Інформаційні технології як метод збільшення ефективності системи державного управління

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Обчислювальна техніка і засоби зв'язку міцно ввійшли в сучасне життя, і подив викликає вже не їхня наявність, а скоріше, відсутність чи недостатньо ефективне використання. Рівень комп'ютеризації російських комерційних структур і громадян поки нижче, ніж у ряді провідних країн Європи і США, але розрив поступово скорочується. А от ситуація з освоєнням інформаційних і комунікаційних технологій (ІКТ) органами державного управління стала причиною обґрунтованого занепокоєння суспільства.

Задачі сучасного суспільства можна вирішити, тільки застосовуючи сучасні засоби. Можна тимчасово відкласти впровадження інформаційних технологій ціною збільшення державного апарату, зниження рівня оплати праці в державному секторі, погіршення умов розміщення державних установ. Але це поставить під загрозу виконання багатьох державних функцій і в кінцевому підсумку завдасть істотної шкоди репутації і інтересам держави. Об'єктивних причин відкладати впровадження сучасних ІКТ у державному секторі немає. Формальною констатацією цього факту з боку держави стало створення федеральної цільової програм.

Складові ефективності системи державного управління.

Ефективність роботи системи державного управління визначається трьома складовими:

· ефективністю взаємодії з громадянами і підприємствами;

· ефективністю внутрішньої роботи кожної установи окремо;

· ефективністю взаємодії органів влади між собою.

державний діловодство документообіг електронний

Рис. 1

Інформаційні технології не є панацеєю, але з їх допомогою можливе істотне підвищення ефективності всіх трьох ланок. Впровадження інформаційних технологій, як показує практика, призводить до оптимізації організаційних процедур, роблячи їх більш простими і логічними.

Очікувані від впровадження інформаційних технологій результати можна розділити на два класи -- стратегічні і тактичні.

Тактичні результати пов'язані в основному із скороченням витрат. Їх досить легко визначити і виміряти. Оцінювані в грошовому вимірі переваги можуть бути розраховані на основі підрахунку того, скільки можна забрати фізичних шаф для зберігання документів, скільки площ звільнити, наскільки можна скоротити штат (чи, принаймні, уникнути його росту), скільки часу заощадять організації і громадяни, які взаємодіють з органами влади тощо.

Очікувані стратегічні результати -- це поліпшення якості прийнятих рішень, підвищення довіри громадян до влади, істотне зниження прямих і непрямих суспільних витрат на утримання органів влади.

Основний зміст роботи більшості органів державної влади -- це вироблення управлінських рішень, що протікає у формі роботи з документами. Тому ефективність здійснення ними своїх функцій у значній мірі визначається системою роботи з документами, прийнятою в організації.

Ідея електронного документообігу полягає в тому, що для документів взагалі не створюються паперові версії. Це дозволить значно підвищити ефективність і знизити витрати в порівнянні із змішаним документообігом.

Необхідно мати на увазі, що перехід на чисто електронний документообіг і діловодство (ЕДД) вимагатиме значного часу. Але впровадження систем автоматизованого діловодства вже зараз створює гарні технологічні передумови для переходу до електронного документообігу, тому що в таких організаціях співробітники поступово відвикають мати справу з паперами (обіг паперів замикається на канцелярії, архіві та експедиції), і в них зникає технологічна необхідність.

Для деяких видів документів (наприклад, внутрішніх) електронний документообіг можливий вже зараз. Він також можливий для всіх проектів документів на стадії їх розробки та погодження.

Рішення, які постачаються корпорацією Microsoft та її партнерами, дозволяють ефективно автоматизувати традиційні процеси діловодства органів державної влади і забезпечують можливість поступового переходу до електронного документообігу.

Важливість впровадження таких систем визначається не тільки задачею підвищення ефективності роботи окремих органів влади. Як випливає з попередніх розділів, без ефективно функціонуючих внутрішньовідомчих систем роботи з документами неможлива ані автоматизація міжвідомчого обміну документами, ані побудова порталів для взаємодії з громадянами і суб'єктами господарювання.

Оцінка потреби в системах електронного діловодства та документообігу.

За даними обстеження, що проводилося Siemens Business Services у ряді компаній:

· 30% часу робочих груп витрачається на пошуки та погодження документів;

· 6% документів безповоротно губляться;

· кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів;

· на 20--25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу;

· вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями.

У той же час ситуація в цій сфері наразі є далекою від ідеальної. За оцінками експертів, не більше 50% органів державної влади використовують які-небудь системи автоматизації діловодства, причому значна частина цих систем морально застаріла як в частині використовуваних програмних платформ, так і обсягу і характеру виконуваних функцій, зокрема, не здатні підтримувати електронний документообіг.

Таким чином, перед значною кількістю (до 70%) органів державної влади зараз стоїть проблема впровадження системи ЕДД.

В даний час системи ЕДД впроваджені в основних гілках органів влади різного рівня. І поширення таких систем постійно зростає. У недалекому майбутньому відсутність системи ЕДД стане неможливою для будь-якого органу влади.

Размещено на Allbest.ru