Изучение текстового редактора Microsoft Word. Получение навыков работы со стилями, шаблонами и оглавлениями

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3

Изучение текстового редактора Microsoft Word. Получение навыков работы со стилями, шаблонами и оглавлениями



Содержание

1. Теоретический материал

1.1 Стили

1.2 Шаблоны

1.3 Создание оглавления на основе стилей

1.4 Нумерация страниц

1.5 Вставка разрыва страницы

2. Задания к лабораторной работе

3. Контрольные вопросы



1. Теоретический материал

1.1 Стили

Понятие стилей

Стили объединяют информацию форматирования, предоставляемую следующими командами Word:

Формат | Шрифт

Формат | Абзац

Формат | Табуляция

Формат | Обрамление и заливка

Формат | Список

и др.

Все указанные форматы хранятся под одним именем (именем стиля), то есть стиль - поименованная совокупность параметров форматирования.

Стили хранятся в файле документа вместе с текстом. Таким образом, у каждого документа может быть свой набор стилей, а стили с одним и тем же именем могут иметь различные характеристики форматирования в разных документах. Стили могут храниться в шаблонах. То есть документы "наследуют" стили из шаблонов, однако стили в документе могут быть изменены.

Отображение стилей в области стилей (поля стилей в панели инструментов Форматирование)

Для отображения области стиля в панели инструментов Форматирование необходимо выбрать команду Сервис | Параметры, щелкнуть вкладку Вид, в поле Ширина полосы стилей установить 0,6 или 0,7.

Word позволяет создавать и использовать два типа стилей _ стили абзацев и стили символов. Возле стилей символов в списке стилей стоит буква а (для стилей символов можно задать только параметры форматирования шрифта и языка), перед именами стилей абзацев _ ¶. Наиболее широко применяются стили абзацев.

Создание и изменение стилей

Наиболее гибкий (обеспечивающий наибольшее количество подсказок) способ создания и изменения стилей состоит в использовании команды Формат | Стиль (окно Формат|Стиль показано на рисунке 1). В поле Стили отображаются стили из группы, выбранной в раскрывающемся списке Список (Все стили, Используемые стили, Специальные стили).

.

Рис. 1. Окно Стиль

Создание стиля

Для создания нового стиля необходимо щелкнуть на кнопке Создать... в окне Формат|Стиль (рис. 2).

Рис. 2. Окно Создание стиля

В поле Имя следует ввести имя создаваемого стиля, это имя отображаться в раскрывающемся списке стилей в панели инструментов Форматирование.

Создаваемый стиль основывается на стиле, имя которого указано в поле Основан на стиле. При этом наследуются все форматы (шрифт, абзац и т.д.) базового стиля. Для установки форматов, отличных от базового стиля необходимо щелкнуть на кнопке Формат (рис. 2), щелкнуть соответствующую команду форматирования (Шрифт, Абзац и т.д.) и задать необходимые параметры форматирования.

В поле Стиль следует выбрать стиль абзаца или стиль символа.

Стиль следующего абзаца указывается в соответствующем поле.

Изменение стиля

Для изменения существующего стиля необходимо щелкнуть на кнопке Изменить... в окне Формат|Стиль, и в открывшемся окне, аналогичном представленному на рисунке 2, щелчком на кнопке Формат изменить необходимые параметры форматирования.

Применение стиля

Для применения стиля к текстовому фрагменту необходимо выделить этот фрагмент, затем развернуть раскрывающийся список стилей в панели инструментов Форматирование и выбрать требуемый стиль.

Для задания необходимого стиля абзаца надо установить курсор в любом месте этого абзаца, затем выбрать требуемый стиль из раскрывающегося списка стилей панели инструментов Форматирование. Если стиль требуется задать более, чем для одного абзаца, то сначала необходимо выделить эти абзацы.

Чтобы определить, какой стиль применяется к определенному текстовому фрагменту необходимо установить курсор в любое место этого фрагмента, при этом в поле стилей появится имя использованного стиля.

Удаление стиля

Для удаления одного из используемых стилей необходимо щелкнуть команду Формат|Стиль, в поле Стили выделить удаляемый стиль и щелкнуть на кнопке Удалить.

Ко всем абзацам, форматированным удаляемым стилем, будет применен стиль Обычный.

1.2 Шаблоны

Понятие шаблона

Шаблон - особый тип документов Word, используемый как образец для создания других документов. В основе каждого документа лежит шаблон, из шаблона Word копирует информацию, включающую следующие элементы:

· стили для форматирования абзацев и символов;

· информацию о полях и других параметрах страницы;

· текст и графические изображения;

· сведения о настройках панелей инструментов и т.д.

Документ можно создать одним из следующих способов:

1) Щелчком на кнопке панели инструментов Стандартная;

2) Нажатием комбинации клавиш CTRL-N;

3) С помощью команды Файл | Создать (переключатель Создать диалогового окна Создание документа установлен в положение Документ - рис. 3).

В первом и втором случаях в качестве базового шаблона используется шаблон Normal.dot (обычный). В последнем случае открывается диалоговое окно, в котором перечислены имеющиеся шаблоны, выбранный из них и используется в качестве базового при создании документа. Word содержит большой набор шаблонов для создания стандартных документов типа:

* служебные записки;

* отчеты или деловые письма;

* факс-сообщения и т.п.

Рис. 3. Создание документа на основе шаблона

Замена шаблона документа

Шаблон, назначенный документу, можно заменить в любой момент. При этом в документе будут автоматически изменены все параметры в соответствии с параметрами, заданными в шаблоне. Для замены шаблона документа необходимо:

1. Командой Файл | Шаблоны (для Word 97 командой Сервис | Шаблоны и настройки) вызвать диалоговое окно Шаблоны и настройки (рис. 4);

2. Щелкнуть на кнопке Присоединить для вызова диалогового окна Присоединение шаблона (рис. 5);

3. Войти в папку, в которой хранится необходимый шаблон и щелчком на имени файла выбрать шаблон, назначаемый документу, затем щелкнуть на кнопке Открыть (либо дважды щелкнуть ни имени или пиктограмме файла шаблона). Для замены стилей документа стилями шаблона надо включить опцию Автоматически обновлять стили документа.

4. Щелкнуть на кнопке OK.

Рис. 4. Окно Шаблоны и настройки

Рис. 5. Окно Присоединение шаблона

Замена шаблона - одно из немногих действий в Word, которое нельзя отменить с помощью команды Правка | Отменить (например, все стили из нового шаблона останутся наряду со старыми, так как Word копирует в документ элементы нового шаблона, но при этом не удаляет элементы, взятые из старого шаблона).

Создание шаблонов

Где хранятся шаблоны

По умолчанию шаблоны хранятся в папке \MSOffice\Шаблоны.

Создав свои собственные шаблоны, их можно разместить:

· в самой папке \MSOffice\Шаблоны. Если поместить шаблон в папку \MSOffice\Шаблоны, то при отображении диалогового окна Создание документа они будут появляться рядом с шаблоном Normal.dot (обычный). Этот метод обеспечивает наиболее быстрый доступ к шаблонам при создании документов, так как, чтобы их найти, не нужно щелкать на вкладках диалогового окна Создание документа (рис. 3);

· в одной из существующих папок, вложенных в папку \MSOffice\Шаблоны, например Письма и факсы или Другие документы. Для доступа к этим шаблонам необходимо щелкнуть на вкладке диалогового окна Создание документа, которая соответствует папке, содержащей шаблон;

· в новой созданной пользователем папке, которая вложена в папку \MSOffice\Шаблоны. При этом в диалоговом окне Создание документа появляется соответствующая вкладка. Для доступа к таким шаблонам необходимо щелкнуть на этой вкладке.

Изменить местонахождение каталога Шаблоны можно командой Сервис | Параметры, вкладка Расположение.

Преобразование документа в шаблон

При необходимости создания шаблона с атрибутами ранее созданного документа необходимо:

1. Открыть документ, на основе которого создается шаблон.

2. Выполнить команду Файл | Сохранить как для открытия диалогового окна Сохранение документа (рис. 6).

3. В раскрывающемся списке Тип файла установить опцию Шаблон документа (по умолчанию установлена опция Документ Word).

4. Набрать имя своего шаблона, указать папку, в которой следует сохранить шаблон и нажать кнопку ОК (Сохранить).

Рис. 6. Сохранение шаблона

Создание шаблона на основе другого шаблона

Для создания нового шаблона наподобие другого шаблона надо:

1. Вызвать диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл | Создать (рис. 3).

2. Выбрать существующий шаблон, который принимается за основу для нового шаблона.

3. Выбрать опцию Шаблон (внизу диалогового окна) и щелкнуть на кнопке ОК.

4. Внести необходимые изменения.

Сохранить шаблон в нужной папке, присвоив ему подходящее имя с помощью команды Файл | Сохранить как.

Модификация существующего шаблона

Для изменения существующего шаблона нужно:

1. Вызвать диалоговое окно Открытие документа с помощью команды Файл | Открыть (рис. 7).

2. В раскрывающемся списке Тип файла установить опцию Шаблон документа.

3. Найти и выбрать шаблон, который надо модифицировать и щелкнуть на кнопке Открыть.

4. Внести необходимые изменения и сохранить шаблон командой Файл | Сохранить.

Глобальные шаблоны

Элементы всех глобальных шаблонов (макросы, клавишные комбинации, панели инструментов и меню, но не текст и графика) применяются ко всем открытым документам независимо от того, какие шаблоны им назначены. Normal.dot - глобальный шаблон.

Рис. 7. Открытие существующего шаблона для модификации

Добавление пользовательского шаблона в список глобальных _ с помощью опции Файл | Шаблоны (Сервис | Шаблоны и настройки).

Следующий список определяет приоритетность тех или иных элементов шаблона при совпадении имен:

1. Элементы шаблона, назначенного документу.

2. Элементы шаблона Normal.dot.

3. Элементы глобальных шаблонов в алфавитном порядке.

1.3 Создание оглавления на основе стилей

Word позволяет автоматически генерировать оглавление.

По умолчанию Word генерирует оглавление из абзацев, отформатированных стилями заголовков (Заголовок 1 (Ctrl-Alt-1), Заголовок 2 (Ctrl-Alt-2) и т.д.).

Порядок создания оглавления

1. Поместить курсор в то место документа, где должно находиться оглавление.

2. Ввести слово "Содержание" или "Оглавление" (но не стилем заголовка, иначе это слово появится в оглавлении).

3. Выбрать команду Вставка | Оглавление и указатели (рис. 8).

4. Щелкнуть вкладку Оглавление.

Рис. 8. Окно Вставка|Оглавление и указатели, вкладка Оглавление

Создание оглавления на основе стилей пользователя

(при необходимости использовать в оглавлении стили,

кроме стилей заголовка)

Для создания оглавления на основе любых выбранных пользователем стилей необходимо:

1. Поместить курсор в то место документа, где должно находиться оглавление. диалоговый нумерация разрыв страница

2. Ввести слово "Содержание" или "Оглавление" (но не стилем заголовка, иначе это слово появится в оглавлении).

3. Выбрать команду Вставка | Оглавление и указатели (рис. 8).

4. Щелкнуть вкладку Оглавление.

5. Щелкнуть кнопку Параметры, в открывшемся диалоговом окне Параметры оглавления (рис. 9) перечислены все используемые в оглавлении стили.

6. В поле Уровень ввести с клавиатуры номера необходимых для генерации оглавления уровней.

7. Щелкнуть кнопку ОК диалогового окна Параметры оглавления.

Один и тот же уровень может быть присвоен нескольким стилям.

Обновление оглавления

Существует несколько способов обновления оглавления. Один из них - щелкнуть правой кнопкой мыши в области оглавления и выбрать опцию Обновить. Появится диалоговое окно с вопросами:

· обновить только номера страниц

· обновить полностью оглавление.

Необходимо щелкнуть требующуюся опцию.

Рис. 9. Диалоговое окно Параметры оглавления

1.4 Нумерация страниц

Для нумерации страниц используется команда Вставка\Номера страниц (рис. 10).

Рис. 10. Диалоговое окно Номера страниц

При вставке номеров страниц можно указать:

* положение _ вверху или внизу страницы,

* выравнивание _ справа, в центре, слева, снаружи или внутри страницы;

* требуется ли печатать номер на первой странице _ опция Номер на первой странице;

* формат номеров страниц _ выбор типа номеров (арабские цифры _ 1,2,3..., римские цифры _ прописные I,II,III... или строчные i,ii,iii..., буквы _ прописные A,B,C... или строчные a,b,c...и т.п.). Для форматирования номеров страниц необходимо щелчком на кнопке Формат диалогового окна Номера страниц открыть окно Формат номера страницы (рис. 11). В нумерацию страниц могут быть включены номера глав, соответствующие стилю заголовка определенного уровня (опция Включить номер главы). Нумерация может начинаться с определенного номера либо быть продолженной от предыдущего раздела документа.

Рис. 11. Диалоговое окно Формат номера страницы

1.5 Вставка разрыва страницы

При необходимости в середине документа начать новую страницу следует воспользоваться командой Вставка|Разрыв, в открывшемся окне Разрыв (рис. 12) установить переключатель Начать новую страницу и щелкнуть кнопку Ok.

Рис. 12. Диалоговое окно Разрыв



2. Задания к лабораторной работе

Ответьте на вопросы. Выполните и запишите последовательность действий необходимых для выполнения следующих заданий:

3.1. Откройте созданный на лабораторных работах № 1 и № 2 документ Документ1.doc.

3.2. Создайте стиль Заголовок1 со следующими параметрами форматирования: шрифт Arial, размер 14, начертание - полужирный, все буквы прописные, выравнивание по центру.

3.3. Создайте стиль Заголовок2 со следующими параметрами форматирования: шрифт Times New Roman Cyr, размер 12, начертание - обычный, все буквы прописные, выравнивание по центру.

3.4. Примените созданный стиль Заголовок1 к тексту "Изучение текстового редактора Microsoft Word".

3.5. Примените стиль Заголовок2 к следующим фрагментам документа: "Пример текста", "Пример таблицы", "Пример формул", "Пример списка".

3.6. Выполните нумерацию страниц документа, начиная с первой, номер страницы _ вверху страницы, справа.

3.7. В качестве первой строки документа наберите слово "Оглавление" с выравниванием по центру.

3.8. Создайте оглавление средствами Word на основе стилей Заголовок1 (Уровень 1) и Заголовок2 (Уровень 2), поместив его под словом "Оглавление".

3.9. Вставьте после оглавления разрыв страницы.

3.10. Сохраните отредактированный документ под тем же именем.



3. Контрольные вопросы

4.1. Что такое стиль?

4.2. Как просмотреть имена всех стилей открытого документа?

4.3. Вы удалили стиль. Какой стиль применяется к абзацам, которые были отформатированы этим стилем?

4.4. Что такое шаблон?

4.5. Перечислите способы создания шаблонов.

4.6. Где хранятся шаблоны?

4.7. Перечислите все шаблоны, на основе которых можно создать документ Word на Вашем компьютере.

4.8. Можно ли отменить операцию замены шаблона?

4.9. На основе каких стилей по умолчанию создается оглавление?

4.10. Как обновить оглавление?

Размещено на Allbest.ru