Подход к анализу информационных потребностей крупного предприятия на примере бизнес-кейса

Основной целью управления данными является надлежащее удовлетворение информационных потребностей служб предприятия [1]. Одним из способов рациональной организации управления данными на предприятии является принятие целевой программы управления данными, которая должна быть направлена, прежде всего, на решение первоочередных проблем с данными и удовлетворение наиболее актуальных информационных потребностей. Эти проблемы и потребности, характерные для многих подразделений одновременно, могут быть выявлены и систематизированы на основе анкетирования ключевых служб предприятия.

Описание бизнес-кейса

Анализ информационных потребностей был выполнен в одной из крупных компаний нефтегазовой отрасли России (далее - Компания).

На момент исследования в единую информационную систему Компании входило 89 крупных информационных систем, решающих задачи от управления технологическими процессами до управления ресурсами предприятия и формирования корпоративной отчетности. При этом ежегодно число информационных систем (ИС) в Компании увеличивается, расширяется сфера применения уже имеющихся ИС. План-график проектов развития единой информационной системы Компании ежегодно насчитывает около 150 ИТ-проектов различного масштаба, в которых заказчиками выступают около 20 служб аппарата управления.

Многие ИС Компании обмениваются данными, работают со сходными объектами аналитики. Все чаще в Компании ставятся задачи формирования сводной отчетности, включающей данные производственного и экономического учета и планирования, которые содержатся в разных информационных системах. При этом постоянно растет значение совместимости данных в этих системах, их безопасности, использования единых объектов учета, обеспечения качества информации.

Кроме того, со стороны государства постоянно ужесточаются требования к обеспечению режима безопасности информации на предприятиях. Соответствующие законодательные акты диктуют необходимость управления данными в соответствующих областях. К ним относятся: Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне", Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральный закон от 3 декабря 2011 г. № 382-ФЗ "О государственной информационной системе топливно-энергетического комплекса". В условиях постоянного увеличения количества информационных систем предприятиям все труднее становится выполнять требования этих законов.

В Компании на момент исследования были внедрены "Корпоративная система управления нормативно-справочной информацией" и "Корпоративная шина данных", что позволило реализовать единые справочники и обеспечить интеграцию данных в ИТ-решениях. Тем не менее, соответствующие интеграционные решения разрабатывались по потребностям отдельных ИТ-проектов, что не позволяло говорить об управлении данными на уровне Компании в целом. Чтобы организовать проактивное планирование и координацию усилий по управлению данными в единой информационной системе, в Компании была разработана и утверждена концепция "Управление данными", которая определила:

• цели управления данными;

• категории данных;

• подходы к управлению данными;

• необходимые функции управления данными;

• роли в управлении данными.

Первым шагом в реализации этой концепции стал анализ информационных потребностей Компании.

Анкета по изучению информационных потребностей

Вопросы анкеты для анализа информационных потребностей представлены в табл. 1. управление анкетирование данные

Таблица 1

Вопросы анкеты

Объекты аналитики - те объекты, в разрезе которых детализируется информация. Например, месторождения, районы, скважины.

Подход к анализу информационных потребностей по данным анкетирования

В целях расстановки приоритетов при организации управления данными в Компании должна быть определена наиболее важная информация. Организация управления соответствующими данными обеспечит на первом этапе максимальный эффект от мероприятий в рамках целевой программы управления данными.

По ответам на вопрос "Какую информацию вы считаете наиболее важной для эффективной работы вашего отдела?" выделена информация, которую считают важной наибольшее количество опрошенных служб. В табл. 2 приведены 10 групп информационных объектов, которые наиболее часто встречаются в ответах.

Таблица 2

Кроме того, в целях обеспечения работ по созданию корпоративной отчетности выявлены объекты аналитики, используемые наибольшим числом служб (табл. 3). По этому "рейтингу объектов аналитики" при разработке целевой программы управления данными должны быть запланированы первоочередные мероприятия по интеграции данных (например, централизация справочников).

Наиболее востребованные объекты аналитики

Таблица 3

Проблемы с информацией, обрабатываемой при помощи информационных систем

При анкетировании было выделено 56 различных проблем, связанных с информацией, обрабатываемой при помощи информационных систем.

Проблемы были сгруппированы по категориям: достоверность, актуальность, полнота, корпоративная отчетность (рис. 1).

Наиболее распространенной проблемой информации в ИС Компании является ее качество (35 проблем, 21 из которых связана с достоверностью, 8 - с актуальностью и 6 - с полнотой данных).

Следующими по актуальности (10 упоминаний) являются проблемы, связанные с корпоративной отчетностью (длительное формирование, отсутствие сводных данных, нехватка аналитики, отсутствие данных дочерних обществ). Кроме того, многие из проблем качества данных (7 из 35) также относятся и к корпоративной отчетности.

Потребности и проблемы, связанные с корпоративной отчетностью, будут рассмотрены ниже.

Информационные потребности, обозначенные многими службами Компании

Одна из основных целей анкетирования - выявление информационных потребностей, которые присутствуют во многих службах одновременно. Среди них выявлены: потребность в обмене данными с ИС дочерних обществ и предприятий-партнеров (в том числе аналитических агентств), формирование корпоративной отчетности по данным нескольких ИС, потребность в системах управления неструктурированными данными (контентом).

Потребность в системах управления неструктурированными данными

Согласно сведениям, полученным при анкетировании, в Компании высока потребность в системах управления неструктурированными данными (контентом) и электронного документооборота. Службы Компании постоянно обмениваются файлами скан-копий и бумажными копиями различных документов, существует проблема с поиском актуальных локальных нормативных актов общества, необходимых для работы служб. Также высока потребность в обеспечении единых систем для хранения первичной, технической и разрешительной документации, паспортов качества и т.п.

Соответствующие задачи могут быть решены при помощи специализированных программных продуктов. Кроме того, необходимо ввести единые методики и процедуры по работе с неструктурированными данными, а также типовую архитектуру соответствующих информационных систем.

Таблица 4

Потребность в управлении контентом по видам документов

Как видно из табл. 4, наиболее востребованным видом документов, для которого существует необходимость управления контентом, являются локальные нормативные акты Компании.

Кроме удовлетворения потребностей служб Компании, возникающих при работе с неструктурированной информацией, организация работы со сканированными копиями документов посредством специализированных систем позволит повысить уровень информационной безопасности за счет исключения необходимости пересылки файлов по электронной почте и их копирования посредством сменных носителей информации.

Потребность в единой системе корпоративной отчетности

Многим службам Компании для выполнения своих функций требуется формировать и анализировать сводную информацию на основе данных, полученных из различных информационных систем. Эти службы отмечают в анкетах проблемы отсутствия некоторых данных в используемых ими системах отчетности, а также длительность формирования отдельных отчетов в учетных системах. Этими же службами в анкетах перечисляется большое количество информации, получаемой и передаваемой вне информационных систем, а также отчетности, формируемой средствами Excel.

Решая задачи сбора и комплексного анализа информации в своих областях деятельности, специалисты аппарата управления вынуждены формировать отчетность, собирая информацию из отдельных систем или от других служб, и перекладывать ее из одних таблиц Excel в другие. При этом теряется актуальность и достоверность данных, связь с источниками информации, становится невозможной или очень трудоемкой проверка качества данных в отчетах.

На основе анкетирования можно сделать вывод о востребованности в Компании системы корпоративной отчетности на базе единого хранилища данных, аккумулирующего необходимые многим службам данные из различных систем. Используя систему корпоративной отчетности, службы Компании не только получили бы доступ к необходимой информации из ИС, но и смогли бы отказаться от обмена бумажными отчетами и Excel-файлами. Ограничение обмена Excel-файлами будет также способствовать улучшению информационной безопасности.

Для решения данной задачи в Компании должны использоваться специализированные системы (класса Business Warehouse). Кроме получения отчетности фиксированной формы эти системы предоставляют инструменты бизнес-аналитика и позволяют обобщать данные по произвольным аналитическим разрезам.

Таким образом, необходимо организовать работу по созданию системы корпоративной отчетности Компании и единого хранилища данных.

Вместе с тем для обеспечения осведомленности служб о наличии необходимой информации в ИС необходимо создать репозиторий метаданных, в котором будут содержаться сведения о данных, имеющихся в ИС и корпоративном хранилище данных.

Необходимость автоматизации целостных процессов с учетом источников и потребителей информации

Как уже отмечалось, многими службами выполняются сбор, обработка информации и формирование отчетности вне информационных систем. При этом в некоторых областях деятельности достаточно высок уровень автоматизации бизнес-процессов.

На основе этих двух фактов можно сделать вывод о недостаточно комплексном применении процессного подхода при проектировании соответствующих ИТ-решений. При решении задачи, поставленной в ИТ-проекте, необходимо автоматизировать целостные (end-to-end) бизнес-процессы, в которых информация появляется, обрабатывается и предоставляется конечному потребителю. Однако многие задачи ставятся как автоматизация отдельных отчетных и первичных форм, что не предполагает полноценной проработки информационных бизнес-процессов и ведет к локальной автоматизации с сохранением движения информации в виде Excel-файлов на этапах до и после формирования соответствующих отчетных форм.

Общий уровень удовлетворения информационных потребностей

Согласно анкетным данным в среднем общий уровень удовлетворения информационных потребностей служб аппарата управления Компании является удовлетворительным (средняя оценка 3,1 из 5). Однако в отдельных анкетах выставлена оценка "неудовлетворительно", что свидетельствует не только о низком уровне автоматизации бизнес-процессов, но и о наличии заинтересованности во внедрении новых ИТ-решений.

Последний вывод подтверждается большим разрывом между оценкой доли информации, обрабатываемой при помощи ИС в текущий момент, и доли информации, которая должна обрабатываться при помощи ИС. В среднем эти показатели равны 42% и 70% соответственно.

Большой разрыв между текущим и желаемым уровнем автоматизированной обработки информации наряду с низкой оценкой общего уровня информационных потребностей говорит о необходимости разработки комплексных программ развития информационных технологий по соответствующим направлениям деятельности.

Выводы, значимые для организации управления данными

1. Наиболее актуальной проблемой в области управления данными в Компании является проблема качества данных в информационных системах. Второй по актуальности является проблема формирования корпоративной отчетности.

2. Анкетирование показало наличие высокой потребности в управлении неструктурированными данными (база нормативных актов Компании, технические паспорта, первичные документы и т.п.). Эти потребности включают организацию централизованных хранилищ документов, хранение версий документов, поиск по ключевым словам, ситуации и т.п.

3. Управление нормативно-справочной информацией (НСИ) в ИС Компании организовано на достаточно высоком уровне. Централизованное ведение большей части наиболее востребованной НСИ уже выполнено. Работа с НСИ выполняется планомерно в рамках ИТ-проектов. Тем не менее, в ходе анкетирования выявлены отдельные проблемы с качеством и актуальностью НСИ, которые требуют внимания соответствующих специалистов.

4. Высокая потребность в данных из систем дочерних обществ наряду с выявленными проблемами и потребностями в корпоративной отчетности требует активизации работ по управлению хранилищами данных и бизнес-аналитикой, организации создания единой системы корпоративной отчетности и репозитория метаданных.

5. Выделены группы информации, являющиеся важными для работы многих служб Компании. Управление данными предприятия должно быть организовано в первую очередь для соответствующих данных в ИС. Согласно лучшим мировым практикам для них должны быть закреплены владельцы и менеджеры данных, определены критерии качества и правила ведения [2].

Выводы, значимые для управления развитием ИС Компании

1. Выявлена высокая потребность в данных из систем бизнес- партнеров и информационных агентств, включающая потребность в интеграции этих данных с данными ИС Компании. Для реализации соответствующих ИТ-проектов потребуются разработка архитектуры и проработка вопросов безопасности данных.

2. Определены службы с низким уровнем удовлетворения информационных потребностей, а также службы с большим разрывом между текущим и желаемым уровнем автоматизированной обработки информации. Эти сведения необходимо использовать для приоритезации ИТ-проектов при формировании план-графика развития ИС Компании.

3. Большой объем информационного обмена вне ИС по некоторым службам позволяет сделать вывод об отсутствии комплексного подхода к автоматизации процессов. Для решения этой проблемы необходимо усилить контроль над целостностью автоматизируемых бизнес-процессов и наличием входной (по отношению к процессам) информации в ИС.

4. При анкетировании обозначен ряд информационных потребностей, которые могут быть удовлетворены доработкой или расширением функциональности ИТ-решений, а также созданием новых ИТ- решений. Эти анкеты должны быть направлены в ИТ-службы, курирующие эти ИТ-решения, для подготовки предложений.

Заключение