данные и определить заголовки столбцов., как и Excel, поддерживает работу с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя всегда есть возможность создавать в обеих системах однотипные диаграммы. Кроме того, в Access входит мастер диаграмм, аналогичный используемому в Excel.

Как и в MS Excel, в MS Access предусмотрен мастер сводных таблиц, с помощью которого можно создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко переносить в таблицы Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. Таким образом, система MS Access функционально совместима c табличным процессором MS Excel.

Таким образом, исходя из экспертного анализа можно отметить, что целесообразно будет использовать либо MS Excel либо MS Access, эти программные обеспечения знакомы финансистам и специалистам любого уровня, поэтому нет необходимости в дополнительных затратах времени и денег на обучение персонала работе с программой но мы остановимся на MS Access, т.к. он обладает следующими качествами:

1. невысокие системные требования;

2. доступность (программа установлена практически на каждом офисном компьютере);

3. система имеет полностью русифицированную версию;

4. полная интегрированность с пакетами Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Mail;

5. существует набор “мастеров” по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов;

6. позволяет структурировать и хранить большие объемы данных, разрабатывать специфические средства работы в зависимости от характера используемых данных;

7. позволяет разработать экспертную систему (анализ данных и представление полученных результатов в качестве основы для формирования управленческих решений в рамках стратегического менеджмента);

8. отсутствие в свободном доступе специализированных программных продуктов, позволяющих решать поставленные задачи.

Раздел 3. Технология создания базы данных для департамента образования Белгородской области

База данных (БД) - объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и т.д.), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ". Данные эти представляют на машиночитаемых носителях информацию в форме, пригодной для оперативного использования с помощью ЭВМ (компьютера). Они должны удовлетворять информационным потребностям многих пользователей, быть структурированными и связанными между собой. Для разработки СУБД был выбран Microsoft Access, который позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. Недостатками СУБД Microsoft Access является: - в отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств; - в стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста. Однако, этого вполне хватает для защиты от просмотра или неосторожных действий в среде сотрудников небольшой компании. Но отсюда сделаем вывод, что доверять MS Access секретные или очень ценные данные не стоит. Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях. В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель MicrosoftAccess . М., 2009.. Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле - столбцом. Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных». Следует отметить, что связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования. Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе работы с базой данных. При любой обработке данных из нескольких взаимосвязанных таблиц система использует сохраненные в схеме данных связи между таблицами, освобождая пользователя от необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи при конструировании многотабличных объектов. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически. Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Отчёт - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Страницы - средство публикации данных в локальной сети или Internet. Макрос - это небольшие программы на языке макрокоманд СУБД Access, состоящие из последовательности определенных команд (одной или нескольких макрокоманд). Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic. Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access. Для разработки нашей базы данных рекомендуем сформировать структуру базы данных по персоналу, состоящей из таблиц: * Справка: справочный массив, содержащий общие сведения о сотрудниках организации (табельный номер, фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, семейное положение, количество детей); * Подразделения: справочный массив, содержащий общие сведения о структуре организации (код подразделения, название подразделения, количество должностей по штату, количество занятых должностей); * Штат: справочный массив, содержащий общие сведения о наличии должностей (код должности, название должности, код подразделения, требования к образованию, название специальности в соответствии с квалификационными требованиями к должности, количество должностей в соответствии подразделением по штату, количество занятых должностей); * Специальности: справочный массив, содержащий общие сведения о специальностях (код специальности, название специальности); * Образование: справочный массив, содержащий общие сведения об образовании работников (табельный номер, образование, код специальности, наименование учебного заведения, дата окончания учебного заведения); * Квалификация: справочный массив, содержащий общие сведения о профиле повышения квалификации (код профиля повышения квалификации, названия профиля повышения квалификации, наименование организации в системе для повышения квалификации, стоимость подготовки в расчете на одного работника); * Работники по подразделениям: массив, содержащий общие сведения о работниках по подразделениям (табельный номер, код подразделения, код должности, код профиля повышения квалификации, дата вступления в должность, дата прохождения повышения квалификации, форма повышения квалификации, место повышения квалификации). Чтобы СУБД (система управления базой данных) могла обрабатывать данные по различным запросам, данные хранятся в простых таблицах, которые связаны между собой по определённым ключевым полям. Таблицы в базах данных являются полной аналогией таблиц на бумаге, со строками и столбцами. Столбцы в таблицах строго уникальны, строки имеют произвольное расположение и идентифицируются по ключам-идентификаторам. Для создания новой базы данных, после запуска программы выбираем иконку "Новая база данных", открывается форма для ввода имени будущей базы данных. Вводим имя, выбираем место, где будут располагаться файлы базы данных и нажимает кнопку "Создать". После этих действий СУБД Access 2007 создаст новую базу данных с соответствующим именем и откроет её в режиме таблицы. Приложение Access 2007 имеет несколько отличный интерфейс от более ранних версий. Теперь на смену панелей и меню пришли ленты. Лента представляет собой область в верхней части окна из которой можно выбирать команды, которые для удобства имеют интуитивно понятные значки. Приложение автоматически создаёт первый столбец таблицы и присваивает ему название "Код". Это необходимый ключевой элемент таблицы, используемый для создания связей между таблицами. Щелчок мышью по полю "№" активизирует поле "Тип данных", в котором отображается надпись "Счётчик". Это означает автоматическую нумерацию строк программой. В СУБД Access 2007 производится автоматический контроль вводимой информации на предмет определения типа данных. Таблицы после формирования следует сохранить с соответствующим именем. База данных представляет собой совокупность элементов данных и связей между ними. Для этого применяется специальная схема - схема данных, которая, в конечном счете, представляет собой информационную модель в структурированном виде. Таблицы в базах данных разрабатываются так, чтобы избежать избыточности данных. Создавать таблицы нужно с уникальными данными. Затем соответствующие таблицы связываются путём сопоставления данных в соответствующих столбцах. Связи между таблицами отображаются некоторыми отношениями: Связь типа “один-к-одному” (1:1) . При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа). Связь типа “один-ко-многим” (1:М). При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много". Связь типа “много-ко-многим” (М:М). При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям. Для определения связей между таблицами (построения информационной модели БД в структурированном виде) необходимо: 1. На панели инструментов нажать кнопку Схема данных. 2. Чтобы добавить таблицу в Схему данных нужно выбрать на панели инструментов команду Связи/Добавить таблицу (или с помощью контекстного меню). 3. Чтобы установить связи между полями, необходимо выбрать ключевое поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей нужно нажать клавишу CTRL и, удерживая ее, выбрать каждое поле. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и содержимое одного типа. 4. Установить переключатель Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс. Связь между таблицами позволяет либо исключить возможность удаления или изменения данных, либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц. Для настройки свойств - связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт - Изменить связь -- откроется диалоговое окно Изменение связи. В нем показаны названия связанных таблиц, имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице. При выполнении запроса «Специалисты, имеющие высшее образование», мы взяли информацию из таблиц: * Справка (ФИО); * Подразделение (название подразделения); * Штат (должность); * Образование (образование); * Работники по подразделениям (дата вступления в должность). Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо в окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries). В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard) или нажать на кнопку Создать (New) в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажать на кнопку ОК. В появившемся окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса. С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо. Нажать кнопку Далее (Next). Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или Изменить макет запроса (Modify the query design). При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? (Display Help on working with the query) для вывода справочной информации по работе с запросами. Нажать на кнопку Готово (Finish). Для построения запроса «Получившие образование в БелГУ» необходимо сформировать таблицу сведений по предприятию о сотрудниках получивших образование в БелГУ. В таблице должна быть представлена следующая информация: фамилия, имя, отчество, должность, ВУЗ, дата окончания ВУЗа. Отчет по БД - это эффективный способ представления данных в печатном формате в виде законченного экономического документа. При формировании отчетов в поле заголовка рекомендуется указать следующую информацию: * В качестве заголовка - название отчета. В нижнем колонтитуле: * дата исполнения отчета; * ФИО исполнителя отчета. В примечании отчета: * итоговые значения, если они требуются. При выполнении отчета «План повышения квалификации» можно использовать информацию запроса по плану повышения квалификации. Этот отчет необходимо выполнить с помощью Мастера отчетов. Обязательными шагами для этого задания являются следующие: * сортировка (по фамилии); * название отчета («План повышения квалификации»). Чтобы в отчете указать все сведения, которые указаны выше необходимо после сохранения отчета отредактировать его в режиме Конструктора. Для ввода нужных комментариев в Заголовок отчета необходимо с помощью элемента «Надпись» расположенного на панели инструментов вставить рамку текста и ввести заданный текст. Для формирования итоговой строки (общая сумма, необходимая для повышения квалификации специалистов предприятия на текущую дату) необходимо: * с помощью элемента «Поле» расположенного на панели инструментов вставить текстовое поле с надписью в области Примечание отчета; * щелчком мыши выделить данный элемент поле (например, поле 2) и правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать пункт Свойства; в открывшемся диалоговом окне во вкладке Данные, в строке Данные с помощью Построителя выражений выполнить следующую последовательность действий: Функции/Встроенные функции/Статистические/Sum/Вставить. * после выполненных действий с помощью Построителя выражений в строке Данные пропишется формула суммирования стоимости подготовки повышения квалификации; * во вкладке Макет в строке Формат поля указать формат Денежный; * закрыть окно Свойства; * вместо надписи, например «Поле 2» ввести «Стоимость подготовки (руб.) составила:»; * после чего закрыть отчет в режиме Конструктора и сохранить изменения. Для создания формы «Специалисты» потребовалось выбрать объект Формы и запустить Мастер через команду Создание формы с помощью мастера, поэтапно выполняя шаги мастера: * необходимо поочередно указывать таблицы и выбирать соответствующие поля. Из таблицы Справка выбираются поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», из таблицы Образование - «Образование», «ВУЗ», из таблицы Штат - «Должность», из таблицы Подразделение- «Подразделение», затем кнопка Далее; * внешний вид формы выбираем «в один столбец», затем кнопка Далее; * стиль формы Стандартный затем кнопка Далее; имя формы Специалисты, нажимаем на кнопку Готово. Таким образом, делаем вывод, что Базы данных помогают более эффективно организовать кадровую работу Департамента. В базах данных хранятся сведения обо всех сотрудниках, входящих в Департамента образования Белгородской области.

Заключение

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

Современные информационные системы (ИС), реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Цель информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Это возможно сделать, если данные структурированы.

В данной работе были кратко описаны основные характеристики системы управления базами данных MicrosoftAccess, рассмотрены функциональные возможности этой СУБД. Определены основные классы объектов БД MicrosoftAccess, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач. MicrosoftAccess позволяет быстро отслеживать информацию и с легкостью создавать на ее основе отчеты с помощью улучшенного интерфейса и интерактивных средств, не требующих глубоких знаний в области баз данных.

Таким образом, разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделами Департамента образования Белгородской области. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.

Список источников и литературы

1. Об информации, информатизации и защите информации [Текст]: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149 // Российская газета. - 2006. - 29 июля.

2. Бойко, В.В. Проектирование баз данных информационных систем. [Текст]: Справочное пособие / В.В. Бойко. - М.: Эком, 2007 . - 384 с.

3. Благодатских, В.А. Разработка и использование программного обеспечения [Текст] / В.А. Благодатских. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М. : Наука, 2009. - 602 с.

4. Бекаревич, Ю. Самоучитель MicrosoftAccess [Текст] / Ю. Бекаревич, Н. Пушкина. - М. : Изд-во РАГС, 2009. - 480 с.

5. Вейскас, Д. Эффективная работа с MicrosoftAccess 7.0 [Текст] / Д. Вейскас. - Изд. 1-е, перераб. и доп. - М. : РАГС, 2009. - 542 с.

6. Глушков, С.В. Базы данных. [Текст]: Справочное пособие / С.В. Глушков. - М.: Форум, Инфра - М, 2004. - 456 с.

7. Голицына, О.Л., Максимов, Н.В. Базы данных. [Текст]: Справочное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов. - М.: ДеКа, 2003. - 236 с.

8. Гончаров, А.Ю. Access. [Текст]: Справочное пособие / А.Ю. Гончаров. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 394 с.

9. Дейт, К. Дж. Введение в системы баз данных. [Текст]: Справочное пособие / К. Дж. Дейт. - М .: Академия, 2008. - 456 с.

10. Еремин, Б.А. Рынок труда и занятость в современной России: критический анализ [Текст] / Б.А. Еремин. - Изд. 3-е, перераб. и доп. - М. : Наука, 2011. - 381 с.

11. Карпова, Т.С. Базы данных : модели, разработка, реализация. [Текст]: Справочное пособие /Т. С. Карпова. - М.: БХВ - Петербург, 2008. - 567 с.

12. Картамышева, Н.В. База данных как эффективное дополнение к управлению [Текст] / Н.В. Картамышева. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М. : РАГС, 2012. - 347 с.

13. Конноли, Т.М., Каролин, Е. Б. Базы данных. Проектирование, реализация, сопровождение. [Текст]: Справочное пособие / Т. М. Конноли, Е. Б. Каролин. - М.: ИНФРА - М, 2008. - 456 с.

14. Ктилов, А.Ф. Личные подсобные хозяйства [Текст] / А.Ф. Китиллов. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М. : ПАГС, 2009. - 321 с.

15. Леонтьев, В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. [Текст] / В.П. Леонтьев. - М.: БХВ - Петербург, 2005. - 52 с.

16. Лобцова, О.В. Стимулирование труда [Текст] / О.В. Лобцова. - Изд. 1-е, перераб. и доп. - М. : Наука,2009. - 312 с.