Технологія створення та редагування різноманітних запитів в програмі MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Департамент освіти і науки, молоді та спорту виконавчого органу

Київської міської ради (КМДА)

ДЕРЖАВНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

«Київський центр професійно-технічної освіти»

ДИПЛОМНА РОБОТА

Учениці групи №28

Граб Ірини Володимирівни

Професія: Оператор комп'ютерного набору;

обліковець з реєстрації бухгалтерських даних

Тема: «Технологія створення та редагування різноманітних запитів в програмі MS Access»

Керівник дипломної роботи: Бондаренко Л.І.

Київ, 2017



Зміст

Вступ

Загальні відомості про запити

Основні операції в запиті

Інструктаж з охорони праці для операторів комп'ютерного набору

Висновок

Список використаної літератури



Вступ

Коротка характеристика MS Access

Microsoft Access є настільною СУБД (систему управління базами даних) реляционного типу. Перевагою Access і те, що вона не має дуже проста графічний інтерфейс, що дозволяє як створювати власну базі даних, а й розробляти докладання, використовуючи вбудовані кошти.

На відміну з інших настільних СУБД, Access зберігає дані у одному файлі, хоч і розподіляє їх за різним таблицям, як повинно бути реляційної СУБД. До цих даним належить як інформація в таблицях, а й інші об'єкти бази даних, які описані нижче.

На виконання майже всіх основних операцій Access пропонує дуже багато Майстрів (Wizards), що роблять основну роботу за минулий користувача під час роботи з цими та розробки додатків, допомагають уникнути рутинних діянь П.Лазаренка та полегшують роботу недосвідченому в програмуванні користувачеві.

Особливості MS Access, які від уявлення про «ідеальної» реляційної СУБД.

Створення многопользовательской БД Access й одержання одночасного доступу кількох користувачів до спільної базі даних можливе локальної одноранговой сіті або у мережі з файловим сервером. Мережа забезпечує апаратну і програмну підтримку обміну даними між комп'ютерами. Access стежить за розмежуванням доступу різних користувачів до БД і відданість забезпечує захист даних. При одночасної роботі. Оскільки Access перестав бути клієнт серверної СУБД, можливостей його щодо забезпечення многопользовательской роботи кілька обмежені. Зазвичай для доступу до даних через мережу з кількох робочих станцій, файл БД Access (з розширенням *.mdb) викладається на файловий сервер. У цьому обробка даних ведеться здебільшого клієнта - там, де запущено додаток, з принципів організації файлових СУБД. Цей чинник обмежує використання Access задля забезпечення роботи безлічі користувачів (більш 15-20) і за велику кількість даних в таблицях, оскільки багаторазово зростає навантаження не мережу.

У плані підтримки цілісності даних Access відповідає моделям БД невеличкої і середньої складності. У ньому відсутні такі величезні кошти як тригери і збережені процедури, що змушує розробників покладати підтримку бізнес логіки БД на клієнтську програму.

Що стосується захисту і розмежування доступу Access немає надійних стандартних коштів. У стандартні засоби захисту входить захист з допомогою пароля БД і захист з допомогою пароля користувача. Зняття такого захисту технічно нескладне складності для специалиста[2].

Проте, при відомих недоліках MS Access має велику кількість переваг проти системами такого класу.

Передусім можна назвати поширеність, яка зумовлена тим, що Access є продуктом компанії Microsoft, програмне забезпечення і операційні системи якої використовує більшість користувачів персональних комп'ютерів. MS Access повністю сумісний із операційній системою Windows, постійно оновлюється виробником, підтримує безліч мов.

У цілому нині MS Access надає дуже багато можливостей за порівняно не велику вартість. Також слід зазначити орієнтованість до користувача з різною фаховою підготовкою, виражену у наявності великої кількості допоміжних засобів (Майстрів, як зазначалось), розвинену систему довідки і зрозумілий інтерфейс. Ці цифри полегшують проектування, створення БД і вибірку даних із неї.

MS Access надає у розпорядження непрограммирующему користувачеві різноманітні діалогові кошти, котрі дозволяють йому створювати докладання не вдаючись до розробки запитів мовою SQL або до програмування макросів чи модулів мовою VBA.

Access має широкі можливості по імпорту/експорту даних у різні формати, від таблиць Excel і текстових файлів, до практично будь-який серверної СУБД механізмом ODBC.

Ще одна важлива перевагу MS Access залежить від розвинених вбудованих засобах розробки додатків. Більшість додатків, розповсюджуваних серед користувачів, містить той чи інший обсяг коду VBA (Visual Basic for Applications). Оскільки VBA єдиний засобом виконання багатьох стандартних завдань в Access (роботу з перемінними, побудова команд SQL під час роботи програми, обробка помилок, використання Windows АПІ тощо. буд.), до створення більш-менш складних додатків потрібна згода її знання і чітке знання об'єктної моделі MS Access.

Однією з коштів програмування в Access є мову макрокоманд. Програми, створені цією мовою, називаються макросами й дозволяють легко пов'язувати окремі дії, реалізовані з допомогою форм, запитів, звітів. Макросы управляються подіями, які викликаються діями користувачами при діалогової працювати з даними через форми, чи системними подіями.

Виходить що Access, володіючи всіма рисами СУБД, надає та створює додаткові можливості. Не лише гнучка просте використання СУБД, а й система і розробити які працюють із базами даних додатків.



Загальні відомості про запити

інформаційний аccess оператор статистичний

Запити - це засіб обробки даних при розв'язанні тематичних, логічних, статистичних та технологічних інформаційних завдань.

Запит - специфікація (припис) спеціальною мовою (мовою бази даних) для обробки даних.

Форми і звіти дозволяють виконувати фільтрацію і відбір даних безпосередньо на основі таблиці.

Запити мають перевагу, оскільки дозволяють виконати сортування або фільтрацію даних з декількох таблиць.

Формування запитів в СУБД може здійснюватися в спеціальному редакторі; за допомогою конструктора або за допомогою покрокового майстра формування запитів.

Типи запитів

У СУБД MS Access можна застосовувати п'ять типів запитів.

Запит на вибірку забезпечує відбір даних по певній умові.

Запит з параметром дозволяє змінювати умова відбору в одному запиті.

Запит на зміну змінює вміст вихідних таблиць.

Перехресні запити дозволяють аналізувати дані і створювати таблицю аналогічну таблиці Excel з рядками і стовпцями.

Запити на мові SQL дозволяють користувачеві сформулювати складні за структурою критеріїв і обчислень запити.

Засоби створювання запитів в програмі MS Access

Створення запитів в MS Access включає наступні етапи:

1) У вікні бази даних Access вибрати вкладку "Запити".

2) Клацнути по кнопці «Створити».

3) MS Access виведе вікно «Новий запит» з п'ятьма варіантами створення запитів.

Конструктор призначений для самостійного створення нового запиту.

Простий запит - для створення запиту на вибірку з певних полів.

Перехресний запит - створення запиту, що виводить дані в компактному форматі, подібному формату електронної таблиці.

Повторювання запису - створення запиту на пошук повторюваних записів у простій таблиці або запиті.

Записи без підлеглих - створення запиту на пошук записів, яким не відповідає жодний запис у підпорядкованій таблиці.

Основні операції в запиті

1) Зв'язування таблиць у запиті.

Якщо користувач складає запит на основі кількох таблиць, між таблицями необхідно оголосити ставлення, пов'язуючи їх поля один з одним.

Зв'язок відображається на екрані з'єднаної лінією між пов'язаними полями обох таблиць. Для оголошення зв'язку між двома таблицями безпосередньо у вікні проектування запиту необхідно перетягнути поле однієї таблиці в полі такого ж типу іншої таблиці.



2) Додавання полів.

а) додати поля до запиту можна шляхом перетягування полів зі списку полів в верхній частині вікна проектуванням в нижню або подвійним клацанням на імені поля;

б) якщо в запит поміщають все поле таблиці, необхідно маркувати поле з символом "*" у списку полів таблиці у верхній частині вікна проектування запиту і перетягнути його в область специфікації. Всі поля таблиці включаються в запит, але в специфікації відображаються в одній колонці в вигляді "Ім'я таблиці". При модифікації таблиці зміни автоматично відображаються в запиті;

в) при приміщенні всіх полів таблиці в запит можна двічі клацнути заголовок таблиці у верхній частині вікна проектування і перетягнути марковані поля в область специфікації. Access - помістить кожне поле таблиці в окрему колонку запиту.

3) Видалення полів

а) маркувати колонку видаляється поля, клацнувши мишею над нею в селекторного рядку;

б) натиснути клавішу Del або Правка - Видалити стовпець.

4) Видалення таблиці із запиту

а) у верхній частині вікна проектування запиту слід маркувати відповідну таблицю, виконавши клацання на імені будь-якого з її полів;

б) натиснути клавішу Del або Правка - Видалити стовпець.

5) Введення умов відбору

Умови відбору (критерії) - це інструкції, що визначають які записи повинні відбиратися за запитом та показана в Dynaset.

Умови можуть задаватися для одного або декількох полів запиту.

Access перевіряє коректність вирази для відбору.

а) Використання в критерії часових значень. MS Access зберігає значення дат і часу як десяткове число довжиною вісім байт.

Приклад:

Виконання запиту

Виконання запиту задається одним з таких способів:

а) Вид - Таблиця

б) Запит - Виконати

в) У піктографічне меню клацнути кнопку з!Access відобразить

Коли все буде готове для виконання запиту на змінення, двічі клацніть запит в області переходів або клацніть запит і натисніть клавішу ENTER.

УВАГА! : За замовчуванням у програмі Access вимкнуто всі запити на змінення в базі даних, якщо ви спеціально не вкажете, що довіряєте базі даних. Це можна вказати за допомогою рядка повідомлень відразу під стрічкою.

Інструктаж з охорони праці для операторів комп'ютерного набору

Загальні положення

Ця інструкція встановлює вимоги з охорони праці для операторів комп'ютерного набору (ОКН) для роботи на виробництві. Усі оператори комп'ютерного набору, що працюють на виробництві, повинні знати і виконувати вимоги загальної та даної інструкції з охорони праці. Невиконання вимог цих інструкцій розцінюється як порушення виробничої дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку. Працівники, винні у порушенні вимог загальної та даної інструкції з охорони праці, притягуються до дисциплінарної, адміністративної, матеріальної та кримінальної відповідальності згідно з чинним законодавством.

До самостійної роботи за професією оператор комп'ютерного набору допускаються особи, які пройшли: попередній медичний огляд і не мають відповідних протипоказань; навчання за професією; вступний та первинний інструктажі та перевірку знань з охорони праці й питань пожежної безпеки. В подальшому вони проходять повторний інструктаж -- один раз на шість місяців, та періодичні медичні огляди один раз на два роки.

Робоче місце оператора комп'ютерного набору оснащується робочим столом, стільцем з можливістю регулювання відповідних його параметрів, підставкою для ніг.

Основним обладнанням, застосовуваним на робочому місці оператора комп'ютерного набору, є апаратне забезпечення (дисплей, клавіатура, системний блок тощо).

Оператор комп'ютерного набору виконує одноманітні за характером роботи з документацією та клавіатурою з нечастими нетривалими переключеннями погляду на екран дисплея, з уведенням даних за допомогою клавіатури з високою швидкістю. Робота характеризується високим напруженням зорового аналізатора, значними навантаженнями, які припадають лише на кисті рук на фоні малої загальної рухової активності, нервово-емоційним напруженням.

На оператора комп'ютерного набору під час роботи можуть впливати такі небезпечні та шкідливі виробничі фактори:

фізичні:

підвищений рівень шуму на робочому місці (від вентиляторів блоку живлення процесорів та аудіоплат);

підвищене значення напруги в електричному ланцюзі, замикання якого може статися через тіло людини;

підвищений рівень статичної електрики;

недостатня концентрація негативних іонів у повітрі робочої зони;

підвищений рівень електромагнітного випромінювання;

підвищена напруженість електричного поля;

прямі та відбиті від екранів відблиски;

несприятливий розподіл яскравості в полі зору;

недостатня освітленість на робочому місці;

хімічні:

підвищений вміст у повітрі робочої зони пилу, озону, оксидів азоту;

психофізіологічні:

фізичні перевантаження статичної (опорно-м'язова система) та динамічної (кисті рук) дії;

нервово-психічні перевантаження, перенапруження зорового аналізатора, розумове перенапруження, монотонність праці, емоційні перевантаження.

Для захисту від електромагнітних, електростатичних та інших полів можуть застосовуватися спеціальні технічні засоби, що мають відповідний сертифікат щодо їх захисних властивостей.

Для нейтралізації зарядів статичної електрики в приміщеннях, де працюють оператори комп'ютерного набору, рекомендується підвищувати вологість повітря (в опалювальний сезон) за допомогою зволожувачів.

Операторам комп'ютерного набору не рекомендується носити одяг із синтетичних матеріалів. Сонячні бліки на робочому місці усуваються за допомогою регульованих жалюзі, встановлених на вікнах.

Забороняється:

самочинно змінювати орієнтацію робочого місця відносно вікон і світильників, що може призвести до появи прямої та відбитої блискості, порушення норм щодо розташування суміжних робочих місць;

відключати захисні пристрої, проводити зміни в конструкції апаратного забезпечення;

самостійно здійснювати ремонт апаратури чи технічне налагоджування її; такі види робіт виконують тільки спеціалісти з технічного обслуговування комп'ютерів;

класти будь-які предмети, напої, канапки на апаратуру;

зберігати на робочому місці папір, дискети, інші носії інформації, запасні блоки, деталі тощо, якщо вони не використовуються при виконанні поточної роботи.

Зручна робоча поза оператора комп'ютерного набору забезпечується регулюванням висоти стільця та підставкою для ніг.

Раціональною робочою позою може вважатися таке положення тіла, за якого ступні працівника розташовані горизонтально на підлозі або на підставці для ніг, стегна зорієнтовані у горизонтальній площині, верхні частини рук -- вертикальні, кут ліктьового суглоба коливається у межах 70--90°, зап'ястки зігнуті під кутом не більше як 20°, нахил голови -- у межах 15--20°.

Розташувати дисплей на робочому місці необхідно так, щоб поверхня екрана знаходилась у центрі поля зору, не ближче як 600 мм від очей користувача. Рекомендується розміщувати елементи робочого місця таким чином, щоб дотримувалася приблизно однакова відстань від очей оператора комп'ютерного набору до екрана, клавіатури, тримача (пюпітра) для документів.

При роботі оператора комп'ютерного набору найбільш фізіологічно сприятливим є монохромне зображення чорних знаків на світлому фоні екрана дисплея.

Вимоги безпеки перед початком роботи

Увімкнути систему кондиціонування повітря в приміщенні.

Перевірити надійність установлення апаратури на робочому столі. Дисплей має стояти не на краю стола. Повернути дисплей так, щоб на нього було зручно дивитися -- під прямим кутом (а не збоку) і трохи зверху вниз; при цьому екран має бути нахиленим на 15--20° від вертикалі в бік від оператора.

Оглянути загальний стан апаратури, перевірити справність електропроводки, з'єднувальних шнурів, штепсельних вилок, розеток, заземлення (чи занулення).

Щодня перед початком роботи при вимкненій апаратурі прибирати порох з поверхонь бавовняною ганчіркою, ледь змоченою мильним розчином. Екран дисплея та захисний екран (за наявності) протирати ваткою, змоченою у спирті.

Не дозволяється використовувати для очищення поверхонь апаратних засобів рідинні або аерозольні засоби.

Відрегулювати освітленість робочого місця.

Відрегулювати та зафіксувати висоту сидіння стільця, нахил його спинки, зручний для оператора висоту підлокітників.

Приєднати до системного блока необхідну апаратуру. Усі кабелі, що з'єднують системний блок (процесор) з іншими пристроями, слід вставляти та виймати тільки при вимкненому комп'ютері.

Увімкнути апаратуру комп'ютера вимикачами на корпусах у такій послідовності: стабілізатор напруги, дисплей, системний блок, принтер (якщо передбачається друкування).

Відрегулювати яскравість свічення екрана дисплея, мінімальний розмір точки свічення, фокусування, контрастність. Не слід робити зображення занадто яскравим, щоб не втомлювати очі.

Рекомендується:

яскравість знака (яскравість фону) -- 80--120 кд/м2;

контраст -- не більше 3:1;

мінімальний розмір точки свічення (пікселя) -- не більше 0,3 мм для монохромних зображень;

модуляція щодо яскравості растру -- не більше 0,4 для монохромних зображень і не більше 0,7 для багатоколірних зображень.

У разі виявлення будь-яких несправностей не розпочинати роботу, повідомити про це керівника.

Вимоги безпеки під час виконання роботи

Необхідно клавіатуру розташувати на робочому столі стійко, не допускаючи хитання її. Встановити її у зручному для оператора комп'ютерного набору положенні та відрегулювати кут нахилу.

Оскільки в конструкції клавіатури не передбачено простору для опори долонь, то її слід розташувати на відстані не менше 100 мм від переднього краю стола в оптимальній зоні моторного поля. Під час роботи на клавіатурі сидіти прямо, не напружуватися.

Не дозволяються сторонні розмови, подразнювальні шуми.

Забороняється:

працювати без належного освітлення;

закривати вентиляційні отвори апаратури будь-якими предметами, оскільки це може призвести до перегрівання їх;

працювати з дисплеєм, у якого під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;

залишати без нагляду включене обладнання;

допускати до роботи на обладнанні осіб без дозволу керівника;

Для зняття статичної електрики рекомендується час від часу доторкатися до металевих поверхонь (батарея центрального опалення тощо) та вмивати лице і руки теплою водою.

Для зниження напруженості праці необхідно рівномірно розподіляти і чергувати характер робіт відповідно до їх складності. З метою зменшення негативного впливу монотонії доцільно застосовувати чергування операцій введення тексту та числових даних (зміна змісту роботи), пошук та виправлення помилок і введення даних (зміна змісту та темпу роботи) і т. і.

З метою профілактики негативного впливу на здоров'я оператора комп'ютерного набору виробничих факторів необхідно дотримуватися режимів праці та відпочинку: після кожної години роботи за дисплеєм необхідно робити перерву для відпочинку тривалістю 10 хвилин.

Під час регламентованих перерв з метою зниження нервово-емоційного напруження, втоми зорового аналізатора, кистей рук, усунення негативного впливу гіподинамії та монотонії рекомендується виконувати спеціальні вправи та самомасаж кистей рук та очей, а також у спеціально обладнаному приміщенні проводити сеанс психофізіологічного розвантаження.

Вимоги безпеки після закінчення роботи

Закінчити та записати у пам'ять комп'ютера файл, що знаходиться в роботі. Вийти з програмної оболонки і повернутися у середовище Windows.

Вимкнути принтер (якщо він увімкнений), вимкнути дисплей і процесор. Вимкнути стабілізатор, якщо комп'ютер підключений до мережі через нього. Штепсельні вилки витягнути з розеток. Накрити клавіатуру пластмасовою кришкою для запобігання проникненню в неї пилу.

Прибрати робоче місце. Оригінали та інші документи покласти в шухляду стола.

Ретельно вимити руки теплою водою з милом.

Вимкнути кондиціонер, освітлення і загальне електроживлення підрозділу.

Рекомендується в спеціально обладнаному приміщенні провести сеанс психофізіологічного розвантаження і зняття втоми з виконанням спеціальних вправ аутогенного тренування.

Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

При раптовому припиненні подавання електроенергії вимкнути комп'ютер в такій послідовності: периферійні пристрої, дисплей, системний блок, стабілізатор напруги і витягнути штепсельні вилки з розеток.

При виявленні ознак горіння (дим, запах гару) вимкнути апаратуру, знайти джерело займання і вжити заходів щодо його ліквідації, повідомити керівника робіт.

У разі виникнення пожежі негайно повідомити пожежну частину, вжити необхідних заходів для евакуації людей і взятися до гасіння первинними засобами пожежогасіння.



Висновок

У повсякденному житті часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані запити до бази даних дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані.

У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць установлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку та відбору даних, які відповідають певним умовам, створюється запит. Запити також дозволяють відновити або видалити одночасні декілька записів, виконати вбудовані та спеціальні повідомлення.

У вікні бази даних можна працювати з усіма її об'єктами. Для перегляду об'єктів певного типу слід вибрати відповідну вкладку. За допомогою кнопок можна відкривати та змінювати існуючі об'єкти і створювати нові.

База даних дозволяє швидко і ефективно управляти урахуванням інформації. Зручний інтерфейс програми Microsoft Access дозволяє легко орієнтуватися в базі даних, не вимагаючи від користувача будь-яких спеціальних навичок роботи з електронно-обчислювальними машинами.



Список використаної літератури

1. http://bukvar.su/informatika_programmirovanie/171381-Sistema-baz-dannyh-MS-Access.html

2. http://www.0zd.ru/programmirovanie_kompyutery_i/stvorennya_i_redaguvannya_zapitiv_v_ms.html

3. http://ua-referat.com/Microsoft_Access

Размещено на Allbest.ru