Создание информационного обеспечения деятельности компании по оптовой торговле на рынке строительного оборудования

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

«КОЛЛЕДЖ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Имени Героя Советского Союза М.Ф. Панова»

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

Тема: Создание информационного обеспечения деятельности компании по оптовой торговле на рынке строительного оборудования

Специальность 230401 Информационные системы (по отраслям)

Наименование учебной дисциплины: МДК 02.03. Разработка информационной системы для строительной отрасли

Группа СИС 414/13

Обучающийся Гусев Александр Иванович

Преподаватель Павлов Александр Викторович

Москва, 2017 г.



Оглавление

Обозначения и сокращения

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты деятельности оптового торгового предприятия

1.1 Понятие концепции деятельности оптового торгового предприятия

1.2 Требования к разрабатываемой системе

1.3 Проектирование в SADT

1.4 Технология информационной деятельности

Глава 2. Проектирование и моделирование информационной системы

2.1 Сущность, цели и задачи информационно системы

2.2 Проектирование информационно-управляющих систем и их эффективность в управлении организацией

2.3 Пути повышения совершенствования информационно-управляющей системы информационный обеспечение торговый оптовый

2.3.1 Виды информационного обеспечения системы управления персоналом

Глава 3. Разработка информационной системы

3.1 Информационная система - предприятия

3.2 Техническое экономическое обоснование

3.2.1 Наименование

3.2.2 Цель проекта

3.2.3 Основная информация о проекте

3.2.4 Основные виды деятельности

3.2.5 Работы и их стоимости

3.3 Требования к техническому обеспечению

3.4 Общие требования безопасности

3.5 Требования безопасности перед началом работы

3.6 Требования безопасности во время работы

3.7 Требования безопасности в аварийных ситуациях

3.8 Требования безопасности по окончании работы

Заключение

Список используемой литературы

Обозначения и сокращения

БД - база данных.

ТД - торговый дом

ИТ - информационные технологии.

ПО - программное обеспечение.

ППО - прикладное программное обеспечение.

РФ - Российская Федерация.

СУБД - система управления базами данных

Введение

Актуальность разработки: Оптовой торговле принадлежит важная роль в развитии сферы обращения товаров народного потребления. Преобразуя производственный ассортимент в торговый, определяя структуру и направление товарных потоков, выступая на рынке в качестве посредника между промышленностью и розничным торговым звеном, оптовые предприятия и организации тем самым способствуют гармонизации единого потребительского рынка страны.

Таблица 1 - Структура оборота оптовой торговли

Url: http://www.gks.ru (дата обращения 21.12.2016)

Изменения, происходящие в экономике России, потребовали от руководителей оптовых предприятий поиска новых путей увеличения прибыли, развития и оптимизации деятельности. У многих современных оптовых предприятий сформировался целый комплекс проблем: плохо учитываются потребности конечного потребителя, отсутствуют долгосрочные планы сбыта товаров, основанные на изучении платежеспособного спроса конечных потребителей, его изменения от различных факторов; не проводится систематический анализ, направленный на выявление новых торговых услуг, которые может оказывать оптовая торговля. Все это приводит либо к недооценке объёма рынка - и, как следствие, к потерям от упущенной выгоды, либо к затовариванию - и к потерям от снижения скорости оборота или от истечения срока годности.

В последние годы многие руководители оптовых предприятий пришли к выводу, что непременным условием решения выше названных и иных проблем становится использование новых методов повышения эффективности коммерческой деятельности, получение устойчивых конкурентных преимуществ и быстрой адаптации к изменению окружающей среды, переход к формированию торгового ассортимента, ориентированного на изученные запросы конкретных групп потребителей, что вызвало необходимость в организации работы в торговле вообще и в оптовой торговле в частности, так как именно в компетенцию этого вида деятельности входят вопросы формирования ассортимента товаров и торговых услуг, отвечающего запросам потребителей и деловых партнеров.

Таким образом, актуальность темы исследования «Информационное обеспечение - деятельности компании оптовой торговли на рынке строй оборудования» обусловлена:

- невозможностью дальнейшего эффективного развития предприятий оптовой торговли только экстенсивным путем и необходимостью поиска новых путей развития предприятий;

- ужесточением конкуренции и постепенным насыщением рынка оптовых услуг, в том числе со стороны создающихся и развивающихся торговых сетей;

- необходимостью четкого подсчёта продукции в пределах каждого предприятия;

Экономические показатели:

Позволит уменьшить процент пропаж и воровства, за счет более четкого контроля.

Позволит сократить расходы.

Позволит создать наиболее точную, схему окупаемости товаров.

Упростит выбор необходимой продукции.

Будет осуществлять подсчет товаров, имеющихся в обороте предприятия.

Задачи:

Рассмотреть концепцию деятельности оптового торгового предприятия;

Изучить информационное обеспечения для торгового предприятия по оптовой продаже;

Рассмотреть перспективы информационного обеспечения для торгового предприятия по оптовой продаже;

Выявить содержание и методы эффективной работы информационного обеспечения для торгового предприятия по оптовой продаже;

Изучить механизм реализации информационного обеспечения для торгового предприятия по оптовой продаже;

Цель работы: Целью настоящего исследования является создание информационного обеспечения деятельности компании по оптовой торговле на рынке строительного оборудования

Объект работы: Объект исследования: ООО «ТД Шляпа» - торговое предприятие по оптовой продаже строительного оборудования.

Предмет исследования: Информационное обеспечение ООО «ТД Шляпа».

Задачи: объект и предмет исследования определили его задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты деятельности оптового торгового предприятия.

2. Проанализировать особенности деятельности оптового торгового предприятия на примере ООО «ТД Шляпа».

3. Разработать информационное обеспечение для ООО «ТД Шляпа».

Гипотеза: основана на предположении о том, что при использовании данного информационного обеспечения деятельности компании оптовой торговли, будут сокращены расходы на товар, будет упрощен поиск нужного товара, в связи с чем выбор нужного товара будет производиться с большей скоростью.

Методология и методика работы: Методологической основой исследования явился диалектический подход к изучению конкретных явлений, событий, фактов на базе применения основных теоретических положений в сфере информационного обеспечения.

Теоретическая основа: Информационной базой исследования стали работы отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области информационных систем и баз данных.

Практическая значимость: данное информационно обеспечение однозначное экономическое представление информации в системе. Организация взаимодействия пользователей с системой. Обеспечение эффективности использования информации в контуре управления деятельности объекта. Структура работы: данная работа будет состоять из трех глав. В первой главе будут описаны: продукт проектирования и разработка, требований к информационному обеспечению. А также функции информационного обеспечения, области применения.

Во второй главе будут расписаны сущность, цели и задачи информационной системы, будут описаны методологии проектирования, а также бизнес-процессы, их преимущества и особенности.

В третей главе также в эту главу будет включено описание этапов жизненных циклов данного информационного обеспечения, процесс разработки и моделирования информационного обеспечения, а также техническо-экономическое обоснование.

Глава 1. Теоретические аспекты деятельности оптового торгового предприятия

1.1 Понятие концепции деятельности оптового торгового предприятия

Все хозяйственно-коммерческие операции торгового предприятия можно условно разделить на две больших группы - оптовую и розничную торговлю. Оптовая продажа товара, как правило, осуществляется оптовым потребителям, которые перераспределяют (перепродают) совокупность произведенных либо перекупленных товаров, доводят их до розничной торговой сети, которая затем продает их непосредственным потребителям (физическим и юридическим лицам). Следовательно, под оптовыми предприятиями надо понимать коммерческие организации, обеспечивающие нормальную и бесперебойную работу профессиональных участников рынка, оказывая услуги предприятиям в сфере производства и обращения; осуществляющие деятельность, необходимую для удовлетворения потребностей производственных и розничных торговых предприятий, как связанную, так и не связанную с физическим движением товара и направленную на получение прибыли. Разнообразие форм оптовых предприятий проиллюстрировано рисунок 1.



Рисунок 2 - Типы оптовых торговых предприятий

Для независимых оптовых предприятий, приобретающих товар в собственность с целью дальнейшей перепродажи, основой оценки прибыльности оптовых операций является торговая наценка, размер которой отражает долю прибыли оптовика в цене товара. Особенностью этой группы оптовиков является то, что они полностью свободны в принятии решений относительно выбора продуктов, их поставщиков и покупателей. Исходя из этого, такое предприятие стоит перед необходимостью вырабатывать собственную политику, а, следовательно, изучать конкурентную среду и потребителей, позиционироваться на рынке, определять приоритеты сбыта и т. п.

Доминантой деятельностью в торговле является коммерческая работа, что дает возможность рассматривать ее как важную составляющую системы. Генезис функций в торговле во многом обусловлен природой отрасли. По существу, речь идет о функциях при оказании услуг профессиональным участникам рынка при осуществлении деятельности коммерческого характера. Все оптовые предприятия в той или иной степени занимаются изучением спроса, перемещением, хранением и распределением товаров, формированием ассортимента и ценообразованием, реализацией и стимулированием продаж.

Несомненно, что, оптовая торговля придает товару дополнительную полезность путем сортировки, упаковки, трансформации производственного ассортимента в торговый, предоставления товара в нужное время и в нужном месте, т. е. обеспечивая реальное сближение покупателя (потребителя) и товара. Коммерческая составляющая является решающим фактором деятельности на рынке с обостренной конкуренцией, что характерно для оптовых торговых предприятий.

На оптовом рынке фигурирует особый субъект -- оптовый потребитель. Будучи перепродавцом товаров, предлагаемых оптовой фирмой, он фактически выступает не столько как ее партнер или конкурент, сколько как клиент-посредник, продвигающий товар к конечному потребителю.

Для российских оптовых предприятий в современных условиях появились и новые приоритеты:

- диверсификация своего товарного профиля;

- персонифицированные решения проблем потребителя;

- поиск новых рыночных сегментов;

- усиление социальной ответственности;

- развитие внутрифирменной культуры и др.

Приоритетом оптового предприятия становится поиск конкурентоспособных отличительных черт.

Итак, завершая анализ в сфере оптовой торговли, можно сделать следующие выводы. Во-первых, сфера оптовой торговли является весьма специфической средой, особенности которой характеризуются: наличием особых субъектов -- оптовых потребителей, специфические потребности которых нужно удовлетворять; постоянной дилеммой оптовика: на какой из уровней спроса ориентировать свою стратегию (оптовых или конечных потребителей), поиск компромисса в учете интересов данных рыночных субъектов; особой ролью оптового торговца как невольного консультанта производителей и розничных продавцов; важным местом оптовиков в территориальном перераспределении ресурсов и

общественном распределении и обмене. Во-вторых, особенности оптовой торговли влияют на работу службы оптового предприятия решающим образом, причем их стратегические последствия затрагивают практически все составляющие деятельности оптовика и придают им существенные отличия от розничных торговых предприятий.

1.2 Требования к разрабатываемой системе

Предприятие - является единым организмом, и улучшение чего-либо одного может привести к небольшому сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь не только эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, но и информационную систему их поддержки. Что может дать внедрение информационной системы?

снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

повышение скорости товарооборота,

сокращение излишков товарных запасов до минимума,

увеличение и усложнение ассортимента продукции,

улучшение качества продукции,

выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

Сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и любого другого анализа, и использования при принятии управленческих решений.

Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

1.3 Проектирование в SADT

Метод SАDT (Struсturеd Аnаlysis аnd Dеsign Tесhniquе) считается классическим методом процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.

В соответствии с этим принципом бизнес-модель должна выглядеть следующим образом:



Рисунок 1 Принцип бизнес-модели

Метод SАDT представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SАDT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и

связи между этими действиями. Основные элементы этого метода основываются на следующих концепциях:

Графическое представление блочного моделирования.

Строгость и точность

Отделение организаций от функции, то есть исключение влияние административной структуры организации на функциональную модель.

Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с создания контекстной диаграммы - диаграммы наиболее абстрактного уровня описания системы в целом, содержащей определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель. См. Приложение 1

Под субъектом понимается сама система, при этом необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами, другими словами, определить, что будет в дальнейшем рассматриваться как компоненты системы, а что как внешнее воздействие. На определение субъекта системы будут существенно влиять позиция, с которой рассматривается система, и цель моделирования - вопросы, на которые построенная модель должна дать ответ. Другими словами, в начале необходимо определить область моделирования. Описание области как системы в целом, так и ее компонентов является основой построения модели. Хотя предполагается, что в ходе моделирования область может корректироваться, она должна быть в основном сформулирована изначально, поскольку именно область определяет направление моделирования. При формулировании области необходимо учитывать два компонента - широту и глубину. Широта подразумевает определение границ модели - что будет рассматриваться внутри системы, а что снаружи. Глубина определяет, на каком уровне детализации модель является завершенной. При определении глубины системы необходимо помнить об ограничениях времени - трудоемкость построения модели растет в геометрической прогрессии с увеличением глубины декомпозиции. После определения границ модели предполагается, что новые объекты не должны вноситься в моделируемую систему. Строится набор диаграмм, последовательно детализирующих процессы функционирования объекта управления.

Общий вид блока диаграммы, построенной согласно методологии IDEF0 (IDEF0-диаграммы, или IDEF0 - модели).

Рисунок 2 Состав функциональной модели URL: http://math.sgu.ru/users/oryol/files/proj1.pdf. (дата обращения 21.12.2016)

Одной из наиболее важных особенностей метода SАDT является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель. Каждый компонент SАDT-модели может быть декомпозирован на другой диаграмме. Каждая диаграмма иллюстрирует "внутреннее строение" блока на родительской диаграмме. См Приложение 2

Рисунок 3 Уровни представления URL: http://math.sgu.ru/users/oryol/files/proj1.pdf. (дата обращения 21.12.2016)

Построение SАDT-модели заключается в выполнении следующих действий:

* сбор информации об объекте, определение его границ;

* определение цели и точки зрения модели;

* построение, обобщение и декомпозиция диаграмм;

* критическая оценка, рецензирование и комментирование.

Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента -- одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Поскольку единственный блок отражает систему как 7 единое целое, имя, указанное в блоке, является общим.

Это верно и для интерфейсных дуг -- они также соответствуют полному набору внешних интерфейсов системы в целом.

Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Эти блоки определяют основные подфункции исходной функции.

Во всех случаях каждая подфункция может содержать только те элементы, которые входят в исходную функцию. Кроме того, модель не может опустить какие-либо элементы, т.е., как уже отмечалось, родительский блок и его интерфейсы обеспечивают контекст.

К нему нельзя ничего добавить, и из него не может быть ничего удалено. Модель SАDT представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые изображены в виде блоков.

Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня.

На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы. На SАDT-диаграммах не указаны явно ни последовательность, ни время. Обратные связи, итерации, продолжающиеся процессы и перекрывающиеся (по времени) функции могут быть изображены с помощью дуг. Обратные связи могут выступать в виде комментариев, замечаний, исправлений.

1.4 Технология информационной деятельности

Информатизация в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это -- многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

- обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

- заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микро-ЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются, для:

- разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

- контроля за поступлением заказов;

- анализа данных о сбыте продукции;

- регистрации поступления платежей;

- ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста

Глава 2. Проектирование и моделирование информационной системы

2.1 Сущность, цели и задачи информационно системы

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИС некой организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в некоторой конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что ИС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей.

2.2 Проектирование информационно-управляющих систем и их эффективность в управлении организацией

Не будет преувеличением сказать, что цель ИС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды управленческой деятельности на три категории.

Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых товаров и т.д.

Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в работе и отнимать время.

Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Подвижность и неопределенность внешней среды определяют, какие способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Можно выделить четыре основных способа выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение - это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания. Взаимодействие - это встречи с одним или несколькими людьми, в течении которых происходит взаимный обмен информацией. Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ - это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Если подвижность и неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут быть запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально увеличить использование обезличенных источников информации, таких как сообщения и анализ. Однако, так как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать больше информации из личных источников, таких как взаимодействие и самонаблюдение. Трудность использования таких источников требует от руководства уделять особое внимание таким поведенческим факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на качество получаемой информации.



2.3 Пути повышения совершенствования информационно-управляющей системы

2.3.1 Виды информационного обеспечения системы управления персоналом

Участие пользователей в проектировании системы. Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые в последствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменения

Процесс обучения пользователей

Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех “ловушек”, которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.

Если ИС использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться.

Для внедрения информационных технологий в работу службы управления персоналом необходимо определить набор программ.

Это прежде всего программы для внедрения кадрового делопроизводства, программы для психологического тестирования персонала и обучающие программы. Такие программы позволили бы проводить разносторонний анализ состояние персонала предприятия, предупреждать кризисные ситуации.

История применения компьютерных программ для решения задач кадрового делопроизводства показывает, что перечень вопросов, решаемых службой кадров, остался неизменным: персональный учёт работников, статистический и оперативный учёт и отчётность; анализ движения кадров; анализ квалифицируемого состава кадров; ведение архива.

Данный вид программ довольно широко используется в системе управления персоналом, но эти программы в силу их целевого предназначения комплексно не решают проблему работы с кадрами.

Особый интерес представляют программы, которые позволяют проводить не только комплексное обследование работника, но и обеспечить системный подход к кадровой работе в целом. На рынке программ они в основном представлены компьютерными экспертами системы.

Система предназначена для решения задач централизованного управления человеческими ресурсами предприятия, включающих в себя:

- Планирование организационной структуры

-оперативный учёт движения кадров

-ведение административного документооборота

-учёт труда и расчёт заработной платы

-учёт и разнесение затрат на оплату труда

-предоставление статистической отчётности по труду

-ведение кадрового резерва

-аттестация и повышение квалификации работников

-поиск специалистов на рынке труда

-ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.



Глава 3. Разработка информационной системы

3.1 Информационная система - предприятия

Информационная система предприятия оптовой торговли строительным оборудованием представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначена для выполнения заданных функций.

Основные принципы разработки информационной системы

1. Принцип соответствия - ИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью, критерий эффективности должен быть количественным.

2. Принцип экономичности - затраты на обработку информации в ИС должны быть меньше экономического выигрыша на объекте при использовании этой информации.

3. Принцип регламентации - большая часть информации в ИС должна поступать и обрабатываться со строгой периодичностью, по расписанию.

4. Принцип самоконтроля - работа ИС должна быть ориентирована на непрерывное обнаружение ошибок в данных и процессах их обработки.

5. Принцип интеграции - должен производиться однократный ввод информации в ЭИС и ее многократное, многоцелевое использование.

6. Принцип адекватности - способность ИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.



3.2 Техническое экономическое обоснование

3.2.1 Наименование

Информационное обеспечение деятельности компании по оптовой торговле на рынке строительного оборудования.

3.2.2 Цель проекта

Создание информационного обеспечения деятельности компании по оптовой торговле на рынке строительного оборудования позволит вести наиболее точный и корректный учет продукции, источников продукции, сроки и даты, контакты и имена всех сотрудников, поставщиков и клиентов. Вести точный учет, какая продукция находится в каком разделе и на каком складе. Кто покупал что-либо, в каких объёмах, когда и кто доставил это. Максимально точная информация позволяет проводить детальный и чёткий контроль. Оснащение предприятия современным оборудованием и технологиями обеспечит гладкую и уверенную работу.

3.2.3 Основная информация о проекте

Включает в себя 13 таблиц и 3 отчёта.

Таблицы:

Должность - включает в себя графы: должность, зарплата и описание должности

Зона хранения - включает в себя 5 граф: код зоны, код товара, наименование товара, кол-во товара, склад.

Кассовый чек - включает в себя 4 графы: код чека, код кассира, дата отпуска чека, адрес отпуска чека.

Накладная - включает в себя 6 граф: код накладной, номер накладной, дата выписки накладной, код поставщика, код потребителя, код сотрудника.

Отделы - включает в себя 3 графы: код отдела, название, телефон отдела.

Поставка - включает в себя 5 граф: код поставки, код поставщика, код склада, дата поставки на склад, адрес поставки.

Поставщик - включает в себя 6 граф: код поставщика, ФИО, адрес, телефон, должность, фирма.

Потребитель - включает в себя 4 графы: код потребителя, ФИО, адрес, телефон.

Производитель - включает в себя 3 графы: производитель, дата заключения контракта, дата окончания действия срока контракта.

Склад - включает в себя 2 графы: код склада, наименование.

Сотрудники - включает в себя 6 граф: код сотрудника, ФИО, Дата рождения, адрес, телефон, должность.

Специфика накладной - включает в себя 5 граф: код спецификации накладной, код товара, кол-во товара, код накладной, код чека.

Товар - включает в себя 8 граф: Код товара, Наименование, марка, производитель, дата выпуска, кол-во, цена розница, цена опт.

Отчёты:

Зона хранения - включает в себя 5 граф: код зоны, код товара, наименование товара, кол-во товара, склад.

Кассовый чек - включает в себя 4 графы: код чека, код кассира, дата отпуска чека, адрес отпуска чека.

Сотрудники - включает в себя 6 граф: код сотрудника, ФИО, Дата рождения, адрес, телефон, должность.

3.2.4 Основные виды деятельности

Основными видами деятельности информационного обеспечения является:

Сбор информации;

Хранение информации;

Быстрый поиск информации;

Сокращение затрат на бумажную работу;

Возможность без каких-либо осложнений расширить ИС в случае необходимости;

Возможность вывода информации.

Вся продукция является строго индивидуальной и выполняется в соответствии с техническим заданием заказчика.

3.2.5 Работы и их стоимости

Для реализации проекта необходимо выполнить:

Внедрение производственных, учетных и административных процессов* (включая автоматизацию)

Наименование работы Стоимость, руб.

Пред проектные работы 20000

Создание информационного обеспечения 20000

Покупка, монтаж оборудования и обучение персонала 30000

Внедрение производственных, учетных и административных процессов* (включая автоматизацию) 30000

Общая стоимость проекта: 100 000 рублей.

3.3 Требования к техническому обеспечению

Для функционирования ПО необходим ПК следующим минимальным требованиям:

процессор рекомендуется использовать процессор с тактовой частотой 2,0 ГГц (32- или 64-разрядный).

4-8Gb оперативной памяти; DDR3;

жесткий диск 1 Тб;

монитор -SVGA;

клавиатура - 101/102 клавиши;

манипулятор типа «мышь». 

3.4 Общие требования безопасности

К работе на персональном компьютере допускаются лица, прошедшие обучение безопасным методам труда, вводный инструктаж, первичный инструктаж на рабочем месте.

При эксплуатации персонального компьютера на работника могут оказывать действие следующие опасные и вредные производственные факторы:

- повышенный уровень электромагнитных излучений;

- повышенный уровень статического электричества;

- пониженная ионизация воздуха;

- статические физические перегрузки;

- перенапряжение зрительных анализаторов.

Работник обязан:

Выполнять только ту работу, которая определена его должностной инструкцией.

Содержать в чистоте рабочее место.

Соблюдать режим труда и отдыха в зависимости от продолжительности, вида и категории трудовой деятельности (приложение N 1)

Соблюдать меры пожарной безопасности.

Рабочие места с компьютерами должны размещаться таким образом, чтобы расстояние от экрана одного видеомонитора до тыла другого было не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.

Рабочие места с персональными компьютерами по отношению к световым проемам должны располагаться так, чтобы естественный свет падал сбоку, преимущественно слева.

Оконные проемы в помещениях, где используются персональные компьютеры должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.

Рабочая мебель для пользователей компьютерной техникой должна отвечать следующим требованиям:

- высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах 680-800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм;

- рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, глубиной на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм;

- рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а так же - расстоянию спинки от переднего края сиденья;

- рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног, имеющей ширину не менее 300 мм, глубину не менее 400 мм, регулировку по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 градусов; поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм;

- рабочее место с персональным компьютером должно быть оснащено легко перемещаемым пюпитром для документов.

Для нормализации аэроионного фактора помещений с компьютерами необходимо использовать устройства автоматического регулирования ионного режима воздушной среды (например аэроионизатор стабилизирующий "Москва-СА1").

Женщины со времени установления беременности и в период кормления грудью к выполнению всех видов работ, связанных с использованием компьютеров, не допускаются.

За невыполнение данной инструкции виновные привлекаются к ответственности согласно правилам внутреннего трудового распорядка или взысканиям, определенным Кодексом законов о труде Российской Федерации.

Требования безопасности перед началом работы

Подготовить рабочее место.

Отрегулировать освещение на рабочем месте, убедиться в отсутствии бликов на экране.

Проверить правильность подключения оборудования к электросети.

Проверить исправность проводов питания и отсутствие оголенных участков проводов.

Убедиться в наличии заземления системного блока, монитора и защитного экрана.

Протереть антистатической салфеткой поверхность экрана монитора и защитного экрана.

Проверить правильность установки стола, стула, подставки для ног, пюпитра, угла наклона экрана, положение клавиатуры, положение "мыши" на специальном коврике, при необходимости произвести регулировку рабочего стола и кресла, а также расположение элементов компьютера в соответствии с требованиями эргономики и в целях исключения неудобных поз и длительных напряжений тела.

3.6 Требования безопасности во время работы

Работнику при работе на ПК запрещается:

- прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании;

- переключать разъемы интерфейсных кабелей периферийных устройств при включенном питании;

- допускать попадание влаги на поверхность системного блока (процессора), монитора, рабочую поверхность клавиатуры, дисководов, принтеров и других устройств;

- производить самостоятельное вскрытие и ремонт оборудования;

- работать на компьютере при снятых кожухах;

- отключать оборудование от электросети и выдергивать электровилку, держась за шнур.

Продолжительность непрерывной работы с компьютером без регламентированного перерыва не должна превышать 2-х часов.

Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития познотонического утомления выполнять комплексы упражнений.

3.7 Требования безопасности в аварийных ситуациях

Во всех случаях обрыва проводов питания, неисправности заземления и других повреждений, появления гари, немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации руководителю.

Не приступать к работе до устранения неисправностей.

При получении травм или внезапном заболевании немедленно известить своего руководителя, организовать первую доврачебную помощь или вызвать скорую медицинскую помощь.

3.8 Требования безопасности по окончании работы

Отключить питание компьютера.

Привести в порядок рабочее место.

Выполнить упражнения для глаз и пальцев рук на расслабление.



Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам.

Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

§ высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

§ специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

§ менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

§ менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

§ поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

§ собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.

Полный переход к электронной форме информации пока затруднителен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране).