Шаблони і форми документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Тема 1. Шаблони і форми документів

Тема 2. Робота з багатосторінковими документами

Література



Тема 1. Шаблони і форми документів

Застосування електронних форм і бланків.

Проектування форм.

Поля форми.

Захист форми і її застосування.

Електронні форми та бланки

Основою кожного документа є шаблон. Шаблон -- це набір параметрів форматування, доступний при створенні нового документа. Звичайний (стандартний) шаблон також містить елементи автотекста, макроси, панелі інструментів, меню і операції. Для полегшення роботи програма Word містить додаткові шаблони попереднього форматування документів, а також майстри шаблонів, які допоможуть пройти етапи попереднього форматування.

По команді Файл > Создать користувачу надається набір шаблонів. На малюнку показана вкладка Письма и факсы діалогового вікна Создание документа. Спочатку список шаблонів визначається при установці програми Word, але туди додаються і нові шаблони, створені самостійно. Різні значки відповідають власне шаблонам і інтерактивним майстрам. Виберіть шаблон, щоб побачити його у вікні попереднього перегляду. Для шаблонів, створених іншими користувачами, попередній перегляд часто неможливий. Після вибору шаблона клацніть на кнопці ОК.



Шаблони містять підставлені символи там, де можна вставити свій текст. В шаблон можна ввести обов'язковий текст і зберегти його як новий шаблон -- тоді назва і інформація про нього з'явиться в кожному документі, що використовує цей шаблон. Можна також самому повністю створити новий шаблон.

При збереженні документа, створеного за допомогою шаблона, йому надають ім'я, як і будь-якому іншому документу. Щоб використовувати документ як шаблон для майбутніх документів або якщо документ із самого початку створюється як шаблон, розкрийте список Тип файлу в діалоговому вікні Сохранение документа і виберіть пункт Шаблон документа (*.dot).

Одним з варіантів без паперового документообігу є застосування електронних бланків. Якщо необхідно створити форму заяви на відпустку, навіщо турбуватися про її друк, розмноження і заповнення? Але це ще тільки частина справи. Коли службовець заповнює і представляє цю форму, начальник накладає резолюцію і передає бланк помічнику, який робить копію, повертає перший екземпляр працівнику, а другий кладе в папку, де вже зберігаються аналогічні папери. При роботі з електронними формами картина міняється: службовець відкриває форму, заповнює її і відправляє по електронній пошті своєму начальнику, який її затверджує (або не затверджує) і повертає по електронній пошті. Все це займає лише декілька хвилин.

Проектування форм

Оскільки передбачається неодноразове використовування електронних форм, необхідно створити шаблон. Дайте команду Файл > Создать і на вкладці Общие виберіть значок Новый документ. Встановіть перемикач Создать шаблон і клацніть на кнопці ОК. Відкриється новий шаблон з ім'ям Шаблон 1. Непогано відразу зберегти його, щоб потім не пропали внесені зміни. Відкрийте діалогове вікно Сохранение документа, в якому пропонується зберегти шаблон в папці Шаблони.

Збережіть шаблон в одній з існуючих папок або створіть для нього нову. Тепер шаблоном можна користуватися при створенні нового документа.

При розробці власної форми промальовуйте її на папері або використайте вже існуючу форму як модель. Це допоможе створити кращу електронну форму, збереже час і позбавить від необхідності переробок структури форми під час роботи. Спершу клацніть правою кнопкою миші на будь-якій панелі інструментів і включіть за допомогою контекстного меню відображення панелі інструментів Формы або виконайте команду Вид - Панелі інструментів - Формы.

Панель інструментів Формы містить кнопки, призначені для вставки полів, створення таблиць і рамок для розташування на сторінці питань і речення. Тут же передбачені засоби захисту форми, що дозволяють користувачам вводити дані тільки у відведені для цього зони.

Найпростіший спосіб підготовки форми -- використовування таблиці. Таблиці дозволяють розміщувати текст в різних частинах екрану без необхідності турбуватися про перенесення тексту на новий рядок.

Для створення таблиці клацніть на кнопках Нарисовать таблицу або Вставить таблицу.

Після введення імен полів і речень в таблицю можна розділити комірки, об'єднати їх, змінити потрібним чином межі, ширину рядків і стовпців. Оскільки форма є електронною, не забудьте додати кольори, затінювання і графіку для додання їй більшої виразності.

Панель інструментів Форми надає можливість використовування рамок, завдяки яким можна розташовувати елементи точно в заданому місці. Може бути потрібно укласти невеликі таблиці в рамку, щоб їх було легке розміщувати на сторінці. Клацніть на кнопці Вставить рамку, розтягніть прямокутник розміром з вашу таблицю і вставте таблицю в рамку. Змінити розміри рамки можна перетягуванням маркерів, розташованих по її межах (миша при попаданні на ці маркери приймає вид двонаправленої стрілки). Для переміщення рамки виділите її клацанням і перетягнете в нове положення.

На панелі інструментів Рисование є зручні засоби, за допомогою яких до текстових полів застосовують трьохмірні ефекти, задають затінювання, заповнення і фон. Можна міняти орієнтацію тексту і повертати самі текстові поля.

Поля форми

У форму, що розробляється, необхідно додати поля або символи, щоб інші користувачі могли застосовувати їх при введенні своєї інформації. Існує три типи полів, які можна створити за допомогою кнопок на панелі Формы.

Текстове поле може мати будь-яку довжину, і призначене для введення тексту.

Флажок свої відповіді, користувач може встановити або зняти Флажок.

В Полі із списком користувач вибирає один з набору можливих відповідей.

Після завершення створення форми і установки захисту користувачі мають доступ тільки до елементів управління форми. Вони можуть вводити текст в поля, перемикати прапорці або вибирати значення із списків. Решта частини документа неприступна для редагування.

Для вставки елемента управління встановіть мишу там, де передбачається помістити елемент форми, і клацніть на одній з трьох кнопок, розташованих в лівій частині панелі інструментів: Текстове поле, Флажок або Поле із списком. При створенні форми корисно залишати включеною кнопку Затенение полей форми. В цьому випадку краще видно, де розташовані поля. Після створення елемента управління форми треба визначити його параметри. Наприклад, якщо двічі клацнути на полі форми, відкриється діалогове вікно Параметры текстового поля.



Ці параметри такі:

Тип -- обычный текст, число, дата, поточна дата, поточний час або обчислення.

Текст по умолчанию -- якщо існує варіант відповіді, яку може вибрати більшість користувачів, нехай він задається за умовчанням. Тоді буде потрібно вводити тільки специфічні відповіді.

Максимальная длинна -- число символів, що обмежує довжину запису користувача. Таке обмеження може бути відсутнє.

Формат текста -- визначає вибір оформлення: прописні букви, рядкові, перша прописна, перші прописні.

Можна призначити виконання макрокоманд при активізації поля і виході з нього, встановити закладки або обчислювати значення при виході. Щоб обмежити доступ користувачів до полів, зніміть прапорець Разрешить изменения.



Для елементів управління типа Флажок задаються наступні параметри розмер флажка: Авто (по формату напису пояснення) або Точно (в абсолютних одиницях);

Стан по умовчанню -- чи встановлений прапорець при відкритті форми.



Спеціальний параметр поля із списком -- це список пропонованих пунктів. Введіть текст в полі Элемент списка і клацніть на кнопці Добавить. Після створення списку можна використовувати кнопки Порядок для впорядковування елементів. Виділіть елемент і клацніть на кнопці Удалить для його видалення із списку. Перший елемент завжди вважається заданим за умовчанням. Щоб уникнути цього, можна ввести порожній елемент, що містить в імені тільки пропуски, або зробити першим елементом інструкцію: введіть свою інформацію.

Захист форми і її застосування

Коли Форма майже готова, залишається останній крок, який гарантує незмінність шаблона і дає користувачам доступ тільки до елементів форми. Клацніть на кнопці Защита формы на панелі Формы. Після цієї дії забороняється доступ до більшості панелей інструментів і меню. Проте шаблон можна зберегти, що і необхідно зробити.

Коли користувачі відкривають захищену форму, вони можуть тільки переміщатися по її полях. Клавіша TAB і комбінація клавіш SHIFT+TAB забезпечують перехід від одного елемента управління форми до наступного, вперед і назад. Доступ до панелей інструментів і інших засобів не забезпечується. Можна тільки вводити інформацію, відправляти її на принтер, задавати документу ім'я і зберігати його.

Після захисту форми завжди варто перевірити, чи вірно вона заповнюється і чи правильно відбувається перехід по клавіші TAB. Порядок переходу -- це послідовність, в якій активуються елементи управління при натисненні клавіші TAB. Залежно від параметрів таблиці і розташування в ній елементів порядок переходу може виявитися невдалим. Щоб змінити порядок переходу, вставте у форму порожні осередки або поміняйте елементи місцями. Може виявитися, що довжина поля дуже мала або що в полі із списком вказані не всі допустимі пункти. Заповніть форму так, як це міг би зробити користувач. Перевірте, що відбувається при введенні неправильних даних (наприклад, зайвого або недостатнього числа символів). Якщо є можливість, попросіть кого-небудь перевірити роботу. Коли наперед відомо, які дані повинні відображатися в полі, дуже легко щось пропустити. При редагуванні форми переконаєтеся, що відкритий шаблон, а не копія форми. Для відкриття шаблона дайте команду Файл > Открыть, встановіть тип файлів Шаблони документів (*.dot), виберіть форму з відповідної папки шаблонів (за умовчанням це папка Шаблони в каталозі програм Microsoft Office) і клацніть на кнопці Открыть. Потім можна перейти на панель Форми і клацнути на кнопці Защита формы. Таким же чином вносять подальші зміни.

Питання для самоконтролю:

Що називається шаблоном.

Які елементи містить звичайний шаблон.

Як зберегти документ, створений за допомогою шаблону.

За допомогою якої команди створюється власний шаблон.

Основні елементи панелі інструментів Форми.

Параметри Текстового поля.

Параметри поля Фляжок.

Параметри Поля із списком.

Як і для чого встановлюється захист Форми.

Як використовувати створену форму.

Тема 2. Робота з багатосторінковими документами

електронний бланк текст сторінка

Способи переміщення по документу.

Розбиття тексту на сторінки.

Режими перегляду документа.

Нумерація сторінок.

Настоянка полів сторінки.

Колонтитули.

Посилання в документі.

Стилі.

Створення змісту.

Друк документа.

Способи переміщення по документу

При роботі з багатосторінковими документами актуальне питання, як найбільш ефективно переміщатися по сторінках документа. В системі існує декілька способів рішення цієї задачі.

Переміщення за допомогою лінійок прокрутки. Звернемо увагу, що у будь-який момент ви можете дізнатись номер сторінки, на якій знаходитесь, якщо клацнете по бігунку кнопкою миші і якийсь час потримаєте її в натискуючому стані.

Переміщення за допомогою кнопок клавіатури. Назва клавіш і їх функції з'єднані в наступну таблицю.

Клавіші із стрілками	Переміщають курсор на одну позицію
<Раде Up>	Перехід на один екран ближче до початку документа
<Раде Down>	Перехід на один екран ближче до кінця документа
<End>	Перехід в кінець рядка
<Home>	Перехід в початок рядка
<Ctrl+End>	Перехід в кінець документа
<Grl+Home>	Перехід в початок документа

Перехід на сторінку з відомим номером за допомогою команди Правка/Перейти.



У вікні команди в полі Введите номер страницы достатньо ввести номер сторінки, на яку вам потрібно потрапити. Тут можна задавати не тільки абсолютну адресу сторінки, але і відносну. Наприклад, запис «+2» означає перехід на 2 сторінки вперед, а «-4» -на 4 сторінки» назад.

Розбиття тексту на сторінки

Відповідно до заданого в команді Файл/Параметри страницы форматом листа (а точніше - з форматом смуги набору) редактор Word сам розбиває текст на сторінки. Але іноді оформлення документа вимагає закінчити сторінку в строго певному місці. В цьому випадку необхідно:

1. Встановити текстовий курсор в останню позицію рядка, що закінчує сторінку.

2. Виконати команду Вставка/Разрыв і у вікні відзначити варіант нової сторінки, а потім не забути клацнути по кнопці ОК.

В результаті, якщо ви працюєте в нормальному режимі перегляду, на екрані з'явиться пунктирна лінія. На відміну від лінії автоматичного розподілу на сторінки, вона має напис «Разрив страницы».

Щоб видалити встановлену вами межу сторінки, треба встановити курсор на лінію розділу і натиснути клавішу <Del>.

При автоматичному розбиванню тексту на сторінки виникає ряд питань. Частина з них розв'язується на закладці Положение на сторінці команди Формат/Абзац за допомогою наступних параметрів: запрет висячих строк, не разрывать абзац, не отрывать от следующего (абзаца), с новой страницы. Пояснення тут вимагає тільки поняття висячого рядка. Висячий рядок - це неповний кінцевий рядок абзацу, що залишився у верхній частині смуги набору, або єдиний початковий рядок абзацу, розташований внизу смуги.

Режими перегляду документа

На стадії завершення роботи з документом зручніше користуватися іншим режимом - Розметка страницы. До того ж деякі елементи складного документа видні тільки в цьому режимі. Дотепер ми працювали з документом виключно в режимі Обычный. Саме з такою назвою він присутній в списку режимів в меню команди Вид.

Для переходу в режим Разметка страницы необхідно клацнути по кнопці у лівому нижньому куту робочого поля системы Word або виконати команду Вид/Разметка страницы. Для того щоб повернутись в режим Обычный, клацніть по кнопці або виконати команду Вид/Обычный.

Форматування сторінок

Настройка полів сторінки.

Формат сторінок визначає параметри форматування полів, верхніх і нижніх колонтитулів. Word дозволяє застосовувати параметри форматування сторінок до виділеного фрагмента тексту, розділу, декільком розділам або до всього документа. Область вживання формату сторінок залежить від того, в якій позиції знаходиться курсор, і від того, який фрагмент тексту виділений до виконання команди Параметры страницы.

В списку Применить діалогового вікна Параметры страницы міститься набір областей вживання формату сторінок, відповідний поточній позиції курсора або виділеному фрагменту тексту. За умовчанням при форматуванні сторінок використовуються сантиметри як одиниці вимірювання.



Поля -це простір між текстом документа і краями листа. Поля не обов'язково повинні бути порожніми; вони можуть містити верхні і нижні колонтитули, номери сторінок, виноски і навіть текст або графіку.

За умовчанням Word встановлює верхнє і нижнє поля розміром по 2,54 см (1 дюйму), а ліве і праве по 3,17см (1,25 дюйми).

Установка розмірів полів:

Встановіть курсор в розділі, для якого вимагається задати поля, або виділите текст, розділи.

Виберіть команду Файл Параметры страницы.

Виберіть вкладку Поля.

Виберіть або введіть необхідні значення в полях Верхнее, Нижнее, Левое, Правое. В області Образец буде видно, як виглядатиме ваша сторінка.

Клацніть ОК.



Зміна полів за допомогою лінійки.

Встановіть курсор в розділі, для якого вимагається змінити розміри поля. Встановіть покажчик миші на лінійці над межею поля, яке потрібне змінити. Покажчик приймає вид двонаправленої стрілки, а спливаюча підказка, повідомить яке поле буде змінено. Перетягніть межу поля до краю сторінки для зменшення поля або до центру сторінки для розширення поля. На екрані з'явиться пунктирна лінія, що позначає нове положення поля. Утримуйте клавішу <Alt> при перетягуванні і побачите величини полів.

Якщо передумали змінювати поле, натискуйте клавішу <Esc> перш ніж відпустіть кнопку миші, або клацніть на кнопці Отменить на стандартній панелі після того, як відпустите кнопку миші

Створення розворотів і полів для перепльоту.

Розвороти сторінок в документі - це ліва і права сторінки двостороннього документа (як в книзі). Розвороти створюються за допомогою так званих дзеркальних полів.

Поле для перепльоту- цей додатковий простір, встановлюваний для перепльоту документа. Воно не впливає на поля вашого документа, але скорочує область введення.

Щоб створити документ з дзеркальними сторінками і додати поле для палітри, виконайте дії:

Встановіть курсор в розділі, в якому вимагається створити дзеркальні поля і поле для перепльоту, або виділите потрібний текст, розділи.

Виберіть команду Файл Параметры страницы.

Виберіть вкладку Поля.

Встановіть прапорець опції Зеркальные поля. В області Образец відобразяться 2 сторінки, а назви полів зміняться Левое, Правое зміняться на Внутри, Снаружи. Введіть або виберіть розміри полів.

В полі Переплет введіть або виберіть величину, на яку вимагається збільшити внутрішнє поле для перепльоту. В області Образец відразу відобразяться зроблені зміни.

Клацніть ОК.

Зміна розміру і орієнтації сторінки.

Орієнтація: книжкова та альбомна.

Встановіть курсор в розділі, для якого вимагається вказати розмір і орієнтацію паперу, або виділите потрібний текст, або розділи.

Виберіть команду Файл Параметры страницы.

Виберіть вкладку Размер бумаги.

В списку Размер бумаги виберіть один із стандартних розмірів паперу Можна ввести чи вибрати в полях Ширина, Висота власні значення ширини і висоти паперу.

Для зміни орієнтації паперу на горизонтальну встановите перемикач в положення Альбомная в групі Ориентация.

Клацніть ОК.

Вертикальне вирівнювання тексту на сторінці.

В Word є три параметри для вертикального вирівнювання тексту на сторінці: По верхнему краю, По нижньому краю, По центру, По высоте. Ці параметри визначають тип вирівнювання окремих сторінок тексту між верхнім і нижнім полями; їх звичайно використовують для оформлення односторінкових документів і титульних сторінок. Якщо текст займає всю сторінку, установка вертикального вирівнювання не справить ніякого враження.

Установка вертикального вирівнювання:

Встановіть курсор в розділі, що містить текст, який ви хочете вирівняти.

Виберіть команду Файл Параметры страницы.

Виберіть вкладку Источник бумаги.



Виберіть один з параметрів в списку Вертикальное выравнивание.

Клацніть ОК.

Якщо розділ містить тільки один абзац, параметр По висоте не застосовується.

Нумерація сторінок.

За умовчанням, незалежно від того, хочете ви цього чи ні, система сама для себе нумерує сторінки документа, починаючи нумерацію з 1. Якщо ви хочете побачити ці номери на роздруку або змінити нумерацію сторінок, доведеться скористатися спеціальною командою.

Виконайте команду Вставка/Номера страниц.

В списку поля Положение, виберіть місце розташування номера (вверху, внизу страницы).

В списку поля Выравнивание відзначте тип вирівнювання номера щодо вертикальних меж смуги набору.



В багатосторінкових документах перша сторінка часто використовується як титульний лист, і тому номер на ній проставляти не потрібно. Якщо номер все ж таки необхідний, відзначте ознаку Номер на первой странице.

Клацніть по кнопці Формат. У вікні, що відкрилося, можна вибрати варіант зображення номера (поле Формат номера) і вказати номер першої сторінки в документі (поле начать с).

В режимі Обычный проставлені номери сторінок не видні. Щоб перевірити коректність виконаних дій, перейдіть в режим Разметка страницы.

У будь-який момент ви можете відкрити вікно Нумерация страниц і змінити характеристики номера сторінки. Єдине, що неможливо зробити в цьому вікні, - це відмовитися від нумерації. Для цього вам доведеться скористатися прийомами роботи з колонтитулами, оскільки номер сторінки входить в їх склад.

Колонтитули

Колонтитулом називається текст або графічні елементи, які повторюються на кожній сторінці документа, звичайно вгорі або внизу. Текст може містити назву фірми, документа, його розділу, номер сторінки, дату і навіть картинки.

Для створення спрощеного варіанту колонтитулу необхідно:

1. Колонтитули парної і непарної сторінок можуть відрізнятися один від одного, а також, на першій сторінці видання звичайно колонтитули не проставляються. Щоб цього добитися, виконайте команду Файл/Параметри сторінки і на закладці Источник бумаги в області Розличать колонтитули поставте відмітки у двох ознак парних і непарних сторінок та першої сторінки.

2. Перейти на будь-яку непарну сторінку (праву на розвороті) і виконати команду Вид/Колонтитули. При цьому текст документа став світлого кольору, зате виділилося поле верхнього колонтитулу, і відкрилася панель інструментів для роботи з колонтитулами. Якщо номер сторінки ви вже ввели по команді Вставка/Номера страниц, він висвітиться в полі колонтитулу.

Якщо у момент виконання команди ви працювали в режимі Обычный, система автоматично перейде в режим Розметка страницы.

Тут вводиться текст колонтитулу і форматується його за звичайними правилами, встановлюючи переважні для вас характеристики шрифту.

Номер сторінки ви вже вставили за допомогою команди Вставка/Номера страниц. Якщо раптом ви схочете його видалити, клацніть по номеру кнопкою миші, (навкруги нього висвітиться штрихована рамка) і натискуйте клавішу <Del>. Знаходячись в колонтитулі, також можна вставити в його текст номер сторінки. Для цього використовується кнопка (1). Вставлений цим способом номер віддаляється у разі потреби, як звичайний символ.

- номер сторінки;

- додавання сторінок;

- формат номера сторінки;

- вставити дату;

- вставити час;

параметри сторінки;

основний текст;

- верхній/нижній колонтитул;

- перехід до попереднього;

- перехід до наступного;

завершити редагування колонтитулу.

5. Щоб відділити колонтитул горизонтальною лінією, в панелі Таблицы и границы виберіть стиль лінії (кнопка «тип линии»), її товщину (кнопка «товщина линии»), а як варіант лінії - нижню межу (список «внешние границы»).

6. Колонтитул непарної сторінки закінчений. Якщо необхідно відразу перейти до створення нижнього колонтитулу, було достатньо б клацнути по кнопці 8 або по кнопці з направленою вниз стрілкою на клавіатурі.

7. Якщо необхідно створити колонтитул парної сторінки, то для цього, не виходячи з режиму створення колонтитулу, клацніть по кнопці 9 або 10. Процес створення цього колонтитулу абсолютно аналогічний попередньому з точністю до розташування номера сторінки: тут він притиснутий до лівого краю, а не до правого.

8. Вихід з режиму роботи з колонтитулами проводиться клацанням по кнопці Закрыть (11).

В колонтитул можна вставити поточну дату (кнопка 4), час (кнопка 5). Форматування тексту колонтитулу проводиться самим звичайним способом. Кількість рядків в колонтитулі довільно.

Можна змінити відстань від краю колонтитулу (за умовчанням вона задається 1,25 см) для чого зайти до Параметрів сторінки (6) і вибрати вкладку Источник бумаги.

У будь-який момент можна відредагувати колонтитул або взагалі видалити його. Робиться це по тій же самій команді Вид/Колонтитули.

Посилання в документі

Додавання виносок, змісту, алфавітних покажчиків і перехресних посилань робить документ зручним у використанні і допомагає читачу знаходити те, що йому необхідно. Вже при складанні плану документа програма Word приймає на себе турботу про всі елементи, забезпечуючи простоту в роботі.

Виноски.



Для підвищення інформативності документа програма надає можливість використовування як звичайних виносок, які з'являються в нижній частині сторінки, так і кінцевих виносок, які з'являються в кінці документа. Програма Word автоматично нумерує виноски і обчислює розмір простору для розміщення виносок в нижній частині сторінки.

Для вставки основних або кінцевих посилань встановите курсор там, де треба помістити покажчик посилання (основну або кінцеву виноску), і дайте команду Вставка > Ссылка > Сноска. Після цього відкриється діалогове вікно Сноска. Виберіть потрібний тип виноски. Доступна як традиційна автоматична нумерація (1,2,3), так і будь-яка інша, у тому числі символьна. Автоматична нумерація, звичайно ж, простіше всього, оскільки програма Word відразу розумітиме, яким повинне бути наступне посилання. При іншому виді нумерації доведеться визначати знак кожної виноски, навіть якщо він не міняється. Для зміни формату нумерації клацніть на кнопці Параметры і виберіть переважний формат.

Після вибору формату нумерації програма Word вставить знак виноски і відкриє область виноски (в звичайному режимі) або ж вкаже місце, де з'явиться виноска (в режимі розмітки).

З виносками простіше працювати в звичайному режимі, оскільки текст можна ввести в область виноски, а потім клацнути на кнопці Закрыть. В режимі розмітки необхідно вказати місце введення тексту виноски. Для перегляду тексту виноски достатньо встановити покажчик на знак виноски. Якщо навести покажчик миші на знак виноски, він змінить свою форму, а потім в спливаючому вікні з'явиться текст виноски. Якщо прибрати покажчик миші, текст виноски зникне.

Правка виносок.

Після розміщення основних і кінцевих виносок по тексту може бути потрібно їх редагування. Двічі клацніть на будь-якому знаку виноски -- в нижній частині екрану відкриється область виноски. Всі виноски одного типу з'являються в одній і тій же області. Прокруткою знайдіть виноску, яку треба відредагувати, внесіть зміни і клацніть на кнопці Закрыть.

Для пошуку потрібної виноски клацніть на кнопці Выбор объекта на вертикальній смузі прокрутки. Виберіть кнопку Перейти.

Потім виберіть в списку пункт Сноска або Концевая сноска, введіть потрібний знак і клацніть на кнопці Перейти.

Видалення виносок

Для видалення вмісту виноски клацніть до або після знака виноски і натискуйте двічі клавішу DELETE (відповідно, BACKSPACE). По першому натисненню знак виноски виділяється, а по другому -- віддаляється і знак, і текст виноски. Видалення тексту усередині області виноски в нижній частині сторінки або в кінці документа не удаляє знак виноски.

Закладки.



В довгих документах корисно ставити помітки в тих місцях, куди буде потрібно повернутися пізніше, наприклад, для того, щоб вставити додаткову інформацію в остаточний варіант документа. Помітка може також допомогти користувачам знайти потрібне місце. Закладки дозволяють переходити в потрібне місце тексту або до певного об'єкту документа без прокрутки тексту.

Для вставки закладки виділите текст, малюнок, таблицю або інший об'єкт, який треба помітити. Дайте команду Вставка > Закладка -- відкриється діалогове вікно Закладка. Дайте закладці ім'я: воно повинно складатися з одного слова, але при цьому можуть використовуватися як прописні, так і рядкові букви. Для вставки закладки клацніть на кнопці Добавить. Видалити закладку можна клацанням на кнопці Удалить. Для пошуку закладок в діалоговому вікні відсортуйте їх за алфавитом або по позиції в документі (опция Порядок: Имя або Положение).

Для перегляду закладок можна повернутися в діалогове вікно Закладка або дати команду Сервис > Параметры і на вкладці Вид діалогового вікна Параметры встановити прапорець Закладки. Текст закладки програма Word бере в квадратні дужки, які є недрукованими символами. Тому при активному використовуванні закладок слід включити відображення недрукованих символів.

Для переходу до закладки клацніть на кнопці Вибор объекта на вертикальній смузі прокрутки. Виберіть кнопку Перейти, а потім пункт Закладка і відкрийте список закладок документа.



Виберіть закладку, до якої треба перейти, і клацніть на кнопці Перейти. Діалогове вікно залишиться відкритим, тому для переходу до іншої закладки можна вибрати її із списку і знову клацнути на кнопці Перейти. Закривши діалогове вікно, можна користуватися для переміщення по закладках кнопками перегляду.

Стилі.

Стилі в програмі Word дозволяють зберігати існуючі формати і застосовувати їх до інших текстів. Стиль може визначати шрифт, його розмір, зображення, тип вирівнювання, відстань між символами, абзацний відступ, маркери і нумерацію, рамки і будь-який інший вид форматування. Щоб застосувати створений стиль, достатньо вибрати його із списку. Головна перевага стилів полягає в тому, що при зміні стилю автоматично міняється і оформлення тексту, виконане з його допомогою.

Застосування стилів.

При створенні нового документа Word список стилів задається за умовчанням. Для використовування стилю клацніть на розкриваючій кнопці панелі Форматування поряд з назвою стилю «Обычный» і виберіть стиль. Стиль можна вибрати до введення тексту або застосувати до вибраного тексту. Зверніть увагу, що назви стилів в списку виконані у відповідному стилі.

Створення стилів

Стилів, заданих за умовчанням, звичайно недостатньо, можна створити новий стиль. Відформатуйте абзац так, як подобається, клацніть на полі стилів, введіть назву стилю і натискуйте клавішу ENTER. Якщо тепер відкрити список стилів, в списку з'явиться новий стиль. Для оформлення цим стилем іншого тексту виділіть текст і виберіть стиль із списку.

Для зміни створеного стилю виконаєте команду Формат > Стили и форматирование, виберіть із списку потрібний стиль, натисныть кнопку розкриття списку і клацніть на кнопці Заменить. Якщо стиль призначений і для використання в інших документах, додайте його в шаблон Обычный, що відкривається при створенні документа за умовчанням. Для цього у вікні зміни стилю Встановите прапорець Добавить в шаблон. Тепер новий стиль доступний при створенні будь-якого нового документа.

Для видалення стилю з шаблона Обычный виберіть його в списку стилів і клацніть на кнопці розкриття списку в потрібному стилі і виберіть команду Удалить. Потім клацніть на кнопці Да. Всі документи, в яких використовуються видалені стилі, при наступному відкритті переформатують, так що не слід видаляти стилі, вживані в існуючих документах.

Після того, як всі заголовки документа відформатовані за допомогою одного з вбудованих стилів заголовков, необхідно перевірити правильність виконання роботи. Для цього необхідно проглянути схему документа.

Схема документа -- окрема область, в якій відображається список заголовків документу. Дану область можна використовувати для швидкого переміщення по документу і визначення місцезнаходження в ньому. При виборі заголовка в області схеми документа Microsoft Word переходить до відповідного заголовка в документі, відображає його у верхній частині екрану і виділяє заголовок в області схеми документа.

Щоб відобразити схему документа, в меню Вид виберіть команду Схема документа. Виберіть рівень заголовків для відображення.

Щоб відобразити всі заголовки не нижче певного рівня, клацніть правою кнопкою миші заголовок на схемі документа, а потім виберіть відповідний рівень заголовків в контекстному меню. Наприклад, щоб відобразити заголовки з 1 по 3 рівні, виберіть команду Показать заголовки 1-3.

Щоб згорнути підлеглі заголовки, клацніть знак мінус (-) поряд з головним заголовком.

Щоб розгорнути підлеглі заголовки, клацніть знак плюс (+) поряд з головним заголовком.

В схемі документа клацніть заголовок, до якого необхідно перейти. В документі курсор буде переміщений до вибраного заголовка.



Після закінчення роботи з схемою документа, щоб закрити область в меню Вид виберіть команду Схема документа.

Створення змісту

Після перегляду схеми документа можна приступати безпосередньо до створення змісту.

Зміст є списком заголовків документа. Він використовується для перегляду тем, обговорених в документі.

Для створення змісту в меню Вставка виберіть команду Ссылка, а потім -- команду Оглавление и указатели.

Відкрийте вкладку Оглавление.



Натисніть кнопку Параметры.

В стовпці Доступные стили знайдіть стилі, яким в документі оформлені заголовки, що підлягають включенню в зміст.

В полі стовпця Уровень, розташованому праворуч від імені цього стилю, введіть номер рівня (від 1 до 9), який відповідатиме цьому стилю заголовка.

Виберіть сподобавшийся заповнювач і формат змісту.

Якщо необхідно редагувати документ після того, як зміст вже створено, то номери сторінок автоматично обновлятимуться. Якщо змінюється текст заголовка, то для зміни змісту необхідно клацнути правою кнопкою миші по тексту змісту і вибрати команду Обновить поле. У вікні, вибрати Обновить целиком. Безпосередньо текст змісту редагувати не можна.

Для зміни зовнішнього вигляду змісту необхідно виділити весь зміст цілком, клацнути правою кнопкою миші і вибрати потрібну команду для форматування.

Друк документу на принтері.

Перед друком буде незайвим ще раз переглянути підготовлений документ в режимі Предварительный просмотр натиснувши на кнопку . В цьому режимі можна змінити масштаб документу в полі . При малому масштабі на екран виводиться одразу декілька сторінок.

Повернення до попереднього вікно відбувається після натиснення на кнопку Закрыть.

Якщо ваш документ вас задовольняє, спробуйте його роздрукувати. Для цього:

Перевірте готовність принтера до роботи.

Виконайте команду Файл - Печать. У вікні друку в полі Имя вказана назва принтера, для якого підготовлено документ. Якщо тип принтера не співпадає з тим, на якому дійсно буде відбуватись друк, в цьому полі із списку виберіть необхідний принтер. Але перевірте ще раз документ, тому що велика імовірність того, що зміниться розподіл слів по рядках та рядків по сторінках.

У вікні можна задати слідуючи параметри друку:

Копии - кількість копій документу. При включеній опції Разобрать по копиям всі сторінки одного екземпляру будуть роздруковані послідовно один за одним.

Страницы - список сторінок, які друкуються. Якщо необхідно роздрукувати декілька сторінок, їх номери перелічуються в полі Номера через кому або дефіс. Наприклад, 2, 6, 11-18.

Вывести на печать - псисько з варіантами друку. Використовується, коли потрібно роздрукувати тільки парні або непарні сторінки.

Параметры в области Масштаб:

управляє кількістю сторінок на папері.

задається формат паперу, закладеного в принтер.

Кожний принтер має свої особливості. Переглянути або змінити їх можна за допомогою кнопки Свойства.

Питання для самоконтролю:

Основні способи переміщення по документу.

Розбиття тексту на сторінки.

Режими перегляду документу.

Способи настройки полів сторінки.

Що називається колонтитулом?

Як створити спрощений варіант колонтитула?

Для чого використовують виноски?

Як створити виноску?

Що визначає стиль тексту?

Як створити новий стиль?

Що називається схемою документу?

Як створити зміст документу?

Як зміни в змісті назву розділу?

Вікно друку.

Література

1. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. Посібник за редакцією О.І.Пушкаря. Київ. Академія, 2001

2. Эрик Мелони, Джошуа Носитер. Word для Windows 95.

3. Москва. БИНОМ, 1996.

4. Інформатика. Базовый курс. 2-е издание / Под ред. С.В. Симоновича.- СПб Питер, 2005

5. Визе Манс. Word 7.0 для Windows . Москва. БИНОМ, 1998.

6. Windows XP:Home Edition и Professional. Под общей редакцией Алексея Чекмарева Санкт- Петербург. «ВНV - Петербург, 2003.

7. Рон Персон. Табличный процесор Word 2000., Санкт-Петербург, ВНV - Санкт-Петербург, 2003

Размещено на Allbest.ru