Разработка базы данных склада магазина

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В условиях рынка ни одна торговая компания не может обойтись без места хранения товара.

На сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения.

Для того чтобы ускорить процесс учета товаров, необходимо содержать их в упорядоченной базе данных, чтобы при необходимости можно было найти нужную информацию не прибегая к просмотру всей базы и бумажной документации. программа аccess приложение интерфейс

Существует много причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Кроме того, ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных: текст, чертежи, рисунки, фотографии, видео, звук и т.д.

Но база данных - это, собственно, хранилище информации и не более того. При этом работа с базами данных трудоемкая и утомительная. Для создания, ведения и осуществления возможности коллективного пользования базами данных используются СУБД. На сегодняшний день существует множество различных СУБД. Они все используют разные средства и функции, но преимущественно у всех них в основе лежат одинаковые понятия. Самой распространенной СУБД является СУБД MS Access.

Актуальность разработки базы данных “Склад магазина” заключается в том, что предоставление данных о товарах на складе требует ведения большого объёма отчётности и в любой момент необходимо вносить нужные изменения, не прибегая к изменениям всей базы данных. Для использования столь огромных объёмов хранимой информации необходимы средства обеспечения диалога человека с ЭВМ. Создание базы данных и СУБД “Склад магазина” в такой ситуации позволяет упростить работу персонала компании, а также свести к минимуму возможность возникновения ошибок в документах.



1. Описание предметной области

Содержание подсистемы. Подсистема “Оптовый склад” содержит основные средства, необходимые для реализации функций компании IKEA.

Цель разработки. Целью разработки является:

- создание БД по систематизации и обработке информации;

- реализация задач, необходимых для функционирования склада магазина;

- обеспечение надежного хранения информации;

- быстрое составление необходимых отчётов

Обзор использования разработки. В данной разработке используется построение реляционной БД (как информационно-поисковой справочной системы), которая проста в эксплуатации и содержит всю хронологию записей и всю необходимую для обработки информацию. Заполнение таблиц осуществляется при помощи запросов и форм, позволяющих оперативно найти и обработать необходимые данные, хранящиеся в БД.

Обзор средств программирования. В данной работе было использовано программное обеспечение MS Access 2007. Оно наиболее простое в эксплуатации и позволяет создавать приложения, которые могут производить не только стандартные вычисления, но и создавать пользовательский интерфейс, который удобен в эксплуатации. Кроме того, MS Access позволяет создавать рабочую информационную систему практически без единой строки программного кода лишь с помощью визуального проектирования, встроенных мастеров и шаблонов.

Объекты управления. Перечень объектов управления:

· Администраторы

· Бухгалтерия

· Сотрудники

· Клиенты

Характеристика объектов управления. Сотрудники - обслуживают клиентов, заключают договора, ведут учет товара на складе. Клиенты - лица, сотрудничающие с компанией. Бухгалтерия - ведёт контроль и учёт финансовых потоков компании. Администрация - ведёт контроль над деятельностью всех структур организации, а так же корректирует работу её отдельных объектов.

Перечень функций управления, подлежащих автоматизации:

· заключение договора;

· оплата квитанций;

· ведение учета товаров;

· решение бухгалтерских задач;

· управление работой персонала

Обеспечивающие подсистемы. Нормативно-справочная информация. К нормативно-справочной информации относятся данные, сформированные в следующих таблицах:

таблица “Заказчики”;

таблица “Заказы товаров”;

таблица “Поставщики”;

таблица “Товары на складе”;

Входная информация. Входной информацией является вся информация, которая необходима для решения поставленной задачи. В данном случае это сведения о присутствующих товарах (таблица “Товары на складе”).

Промежуточная информация. К промежуточной информации относятся данные, хранящиеся на ЭВМ, то есть внесенные или полученные с помощью операций, выполняемых на ЭВМ. В данной курсовой работе - это запросы и таблицы.

Выходная информация. К выходной информации относятся результаты обработки данных, представленных для внешнего использования. К выходной информации относятся отчёты.

Задачи нижнего уровня.

Описание задачи. IKEA -- нидерландская производственно-торговая компания, владелец одной из крупнейших в мире торговых сетей по продаже мебели и товаров для дома.

Сотрудники компании предоставляют клиентам данные о товарах, составляют договор о покупке товара, а также составляют договор о поставке и доставляют товары на склад.

Все операции выполняются в пределах одного здания. Совместная работа с данными в пределах всей компании основана на использовании локальной сети и серверов базы данных.

При заключении договора между компанией и клиентом в БД заносятся следующие данные:

- ФИО клиента;

- полный адрес;

- номер мобильного телефона;

При заключении договора между компанией и поставщиком в БД заносятся следующие данные:

Наименование организации; ИНН; КПП; Номер телефона компании; Полный адрес;

Бизнес правила:

Клиентами могут быть как физические лица, так и организации;Входной информацией являются таблицы «Заказчики» и «Поставщики».

Выходной информацией является отчёт «Заказы товаров».



2. Создание таблиц

Таблицы - это основной объект MS Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения.

Чтобы создать таблицы, сперва необходимо создать базу данных. Для этого нужно войти в MS Access. После загрузки MS Access появится окно, при помощи которого можно открыть созданную базу или создать новую. Для создания новой базы выберем пункт “Новая база”, и в появившемся диалоговом окне определим имя создаваемой базы как “Оптовый склад” и место на диске, где она будет храниться. После нажатия кнопки ОК на экране появится окно базы данных, содержащее информацию обо всех объектах созданной базы.

Создадим таблицу “Товары на складе”

С помощью Конструктора создаём поля таблицы “Товары на складе”, заполняем имена полей, указываем типы данных:

· Наименование товара - текстовый

· Дата поступления - дата

· Количество товара - числовой

· Поставщик - текстовый

· Договор поставки - текстовый

· Заказчик товара - текстовый

· Id* - счетчик

· Договор заказа - текстовый

Поле “Id” в данной таблице является ключевым полем.

Создадим таблицу “Заказчики”

С помощью Конструктора создаём поля таблицы “Заказчики”, заполняем имена полей, указываем типы данных:

· Фамилия* - текстовый

· Имя - текстовый

· Отчество - текстовый

· Телефон - текстовый

· Адрес - текстовый

Поле “Фамилия” в данной таблице является ключевым полем.

В режиме Таблицы заполняем созданную таблицу необходимой информацией.

Создадим таблицу “Заказы товаров”

С помощью Конструктора создаём поля таблицы “lessons”, заполняем имена полей, указываем типы данных:

· Договор поставки* - текстовый

· Заказчик - текстовый

· Дата заказа - дата

Поле “Договор поставки” в данной таблице является ключевым полем.

В режиме Таблицы заполняем созданную таблицу необходимой информацией.

Создадим таблицу “Поставщики”

С помощью Конструктора создаём поля таблицы “Поставщики”, заполняем имена полей, указываем типы данных:

· Наименование* - текстовый

· ИНН - текстовый

· КПП - Текстовый

· Номер телефона - текстовый

· Адрес - текстовый

Поле “Наименование” в данной таблице является ключевым полем.

В режиме Таблицы заполняем созданную таблицу необходимой информацией.

Создание связей между таблицами. Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД. Для того чтобы связь была возможна, таблицы должны иметь общие поля. Чаще всего в одной таблице для связи используется первичный ключ, а в другой таблице это поле не является первичным ключом и называется внешним ключом.

После того, как определены поля для связи, следует оценить тип связи: один-к-одному, один-ко-многим или многие-ко-многим.

На основе созданных таблиц установим связь между таблицами, от главных полей к подчинённым, один-ко-многим.

Таблица “Товары на складе” является главной.

3. Создание запросов

Запрос - это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям. Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя комбинировать содержащуюся в них информацию. При этом могут использоваться как таблицы базы данных, так и сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами. Для начала создания запроса следует открыть базу данных, и, перейдя на вкладку Запросы, нажать кнопку «Создать». Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса.

Создадим запросы на выборку с условием.

Запрос на выборку с условием «Информация по заказчикам»

С помощью конструктора добавим таблицу «Заказчики». Из таблицы «Заказчики» добавляем поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон» и «Адрес». В условии отбора под полем «Фамилия» пишем фамилию, заключённую в кавычки («Курносов»). При запуске запрос выдаст только те записи, в которых содержится указанная фамилия.

Запрос на выборку с условием «Поставляемые товары поставщиком ООО «МебельТорг».

С помощью конструктора добавим таблицу «Товары на складе». Из таблицы «Товары на складе» добавляем поле «Поставщик» и в условии отбора под полем пишем наименование организации заключенную в апострофы (`ООО "МебельТорг"'). Из этой же таблицы добавляем поле «Наименование товара». При запуске запрос выдаст только те записи, в которых содержится указанная организация.

Запрос на выборку с условием «Заказанные товары по договору №1»

С помощью конструктора добавим таблицы «Заказы товаров» и «Товары на складе». Из таблицы «Заказы товаров» добавляем поле «Договор поставки» и в условии отбора под полем пишем наименование договора заключенную в кавычки ("№1"). Из таблицы «Товары на складе» добавляем поля: «Наименование товара» и «Количество товара». При запуске запрос выдаст только те записи, в которых содержится указанный договор.

Запрос на выборку с условием «Заказанные товары по заказчику Медведеву».

С помощью конструктора добавим таблицы «Заказчики» и «Товары на складе». Из таблицы «Заказчики» добавляем поля: «Фамилия», «Имя», и соответственно в условии отбора под полями пишем Фамилию и Имя заключенные в кавычки ("Медведев", "Медведь"). Из таблицы «Товары на складе» добавляем поля: «Наименование товара» и «Количество товара». При запуске запрос выдаст только те записи, в которых содержится указанные фамилия и имя.

Запрос на выборку с условием «Поставка товаров с 1 сентября 2016 года».

С помощью конструктора добавим таблицы «Поставщики» и «Товары на складе». Из таблицы «Поставщики» добавляем поле «Наименование организации». Из таблицы «Товары на складе» добавляем поля: «Наименование товара», «Количество товара», «Договор поставки», «Дата поступления». В условии отбора под полем «Дата поступления» пишем дату больше или равно первого сентября в формате даты заключенные в решетки (>=#01.10.2016#). При запуске запрос выдаст только те записи, в которых содержится указанная дата.

Создадим перекрёстный запрос «Перекрестный запрос по товарам и поставщикам».

В режиме Конструктор добавляем таблицы «Товары на складе» и «Поставщики».

Из таблицы «Товары на складе» добавляем поля: «Наименование товара» и «Количество товара».

Из таблицы «Поставщики» добавляем поле «Наименование».

Выбираем тип запроса Перекрёстный, появится строка Перекрёстная таблица, в ней для каждого поля задаём следующие значения:

Наименование товара - Заголовки строк

Наименование организации - Заголовки столбцов

Количество товара - Значение

В строке Групповая операция для всех полей, кроме «Количество товара», оставляем значение «Группировка». В поле «Количество товара» задаём значение «Sum».

Создадим запрос с параметром «отбор по товару с параметром».

С помощью конструктора добавим таблицу «Товары на складе». Из таблицы «Товары на складе» добавляем поля: «Наименование товара», «Дата поступления», «Количество товара», «Поставщик». В условии отбора под полем «Наименование товара» пишем заключенные в квадратные скобки ([Наименование товара]). Ещё, чтобы отображались только товары, что есть на складе необходимо под полем «Поставщик» написать «Like» и звездочку, заключенную в кавычки (Like “*”). При запуске запрос выдаст только те записи, в которых содержится указанное наименование товара.

Создадим итоговый запрос с параметром «Количество товара от поставщика».

С помощью конструктора добавим таблицу «Товары на складе». Из таблицы «Товары на складе» добавляем поля: «Количество товара», «Поставщик». Перед вычислением выбираем функцию «Итоги», чтобы появились возможности групповых операций. В групповых операциях выбираем функцию для полей «Sum» под полем «Количество товара». В условии отбора под полем «Поставщик» пишем заключенные в квадратные скобки ([Введите поставщика]). При запуске запрос выдаст общее количество товаров, полученное от поставщика, указанного при выполнении запроса.

Создадим запрос с вычисляемым полем «запрос с вычисляемым полем»

С помощью конструктора добавим таблицу «Товары на складе». Из таблицы «Товары на складе» добавляем поле «Наименование товара». В соседнее поле введем выражение (Выражение1: [Количество товара]+1). При запуске запрос выдаст каждый товар, увеличенный на единицу.

Создадим запрос на добавление записи «Добавление поставщика» .

На верхней вкладке конструктора запросов выбираем «Добавление». В появившемся диалоговом окне выбираем таблицу «Поставщики».

В строке «поле» прописываем конструкцию под каждое поле таблицы (Выражение1: [*]), где «*» - это имя поля таблицы «Поставщики», и в этом же столбце в строке «Добавление» пишем то же поле таблицы «Поставщики», которое указывали в конструкции, но без самой конструкции.

После выполнения запроса и записи данных, которые запросит диалоговое окно, будет добавлена новая запись с указанными данными.

Создадим запрос на удаление записи «Удаление поставщика ООО "Парус"».

На верхней вкладке конструктора запросов выбираем «Удаление». С помощью конструктора добавим таблицу «Поставщики». Из таблицы «Поставщики» добавляем поле «Наименование». В поле условие выбираем «Условие». В условии отбора под полем «Условие» пишем заключенные в апострофы выражение ('ООО "Парус"'). При запуске запрос удалит поле с заданным наименованием организации.

Создадим запрос на обновление записи «Изменение ИНН поставщика».

Пропишем в режиме SQL код: UPDATE Поставщики AS Поставщики SET ИНН = [Введите ИНН] WHERE Наименование=[Введите поставщика];

После запуска запроса в первое диалоговое окно введем (ООО “ДляДетей”), а во второе (Обновлено). После проделанной процедуры в записи организации ООО “ДляДетей” поле ИНН изменится на «Обновлено».

Создадим запрос на создание таблицы «Создание таблицы FOREXAMPLE».

Пропишем в режиме SQL код в режиме таблицы: CREATE TABLE [FOR EXAMPLE] (ExampleColumnText varChar, ExampleColumnInt int);

После запуска запроса появится новая таблица «FOREXAMPLE» в которой будет два столбца: «ExampleColumnText» типа «Текст» и «ExampleColumnInt» типа «Числовой».

Создадим запрос SQL «Поставщик SQL».

Пропишем в режиме SQL код в режиме таблицы: SELECT * FROM Поставщики WHERE Наименование=[Введите поставщика];

После выполнения запроса в появившемся диалоговом окне пишем наименование организации ООО «ДляДетей». При запуске запрос покажет записи по выборке поставщика.

Создадим запрос SQL «Поставщик по адресу SQL».

Пропишем в режиме SQL код в режиме таблицы: SELECT * FROM Поставщики WHERE Адрес=[Введите адрес];

После выполнения запроса в появившемся диалоговом окне пишем наименование адрес организации «г.Курск ул.Коммунистическая д.35». При запуске запрос покажет записи по выборке адреса поставщика.

Создадим запрос SQL «Товары заказчика SQL».

Пропишем в режиме SQL код в режиме таблицы: SELECT [Товары на складе].[Наименование товара], [Товары на складе].[Количество товара] FROM Заказчики INNER JOIN [Товары на складе] ON Заказчики.Фамилия = [Товары на складе].[Заказчик товара] WHERE [Заказчики].[Фамилия] = [Введите фамилию заказчика];

После выполнения запроса в появившемся диалоговом окне пишем наименование фамилию заказчика товара «Медведев». При запуске запрос покажет товары по заказчику «Медведев».

4. Создание форм

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создаётся. Формы MS Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для ввода и просмотра информации базы данных, изменения данных, печати, создания сообщений. Формы также позволяют вычислять значения и выводить на экран результаты.

Создадим формы для ввода и просмотра информации в таблицах: “Поставщики”, “Товары на складе”, “Заказчики”, “Заказы товаров”. С помощью данных форм можно просматривать информацию по конкретной записи, а с помощью кнопок управления можно просматривать другие записи, найти и заменить интересующую запись, обновить и закрыть форму.

Создадим форму “Заказчики” . С помощью Мастера форм выбираем все доступные поля таблицы “Заказчики”, выбираем внешний вид формы “ленточный”, задаём имя формы “Заказчики”, подтверждаем создание формы. Корректируем названия полей.

Создадим форму “Поставщики”. С помощью Мастера форм выбираем все доступные поля таблицы “Поставщики”, выбираем внешний вид формы “в один столбец”, задаём имя формы “Поставщики”, подтверждаем создание формы. Корректируем названия полей.

Создадим форму “Товары на складе” С помощью Мастера форм выбираем все доступные поля таблицы “Товары на складе”, выбираем внешний вид формы “в один столбец”, задаём имя формы “Товары на складе”, подтверждаем создание формы. Корректируем названия полей.

Создадим форму “Заказы товаров”. С помощью Мастера форм выбираем все доступные поля таблицы “Заказы товаров”, выбираем внешний вид формы “в один столбец”, задаём имя формы “Заказы товаров”, подтверждаем создание формы. Корректируем названия полей.

Создадим форму подчиненную форму «Поставщики» с подчиненной формой «Товары на складе» с кнопками.

С помощью Мастера форм выбираем все доступные поля таблицы “Поставщики”, выбираем подчиненную форму «Товары на складе», выбираем внешний вид формы “в один столбец”, задаём имя формы “Заказы товаров”, подтверждаем создание формы. Корректируем названия полей.

Затем выбираем из панели «Элементы управления» кнопку два раза. В диалоговом окне у одной выбираем «следующая запись», а у второй «предыдущая запись». Выбираем для каждого картинку «стрелка».

5. Создание отчётов

Отчёты - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Источником данных для отчёта могут быть записи таблицы или запроса. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчёте могут отображаться вычисленные по исходным данным значения. Отчёты и формы MS Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчёты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчёте невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм, хотя можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Создадим отчёт “Заказы товаров” . Заказы товаров - это товары, которые необходимо поставить клиенту в количестве, которое дано в отчете.

Создадим отчёт “Поставка товара 1 сентября”. Поставка товаров по дате необходима, чтобы знать какие товары были поставлены на склад в какой-либо день.

Создадим отчёт с помощью Мастера отчётов. Возьмем данные запроса «Поставка товаров с 1 сентября 2016 года».

6. Создание макросов

Работа с формами и отчётами существенно облегчается за счёт использования макрокоманд. Макрос - это средство для автоматизации часто выполняемых задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчёты и элементы управления. MS Access предоставляет различные типы макрокоманд, которые можно объединять в макрос и задавать условия их выполнения.

При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация.

Создадим простой макрос “ОИ Товары на складе”. Для создания простого макроса “Открытие формы” в конструкторе макросов выбираем Макрокоманду «Открыть форму» и задаём следующие аргументы:

имя формы - «Товары на складе»;

режим - «Форма»;

режим окна - «Обычное».

Для запуска макроса из режима Конструктор необходимо выбрать команду «Выполнить».

Создадим простой макрос “Выход из БД”. Для создания простого макроса “Выход из БД” в конструкторе макросов выбираем Макрокоманду «Выход из Access» и выбираем параметр «Сохранить всё».

Для запуска макроса из режима Конструктор необходимо выбрать команду «Выполнить».

Создадим групповой макрос “ФормаПоставщики”. Для создания группового макроса “ФормаПоставщики” в конструкторе макросов выбираем Макрокоманду «ВложенныйМакрос» и пишем имя «Открытиепоставщик». Внутри макроса выбираем макрокоманду «ОткрытьФорму». Здесь выберем форму «Копия поставщики» с режимом данных «Только чтение».

Создадим второй вложенный макрос и назовем его «Закрытиепост». Внутри пропишем макрокоманду «ЗакрытьОкно» с параметром «Форма» и именем объекта «Копия поставщики».

Для запуска макроса из режима Конструктор необходимо выбрать команду «Выполнить».

Создадим сложный макрос “Макрос сложны. Для создания сложного макроса “Макрос сложный” в Конструкторе макросов выбираем последовательно Макрокоманды: «Открыть запрос», здесь прописываем параметр в имени запроса «Заказанные товары по договору №1» и выбираем режим «Таблица», затем «ОкноСообщения», здесь в поле «Сообщение» прописываем «Окно будет закрыто» и выбираем тип «Информационное», и затем «ЗакрытьОкно», здесь выбираем тип объекта «Запрос» и в имене объекта прописываем «Заказанные товары по договору №1».

Для запуска макроса из режима Конструктор необходимо выбрать команду «Выполнить».



7. Создание модулей

Стандартные модули содержат общие процедуры, которые не связаны с конкретным объектом: формой или отчётом. Эти процедуры могут вызываться из других модулей и использоваться при обработке событий в разных объектах, для вычисления значений в разных запросах или формах и т. д. Если в процедурах модуля нет ссылок на конкретные объекты данного приложения (формы, отчёты, элементы управления), то такой модуль может быть с успехом использован другими приложениями MS Access. Стандартные модули применяются также для объявления глобальных (т. е. доступных из всех модулей приложения) переменных, констант, типов.

Список стандартных модулей приложения всегда можно увидеть, нажав кнопку Модули в окне База данных.

Для того чтобы создать стандартный модуль или модуль класса, нужно:

1. Выбрать команду Модуль или Модуль класса в меню Создание. При этом откроется редактор кода VBA MS Visual Basic с пустым окном модуля.

2. Создать необходимые процедуры и описания.

3. Сохранить модуль, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов. При этом выводится диалоговое окно Сохранение, в котором необходимо ввести имя модуля и нажать кнопку ОК.

После этого новый модуль появляется в списке модулей окна База данных. Чтобы его открыть, можно нажать кнопку Конструктор окна База данных. Если открыты форма или отчёт в режиме Конструктор, то для того, чтобы открыть модуль формы (отчёта), следует нажать кнопку Программа на панели инструментов.

Создадим модуль “Приветствие” который выводит сообщение “Мы приветствуем Вас!”.

Создадим модуль “Подсчет строк в заказчиках” который выводит сообщение в котором написано количество строк в таблице «Заказчики».



8. Индивидуальное задание

«Макросы, модули, их связь с формами»

При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использо вать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматиче ски при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или пере мещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например от крытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, по скольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макро сы, связанные с событиями.

Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие события. Напри мер, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не свойства на уровне всей формы.

Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать не обходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введе ния дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие.

Используем групповой макрос «ФормаПоставщики» для взаимодействия с формой «Копия Поставщики».

В форме «ФормаПоставщики» в режиме конструктора добавим новую кнопку. Для этого на панели инструментов выберем кнопку и выделим область, где будет находиться наша кнопка. В появившемся диалоговом окне в разделе «Категории» выбираем пункт «Разное», а в разделе «Действие» пункт «Выполнить макрос».

В следующем диалоговом окне выбираем наш групповой макрос с названием вложенного макроса, написанного через точку, «ФормаПоставщики.ЗакрытиеПост».

При выполнении макроса откроется форма «Копия Поставщики» в режиме чтения. Чтобы закрыть форму необходимо нажать на созданную кнопку, чтобы выполнился макрос «Закрытиепост» внутри группового макроса «ФормаПоставщики».

В Access пользователь может управлять выполнением приложения, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.

В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office . VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.

Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

Создадим модуль для кнопки формы «Заказчики» для подсчета полей в таблице «Заказчики» и вывод их количества на экран.

В конструкторе формы «Заказчики» создадим кнопку и к ней привяжем модуль. Для этого нажмем по ней правой кнопкой мыши и выберем пункт «Обработка событий» и в нем выберем «Программа». Внутри модуля напишем код.



Заключение

Проделав работу по созданию базы данных, можно подвести итог, что данная область IT - индустрии просто незаменима в создании серьезных проектов в любой сфере деятельности современных предприятий, фирм, заводов. Владея таким мощным средством как проектирование баз данных, языком запросов SQL, можно создавать гибкие, а самое главное, надежные информационные системы.

В ходе данной курсовой работы была разработана автоматизированная информационно-справочная система хранения и обработки информации оптового склада, которая способствует быстрому поиску необходимых данных при минимальных затратах времени.

Практическая реализация информационной системы, в основе которой лежит проектирование предметной области "Оптовый склад", и логической схемы базы данных, являющейся информационным ресурсом разрабатываемой системы, была выполнена с использованием СУБД Access, однако ее разработку можно было реализовать в любом другом коммерческом пакете реляционного типа. Разработанная база данных является законченным программным продуктом для поддержания информационных потребностей, и может быть легко расширена при изменении информационных потребностей пользователя без потери ранее занесенной информации.



Список используемой литературы

1. Бекаревич, Ю. Самоучитель Access 2010 [Текст] / Ю. Бекаревич, Н. Пушкина. - СПб. : БХВ-Петербург, 2011. - 432 с.

2. Смирнова, О. В. Access 2007 на практике [Текст] / О. В. Смирнова. - Ростов н/Д. : Феникс, 2009. - 160 с.

3. Кузин, А. В. Базы данных [Текст] : учебное пособие для студентов вузов. - М. : Академия, 2008. - 320 с.

4. Пирогов, В. Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование [Текст] : учеб. пособие. - СПб. : БХВ-Петербург, 2009. - 528 с. (http://www.knigafund.ru)

5. Кириллов, В. В. Введение в реляционные базы данных [Текст] / В. В. Кириллов, Г. Ю. Громов. - СПб. : БХВ-Петербург, 2009. - 450 с. (http://www.knigafund.ru)

6. Мельников, В. М. СУБД: язык SQL в примерах и задачах [Текст] / В. М. Мельников и др. - М. : ФИЗМАТЛИТ, 2009. - 166 с. (http://www.knigafund.ru)

7. Советов, Б. Я. Базы данных: теория и практика [Текст]: учебник для студ. вузов (гриф УМО). - М. : Высш. шк., 2007. - 463 с.

Размещено на Allbest.ru