Размещено на http://www.allbest.ru/

Сутність інформації та роль інформаційної системи в управлінні економічній діяльності організації

Виходячи з характеристик інформації, зазначимо, що для інформації характерними є такі атрибути (рис. 1.1):

Рис. 1.1. Атрибути інформації

У сучасному світі будь-яка діяльність людини базується на процедурах збирання, оброблення та передачі інформації, а це визначає поняття інформаційного процесу.

У сучасному суспільстві інформація є ресурсом, який може дати велику конкурентну перевагу, якщо ним правильно розпорядитись. Інформаційний ресурс - це сукупність інформації, яка накопичена у результаті будь-якої діяльності людей (науково-технічної, економічної, політичної та т.п.). Крім того, інформація має бути подана у формі, придатній для збору і опрацювання та зафіксована на матеріальному и осієві[13,15].

Інформаційні ресурси характеризуються:

- тематикою (економічна, технічна, правова, суспільно-політична і т.п.);

- формою власності (державна, муніципальна, приватна);

- доступністю (відкрита, секретна, обмеженого використання);

- формою уявлення (текстова, образотворча, звукова);

- носієм (паперовий, електронний).

Наука, що займається вивченням властивостей інформації, питаннями її збору, зберігання, пошуку, опрацювання, перетворення, поширення і використання в різних сферах діяльності людини, називається інформатикою. В інформатиці під інформаційним ресурсом розуміють: окремі документи, масиви документів та файли, які організовані в інформаційних системах як бібліотеки, архіви, фонди, бази даних і знань.

В економіці інформація обертається як ресурс, використовуваний в процесі господарської діяльності. Головне питання, що пов'язано з використанням інформації та інформаційних ресурсів полягає в тому, чи хочемо ми спиратися в своїх рішеннях на випадкову, неповну інформацію, чи регулюватимемо процес надходження інформації і управлятимемо нею як одним із головних ресурсів - так, як управляємо персоналом, фінансами, виробництвом та т.п.?

Відсутність інформації викликає інформаційну потребу - усвідомлене розуміння відмінності між індивідуальним знанням про предмет і знанням, накопиченим суспільством. Процес насичення виробництва і всіх сфер життя і діяльності людини інформацією називається інформатизацією. Поступово процес насичення призводить наше суспільство в такий стан, коли суспільство називають інформаційним суспільством. Інформаційне суспільство - це таке суспільство, в якому створені всі умови для задоволення інформаційних потреб усіх громадян, організації і держави; більшість працюючих або зайнято виробництвом, зберіганням, переробкою і реалізацією інформації, або не в змозі виконувати свої виробничі обов'язки без цих процесів. Це означає, що громадяни такого суспільства володіють певною інформаційною культурою - умінням працювати з інформацією і використовувати для її отримання, опрацювання і передачі комп'ютерні інформаційні технології.

Таким чином, інформатизація - це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення умов для задоволення інформаційних потреб фізичних осіб і господарюючих суб'єктів на основі формування і використання інформаційних ресурсів.

В залежності від сфери використання інформація може бути економічної, технічної, суспільною, політичною та іншою. Оскільки мова йтиме про організації, що працюють у сфері економіки, нас передусім цікавить економічна інформація. Господарська діяльність суспільства пов'язані з інформацією, яка називається економічною.

Економічна інформація -

- це сукупність відомостей (даних), які відображають стан або визначають напрям змін і розвиток народного господарства країни та його ланок;

- це інформація, що характеризує виробничі відносини в суспільстві. До економічної інформації відносяться відомості, які циркулюють в економічній системі, про процеси виробництва, матеріальних ресурсах, процесах управління виробництвом, фінансових процесах, а також відомості економічного характеру, якими обмінюються різні системи управління;

- це сукупність відомостей про соціально-економічні процеси, що служать для управління цими процесами і колективами людей у виробничій і невиробничій сферах. Ці відомості можна фіксувати, передавати, обробляти, зберігати і використовувати в процесі планування, обліку, контролю та аналізу на всіх рівнях управління.

Отже, економічна інформація відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ та послуг. Це один із різновидів управлінської інформації, яка забезпечує розв'язування задач організаційно - економічного управління народним господарством.

Властивості економічної інформації:

- залежність від об'єкта управління;

- значні обсяги перероблюваної інформації;

- різноманіття джерел і споживачів;

- багаторазове повторення циклів її отримання і перетворення у встановлені часові періоди (місяць, квартал, рік і т.п., тобто періодичне, регулярне оброблення);

- необхідність одержання значної кількості підсумків у результаті обробки одних і тих самих даних за різними критеріями (значна кількість рутинних процедур під час опрацювання);

- необхідність накопичення та тривалого зберігання;

- оформлення результатів опрацювання у формі, зручній для сприйняття людиною;

- значущість автоматизованої обробки даних для забезпечення високої точності результатів обчислень.

У сучасному інформаційному суспільстві інформація - це найважливіший стратегічний ресурс системи управління. Ключовим елементом інформаційної системи є поняття інформації. Інформаційна система повинна розроблятися з урахуванням заданих споживчих властивостей інформації. До якісної економічної інформації висунуто певні вимоги, а саме [9]: інформаційний економічний обчислення

- цінність, адекватність інформації;

- повнота інформації для реалізації керуючого впливу;

- точність і достовірність інформації;

- актуальність, своєчасність і оперативність отримання інформації. Цінність - міра розширення, розвитку тезауруса (систематизованого

словника понять із зазначенням смислових зв'язків між ними, тобто сукупності відомостей, якими володіє користувач або система) сприймаючою стороною при прийомі і інтерпретації повідомлення, ступінь зниження стану невизначеності економічного суб'єкта, ступінь просування до мети.

Адекватність інформації - це певний рівень відповідності (що створюється за допомогою отриманої інформації) образу реального об'єкта, процесу, явищу тощо. Вона пов'язана з правильністю її добору й формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об'єкта.

Повнота інформації - означає, що вона має мінімальний набір показників, але він достатній для розуміння та прийняття ефективного управлінського рішення. Як неповна, так і надмірна інформація знижує ефективність управління.

Актуальність інформації - визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об'єкта і від інтервалу часу, який минув з моменту виникнення даної інформації.

Оперативність (своєчасність) інформації. Оперативною є така інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв'язування задач управління та відображає актуальність інформації для необхідних розрахунків та прийняття рішень в умовах змін.

Точність інформації - визначається ступенем наближення відображуваного інформацією параметра та його істинного значення.

Достовірність(вірогідність) інформації - це властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється достовірність інформації довірчою ймовірністю необхідної точності, тобто ймовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності. Таким чином, достовірність - визначає допустимий рівень спотворення, як вхідної так і вихідної інформації, при якому зберігається ефективність функціонування системи.

Інформація достовірна, якщо вона відображає справжній стан справ, сповнена, якщо її достатньо для прийняття рішення. Цінність інформації залежить від того, які завдання можна вирішувати з її допомогою. Актуальність важлива при роботі в постійно мінливих умовах.

Інформація дозволяє організації:

- визначати стратегічні, тактичні й оперативні цілі та завдання організації;

- здійснювати контроль за поточним станом організації, її підрозділів і процесів у них;

- приймати обґрунтовані та своєчасні рішення;

- координувати дії підрозділів у досягненні цілей.

Економічну інформацію можна класифікувати за різними ознаками. її різновиди слід враховувати при організації обробки даних, побудові комп'ютерних інформаційних систем, виборі варіантів технології розв'язування тих чи інших економічних задач. Таким чином, економічна інформація класифікується [4, 9, 19]:

1. За функціями управління - інформація поділяється на прогнозовану, планову, облікову, аналізу господарської діяльності, нормативну, оперативного управління і регулювання. Прогнозована інформація пов'язана з функцією прогнозування. Планова - з плануванням (перспективним, техніко-економічним, оперативно-виробничим). Облікова - з бухгалтерським, фінансовим, господарським обліком. Інформація аналізу господарської діяльності - з функцією економічного аналізу, оперативного управління, Інформація регулювання - з відповідними функціями управління. Нормативна інформація використовується і виникає на стадіях технічної підготовки виробництва, а також при формуванні цін, тарифікації і містить всілякі норми і нормативи, розцінки, тарифи та т.п.

2. За стадіями формування - інформація буває первинною та вторинною. Первинна інформація виникає безпосередньо під час діяльності об'єкта і реєструється на початковій стадії процесу управління і пов'язана з джерелом виникнення. Вторинна отримується внаслідок обробки інформації і може бути проміжною та результативною. Проміжна інформація містить результати розрахунків, які використовуються як вхідні дані для подальших розрахунків. Результатну інформацію одержують під час обробки первинної і проміжної інформації і використовують її для управління об'єктом і прийняття рішень.

3. За повнотою - економічну інформацію поділяють на достатню, надмірну і недостатню. Для розв'язання задач необхідна досить конкретна за змістом мінімальна інформація - достатня. Надмірна - містить зайві дані, що зовсім не використовуються при розв'язуванні задач.

4. За стабільністю - інформацію поділяють на постійну, умовно-постійну і змінну.

Постійна інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані). Постійна інформація лишається незмінною упродовж тривалого часу, багаторазово використовується при обробці змінної інформації. Умовно- постійна інформація зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми).

Змінна інформація характеризується частою зміною своїх значень (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати).

5. За місцем виникнення - розрізняють інформацію: вхідну, проміжну, вихідну, внутрішню та зовнішню.

Інформація, яка надходить в об'єкт управління ззовні і підлягає обробці, називається вхідною. Вона використовується як первинна інформація для реалізації економічних та управлінських функцій і задач. Вихідна інформація є підсумком обробки вхідних даних та поступає з однієї системи управління в іншу. Проміжна інформація потрібна при розв'язуванні функціональних задач у певних періодах.

Залежно від джерела виникнення в межах організації розрізняють внутрішню і зовнішню інформацію. Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан. Її опрацювання часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур. Інформація зовнішнього середовища - це інформація про економічні й політичні суб'єкти, що діють за межами економічного об'єкту, і відносини з ними (це економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини економічного об'єкту з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами тощо). Інформація із зовнішнього середовища є зазвичай приблизною, неточною, неповною, суперечливою, має імовірнісний характер і через те вимагає нестандартних процедур опрацювання.

6. За характеризованими сутностями - це інформація про предмети (деталі, вироби, устаткування) та процеси (технологія опрацювання, технологія виготовлення).

7. За формою подання економічна інформація має бути зафіксованою певним чином, щоб можна було оперувати нею у процесах управління. Це називається поданням (зображенням) інформації. Під формою подання розуміють спосіб фіксування інформації. Вибір форми подання залежить від властивостей інформації, її цільового призначення, методології, техніки обробки та інших факторів. Розрізняють такі форми подання інформації: усна, письмова (текстова та графічна).Для фіксування усної інформації призначені відповідні форми подання, які називаються сигналізаторами. Для письмового фіксування інформації використовуються реєстратори, індикатори, графопобудовники. Реєстратори забезпечують запис точних значень інформації у вигляді неперервних величин, при цьому фіксування їх переважно лінійне; графопобудовники зображують інформацію умовно у вигляді геометричних фігур і відношень між ними. Письмове фіксування інформації потребує наявності матеріального середовища, в якому подається інформація. Роль такого середовища відіграють носії (засоби) відображення інформації. Подання виконується під час збирання первинної інформації (результатів розв'язування задач та інших даних) та в процесі її обробки. Якщо для фіксування первинної інформації використовуються переважно паперові документи, то перероблена (вторинна) інформація фіксується електронним шляхом на різних носіях і засобах відображення.

8. За елементами структури (структуризація економічної інформації) - це її логічна та фізична структура.

Комп'ютерне оброблення інформації потребує структуризації та формалізованого опису окремих її сукупностей[1]. З погляду логіки управління та розміщення інформації на носіях розрізняють її логічну та фізичну структуру. Під логічною - розуміють структуру, яка враховує погляд користувача (управлінця) на дані, тобто таку, що будується на логіці управління, а не на його техніці. Як правило, вона багаторівнева, і відокремлювати інформаційні одиниці можна як з нижчого, так і з вищого рівня. Для логічних структур даних у порядку укрупнення, характерне таке відокремлення елементів; символ, реквізит, показник, масив, інформаційний потік, інформаційна база.

Символ - це елемент даних, який не має змісту. Це елементарний сигнал інформації (літера, цифра, знак).

Реквізит (елемент, атрибут, ознака) - це інформаційна сукупність найнижчого рангу, яка не підлягає поділу на одиниці інформації. Доцільність відокремлення такої одиниці пояснюється тим, що потрібна однобічна характеристика конкретних об'єктів управління або лише кількісна, або лише якісна. Тому реквізити бувають двох видів: реквізити-основи та реквізити-ознаки. Реквізит-ознака розкриває якісні властивості об'єкта, а реквізит-основа - абсолютне або відносне його значення. У процесі обробки інформації вони мають різне значення: над реквізитами-основами виконуються арифметичні операції, а над реквізитами-ознаками - логічні.

Показник є структурною одиницею, яка характеризує будь-який конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боків. Тому показник має назву, яка розкриває його форму і значення. На основі показників складають документи. В документі може бути кілька показників. Сукупність інформації, достатньої для вироблення судження про конкретний процес (явище, факт), називається повідомленням. Повідомлення, зафіксоване на матеріальному носії відповідно до правил, які існують, та має юридичну силу, називається документом. Документ має самостійне змістове значення і характеризується повним набором реквізитів та показників.

Масив - це набір взаємопов'язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями. Він інтерпретує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційне повідомлення. Прикладом масиву може бути сукупність інформації про рух грошових коштів на підприємстві. Масив є основною інформаційною сукупністю, якою оперують у інформаційних процедурах.

Інформаційним потоком називають сукупність масивів інформації, що стосуються однієї й тієї самої ділянки об'єкта.

Інформаційна база з позиції економічного об'єкту - це уся сукупність інформації, яка є одиницею вищого рангу. Вона притаманна всім без винятку об'єктам, незалежно від рівня управління. Вона становить основу інформаційної системи будь-якого об'єкта, передусім об'єкта управління, і є частиною інформаційної системи. В умовах використання комп'ютерної техніки вона може бути побудована як єдина база даних або як сукупність кількох таких баз.

Фізична структура розміщення інформації формується при створенні інформаційних систем обробки даних, де великого значення набувають електронні структури. Це пов'язано з розміщенням масивів інформації у пам'яті комп'ютера. Фізичній структурі налічує такі одиниці інформації: символ, поле, агрегат даних, запис, файл, база даних.

Поле - поєднання символів, яке приводить до створення мінімального елемента масиву.

Агрегат даних - це пойменована сукупність двох і більше елементів нижчого рівня. Загалом до агрегату даних можуть належати як елементи, так і інші агрегати даних.

Запис - пойменована сукупність полів, об'єднаних за змістом.

Файл - пойменована сукупність записів для об'єктів одного типу. Як правило, записи, що входять до файлу, мають однакову структуру.

База даних - пойменована сукупність взаємозв'язаних файлів з мінімальною надмірністю, яка призначена для одночасного користування багатьма користувачами та застосуванням комп'ютерної техніки.

У рамках інформаційної системи будь-якої організації ми маємо справу з документами і документообігом. Рух інформації в системі управління здійснюється у вигляді документів або сигналів.

Документ - інформаційне повідомлення в паперовому, звуковому або електронному вигляді оформлене за певними правилами, завірене в установленому порядку.

Документообіг - система створення, інтерпретації, передачі, прийому та архівування документів, а також контролю за їх виконанням і захисту від несанкціонованого доступу.

Документ е основним носієм інформації в інформаційній системі, складається з логічно пов'язаних реквізитів. Форма (макет) документа визначає розташування і формат значень реквізитів.

Найбільш традиційним в інформаційній системі є розподіл документів на документи ручного заповнення та документи машинного заповнення за допомогою засобів обчислювальної техніки і програм. Життєвий цикл документа - інтервал часу від моменту створення (ручним або машинним способом) до моменту здачі в архів або знищення. Між цими моментами здійснюється рух документа - документообіг. Відбувається обробка та використання документа для цілей управління.

Размещено на Allbest.ru